Referat af fra bestyrelsesmøde nr. 22 den blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen.

Transkript

1 Til: Bestyrelsen Fra: Mogens Berglund Simonsen Ang.: Referat fra bestyrelsesmøde nr. 23 den Dato: Deltagere: Mogens Berglund Simonsen (MBS) Torben Nørgaard (TNL) Merete Krebs (MK) Jørn Kristensen (JK) Tommy Rosenkilde (TR) Dagsorden: 1. Meddelelser fra formanden 2. Godkendelse af referat fra forrige bestyrelsesmøde 3. Status udestående punkter 4. Økonomi 5. Drift og vedligehold 6. Forhold til medlemmer 7. Forhold til Kaae Gruppen 8. Forhold til Jammerbugt Kommune 9. Behandling af indkomne forslag 10. Behandling af klager 11. Til- og fraflytning 12. Eventuelt 13. Fastlæggelse af næste bestyrelsesmøde Ad. 1 Meddelelser fra formanden Formanden bød velkommen til bestyrelsesmøde nr. 23. Mødes temaer udover det faste agenda er forberedelsen til generalforsamlingen, stiføring i forbindelse med omlægning af nordligste del af sti mellem Klitheden Syd og Nord samt videre tiltag i sagen med Pandrup-Kaas Antenneforening. Der var ikke yderligere meddelelser. Ad. 2 Godkendelse af referat fra forrige bestyrelsesmøde Referat af fra bestyrelsesmøde nr. 22 den blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 1

2 Ad. 3 Status udestående punkter De udestående punkter pr blev gennemgået og kommenteret som følger: OK, Kaae Gruppen A/S har meddelt med af , at flagstænger og den generelle skiltning fjernes mellem byggefelt B1 og B2. Kun skilt ved indkørslen til Klitheden Syd ønskes fortsat bevaret. Endvidere vil der forsat være behov for skiltning på de enkelte salgssteder. I forbindelse med møde med advokat har vi fået bekræftet, at bestyrelsens opfattelse af, at grundejerforeningen suverænt kan afgøre, hvad der midlertidigt må skiltes med, er korrekt opfattet. Bestyrelsen var herefter enig i efter introduktionen af ovennævnte tiltag, at skiltningen på Klitheden nu var bragt ned på et acceptabelt niveau OK, Klitheden Syd 45 har indbetalt kontingentrestance OK, betaling af faktura vedrørende hærværk på gadelys har fundet sted OK, forslag til generalforsamling om Tillæg til kontingent blev gennemgået og godkendt på mødet OK, faktura til Dana Huse er betalt OK, sti mellem Klitheden Syd og Nord reetableres inden generalforsamlingen. Se videre under afsnit Ad Rensning af kloakker udestår fortsat. Arbejdet iværksættes umiddelbart. Regnvandsbrønde i fællesvej ved byggefelt A3 er blevet renset af Kaae Projekt, men det ser ud til, at der er en prop i kloakledningen imellem eller efter brøndene. Dette checkes af entreprenøren i forbindelse med den kommende rensning Bestyrelsen arbejder fortsat på muligheden for udskiftning af gadelyskilder til mere energibesparende typer med det formål at reducere el-omkostningerne. Projektet forventes gennemført, når teknologien er tilfredsstillende stabil og afprøvet og tilbagebetalingstiden på investeringen er rentabel OK, mødet med Mariendal vedrørende gadelysproblemerne fandt sted den Grundejerforeningen er nu i besiddelse af den relevante information og dokumentation i forbindelse med gadelysinstallationerne. Der er endvidere indgået en aftale med Kaae Gruppen om, at det udelukkende er Mariendal, der kan tilkoble gadelys på de lysarmaturer, som skal placeres på husene (på stikveje, hvor gadelyset ikke er udført som master). Gadelyskablerne med strøm på ligger i jorden i ringler ud for hver ubebygget matrikel OK, der har været afholdt møde med advokat (Jens Saabo) den vedrørende rådgivning i forbindelse med dialogen med PKA, skiltning samt skattesagen OK, der er afholdt møde med Kaae Projekt den angående fjernelse af overskudsjord samt fejning og retablering af eventuelle skader på fællesveje Tidspunkt for afholdelse af generalforsamling er fortsat den

3 OK, Restaurant Nordstjernen er reserveret til vores generalforsamling Oprydningsdagen afholdes lørdag den kl OK, bestyrelsesmødet blev afholdt den som planlagt. Ad. 5 Økonomi TR havde udarbejdet et oplæg til regnskab, som blev gennemgået og kommenteret. Regnskabet balancerer i store træk med budgettet, bortset fra at vores elforbrug til gadelys er underbudgetteret. Afvigelsen skyldes ikke blot stigende elpriser, men også stigende forbrug. En forklaring herpå kan skyldes problemerne med overgang i gadelyskabler i byggefelt B 3. Oplægget til regnskab overdrages sammen med relevante bilag til revisor for udarbejdelse af det endelige regnskab. TR havde tilsvarende udarbejdet et oplæg til budget for 2011/2012. Dette blev ligeledes gennemgået og kommenteret for færdiggørelse til generalforsamlingen. Kontingent foreslås fortsat af bestyrelsen fastsat til DKK 1.500,00 for købt grund eller opført hus samt DKK 200,00 for Kaae Gruppens usolgte grunde. TNL oplyste, at han havde fået tilbud fra HC Entreprenøren på omlægningen af stien. Alternative tilbud afventes. Betalingen for salget af Ilsigvej 17 DKK er indgået på vores konto. Der er fortsat kontingentrestance i forbindelse med ejerskifte i Klitheden Syd 56. TR sender sagen til inkasso. Det besluttedes, at kassereren mod forlangende kan forudbetale udlæg til bestyrelsesmedlemmerne. Ad. 6 Drift og vedligehold I forbindelse med mødet med Kaae Projekt den blev alternative linjeføringer af den nordligste ende af stien mellem Klitheden Syd og Nord besigtiget. Hensyntagen til eventuelle gener for de nye beboere i byggefelt A 3 ved gåendes passage, naturen og økonomien var alle faktorer, der spillede ind. Det besluttedes, at hensynet til beboerne vejede tungest, således stien drejes mod øst inden bakketoppen og føres i en lavning i terrænet videre frem til stiens nuværende startpunkt. I forbindelse med omlægning af stien er det blevet foreslået bestyrelsen samtidigt at etablere belysning langs denne i form af et passende antal lave pullertlamper. Da der er divergerende og følsomme opfattelser i bestyrelsen samt i naturudvalget, besluttedes det, at forslaget høres på generalforsamlingen inden en endelig stillingtagen finder sted i bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede at fortsætte med slåning af rejnfan, idet det ser ud til at bekæmpelsen går i den rigtige retning. 3

4 Det besluttedes at anskaffe en trekantnøgle til åbning af el-skabe placeret på fællesarealerne. Formålet hermed er at kunne aflæse el-forbruget for gadelys. Måler er placeret i el-skab med fotocelle for tænding af gadelys placeret i vestlige side af stikvej indtil byggefelt C 1. I henhold til aftale med Kaae Projekt skal flagstænger og skilte mellem byggefelterne B1 og B2 nedtages inden oprydningsdagen den Hvis dette ikke er foretaget inden dette tidspunkt, besluttede bestyrelsen, at denne aktivitet indgår i programmet for dagen. Pandrup Kaas Antenneforening: I forbindelse med den videre dialog med PKA har bestyrelsen i brev af meddelt PKA, at man vil arbejde for, at vores nuværende og kommende medlemmer stilles frit med hensyn til valg af leverandør af fælles signalforsyning. Med henvisning til lokalplan nr. 228 for Klitheden vil der fortsat ikke tillades opstilling af paraboler eller andre antenner. Begrundelsen herfor er, at bestyrelsen ikke ser nogen muligheder for at præge PKAs dispositioner, hvad angår programsammensætning og stigende pakkepriser. Bestyrelsen har efterfølgende modtaget en fra formanden fra PKA af , i hvilken det påstås, at alle der flytter til området er forundrede over, at grundejerforeningen modarbejder en allerede godkendt og accepteret aftale samt at bestyrelsen kan pådrage sig et erstatningsansvar. Dette er bestyrelsen samt vores advokat ikke enige i. I denne anledning har bestyrelsen modtaget et brev fra advokat Jens Saabo af med relevant juridisk rådgivning. På baggrund heraf besluttede bestyrelsen at fortsætte efter den aftalte køreplan frem til generalforsamlingen. Torben Nørgaard Larsen, som var formand for den nu nedlagte Klitheden Antenneforening, undlod at stemme for denne beslutning på grund af inhabilitet. Næste fase bliver således at udsende den af bestyrelsen udarbejdede orientering om dialogen med PKA, som nu har stået på i over et år. Ad. 7 Forhold til medlemmer Ad. 8 Forhold til Kaae Gruppen Ad. 9 Forhold til Jammerbugt Kommune 4

5 Ad. 10 Behandling af indkomne forslag Ad. 11 Behandling af klager Der indløber fortsat klager over løsgående schæferhund i Klitheden Nord. Bestyrelsen har gentagne gange både skriftligt og mundtligt klaget til ejeren, som er nabo til Klitheden Nord, og som har lovet ikke at lade hunden løbe frit. Kan der gøres mere udover at forsøge at indfange hunden til overdragelse til politiet? Men hvem tør det? Ad. 12 Til- og fraflytning Intet er rapporteret til bestyrelsen i perioden. Der er dog meldinger om at det første af de 10 huse under opførelse i Klitheden Nord er solgt. Ad. 13 Eventuelt I forbindelse med generalforsamlingen den er Torben Nørgaard Larsen og Merete Krebs på valg. Ingen ønsker imidlertid genvalg, men fortsætter gerne som repræsentanter af naturudvalget. Nye emner til bestyrelsen blev drøftet og sonderinger gennemføres inden generalforsamlingen. Ad. 14 Fastlæggelse af næste bestyrelsesmøde Næste bestyrelsesmøde aftales i forbindelse med generalforsamlingen lørdag den Udestående punkter Nr. Benævnelse Aktion Reetablering af sti imellem Klitheden Syd og Nord TNL Rensning af kloakker TR Forslag til energibesparelse på gadelys MBS Tidspunkt for ordinær generalforsamling Alle

6 Dato for forårets oprydningsdag TNL Kontingentrestance Klitheden Syd 56 sendes til inkasso TR Regnskabsdokumentation til revisor TR Revideret regnskab fra revisor TR Endeligt budget 2011/2012 TR Udsende orientering om dialogen med PKA MBS Udsende indkaldelse til generalforsamling MBS Rekvirering af slåning af Rejnfan MK Køb af trekantnøgle TR Stillingtagen til installation af gadebelysning på sti Alle Sonderinger i forbindelse med emner til nye bestyrelsesmedlemmer Alle Aftale om næste bestyrelsesmøde Alle Referat godkendt af bestyrelsen den Mogens Berglund Simonsen Jørgen Kristensen Tommy Rosenkilde Merete Krebs Torben Nørgaard 6