Udbudsbetingelser. HOFOR A/S CVR-nr Ørestads Boulevard København S. Laboratorieanalyser 2016+

Transkript

1 om EU udbudsbekendtgørelse: 2016/S Udbudt af HOFOR A/S CVR-nr Ørestads Boulevard København S herefter betegnet HOFOR

2 Indholdsfortegnelse 1 Udbudsform Aftalens omfang Delaftaler Aftalens løbetid Udbudsmaterialet Besigtigelse Spørgsmål til udbud Tilbudsform og krav Rammen for udbudsmængderne Alternative tilbud Forbehold Tildelingskriterier Delaftale 1, vandkvalitetsanalyser Delaftale 2, miljøvand- og jordanalyser Aflevering af tilbud Vedståelsesfrist Vederlag Forhandling Aftaleindgåelse Tavshedspligt Kommunikation Vejledende tidsplan Side 2 af 14

3 1 Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til Forsyningsvirksomhedsdirektivet nr. 2014/25/EU af 26. februar 2014 Udbudsformen er: Udbud med forhandling. 2 Aftalens omfang Udbuddet vedr. en rammeaftale. Aftalen omhandler levering af laboratorieanalyser indenfor områderne vand-, miljø- og jordanalyser ifm. HOFORs aktiviteter indenfor vand, spildevand, fjernvarme, bygas, fjernkøling, vind og energiproduktion. Laboratorieanalyseopgaverne omfatter analyserådgivning, modtagelse af ordre, pakning og levering af prøveemballage, i nogle tilfælde prøvetagning, transport af prøver fra lokaliteter i HOFORs forsyningsområde til Leverandørens laboratorium, udførsel af analyser og rapportering. Udbuddet omfatter 2 delaftaler hhv. delaftale 1, vandkvalitetsanalyser og delaftale 2, miljø- og jordanalyser. HOFOR agter at afdække det normale behov for laboratorieanalyser, via disse delrammeaftaler. 3 Delaftaler Det samlede udbud er opdelt i 2 delaftaler som følger: Delaftale 1: Omfatter leverings af vandkvalitetsanalyser. Delaftale 2: Omfatter leverings af miljøvand- og jordanalyser. Tilbudsgiver kan afgive tilbud på den eller de delaftaler, som tilbudsgiver er prækvalificeret til. 4 Aftalens løbetid Aftalen forventes at træde i kraft den og er gældende frem til den , med mulighed for forlængelse på 3 x 1 år. 5 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser o Bilag UB1, Case - analysekapacitet Udkast til rammeaftale Inkl. bilag Side 3 af 14

4 Bilag, CSR Arbejdstagerrettigheder Forbeholdsliste Ydelsesbeskrivelse Ydelsesbeskrivelsesbilag o Bilag 1, krav til Standat importformat Tilbudslister o Delaftale 1, Vandanalyser o Delaftale 2, Miljøvand- og jordanalyser Tilbudsgiver skal straks ved modtagelsen kontrollere, at ovennævnte udbudsmateriale er modtaget i det omfang som beskrevet. 6 Besigtigelse Der vil ikke være mulighed for besigtigelse. 7 Spørgsmål til udbud Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål hurtigst muligt. Eventuelle spørgsmål til udbuddet bedes sendt til udbuddets kontaktperson jf. afsnit 19. Spørgsmål, der stilles senere end 12 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt og i anonymiseret form og vil blive sendt samtidigt til alle tilbudsgivere. 8 Tilbudsform og krav Tilbuddet skal være skriftligt og skrevet på dansk. Såfremt der i udbuddet er krav om fremsendelse af brochuremateriale/tekniske specifikationer/produktspecifikationer, generelle præsentationer og lignende kan dette også være udformet på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Tilbuddet skal afgives ved udfyldelse af tilbudshæftet. I tilbuddet skal alle forhold jf. udbudsmaterialet være indregnet. Alle poster i bilag til besvarelser såsom tilbudslisten, løsningsbeskrivelser mv. skal være udfyldt. Eventuelle dokumenter i Excel formater skal fremsendes både som PDF og Excel filer. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som HOFORs ejendom, og det vil ikke blive returneret. Side 4 af 14

5 Den endelige aftale vil være på dansk, undergivet dansk ret og baseret på det vedlagte udkast til aftale samt bilag hertil. 9 Rammen for udbudsmængderne Der gælder følgende vedrørende de udbudsmængder, som fremgår af tilbudslisterne: Udbudsmængderne er udelukkende opgjort til brug for tilbudsgivning og tilbudsevaluering. Udbudsmængderne er i størrelsesordenen af en forventet årsproduktion. De mængder, der kommer til at indgå i leveranceaftaler under denne rammeaftale, er ikke kendte og kan ikke opgøres med nogen sikkerhed på tidspunktet for tilbudsgivning. Det er alene enheds- og timepriser, der kommer til at indgå i rammeaftalen. Mængderne i den enkelte leveranceaftale vil variere meget både med hensyn til størrelse og fordeling på posterne, ligesom mængderne vil være frit variable. 10 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 11 Forbehold Tilbudsgiver skal afgive eventuelle forbehold i Bilaget Forbeholdsliste. Forbehold andre steder i tilbudsmaterialet kan ikke gøres gældende. Der kan ikke afgives forbehold for mindstekrav og/eller grundlæggende elementer. I det endelige tilbud accepterer HOFOR ikke forbehold der ikke kan prissættes eller som vedr. grundlæggende elementer og/eller mindstekrav. 12 Tildelingskriterier Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af tildelingskriteriet det bedste forhold mellem pris og kvalitet, baseret på følgende underkriterier (beregningsfaktor anført i procent): 12.1 Delaftale 1, vandkvalitetsanalyser Det bedste forhold mellem pris og kvalitet Pris: 50% Standardtidsfrist: 5% Hasteanalysetidsfrist: 10% Ekstra analyseparametre: 5% Akkrediteret analyser: 10% Detektionsgrænser: 10% Rådgivning: 10% Side 5 af 14

6 Beregningsmetoden der anvendes ved fastlæggelse af mest fordelagtige tilbud sker ved adderer samtlige underkriteriers beregnet pointscore. Tilbuddet der opnår det højeste antal point vil være det økonomisk mest fordelagtige tilbud pga. tildelingskriteriet det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Det enkelte underkriteriums beregnet pointscore fremkommer ved at multiplicere det opnåede antal point (0-10) med ovenstående beregningsfaktor. Underkriterier er uddybet nedenfor: Pris Prisen (tilbudssummen), svarer til den totale sum som fremkommer fra tilbudslisten ved at multiplicere enhedspris eller timepris med de tilhørende mængder og summere den totale sum. Pointtildeling: sker ud fra en targetmodel hvor target lav er lig med billigste tilbudssum og target høj er sat til billigste tilbudssum + 25%. Ved target lav opnås 10 point og target høj nul point. Kan modellen ikke rumme ¾ dele af de indkommende tilbudssummer, ændres target høj til billigste tilbudssum + 50%. Standardtidsfrist Tilbudsgiver skal angive en standardtidsfrist, i tilbudslisten, gældende for alle analyser. Ved evalueringen lægges der særligt vægt på en kort leveringstid: varelinjerne (analyserne) skal som minimum kunne leveres indenfor 10 arbejdsdage. det vægtes positivt i hvor høj grad varelinjerne (analyserne) kan leveres hurtigere. Højeste score vil opnås ved en standardtidsfrist på syv arbejdsdage. Pointtildeling: sker ud fra en targetmodel hvor target lav er lig med syv arbejdsdage og target høj er 10 arbejdsdage. Ved target lav opnås 10 point og target høj nul point. Dette medfører at der opnås 10 point ved syv arbejdsdage, 6,67 point ved otte arbejdsdage, 3,33 point ved ni arbejdsdage og 0 point ved 10 arbejdsdage. Hasteanalysetidsfrist Tilbudsgiver skal angive en hasteanalysetidsfrist for hver enkelt varelinje (analyse), i tilbudslisten. Ved evalueringen lægges der særligt vægt på en kort leveringstid: varelinjerne (analyserne) skal som minimum kunne leveres indenfor fem kalenderdage. det vægtes positivt i hvor høj grad varelinjerne (analyserne) kan leveres hurtigere. Højeste score vil opnås ved en hasteanalysetidsfrist på en kalenderdag. Pointtildeling: pointtildeling pr. varelinje sker ud fra en targetmodel hvor target lav er lig med en arbejdsdag og target høj er fem arbejdsdage. Ved target lav opnås 10 point og target høj nul point. Dette medfører at der opnås 10 point ved en arbejdsdag, 7,5 point ved to arbejdsdage, 5 point ved tre arbejdsdage, 2,5 point ved fire arbejdsdage og 0 point ved fem arbejdsdage. De enkelte hasteanalysetidsfrister, pr. varelinje (analyse), vægtes i forhold til hinanden på baggrund af de angivne forventede mængder. Den samlede score beregnes ved at addere de enkelte varelinjers vægtet pointscore. Ekstra analyseparametre Side 6 af 14

7 Tilbudsgiver skal angive de ekstra parametre der automatisk følger med i den enkelte analysepakke, i tilbudslisten. Ved evalueringen lægges der særligt vægt på antallet af ekstra analyseparametre: Tilbudsgiver skal som minimum kunne levere de analyseparametre som beskrevet i analysepakkerne. det vægtes positivt i hvor høj grad der naturligt kan leveres ekstra analyseparametre med i varelinjerne (analyserpakkerne). Højeste score opnås ved total 30 ekstra analyseparametre. Der er ikke krav om at ekstra parametre skal være udført akkrediteret. Pointtildeling: antallet af ekstra analyseparametre sammentælles og pointtildelingen sker herefter ud fra en targetmodel hvor target lav er lig med 30 ekstra parametre og target høj er nul ekstra parametre. Ved target lav opnås 10 point og target høj nul point. Akkrediteret analyser Tilbudsgiver skal angive i hvilket omfang analyseparametre der ikke er omfattet af bekendtgørelsen (BEK 1903 af 29/12/2015) udføres akkrediteret, i tilbudslisten. Ved evalueringen lægges der særligt vægt på antallet af analyseparametre der udføres akkrediteret: det vægtes positivt i hvor høj grad analyseparametre der ikke er omfattet af bekendtgørelsen udføres akkrediteret. Højeste score opnås ved at alle analyseparametre udføres akkrediteret. Hvis et analyseparameter ikke for nuværende kan udføres akkrediteret, vil den blive talt med hvis tilbudsgiver kan sikre, at denne er akkrediteret til at udføre analysen indenfor tre måneder fra aftale indgåelse (dette dokumenteres i så fald ved en tro og love-erklæring). Ekstra parametre indgår ikke i evalueringen. Pointtildeling: antallet af analyseparametre som ikke er omfattet af bekendtgørelsen, men som tilbudsgiver vil levere akkrediteret sammentælles og pointtildelingen sker herefter ud fra en targetmodel hvor target lav er lig med det total antal analyseparametre uden bekendtgørelseskrav og target høj er ingen akkreditering. Ved target lav opnås 10 point og target høj nul point. Detektionsgrænser Tilbudsgiver skal angive en detektionsgrænse for hver enkelt analyseparameter, i tilbudslisten. Ved evalueringen lægges der særligt vægt på en lav detektionsgrænse: analyseparametre skal som minimum kunne leveres med en detektionsgrænseværdier svarende til bekendtgørelseskravet angivet i tilbudslisten. det vægtes positivt i hvor høj grad analyseparametrene kan leveres med lavere detektionsgrænseværdier. Højeste score vil opnås ved en detektionsgrænseværdi svarende til den af HOFOR oplyste ønskede detektionsgrænseværdi i tilbudslisten. Pointtildeling: pointtildeling pr. varelinje sker ud fra en targetmodel hvor target lav er lig med den af HOFOR ønskede detektionsgrænseværdi og target høj er det i tilbudslisten oplyste mindstekrav. Ved target lav opnås 10 point og target høj nul point. De enkelte detektionsgrænseværdier, pr. varelinje (analyse), vægtes i forhold til hinanden på baggrund af de angivne forventede mængder. Den samlede score beregnes ved at addere de enkelte varelinjers vægtet pointscore. Side 7 af 14

8 Rådgivning Rådgivning, nyt stof i vand Tilbudsgiver skal beskrive hvordan tilbudsgiver vil håndtere en henvendelse, herunder løsningsmetoden, om en analyse af et fremmed stof i vand, grundvand eller drikkevand, der ikke allerede er en kendt analyse hos tilbudsgiver. Det forudsættes at der findes en analysemetode. Ved evalueringen lægges der særlig vægt på tilbudsgivers beskrivelser af, tilbudsgivers rådgivningssetup. i hvilken grad tilbudsgiver vil udvikle analysen, incl. tidshorisont for dette. om tilbudsgiver kan/vil finde andre leverandører, der kan gennemføre analysen ifald at tilbudsgiver ikke kan/vil udvikle analysen selv. Løsningsmetodens detaljeringsgrad herunder omfang (generelle og særlige aktiviteter) og klarhed (præcision og tilgængelighed). Pointtildeling: sker ud fra en objektiv evaluering af tilbudsgivers besvarelse. Der anvendes en pointskala fra 0 til 10 point. Pointskala: 0 gives for en ikke tilfredsstillende beskrivelse (konditionsmæssigt tilbud, der alene opfylder ufravigelige krav). 1 gives for en utilstrækkelige beskrivelse der kun i meget ringe grad udviser forståelse for HOFORs behov. 2 gives for en dårlige beskrivelse der kun i ringe grad udviser forståelse for HOFORs behov. 3 gives for en jævn dårlige beskrivelse der kun i nogen grad udviser forståelse for HOFORs behov. 4 gives for en under middel god beskrivelse der kun i mindre grad udviser forståelse for HOFORs behov. 5 gives for en middel god beskrivelse der i jævn grad udviser forståelse for HOFORs behov. 6 gives for en over middel god beskrivelse der i større grad udviser forståelse for HOFORs behov. 7 gives for en under tilfredsstillende beskrivelse der i rimelig grad udviser forståelse for HOFORs behov. 8 gives for en tilfredsstillende beskrivelse der på tilfredsstillende vis udviser forståelse HOFORs behov. 9 gives for en glimrende beskrivelse der i høj grad udviser forståelse for HOFORs behov. 10 gives for bedst mulige beskrivelse der i særdeles høj grad udviser forståelse for HOFORs behov og som har indarbejdet nye tiltag der vil forbedre kvaliteten og/eller effektivisere processen uden omkostninger for HOFOR. Rådgivning, ukendt forurening i vand Tilbudsgiver skal beskrive hvordan tilbudsgiver vil håndtere en henvendelse, om vejledning omkring valg af analyseparametre ved fund af f.eks. vand som har ukendt lugt eller smag. Det forudsættes at der findes analysemetoder og at disse er tilgængelige hos tilbudsgiver. Der er ikke viden hvilke stoffer vandet er forurenet med. Ved evalueringen lægges der særlig vægt på tilbudsgivers beskrivelser af, tilbudsgivers rådgivningssetup herunder i hvilken grad rådgivningen er tilstrækkelig. Side 8 af 14

9 I hvilket omfang tilbudsgiver kan levere at analysesetup hvor der er startes et sted men ændres undervejs i bestræbelsen på at finde forureningen til den rette pris. Løsningsmetodens detaljeringsgrad herunder omfang (af undersøgelsen) og klarhed (præcision, tilgængelighed og tidsforbrug). Pointtildeling: sker ud fra en objektiv evaluering af tilbudsgivers besvarelse. Der anvendes den tidligere beskrevne pointskala fra 0 til 10 point Delaftale 2, miljøvand- og jordanalyser Det bedste forhold mellem pris og kvalitet Pris: 60% Metodebeskrivelse, Analysekapacitet, miljøvandprøver: 12,5% Analysekapacitet, jordprøver: 12,5% Rådgivning, nyt stof i vand eller slam: 7,5% Rådgivning, ukendt forurening i vand: 7,5% Beregningsmetoden der anvendes ved fastlæggelse af mest fordelagtige tilbud sker ved adderer samtlige underkriteriers beregnet pointscore. Tilbuddet der opnår det højeste antal point vil være det økonomisk mest fordelagtige tilbud pga. tildelingskriteriet det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Det enkelte underkriteriums beregnet pointscore fremkommer ved at multiplicere det opnåede antal point (0-10) med ovenstående beregningsfaktor. Underkriterier er uddybet nedenfor: Pris Prisen (tilbudssummen), svarer til den totale sum som fremkommer fra tilbudslisten ved at multiplicere enhedspris eller timepris med de tilhørende mængder og summere den totale sum. Pointtildeling: sker ud fra en targetmodel hvor target lav er lig med billigste tilbudssum og target høj er sat til billigste tilbudssum + 25%. Ved target lav opnås 10 point og target høj nul point. Kan modellen ikke rumme ¾ dele af de indkommende tilbudssummer, ændres target høj til billigste tilbudssum + 50%. Metodebeskrivelse Tilbudsgivers kapacitet og teknisk formåen evalueres i forhold til tilbudsgivers metodebeskrivelse af de fire cases. Analysekapacitet, miljøvandprøver Tilbudsgiver skal beskrive dennes hasteanalysekapacitet. Bilag UB1, case - analysekapacitet beskriver omfanget af en hasteanalyseopgave hvor udtaget vandprøve skal analyseres for de parametre, der fremgår af bilaget. Analyserapporten skal jf. ydelsesbeskrivelsen fremsendes til HOFOR senest 24 timer efter at prøven er meldt klar til afhentning. Ved evalueringen lægges der særlig vægt på tilbudsgivers beskrivelser af, Side 9 af 14

10 hvor mange hasteanalyseprøver (ordrer) med disse analyseparametre, som tilbudsgiver kan garantere HOFOR, at tilbudsgiver kan håndtere, for HOFOR, i døgnet. Det oplyste prøveantal vil blive gjort til et kontraktkrav. Pointtildeling: sker ud fra en targetmodel hvor target lav er lig med 10 hasteanalyseprøver (ordrer) i døgnet og target høj er to hastanalyseprøver (ordrer) i døgnet. Ved target lav opnås 10 point og target høj nul point. Analysekapacitet, jordprøver Tilbudsgiver skal beskrive dennes hasteanalysekapacitet ift. en udtaget jordprøve der skal analyseres for: den udvidede jordpakke (metaller, kulbrinter, PAH og BTEX) samt cyanid den store jordpakke (metaller, kulbrinter, PAH og BTEX) jordpakken (metaller, kulbrinter og PAH) Analyserapporten skal jf. ydelsesbeskrivelsen fremsendes til HOFOR senest 24 timer efter at prøven er meldt klar til afhentning. Ved evalueringen lægges der særlig vægt på tilbudsgivers beskrivelser af, hvor mange hasteanalyseprøver (ordrer) jf. den udvidede jordpakke, som tilbudsgiver kan garantere HOFOR, at tilbudsgiver kan håndtere, for HOFOR, i døgnet. hvor mange hasteanalyseprøver (ordrer) jf. den store jordpakke, som tilbudsgiver kan garantere HOFOR, at tilbudsgiver kan håndtere, for HOFOR, i døgnet. hvor mange hasteanalyseprøver (ordrer) jf. jordpakken, som tilbudsgiver kan garantere HOFOR, at tilbudsgiver kan håndtere, for HOFOR, i døgnet. Det oplyste prøveantal vil blive gjort til et kontraktkrav. Pointtildeling: sker ud fra en targetmodel hvor target lav er lig med 20 hasteanalyseprøver (ordrer) i døgnet og target høj er fem hastanalyseprøver (ordrer) i døgnet. Ved target lav opnås 10 point og target høj nul point. Jordpakken hhv. den store jordpakke og den udvidede jordpakke vægtes i forhold til hinanden på baggrund af de angivne forventede mængder i tilbudslisten. Den samlede score beregnes ved at addere scoren for hhv. jordpakken, den store jordpakke og den udvidede jordpakkes vægtet pointscore. Rådgivning, nyt stof i vand eller slam Tilbudsgiver skal beskrive hvordan tilbudsgiver vil håndtere en henvendelse, herunder løsningsmetoden, om en analyse af et fremmed stof i vand eller slam, der ikke allerede er en kendt analyse hos tilbudsgiver. Det forudsættes at der findes en analysemetode. Ved evalueringen lægges der særlig vægt på tilbudsgivers beskrivelser af, tilbudsgivers rådgivningssetup. i hvilken grad tilbudsgiver vil udvikle analysen, incl. tidshorisont for dette. om tilbudsgiver kan/vil finde andre leverandører, der kan gennemføre analysen ifald at tilbudsgiver ikke kan/vil udvikle analysen selv. Side 10 af 14

11 Løsningsmetodens detaljeringsgrad herunder omfang (generelle og særlige aktiviteter) og klarhed (præcision og tilgængelighed). Pointtildeling: sker ud fra en objektiv evaluering af tilbudsgivers besvarelse. Der anvendes en pointskala fra 0 til 10 point. Pointskala: 0 gives for en ikke tilfredsstillende beskrivelse (konditionsmæssigt tilbud, der alene opfylder ufravigelige krav). 1 gives for en utilstrækkelige beskrivelse der kun i meget ringe grad udviser forståelse for HOFORs behov. 2 gives for en dårlige beskrivelse der kun i ringe grad udviser forståelse for HOFORs behov. 3 gives for en jævn dårlige beskrivelse der kun i nogen grad udviser forståelse for HOFORs behov. 4 gives for en under middel god beskrivelse der kun i mindre grad udviser forståelse for HOFORs behov. 5 gives for en middel god beskrivelse der i jævn grad udviser forståelse for HOFORs behov. 6 gives for en over middel god beskrivelse der i større grad udviser forståelse for HOFORs behov. 7 gives for en under tilfredsstillende beskrivelse der i rimelig grad udviser forståelse for HOFORs behov. 8 gives for en tilfredsstillende beskrivelse der på tilfredsstillende vis udviser forståelse HOFORs behov. 9 gives for en glimrende beskrivelse der i høj grad udviser forståelse for HOFORs behov. 10 gives for bedst mulige beskrivelse der i særdeles høj grad udviser forståelse for HOFORs behov og som har indarbejdet nye tiltag der vil forbedre kvaliteten og/eller effektivisere processen uden omkostninger for HOFOR. Rådgivning, ukendt forurening i vand Tilbudsgiver skal beskrive hvordan tilbudsgiver vil håndtere en henvendelse, om vejledning omkring valg af analyseparametre ved fund af f.eks. sort vand i en udgravning. Det forudsættes at der findes analysemetoder og at disse er tilgængelige hos tilbudsgiver. Der er ikke viden om gammel forurening i området, så det vides ikke hvad forureningen kan bestå af. Ved evalueringen lægges der særlig vægt på tilbudsgivers beskrivelser af, tilbudsgivers rådgivningssetup herunder i hvilken grad rådgivningen er tilstrækkelig. I hvilket omfang tilbudsgiver kan levere at analysesetup hvor der er startes et sted men ændres undervejs i bestræbelsen på at finde forureningen til den rette pris. Løsningsmetodens detaljeringsgrad herunder omfang (af undersøgelsen) og klarhed (præcision, tilgængelighed og tidsforbrug). Pointtildeling: sker ud fra en objektiv evaluering af tilbudsgivers besvarelse. Der anvendes den tidligere beskrevne pointskala fra 0 til 10 point. 13 Aflevering af tilbud Tilbud skal være HOFOR i hænde senest som angivet i afsnit 20. Tilbuddet skal fremsendes i 3 stk. fysisk eksemplarer + et elektronisk eksemplar på en USB nøgle, til: Side 11 af 14

12 HOFOR A/S Ørestads Boulevard 35 DK 2300 København S Att: Kontaktperson jf. afsnit 19 Mrk: Såfremt der er uoverensstemmelse mellem det fysisk leverede og USB stik, vil det være det fysisk fremsendte tilbud som gælder. HOFOR er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. 14 Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 6 måneder fra dato for afgivelse af tilbud. Tilbudsgiveren er bundet af sit tilbud, indtil HOFOR har indgået en aftale, dog mindst til vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra sit tilbud. 15 Vederlag HOFOR betaler ikke vederlag for tilbudsmaterialet og/eller deltagelse i udbudsprocessen. 16 Forhandling HOFOR vil invitere til nærmere forhandling enkeltvis for evaluering af tilbud og eventuelle afklaringer m.m. med alle tilbudsgivere, som har afgivet konditionsmæssigt tilbud. Dagsorden udsendes inden forhandlingsmøderne. Efter endt forhandlingsmøderunde (1. forhandlingsmøde) vil tilbudsgiver have mulighed for at opdatere sit tilbud og fremsende et revideret og endeligt tilbud. I det endelige (sidste) tilbud skal alle eventuelle forbehold være afklaret. På baggrund af de reviderede tilbud foretages en ny evaluering jf. tildelingskriterierne. Den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil få tildelt en aftale. HOFOR forbeholder sig dog ret til, at tildele aftalen på baggrund af det indledende tilbud. 17 Aftaleindgåelse Den/de vindende tilbudsgivere skal, mod forlangende, i stand-still perioden fremsende dokumenter der jf. udbudsmaterialet kan kræves fremsendt. Dette kan eksempelvis være, kopi af forsikringspolice, materialecertifikater og udstyrslister til godkendelse mv. Såfremt de krævede dokumenter ikke kan fremskaffes eller ikke er korrekte, vil HOFOR være forpligtet til at annullere tildelingen og foretage en ny tildeling blandt de tilbageværende konditionsmæssige tilbudsgivere. Side 12 af 14

13 18 Tavshedspligt Parterne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende med hensyn til enhver oplysning om hinandens eller om andres forhold, som måtte komme til deres kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. Denne tavshedspligt består også efter udbudsforretningens ophør. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes dog på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud vil kunne være omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver angive dette udtrykkeligt i sit tilbud. I den forbindelse ser HOFOR gerne, at tilbudsgiver tydeligt indikerer, hvilke oplysninger eller elementer, der så vidt muligt ønskes undtaget fra aktindsigt. HOFOR vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 19 Kommunikation HOFOR Alle henvendelser vedr. dette udbud skal skriftligt rettes til: HOFOR A/S Peter Albæk Fanth peaf@hofor.dk Tilbudsgiver Medmindre andet klart og tydeligt angives af tilbudsgiver, vil HOFOR stile al kommunikation under udbudsforretningen til den medarbejder hos tilbudsgiver, der har anmodet om at få tilsendt udbudsmaterialet. HOFOR stile under alle omstændigheder kun kommunikationen til en medarbejder hos tilbudsgiver. 20 Vejledende tidsplan Aktivitet Dato Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse Prækvalifikationsfrist kl Prækvalifikationsresultat / Opfordring til afgivelse af tilbud Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet HOFOR besvarer spørgsmål senest (6 dage før tilbudsfrist) Frist for tilbud kl Forhandling 1. forhandlingsrunde foregår i uge 15, nærmere tidspunkt vil blive oplyst i uge og Side 13 af 14

14 Aktivitet Dato Frist for revideret og endeligt tilbud kl Anmodning om ESPD oplysninger Frist for ESPD oplysninger Underretning om tildeling Indgåelse af aftale (Underskrift tidligst 11 dage efter afsendelse af underretning om tildeling af aftalen) Aftalestart Der tages forbehold for, at tidsplanen kan blive ændret. Side 14 af 14