HCM Experience Lounge APRIL 2016

Transkript

1 HCM Experience Lounge APRIL 2016

2 Program Ankomst og registrering Velkommen og introduktion KMD nyt Herunder Cloud Payroll Thomas Reedtz Dinesen, KMD Payroll Control Center Mads Eske Jessen, 2BM Persondata i SAP og andre systemer Troels Lindgård, 2BM HR nyheder trend på arbejdsmarkedet Introduktion til Fieldglass Frokost & Netværk Lene Rosenkvist Rendbæk, 2BM

3 2BM ERFA ÅRHUS/KØBENHAVN NYHEDER FRA KMD V/ PIA UHRENHOLDT KMD Cloud payroll

4 Refusionsløsningen Ny version inkl. 4 timers reglen Hvis en lønmodtager er delvis uarbejdsdygtig, skal der være minimum 4 timers fravær i en kalenderuge, for at opretholde retten til dagpengerefusion Hvis der er minimum 4 timers fravær i en kalenderuge, skal der ikke startes på en ny arbejdsgiverperiode Alle typer sygdomsfravær (sygdom, delvis uarbejdsdygtig, arbejdsskade og 56) indgår i denne beregning. Dette betyder, at alt sygdomsfravær sammenlægges, indtil der er en uge, UDEN 4 timers fravær Bedre kvalitet og funktionalitet i den nye version 4

5 Refusionsløsningen igangværende udviklingsprojekter Modtagelse af refusionsbeløbet fra NemRefusion Automatisk bogføring af modtaget refusionsbeløb fra NemRefusion Tæt samarbejde med Aarhus Kommune, NemRefusion og Kombit 5

6 6

7 2BM ERFA ÅRHUS/KØBENHAVN KMD CLOUD PAYROLL V/ THOMAS DINESEN KMD Cloud payroll

8 Sap SuccessFactors Employee Central The next-generation core HR system (HRIS) is designed for the global enterprise workforce and delivered securely via the SAP SuccessFactors cloud, serving more than 27 million users in 30 countries. One global system of record: Our platform is effective-dated across geographies, cost centers and employee types. Complete workforce data: Combined HR and talent data delivers a richer, more comprehensive employee profile. Powerful analytics: Correlate workforce data with financials, CRM, and other data for actionable insights. Seamless integration: Easily connect with on-premises or cloudbased apps like ERP, time and attendance, and benefits. Continuous innovation: Cloud-delivered enhancements are provided 4x per year, with no additional cost or disruption. KMD A/S INTERNT [VÆRDIFORDOKUMENTID]-V[DOKUMENTVERSION] 8

9 Sap SuccessFactors Employee central payroll SAP SuccessFactors Employee Central Payroll offers all the same features and benefits as SAP's on-premise payroll solution, but it is delivered with the security, scale, and flexibility of the SuccessFactors cloud. Employee Central Payroll offers you: A proven solution Based on the world's leading-edge payroll solution, it is currently used by thousands of organizations worldwide. Choice Available for customers who want the benefits and convenience of cloud delivery but who also want the control of implementing and managing payroll in-house. Lower TCO Realize the significant cost advantages of a cloudbased solution. KMD Nettoløn - in SuccessFactors is available as an option for SAP SuccessFactors Employee Central customers only. KMD A/S INTERNT [VÆRDIFORDOKUMENTID]-V[DOKUMENTVERSION] 9

10 Video Successfactor Cloud Payroll KMD A/S INTERNT [VÆRDIFORDOKUMENTID]-V[DOKUMENTVERSION] 10

11 Customer expressions Please inform us on your progress. We need a best practice solution We are willing to change contacts for our employee if necessary! What is the status on Cloud Payroll? Our payroll solution has become too expensive as we have been tailoring it to our needs and still continues to do that Give us a standard solution and we will fit in 11

12 Where do we come from? Portal Management reports (BI) E-recruitment, ELA P-mappe KMD packages SAP packages Managed payroll process _ Reimbursement _ Reimbursement KMD Nettoløn _ SAP HCM _ SAP HCM On-prem/hosted KMD CloudPayroll Hosted OPUS Personale 12

13 Deployment - Various Configurations of SAP HCM/KMD Nettoløn SuccessFactors HR Renewal/Fiori SAP HCM with KMD Nettoløn SuccessFactors OR On-premise / Hosted / Cloud KMD A/S INTERNT [VÆRDIFORDOKUMENTID]-V[DOKUMENTVERSION] 13

14 Cloud Payroll for large enterprise SF EC Payroll PCC Payroll cloud platform DK NO DE Apps HR Renewal SAP ERP External Report HANA Cloud Integration (HCI) Nemkonto E-boks Company plug and play at a fair price: Revised SAP license policy Local standard company template E-indkomst Dansk Standard 14

15 Cloud Payroll for large Enterprise Implementation Minimal variance in customizations SP84 SP84 SP86 SP85 Same SP SP86 SP Same SAP v Scalable env. KMD A/S INTERNT [VÆRDIFORDOKUMENTID]-V[DOKUMENTVERSION] 15

16 16

17 Payroll Control Center

18 Payroll Controll Center (PCC) - Konceptet Helt ny brugergrænseflade Bliver standard i Employee Central Payroll Reduktion i den tid det tager at afvikle lønkørslen Løndata bliver de-clusteret Kan dermed rapporters som almindelige tabeller (SE16, SAP query)

19 Payroll Controll Center (PCC) - Konceptet Process og rollebaseret 2 roller: Payroll Process Manager (afvikler kørslen) Responsible for the overall process Ensures correctness and timeline Triggers others to resolve issues Signs off that all steps are executed correctly Payroll Process Administrator (Superbruger) Receives worklist from payroll manager System assists with findings and pointing out issues Payroll admin evaluates, corrects and ensures error free tasks and payroll activities

20 Gammel vs PCC

21 Hvordan virker det Find fejl før lønkørslen Manglende bankkonto Ingen ferieordning etc Find fejl i lønkørslen (også simuleringskørsler) istedet for først at finde dem ved efterfølgende rapportering Bruttoløn afviger mere end xx% I forhold til sidste kørsel Nettoløn større end xx kr. Negativ nettoløn Etc Dette medfører at mærkværdigheder/udsving rapporteres i forkørslen istedet for ved efterfølgende rapportering Mærkværdigheder/udsving kan gennemgås og markeres som værende ok PCC husker godkendte udsving. Disse skal således ikke godkendes igen efter næste forkørsel Mulighed for at køre produktivt på enkeltmedarbejder uden at låse hele afregningskredsen SE16N (P2RX_xx eller P2RM_xxx) løndata nemmere at tilgå..husk: tænk på sikkerheden

22 Payroll Process Manager Process overblik Niv 1 For hver process kan en række informationer vises Start/slut datoer Hvor langt er vi nået Hvad er status (Ok, fejl, advarsler)

23 Payroll Process Manager Process overblik Niv.2 Process trin kan startes herfra

24 Payroll Process Manager Process overblik Niv.3 Udfør aktiviteten Hvad er status? F.kes. Antal afviste medarbejdere Bekræft at aktiviteten er færdig Højre side: Hvilke aktiviteter vil jeg se/arbejde med? Venstre side: Hvad er status for denne aktivitet?

25 Payroll Administrator Worklist Folders and checks Check detaljer

26 Tekniske forudsætninger HR renewal 2.0 EHP 7 Declustering Business function aktiveret SAP NetWeaver 7.4 sp05 Et par SAP noter SAP anbefaler HANA platform grundet større datamængder KMD understøtter nu også de-clustering..

27 Demo

28 PERSONDATA I SAP OG ANDRE SYSTEMER 2BM HCM Lounge 13. april

29 Agenda Om 2BM - Compliance Håndtering af persondata i SAP og andre systemer 1. Persondata definition, persondataloven, EU persondataforordningen 2. Metode for håndtering af persondata 3. Logning af håndtering af persondata i SAP Benchmark for håndtering af persondata i SAP 2016

30 2BM Compliance mission Være den førende leverandør af Data privacy løsninger til SAP for danske SAP kunder. Være den førende leverandør af SAP License management ydelser og løsninger til danske SAP kunder. Være leverandør af SAP access management ydelser primært SAP autorisationer for understøttelse af data privacy og license management, samt 2BMs andre forretningsområder HR, Mobility og ERP.

31 Persondata definitioner (Persondataloven) Almindelige personoplysninger Semi følsomme personoplysninger Strafferetslige forhold Væsentlige sociale forhold Rent private forhold Følsomme personoplysninger Racemæssig eller etnisk baggrund Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold Oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold.

32 Hjemmel for behandling af følsomme persondata Hvornår må man behandle? Samtykke er nødvendigt (Samtykke kan foregå på forskellige måder) Frivilligt Specifik Informeret Afvejningsregler for specifikke behandlinger 2) behandlingen er nødvendig for at beskytte den registreredes eller en anden persons vitale interesser i tilfælde, hvor den pågældende ikke fysisk eller juridisk er i stand til at give sit samtykke, 3) behandlingen vedrører oplysninger, som er blevet offentliggjort af den registrerede, eller 4) behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Der er ingen afvejningsregel for følsomme personoplysninger Persondataloven 7 Behandling af oplysninger

33 God behandlingsskik Hvordan må man behandle Udtrykkeligt angivne og saglige formål Ikke omfatte mere, end hvad der kræves til opfyldelse af de formål Fornøden ajourføring af oplysningerne Må ikke opbevares på i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål Persondataloven 5. Oplysninger skal behandles i overensstemmelse med god databehandlingsskik.

34 34

35 35

36 Justeringer i den nye EU persondataforordning i forhold til persondataloven Sanktioner/Bødeniveau Forhøjelse af generelt niveau hos dataansvarlige og databehandlere Samtykke skal ikke kunne bruges i ansættelsessituationer Anmeldelsespligt for følsomme oplysninger udgår, men virksomhederne skal selv sikre korrekt håndtering Databehandler får større ansvar Sikkerhedsbrist Information om disse. Er ikke eksplicit i nuværende lovgivning. Men Datatilsynet ser at det er en del af god behandlingskik og er en del af ny persondataforordning. Retten til at blive glemt Data privacy officer for offentlige institutioner og virksomheder med væsentlig persondata håndtering

37 Persondata tilsyn i 2016 af Datatilsynet Planlagte tilsyn Ved udvælgelse af emner for planlagte tilsyn skal der ifølge Datatilsynets tilsynsstrategi for navnlig fokuseres på behandlinger af personoplysninger, som på grund af deres omfang eller formål kan indebære en særlig risiko for at krænke de registreredes ret til databeskyttelse og privatliv, samt på behandlinger, som indebærer brug af ny teknologi. Ved udvælgelsen af såvel emner som de dataansvarlige, der skal indgå i de planlagte tilsyn, tager Datatilsynet bl.a. i betragtning, om der på et område er fremkommet oplysninger herunder ved henvendelser fra borgere eller via medieomtale der kunne tyde på et særligt behov for tilsyn. Emnerne for planlagte tilsyn i 2016 Datatilsynets tilsynsenhed fokuserer i 2016 på udvalgte emner hos en række dataansvarlige. Kontrol af følgende emner vil gå igen på 30 tilsyn overfor offentlige myndigheder: Uddybende sikkerhedsregler, myndighedens eget tilsyn, databehandleraftaler, og myndighedens egen kontrol med databehandlere. Hos 20 private dataansvarlige vil følgende emner gå igen: Iagttagelse af Datatilsynets vilkår, databehandleraftaler, og virksomhedens egen kontrol med databehandlere. På alle tilsyn vil der blive anvendt oplysningsindsamling ved hjælp af spørgeskema. Overfor mindst 5 dataansvarlige vil Datatilsynet endvidere følge op med egentlige tilsynsbesøg. 37

38 Følsomme persondata definition Hvad er definitionen for følsomme persondata for virksomheden? Forudsætter om håndtering af persondata er korrekt. Hvad skal logges Hvilken brug skal overvåges Som hovedregel må en virksomhed kun registrere følsomme om en medarbejder, hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke oplysninger til dette. Datatilsynet.dk Følsomme personoplysninger Racemæssig eller etnisk baggrund Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold Oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold.

39 Overordnet metode til håndtering af følsomme persondata 1. Overblik over persondata i systemer og processer og hvilke data der er følsomme 2. Sikre procedurer og retningslinjer for håndtering af persondata er på plads 3. Sikre databehandleraftaler med relevante leverandører er plads 4. Sikre tekniske foranstaltninger er på plads 5. Sikre træning af personale 6. Sikre sikkerhedsorganisation er på plads

40 Overblik over persondata i systemer og processer Dataflowanalyse Jobansøgere Medarbejdere Kundeklubber Web/CMS HR ERP Arkiv (Elektronisk og fysisk) Privatkunder Marketingssystem CRM Dokumentstyring Filserver 40

41 Mulige tekniske foranstaltninger Autorisationskoncept Styring af adgang i SAP og andre systemer Logning Overvågning af håndtering af persondata Personal data perimeter protection - Styring af data ud af SAP og andre systemer. (f.eks. download lister til xls) (Uddata) Klassificering af følsomme persondata når det ankommer til virksomhed(inddata) Dokument/datastyring Sletning af følsomme persondata efter endt anvendelse (Uddata) Arkivering

42 Personfølsomme - følsomme persondata i SAP matrice Navnedata CPR nr Adresse Helbredsoplysninger Straffeattest Bortvisning Personlighedstest Fagforeningstilhørsforhold Familieoplysninger Tidsregistrering Sygdom Lønoplysninger Sikkerhedsgodkendelser Sociale problemer Navnedata CPR nr Adresse Helbredsoplysninger Straffeattest Bortvisning Personlighedstest Fagforeningstilhørsforhold Familieoplysninger Tidsregistrering Sygdom Lønoplysninger Sikkerhedsgodkendelser Sociale problemer

43 Logning - Brug af følsomme persondata i SAP 1/2 Definering af logningskoncept baseret på persondatadefinition og andre krav. Implementering af logning med SAP standard værktøjer for logningskoncept. Implementering af sikkerhed omkring logning i SAP.

44 Logning - brug af følsomme persondata i SAP 2/2 Logning aktiveres ved brug af Read Access Logging som er standard. Det er SAP standard funktionalitet til at logge læsning af data i SAP ABAP systemer. Standard i følgende versioner pt. NW 7.30 SP11 Available as of NW 7.11 SP13 Available as of NW 7.02 SP15 Available as of NW 7.01 SP15 Available as of

45 Logning - Opsætning af logging i SAP Transaktion: SRALMANAGER

46 Logning - Opsætning af logning i SAP 1. Definer logging purpose 2. Definer logging group 3. Optag transaktion i SAP gui eller portal for definere logningsfelter 4. Konfigurer felter til logning 5. Logning af konfigurerede felter udføres

47 Monitorering af brug af følsomme persondata i SAP Opsætning af monitoreringsregler Proces for behandling af hændelser Abonnementsbaseret opdatering af persondata regler i forhold til lovgivning og best practice.

48 Logning - Visning af logs i SAP

49 Monitoreringsregler for logning Navnedata CPR nr Adresse Ualmindeligt mange opslag X X X X X X X X X X X X Ad hoc søgning X X X X X X X X X X X X Beskyttede medarbejdere/brugere X X X X X X X X X X X X Opslag på kollegaer X X X X X X X X X X X X Udtræk af lister X X X X X X X X X X X X Helbredsoplysninger Straffeattest Bortvisning Personlighedstest Fagforeningstilhørsforhold Familieoplysninger Tidsregistrering Sygdom Lønoplysninger Sikkerhedsgodkendelser Sociale problemer

50 Benchmark for håndtering af persondata i SAP 2016 Benchmark I gang Deltagere modtager resultat af hvordan de er placeret I forhold til de andre deltagere. Kun for SAP kunder med flere end 2000 medarbejdere eller privatkunder I SAP. Det er 10 kunder som allerede har deltaget og der er mulighed for 5-10 flere deltagere. Hvor langt er virksomheden kommet med implementering af EU persondata forordningen? 1. Ikke startet 2. Overblik over hvor persondata findes i systemer 3. Opdatering af procedurer og retningslinjer 4. Implementering af tekniske foranstaltninger 5. Erklæring fra ekstern (Revision / advokat) Andet Kunde A Gennemsnit

51 Benchmark for håndtering af persondata i SAP 2016 Områder der undersøges: Organisering Compliance Business Case/omkostninger Risiko/Strategisk Compliance ambition Systemer Værktøjer Planlægning Viden Processer 52

52 Foreløbige resultater Projekter Forventes der projekt om persondata Hypotese: Det er forventet at over 100% vil have et projekt indenfor de næste 2 år. Resultat: 100% planlægger projekt for håndtering af persondata op fra 33% I 2015 Organisering Hvilken afdeling er snsvarlig for persondata Hypotese: Det er forventet at IT og HR ansvarlig hos over 50%. Resultat: 25% er det juridisk afdeling og I 35 % er det HR der er ansvarlige for håndtering af persondata. IT er ansvarlig I 25%. I 15% er ansvaret fordelt mellem HR og IT.

53 Mulige næste skridt Benchmark persondata aktiviteter i forhold til andre SAP kunder Analyse for håndtering af persondata Systemmæssig gennemgang af hver af relevante systemer og hvilke persondata disse indeholder, samt hvad det kan betragtes som personfølsomme data. Gennemgang af håndtering af persondata for hver af relevante systemer, baseret på 23 best practice tests fra revisionsbranchen. Mulighed for revisionserklæring for håndtering af persondata fra PWC eller andre revisionshuse. 54

54 Husk at Persondata findes mange steder I forhold til de øvrige emner, der blev drøftet på inspektionen, er det overordnet set Datatilsynets vurdering, at Faxe Kommunes svar på tilsynets spørgsmål er tilfredsstillende. Herudover finder Datatilsynet det meget beklageligt, at Faxe Kommune som opfølgning på inspektionen ved almindelig ukrypteret af 28. januar 2016 eftersendte tilsynet en logudskrift indeholdende en større mængde personnumre på borgere i Faxe Kommune /

55 HR Nyheder Fleksibel arbejdsstyrke

56 Fleksibel arbejdsstyrke Stigning i den fleksible arbejdsstyrke Typer af fleksibel arbejdskraft Tidsbegrænset ansættelser Vikar Eksterne Leverandør Freelance Arbejdsstyrkens sammensætning ændre sig. Hvert år hyrer flere og flere virksomheder ekstern arbejdskraft og engagere servicevirksomheder til at møde deres resource behov. Freelance, midlertidige ansættelser, specialister and projektbaseret arbejdskraft stiger på global plan.

57 Fleksibel arbejdsstyrke - Danmark Arbejdsmarkedets struktur Nøgletal En stigning i vikarbureauer og anden arbejdsformidlings omsætning 3 mia. kr. Fra 2012 til 2014 Produktion og byggeri har alene haft en stigning på 1,4 mia. Kr. i perioden. Kilde: Danmarks statistik

58

59 Processer

60 FIELDGLASS Eksterne Leverandør

61 Sammenhæng med øvrige SAP Produkter