Dialogmøde med Københavns Kommune i styringsudvalget, mandag den 9. november 2015, BORGMESTERENS AFDELING Struktur og Samarbejdskultur Aarhus Kommune

Transkript

1 Dialogmøde med Københavns Kommune i styringsudvalget, mandag den 9. november 2015, Side 1 af 5 Om Byrådets muligheder for politikudvikling og arbejdsvilkår Deltagere Fra Københavns kommune deltog: Sekretariatschef for Borgerrepræsentationen (BR) Flemming Dubgaard Hansen og Kristina Sloth, sekretariatschef i Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF). Fra Aarhus kommune deltog: Byrådsmedlem Jette Jensen (Ø), byrådsmedlem Hans Skou (V), byrådsmedlem Jan Ravn Christensen (F), juridisk chef Christian Mølgaard, chef for budget og planlægning Alvaro Arriagada, udviklingschef Lars Kloppenborg, konsulent Asmund Hejlskov Bertelsen, konsulent Line Bjerre Sørensen og konsulent Lars Uldall Beck. Indledende bemærkninger Formanden for styringsudvalget Jette Jensen bød indledningsvis velkommen til repræsentanterne fra Københavns Kommune (KK) og præsenterede kort målsætningen med styringsudvalgets arbejde. Herunder de fire pejlemærker for arbejdet og det grundlæggende paradoks for byrådsmedlemmerne arbejde mellem et øget arbejdspres og stigende kompleksitet og et ønske om i højere grad at kunne sætte politisk retning. BORGMESTERENS AFDELING Struktur og Samarbejdskultur Aarhus Kommune Struktur og Samarbejdskultur Rådhuset, Rådhuspladsen Aarhus C Telefon: Direkte blau@aarhus.dk Sag: 15/ Sagsbehandler: Lars Uldall Beck Mødestruktur og kodeks Tid en afgørende faktorer: Grundlæggende er byrådspolitikker udfordret af mange opgaver og balancen mellem det politiske arbejde og det civile liv (job, familie). Samtidig er der ved at ske et generationsskifte i byrådets sammensætning, begge kommuner får flere og flere unge politikker med børn osv. I Styringsudvalget har man derfor drøftet at indføre en fast mødedag for alle udvalg. I BUF i KK arbejder man med en mulighed for udvidelse af mødetiden med forholdsvis kort deadline (1 uge). Men udvalgene har også en anden funktion i mellemformstyre i KK. En udfordring ved at placere alle udvalgsmøder på en dag er at nogle byrådsmedlemmer vil opleve det som en begrænsning i fleksibiliteten i forhold til andre gøremål fx dialog med borger m.v. Ligesom det til dels vil begrænse byrådsmedlemmernes mulighed for at vælge, hvilke udvalg de ønsker at sidde i. Temamøder og udvalgene: I forbindelse med selve byrådsmøderne afholdes der i Aarhus løbende temadrøftelser, hvorimod der i BR foregår på den klassiske måde med gennemgang af sagerne på dagsorden. Begge kommuners byråd har særligt mange sager inden for teknik og

2 miljø området som fylder på dagsorden. I KK er de politiske temadrøftelser henlagt til udvalgene, normalt afholdes et temamøde på tre timer. Temaet er som udgangspunkt ikke initieret af forvaltningen, i stedet er temaet ofte initieret af politikker. Temadrøftelserne i udvalgene kan ofte være en drøftelse, der gennemføres forud for, at man i udvalget ved, at der kommer en konkret (vanskelig) sag, andre gange dagsordensættes temaet ud fra hvad politikkerne brænder for. Erfaringen fra KK er, at politikkerne godt ved hvad de gerne vil drøfte og hvad der rør sig/brænder sig på inden for området. Embedsværket i KK initiere derfor helst ikke temadrøftelser, da politikkerne ofte oplever drøftelsen som orienterende. Hvordan temadrøftelserne fungere afhænger i høj grad af relationer og det politiske klima i udvalget i KK er udvalgsmøderne lukket møder. I KK bruges standsningsretten i udvalgene særligt inden for miljø og teknik men også inden for integration og kultur enten for at få løftet sagen ind i BR eller for at kunne dagsordensætte sagen i pressen. Side 2 af 5 Politikker rollen og introduktion til nye byrådspolitikker: Der en oplevelse på tværs af de to kommuner at den enkelte politikker nogle gange har vanskeligt ved, at påtage sig rollen som politikker og arbejde for det de brænder for. Det skyldes delvis partidisciplin, men også den enkeltes mulighed for at sætte dagsorden på udvalgte temaer i forbindelse med perioden. En mulig løsningen kunne være, at interviewe de enkelte medlemmer i forbindelse med opstarten af en byrådsperiode og allerede her undersøge hvad det enkelte medlem særlig brænder for som politikker. I forlængelse af heraf drøftede man særligt introduktionen over for nye byrådsmedlemmer. I KK arbejdes der med en systematisk oplæring af nye byrådsmedlemmer både igennem seminarer og introprogrammer til det politiske liv, jura, økonomi m.m. Men også ved at gennemføre et byrådsmøde som et rollespil, da dette giver et meget virkelighedsnært billede af byrådets arbejde fx her bliver der fremført et ændringsforslag m.v. I de enkelte udvalg i KK er der selvstændige introduktionsprogrammer til fagområdet. Sagsgange og delegation Effektiv håndtering af sager: Udvalgene i KK har indført B-sager (fx ukompliceret sager eller sager med bred politisk enighed m.v.). Sagerne er således på dagsorden, men behandles ikke på udvalgsmøderne med mindre at et medlem ønsker sagen behandlet. Dette fungere fint i udvalgene og har givet mere plads til temadrøftelserne m.v. I forhold til sagerne på byrådsmødet så kan disse ikke puljes i B-sager, da hver enkelt sag lovgivningsmæssigt skal behandles. Man kan dog arbejde med en gentlemen agreement, hvor man forpligtiger hinanden på at overholde de uformelle aftaler om ikke at bruge unødig taletid i byrådssalen blot for markeringens skyld, men som udgangspunkt overlade taletiden til ordførerne på det pågældende område. I KK

3 afholdes møderne i BR som traditionelle byrådsmøde og derfor er man i høj grad afhængig af BR-medlemmernes selvjustits, ligesom at BRmedlemmerne er gode til at holde hinanden fast på de uformelle aftaler. Side 3 af 5 Delegation af beslutningskompetencer: I KK fremgår delegerede sager ikke af udvalgenes dagsorden og indgår altså ikke i B-sagerne. Det er særligt inden for personalesiden at man har foretaget delegationer i KK, det er lidt vanskeligere med den økonomiske delegation, da udvalgene ofte ønsker at bevare en form for kontrol. I forhold til delegationen mellem byråd/borgerrepræsentationen og embedsværket så er det stor forskel fra forvaltning til forvaltning i KK. Der er en generel oplevelse i KK, at embedsværket godt nogle gange kunne være bedre til at tage ansvaret for områder som ikke er politiske. Delegationen mellem de to niveauer er dog nogle gange udfordret af, at der sker ændringer som egentlig burde være en politisk beslutning. Politikudvikling og samarbejde på tværs Drøftelse af erfaringer med politikudvikling: BUF KK forsøgte i sidste byrådsperiode at gennemføre en proces, hvor udvalget igennem en stor indledende drøftelse i fællesskab definerede den fælles ramme for politikudvikling for hele perioden. Erfaringerne herfra var, at den politiske ramme i slutningen af perioden bandt udvalget for stramt. En løsning på dette kunne være at lave en politisk ramme for de 2 første år af perioden og i stedet afholdt en midtvejsdrøftelse, da der kan ske meget på et par år. I KK har man ikke en decideret politik for børne unge området, i stedet arbejdes der med en række pejlemærker, som der er politisk opbakning til, disse fungere i forvaltningen som retningssættende for det pædagogiske arbejde. I forlængelse af drøftelsen rejste KK BUF spørgsmålet om, hvad formålet med en politik på området skulle være, er det en ramme for forvaltningens arbejde, hvilket er tilfældet i KK og dermed en stærk inddragelse af forvaltningen i udformning eller er formålet med politikken mere en politisk holdningstilkendegivelse? I forhold til de årlige budgetforhandlinger så er denne proces i KK i høj grad politisk styret, der arbejdes med en opdeling i forhandlingerne, hvor første runde er Need to have og anden runde er nice to have. Embedsværket står til rådighed for alle parter (både flertal og opposition) inden for 12 timer, hvis behovet er der. Ligesom indførelsen af medlemssekretærordningen også er en hjælp til de politisk valgte. Kort drøftelse af ledelsesinformation i forhold til styring. I KK BUF har man på baggrund af tillidsdagsorden ændret fokus så man hovedsageligt er interesseret i ledelsesinformation, hvor der er afvigelser

4 i forhold til det der optager politikkerne. Fx er det øget fokus fra politisk side på udviklingen i sygefravær medført en positiv udvikling, det er lidt vanskeligere i forhold til ledelsesinformation omkring økonomi, da en begrænset ledelsesinformation på dette område kræver en høj grad af tillid og en kulturændring som er vanskelig. Side 4 af 5 Politikudvikling og borgerinddragelse: Medlemmerne i KK BR er ofte meget optaget af og ønsker den direkte dialog med borgerne, her stiller forvaltningerne sig gerne til rådighed i forhold til afholdelse af arrangementer mv. Den direkte dialog med borgerne er et vigtigt bidrag ind i politikudviklingen, da det ofte er BR er som bringer virkeligheden ind i processen. Det stor fokus på borgerinddragelse i KK har medført at man har forsøgt sig med at formulere nogle generelle principper for borgerinddragelse fx gennemsigtighed, rettidighed, hvornår inddrager man og hvornår inddrager man ikke borgeren fx områder hvor BR ønsker at træffe beslutning her skal der ikke ske en inddragelse. Erfaringen fra processen med formuleringerne af principperne for inddragelse er, at disse bliver lidt teoretiske pga. deres generelle karakter og dermed vanskelige at operationalisere i praksis. Et øget fokus fra embedsværkets side på, hvordan politikkerne i højere grad kan få en direkte dialog med borgerne er måske et udviklingsområde som bør dyrkes. I begge kommuner oplever man den største interesse fra borgerne i forbindelse med sager inden for teknik og miljø området. Samarbejde og snitflader til embedsværket: Drøftelse af byrådsmedlemmernes mulighed for at sætte den politiske retning i forhold til forvaltningerne. I KK acceptere borgerrepræsentationsmedlemerne (BR), at embedsværket ofte i høj grad er med til, at formulere politikken på et givet område. Konkret er Københavner fortællingerne et eksempel herpå, ligesom der pt. er megen fokus på fritidshjemsreformen i BUF, hvor problemstillingen blev rejst af direktøren for området over for det politiske udvalg, som efterfølgende har taget udfordringen på sig. Et andet eksempel er KK politik omkring ulighed i sundhed, der også delvis er udsprunget af embedsværket, men har en stærk politisk forankring. I Aarhus kommune er processen, at den enkelte magistratsafdeling udarbejder et udkast til politik, hvorefter denne drøftes i udvalget, med efterfølgende borgerinddragelse fx igennem konferencer m.v. og endelig en drøftelse i byrådet. Dette medfører fra styringsudvalgets perspektiv, at det i højere grad er embedsværket, som har ejerskab til politikken og ikke byrådsmedlemmerne. Spørgsmålet er hvordan man starter processen med politikudvikling op er det igennem embedsværket, igennem inddragelse af borgerne, eller ved at politikkerne sætter temaet? Samarbejde på tværs: Drøftelse af udfordringerne i forhold til det tværgående samarbejde og risikoen for en for høj grad af søjletænkning.

5 Dette er i KK ikke en udfordring på det politiske niveau, men i højere grad en udfordring på tværs af forvaltningerne. I enkelte tilfælde dog hvis politikker særligt dyrker enkeltsager. I KK fremhæves de fælles studieturer på tværs af udvalgene som et vigtigt element i det tværgående samarbejde, da det er relationsopbyggende. Side 5 af 5 I Aarhus kommune har man udvidet magistraten både med menige byrådsmedlemmer og med direktørgruppen for at koble organisationen tættere sammen, dette har ind til nu været et positivt tiltag. I KK er 7 dir. Kredsen en anerkendt aktør og deltager bl.a. i økonomiforvaltningens budgetseminar, ligesom direktørerne kan bidrage aktivt ind på økonomiudvalgsmøderne med oplæg m.v. i forbindelse med teammøder m.v. Men det er ikke sådan at 7 dir. Kredsen har fået en opgave af BR omkring et større tværgående samarbejde. Dette sker i KK ved, at borgmestrene arbejder på tværs af forvaltningerne og dermed bliver de enkelte ressort direktører og embedsværket også nød til det. Årsagen til at man i KK oplever, at borgmestrene arbejder sammen på tværs skyldes ikke et fælles økonomisk ansvar, men er relateret til at selve opgaven kalder på det. Økonomiudvalget i KK har naturligt en særlig rolle at spille i forhold til det tværgående samarbejde, hvis dette skal fungere er det afgørende at der er repræsentation fra alle udvalgene og at man tager ansvaret for den tværgående interessevaretagelse på sig og fx også respektere mindretalsborgmestre.