Kvalitetsstyring af faglig rådgivning ved Danmarks Miljøundersøgelser, Aarhus Universitet

Transkript

1 Kvalitetsstyring af faglig rådgivning ved Danmarks Miljøundersøgelser, Aarhus Universitet Indholdsfortegnelse Kvalitetsstyring af faglig rådgivning ved Danmarks Miljøundersøgelser, Aarhus Universitet 1 Indholdsfortegnelse 1 Forord 2 1 Danmarks Miljøundersøgelser Juridisk identitet Uafhængighed og integritet Forsikringsforhold 3 2 Formål og opgaver Forskning Overvågning Faglig rådgivning Aftale om forskningsbaseret myndighedsunderstøttelse Aftaler om afgrænset faglig rådgivning Uddannelse Formidling 5 3 Organisation og ledelse Infrastruktur Samarbejdsudvalg Sikkerhedsorganisation Menneskerettigheder Grøn politik 9 4 Kvalitetsstyringssystem Kvalitetspolitik Kvalitetsmål Kvalitetsstyringssystemets opbygning Dokumentstyring Kvalitets-organisationen Indkøb 13 5 Procedurer i kvalitetsstyringssystemet Udarbejdelse af tilbud og indgåelse af kontrakter Projektoprettelse og styring af rådgivningsopgaver Fordeling af ansvar og beføjelser Faglig kvalitetssikring Dokumenthåndtering Datalagring Offentliggørelse af resultater og produkter Kundetilfredshed Afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger Styring af registreringer Intern audit Ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet 36 6 Oversigt over revisioner 37 Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 1af 37

2 Forord Danmarks Miljøundersøgelser, Aarhus Universitet (DMU-AU) udfører faglig rådgivning, overvågning af natur og miljø samt anvendt og strategisk forskning. Nærværende beskrivelse af kvalitetsstyring af den del af DMU-AU s aktiviteter, som vedrører faglig rådgivning. Kvalitetsstyringen, er DMU-AU s udfyldelse af kvalitetsstyringssystemet for forskningsbaseret myndighedsbetjening i Aarhus Universitet. DMU-AU s mål er at have en høj kvalitet i alle institutionens ydelser og processer. Virkemidlerne inden for DMU-AU s tre ansvarsområder forskning, overvågning og rådgivning er: akkreditering af analyser og godkendelse af undersøgelser formaliseret kvalitetsstyring (QA) i overvågning og på dataområdet intern kvalitetsstyring af faglig rådgivning internationalt peer review af forskningsresultater personalepolitiske virkemidler. DMU-AU arbejder vedvarende på at sikre og, i det omfang der er mulighed og behov herfor, forbedre kvaliteten. Kvalitetsstyringen af DMU-AU s faglige rådgivning er udarbejdet efter principperne i ISO 9001 Krav til kvalitetsledelsessystemer. En certificering i henhold til kravene i standarden er fravalgt på nuværende tidspunkt. DMU-AU s faglige rådgivning sker i samspil med DMU-AU s øvrige aktiviteter, hvor der også lægges vægt på at sikre kvaliteten: DMU-AU s akkreditering af kemiske analyser og godkendelse til udførelse af økotoksikologiske undersøgelser af kemikalier og bekæmpelsesmidler er givet af DANAK i henhold til internationale standarder. Overvågning omfatter DMU-AU s aktiviteter i forbindelse med det nationale program for overvågning af vandmiljø og natur, samt anden overvågning, eksempelvis i forbindelse med minedrift i arktiske områder. Kvalitetsstyringen af overvågning sker ved, at udførelsen sker som beskrevet i tekniske anvisninger. Kvalitetsstyringen på dataområdet vil fremgå af DMU-AU s reviderede datastrategi, som vil blive udarbejdet i DMU-AU s undervisning sker normalt i samarbejde med andre af Aarhus Universitets hovedområder i form af vejledning af enten specialestuderende eller ph.d.-studerende. Kvalitetssikring af den del af undervisningen, som omfatter forelæsninger sker sammen med den øvrige kvalitetssikring af universitets forelæsninger som beskrevet i Aarhus Universitets politik for kvalitetsarbejde på uddannelsesområdet. Kvalitetssikring af vejledning af ph.d.- studerende sker i regi af den ph.d.-skole, som den pågældende er tilknyttet. Kvalitetssikring af vejledning af specialstuderende sker i form af den studerende og vejlederens evaluering af forløbet med henblik på en vurdering af, om denne opgave varetages på en tilfredsstillende måde. Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 2af 37

3 1 Danmarks Miljøundersøgelser 1.1 Juridisk identitet Danmarks Miljøundersøgelser (DMU-AU) er en del af hovedområdet Naturvidenskab og Teknologi, Aarhus Universitet. DMU-AU s hovedadresse er: Danmarks Miljøundersøgelser, Aarhus Universitet Frederiksborgvej Roskilde Postboks 358 Tlf: Fax: dmu@dmu.dk 1.2 Uafhængighed og integritet Aarhus Universitet som DMU-AU er en del af er en selvejende institution inden for den offentlige forvaltning under tilsyn af ministeren for videnskab, teknologi og udvikling. Ifølge Universitetsloven har universitetet forskningsfrihed og skal værne om denne og om videnskabsetik. DMU-AU s rådgivning er som Aarhus Universitets øvrige rådgivning forskningsbaseret og tydelig adskilt fra den senere beslutning og håndtering fra politikeres og myndigheders side. Et væsentligt element i dette er, at DMU-AU s rådgivning er gennemsigtig ved som udgangspunkt at være offentlig. 1.3 Forsikringsforhold DMU-AU rådgivningsydelser er omfattet af den af DMU-AU tegnede forsikring for produktansvar og professionelt ansvar. Forsikringen dækker det erstatningsansvar, sikrede pådrager sig i forbindelse med rådgivning (Professionel Ansvarsforsikring) og/eller ved beskadigelse af personer eller ting forvoldt af produkter eller ydelser (Produktansvarsforsikring) under fremkommet ved af følgende aktiviteter i forbindelse med kommerciel virksomhed: 1. Undersøgelser, analyser, vurdering og overvågning af det ydre miljø 2. Analyser af stoffer og formulerede produkter 3. Rådgivning og formidling af ekspertviden og salg af højteknologisk know-how 4. Modelberegning og fremskrivningsmodeller (scenarieanalyser) 5. Kalibrering, vedligeholdelse og udvikling af måleudstyr 6. Kursus- og undervisningsvirksomhed. Derudover er DMU-AU selvforsikret, jf. Cirkulære nr af 9. december 2005 om selvforsikring i staten mv. Der findes en uddybende beskrivelse af forholdene omkring forsikring på DMU-AU s intranet. Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 3af 37

4 2 Formål og opgaver DMU-AU s formål er at tilvejebringe et fagligt og videnskabeligt grundlag for de miljø- og naturpolitiske beslutninger, der træffes af regering og Folketinget, ministerier, Grønlands Selvstyre, regioner og kommuner, men også i den øvrige del af samfundet og i EU. DMU-AU administrerer ikke lovgivningen. DMU-AU indsamler, bearbejder og vurderer oplysninger om naturen og miljøet og anvender denne viden som baggrund for uafhængig, faglig rådgivning af det politiske/administrative system. 2.1 Forskning DMU-AU udfører både anvendt forskning og udviklingsarbejde, der retter sig mod at afhjælpe specifikke natur- og miljøproblemer, og langsigtet, strategisk forskning. Forskningsprojekterne understøtter den faglige rådgivning og uddannelse. 2.2 Overvågning DMU-AU deltager i den nationale overvågning af vandmiljøet og naturen. DMU-AU er fagdatacenter for følgende områder: Luft Marine områder Ferskvand Stofudvaskning fra dyrkede arealer (Landovervågning) Terrestrisk natur Arter. DMU-AU forestår overvågningen af luften samt dele af overvågningen af marine områder og arter. DMU-AU deltager desuden i det internationale datasamarbejde på natur- og miljøområdet. Overvågningen udføres for at imødekomme internationale behov i forhold til direktiver, lovgivning og konventioner, vurdere effekten af politisk administrative foranstaltninger, skabe grundlag for nye naturpolitiske initiativer og skabe et overblik over udviklingen i natur og miljø, så miljøproblemer kan forudsiges og udpeges så tidligt som muligt. Endvidere indgår overvågning som en del af DMU-AU s faglige rådgivning af Grønlands Selvstyres Råstofdirektorat, jf. kap Faglig rådgivning DMU-AU rådgiver Miljøministeriet, Grønlands Selvstyres Råstofdirektorat og andre offentlige myndigheder, private organisationer og virksomheder. Rådgivningen udføres både i form af analyser, udredninger, besvarelse af henvendelser og ved at DMU-AU s medarbejdere deltager i kommissioner og udvalg. DMU-AU s rådgivning sker dels i henhold til en aftale mellem Aarhus Universitet og Miljøministeriet om DMU-AU s forskningsbaserede myndighedsunderstøttelse af ministeriet, og dels i henhold til aftaler om konkrete afgrænsede opgaver om faglig rådgivning mellem Miljøministeriet eller andre opdragsgivere Aftale om forskningsbaseret myndighedsunderstøttelse Aarhus Universitet og Miljøministeriet har indgået en fireårig kontrakt om udførelse af forskningsbaseret myndighedsunderstøttelse ved Danmarks Miljøundersøgelser. Kontrakten etablerer rammerne for et samarbejde, der skal sikre, at DMU-AU gennemfører forskning, rådgivning og overvågning, der understøtter Miljøministeriets forvaltningsmæssige opgaver, samt har den viden og de kompetencer, der kræves for at levere forskningsbaseret myndighedsunderstøtning inden for de fagområder, som er omfattet af aftalen. Kontrakten genforhandles hvert år. Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 4af 37

5 2.3.2 Aftaler om afgrænset faglig rådgivning Aftale om en konkret afgrænset opgave om faglig rådgivning kan være indgået efter at en opgave har været i udbud, eller efter at der er rettet direkte henvendelse til DMU-AU. Der kan være tale om opgaver, hvor DMU-AU alene står for udførelsen, hvor DMU-AU er hovedleverandør men benytter sig af underleverandører, og endelig hvor DMU-AU er underleverandør til en anden hovedleverandør. DMU-AU s samarbejdspartnere som hoved- eller underleverandør kan være såvel andre områder inden for Aarhus Universitet som andre nationale eller internationale institutioner og private virksomheder. 2.4 Uddannelse DMU-AU bidrager til forskeruddannelse og de videregående uddannelser inden for sine fagområder. Undervisningen omfatter uddannelse af ph.d.- og specialestuderende, forskningsprofessorater, eksterne lektorer, kurser på bachelor- og kandidatuddannelse samt masteruddannelse. 2.5 Formidling DMU-AU formidler aktivt viden og resultater gennem forskellige kanaler, primært DMU-AU (og AU s) hjemmesider, det elektroniske nyhedsbrev DMU-Nyt samt gennem sociale medier som fx Facebook. Forskningsresultater formidles i videnskabelige artikler i internationale tidsskrifter. Resultater af overvågning og rådgivning formidles i faglige rapporter og via databanker. Her ud over formidler DMU-AU populærfaglig viden i rapporter, bøger og indlæg i fagblade og massemedier. Desuden formidler DMU-AU viden gennem medarbejdernes deltagelse i møder og kongresser. DMU-AU s formidlingspolitik indeholder følgende overordnede målsætninger: at målrette al information at øge kendskabet til DMU-AU at kvalitetssikre al information at tilstræbe et professionelt, miljøvenligt og rimeligt ensartet layout og udstyr i DMU-AU s formidlingsprodukter ved at udforme principper og rådgive medarbejderne at sikre myndigheder, institutioner og borgere hurtig og nem adgang til DMU-AU s viden løbende at uddanne DMU-AU s medarbejdere i skriftlig og mundtlig formidling at orientere ledelse og relevante myndigheder og samarbejdspartnere om information, der udsendes fra DMU- AU. DMU-AU s formidlingspolitik er uddybet på DMU-AU s intranet. Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 5af 37

6 3 Organisation og ledelse Det overordnede ansvar for DMU-AU varetages af bestyrelsen for Aarhus Universitet, mens den daglige ledelse er direktørens ansvar efter bemyndigelse fra rektor. Hver af de otte forskningsafdelinger ledes af en forskningschef. DMU-AU s afdelinger er fordelt på tre tjenestesteder i Roskilde, Silkeborg og på Kalø: Aarhus Universitet Direktion Forsknings-, overvågningsog rådgivningssekretariat Økonomi- og Kommunikationssekretariat HR-Afdeling IT-Afdeling Roskilde Silkeborg Kalø Afdeling for Systemanalyse Afdeling for Atmosfærisk Miljø Afdeling for Marin Økologi Afdeling for Miljøkemi og Mikrobiologi Afdeling for Arktisk Miljø Afdeling for Terrestrisk Økologi Afdeling for Ferskvandsøkologi Afdeling for Vildtbiologi og Biodiversitet DMU-AU s ledelse har fastsat en række principper og standardprocedurer for den daglige drift af DMU-AU, hvoraf nogle er fastsat på Aarhus Universitet-niveau og rammerne udfyldt af DMU-AU, og andre er alene fastsat på DMU-AU-niveau. Disse principper og standardprocedurer er i det omfang, de er relevante for kvalitetsstyringen af DMU-AU s faglige rådgivning, beskrevet i nærværende dokument. 3.1 Infrastruktur Bibliotek DMU-AU har egen biblioteksfunktion, DMU-AU s bibliotek, som er en del af Aarhus Universitets Biblioteker (26 større eller mindre institutbiblioteker og Statsbiblioteket). Til litteratursøgning har DMU-AU s bibliotek (via nationalt samarbejde) on-line adgang til mange danske og internationale databaser (herunder Web of Science, BIOSIS, Medline, Scopus, CAB abstracts etc.) og flere tusinde elektroniske tidsskrifter fra førende forlag (Elsevier, Springer, Taylor & Francis, Wiley/Blackwell etc.) samt e- bøger. DMU-AU s bibliotek råder over relevante videnskabelige bøger og tidsskrifter, indkøbt gennem de seneste ca. 50 år. Endvidere abonnerer biblioteket på trykte fagtidsskrifter, der endnu ikke findes elektronisk. DMU-AU s medarbejdere har således adgang til stort set al tilgængelig litteratur, og hvis DMU-AU s bibliotek ikke selv har direkte adgang, bliver litteraturen skaffet fra ind- og udland af bibliotekarerne. Der er link til DMU-AU s bibliotekssystem via DMU-AU s intranet. Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 6af 37

7 3.1.2 Grafisk Værksted og generel formidling DMU-AU råder over eget grafisk værksted, som yder service inden for billedbehandling og grafisk opsætning. Generel formidling varetages af Sektion for Kommunikation og Dokumentation, som har ansvar for populærvidenskabelig formidling, DMU-AU s hjemmeside og udgivelse af nyhedsbreve Økonomistyring Økonomisektionen har ansvar for udvikling og vedligeholdelse af økonomi- og rapporteringssystemer. DMU-AU anvender Navision Stat som økonomistyringssystem samt et projekt- og ressourcestyringsmodul hertil, kaldet ARS IT-systemer DMU-AU s IT-organisation er tæt integreret i forhold til de faglige opgaver, og stiller alle de IT-services og faciliteter til rådighed, som er nødvendige for at understøtte opgaverne med faglig rådgivning og DMU-AU s øvrige opgaver. ITorganisationen består af en IT-afdeling, hvis medarbejdere er fordelt på DMU-AU s tre tjenestesteder, samt et antal lokalt placerede systemudviklere, databaseadministratorer m.m. i afdelingerne. Samlet sikrer dette, at der altid findes IT-ekspertise tæt på brugerne. DMU-AU efterlever IT-sikkerhedsstandarden DS 484. Teknisk er installationerne effektiviserede og konsoliderede, idet langt de fleste serverinstallationer befinder sig på tjenestedet i Roskilde. For at sikre performance i det daglige arbejde, samt en vis uafhængighed af netværksforbindelserne mellem tjenestestederne er visse vigtige services som fx fil- og printservice desuden lokalt placeret i serverrum på tjenestestederne på Kalø og i Silkeborg. Fra den enkelte IT-arbejdsplads er der adgang til en bred vifte af standardsoftware, herunder Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint), baseret på Outlook og Exchange Server, Adobe Reader, SAS (Statistik), jzip (kompatibel med Winzip), Paint Shop Pro (svarende til Adobe Elements). Viften af IT-services i DMU-AU er baseret på, at IT-installationerne er moderne og fuldt tidssvarende, og at IT-afdelingen med en meget kompetent medarbejderstab tager sig af de nødvendige ansvarsområder: Drift, vedligeholdelse af IT-infrastrukturen, herunder fysisk netværk, logisk netværk, firewall, VPN-system, Identity Management, platform for virtuelle servere, servere (primært Windows og Linux), storage (SAN-systemer), backup/restore, databaseservere (primært Microsoft SQL Server til fagdatabaser), e-postservere (Microsoft Exchange), GIS-servere (med ESRI-software), Navision/ARS, fil- og print m.m. Vedligeholdelse af driftsdokumentation (herunder driftshåndbøger), procedurer i forbindelse med IT-sikkerhed m.m., softwarelicensaftaler, leverandørkontrakter m.m. Desktop Management, herunder brugersupport, brugeradministration, brugerinformation og -uddannelse, indkøb, opsætning og vedligeholdelse af pc er, support til måleudstyr og laboratorieteknisk udstyr, support til telefoni, videokonference og AV-udstyr m.m. Fremdrifts- og udviklingsopgaver, herunder etablering af nye services, rådgivning i forhold til nye IT-behov, der opstår i afdelingerne, opdatering af udstyr og software, udviklingsopgaver i relation til DMU-AUs faglige opgaver, projektledelse, deltagelse i projektledelse i opgaver på tværs af afdelinger. IT-fagligt samarbejde internt og eksternt, herunder samarbejdet internt i Aarhus Universitet og med eksterne parter som Miljøministeriet og Danmarks Miljøportal Laboratorier m.m. DMU-AU har laboratorier, som er fuldt udstyrede med moderne udstyr: til håndtering og forbehandling af prøver samt apparatur til måling af uorganiske og organiske kemiske forbindelser til bestemmelse af DNA fra biologiske prøver Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 7af 37

8 fryserum og frysecontainere til opbevaring af prøver ved -20 C, incl. vævsprøvebank for danske pattedyr og en vævsprøvebank for arktiske dyr. DMU-AU er akkrediteret til kemiske analyser og godkendt til udførelse af økotoksikologiske undersøgelser af kemikalier og bekæmpelsesmidler. Akkreditering og godkendelse er givet af DANAK i henhold til internationale standarder. DMU-AU råder over udstyr, som er nødvendig for indsamling af prøver inden for DMU-AU s fagområder og udførelse af aktiviteter i felten i øvrigt. 3.2 Samarbejdsudvalg DMU-AU har et Hovedområdesamarbejdsudvalg (HSU). Medlemmerne af HSU er medarbejder- og ledelsesrepræsentanter fra alle tre tjenestesteder. Herudover er der nedsat et samarbejdsudvalg på hvert af DMU-AU s 3 tjenestesteder. I overensstemmelse med Cirkulære om Samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner af 8. maj 2008 er der indgået en samarbejdsaftale, som er underskrevet af DMU-AU s direktør og næstformand for HSU. Samarbejdsaftalen samt dagsorden og referater fra møder i HSU og samarbejdsudvalgene på de tre tjenestesteder findes tilgængelig for DMU-AU s medarbejdere på DMU-AU s intranet. 3.3 Sikkerhedsorganisation DMU-AU ønsker med sin arbejdsmiljøpolitik at sikre et godt arbejdsmiljø med såvel fysisk som psykisk trivsel for alle ansatte. En forudsætning for dette er, at arbejdet i alle led udføres sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt ud fra en vurdering af de forhold i arbejdsmiljøet, som på både kort og langt sigt kan have indvirkning på den fysiske og psykiske sundhed. En uddybning af DMU-AU s arbejdsmiljøpolitik findes på DMU-AU s intranet. På Aarhus Universitet varetages arbejdsmiljø- og sikkerhedsindsatsen af de forskellige parter i AU s Arbejdsmiljøorganisation, som består af følgende niveauer: Koordinationsudvalget for Arbejdsmiljø ved Aarhus Universitet Arbejdsmiljøudvalg på hovedområdeniveau Arbejdsmiljøunderudvalg og institutudvalg Arbejdsmiljøgrupper. Koordinationsudvalget er sammensat af en repræsentant for hver af universitetets hovedområder. Udvalget er koordinerings-, vejlednings- og tilsynsorgan for arbejdsmiljø- og sikkerhedsarbejdet på Aarhus Universitet. Den øvrige del af AU s arbejdsmiljøorganisation har DMU-AU implementeret med et koordinationsudvalg, som dækker alle tre tjenestesteder og et sikkerhedsudvalg på hvert af tjenestestederne, jf. nedenstående oversigt. Hver afdeling har en sikkerhedsgruppe, dog med undtagelse af afdelingen på Kalø, som dækkes af arbejdsmiljøudvalget. Sikkerhedsgrupperne består af valgte sikkerhedsrepræsentanter og ledelses-udpegede repræsentanter for AC erne. Sikkerhedsgrupperne har valgt repræsentanter til sikkerhedsudvalgene, og sikkerhedsudvalgene har valgt repræsentanter til det fælles DMU-AUkoordinationsudvalg. Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 8af 37

9 DMU s koordinationsudvalg Sikkerhedsudvalg Sikkerhedsudvalg Sikkerhedsudvalg Roskilde Silkeborg Kalø 9 sikkerhedsgrupper 4 sikkerhedsgrupper DMU-AU s retningslinjer for sikkerhed og arbejdsmiljø er beskrevet i DMU-AU s sikkerhedshåndbog. For enkelte konkrete områder er der udarbejdet specifikke anvisninger: Håndbog om sikkerhed ved feltarbejde i Grønland Sikkerhed ved feltarbejde på havet i Danmark i skibe Sikkerhed ved feltarbejde på havet og fjorde i både Sikkerhed ved feltarbejde på søer i småbåde Sikkerhed ved optællinger på havet fra fly. Sikkerhedshåndbogen samt de specifikke anvisninger findes på DMU-AU s intranet. DMU-AU s medarbejdere er omfattet af såvel DMU-AU s retningslinjer som de generelle retningslinjer for arbejdsmiljø ved Aarhus Universitet. Regler på arbejdsmiljøområdet, beredskab og assistancer, kurser mm. på Aarhus Universitet findes på universitets hjemmeside. 3.4 Menneskerettigheder DMU-AU lever op til kravene i SA 8000 standarden for social ansvarlighed, hvilket indebærer, at DMU-AU overholder menneskerettighederne, de internationale arbejdslove samt alle konventioner omhandlende børnearbejde, som er indeholdt i SA Dokumentation herfor findes i en generel erklæring om overholdelse af dansk og international lovgivning. 3.5 Grøn politik DMU-AU har med sin miljøhandlingsplan som mål at medvirke til en forbedring af miljøstyringen på udvalgte indsatsområder og miljøhensyn skal være en integreret del af DMU-AU s daglige arbejde. Aarhus Universitet vil fremlægge en samlet miljø- og energipolitik for AU. DMU-AU s miljø- og energipolitik vil blive tilpasset denne Miljøpolitik DMU-AU s miljøpolitik er: at minimere miljøbelastningen ved at udnytte energi, vand og råvarer bedst muligt at minimere udledninger og affaldsmængder og at begrænse brugen af farlige stoffer at minimere miljøbelastningen i forbindelse med tjenesterejser, fx ved at vælge transportform med omtanke, dvs. tog frem for fly, når det er muligt, og øge antallet af videolinkmøder at miljøvurderinger foretages og indgår som en væsentlig parameter i beslutningen om indkøb. Indkøb skal i så høj grad som muligt ske med omtanke for miljøet, dvs. der skal så vidt muligt indkøbes produkter med officielt anerkendte miljømærker Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 9af 37

10 at udvikle miljørigtige processer i forbindelse med udførelsen af opgaver at fremme miljøbevidstheden i DMU-AU ved gennem energisparekampagner rettet mod medarbejdere at sikre, at medarbejderne generelt og i dagligdagen husker at begrænse brugen af el, vand og varme at udarbejde en årlig afrapportering om vores miljøpræstation i form af et grønt regnskab at inddrage arbejdsmiljøspørgsmål som en naturlig del af miljøstyringsarbejdet. DMU-AU s miljøpolitik er uddybet på DMU-AU s intranet Grønt regnskab DMU-AU udarbejder hvert år et grønt regnskab. Det grønne regnskab udarbejdes af et udvalg for grønt regnskab nedsat under DMU-AU s Grønne udvalg. Det Grønne udvalg er sammensat af repræsentanter fra DMU-AU s tre tjenestesteder. Udvalget for grønt regnskab er sammensat af repræsentanter med ansvar for grønt regnskab inden for følgende områder: energi og affald indkøb af kemikalier publikationer emissionsberegninger. Der indsamles inden for hvert emneområde data, som bruges som grundlag for vurdering af muligheder for at iværksætte initiativer, der reducerer energiforbrug og/eller miljøbelastning. Data skal endvidere dokumentere effekten af iværksatte tiltag. Der er siden 1993 udarbejdet grønne regnskaber, hvor der er målt og registreret data på energi, vand og varme. Der er siden 2009 lagt særligt vægt på DMU-AU s CO 2 -udslip, bl.a. i form af registrering af tjenestebilers alder. Som et fremtidigt tiltag er DMU-AU i gang med at undersøge, om Risø og DMU-AU i fællesskab kan få vedvarende grøn energi ved at udnytte en vindmølle placeret på Risøs areal. Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 10af 37

11 4 Kvalitetsstyringssystem Kvalitetsstyringen af DMU-AU s faglige rådgivning er udarbejdet efter principperne i ISO 9001 Kvalitetsledelsessystemer - Krav. Certificering af kvalitetsstyringssystemet er fravalgt på nuværende tidspunkt. Kvalitetsstyringssystemet for DMU-AU s faglige rådgivning har sit ophæng i kvalitetsstyringssystemet for forskningsbaseret myndighedsbetjening ved Aarhus Universitet. Kvalitetsstyringssystemet omfatter en række procedurer, som i mange tilfælde er uddybet i vejledninger på DMU-AU s intranet Bazaren. DMU-AU s medarbejdere er pligtige til løbende at holde sig ajour med Bazaren. Ændringer i vejledninger mv. bliver annonceret i nyhedsoversigten på Bazaren. 4.1 Kvalitetspolitik DMU-AU s kvalitetspolitik for DMU-AU s faglige rådgivning lægger vægt på faglig kvalitet, rettidighed, koordinering med relevante fagmiljøer, dialog med brugerne og tydeliggørelse af det faglige beredskab. Kvalitetsstyringssystemet skal bidrage til at sikre kvaliteten af DMU-AU s faglige rådgivning, og kvalitetsstyringssystemet vil derfor være under løbende evaluering og forbedring. 4.2 Kvalitetsmål DMU-AU har følgende overordnede kvalitetsmål for den faglige rådgivning: den faglige kvalitet af DMU-AU s rådgivning er af høj kvalitet og i overensstemmelse med det, som er aftalt med rekvirenten af rådgivningsydelsen produkterne af DMU-AU s faglige rådgivning leveres til rekvirenten inden for den aftalte tidsfrist samarbejdet mellem rekvirenterne af DMU-AU s faglige rådgivning og de involverede DMU-AU medarbejdere, som indgår i opgaven, sker til begges tilfredshed. For 2010 er kvalitetsmålet følgende: at kvalitetsstyringssystemet er formidlet til alle DMU-AU s medarbejdere, som bidrager til den faglige rådgivning. Dette sker ved information på intranettet og ved møder i afdelingerne. o Kvalitetsmålet er opfyldt, når informationen er givet som beskrevet. Foreløbige kvalitetsmål for 2011: at fastlægge fremgangsmåde for undersøgelse af brugertilfredshed mhp., at det kan anvendes til ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet. o Kvalitetsmålet er opfyldt, når fremgangsmåden for undersøgelse af brugertilfredshed med DMU-AU s faglige rådgivning er fastlagt og taget i brug, således at resultatet kan inddrages i den årlige evaluering af kvalitetsstyringssystemet. 4.3 Kvalitetsstyringssystemets opbygning Kvalitetsstyringssystemet indeholder en række procedurer for DMU-AU s faglige rådgivning. For mange af procedurerne findes der uddybninger, vejledninger og skabeloner på DMU-AU s intranet, Bazaren. Kvalitetsstyringssystemet er opbygget i overensstemmelse med Kvalitetssikring af den forskningsbaserede myndighedsbetjening ved Aarhus Universitet. Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 11af 37

12 4.4 Dokumentstyring Kvalitetsstyringssystemet omfatter ud over nærværende beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet også de sider på DMU-AU s intranet, der henvises til. Kvalitetsstyringssystemet er forsynet med versionsnummer og ikrafttrædelsesdato. Sidenummer og side antal er påført hver side. Bagest i kvalitetsstyringsdokumentet oplyses de ændringer, der er foretaget ved revision af kvalitetshåndbogen, samt initialer af de personer, der har foretaget og godkendt ændringerne. Beskrivelsen af kvalitetsstyringssystemet findes elektronisk på DMU-AU s intranet. Dokumenter, der henvises til på DMU-AU s intranet, forsynes med versionsnummer, ikrafttrædelsesdato og navn på de personer, som er ansvarlige for udarbejdelse og godkendelse af dokumenterne. Proceduren for styring af dokumenter med registreringer, som vedrører kvalitetsstyringssystemets funktionalitet, er beskrevet i kap Kvalitets-organisationen Organiseringen af kvalitetsstyringen af DMU-AU s faglige rådgivning fremgår af figur 3. Direktionen Kvalitetskoordinator (FORS) QAansvarlig (TERI) QAansvarlig (VIBI) QAansvarlig (FEVØ) QAansvarlig (MAR) QAansvarlig (ATMI) QAansvarlig (AM) QAansvarlig (SYS) QAansvarlig (MIMI) Direktionen har ansvar for at sikre, a) at den høje faglighed og kvalitet af DMU-AU s rådgivning vedvarende er i fokus blandt medarbejderne, og b) at der vedvarende er fokus på mulighederne for forbedring af den faglige rådgivning. Kvalitetspolitikken fastlægges af direktionen og målbare kvalitetsmål fastlægges af direktionen efter drøftelse i chefkredsen. Kvalitetskoordinatoren servicerer direktionen og chefkredsen med input til ledelsens evalueringer af kvalitetsstyringssystemet, jf. kap Derudover er kvalitetskoordinatoren ansvarlig for at: holde sig orienteret om, hvordan kvalitetsstyringssystemet fungerer sikre, at dokumenterne i kvalitetsstyringssystemet er opdaterede sikre, at dokumenterne i kvalitetsstyringssystemet er i overensstemmelse med Kvalitetssikring af den forskningsbaserede myndighedsrådgivning ved Aarhus Universitet foretage opsamling på registreringer og indarbejde denne i den årlige evaluering af kvalitetsstyringssystemet med forslag til eventuelle justeringer eller forbedringer til chefkredsen overveje, om der er behov for forbedringer eller modtage forslag hertil og sørge for håndtering af disse ved forelæggelse for direktionen og implementering i kvalitetsstyringssystemet sikre samarbejde og erfaringsudveksling mellem afdelingernes QA-ansvarlige udarbejde et auditprogram som sikrer, at der gennemføres intern audit i alle faglige afdelinger med passende mellemrum. QA-ansvarlige kan ikke foretage audit i egen afdeling forestå opsamling på auditrapporter sammen med QA-ansvalige i andre afdelinger at gennemføre interne auditors. Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 12af 37

13 De QA-ansvarlige medarbejdere i de faglige afdelinger har ansvaret for at sikre medarbejderne i de enkelte afdelinger er bekendt med kvalitetsstyringssystemet således at de kan udføre faglig rådgivning i overensstemmelse hermed. De QAansvarlige er forpligtet til at meddele kvalitetskoordinatoren, hvis der opdages muligheder eller behov for forbedringer i kvalitetsstyringssystemet. De QA-ansvarlige forestår sammen med kvalitetskoordinatoren interne audits. 4.6 Indkøb Indkøb af tjenesteydelser i forbindelse med rådgivningsopgaver skal ske i henhold til AU s standardbetingelser for køb og levering af forbrugsvarer, teknisk udstyr og tjenesteydelser. Betingelserne findes på Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 13af 37

14 5 Procedurer i kvalitetsstyringssystemet Procedurerne i kvalitetsstyringssystemet indeholder en beskrivelse af arbejdsgangene i DMU-AU i forbindelse med rådgivningsopgaver samt en beskrivelse af drift og vedligeholdelse af selve kvalitetsstyringssystemet. Procedurerne gælder som udgangspunkt for alle DMU-AU s rådgivningsopgaver, dette er uddybet i de enkelte beskrivelser af procedurerne. Desuden er det specifikke formål samt ansvarsfordelingen beskrevet i de enkelte procedurer. Anvisningerne i flere af procedurerne er detaljeret beskrevet på DMU-AUs intranet. Disse anvisninger er ikke gentaget, men de er omtalt og der findes en intern henvisning til dem. 5.1 Udarbejdelse af tilbud og indgåelse af kontrakter DMU-AU indgår rådgivningsaftaler på baggrund af fx afgivelse af tilbud iht. en udbudsbekendtgørelse, efter gensidig aftale med en interessent, efter direkte henvendelse fra en opdragsgiver eller efter at DMU-AU har henvendt sig til opdragsgiver med forslag til et projekt. Såfremt opgaven tildeles DMU-AU efter udbud, er der allerede i udbudsmaterialet vedlagt en skabelon for den aftale, der skal gælde for opgaven. Det er ikke i disse aftaler muligt at fravige bestemmelserne om ophavsret og publicering. Det er derfor vigtigt, at der i hvert enkelt tilfælde tages konkret stilling til, om det er relevant for DMU-AU at byde på opgaven under de givne betingelser. I øvrige rådgivningsaftaler er det vigtigt at understrege, at forskernes grundlæggende publiceringsret skal respekteres. Ved publiceringsretten forstås forskernes ret til at offentliggøre deres forskningsresultater i videnskabelige værker og tidsskrifter samt i øvrigt i overensstemmelse med det pågældende forskningsområdes traditioner. Ligeledes er det vigtigt at aftale, at egne resultater skal kunne anvendes til videnskabelige formål. Der kan være undtagelser ved aftaler indgået på kommercielle vilkår, jf. afsnit Formål Sikre at: tilbud på en rådgivningsopgave er dækkende i forhold til rekvirentens udbud tilbud er i overensstemmelse med den rådgivning, som DMU-AU kan levere opgaven ligger inden for DMU-AU s faglige og forskningsmæssige kompetenceområde der er tilsagn fra alle relevante afdelinger i DMU-AU samt eventuelle eksterne parter om at indgå i opgaveløsningen kontrakten er dækkende og entydig, således at der ikke i løbet af aftaleperioden opstår tvivl eller tvister Gyldighedsområde Proceduren gælder for alle rådgivningsopgaver ud over de opgaver, der udføres i henhold til aftalen mellem Miljøministeriet og DMU-AU. Proceduren gælder såvel kontrakter udarbejdet af DMU-AU som kontrakter udfærdiget af andre end DMU-AU, og såvel kontrakter hvor DMU-AU er hoved- eller eneleverandør som kontrakter, hvor DMU-AU er underleverandør. Aftalen mellem Miljøministeriet og DMU-AU om myndighedsbetjening forhandles og underskrives i en selvstændig proces mellem DMU-AU og Miljøministeriet. Denne proces omfatter bl.a. at det sikres, at de områder, der er omfattet af aftalen ligger inden for DMU-AU s faglige og forskningsmæssige kompetenceområde, og at aftalen er dækkende og entydig. Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 14af 37

15 5.1.2 Fremgangsmåde Vurdering af opgavens indhold Der skal foretages en vurdering af opgavens indhold: Er der tale om en rådgivningsopgave med et fagligt indhold? Hvis det ikke er tilfældet, men der derimod er tale om en opgave med et politisk eller administrativt indhold, skal der tages stilling til hvordan dette håndteres. Hvis det er en ren politisk eller forvaltningsmæssig opgave, ligger den ikke inden for DMU-AU s kompetenceområde, og der gives derfor ikke tilbud på udførelse af opgaven. Hvis det er muligt at skelne mellem den faglige og den politiske eller forvaltningsmæssige del af opgaven, kan DMU-AU tilbyde at varetage den faglige del. I så fald skal der i kontrakten være en klart defineret snitflade mellem den faglige og den politisk/forvaltningsmæssige del, og denne snitflade skal fastholdes ved opgaveløsningen. Er rådgivningsopgavens problemstilling korrekt formuleret eller opstillet? Der kan være behov for tydeliggørelse eller justeringer af formuleringer, og der tages i givet fald kontakt til rekvirenten. Hvis det i udbuddet er oplyst, hvilken budgetramme opgaven skal løses inden for, skal der foretages en vurdering af, om det er muligt at løse opgaven med en tilfredsstillende faglig kvalitet inden for den oplyste ramme. Hvis det ikke er muligt gøres der opmærksom på dette, og hvis rammen ikke kan ændres, gives der ikke tilbud på løsning af opgaven. Hvis opgaven omfatter generering af data, som skal rapporteres til en anden institution, fx EU, skal der tages stilling til, om DMU-AU rapporterer direkte til institutionen, eller data leveres til rekvirenten af opgaven, som derefter forestår rapporteringen. I forbindelse hermed skal det præciseres, at det skal fremgå, hvad der er omfattet af DMU-AU s faglige vurdering, og hvad der er resultat af en eventuel tolkning fra rekvirentens side Tilrettelæggelse af opgaveløsning Logical Framework Analysis (LFA) kan være en nyttig grundlæggende tankegang ved overvejelser om, hvordan større rådgivningsopgaver skal udføres. Ved større rådgivningsopgaver gennemføres en projektanalyse af projektudkastet inden det fremsendes til rekvirenten. Projektanalysen skal afklare, hvad der kan gå galt ved udførelse af opgaven. Projektanalysen kan omfatte: Resultatanalyse Interessentanalyse Problemanalyse. Såvel LFA som projektanalyser er uddybet på DMU-AU s intranet Udarbejdelse af tilbud På baggrund af konklusionerne på overvejelserne og drøftelserne af, hvordan opgaveløsningen kan tilrettelægges, udarbejdes der et tilbud på løsning af opgaven. Hvis flere afdelinger er involveret i opgaveløsningen skal der mellem afdelingerne og eventuelle eksterne parter træffes aftale om: ressourcebidraget fra den/de afdelinger eller eksterne parter, som er underleverandør til den opgaveansvarlige afdeling deadlines for delleverancer Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 15af 37

16 medarbejdere allokeret til opgaven (medmindre det oplyses i tilbuddet) kvalitetskontrol på delleverancer. Inden afsendelse af tilbud foretages kvalitetssikring omfattende: sikring af, at kravene i udbuddet eller bestillingen er imødekommet sikring af, at de krævede bilag indgår sikring af, at idéen i tilbuddet fremgår tydeligt sikring af, at der er tydelig sammenhæng mellem kompetence, aktiviteter og de ønsker til opgaven udbyderen præsenterer i kravspecifikationen kontrol af økonomien. I det omfang det i forhold til opgavens omfang er relevant, vedlægges et bilag med beskrivelse af DMU-AU s kvalitetssikring af faglig rådgivning Udarbejdelse af kontrakt I mange tilfælde har udbyderen af en rådgivningsopgave udarbejdet et udkast til en kontrakt, og det er i givet fald denne, der skal bruges i de videre forhandlinger mellem parterne. DMU-AU skal altid sikre sig, at DMU-AU har ret til at publicere egne resultater, samt at ophavsretten til resultater, der bliver genereret af DMU-AU i projektet, tilfalder DMU-AU. Hvad angår rettigheder og publiceringsret vil det være nødvendigt at sondre mellem aftaler, hvor DMU-AU: 1. Byder på opgaver i offentligt udbud. 2. Indgår projektaftaler om rådgivning og bistand. 3. Indgår aftaler på rent kommercielle vilkår. Ad 1. Opgaverne skal løses i henhold til Udbudsbetingelser til offentligt EU-udbud. Såfremt der er tale om et udbud fra Miljøministeriet, indgås de konkrete aftaler iht. Miljøministeriets standardkontrakt for Rådgivning og bistand, som er bilagt udbudsmaterialet. Der kan ikke forhandles særlige aftaler om fx publicering og rettigheder til data mv. Aftalen reguleres iht. ABR 89. Ordregiver har eneret til at fremstille og offentliggøre materiale og data, der er udarbejdet i forbindelse med opgavens løsning. Det er forskningschefens ansvar at sikre, om betingelserne i de konkrete opgaver ligger inden for DMU-AU s politik på området og dermed kan accepteres. ABR 89 MIM (Almindelige bestemmelser for Rådgivning og Bistand for Miljøministeriet). Ad 2. I rådgivnings- og bistandsaftaler, som indgås efter drøftelse mellem parterne, kan DMU-AU ikke afgive de enkelte forskeres ophavsret og publikationsret til egne videnskabelige resultater, og der er ingen indskrænkning i DMU-AU s ret til videnskabelig anvendelse af data. I kontrakter fx med Miljøministeriet og dets institutioner skal der forhandles om/søges indføjet fravigelser fra ABR 89 MIM jf. pkt. 6.4 i standardkontrakten. Ad 3. Samarbejdsparten køber alle rettigheder. Hvis opgaven går ud på at indsamle data, er det ordregiver, der har ejendomsretten til de indsamlede data. Det vil dog ofte være muligt at aftale, at forskeren har ret til at anvende de indsamlede data i sit videre arbejde og under respekt af de aftaler og forskrifter, der i øvrigt er gældende, herunder pligt til at angive finansieringskilde ved evt. publikation af undersøgelser baseret på de indsamlede data. AU s retningslinier for samarbejdsaftaler findes på Det anbefales, at der tages kontakt til DMU-AU s kontraktjurister i forbindelse med kontraktindgåelse. Det er forskningschefens ansvar, at regelsæt og formaliteter er overholdt. Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 16af 37

17 Økonomi Der er grundlæggende 3 måder at opstille de økonomiske forhold i en kontrakt: A. fastpriskontrakt B. afregning med DMU-AU s takster C. afregning med de konkrete medarbejderes faktiske løn. For type A vil der ofte være (givet udtryk for) et maksimumsbeløb som kunden forestiller sig. For type B og C vil der næsten altid være et loft over det antal timer der kan bruges på projektet. Uanset kontrakttypen skal der udarbejdes en forkalkule for at få et præcist billede prisen. Forkalkulen indeholder følgende komponenter: hvilke medarbejdere skal arbejde med hvor mange timer timeløn for disse medarbejdere eventuelle driftsudgifter (rejser, køb, ol). Uddybning af Budgettering og Afregningsprincipper findes på DMU-AU s intranet. Oftest anvendes gennemsnitsløn for de enkelte medarbejdergrupper. Hvis der er behov for at bruge løn for de enkelte medarbejde, kan medarbejdernes timeløn findes via DMU-AU s intranet. Hvilken kontrakthovedtype, der skal vælges, er ofte bestemt af modparten. Hvis det ikke er tilfældet, anbefales fastpriskontrakten den giver mindst administrativt arbejde for både DMU-AU og vor kontraktpartner. Ansvaret for økonomien ligger i den afdeling, hvor projektlederen er hjemmehørende Bankoplysninger Bankoplysninger (DMU-AU s) bankkonto til indbetaling findes på DMU-AU s intranet Eksempler på rådgivningsopgaver DMU-AU udfører mange forskellige typer af rådgivningsopgaver. En række eksempler er oplistet på Tjekliste En kontrakt skal som minimum afklare følgende: opgavens omfang opgavens produkter forudsætninger for opgaveløsningen kvalitetssikringen, internt og/eller eksternt risici for opgaveløsningen kontaktperson hos opdragsgiver og DMU-AU organiseringen ved opgaveløsningen tidsplan ejerskab af data og øvrige produkter genereret ved opgaven publisering: hvordan, af hvem og hvornår produktet offentliggøres økonomi, herunder fastsættelse af om det er en fastprisaftale betalings/afregningsbetingelser udgangspunktet er forudbetaling, ellers a conto med slutafregning ansvarsbegrænsning, jf. kap Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 17af 37

18 Ansvar DMU-AU s sekretariat har ansvaret for at sikre, at relevante standardoplysninger om DMU-AU (fx omsætning og medarbejdertantal) og erklæringer (fx erklæring fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) er til rådighed og opdaterede. Det samme gælder de nødvendige skabeloner. Forskningschefen har ansvaret for at tilbud er i overensstemmelse med de ovenfor beskrevne formål, og at kontrakter er juridisk gyldige. Kontrakter underskives i overensstemmelse med Tegningsregler for Danmarks Miljøundersøgelser. Tegningsreglerne findes i bilag 9 til DMU-AU s regnskabsinstruks, som findes på DMU-AU s intranet. 5.2 Projektoprettelse og styring af rådgivningsopgaver Formål Sikre at: fremdriften i løsningen af en rådgivningsopgave løbende kan følges der er balance mellem fremdriften i opgaveløsning og ressourceforbrug værktøjerne til projektstyring bliver brugt i overensstemmelse med deres hensigt og formål Gyldighedsområde Alle typer af opgaver hos DMU-AU håndteres som projekter. Proceduren omfatter således alle rådgivningsopgaver såvel som øvrige forsknings- og udredningsopgaver Fremgangsmåde Projektoprettelse Oprettelsen af et projekt følger processen vist i figur 1. Væsentlige elementer i projektoprettelsen er oprettelse i ARS og Captia. Information og vejledninger af ARS findes på DMU-AU s intranet. ARS ARS er DMU-AU s økonomistyringssystem. På DMU-AU s intranet findes vejledninger vedrørende: Budgettering Projekt oprettelse Barsel, flexjob mv. Intern handel Regnskabsopfølgning Anden opfølgning i ARS Stadevurdering Tidsregistrering. Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 18af 37

19 Sikring af fremdrift Fremdriften af en rådgivningsopgave kan følges via stadevurderinger i ARS. Stadevurderingen indeholder en vurdering af fremdriften i løsning af opgaven i forhold til det aftalte tids- og ressourceforbrug. Ved større opgaver vil milepæle blive indlagt i ARS ved oprettelsen af projektet. Ligeledes kan det ved længerevarende opgaver være aftalt med rekvirenten, at der periodisk udarbejdes status-/fremdriftsnotater. Statusrapporter kan også være et generelt krav fra rekvirenten. Vejledning i brug af stadevurdering findes i ARS-vejledningen kapitel 2C på DMU-AU s intranet. Projekternes økonomiske fremdrift kan følges via de særlige fremdriftsrapporter, der kan findes på DMU-AU s rapportal. Rapportalen er DMU-AU s adgang til økonomidata og andre administrative data. Rapportalen er en web-applikation, som kan nås fra DMU-AU s intranet. DMU-AU har opbygget en fast årsrytme, der fastlægger med hvilken hyppighed, de enkelte elementer (budgetopfølgning, projektadministration, mv.) skal gennemføres for hvert projekt. Denne rytme er fastlagt i budgetcyklus, som findes på DMU- AU s intranet. Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 19af 37

20 Ekstern kunde Projektleder Forskningschef/ sektionsleder ØA Captiafunktion i afd. Central økonomi Captia central Projektoprettelsesprocessen for projekter i DMU generelt 1a. Opgave ønskes udført 4. Vurdering af ansøgning 5a. Accept af ansøgning go 5b1. Beskåret ansøgning accepteret 1b. Idé til projekt opstår 2a. Forkalkule 2b. Udarbejdelse af foreløbig ansøgning 2d. Færdiggørelse af ansøgning 5b2. Revurdering af økonomi og faglighed 2c. Godkendelse af ansøgning ved underskrift af ansøgningsdokument 5b3. Godkendelse af revurderet ansøgning ved underskrift af rev. ansøgningsdokument 3a. Projekt oprettes som ansøgt i ARS 3b. Besked om valg af skabelon og projektnr. i ARS til involverede afdelinger 3c. Projekt oprettes som sag i Captia med ansøgningsdokument 3d. Besked til EU ansvarlig, hvis EU projekt 5b7. Accept af ansøgning 2. runde 5b4. Færdiggørelse af ansøgning 2. version 6a1. Kontrakt gennemgåes 7. Besked om at kontrakten er modtaget 5b5. Ændring af projektbudget i ARS 5b6. Journalisering af revideret ansøgningsdokument 6a2. Ny type kontrakt kontrolleres 6c. Kontrakt scannes og akteres i Captia 6b. Standard kontrakt tilrettes 8c. Møde med PL afklaring af udeståender især hvis EUprojekt 6a3. Ny type skabelon oprettes i Navision 6d. Originalkontrakt i fysisk arkiv 8a. Udfyldelse af projektoprettelsesskema 8b. Underskrift af projektoprettelsesskema 8d. Ændring i ARS til status som bevilliget Kontrol af om projekter i ARS Kontrol af om projekter i Captia Version 2 Udarbejdet af: SUB Side 20af 37