IndFak Indkøbs- og Fakturasystem. Implementering

Transkript

1 IndFak Indkøbs- og Fakturasystem Implementering

2 Formål med IndFak Staten skal have ét system til håndtering af indkøb og fakturaer Systemet skal anvendes af alle statslige NS institutioner og kan anvendes af selvejende institutioner Bedre og billigere løsning gennem fællesstatslig aftale Ind: Danmark indtager en førerposition på eindkøb i det offentlige Fak: Systemet skal understøtte at staten betaler regninger til tiden

3 IndFak Katalogordre Markedsplads Varekataloger Stående ordre Tekstordre OIOSI Leverandør Aftaler FM, SKI, lokale Fakturabehandling og ordrematch Stamdata (kreditorer og kontoplan) Navision Stat 5.X Godkendt og konteret ordre, Ordreannullering, Varemodtagelse, Konteret faktura, Kreditnota Kvittering Bogføring og betaling

4 Gevinster ved IndFak Automatisk match mellem ordre og faktura Understøtter Best Practice processer og giver overblik Anvender fælles standarder (OIOUBL) og åben infrastruktur (OIOSI) Bedre udnyttelse af (statslige) indkøbsaftaler Sikring af systemintegration til Navision Stat Kvittering og status på dokumentflow

5 Best Practice og IndFak Ordreafsendelse Rekvisition as s 1. Aftale- indgåelse 6. Vare- modtagelse 2. Leverandør- oprettelse 5. Lager 7. Faktura- 8. Kredit modtagelse nota Bogføring Betaling 11. Kredit- nota Systemet understøtter best practice processer Baseret på analyse af indkøbsprocesser i staten Tager udgangspunkt i de forretningsmæssige mål og behov Er godkendt af Rigsrevisionen Kan også bruges uden et indkøbsmodul

6 Gevinster og investeringer Gevinster - Automatiske processer giver overblik og effektivitet - Al kommunikation og information mellem indkøber og leverandør samles i ét system - Minimere arbejdstid ved automatch af ordre (faktura skal ikke genbehandles) - Mindre indskanning af fakturaer Investeringer - Indkøber skal behandle eordre - Varemodtager skal registrere leverancemodtagelse - Indkøber og Varemodtagers investeringer letter arbejdet senere i processen

7 Procesroller Indkøb - Rekvirent - Indkøber (prokura) Systemadministration -Superuser - Systemadministrator Ordre og faktura godkendelse -Disponent (godkendelse) Faktura behandling - Fakturafordeler - Rekvirent/Varemodtager

8 Indkøbsprocessen kr kr kr. Disponent Rekvirent (varemodtager) Rekvirent (bestiller) Indkøber ( i prokura) Ved fakturagodkendelsesproces d (u ordrematch) Fakturafordeler Rekvirent Disponent

9 IndFak implementering IndFak indgår i firkløver implementering (NS 5.1, ØSLDV, RejsUd) hos statsinstitutioner i ØSC Økonomistyrelsen har udviklet en implementeringsmetode og pakke til statsinstitutionerne Selvejersektoren er begunstiget og har ret til at tilkøbe IndFak under Økonomistyrelsens kontrakt

10 ØS metode - basispakke og anbefalinger Systemimplementering som kan understøtte best practice processer Obligatorisk at anvende skal anvende fakturadelen Stående ordre Indkøbsdelen kan tages i brug, når institutionen er parat- her kan opnås gevinster E -Faktura IndFak Katalogordre Organisering skal være afklaret for at sætte de rette brugerprofiler op i IndFak Aktivering af vareleverandører og katalogopdatering t håndteres særskilt Tekstordre

11 Standard implementeringsforløb Formøde på ministerområde Workshop 1 (ca. 6 uger inden) Driftsstart Opfølgning (3-5 uger efter ) Driftsstøtte Opstartsmøde og demo (ca. 8 uger inden driftsstart) Workshop 2 (ca. 4 uger inden) Overdragelse til support (ca 14 dage efter)

12 Forberedelse til implementering (1) Kun e-fakturering eller også til e-ordre - Skal vi bruge hele systemet fra start eller skal det være en faseopdelt ibrugtagning bugag g Forberedelse til indkøb - Hvilke leverandører skal vi handle med og hvordan indgår via aftaler bl.a. levering e af kataloger Organisering og centrale roller - Er der opgaver og beslutninger som skal løftes på ministerområde eller adm. Fællesskab - Hvordan skal opgaver varetages i institutionen

13 Forberedelse til implementering (2) Hvilke brugere skal oprettes og hvordan skal de placeres i organisationshierakiet - Hvilke roller og rettigheder, prokuragrænser skal brugerne have i IndFak og hvordan skal dokumenter kunne sendes på tværs i organisationen Forhold omkring integrationen med Navision Stat regnskab, - herunder hvilke stamdata, der skal overføres og andre forhold som skal være klargjort ved opgradering til NS 5.0/5.1 Hvilke uddannelsespakker samt konsulentpakker skal tilkøbes

14 Institutionens implementeringsteam og ansvar Ansvarlig for implementeringen i egen institution Institutionens team Afsætter tid og ressourcer til implementering Ansvarlig for efterlevelse af best practice Implementeringsansvarlig Forankrer og kommunikerer i egen organisation Sikre adgang til gamle data i 5 år Faktura ansvarlig Indkøbs ansvarlig Teknisk Koordinator

15 Økonomistyrelsens leverance 1. Stille en proces og systemkonsulent til rådighed under implementeringsforløbet 2. Levere best practice for anvendelse af IndFak og anbefalinger til systemopsætningen IndFak Tovholder 3. Konfigurere IndFak med brugere, struktur og rettigheder udfra en standardløsning 4. Stille isoleret miljø til rådighed for test af institutionens IndFak-opsætning samt facilitering af testen 5. Oplærer institutionens implementeringsteam i at benytte IndFak s moduler og opsætningsmuligheder 6. Tilbud om driftsstøttedag efter idriftssættelsen Transitionskoordinator Implementeringskonsulent

16 Uddannelseskoncept Overblik For alle IndFak brugere. Giver et hurtigt indblik i IndFak og processer Test og Træning - uddannelse som en del af test og træning Basiskursus Henvendt til brugere uden et forudgående kendskab til eprocurement Udvidet kursus Udbygger systemforståelsen og anvendelse efter i drift Intro Systemdemo Best Practice IndFak film elearning: Disponent Rekvirent Varemodtager Klassebaseret uddannelse: Gør brugeren i stand til at udføre alle gængse opgaver Indkøber Klassebaseret uddannelse Cases baseret opgaver med de mest almindelige bruger udfordringer d Indkøber Workshop Brugerne får hands-on i eget miljø og egen opsætning Fakturafordeler Systemadministrator Fakturafordeler Præsentationer og manualer: Til selvstudie og understøtte øvrig uddannelse Driftsstøttedag Tilpasset workshop Institutionens eget valg af emner der undervises i Tilpasser workshop Institutionens eget valg af emner der undervises i Del af den samlede implementeringspakke Login: eprocurement Password: rapport Kan tilkøbes hos leverandør

17 Supportorganisation ØS Rådgivning og Support (1. level) Driftorganisation ØS Progratorgatetrade (2. level) Evt. fælles support (koncern, adm. Center) Globale vareleverandører Superbrugere/ kontaktperson er institutionen Lokale vareleverandører Slutbrugere institutionen