Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. Manual. Ringkjøbing Amt Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet

Transkript

1 Ringkjøbing Amt Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Manual Vejledende retningslinier til skriftlige rapporter mv. Peter Barner-Rasmussen April 2002 Revideret januar 2006

2 Indhold Side Generelt Notater Opbygning af en rapport Sprog, tegnsætning osv Teksttyper og størrelse - Afsnitsformater Papir og tryk Tekstsiderne Bilag Litteraturhenvisninger Bagside Opsætning Indholdsfortegnelse Kolofon Sidefod Forsiden Bilag 1. Litteraturhenvisninger Manual til rapporter og notater er udarbejdet af: Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet i Ringkjøbing Amt marts 2002, og er revideret i januar Kan rekvireres ved henvendelse til: Kvalitetsafdelingen Herning Sygehus, 7400 Herning tlf mail: kvalitetsafdelingen@ringamt.dk, eller downloades fra -> Publikationer Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 1 af 21

3 Generelt Denne vejledning retter sig til Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet og skal bruges ved publikationer fra denne. En vejledning er et sæt normer, ikke en række ufravigelige paragraffer. Det betyder, at man skal have en god begrundelse, hvis man skal afvige fra vejledningen. Det betyder også, at hvis man faktisk har en god grund, bør man hellere afvige fra vejledningen og målrette sin formidling, så modtagelsen af ens budskab fremmes mest muligt. En grundregel i al kommunikation - skriftlig såvel som ad anden vej - er, at man skal have sit budskab ud til nogle modtagere. Hvordan man skal kommunikere, afhænger af tre forhold: Hvad er budskabet? Hvem skal have det? Hvordan skal man sende det? Denne vejledning handler om faglig, skriftlig, trykt kommunikation. Det typiske vil være en rapport: en beretning om en proces, et projekt e.l. Samme tankegang kan bruges ved fx debatoplæg, projektbeskrivelser m.v. Ved kortere formidlinger, evt. til snævrere målgrupper, bruges notat-formen. Notater En skriftlig formidling, der fx retter sig til en snævrere kreds, har et mere begrænset omfang kvantitativt og kvalitativt, og hvis betydning er af begrænset tidsmæssig varighed, kræver en anden formidlingsform. Den helt korte form vil være brevet eller memo et. Grænsen mellem et brev og et notat er flydende. Hvis ens budskab og målgruppe er bredere end brevets, men smallere end rapportens eller oplæggets, kan man vælge notatet som form. Et notat indgår ofte som et led i en sagsbehandling, mens rapporten typisk afslutter - evt. en fase af - en sag i den offentlige forvaltning. Et notat skal nødig være på mere end max 5 sider. Bliver det længere, er det bedre at sætte det op som en rapport. I Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet bruger vi brev-formatet (smartmasteren) til notater. Til højre for rammen med navn og adresse skrives Notat med Arial ca. 20 p midt- eller højrestillet. Resten af brevhovedet udfyldes som sædvanlig med dato (statisk - ikke system), sagsbehandler, evt. journalnummer, overskrift osv. Notatet afsluttes ikke som brevet med en hilsen og underskrift. Sagsbehandler-navnet i brevhovedet gør det ud fra forfatternavn. Et notat inddeles i kapitler på samme måde som en rapport. Det letter også læseligheden at bruge afsnitsformater, kapiteloverskrifter osv. på samme måde. Opbygningen følger den samme logiske struktur som rapporten: Sammenfatning, indledning, baggrund, indhold og konklusion. Man skriver normalt ikke indholdsfortegnelse i et notat. Det er høfligt over for læseren at indlede notatet med en sammenfatning på ord. I skriveprocessen Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 2 af 21

4 er sammenfatningen som regel det sidste, man skriver. Så sætter man den hen efter overskriften, men foran den øvrige tekst med klip - sæt ind. Opbygning af en rapport Et notat, en rapport eller en anden formidling fra Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet skal fortælle en historie. En historie har en baggrund eller et sæt forudsætninger (en kontekstbeskrivelse), en handling og en konklusion. Denne struktur går igennem de her nævnte formater. Der findes flere opskrifter på, hvordan man strukturerer en skriftlig meddelelse. En standard kan som udgangspunkt se således ud: Sammenfatning Baggrund Formål Metoder og materialer Resultater Analyse / handlingsmuligheder / o.s.v. (dette afsnit kan indeholde flere underpunkter). Det kan også kaldes Diskussion og struktureres som en sammentænkning af egne resultater med andres fra litteraturen. Konklusion Referencer Når det drejer sig om biomedicinsk forskning, har de allerfleste internationale tidsskrifter, der publicerer den slags, indgået et samarbejde - Vancouver-aftalen efter den by, hvor redaktørerne mødtes første gang. Stort set alle disse tidsskrifter, herunder Ugeskrift for Læger, anvender følgende struktur: Formål Design Regi Materiale Vigtigste variabler og temaer Resultater Konklusion Denne model kaldes på engelsk populært IMRAD-modellen (Introduction, Material / Methods, Results And Discussion). Redaktøren for ét af de førende internationale tidsskrifter for kvalitet, Quality and Safety in Health Care, har tillempet denne, så den passer bedre til kvalitetstankegangens proces: Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 3 af 21

5 Enkelt format Formål Metode Resultater Konklusioner Hvad kan andre lære af dette Sammensat format (foretrukket) Régi: Hvad er vi for nogen? Problemformulering: Hvad var det, vi gerne ville? Nøglefaktorer, vi ønskede at forbedre. Data: Hvordan undersøgte vi problemet? Analyse og fortolkning: Hvad fandt vi, og hvordan så vi derefter problemet? Forandring: Hvad lavede vi om på og hvordan? Virkning: Hvilke forbedringer medførte det, og hvordan véd vi det? Næste skridt: Hvad har vi lært og opnået, og hvordan vil vi udvikle det videre? I alle disse formater hører sammenfatningen med, på samme måde som nævnt for notatets vedkommende. Hvor sammenfatningen af et notat gerne skal holdes inden for ca ord, kan en rapports sammenfatning brede sig til op mod en side - men nødig ret meget mere end ord. Sprog, tegnsætning osv. Det er væsentligt, at afdelingens produktion er sober og troværdig. Den må også gerne være læselig og indbydende. Egentlig journalistisk formidling ligger uden for denne vejlednings rammer, men kan komme på tale i andre sammenhænge. Kunsten er at balancere mellem det akademiske og det formidlende, mellem sandhed og klarhed. En tekst fra Kvalitetsafdelingen skal helst være begge dele. Den skal meddele faktuel viden på en måde, så læserne bliver interesserede i at anvende denne. En tekst fra Kvalitetsafdelingen er ikke en universitetsopgave. Alligevel kan man hente god inspiration i lærebøger i sådanne, fx Rienecker L, Jørgensen PS. Den gode opgave. 3. udg., København: Samfundslitteratur, Det er en selvfølge, at retskrivning, tegnsætning osv. er i orden. Vi kan ikke kalde os en kvalitetsafdeling og så udsende publikationer med dårlig kvalitet. Brug staveprogrammet og retskrivningsordbogen og læs selv kritisk korrektur. Lige som vi som hovedregel er en A er og - mindst - en B er på en opgave, bør man bede en kollega læse kritisk korrektur på sin næsten færdige rapport. Den kritiske korrektur skal forholde sig til det faglige - er data valide, argumentationen i orden osv. Den skal også sikre såvel det sproglige - er sproget læsevenligt, éntydigt, forståeligt og i overensstemmelse med gældende termer og begreber inden for det pågældende faglige område - som retskrivning og tegnsætning. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 4 af 21

6 Læsevenlighed handler om mange ting. Én måde at forholde sig til læsevenlighed er det såkaldte læsbarhedsindeks, forkortet LIX-tal. Nærmere kan ses fx på Det kan diskuteres, hvad man skal bruge et lix-tal til. Læsere af Kvalitetsafdelingens publikationer må vel formodes at være vant til akademisk litteratur og bureaukratisk sprogbrug? Men i mange tilfælde kan man udtrykke sig lige så tydeligt på dansk som med fremmedord. Og der er forskel på de signaler, man sender, når man skriver fx I henhold til Deres skrivelse... eller Tak for dit brev.... Ringkjøbing Amt har ikke en sprogpolitik. Men det er der mange andre, der har (juli 2005: hits på Google på dansk på ordet sprogpolitik). Der kan hentes inspiration mange steder, og det er ikke denne manuals opgave at henvise til én frem for andre opfattelser af godt formidlingssprog. Der er derimod ikke længere usikkerhed om korrekt tegnsætning. Siden efteråret 2003 har der været ét kommasystem på dansk: grammatisk komma. Reglerne kan findes hos Dansk Sprognævn på webadressen -> Kommaregler. I korthed: Gør det så godt du kan. Få så en kollega til at læse kritisk korrektur og evt. hjælpe med at sætte kommaer. Inden din rapport bliver publiceret, skal den under alle omstændigheder gennem Kirsten Klejnstrup, som vil foretage den afsluttende korrektur og opsætning mv. Teksttyper og størrelse - Afsnitsformater Tektsbehandlerprogrammet Lotus Word Pro arbejder med såkaldte afsnitsformater. Den almindelige tekst kaldes brødtekst eller standardtekst. Her anvender vi i rapporter gennemgående skrifttypen Arial i størrelse 12 pitch og i notater (brev-smartmasteren) 11 pitch. Den samme skrifttype anvendes som hovedregel i tabeller og punktlister (bullet-lists). I diagrammer, større teksttabeller, rammer mv. kan man reducere størrelsen, fx til 10 pitch. Ret meget mindre tekst bør kun anvendes til særlige formål af mindre central interesse for selve forståelsen, fx tekniske informationer om filnavn, revisionsdato mv. Se fx afsnittet om kolofon. Programmet er født med tre typer overskrifter: Overskrift 1, 2 og 3. Desuden er der afsnitsformat, der hedder Titel. I reglen behøver vi ikke mere end to typer, overskrift 2 til kapiteloverskrifter og overskrift 3 til underafsnit. Det er væsentligt at bruge afsnitsformaterne i stedet for manuelt at ændre typografien til overskrifter, punkttegn, nummerlister osv. Man opnår et ensartet layout gennem hele dokumentet, og overskrifttyperne indgår i programmets facilitet til at fremstille indholdsfortegnelse. Den endelige redigering bliver meget nemmere, hvis dokumentet ikke er fuldt af mere eller mindre tilfældige indrykninger, tabuleringer, skriftattributter osv. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 5 af 21

7 Som hovedregel anvender vi i rapporter følgende typografier: Overskrift 2 (Arial 14, fed) Overskrift 3 (Arial 12, fed) En overskrift sættes med én linje over og ½ linje under afsnittet. Indstil din smartmaster til dette gennem hele dokumentet ved hjælp af dialogboksen Tekstegenskaber, når du begynder på en rapport. Papir og tryk Til notater, rapporter mv. bruges hvidt papir. Til fx spørgeskemaer, opslag o.l., hvor blikfang er nødvendigt, kan evt. bruges farvet papir eller farvet baggrund. Skal der trykkes et større antal, har Kirsten Klejnstrup forbindelser bl.a. til amtets trykkeri, som også kan sørge for indbinding mv. Tekstsiderne Arkstørrelse og format A4 med 2,54 cm margen til alle sider (programmets default-indstilling). Teksten venstrestilles. Mens man udarbejder rapporten eller notatet, anbefales det at skrive filnavn (evt. også sti, hvis man har flere rapporter på bedding samtidig) og revisionsdato i Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 6 af 21

8 sidefoden. På S:\lotus\smasters\wordpro ligger der en smartmaster ved navn Arial 12-standard.mwp, der har systemdato, sti og filnavn samt sidenummerering i bundmargenen. Bilag Brug kun bilag, hvis det er nødvendigt. Har man fx gennemført en spørgeskemaundersøgelse, skal skemaet og evt. informant-information med i bilag. Men mellemregninger, fx hele datafilen ved tekstvariable, projektbeskrivelse, andre breve mv. skal som hovedregel ikke med. Tommelfingerreglen er: er du i tvivl, så udelad det. I universitetsopgaver har man en tendens til at sætte alt muligt i bilag. Men i en universitetsopgave skal eksaminator og censor have mulighed for at følge processen i detaljer for at kunne bedømme den studerendes evner og kunnen. Det er ikke formålet med en publikation fra Kvalitetsafdelingen. Man kan evt. skrive i forbindelse med bilagsfortegnelsen, at fx Yderligere materiale [evt. specificeret] kan fås ved henvendelse til forfatteren [navn, tlf.nr, ]. Det er nemmest af hensyn til produktionen, at bilag findes som filer. De indsættes således i selve dokumentet til rapporten. Har man dem ikke i fil, kan man evt. få dem skannet ind. Husk overskrift, så bilagene kommer med i indholdsfortegnelsen. Litteraturhenvisninger Der er to anerkendte måder at skrive litteraturreferencer på: Vancouver-systemet (nummersystemet), som anvendes i biomedicinske publikationer, og Harvard-systemet (forfatternavn og årstal), som er autoriseret af den amerikanske psykologforening APA (American Psychological Association). Den sidste måde anvendes også af mange sygeplejeskoler og er hovedreglen i humanistisk og samfundsvidenskabelig litteratur. Tidsskriftet Sygeplejersken anvender en hybrid-model. Rent praktisk har nummer-metoden visse fordele, når man har mange referencer og ikke ønsker at overlæsse sin tekst med disse. Forfatter-metoden gør teksten lidt tungere at læse, men fritager læseren for at blade om i referencelisten helt så meget. Hvilken metode, man bør anvende, afhænger af, hvad man skriver om, og hvem man skriver til. Hvis man skriver om et decideret sundhedsfagligt emne til en målgruppe, som er vant til at læse biomedicinsk litteratur, vil det alt andet lige være bedst at bruge Vancoucer. Hvis man derimod vil signalere, at man anvender andre videnskabelige paradigmer end det rent biomedicinske, og hvis ens læsere fortrinsvis består af fx djøf ere, politikere mfl., kan Harvard systemet være mere velegnet. Det væsentlige er, at man beslutter sig og anvender det valgte system konsekvent og korrekt. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 7 af 21

9 Vancouver systemet er beskrevet i bilag 1, der er klippet fra Ugeskrift for Læger s manuskriptvejledning. Den kan i sin fulde ordlyd hentes på Harvard systemet er bl.a. beskrevet i en lærebog udgivet af Danmarks Biblioteksskole. Den kan ses på internetadressen En hurtig indføring i begge metoder kan fx findes i Hansen HP. At skrive opgave. Indhold og struktur. København: Gyldendal, Bagside Bagsiden skal henvise til hjemmesiden skrives med Arial 26, fed. Teksten stilles midt på siden og centreres (se denne rapport). Fylder selve rapporten et lige antal sider, indsættes en ekstra blank side før bagsiden. Bagsiden (og den evt. ekstra blanke side) skal ikke have sidefod. Stå på den side, hvor sidefoden skal undertrykkes (stå ikke i sidefoden). Sidefoden undertrykkes ved hjælp af Opret - Sektion. Vælg Startsektion: På siden, fjern fluebenene i felterne - Brug sidehovedtekst fra foregående tekst - Brug sidefodstekst fra foregående side. Lad evt. Kirsten Klejnstrup udforme bagsiden. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 8 af 21

10 Opsætning Mens man udarbejder sin rapport, arbejder man normalt i et standard-dokument. Som omtalt anbefales smartmasteren Arial 12-standard.mwp, der ligger på S:\lotus\smasters\wordpro. Den har systemdato, sti og filnavn samt sidenummerering i bundmargenen. Ofte vil en rapport være resultat af et arbejde i en arbejdsgruppe, udvalg e.l., og gruppen vil have taget stilling til serielle udkast. Derfor er det en god idé at have dato og filnavn i bundmargen. Vil man understrege det midlertidige i denne proces, kan man sætte kladde som vandmærke på rapportudkast, som man sender til arbejdsgruppen (Sidelayout - Indstillinger for vandmærke (tredje faneblad) - Vandmærke - rul ned til kladde eller kladde2). Man behøver ikke selv gøre sin rapport helt publikationsklar. Det gør Kirsten Klejnstrup gerne. Det er også hende, der skal lægge sidste hånd på værket og sikre, at det færdige produkt har et ensartet udseende og lever op til kvalitetskravene. Men hvis man selv vil, følger i de næste kapitler den mest praktiske fremgangsmåde. Indholdsfortegnelse Hvis man bruger Arial 12-standard en, skal man fjerne sidenummereringen i sidefoden, inden man opretter en indholdsfortegnelse. Ellers kommer denne smartmasters form for sidenummerering - Side X af Y - med i indholdsfortegnelsen. Markér sidenummereringen i sidefoden, delete og opret så indholdsfortegnelsen. Sidenummereringen sættes ind igen bagefter som omtalt nedenfor. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 9 af 21

11 Når du konsekvent bruger afsnitsformater til overskrifter, kan Word Pro lave indholdsfortegnelsen automatisk (Opret - Andre dokumentdele - Indholdsfortegnelse). Det er bedst at bede programmet om ikke at sætte indholdsfortegnelsen i en separat division (klik fluebenet på 2. side i dialogboksen væk). Med de skrifttyper, som gør sig bedst i selve teksten, bliver indholdsfortegnelsen for tung. Lad programmet oprette indholdsfortegnelsen, og ret så skrifttyperne til i den tabel, som programmet skriver indholdsfortegnelsen i. Som hovedregel sættes indholdsfortegnelsen op som følger: Indhold Side Overskrift Overskrift I teksten sættes overskrifterne som beskrevet. I indholdsfortegnelsen retter man derefter teksten til som vist herover. Underoverskrifter (overskrift 3) indrykkes 0,5 cm. ved hjælp af dialogboksen Tekst - Tekstegenskaber - Justering (2. faneblad) - Indryk fra margen. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 10 af 21

12 Rækkehøjden sættes fast til 0,8 cm (Tabel - Tabelegenskaber - Tabelcelle - Størrelse og margerner (3. faneblad), klik fluebenet i Automatisk rækkehøjde væk). Teksten justeres nederst (Tabel - Tabelegenskaber - Tabelcelle - Div. - Lodret justering - nederst). Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 11 af 21

13 Der anvendes ikke numre på overskrifterne og undertitlerne. Mellem teksten og sidetallet anvendes udpunktering med prikker. Indholdsfortegnelsen tilføjes overskrifterne Indhold og Side. Stil cusoren i indholdfortegnelsen, klik på Tabel - Indsæt - Række/Kolonne, vælg Række/Linje - Antal, der skal indsættes - tast 2, Indsæt ny kolonne, vælg Før markeret kolonne/spalte. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 12 af 21

14 Stil nu cursoren i første række, tryk Tabel - Celleegenskaber - vælg Div. - Udpunkteringstypografi - Ingen. Gentag dette i anden række. Stil herefter cursoren i første række, tast Indhold (Arial 12, Fed), tabuler til næste kolonne, højrestil teksten, tast Side (Arial 12) (se denne indholdsfortegnelse). Med mindre man har brug for den undervejs, er det bedst at vente med at lave indholdsfortegnelsen, til rapporten er næsten publikationsklar. På den anden side kan man altid slette den igen (stil cursoren inde i tabellen, Tabel - Slet - Hele tabellen), eller opdatere den. Kolofon En kolofon er den information, som udgiveren eller trykkeriet giver om publikationens nærmere data, fx udgavenummer, trykkested osv. I bogtryk står kolofonen sædvanligvis på omslagets inderside. Men det er vanskeligt at gøre, når vi er henvist til almindelig fotokopierings-teknik. I Kvalitetsafdelingen sætter vi derfor kolofonen i en ramme (Opret - Ramme) neden for indholdsfortegnelsen og skriver den med lille skrift - Arial 8 p. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 13 af 21

15 Kolofonen ser sådan ud: Manual til rapporter og notater er udarbejdet af: Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet i Ringkjøbing Amt marts 2002, og er revideret i november 2005 Kan rekvireres ved henvendelse til: Kvalitetsafdelingen Herning Sygehus, 7400 Herning tlf mail: kvalitetsafdelingen@ringamt.dk eller downloades fra -> Publikationer Sidefod Som standard forsynes Kvalitetsafdelingens færdige publikationer med firmanavn og sidenummerering i sidefoden. Man stiller cursoren i sidefoden. Man skal se bort fra muligheden i bjælken Sidehoved/-fod, men hente sidenummerering fra ikonet eller Side - Indsæt sidetal. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 14 af 21

16 Forsiden skal ikke tælle med i sidenummereringen, så man orienterer sig i, hvor mange sider der er i dokumentet og skriver så i rubrikken Tekst før: Side <mellemrum> og i rubrikken Tekst efter <mellemrum> af <antal sider i alt>. Husk at skrive manuelt ind antal sider i rapporten. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 15 af 21

17 Så klikker man på Indstillinger og på Start sidenummerering på side 2. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 16 af 21

18 Så stiller man cursoren til venstre for sidenummereringen og skriver Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet (tekst Arial 10 p og skrifttype kursiv). Tabulér, så Kvalitetsafdelingen... står i venstre side og sidenummereringen (ikke kursiveret) står til højre. Se som eksempel sidefoden af denne manual. Sidefoden forsynes med streg (Stå i sidefoden. Sidefodsegenskaber - klik på fanen for streger, fane nr. 2 - klik på streger omkring sidefod uden skygger og derefter på Vis streger Øverst - Stregplacering På margen). Det er vigtigt at holde den nævnte rækkefølge: Gør manuskriptet helt færdigt, men uden forside. Opret så indholdsfortegnelsen i starten af dokumentet, men ikke i separat division. Indstil så sidefoden. Når man har dialogboksen Sidefodsegenskaber fremme, klikker man på Størrelse og margener (første faneblad) og sætter den til at starte sidefodsegenskaberne på side 2. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 17 af 21

19 Først da indsætter man forsiden. Forsiden En forside er et blikfang, en tiltalende indpakning, der skal vække læserens lyst og interesse for at kaste sig over indholdet. Disse retningslinjer kan derfor kun være vejledende. Forsiden skal tilpasses indholdet mere end retningslinjerne. Kirsten Klejnstrup laver gerne forslag til forsiden. Det ufravigelige er dog, at det helt klart fremgår, hvor publikationen stammer fra. Logoet og firmabetegnelsen skal være det fælles stempel, som kendetegner alle afdelingens publikationer. Se som eksempel forsiden af denne manual. Øverst til venstre (venstrestillet): En ramme med logo og en ramme med Ringkjøbing Amt, Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet. Teksten sættes med True Optima henholdsvis 18 og 16 pitch. Rammen med logo et skal være 2,5 cm høj og 2,0 cm. bred. Kopiér den fra S:\Logoer. Over midten på forsiden (venstrestillet): Rapport - Manual - Debatoplæg eller hvad det nu er for et værk, man publicerer, Arial ca. 20 p evt. fed. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 18 af 21

20 Midt på forsiden (højre- eller midtstillet): Forsidevignet, en illustration, fotografi eller grafik efter eget valg. Størrelsen afhænger af det grafiske indtryk. Under vignetten (højre- eller midtstillet): Hovedtitel med Arial ca. 22 p fed. Evt. undertitel med Arial 22 p eller mindre normal. Nederst (højrestillet): forfatter(e) uden titel, måned og årstal. Arial ca. 14 p, evt. Fed. Ved sampublikationer med fx Sygehusene i Ringkjøbing Amt eller Psykiatrien sættes samarbejdspartnerens logo nederst på forsiden. Grafisk design er et kunsthåndværk, som folk står i lære i mange år for at blive gode til. Få professionel hjælp til det. Kirsten Klejnstrup står for afdelingens kontakter på dette område og varetager den endelige tilpasning af alle afdelingens publikationer, inden de bliver publiceret. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 19 af 21

21 Bilag 1. Litteraturhenvisninger juli 2005 Litteraturhenvisninger udformes som angivet af Vancouver-gruppen ( Ugeskrift for Læger afviger på følgende punkter fra icmje: Optræder der flere end tre forfattere på en publikation, anføres kun de tre første forfattere efterfulgt af»et al«. Ikke punktum efter tidsskriftets forkortede navn. Da tidsskrifter sidenummererer fortløbende, anvendes ikke bladnummer, men kun volumennummer og sidenummer. Tidsskrifters navne skal forkortes i overensstemmelse med det system, som anvendes i Index Medicus ( gov). Nummerer henvisningerne konsekutivt i den rækkefølge, hvori de nævnes første gang i teksten. Henvisninger, som citeres i tabeller eller figurtekster, skal nummereres i overensstemmelse med den pågældende tabels eller figurs første optræden i teksten. Litteraturhenvisninger i teksten angives ved referencetallet i firkantet parentes. Ved flere henvisninger samme sted angives referencetallene adskilt med komma, f.eks. [3, 4, 8]; ved mere end to fortløbende referencetal anvendes bindestreg, f.eks. [6-9]. Antallet af litteraturhenvisninger må ikke overstige [10-30, afhængig af publikationstype]. Hvis artiklens oprindelige version har mere end det maksimalt tilladte antal referencer, kan forfatteren efter litteraturhenvisningen anføre:»en fuldstændig litteraturliste kan fås ved henvendelse til forfatteren«. Undgå abstrakter og møde-proceedings som litteraturhenvisninger; upublicerede observationer og personlige meddelelser må ikke anvendes som litteraturhenvisninger. Manuskripter, som er accepteret, men endnu ikke offentliggjort, kan figurere i litteraturlisten. Angiv det pågældende tidsskrifts navn og årstal efterfulgt af ordene»i trykken«i parentes. Elektronisk materiale refereres ligesom anden litteratur. Referencerne skrives generelt som følger: Efternavn efterfulgt af initial(er) uden komma eller punktummer derefter komma inden den næste forfatters efternavn efterfulgt af vedkommendes initial(er): Jensen PH, Pedersen NL. Hvis der er flere end tre forfattere, tilføjes et al efter den tredje forfatters initial(er): Hey H, Schmedes A, Lund ED et al. Efter den sidste forfatters initialer (eller efter et al) og før titlen på artiklen/monografien etc. sættes punktum. Titlen skrives med stort begyndelsesbogstav, men alle øvrige ord er med småt, medmindre det drejer sig om nationaliteter (in a Danish population) eller navne på f.eks. kommissioner eller lignende. Der skrives generelt også med småt efter kolon. Der medtages ikke undertitel. Tidsskriftets navn skrives med almindelig skrift (ikke kursiv), der sættes ikke punktummer mellem de enkelte dele i forkortelsen eller mellem tidsskriftsnavnet og årstallet: Ugeskr Læger Årstal, volumennummer og sidetal skrives uden mellemrum. Der sættes semikolon mellem årstallet og volumennummeret og kolon mellem volumennummeret og sidetallet: BMJ 2004;329: Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 20 af 21

22 Eksempler på korrekt opstillede referencer: Tidsskriftsartikel Kofoed KF, Hove JD, Freiberg J et al. Variability of insulin-stimulated myocardial glucose uptake in healthy elderly subjects. Eur J Nucl Med Mol Imaging 2002;29: Genter P, Sonne T. Forebyggelse af rygning blandt børn og unge med udgangspunkt i skolebaserede programmer. Ugeskr Læger 2004;166: Kapitel i en bog Cole TJ. Weight-stature indices to measure underweight, overweight, and obesity. I: Hines JH, ed. Anthropometric assessment of nutritional status. New York: Wiley-Liss, 1991: Avisartikel Ebbensgaard I. Bump og chikaner giver sikrere veje. Politiken 2004, 8. november, 1. sektion: 5. Internetreference /12. jan Datoen for søgningen skal anføres. Kvalitetsafdelingen for Sundhedsvæsenet Side 21 af 21

23

24