LEAN på Sygehus Fyn LEAN Mål med forløbet Program

Transkript

1 LEAN på Sygehus Fyn Det kan altid gøres lidt bedre. Eriksen m.fl KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 1 Mål med forløbet Lean Huset og Lean Værktøjer Kortlægning af Værdistrøm og målepunkter Diagnose Ny Værdistrøm Implementering Fastholdelse KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 2 Program Velkommen og præsentation Lean på Sygehus Fyn Svendborg/ledelsen Lean Huset Værdistrømsanalyse Diagnose Spild Hjemmeopgaver KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 3 1

2 Hvorfor Lean? Større kundetilfredshed Større medarbejdertilfredshed Frigivelse af ressourcer Bedre overblik Større produktivitet Færre fejl KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 4 Levering af administration og service De enkelte arbejdsprocesser: Består af en række aktiviteter og delydelser Repeteres med høj frekvens Har veldefineret output Kan standardiseres = produktion KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 5 Input arbejdsproces output KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 6 2

3 KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 7 Forstå kunderne, organiser opgaverne Opgavetyper bruttoliste: Hvem er kunderne? Relevante data: antal, aktiviteter, normtid, kvalifikationer Mønstre i listen: Ensartede opgaver / samme proces Tilgrænsede opgaver / samme proces Samme kunde Ens kompetencekrav / synergimuligheder Læring / videndeling Flexibilitet / kapacitetsbelastning Organisatione n? KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 8 Kortlægning af opgaver Udarbejd en liste over bruttoopgaver Fx: Modtagelse af patienter Information af patienter Klargøring til operation Journalisering Dan mønstre Fx: Hvem varetager opgaverne Samme type af patienter Kompetencekrav Varighed KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 9 3

4 Organisationen Procesorganisering Færrest mulige ansvarsskift Samlet procesansvar fra start til slut Bred tværfaglig specialisering Ledere = procesejere (sætter mål, overvåger processen, udvikler metoder og kompetencer mm) KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 10 Overtag styringen Kapacitetsplan Indgående opgaver versus medarbejderressourcer til rådighed Bemandingsplan Detaljeret plan på operationelt niveau Sikring af serviceniveauet KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 11 God planlægning og styring, dvs. måling af: 1. opgavetilgang 2. Fastlæggelse af normtider for hver opgavetype (netto opgavetid) 3. opgaveflow 4. den løbende sagsmængde i afdelingen 5. ekspeditionstid 6. ressourceforbrug i afdelingen 7. produktivitet 8. kapacitetsudnyttelse 9. kvalitet KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 12 4

5 Skab synlighed Om arbejdsprocesser, mål og resultater Fokus på: Etablering af synlige og logiske processer Synliggørelse af mål og resultater Sikrer forståelse, kvalitetsfornemmelse og helhedssyn KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 13 Saml aktiviteter: sikrer indretningen et logisk og visuelt flow? Ensartet og procesorienteret fysisk papirgang herunder arkivering Fysiske hjælpemidler: reoler, tavler, diagrammer, skiltning, opmærkning Saml tilgrænsede dele af processen Placer leverandør og kunde tæt sammen mhp. nem koordinering KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 14 Et eks.: en styringsreol Øjeblikkeligt visuelt overblik over status i produktionen Overblik over flaskehalsproblemer fx specialister, uhensigtsmæssige g processer Overblik over øget opgaveindgang Potentielle overskridelser af servicemål opfanges flytning af ressourcer og øget planlægning Fælles ansvar frem for individuelt ansvar Orden, ryddelighed og disciplin KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 15 5

6 Stol på standarder 1. Start en løbende vedholdende oprydning. 2. Identificér hovedprocesser, kortlæg eksisterende standarder og procedurer. 3. Hvem er målgruppe for standarder? 4. Etablér nye standarder 1. Checklister, procestrin, overholdelse 5. Informer om eksisterende og nye standarder 6. Opfølgningsprocedure - målstyring SERVICE LEVEL AGREEMENT KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 16 Tydeliggør ansvaret Teamets ansvar: Planlægning af daglig drift Afvikling af daglig drift Opfølgning på daglig drift Forbedringsaktiviteter Kompetenceudvikling teamroller KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 17 KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 18 6

7 Fagspecialistorganisation Lav kvalitet og stort ressourceforbrug til fejlretning Store bunker af uekspederede sager Individualiseret adfærd og mgl. standardisering Manglende procesansvar og styring Manglende fokus på interne/eksterne kunder Utilstrækkelig planlægning For lille overblik over opgaver kontra ressourcer Manglende orden og rod i systemerne Ingen tradition for synlig ledelse Mange ansvarsskift og lange ekspeditionstider Mange forstyrrelser og afbrydelser i processerne Manglende mål Virksomhedskultur hviler på mundtlige aftaler Uklar rollefordeling af opgaver KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 19 Skab flow At få processerne til at forløbe smidigt uden unødvendige ophold At skabe rytme, indbyrdes balance mellem arbejdsgange og med kunderne arbejdet skal flyde gennem processerne KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 20 Forudsætning for at skabe flow Et robust fundament i Lean huset Veldefinerede opgaver Kendte handlinger Brug af standarder Det handler om at formindske ekspeditionstider! KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 21 7

8 Værdistrømsanalyse Henvisende Læge/patient Henvisende Læge/patient Henvisnings registrering Under- Beskrivelse visitation booking søgelse /diagnose Skrivn. / Godkend. sekretær læge sekretær Sygeplejerske læge 2 dg 2 dg dg 1-2 dg 2-3 dg Sekr./læge 1m 5m 5m 30m 20m 20m Gennemløbstid dg Procestid 61m KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 22 De 7 former for spild Overproduktion Lager Transport Ventetid Bevægelse Procestid Fejlproduktion KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 23 Spild Hvad er du villig til at betale for? Pizzadej Sovs Fyld Fyld, der er tabt på gulvet Energi til ovnene Energi til ovne, der er tændt hele natten Pizzabudets transport frem og tilbage Pizzabudet drikker en øl på fortovsrestauranten KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 24 8

9 Overproduktion Hvad er overproduktion? Producere mere end næste led/kunden har brug for Hvorfor? For en sikkerheds skyld???? Den mest alvorlige af alle spildtyper, roden til mange problemer og andre spildtyper. Fører til mere transport lagerplads mere bevægelse KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 25 Transport Stor afstand ved intern transport og medarbejderbevægelse Transport er spild som kunderne ikke vil betale for Er en spildtype der aldrig kan fjernes helt, men bør hele tiden minimeres løbende. Hver gang der er transport øges sandsynligheden for at der opstår skader KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 26 Ventetid Kan være, materialer der venter i kø, operatører der venter, forsinkede leverancer, afvente beslutninger. Den største trussel mod jævnt flow er ventetid. Ventetid hænger direkte sammen med leveringstid. Kan ventetiden udnyttes til noget værdiskabende??? en anden arbejdsoperation, oprydning, vedligehold. KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 27 9

10 Bevægelse At flytte sig er ikke ensbetydende med at arbejde. Mange unødvendige bevægelser, kan have en negativ effekt på kvalitet og produktivitet. Ergonomien ved hver arbejdsstation, skal være i orden, da det er økonomisk sund fornuft. KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 28 Procestid Ikke værdiskabende processer. KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 29 Fejlproduktion (brok) Materialespild Ombearbejdning Kassationer Klager KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 30 10

11 Lagerføring Unødvendige lagre for råvarer, varer i arbejde og færdigvarer. Råvarelager kan være nødvendige pga. leverandøren (lave priser, lang transport, få på markedet.) KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 31 Velkommen til seminar 2 ingen forbedring er for lille.! Eriksen m.fl KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 32 Dagens program Hjemmeopgave: nye værdistrøm, diagnosen Lean Huset Forebyg fejl Kaizen Maksimér kundeværdi 5S, Kvalitetssikring, Just-in-Time, Kanban Implementering, Handlingsplan Fastholdelse KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 33 11

12 Hjemmeopgave Gennemgang af jeres nye værdistrøm Lytterne er djævelens advokater Hvor ser I de største barrierer i forhold til indførelsen af Lean? KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 34 Forebyg fejl Årsag til fejl: Dårlige processer Manglende standarder Fokus på gentagende systematiske fejl Uklar afgrænsning af ansvar mellem afdelinger Fundament Lean Huset KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 35 KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 36 12

13 Fagspecialistorganisation Lav kvalitet og stort ressourceforbrug til fejlretning Store bunker af uekspederede sager Individualiseret adfærd og mgl. standardisering Manglende procesansvar og styring Manglende fokus på interne/eksterne kunder Utilstrækkelig planlægning For lille overblik over opgaver kontra ressourcer Manglende orden og rod i systemerne Ingen tradition for synlig ledelse Mange ansvarsskift og lange ekspeditionstider Mange forstyrrelser og afbrydelser i processerne Manglende mål Virksomhedskultur hviler på mundtlige aftaler Uklar rollefordeling af opgaver KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 37 Fejlfinding og forebyggelse Målstyring på: Fejleffekter 85/15 Synliggørelse af fejltyper og konsekvenser Afsenderkontrol Fx checklister til hyppigt forekommende fejl kontrol flyttes fra modtager til afsender KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 38 Forebyg og eliminer fejl 1. Checkskema til registrering af fejl 1. Definition af fejltyper 2. Hvor er fejlen 1) opdaget 2) opstået 3. Beskriv aktiviteter i det procestrin, hvor fejlen er opstået 4. Opstil problemkæder, der systematisk optrævler aktiviteter til årsagen er fundet 5. Udarbejd løsningsforslag til at 1) opdage fejl 2) fjerne fejl 6. Konsensus om løsning og udarbejd standard KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 39 13

14 Kaizen KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 40 Kaizen løbende forbedringer Kaizen handler om at alle i virksomheden bidrager til at forbedre alt omkring sig: Samarbejde Kvalitet Produktiviteten Produkterne Produktionsapparatet Arbejdsmiljøet Kaizen kræver ofte store holdningsmæssige ændringer hos alle såvel ledelse som medarbejdere. KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 41 Kaizen løbende forbedringer uden store investeringer Holdninger til orden, pålidelighed, spild mm. Aktiver samtlige medarbejdere til at få idéer til forbedringer og gennemføre dem Forudsætning: Ansvarlig leder, nærmeste medarbejdere, tillidsrepræsentanter går helhjertet ind i arbejdet Alle medarbejdere skal forstå de overordnede mål og følge samme spilleregler KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 42 14

15 Væsentlige forudsætninger for en vellykket Kaizen indsats Fastlæg og udbred de overordnede mål, ledelsesholdninger og spilleregler Tværfunktionel ledelses- og kvalitetsbevidsthed med personligt ansvar for alle Teamdannelse samt et dynamisk troværdigt forslagssystem Løbende vekselvirkning mellem opbygning, vedligeholdelse og forbedringer af standarder KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 43 Vigtige spilleregler i det daglige Kaizen- arbejde Byd problemerne velkommen Intet problem er et problem, blot en opgave der skal løses. Mennesker begår fejl, men mennesker er ikke det egentlige problem, men et system der skal forbedres Start med vi problemer og ikke de problemer Alt kan løses med de rigtige forudsætninger. Undgå lyseslukkere Iagttag problemerne hvor de er, på gulvet Synliggørelse af holdninger, mål, standarder, opgaver og resultater KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 44 Kaizen tavle KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 45 15

16 Kaizen tavle Nye forslag Aktivitetstavle Forslag under behandling Igangværende opgaver Afsluttede opgaver KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 46 Kaizen tavle LEAN TAVLE løbende forbedringer Hold 1 Overordnede mål Delmål Idé/forslag/aktivitet Dato Ansvar Status Dato opfølgning Bemærkninger Ugeproduktion/målstyring KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 47 Barrierer for løbende forbedringer Manglende ejerskab hos ledelsen Manglende tålmodighed for fastholdelse hos ledelsen Kaizenstruktur ikke lagt i faste rammer Manglende ildsjæle i organisationen Manglende træning af medarbejdere i kaizenteknikker Manglende ressourcer til forbedringsarbejdet Mangel på hurtige synlige resultater Medarbejdere får lov til at melde fra Husk ingen forbedringer er for små og Kaizen mål og resultater skal være synlige KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 48 16

17 Har vi et problem? Lav en blitzkaizen KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 49 Hvad kan udløse en blitzkaizen Behov for hurtige resultater Involver alle implicerede Brainstorm og find alle løsningsmuligheder KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 50 Sammensætning af team Typisk 5 7 medarbejdere Folk fra målområdet Folk uden for målområdet Ved skift- husk alle KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 51 17

18 Præsentation Fremhæv området, hvor forbedringerne blev gjort Alle i teamet præsenterer Succesen skal fejres Ha det sjovt KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 52 Hvorfor 5S Indhold Består af 5 på hinanden følgende S er som indføres af medarbejderne selv Princip: Hold orden, da det fjerner spildtid og rengør for at kunne inspicere udstyr Virkning er: Orden og ryddelighed på processens område Holdningsændring blandt medarbejderne KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 53 5S Sorter Sæt i system fast og synlig plads Systematisk rengøring fx frit gulv og flader Standardiser visuel standard og standard for adfærd Selvdisciplin KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 54 18

19 FØR Efter KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 55 KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 56 Før/efter KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 57 19

20 5S proces med 5 trin 1 S: Sorter Skelne væsentligt fra uvæsentligt Hvad er nødvendigt og hvad er unødvendigt Behold det nødvendige. Fjern det unødvendige Find en anden lagerplads til ting, som er nødvendige, men som ikke bruges jævnligt Undgå ophobning af alt unødvendigt KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 58 5 S 2 S: System i tingene Skabe en plads til alt Sæt alt på plads Beslut en placering af alle nødvendige emner Fastlæg hvor mange emner, der skal være af hver på pladsen Marker arealer, arbejdspladser o.s.v. Sikre overholdelse ved at anvende almindeligt, standardiseret udstyr KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 59 5 S 3 S: Systematisk rengøring Skrub og skur Skinnende rent Fjern støv, snavs, affald og andre fremmede materialer, for at opnå en ren arbejdsplads Hold arbejdspladsen ren Rengøring fremhæver unormale forhold Indbyg rengøring i alle vedligeholdelsesaktiviteter. Rengøring øger værdien af udstyr og stoltheden i virksomheden KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 60 20

21 5 S 4 S: Standardisér: Skab sammenhænge Informer, så der ikke er behov for at lede efter udstyr, data, specifikationer m.m. Informationer, der skal være synlige er f.eks. Leveringstermin, kunde, næste operation, seriestørrelse, produktionsplaner, nedbrud, overgang til skift til et andet m.m. Gør standarder synlige, så afvigelser straks opdages Find metoder, der sikrer, at standarder overholdes KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 61 5 S 5 S: Selvdisciplin Standarder må overholdes eller forbedres Følg procedurerne på arbejdspladsen Vedligehold standarder Standarder skal løbende forbedres Gå foran med et godt eksempel KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 62 5 S processer i god praksis Målet for arbejdspladsen: Der er intet ekstra eller unødvendigt Opbevaringsarealer er klart adskilt fra resten Der er en plads til alt og alting er på plads Alt kan checkes En usædvanlig ren arbejdsplads Affald, smådele, brugt udstyr m.v. falder direkte i affaldsbeholdere Konstant og løbende rengøring fra væg til væg KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 63 21

22 5 S processer i god praksis Målet for den visuelle virksomhed Dele, informationer, planer og processer er genkendelige ved et blik Det er let ved et blik at skelne mellem en normal og en unormal tilstand Papir, sedler, beskeder og skrevne standarder er forenklet og minimerede Spild og unormale tilstande er umiddelbart registrerbare af alle KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 64 5 S processer i god praksis Målet: Komponenter, varestrømmen og alt andet som eksisterer eller opstår i afdelingen er til at overskue eller findes ved ét blik Standarder og procedurer er let forståelige og letlæste Historiske og nuværende præstationer er synlige KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 65 Summeopgave Find eksempler på, hvordan I kan anvende 5S? husk at starte med de lavthængende frugter KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 66 22

23 Kvalitetssikring Gør det rigtigt første gang KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 67 Just-in-time Formål: rette ting i rette mængder til rette tid så økonomisk som muligt KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 68 Kanban - genbestilling KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 69 23

24 6 regler i Kanban 1. Undgå at videreføre defekte produkter til næste station 2. Inddrag kun nødvendige produkter/materialer 3. Producer kun til opfyldning af den mængde, der inddraget af den næste arbejdsgang 4. Undgå at producere eller videreføre dele, der ikke er behov for 5. Fastgør Kanbankort på de dele, der er tale om 6. Kontroller, at antallet at dele i emballagen svarer til tallet på Kanban-kortet KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 70 Implementering og Fastholdelse KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 71 Handlingsplanen Udarbejd handlingsplan for egne projekter: Flow i planen, ansvarlige, tid, ressourcer Nr. Beskrivelse Ansvar Deadline Ressourcer 1. Klipseholder ved kopimaskine LM xx.xx.xx PK, KS 2. Oprydning i reol PP xx.xx.xx KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 72 24

25 Jeres handlingsplan Udarbejd en handlingsplan for jeres projekt. Overvej ressourcer: Hvad kan I selv gøre Hvad skal andre gøre Økonomi Tid mm. KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 73 Jeres tavlemøder Hvad bruger I jeres tavlemøder til? Daglig drift? Eller Forbedringsforslag? Struktur: hvor ofte, hvem er ansvarlig, hvem deltager, tværfagligt? Andet? KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 74 Prioriteringstavle Nye tiltag Lavt hængende frugter Effekt af projekt Spring over At plukke rent Evne til at gennemføre tiltag nu KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 75 25

26 Leankultur - ledere Agerer som rollemodel Færdes, hvor værdierne skabes Er beslutningsdygtig overskuelige klare mål Skaber rammer og støtter Viser tillid og understøtter initiativer Fejlforebyggelse ikke fejlafhjælpning Løser problemer i stedet for at flytte dem Roser gode resultater og flytter overliggeren Åben kommunikation Opfølgning igen og igen ej kontrol KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 76 Leankultur - medarbejdere Er engagerede og loyale overfor fælles beslutninger Er bevidste overfor afdelingens mål Udviser respekt for andres arbejde Giver feedback i situationen Indrømmer fejl tilladt at fejle Samarbejder på tværs af afdelinger KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 77 Den egentlige Lean kultur Kulturen er forretningsorienteret Kundernes behov driver organisationen Alle viser interesse for udvikling Resultater t måles og overliggeren flyttes Samarbejder om fælles mål Medarbejderne opfattes som værdifuld ressource Fokus på kvalitet og læring af fejl Åbenhed udbreder best prectice Læringsparathed KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 78 26

27 Forandringscirklen KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 79 Tak for nu Held og lykke Held og lykke KursusCentret Svendborg Erhvervsskole 80 27