10.16 Menuen Administration - Kommunikation

Transkript

1 10.16 Menuen Administration - Kommunikation - Kommunikation Klik på Kommunikation og følgende side åbner sig: Oversigtsbillede Afdeling Her vises, hvilken afdeling i Vælg projekt Organisationsplanen, som er valgt for visning af -skabeloner Her vises, hvilket projekt, som er valgt for visning. Standard kommunikationsskabeloner for afdeling viser de for den valgte afdeling oprettede standard kommunikationsskabeloner Betydningen af ikonerne til venstre for skabelonnavn Ikon med grønt symbol Skabelonen er nedarvet, enten fra "systemet" eller fra en overliggende afdeling Blankt ikon med to sider Skabelonen er nedarvet, men der er foretaget ændringer i skabelonen i den pågældende afdeling eller i det pågældende projekt Ikon med gul stjerne Skabelonen er oprettet første gang i den pågældende afdeling eller i det pågældende projekt. Hvis ikonen vises i et projekt, betyder dette, at skabelonen kun eksisterer i dette projekt. Hvis ikonet vises i en afdeling, betyder dette, at skabelonen kun eksisterer i denne afdeling - og også i alle underafdelinger, hvis Arvelighed er valgt med Anvend denn e kommunikationsskabelon i underafdelinger Oprettelse af nye -skabeloner Klik på Opret ny -skabelon og følgende side åbner sig:

2 Ved oprettelse af nye -skabeloner skal du sikre: signatur kommer med korrekt html-data kan kun trække koder ude fra højre kan sagtens skrive egen tekst uden html-koder SKAL være meget generel eller specifik til et projekt husk at aktivere at det skal være egen frem for obligatorisk mail oprettelse af projekt * Pas på ikke at få for mange skabeloner (må ikke slette obligatorisk mail) Indholdstype -skabeloner kan oprettes på to forskellige måder. Tekst -skabelon, som indeholder en simpel tekst, det vil sige, det er ikke muligt at angive skrifttype, skriftstørrelse, anvende farver, inkludere virksomhedens logo etc. HTML/tekst -skabelon, som indeholder HTML-tekst, det vil sige, det er muligt at angive skrifttype, skriftstørrelse, anvende farver, inkludere virksomhedens logo etc. For en udførlig beskrivelse af mulighederne henvises til brugermanualen for Rad Editoren under Support Tilknyttet kandidatstatus Når man sender en -skabelon til en kandidat, kan dette medføre en automatisk statusændring af kandidaten Der findes 45 forskellige kandidatstatusser i HR Manager Talent Recruiter. For en gennemgang af de forskellige statusser, se Bilag 5 Anvendelseskategori Når man opretter en -skabelon, er det muligt at vælge, om - skabelonen skal anvendes som Projektspecifik eller som Ikke-projektspecifik skabelon Projektspecifik Denne type -skabeloner kan kun anvendes i forbindelse med specifikke projekter og kan dermed indeholde variabler, som henviser til projektspecifikke oplysninger Ikke-projektspecifik Denne type -skabeloner kan kun anvendes i forbindelse fremfinding af kandidater i Kandidatdatabasen o g kan derfor ikke indeholde variabler, som henviser til projektspecifikke oplysninger. Denne type -skabeloner kan f.eks. anvendes i forbindelse med udsendelse af nyhedsmails til hele eller dele af Kandidatdatabasen System Denne type -skabeloner ( -systemskabeloner) leveres fra starten med HR Manager Talent Recruiter og har bestemte funktioner. For en udførlig beskrivelse af disse -system- skabeloner henvises til Bilag 6 Denne skabelon må kun anvendes af disse brugerroller Såfremt dette felt er markeret, vil kun de brugerroller, som du har valgt, kunne bruge denne -skabelon Arvelighed Anvend denne skabelon i underafdelinger -skabelonen kan anvendes i afdelinger, som befinder sig under den pågældende afdeling i Organisation splanen Tillad afdelingskopier (hvis denne er markeret, kan underafdelinger selv foretage ændringer i -skabelonen) Anvend ikke denne skabelon i underafdelinger

3 -skabelonen kan ikke anvendes i afdelinger, som befinder sig under den pågældende afdeling i Organisa tionsplanen Titel Den interne titel på -skabelonen. Venligst undlad at ændre på titlerne for -systemskabelonerne, se Bilag 6 Emne Emnefeltet indeholder den tekst, som kandidaten ser i den , som kandidaten modtager i sit -system Tekst i kommunikationsskabelonen/html-tekst i -skabekonen Indeholder teksten i s-skabelonen og vil dermed være den tekst, som kandidaten ser, når kandidaten modtager en i sit -system Variabler Listen indeholder de variabler, som du kan anvende i denne - skabelon. Variabler, som måtte være markeret med en rød stjerne, er obligatoriske for -skabelonen Aktivér manuel redigering af almindelig tekstversion Når man har oprettet en HTML- -skabelon, er det efterfølgende nødvendigt at redigere den almindelige tekstversion, da det vil være denne, som de kandidater modtager, som har fravalgt muligheden for at modtage HTML-mails i deres -system Nuværende handling Viser hvilken handling, du er i færd med at foretage, hvad angår den e- mail-skabelon, som du arbejder med. Når du opretter en ny - skabelon, vil der stå Udarbejd ny kommunikationsskabelon fra bunden Skabelon-ID Viser den ID, som HR Manager Talent Recruiter automatisk tildeler hver kommunikationsskabelon Skabelonen vil blive gemt i Viser den afdeling og det projekt, -skabelonen vil blive gemt i. Hvis der står Standard kommunikationsskabelon for afdeling, betyder dette, at -skabelonen vil være gældende for den viste afdeling og dermed alle de projekter, som oprettes i denne afdeling Rad Editoren Når der er valgt Tekst/HTML i Indholdstype, åbner Rad Editoren sig. Denne editor har sin egen brugermanual, som kan åbnes under Support Ændring af bestående -skabelonen Såfremt du ønsker at ændre en bestående -skabelon, gøres det ved at klikke på det blå -ikon til højre for navnet på -skabelonen. Såfremt du har flere sprogvalg tilgængelig i løsningen, kan du klikke på et blåt -ikon for hvert tilgængeligt sprog Sletning af bestående -skabeloner Såfremt du ønsker at slette en -skabelon, gøres det ved at klikke på Slet til venstre for navnet på -skabelonen. Når du har klikket på Slet, vises følgende advarsel i et separat vindue på skærmen: Er du sikker på, at du ønsker at ekskludere (s lette) den valgte kommunikationsskabelon? Hvis du klikker på OK, vil -skabelonen blive slettet fra løsningen. Hvis du klikker på Annuller, vil - skabelonen ikke blive slettet fra løsningen Opsætning af rækkefølgen af -skabelonerne på rekrutteringsprojekterne Der er muligt at opsætte rækkefølgen for -skabelonerne, således at disse optræder i procesrækkefølge i projekterne. Såfremt du ønsker dette, tag da kontakt med din lokale leverandør -systemskabeloner, som ikke må slettes Der findes et antal -systemskabeloner, som ikke må slettes, men indholdet skal naturligvis ændres, så det passer til din virksomheds behov og måde at kommunikere på - internt som eksternt. Se Bilag 6 for en beskrivelse af disse systemskabeloner Vis ekskluderede -skabeloner Ved markering vises i listen de -skabeloner, som er ekskluderede (slettede) for den valgte afdeling/det valgte projekt. Bemærk, at ændringer kan foretages for hver enkelt afdeling, underafdeling, underunderafdeling etc. i Organisationsplanen. Oprettelse af nye SMS-skabeloner (ej standardfunktionalitet) Klik på Opret ny SMS-skabelon og følgende side åbner sig:

4 Tilknyttet kandidatstatus Når man sender en SMS-skabelon til en kandidat, kan dette medføre en automatisk statusændring af kandidaten Der findes 45 forskellige kandidatstatusser i HR Manager Talent Recruiter. For en gennemgang af de forskellige statusser, se Bilag 5 Anvendelseskategori Når man opretter en SMS-skabelon, er det muligt at vælge, om SMS-skabelonen skal anvendes som Projektspecifik eller som Ikke-proj ektspecifik skabelon Projektspecifik Denne type SMS-skabeloner kan kun anvendes i forbindelse med specifikke projekter og kan dermed indeholde variabler, som henviser til projektspecifikke oplysninger Ikke-projektspecifik Denne type SMS-skabeloner kan kun anvendes i forbindelse fremfinding af kandidater i Kandidatdatabasen og kan derfor ikke indeholde variabler, som henviser til projektspecifikke oplysninger. Denne type SMS-skabeloner kan fx anvendes i forbindelse med udsendelse af nyhedsmails til hele eller dele af Kandidatdatabasen System Denne type SMS-skabeloner (SMS-systemskabeloner) leveres fra starten med HR Manager Talent Recruiter og har bestemte funktioner. For en udførlig beskrivelse af disse SMS-system- skabeloner henvises til Bilag 6 Denne skabelon må kun anvendes af disse brugerroller Såfremt dette felt er markeret, vil kun de brugerroller, som du har valgt, kunne bruge denne SMS-skabelon Arvelighed Anvend denne skabelon i underafdelinger SMS-skabelonen kan anvendes i afdelinger, som befinder sig under den pågældende afdeling i Organisationsplanen Tillad afdelingskopier Hvis denne er markeret, kan underafdelinger selv foretage ændringer i SMS-skabelonen Anvend ikke denne skabelon i underafdelinger SMS-skabelonen kan ikke anvendes i afdelinger, som befinder sig under den pågældende afdeling i Organisationsplan en Titel Den interne titel på SMS-skabelonen. Venligst undlad at ændre på titlerne for SMS-systemskabelonerne, se Bilag 6 Emne Emnefeltet indeholder den tekst, som kandidaten ser i den SMS, som kandidaten modtager på sin mobiltelefon Tekst i kommunikationsskabelonen Indeholder teksten i SMS-skabelonen og vil dermed være den tekst, som kandidaten ser, når kandidaten modtager SMS'en på sin mobiltelefon Variabler Listen indeholder de variabler, som du kan anvende i denne SMS-skabelon. Variabler, som måtte være markeret med en rød stjerne, er obligatoriske for SMS-skabelonen Antal karakterer Antal karakterer i SMS-skabelonen Antal SMS-beskeder Hvor mange SMS-beskeder, karaktererne i SMS-skabelonen vil udgøre. Det er hermed muligt at sikre sig, at antallet af karakterer ikke overstiger længden for én SMS-besked Nuværende handling Viser hvilken handling, du er i færd med at foretage, hvad angår den SMS- skabelon, som du arbejder med. Når du opretter en

5 ny SMS-skabelon, vil der stå Udarbejd ny kommunikationsskabelon fra bunden Skabelon-ID Viser den ID, som HR Manager Talent Recruiter automatisk tildeler hver kommunikationsskabelon Skabelonen vil blive gemt i Viser den afdeling og det projekt, SMS-skabelonen vil blive gemt i. Hvis der står Standard kommunikationsskabelon for afdeli ng, betyder dette, at SMS-skabelonen vil være gældende for den viste afdeling og dermed alle de projekter, som oprettes i denne afdeling Ændring af bestående SMS-skabeloner Såfremt du ønsker at ændre en bestående SMS-skabelon, gøres det ved at klikke på det blå SMS-ikon til højre for navnet på SMS-skabelonen. Såfremt du har flere sprogvalg tilgængelig i løsningen, kan du klikke på et blåt SMS-ikon for hvert tilgængeligt sprog Sletning af bestående SMS-skabeloner Såfremt du ønsker at slette en SMS-skabelon, gøres det ved at klikke på Slet til venstre for navnet på SMS-skabelonen. Når du har klikket på Slet, vises følgende advarsel i et separat vindue på skærmen: Er du sikker på, at du ønsker at ekskludere (slette) den valgte kommunikationsskabelon? Hvis du klikker på OK, vil SMS-skabelonen blive slettet fra løsningen. Hvis du klikker på Annuller, vil SMS- skabelonen ikke blive slettet fra løsningen Opsætning af rækkefølgen af SMS-skabelonerne på rekrutteringsprojekterne Der er muligt at opsætte rækkefølgen for SMS-skabelonerne, således at disse optræder i procesrækkefølge i projekterne. Såfremt du ønsker dette, tag da kontakt med din konsulent SMS-systemskabeloner, som ikke må slettes Der findes et antal SMS-systemskabeloner, som ikke må slettes, men indholdet skal naturligvis ændres, så det passer til din virksomheds behov og måde at kommunikere på - internt som eksternt. Se Bilag 6 for en beskrivelse af disse systemskabeloner Vis ekskluderede SMS-skabeloner Ved markering vises i listen de SMS-skabeloner, som er ekskluderede (slettede) for den valgte afdeling/det valgte projekt. Bemærk, at ændringer kan foretages for hver enkelt afdeling, underafdeling, underunderafdeling etc. i Organisationsplanen. OBS: En god ide er at slette de skabeloner som med sikerhed ved at man ikke kommer til at bruge - dette gør det mere overskueligt.