Ofte vil man både søge offentlige støtteordninger og private fonde til et og samme projekt!

Transkript

1 UP FRONT EUROPE Tendruovej 20 C DK-8543 Hornslet Tel.: mail@upfronteurope.dk Indledning Der findes mere end fonde i Danmark og der udloddes hvert år betydelige beløb til en lang række formål. Det siger sig selv at der er stor variation blandt de fonde både med hensyn til formål og med hensyn til størrelse. Som en tommelfingerregel kan man dog sige at lokalt orienterede fonde søges til specifikke lokale formål, hvorimod større landsdækkende fonde normalt er mere interesserede i at støtte større og meget synlige projekter. Pointen er dog, at der ikke gives et almengyldigt mirakelskema for hvordan man ansøger en fond - fordi en fond kan være mange ting og et projekt kan være mange ting. I øvrigt kan udarbejdelse af en grundig og gennemarbejdet ansøgning være en rigtig god øvelse ikke blot af hensyn til muligheden for at opnå et bidrag men også for projektets skyld. Det er en god måde at gennemtænke og planlægge projektet på hvis man ikke har gjort det på forhånd. At der er mange fonde, er desværre ikke ensbetydende med at pengene er lige til at samle op. Der er meget stor konkurrence om midlerne, og man må være forberedt på at få mange afslag. Hermed er også sagt, at det ofte er nødvendigt at søge et stort antal fonde før pengene er hjemme. Udover private fonde findes der en lang række offentlige støtteordninger. Her findes der normalt et ansøgningsskema og en tilhørende vejledning og ofte skal (kan) man herudover vedlægge en projektbeskrivelse. Læs vejledningen, eventuelt baggrundsmateriale vedrørende den pågældende ordning samt ansøgningsskemaet grundigt igennem. Vær opmærksom på de formelle betingelser og bedømmelseskriterier. Prøv desuden at sætte jer i bevillingsgiverens sted. Forsøg at forstå, hvad det grundlæggende formål med ordningen egentlig er. Hvad er de politiske prioriteringer, som ligger bag? Er jeres projekt i overensstemmelse hermed? Ofte vil man både søge offentlige støtteordninger og private fonde til et og samme projekt! Research Researchforløbet kan opdeles i to faser: Fase 1: Opstil en bruttoliste over mulige bidragsydere. Fase 2: Gennemfør en nærmere analyse og begræns listen over mulige bidragsydere. Fase 1: Opstil en bruttoliste over mulige bidragsydere. Brug relativt brede kriterier. Identificer alle hvis interesseområde umiddelbart forekommer relevant. Brug håndbøger og databaser. Undersøg altid fondens/støtteordningens fundats: Formål, prioriteringer m.m. Er mit projekt i nogenlunde i overensstemmelse hermed? 1

2 En generel regel: Hvis det er åbenbart, at mit projekt ikke er i overensstemmelse med den pågældende bidragsyders interesseområde, så lad være med at søge. Det gavner ikke foreningens anseelse og der er desuden ikke noget formål med at opsøge afslag. Herefter skulle man gerne have en generel fornemmelse af hvorvidt det er realistisk at opnå tilskud i et eller andet omfang og hvorvidt det er besværet værd at gå videre. Fase 2: Gennemfør en nærmere analyse og begræns listen over mulige bidragsydere. Her gælder det om, så vidt muligt at opnå en dybere fornemmelse af de værdier og politikker bidragsyderen står for. Desuden et nærmere kendskab til bidragsyderens prioritering og udvælgelseskriterier, særlige krav og forventninger. Det er ofte begrænset hvad der står om den enkelte fond i de forskellige håndbøger. Hvis det er muligt, kontakt derfor fondens administrator/sagsbehandler telefonisk med henblik på afklaring af projektets støtteberettigelse i forhold til fonden fundats og prioriteringer. Véd man hvem der sidder i bestyrelsen/bevillingsorganet, siger det måske også noget om bidragsyderen og dens prioriteringer eller endnu bedre, måske kender man en, som kender en, som kender et bestyrelsesmedlem måske kunne man snakke med ham? Hvordan finder man ud af hvem der sidder i bestyrelsen, såfremt det ikke fremgår af almindeligt tilgængeligt materiale? Man kan ringe til fonden/sagsbehandleren og spørge eller man kan, ifølge Fondslovens 46, få det oplyst hos den lokale skatte myndighed. Fondsloven: 46. Enhver har ret til hos skattemyndigheden at få kopi af en fonds vedtægter og årsregnskaber samt oplysning om, hvordan fondens bestyrelse er sammensat. Offentlighedslovens 12 finder tilsvarende anvendelse. Du kan læse mere om regelgrundlaget for ikke-erhvervsdrivende fonde hos Civilretsdirektoratet: En viden, som er guld værd, er kendskab til hvilke andre projekter som bidragsyder tidligere har støttet. Hvordan udmøntes bidragsyders værdier i praksis. Er der nogle særlige typer af projekter indenfor fondens område, nogle typer af modtagere som er særligt begunstiget etc? Det ikke altid nemt at finde ud af, så husk at spørge når du alligevel ringer til dem. Internettet kan også ofte hjælpe. Nogle af de større fonde udgiver årsberetninger, rekvirér dem eller læs dem på fondens eventuelle hjemmeside. Nu skulle du gerne have et mindre antal fonde hvor der er en acceptabel sandsynlighed for succes. Det næste trin, før du går i gang med at skrive ansøgningen, er at checke formalia. Dvs. findes der eventuelt ansøgningsskemaer, ansøgningsfrister, særlige dispositioner for ansøgning, antal kopier, de korrekte kontaktoplysninger, evt. attention navn på modtageren. Er der omkostnings arter som bidragsyder ikke kan medfinansiere? 2

3 Kilder til fonde og støtteordninger Fonds- og legatvejvisere: Kraks fonds- og legatvejviser, kr. 995,- (Også CD-rom) Findes på alle velassorterede biblioteker. Internet: UpFrontNet: Netværk for projektmagere og fundraisere. Online database, nyhedsbrev, arrangementer m.m. Årligt abonnement kr Andre medier: Særlige støtte- og finansieringsordninger, Teknologisk Institut. CD-rom baseret database. Årligt abonnement kr kvartalsvise opdateringer. Ansøgningen Søger man mange bidragydere, er det også nødvendigt at lave mange ansøgninger. Ansøgninger bør altid være målrettet netop den pågældende bidragyder eller det bør i hvert fald se sådan ud. Der er nemlig nogle generelle retningslinjer for hvordan en ansøgning er opbygget. Ansøgningens omfang og udformning bør dog altid stå i forhold til projektets og det ansøgte beløbs størrelse. Projektets forskellige karakteristika må i hvert enkelt tilfælde afgøre hvorvidt og i hvor høj grad - standardskabelonen er relevant. Søger man f.eks. en lokal fond om et tilskud på kr. til anskaffelse af en ny computer, er nedenstående standardskabelon naturligvis skudt langt over målet. En standardskabelon kan se sådan ud: Følgebrev Introduktion/resumé Kort præsentation af ansøgeren Projektets baggrund Projektets mål/ evt. delmål og forventede resultater/produkter Projektbeskrivelse/aktiviteter/arbejdsmetoder Tids- og handlingsplan Projekts organisering Evaluering og formidling Budget og finansieringsplan Eventuelle bilag Følgebrev Følgebrevet er det første som sagsbehandleren ser og som danner det første og vigtigste indtryk. Følgebrevet bør redegøre for hvilken støtte man søger, projektets mål og hvorfor man mener, at det bør interessere donoren (hvordan passer det med bidragsyders retningslinjer og prioriteringer). Desuden en angivelse af projektets 3

4 størrelse (totale budget) og evt. andre bidragsydere. Underskrives af den formelle ansøger. Forside og indholdsfortegnelse Titelbladet indeholder projektets titel, evt. undertitel, navn og kontaktoplysninger på foreningen. Såfremt vi taler om en ansøgning som strækker sig over mange sider, er en indholdsfortegnelse med sidetal en god idé. Det gør desuden ikke noget, at ansøgningen ser pæn ud. Graden af kreativitet kontra formalitet må afgøres på grundlag af ens fornemmelse af fondens værdier og stil, jvnf. ovenstående om research. Kort introduktion/resumé Bør ikke fylde mere end linjer. Dette er nok noget af det sværeste ved hele ansøgningen, men en god øvelse fordi det tvinger til præcision og klarhed: Hvad handler projektet om? Hvad er målet? Hvad er produktet? Hvilke midler og metoder etc. Det gælder her, ligesom ved jobansøgninger, at en sagsbehandler meget hurtigt afgør hvorvidt vedkommende har lyst til at læse videre. Husk, at bidragsyderne modtager et stort antal ansøgninger. Det er derfor vigtigt, at det som gør, at ansøgningen er støtteværdig, står i resuméet og ikke først på side 17. Desuden er et kort, klart og præcist resumé et godt signal at sende: Overblik, styr på tingene, gennemarbejdet projekt. Kort præsentation af ansøgeren Kort præsentation af foreningens værdigrundlag og aktiviteter, størrelse, lokalisering m.m. Beskriv jeres stærke sider og kompetencer! Ved større ansøgninger tjener præsentationen bl.a. som dokumentation for kvalifikationer og ansøgerens evner til at løfte projektet. Projektets baggrund og målgruppe Et projekt bliver (ideelt) til som et løsningsforsøg på et erkendt problem eller behov. Hvilket problem har dannet baggrund for projektet og hvem har problemet? Kortfattet og præcis karakteristik af målgruppen, hvor mange er der i målgruppen? Kort og klart: Hvad er problemet, årsags-virkning sammenhæng hvem har det og hvorfor er det nødvendigt at forholde sig til det? Beskriv kort den overordnede sammenhæng, de konkrete/lokale problemer/behov og underbyg gerne med konkrete lokale eksempler eller relevant statistik. Projektets mål - overordnede og specifikke Mål og resultater skal udledes af baggrund/problemformulering/behov. Afhængigt af projektets karakter ser man hos donorer i stigende grad et ønske om en præcis - og om muligt kvantificeret og evaluerbar angivelse af de forventede resultater. 4

5 De forventede resultater skal være realistiske og stå i forhold til de ressourcer man sætter ind. Det gælder begge veje. Der forventes omkostningseffektivitet, men lad være med at overdrive resultaterne. En ansøgning kan meget nemt diskvalificere sig selv ved at angive resultater, som helt åbenbart ikke kan opnås med de ressourcer som er beskrevet i ansøgningen og budgettet. Det er i denne sammenhæng også vigtigt at være realistisk med tidsplanen. Se nedenfor. Projektbeskrivelse/aktiviteter/forløb/arbejdsmetoder Det er her, at man i kortfattet prosa redegør for hvad man egentlig vil foretage sig og hvordan. Pas på ikke at komme til at skrive en roman. Skriv kortfattet og præcist. Har man eks. planer om at anvende nogle særlige metoder eller medier etc. i udviklingsarbejdet redegør man herfor, f.eks. inddragelse af målgruppen i udviklingsarbejdet, særlige projektarbejdsformer eller evalueringsformer. Forløbet kan evt. opsummeres grafisk i en tids- og handlingsplan. Se nedenfor. Tids- og handlingsplan Kan ofte med fordel integreres i ovenstående afsnit. Lav en grafisk fremstilling evt. som Gantt skema ell. En almindelig Excel opstilling. Projektets organisering Har man et meget lille projekt med kun få involverede og en lille kreds af interessenter kan projektorganisationen måske bestå udelukkende af en projektgruppe som evt. kommunikerer med en juridisk projektansvarlig (den leder som underskriver ansøgningen og som tegner organisationen). Er der tale om et større og mere komplekst projekt med mange interessenter kan det være nødvendigt med ansættelse af en projektleder hel- eller på deltid. Projektets forventede resultater Her redegør man for de produkter eller effekter man ønsker at udvikle. I tilfældet udvikling af undervisningsmoduler til efteruddannelse af gymnastikinstruktører kan man f.eks. her redegøre for hovedtrækkene i det curriculum man vil udvikle. Er der tale om undervisningsmateriale angives f.eks. typen (bog, CD-rom, hjemmeside etc.), det generelle indhold og omfang. Man børe være så konkret som muligt og gerne målbar. Evaluering og formidling Der er mange gode grunde til at foretage evaluering: Optimere arbejdet i forhold til opstillede mål og forventede resultater Optimere ressourceindsatsen således at både menneskelige og økonomiske ressourcer anvendes bedst muligt Indsamle og systematisere erfaringer til fremtidigt brug eller til videreformidling til andre aktører 5

6 Påvirkning af beslutningstagere Opmærksomhedsskabelse Det bør fremgå af ansøgningen at man har planlagt en evaluering og hvordan man har tænkt sig, at den skal gennemføres og hvem der gennemfører den. Formidlingen af de resultater der opnås langs af sted i projektet og i forbindelse med den endelig evaluering af samme er også vigtig! Her har I mulighed for at vise bidragyder at I ikke bare tænker på jer selv, men føler et ansvar for at dele jeres viden med andre. Herved opnår bidragyder mer-værdi. Projektbudgettet Projektbudgettet er ikke kun er til ære for donoren. Det er nok så vigtigt at have overblik over projektets konsekvenser for foreningens økonomi. Desuden skal man være opmærksom på at et mangelfuldt budget er en direkte afspejling af et mangelfuldt planlagt projekt. Dette kan de fleste sagsbehandlere umiddelbart gennemskue. Indled afsnittet med et budgetresumé som angiver de samlede udgifter og samlede indtægter for projektet, herunder det ansøgte beløb. Budgetter skal være realistiske Husk på, at sagsbehandleren har set en del ansøgninger i sit liv og har en god fornemmelse for hvad tingene koster. De priser og satser man anvender til kalkulationerne (f.eks. lønomkostninger) skal afspejle den virkelige verden. Størrelsen af ressourcer man sætter ind skal afspejle opgavens størrelse. Eller med andre ord vær realistisk og forsøg ikke at dække/afløfte omkostninger i foreningen som ikke har med projektet at gøre. Budgetter skal afspejle projektets aktiviteter dvs. projektplanen. Omkostnings arterne og aktiviteterne skal afspejle hinanden. Hvis projektet inkluderer undervisning, kan der være omkostninger til både undervisningspersonale, undervisningsmaterialer, undervisningslokaler m.m. Budgettet skal indeholde alle udgifter. Mangelfuld budgettering giver indtryk af mangelfuld projektplanlægning og styring. Lav kalkulationerne den rigtige vej. Dvs. find ud af hvad tingene koster og hvor meget du skal bruge. Lad være med først at beslutte at bruge kr. på dette og kr. på hint og derefter se hvor meget du få for pengene. Budgettet skal være udtryk for de ressourcer som er nødvendige for at gennemføre planen og opnå de fastsatte mål. Ved store beløb kan der være krav om regnskabsaflæggelse. Ved offentlige puljer er det reglen. Såfremt der skal udarbejdes et særskilt projektregnskab, bør dette så vidt muligt indtænkes ved udarbejdelse af budgettet. Selv om budgetopstillingen i ansøgningen ofte kun består af hovedgrupper af omkostnings arter, vil det være hensigtsmæssige at lave et udspecificeret budget hvor disse poster er opløst. Vedlæg dette som bilag til ansøgningen. 6

7 Budgettet skal balancere Der er to sider af et budget: Udgifter og indtægter. De skal balancere. Typiske indtægter er fortrinsvis de bidrag og tilskud man regner med (håber på), egenfinansiering og eventuelle indtægter fra projektet. Et budget der ikke anviser finansiering til alle udgifterne vil umiddelbart diskvalificere projektet. Omvendt er det ikke smart at søge tilskud til et projekt, som budgetterer med overskud. Bilag Vedlæg som bilag al information som kan støtte ansøgningen, men som ikke behøver at fylde i selve ansøgningen, herunder budget og finansieringsplan, diagrammer og skemaer, arbejdsplaner m.m. Desuden vedtægter, årsrapporter, støtteskrivelser, statistikker m.m. Hvad gik galt? Der er naturligvis en lang række årsager til at man ikke fik pengene mange af dem er udenfor ens egen kontrol, f.eks. at fonden ikke har flere midler til rådighed eller lign. Imidlertid findes der en række typiske ansøgningsfejl som kan imødegås: Upræcis, uklar og/eller vanskelig tilgængelig ansøgning En helt almindelig årsag til afslag er at sagsbehandleren ikke er i stand til at læse ud af ansøgningen, hvad projektet egentlig handler om. Grundige analyser af situation, præsentation af fordums bedrifter og de strategiske planer i fremtiden gør ikke sagsbehandleren klogere på hvad man har tænkt sig at gøre helt konkret - her og nu. Klar, kort og præcis information. Sagsbehandleren skal kunne videreformidle hvad projektets aktiviteter er, hvad formålet er, hvem målgruppen er, hvilke resultater der kommer ud af det. Hvad? Hvem? hvorfor? Hvordan? Hvornår? Sproget bør tilpasses modtageren, lejligheden og projektets karakter og størrelse. Der er ikke tale om en dansk stil, men om at fremføre et ærinde klart og tydeligt. Sproget og stilen må dog meget gerne udtrykke begejstring og engagement. Dårligt gennemarbejdede og planlagte projekter Det skal fremgå af ansøgningen at projektet er grundigt planlagt og gennemtænkt. Det afspejler ønsket og viljen til at gennemføre projektet at det betyder noget. Ligeledes er der ikke nogen donorer som ønsker at smide gode penge efter dårlige. Hvis ikke ansøgeren har kræfter til at udarbejde et godt projektforslag har vedkommende nok heller ikke kræfter til at gennemføre projektet. Utroværdigt budget Overdrevne omkostninger er en hyppig årsag til afslag. Donor må ikke få den mindste mistanke om at projektet kan give overskud på den eller den anden måde. Eller at man ikke er i stand til at drive projektet på en nogenlunde omkostningseffektiv måde. Donoren ønsker valuta for pengene. 7

8 Urealistisk lave omkostninger er næsten lige så slemt. Det antyder et dårligt planlagt projekt. Projektet ikke støtteberettiget Dette er måske en af de mest hyppige begrundelser for afslag i forhold til private fonde og en af de mest frustrerende begrundelser at få. Mange fonde bærer selv en stor del af ansvaret for de mange ansøgninger, som ikke er støtteberettigede i forhold til fundatsen. Der er tilsyneladende ikke nogen stor tradition i Danmark for at informere ansøgeren om fonden, dens aktivitetsområde, dens værdigrundlag, støttelister, årsberetninger m.m. Der er ikke tale om stor tilgængelighed. Men brug den information som er tilgængelig. Og lad være med at søge hvis det på forhånd er umuligt. Ufuldstændige ansøgninger Vær opmærksom på alle formalia. Er der bestemte oplysninger som kræves, ansøgningsskemaer eller dispositioner, underskrevne samarbejdsaftaler fra partnere, antal kopier, bilag såsom vedtægter, årsrapporter m.m. Husk kontaktoplysninger. Nogle vil bede om eventuelle manglende oplysninger, andre vil smide ansøgningen ud. Lotte Jensen