for vagtcentralydelser under beredskabsområdet i Esbjerg Kommune.

Transkript

1 Byrådssekretariatet Torvegade Esbjerg Dato 14. september 2011 Login jsm Sagsbehandler Jes Seerup Møller Telefon direkte Udbudsmateriale for vagtcentralydelser under beredskabsområdet i Esbjerg Kommune. Generelle forhold: Esbjerg Kommune har annonceret et udbud af vagtcentralydelser i henhold til reglerne i tilbudslovens 15 a 15 d. Nærværende udbudsmateriale beskriver nærmere den udbudte opgave. Kontraktperiode: Kontraktperioden er fra den 1. januar 2012 til den 31. december 2013, og Esbjerg Kommune skal have en option på forlængelse af kontrakten med 2 gange 1 år. Opgaven: Opgaven omfatter vagtcentralbetjening af beredskabet under Brand & Redning, Esbjerg Kommune. Opgaven indeholder følgende delområder: En vagtcentral inkl. back up, der sikrer vagtcentralbetjening døgnet rundt. Vagtcentralen skal kunne foretage nødvendig ekspedition og support under indsatser. Modtagelse og videreformidling af 112-alarmer via SINE radiosystemet. Udkald af indsatsleder og brandmandskab via pagere (selektiv udkald / gruppeudkald). Signaldækning til pagere skal dække i en radius på minimum 15 km. fra de 3 brandstationer i Kommunen. Registrering af køretøjstider via statusmeldinger. Registreringen omfatter afgangs- og ankomsttider samt tidspunkt for, hvornår køretøjet er disponibelt og hvornår det er frit. Elektronisk videresendelse af data til ODIN omfattende tidspunkt for alarmmodtagelse, alarmens ordlyd, tidspunkt for udkald af indsatsleder og brandmandskab, køretøjstider m.m. med henblik på rapportskrivning umiddelbart efter indsatsens afslutning. Modtagelse, videreformidling og administration af nødvendige oplysninger for vagtcentralens drift, herunder oplysninger om automatiske brandalarmeringsanlæg (ABA anlæg). Der er for nuvæ- Telefon Telefax f-f@esbjergkommune.dk

2 rende tilsluttet 58 kommunale eller kommunalt støttede anlæg til vagtcentralerne samt 139 andre ABA anlæg. Vagtcentralen skal kunne patche de forskellige enheders mobilterminaler og talegrupper for de forskellige mobilterminaler efter Brand & Rednings instruks. Dette skal ske enten manuelt eller automatisk i henhold til opsætning efter picks. Leverandøren skal levere og servicere 96 pagere til alarmering af brandmandskab. Desuden skal leverandøren i nødvendigt omfang omkode 24 kommunalt ejede pagere, så de kan anvendes ved alarmering. De 24 kommunalt ejede pagere er af typen: Swissphone DE920 (digitale). Alternativt til at omkode de 24 kommunalt ejede pagere er, at leverandøren leverer 24 ekstra pagere. Vagtcentralen skal i alle tilfælde videresende indgåede alarmer hurtigst muligt og i hvert fald indenfor 10 sekunder til de relevante enheder og mandskaber. Dette krav skal opfyldes for minimum 95 % af de indgåede alarmer. I de tilfælde, hvor kravet ikke bliver opfyldt skal dette rapporteres til Brand & Redning. Tilbagemeldingerne fra mobilterminalerne til vagtcentralen om terminalernes geografiske placering skal efter ønske fra Brand & Redning videresendes til Brand & Redning. De tilsluttede ABA anlæg skal afprøves 1 gang pr. måned. Opgaven er at udkoble anlægget under afprøvning og tilkobling efter endt afprøvning. Ligeledes skal anlægget kunne udkobles ved reparation etc. Brand & Redning udarbejder forholdsordre for det enkelte anlæg. Vagtcentralen skal 1 gang i kvartalet sende en statusrapport over afprøvning til Brand & Redning Kommunikationen inkl. dataoverførsler til GPS og efterfølgende meldinger ( send 1 og send 2 ) foregår i henhold til lovgivningen via SINE radiosystemet. Det er derfor en forudsætning at vagtcentralen kan modtage, signalbehandle og sende i den herfor gældende standard. I den landsdækkende implementering af SINE resterer indførelsen af SI- NE kontrolrum. Indførelsen af SINE kontrolrum er sendt i genudbud og tidsplanen herfor er: Udbud i foråret 2012 Valg af leverandør i efteråret 2012 Levering fra 2013 Når SINE kontrolrummene bliver implementeret skal leverandøren kunne håndtere overgangen og driften via kontrolrummene. Indtil da skal leverandøren kunne patche talegrupper fra forskellige enheder. Nøgletal for Esbjerg Kommune Esbjerg Kommune har et indbyggertal på pr. 1. januar Kommunen har et areal på 760 km 2. Overordnet beskrivelse af beredskabsområdet i Esbjerg Kommune. Brand & Redning er en del af Byrådssekretariatet i en

3 Organisationsplan med hovedopgaver er vedlagt som bilag 1. Redningsberedskabet struktur. Strukturen for redningsberedskabet er fastlagt ud fra en risikobaseret dimensionering. Beredskabet består af følgende slukningsområder: 112 Slukningsområde Station Indsats-leder 6556 Sædding Esbjerg Brandvæsen 6557 Fuglbæk i Esbjerg (Varde) kommune 6312 Esbjerg Esbjerg Brandvæsen 6313 Esbjerg E20 vestgående Bramming Brandvæ- sen 6317 Bramming Bramming Brandvæsen 6321 Holsted E20 østgående Bramming Brandvæsen (Vejen) 6308 Bramming E20 vestgående (Vejen) 6309 Bramming E20 østgående Esbjerg Brandvæsen 6320 Bramming Syd Bramming Brandvæsen Syd 6328 Ribe Ribe Brandvæsen Syd 6329 Ribe midtby Ribe Brandvæsen Syd 6326 Mandø Ribe Brandvæsen Syd 6330 Spandet sogn Ribe Brandvæsen (Haderslev) Syd Esbjerg Brand og Redning inkl. Støttepunkt har i 2010 haft et samlet udkald på 683 fordelt på alle former fra 1-1-2, ABA-anlæg, henvendelse til beredskabet etc. Esbjerg Brand & Redning råder over 30 mobilterminaler, 114 håndholdte terminaler (se fordeling nedenfor), samt ca.120 pagere. Vagtcentralen skal have mulighed for at udkalde individuelt fra 1 pager til alle. Antallet af udkald, håndterminaler, mobilterminaler og pagere er nævnt for at angive størrelsesordenen på vagtcentralydelsen. De med grå anførte terminaler vil som udgangspunkt ikke belaste vagtcentralen. Enhed: Mobilterminaler: Håndholdte terminaler: Brand & Redning Støttepunkt 5 5 Frivillige 0 39 Stab/krisestab 0 12 Esbjerg Havn 1 6 Esbjerg Lufthavn 0 3 Beskrivelse af den nuværende vagtcentralydelse - 3 -

4 Beredskaberne modtager alarmer fra såvel 1-1-2, direkte overførelser, direkte henvendelser etc. Alarmerne går til vagtcentralen i Kolding og videreformidles til de respektive brandstationer i henhold til pickliste og Brand & Rednings instruks herfor. Brandstationerne råder over følgende: Esbjerg: 3 slukningstog, der sammensættes ifølge pickliste. Bramming: 1 slukningstog, der sammensættes ifølge pickliste. Ribe: 2 slukningstog, der sammensættes ifølge pickliste. Støttepunkt Esbjerg: 5 enheder, der opererer i flere kommuner. Støttepunktet har udkald årligt. Tilbudsgivning Tilbudsgiver skal for det første angive en årlig ydelse på vagtcentralydelsen som beskrevet ovenfor herunder udgifter til linjer og antenner. For det andet skal der angives en årlig abonnementsafgift pr. anlæg for at have tilsluttet de kommunale og kommunalt støttede ABA anlæg. Endelig skal prisen for at få tilsluttet nye ABA anlæg oplyses. Priserne skal opgives i 2012 prisniveau. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms. Prisregulering Priserne er fast det første år regnet fra kontraktens start. Herefter skal der ske prisreguleringer årligt i såvel opadgående som nedadgående. Første prisregulering skal ske med virkning fra den 1. januar 2013, og prisreguleringen skal svare til udviklingen i den af KL udmeldte Kommunale pris- og lønudvikling fra 1. januar 2012 til 1. januar Tilsvarende reguleringsformel gælder for følgende prisreguleringer. Øvrige forhold Eksisterende udstyr i kommunens eje stilles vederlagsfrit til rådighed for den tilbudsgiver, der bliver tildelt opgaven. Ejerne af det stationære og det mobile udstyr har vedligeholdelsespligten over eget udstyr. Det er et konditionsmæssigt krav til tilbuddet, at tilbudsgiver dokumenterer, at de har de tekniske, organisatoriske og personalemæssige ressourcer til at kunne udføre vagtcentralydelsen på forsvarlig vis og tilbudsgiver skal kunne dokumentere, at de tidligere har udført tilsvarende opgaver. Tildelingskriterie Tildelingskriteriet ved valg af leverandør er laveste pris. Prisen består dels af den årlige ydelse til vagtcentralydelser samt de samlede årlige abonnementsafgifter fra de kommunale og kommunalt støttede ABA anlæg. Spørgsmål og svar - 4 -

5 Spørgsmål til udbudsmaterialet sendes skriftligt til Indkøber Charlotte Gotthardsen på mail senest onsdag den 5. oktober Seneste svarfrist på de skriftlige spørgsmål er onsdag den 12. oktober Alle spørgsmål/svar vil efterfølgende blive uploadet på Esbjerg Kommunes hjemmeside (samme sted som udbudsmaterialet) i anonymiseret form. Frist for tilbudsgivning Tilbud skal være Esbjerg Kommune, Indkøber Charlotte Gotthardsen, Torvegade 74, 6700 Esbjerg i hænde senest onsdag den 26. oktober 2011, kl. 12. Tilbuddet skal sendes elektronisk til mailadressen: chgot@esbjergkommune.dk. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at Esbjerg Kommune har tilbuddet i hænde rettidigt. Tildeling af opgaven Forventes meddelt onsdag den 2. november

6 [Skriv tekst] Bilag 1: Organisationsdiagram for Brand & Redning, Esbjerg Kommune. Organisationsplan Beredskabschef René Sigvartsen Administration Ansvar: BC René Sigvartsen Forebyggelse Ansvar: VBC Torsten Troelsen Drift og udrykning Ansvar: BI Christian P. Holst Forsikringsadministration Ansvar: ES Karen Wind KT Loa Brydebøl og KA Heidi Knudsen Personale- og lønadministration Ansvar: KA Irma Myllerup Petersen Sekretariatsfunktioner Ansvar: OA Else Jensen Regnskab, Budget Ansvar: OA Else Jensen og KA Irma Myllerup Petersen Byggesagsbehandling Ansvar: BI Anders Juul og BI Lasse Nygaard Christensen Risikostyring/-koordinering Ansvar: BI Kjeld Tauman Beredskabsplanlægning Ansvar: VBC Torsten Troelsen Brandsyn Ansvar: BI Lasse Nygaard Christensen, Kjeld Tauman og VBI Sussi Hvelplund Midlertidige tilladelser Ansvar: BI Lasse Nygaard Christensen Og VBI Sussi Hvelplund Uddannelse & kursusvirksomhed Ansvar: BI Jens Mølgaard og Diverse undervisere Materiel & Køretøjer Ansvar: BI Lars Nielsen, Mekaniker Thomas Laugesen BA Poul Erik Madsen og PM Erik Nissen Mandskab, ansatte og frivillige Ansvar: BI Jens Mølgaard Information, intern og ekstern Ansvar: BI Jens Mølgaard Udrykninger og indbe Ansvar:: BI Christian P. Holst Vagtcentral & IT-opgaver Ansvar: BI Christian P.Holst