A/B Andelsbo: formand Allan Rasmussen, næstformand Jens Ravnsborg

Transkript

1 Redegørelse Forvaltning: Sekretariatet, Miljø og teknik Møde vedr.: Redegørelse styringsdialog Mødested: Laksetorvet, lokale D 3.32 Mødedato: Sendes til: A/B Andelsbo og RandersBolig Deltagere: A/B Andelsbo: formand Allan Rasmussen, næstformand Jens Ravnsborg RandersBolig: Teamleder økonomi Jette Halkjær, forvaltningskonsulent Berit Rudbeck, kontorchef Susanne Kyra Jensen, chefkonsulent i DAB Jørgen Henriksen og sekretariatschef i DAB Ulla Gregor. Randers Kommune: Tine Braüner Jung, den boligsociale enhed, jurist Lene Holdtdal Pedersen og jurist Inge Qvortrup, tilsynet med almene boliger. Randers Kommune havde indbudt til styringsdialogmøde den 3. november 2015 med følgende dagsorden: 1. Kort velkomst og præsentation 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2014, herunder dispositionsfond og arbejdskapital b. Tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning c. Forvaltningsrevision 3. Afdelingernes økonomi a. Regnskab 2014 b. Henlæggelser c. Øvrige forhold, herunder bemærkninger fra revisionsprotokollat 4. Afdelinger til nærmere drøftelse a. Afdeling 2, Teglvej b. Afdeling 12, Kædehuse Rugårdsvej 5. Renoveringssager a. Helhedsplan Bjellerupparken b. Brug af sociale og arbejdsklausuler 6. Orientering om status på afdeling 10 og afdeling Boligsocial styringsdialog a. Orientering om etablering af Den boligsociale enhed, Randers kommune b. Nybyggeri behov for små boliger 8. Eventuelt Forløbet er, at der efter dette årlige dialogmøde sendes redegørelse ud til kommentering hos boligorganisationen. Redegørelsen offentliggøres efterfølgende på kommunens hjemmeside og almenstyringsdialog.dk, som loven tilsiger. Kommunens forventninger til dagens møde er, at det skaber en god dialog, indblik og fundament for et fortsat godt samarbejde mellem tilsyn og A/B Andelsbo.

2 2. Boligorganisationens økonomi Årets resultat er et overskud på kr., der er overført til arbejdskapitalen. Overskuddet skyldes positive nettorenter og en mindre ekstraindtægt. Administrationsbidraget til RandersBolig udgør 3538 kr. pr. lejemål. Endvidere betales der 788 kr. pr. lejemål i administrationsbidrag til boligorganisationen, hvilket er 214 kr. mere end budgetteret. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør kr. Den disponible del udgør kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Det er en væsentlig forøgelse siden sidste år på ca kr., svarende til en stigning på kr. pr. lejemål, hvilket Tilsynet finder positivt. Fremgangen skyldes blandt andet, at udlån til RandersBolig er overført til arbejdskapitalen. Tilgang i 2014 udgør indbetaling af udamortiserede ydelser på kr. samt afdrag på afdelingernes lån på i alt kr. Den bundne del af dispositionsfonden udgør udlån til afdelingernes på ca kr. Der ydes ikke flere lån fra dispositionsfonden til afdelingerne, og de eksisterende lån forventes at være afviklet inden for 3-5 år. Der indbetales ikke til dispositionsfonden, da saldoen for denne er over det fastsatte maksimum for indbetaling. Indbetalinger fra indfriede lån er ikke store nok til at dække tab. Forventningen er dog, at udgiften til tab falder samtidig med at indbetalingerne stiger, så det forventes ikke at være et problem fremover. Trækningsret Boligorganisationens bestyrelse har vedtaget en politik for anvendelse af trækningsret, hvor der prioriteres klimaskærmsrenoveringer. Der udarbejdes renoveringsoversigt, hvor afdeling 12 som den eneste er prioriteret som meget presserende. Afdeling 12 kommer derfor som den næste store renoveringssag. Bestyrelsen revurderer renoveringsoversigten jævnligt. Der arbejdes endvidere med at hæve det faglige niveau, så ejendomsinspektørerne bliver bedre til at ramme prisfastsættelse af nødvendige arbejder mere nøjagtigt, hvilket vil højne kvaliteten af drifts- og vedligeholdelsesplanerne, og dermed også renoveringsoversigten til tildeling af trækningsretsmidler. Arbejdskapital Arbejdskapitalen udgør kr., hvoraf kr. er disponible. Det svarer til en disponibel saldo på kr. pr. lejemål. Der er sket en stigning siden sidste regnskabsår, hvilket skyldes overførsel af årets overskud, afdrag på kr. på RandersBoligs lån til A/B Andelsbo samt hjemtagelse af byggekredit til afløsning af lån til Bjellerupparken i forbindelse med den store renoveringssag. Den disponible saldo pr. lejemålsenhed overstiger den fastsatte maximumgrænse for indbetaling til arbejdskapitalen, og der opkræves derfor ikke særlige bidrag i afdelingerne.

3 Likviditet Boligorganisationen har fri likviditet på kr. i form af værdipapirer og bankbeholdning kr. Afdelingerne har indestående på kr. Den samlede disponible egenkapital udgør kr., og der er således uomtvistelig god sikkerhed for afdelingernes midler, hvilket tilsynet finder tilfredsstillende. Likviditeten er i regnskabsåret steget med ca. 8 mio. kr., og der forventes en yderligere stigning pr. 30. sep på ca kr. Tab ved lejeledighed Ved regnskabsårets afslutning var der et tab ved lejeledighed på kr., hvilket er mere end en halvering i forhold til forrige regnskabsår. Det er meget positivt. Samlet set har der reelt kun været et tab i regnskabsåret svarende til ½ måneds tomgangsleje, ud over visitationslejemål. Det resterende lejetab skyldes forbrugsregnskaber. På grund af ny lovgivning om frit valg af el opstår der perioder på ca. 14 dage, hvor der ikke er lejere, der er tilmeldt et elselskab. Regningen for el falder derfor i denne periode tilbage på afdelingen til finansiering. Administrationen har udarbejdet fuldmagt, som nye beboerne kan anvende for at imødekomme problemstillingen. RandersBolig oplyser, at nye lejere er begyndt at bruge fuldmagten, hvilket tilsynet finder positivt. Tab ved fraflytning Tab ved fraflytning dækkes i første omgang af inddrevne midler fra tidligere afskrevne fordringer samt afdelingernes egne henlæggelser hertil. Dispositionsfonden har dog i året dækket kr., hvilket er en stigning på kr. i forhold til året før. Det har været nogle større enkeltsager, der er den primære årsag hertil, blandt andet 4 store sager i Bjellerupparken. Der er fokus på dette fra organisationsbestyrelsen og administrationen. Forventningen er, at tabet vil falde igen i 2014/2015, men der er dog også flere store sager i det regnskabsår. Men det er godt med fokus på problemet, også fra kommunens side i forhold til udsættelsesproblematikken. Bestyrelsesformanden ønskede oplyst, om kommunen følger op på lejere efter udsættelse. Kommunen oplyste, at der følges op på disse personer, uanset alder, også i forhold til at få dem genplaceret. Det synes boligorganisationen er positivt. Forvaltningsrevision Administrationen oplyste, at der pågår et arbejde med udvikling af forretningsgange over de næste 3-5 år. Der er fokus på området. Der er dog allerede nu foretaget test på de områder, hvor der er forretningsgange i dag, hvilket viste et positivt resultat, stort set uden bemærkninger. Der er blandt andet kigget på forretningsgange for tomgangsleje og fakturabetalinger. Især viser testen af forretningsgang for fraflytning en stor positiv fremgang, der tydeligt kan mærkes i de enkelte boligorganisationer. Tilsynet finder dette meget positivt.

4 RandersBoligs bestyrelse har netop vedtaget hvilke 5 punkter, der skal indgå i forvaltningsrevisionen for 2014/2015, herunder inkassoprocedure, forbrugsregnskaber, renoveringsoversigt, prognose for dispositionsfonden, samt plan for anvendelse af trækningsretten. Administrationen arbejder også med udarbejdelse af genhusningspolitik til brug for fremtidige store renoveringsprojekter for at sikre struktur og kontrol. I indeværende år er der fokus på blandt andet flytteafregninger. 3. Afdelingernes økonomi Afdelingernes regnskaber viser, at der er 7 afdelinger med overskud og 4 afdelinger med underskud i regnskabsåret 2013/2014. Herudover er der en afdeling, afdeling 3, der fik et 0-resultat. Baggrunden for dette er, at overskuddet som betinget af organisationen er anvendt til ekstraordinært afdrag på lån i boligorganisationens dispositionsfond. Afdeling 10 har en negativ resultatkonto, der afvikles planmæssigt. Årsag til overskud i de 7 afdelinger er stram økonomistyring på blandt andet vedligeholdelseskonti. Hertil kommer tilbageførsel pga. de ændrede regler for tab ved fraflytning. Henlæggelser Regnskabsåret er det første år, hvor der anvendes helt opdaterede drift- og vedligeholdelsesplaner. Der er gennemført markvandringer, hvor boligorganisationen har dannet overblik over fremtidige renoveringsbehov. Den samlede gennemsnitlige henlæggelse er steget til 648 kr. pr. m2 mod 546 kr. pr m2 ved regnskabsårets begyndelse. Alle afdelinger kunne dække deres eget forbrug til planlagt vedligeholdelse i regnskabsåret, hvilket er positivt. Afdeling 16 har dog forbrugt årets henlæggelser, og der er særligt fokus på denne afdeling ved fremtidig budgetlægning. Der er fortsat 5 afdelinger med trappestigninger, men de forventes at være konsolideret indenfor 5 år, hvorefter alle afdelinger har henlæggelser i overensstemmelse med drifts- og vedligeholdelsesplanerne. Meget positivt. Boligorganisationen oplyser, at der også tidligere har været afholdt markvandringer, men ved disse var der ikke fokus på økonomi og på, at der skulle spares op til renoveringer. Det er der nu, hvilket er meget positivt. Øvrige forhold Vedrørende revisors bemærkninger omkring afdeling 1 og 4 er der nu godkendt byggeregnskab for disse renoveringer, og finansieringen er på plads. Revisor bemærker, at der er konstateret afvigelser mellem bogholderi og lister med opgørelse over de enkelte lejemåls indskud. Administrationen oplyser, at der er lavet plan sammen med revisor, som

5 er påbegyndt i 2014/2015, men den primære udførelse bliver i regnskabsåret 2015/2016. Det forventes færdigimplementeret i Revisor har tillige bemærket, at antenneregnskaber bør udarbejdes. RandersBolig oplyser, at der er fokus på det, og at der bliver udarbejdet særskilte antenneregnskaber fremover, samt at der nu foreligger antenneregnskaber frem til 31/ Afdelinger til nærmere drøftelse Afdeling 2 er fremhævet i styringsrapporten for boligorganisationen under kritiske nøgletal med flerårigt overskud. Der arbejdes på at specificere budgetter for at imødegå store overskud. I regnskabsåret 2014/2015 er overskud på resultatkontoen overført til henlæggelser for at styrke disse, hvorved resultatkontoen samtidig er afviklet. Afdeling 12 er fremhævet i styringsrapporten for boligorganisationen under kritiske nøgletal på grund af høje henlæggelser i forhold til benchmark. Afdelingen består af rækkehuse fra 90 erne, der har flere større renoveringsbehov, og der er en forholdsvis høj husleje, hvorfor der kun i begrænset omfang er mulighed for at hæve denne i forbindelse med renoveringer. Henlæggelser svarer til det 10-årige forbrug ifølge drifts- og vedligeholdelsesplanen, og der er indført trappestigning, da det er nødvendigt. Afdelingen sparer op til større renoveringer til blandt andet vinduer. Det er derfor fornuftigt med store henlæggelser. De skal endvidere have udskiftet tag i de kommende år med støtte fra trækningsret. Hvilket understreger behovet for større henlæggelser. Der er fokus på afdelingen, hvilket tilsynet finder positivt. 5. Renoveringssager Helhedsplan Bjellerupparken Skema B er godkendt af kommunen i august Arbejdet er påbegyndt for ca. 14 dage siden, der er blandt andet etableret ny vej til arbejdskøretøjer og piloteringen er iværksat. Generelt skrider alt frem som forventet, selvom der altid skal justeres lidt i starten. Projektet forløber således planmæssigt, og forventes afsluttet ultimo Genhusningen forløber også efter planen, hvilket betyder, at der for nuværende er 2 ud af 3 opgange genhuset, mens den 3. og sidste opgang bliver genhuset i foråret. Der er endvidere igangsat etablering af driftscenter i Bjellerupparken til hele A/B Andelsbo. Det forventes at være færdigt i foråret Driftscenteret er godkendt ved siden af helhedsplanen, så det er ikke en direkte del af denne. Men det spiller godt sammen med helhedsplanen i forhold til etableringstidspunkt. Driftscenteret kommer til at ligge meget centralt for A/B Andelsbo. Brug af sociale og arbejdsklausuler Der er i Randers Byråd et politisk ønske om større fokus på brug af sociale- og arbejdsklausuler i forbindelse med udbud. Randers Kommune har til inspiration selv indgået aftale med Tradium om kontakt med uddannelsesinstitutionen ved nye byggeprojekter.

6 RandersBolig forventer at fremlægge forslag om anvendelse af sociale og arbejdsklausuler på et kommende bestyrelsesmøde til vedtagelse. Administrationen er bekendt med disse fra DAB regi, og det anbefales meget gerne til RandersBoligs bestyrelse og alle organisationerne. Der er indgået en samarbejdsaftale med Kuben Management, der ikke har sociale og arbejdsklausuler. I forbindelse med næste genforhandling af samarbejdsaftalen vil RandersBolig nævne dette som et punkt til indføjelse i den fremtidige samarbejdsaftale. Det er anvendt ved Bjellerupparken, hvor der ikke opleves problemer med dette. 6. Orientering om status på afdeling 10 og afdeling 14 Afdeling 10 Afdelingen består af to institutioner, hvoraf kun den ene er udlejet. Afdelingen har stort underskud, og eneste mulighed er at lejetab pålægges det andet lejemål. Boligorganisationen ønsker en drøftelse af institutionens fremtid med kommunen. Leder for daginstitutionsområdet i Randers Kommune, Dorte Brøns, havde ikke mulighed for at deltage på dette møde, men har inden mødet oplyst, at der har været afholdt møde mellem Randers Kommune og boligorganisationens administration i foråret, hvor det blev aftalt, at der blandt andet skulle indsendes priser på omkostninger til nedrivning af afdelingen. RandersBolig oplyser, at der er drøftet prisoverslag, men yderligere specificering kræver, at kommunen/den selvejende institution beslutter, hvad man vil fremover. Der er flere mulige scenarier, hvilket betyder, at der ikke kan indsendes yderligere fra boligorganisationen, førend det er afklaret. Dette er også oplyst til Dorte Brøns. Det blev aftalt, at Dorte Brøns og boligorganisationen afholder et møde om emnet. Dorte Brøns har inden dette møde fået kontaktoplysninger på Susanne Kyra Jensen, og Dorte Brøns kontaktoplysninger udleveres til RandersBolig, så der er mulighed for at aftale et møde. Organisationsbestyrelsen ønsker en snarlig afklaring, da der opleves mange spørgsmål. Tilsynet er enigt i, at alle parter må være interesseret i at finde en løsning, så hurtigt det kan lade sig gøre. Afdeling 14 Afdelingen består af et bofællesskab, hvortil der er anvisningsret fra kommunen. Der er indgået en aftale mellem RandersBolig på vegne af A/B Andelsbo og Randers Kommune, social- og arbejdsmarkedsforvaltningen, omkring betaling af tidligere restancer, og dette økonomiske mellemværende er nu afklaret. Organisationsbestyrelsen ønsker taget til referat, at de er utilfredse med aftalen indgået mellem RandersBolig på A/B Andelsbos vegne og Randers Kommune, herunder også kommunens håndtering af sagen. RandersBolig og boligorganisationen ønsker oplyst, om der er planer om ændret anvendelse af bofællesskabet. Det vil endvidere være fordelagtigt, hvis det tidligere blev oplyst til RandersBolig, når der kom nye beboere. Tilsynet bringer spørgsmålet og problematikken videre til Gitte Vesti, og beder hende kontakte Berit Rudbeck til en generel drøftelse af ovenstående, herunder også beboersammensætningen.

7 7. Boligsocial styringsdialog Randers Kommune har valgt at etablere en boligsocial enhed særligt på baggrund af et stort antal sager vedrørende udsættelser af lejere. Enheden arbejder aktivt og udfarende på baggrund af konkrete bekymringer og restancer. Der arbejdes med kontaktflader med bl.a. boligorganisationerne. Organisationerne kan rette henvendelse, hvis der er problemer i forhold til beboere i organisationen. Et af fokusområderne er, at der er et større behov for små boliger med billigere husleje, end hvad der bliver etableret ved nybyggeri i dag. Bestyrelsen kunne oplyse, at de vurderer, at det ikke er realistisk at opføre nybyggeri til en månedlig leje, der kan leve op til kravene om billige boliger. Tine Bräuner Jung oplyste, at Den boligsociale enhed var opmærksom på denne problemstilling. Endelig blev der informeret om, at boligorganisationen meget gerne må komme med indspark til emner til boligkonferencen 2016, hvis der er nogen ønsker. 8. Eventuelt Det aftales, at næste års styringsdialogmøde afholdes i driftscenteret i Bjellerupparken.