Afdelingsbeskrivelser til kontorelever

Transkript

1 r til kontorelever Som kontorelev i Region Sjælland kommer du til at arbejde i fire til fem forskellige afdelinger i enten Sorø, Næstved eller Roskilde. Vi tilbyder tre linjer; 1. Økonomilinjen hvor du vil tilbringe meget af din elevtid i Regnskab og Indkøb i Roskilde. 2. Personalelinjen hvor du det meste af din elevtid vil være tilknyttet vores HR og Løn afdelingen i Næstved. 3. Generellinjen hvor du er ude i fire forskellige afdelinger. Som kan være i både Sorø, Næstved eller Roskilde. Nedenfor kan du se hvilke afdelinger, du kan komme igennem afhængigt af din linje. Personale Center for løn og personale Styring og analyse Jura og forhandling Generel Kvalitet og udvikling Regional udvikling Ledelsessekretariatet Staben i Næstved Koncern service Økonomi Center for løn og personale Regnskab Indkøb

2 Kvalitet og Udvikling Kvalitet og Udvikling arbejder blandt andet med styring af byggeopgaver, sundhedsaftaler, specialeplanlægning, forebyggelse, abort og sterilisation, patientsikkerhed og patientvejledning. Som elev i Kvalitet og Udvikling kommer du rundt i afdelingens forskellige teams, herunder KAP-S, Dokumentsekretariatet og Patiensikkerenheden. I Kvalitet og Udvikling vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Udarbejde og oprette kurser for de praktiserende læger og praksispersonale. Herunder bookning af kursuslokaler, kommunikation med deltagerne via mail og telefonopkald, samt udarbejde kursusmateriale. It sikkerhedsbesøg og FMK undervisning, med datakonsulenterne hos de praktiserende læger. Andre administrative opgaver Allen 15, 4180 Sorø

3 Center for Løn og Personale Løn og Personale høre under Koncern HR, men er fysisk placeret på Næstved Sygehus. Center for Løn og Personale løser opgaver inden for løn og personale, samt HR systemer. Vores primære opgaver er at sørge for, at alle medarbejdere i hele Region Sjælland får den korrekte løn og hjælp med support af diverse lønspørgsmål, dette spænder vidt fra sygehusene, Psykiatrien, sociale institutioner til Social og Sundhedsassistentelever. I Løn og Personale vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Daglig kontakt til afdelingerne Oprettelse af nyansatte medarbejdere, og oprettelse af ansættelsesbreve Ændringer i ansættelsesforhold Fratrædelse af medarbejdere Fejlrettelser af løn Udbetaling af kørselsgodtgørelse Kendskab til vagtplansystem Herlufsvænge 14 C, 4700 Næstved

4 Styring og analyse Koncern HR udgør ét af fem tværgående centre i regionen. Vi har ansvaret for de strategiske og styringsmæssige opgaver inden for områderne personalepolitik, MED og arbejdsmiljø, løn og personale samt leder- og kompetenceudvikling. Vores hovedopgave er at understøtte og udvikle Region Sjælland som en attraktiv arbejdsplads. Omverdenen stiller store krav og har høje forventninger til kvalitet, service og effektivitet. Det er derfor vigtigt, at Region Sjælland kan tiltrække, fastholde og udvikle en kompetent stab af medarbejdere og ledere, der både lokalt og i samspil med andre kan levere og udvikle en god offentlig service til regionens borgere, kommuner og virksomheder. Organisering Koncern HR er organiseret i enhederne Styring og Analyse, Løn og Personale, Jura og Forhandling, Strategi og Udvikling samt Center for Uddannelse og Kompetence (CUK). I Styring og analyse vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Indhente refusioner for sygdom, barsel og løntilskud Afstemme statuskonti vedrørende refusioner og eindkomst Afregne lønrelaterede medarbejderomkostninger såsom AES (Arbejdsgivernes Erhvervs Sygeforsikring) AUB (Arbejdsgivernes Uddannelses Bidrag) og ATP (Arbejdsmarkedets Tillægspension) Controlling af HR-standarder Fakturering af AKUT til faglige organisationer Allen 15, 4180 Sorø

5 Indkøb De overordnede mål med Region Sjællands indkøbsfunktion er at sikre den rette: Balance mellem storkunde fordele og lokale behov i indkøbsorganisationen Balance mellem individuelle forløb og standardiserede indkøbsprocesser Balance mellem driftsøkonomi og bæredygtighed i indkøbsaftaler Balance mellem lovregler, etik og kommercielt indkøbsadfærd Balance mellem indkøbsaftalerne og den indgået Driftsaftale med de involveret parter. Balance mellem Indkøbsaftalerne, Indkøbspolitikken og Koncern Økonomi s fælles strategi. I Indkøb vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Telefonbetjening, herunder servicering af Oracle-brugerne hjælpe, vejlede og bestille Aftale behandling: Rette priser behandle ordrebekræftelser tilføje nye varer til shoppen sikre at indgået aftaler overholdes. Afsende indkøbsordre til leverandører Behandle/fordele diverse indkommende mails. Gennemgang af udbudsforløb, herunder implementeringen af udbud. Gennemgang af anlægssager, samt apparaturanskaffelser. Ny Østergade 16, 4000 Roskilde

6 Regnskab (koncernøkonomi) Koncern Økonomi har fokus på at fastholde den tætte økonomiske styring og dermed bidrage til fortsat budgetoverholdelse. Regnskab håndtere opgaver indenfor: Bogføring af fakturaer, udlæg og posteringer for samarbejdspartnere Udstedelse af debitorfakturaer for samarbejdspartnere Bank og likviditetsfunktion mv. Anlægsregistrering Afregning for sociale institutioner Skatter, afgifter og momsafregning Ansvar og vedligehold af Kasse-regnskabsregulativ, regler vedr. ledelsestilsyn og div. forretningsgange for regnskabsområdet Oprettelse af kreditkort og bankfuldmagter Projekt- og fondsregistrering, projektregnskaber og EU- forvaltningsmyndighed Registrering, skat og regnskabsaflæggelse for Regionens erhvervsfonde og legater Support og hjælp til Regionens enheder vedr. ovenstående I Regnskab vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Betale fakturaer (kontering) Matcher ordre op med fakturaer Kvikfakturaer /omposteringer Ledelsestilsyn Udskrive fakturaer Udgiftsbilag Afstemning af konti Kasserapporter debit/kredit Betale via bank Køgevej 7 13, 4000 Roskilde

7 Jura og Forhandling Jura og Forhandling løser opgaver inden for regionale og specificerede lokale jura og forhandlingsopgaver. Følgende opgaver løses i Jura og Forhandling: Overenskomst- og regelfortolkning Lokalaftaler Personalesager Lønforhandlinger Personalejuridisk støtte ved forandringer Personalejuridisk ledelsesstøtte om løn og ansættelse I Jura og Forhandling vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Deltage i tjenstlige samtaler herunder referatskrivning og udarbejdelse af partshøringsskrivelser/afgørelsesbreve Varslingsskrivelser (f.eks. varsling om bortfald af løntillæg/ændret vagtform) Diverse HR-opgaver i relation til større organisationsændringer/budgettilpasninger Med afsæt i relevante overenskomster/arbejdstidsaftaler/seneste retspraksis løses forskellige juridiske problemstillinger Evt. Afvikling af lønforhandlinger Evt. overværelse af verserende retssag Allen 15, 4180 Sorø

8 Ledelsessekretariatet Ledelsessekretariatet er delt i tre afdelinger; Råds- og Direktionssekretariatet Kommunikation Presse Størstedelen af elevtiden foregår i kommunikation, men du kommer også til at tilbringe et par dage som direktionssekretær, hvor der besvares henvendelser, sendes dagsordener ud, tages referat ved møder mm. Kommunikation er sparringspartner og rådgiver for hele organisationen i forbindelse med udformning af konkrete kommunikationsprodukter ved både større og mindre opgaver. Kommunikation har som en af hovedopgaverne, at omsætte politiske beslutninger således, at de rette interessenter får den relevante information i rette tid. Opgaver der varetages i kommunikation: Pressehåndtering kritik af regionen i medierne samt positiv presse Nyhedsbreve til sygehusene Grafiske opgaver Sørger for at vores logo går igen i det rigtige format mm. Stillingsopslag Alle stillinger der slås op i hele regionen sendes ud herfra Vedvarende indsatser Sundhedsprisen, Politiker for en dag mm. Kampagner Livmoderhalskraft, mm. Patientkommunikation forbedre patientkommunikationen Intranet og hjemmeside Elevopgaver I Ledelsessekretariatet vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Hjælpe med stillingsopslag Drifte kontorelevintranet Sende materiale ud om ex. Sundhedsprisen til kommuner, biblioteker, skoler mm. Uploade materiale på hjemmeside, Facebook og Linkedin Oprette spørgerskemaer til nyhedsbreve Hjælpe med at drifte facebook sider, besvare henvendelser, poste opslag mm. Repræsentere Regionen ved offentlige arrangementer ex. Åbent sygehus Holbæk. Herunder lave spørgeskema til deltagerne og samle og analysere svarene. Læse korrektur på diverse tekster ex. den nye engelske version af hjemmesiden. Indsætte links til afdelingerne på alle kortene på hjemmesiden. Allen 15, 4180 Sorø

9 Regional udvikling Regional Udvikling løser opgaver på det regionale udviklingsområde. Regional Udvikling er opdelt i to afdelinger: Innovation og Vækst og Miljø og Ressourcer. Innovation og vækst arbejder med følgende opgaver: Den regionale vækst- og udviklingsstrategi og investeringsplan Erhvervsudvikling, herunder betjening af Vækstforum Sjælland Kollektiv trafik og infrastruktur Uddannelse, kompetencer og arbejdsmarked Innovation Attraktivitet (kultur, fødevarer, turisme) Internationalt samarbejde Miljø og ressourcer arbejder med at kortlægge og oprense forurenede grunde og planlægning af råstofudvinding. I din elevtid vil du primært være tilknyttet til Innovation og Vækst, men du vil også tilbringe et par uger i Miljø og Ressourcer. Læs mere om afdelingerne her: I Regional Udvikling vil du som kontorelev løse følgende opgaver: Fordeling af elektronisk og fysisk post Indkøbe kontorartikler/forbrugsvarer til afdelingen Administration af Rejsekort Mødebooking Praktiske opgaver i forbindelse med større møder, workshops og konferencer, fx udarbejdelse af deltagerlister, jakkekort, navneskilte mv. Bidrage til fordeling af elever til gymnasier, herunder deltagelse i møder med fordelingsudvalg (forår) Kulturpulje: administration af tilskudsansøgninger (forår) Opfølgning på tilskudsprojekter Allen 15, 4180 Sorø

10 Staben Næstved Staben i Næstved består af sygehusledelsens sekretariat, Økonomi og Plan og Kvalitet og Uddannelse. Staben betjener sygehusledelsen, sygehusets afdelingsledelser og sygehusets ansatte, og er fælles sekretariat for sygehusene Næstved, Slagelse og Ringsted. Staben varetager en række opgaver, bl.a.: Håndtering og koordinering af sygehusledelsens interne og eksterne kommunikation i samarbejde med kommunikationskonsulenter, herunder internet/intranet, nyhedsbreve mv. Journalføring vedr. sygehusledelsens personlige s og sygehusets officielle postkasser, herunder fysisk post til Næstved, Slagelse og Ringsted sygehuse. Sagsbehandling af patientklager- og erstatningssager. Ledelsesstøtte og rådgivning på personaleområdet Betjening af MED, NSR-udvalg Håndtering af patientjournaler, arkivering, oprydning (Journalarkiv) Planlægning af fællesintroduktion Uddannelsesområdet for forskellige faggrupper inden for sundhedsvæsenet Betjening af diverse møde fora I Staben vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Planlægning og koordinering af fællesintroduktionen og tilmeldingen hertil Kalenderstyring, telefonbetjening, udarbejdelse af dagsorden samt referent til møder Journalisere i FICS Håndtere både fysisk og elektronisk post til Næstved, Slagelse og Ringsted sygehuse Være med til at opdatere nyheder på Intranettet Bookning af mødelokaler, forplejning, tjenestebiler m.v. i Outlook/Pronestor Bestille kontorartikler i Oracle Registrere uddannelsessøgende Herlufsvænge 14 C, 4700 Næstved

11 Koncern Service Koncern Service løser serviceopgaver for sygehusene og psykiatrien. Serviceopgaverne er blandt andet vask af uniformer og linned, mad til patienter, kantine- og cafédrift, rengørings- og portøropgaver, transport mellem sygehusene og vedligeholdelse af grønne områder. Koncern Service sørger også for Regionshusets drift, og varetager kontraktholderfunktion for indgåede servicekontrakter med eksterne leverandører på serviceområdet. I Koncern Service vil du som kontorelev f.eks. komme igennem følgende opgaver: Deltage i administrationen af fællespostkasse Bestille kontorartikler og IT-udstyr hjem til afdelingen når der mangler Mødekoordinering planlægning, koordinering, lokaler, forplejning m.v. Administrative opgaver i forbindelse med ledige stillinger modtage ansøgninger, sende bekræftelser, indkalde til samtaler, afslag mm. Besøg i driftsområderne (på sygehusene) for at få indsigt i det arbejde Koncern Services medarbejdere udfører på sygehusene Deltagelse i og forberedelse af forskellige møder, temadage, sociale arrangementer m.v. Alléen 15, 4180 Sorø