4.1. Opret nyt dokument Nye versioner af eksisterende dokumenter...28

Transkript

1 December 2008

2 Side 2

3 Indholdsfortegnelse 1. NAVIGATION I D4INFONET RETTIGHEDER OG ROLLEFORDELING I D4INFONET Administrator Rollefordeling af administrator/redaktør Administrator Redaktør af en håndbog Redaktør af et kapitel Redaktør af dokumenter Erstat en redaktør i en hel håndbog Redaktøroversigt Organisatoriske roller Håndbogsansvarlig Dokumentansvarlig Godkender Høringsperson Udgiver MENUEN HÅNDBOG Niveauer (kun for administrator) Redigering af en eksisterende håndbog Oprettelse af nye håndbøger/redigering af håndbogsopsætning Standard dokument afsnit Skabeloner Kapitler Tilføj nyt kapitel Redigering af kapitel Flere underkapitler Antal lag Udskriv Udskriv hele håndbogen Udskriv enkelte dokumenter Kopiere en håndbog (Kun for administrator) Slette en håndbog Dokumenter under udarbejdelse oversigt Statistik dokumentvisninger OPBYGNING AF INDHOLDET I EN HÅNDBOG Opret nyt dokument Nye versioner af eksisterende dokumenter Versionslåst håndbog Ikke versionslåst håndbog Dokumentopbygning...29 Side 3

4 Udfyldelse af dokumenthoved Redigering af dokumenthoved Oprettelse og redigering af dokumentafsnit D4InfoNet -editor Brødtekst i et dokument Skrive tekst i word Menuen i højre klik Redigeringsmuligheder Oprette en tabel i et dokument Indsætte billeder MS word som editor Aktivering af Word-editoren Redigering i word Redigering i D4InfoNet -editoren Vedhæfte et bilag til et dokument Ændre i et bilag Redigering af et dokument Markering/highlight af ændringer Kopi af et dokument Søg og erstat Slet udkast af ny version Slette et dokument Feedback på et dokument LINK Linke til et andet dokument/bilag interne link Link til Internet adresse eller anden form for link eksterne link Bogmærker Link til myndigheds-standarder (f.eks. ISO)/Krydsreferencer Oversigt over link til og fra dokumentet URL-Link samt log og favorithåndtering mv. til et givent dokument Link til et specifikt afsnit i et dokument HØRING, GODKENDELSE OG UDGIVELSE AF ET DOKUMENT Høring Sende dokument til høring Dokument i høring Privat høring Se høringskommentarer Godkendelse af dokumenter Standard godkendere Sende et dokument til godkendelse Godkendelse af et dokument Udgivelse af dokumenter Side 4

5 Udgivelse af et dokument - redaktør Udgivelse af et dokument - udgiver Dokument i træning Træningslog pr. dokument Træningslog pr. håndbog Vis log Farveforklaring i opgaveruden ANSVARS- OG VERSIONSLISTER MV Listernes indhold Ansvarslister Versionslister Visning af bilag i ansvars- og versionslister Gruppe- og personlister Opdateringer og udløbs-lister Reference for standard oprettet i systemet Træningslog for hele håndbogen Flow og formularbrug MENUEN FORMULAR (KUN FOR ADMINISTRATOR) SYSTEMINDSTILLING Oprettelse af formular Tilføje formular i håndbogen Redigering af formular FLOWDIAGRAMMER Forklaring af funktioner i flow Oprette link i et flowdiagram Link internt i D4InfoNet Link eksternt til Internet/Intranet: Slette et link fra en figur Oversigt over link oprette i et flowdiagram Indsætte billeder i flow Indsætte oplysninger om et flow i et flow Genvejstaster i flow Gemme et flow Flow ikke tilknyttet en håndbog Flow tilknyttet en håndbog Indsætte flow i dokumenter, kapitler eller på håndbogens forside Flow på håndbogens forside Indsætte flow på kapitel Indsætte flow i et dokument Redigering af et eksisterende flow Slette et flow MENUEN DIVERSE (KUN FOR ADMINISTRATOR) Side 5

6 10.1. Udgivere Håndbogs-grupper Logo Administrator lister Redaktøroversigt Dokumenter under udarbejdelse Definitioner Systemindstilling Synonymer Systemindstilling Eksterne personer Systemindstilling Meta-tekster Systemindstilling APPENDIX 1 SIKKERHEDSINDSTILLINGER I INTERNET EXPLORER APPENDIX 2 HØRING, GODKENDELSE OG UDGIVELSESPROCES APPENDIX 3 HÅNDBOGSOPSÆTNING DEC 2008 VS. SEP APPENDIX 4 DOKUMENTHOVEDER APPENDIX 5 - GENVEJSTASTER Side 6

7 1. NAVIGATION I D4INFONET Velkommen til D4InfoNet. Denne manual er en vejledning for administrator og redaktør af Håndbog og Flow i D4Infonet. D4Infonet håndteres i en browser f.eks. Microsoft Explorer, Firefox, Opera eller Safari, det vil sige at brugerfladen er magen til den du kender fra Internettet. Som redaktør får man ved et klik på Håndbøger i bundmenuen (se Fig. 1), adgang til redigering af håndbøger samt adgang til manualen. En administrator har herudover også adgang til Formular og Diverse. Fig. 1 Når man går ind i systemet som redaktør, dvs. via Håndbøger i bundmenuen, opdeles browseren i tre vinduer, disse kalder vi venstre, midterste og højre vindue. På Fig. 2 er denne opdeling illustreret ved dokumentredigering. Princippet for opdelingen er ens, uanset hvor man befinder sig under redigering, dvs. når man er gået ind via Håndbøger i bundmenuen. Det venstre vindue viser hvor i systemet man befinder sig navigationen. Det midterste vindue viser, hvad man aktuelt er i gang med dvs. hvad der er gemt i systemet, og i højre vindue foretages selve redigeringen. Fig. 2 Venstre vindue Midterste vindue Højre vindue Side 7

8 2. RETTIGHEDER OG ROLLEFORDELING I D4INFONET Rettigheder i D4InfoNet er bygget op efter hvilken rolle man har fået tildelt i systemet. På øverste niveau ligger Administrator, der som udgangspunkt har ret til alt i systemet. Administrator kan uddelegere opgaver vedr. oprettelse og redigering af dokumenter i systemet og ved at give brugere redaktørrettigheder. Disse rettigheder kan gives på forskellige niveauer. På nederste niveau ligger den almindelige bruger, som blot har læserettigheder i systemet. En bruger kan tildeles roller som f.eks. høringsperson eller godkender, eller de organisatoriske roller som ansvarlig for enten dokumenter eller håndbøger. Rettighed/Rolle Administrator Håndbogsredaktør Kapitelredaktør Dokumentredaktør Udgiver Bruger Opret/rediger brugeroplysninger Opret/rediger grupper Opret ny håndbog Rediger håndbog Opret/rediger kapitel Opret nyt dokument Rediger dokument Deleger rettigheder til håndbogsredaktør Deleger rettighed til kapitelredaktør Deleger rettighed til dokumentredaktør Vedligeholde udgivere på håndbøger Vælg høringspersoner på dokumenter Vælg godkender(e) på dokumenter Deltage i høring Godkende et dokument Udgive dokumenter i håndbog uden udgiver Udgive dokumenter i håndbog med udgiver 2.1. ADMINISTRATOR For at blive administrator på D4InfoNet skal man være medlem af NT bruger-gruppen, normalt kaldet D4Admin. Denne gruppe skal oprettes som en global gruppe, hvis serveren eller arbejdsstationen som kører Internet Information Server (IIS) er medlem af et NT domæne; ellers oprettes gruppen som lokal på serveren. Dette skal gøres af IT-afdelingen. Som administrator får man tre ekstra punkter ved siden af Index-knappen - Håndbøger, Administration og Flow - disse bruges til at oprette og vedligeholde brugere, grupper, dokumenter m.v. samt til at lave flowdiagrammer. Vi vil her springe over punktet Administration (se manualen Bruger og Grupper) ROLLEFORDELING AF ADMINISTRATOR/REDAKTØR I D4InfoNet håndbogsmodul er der flere niveauer, hvorpå man kan være administrator eller redaktør. Fælles for alle redaktører er, at de kan benytte alle de funktioner D4InfoNet kan tilbyde, men kun på det Redaktørniveau de er tildelt. Side 8

9 ADMINISTRATOR En administrator har ubegrænset adgang til at redigere i håndbogsmodulet i D4InfoNet. Administrator kan oprette nye håndbøger, redigere i alle eksisterende håndbøger, uploade formularer, lave flowdiagrammer, oprette nye versioner osv. En administrator kan også oprette og vedligeholde brugere og grupper REDAKTØR AF EN HÅNDBOG En redaktør af en håndbog har ret til at redigere i én eller flere håndbøger, som han/hun er tildelt af en administrator. Redaktøren kan oprette nye kapitler og dokumenter i en håndbog samt uddelegere rettigheder til Redaktører af kapitler eller dokumenter samt vedligeholde den overordnede struktur for håndbogen TILDELING AF REDAKTØRRETTIGHED TIL EN HÅNDBOG For at tildele rettigheder til en redaktør af en håndbog trykkes på Håndbøger jf. Fig. 1, og herefter på ikonet Kapitler/Redaktører ud for den ønskede håndbog. Herefter klikkes på Håndbog ud for Redaktører jf. Fig. 3. Det er nu muligt at fremsøge en person ved enten at angive gruppe-tilhørsforhold og vælge personen herfra, eller ved at søge direkte på initialer eller navn, jf. Fig. 4. Det er muligt at begrænse visningen af grupper ved først at vælge gruppetype. Det er muligt at sætte en gruppe på som håndbogsredaktør samt tilføje flere redaktører i den samme håndbog. Fig REDAKTØR AF ET KAPITEL Fig. 4 En redaktør på et eller flere kapitler har af redaktøren, eller af administrator af håndbogen, fået tildelt rettigheder til at redigere alle dokumenter i ét eller flere kapitler. En redaktør på kapitelniveau kan ikke oprette nye underkapitler til det kapitel, som vedkommende er redaktør for, men kan oprette nye dokumenter i kapitlet og uddelegere rettigheder til dokument-redaktører. En kapitelredaktør får mulighed for at oprette og redigere dokumenter i alle kapitler, der ligger under det kapitel, som redaktøren er tildelt rettighed til. Side 9

10 TILDELING AF REDAKTØRRETTIGHED TIL ET KAPITEL For at tilføje en redaktør på et kapitel skal kapitlet først være oprettet. Resten af proceduren følger samme princip som ved tildeling af en redaktør til en håndbog. Fig. 6 Fig. 5 Ud for Redaktører klikkes på Kapitler & dokumenter, jf. Fig. 3. Herefter vælges det ønskede kapitel i dropdown boksen (se Fig. 6). Når det ønskede kapitel er valgt klikkes på kapiteloverskriften (se Fig. 6), hvorefter et nyt vindue åbner i venstre side (se Fig. 5). Man kan nu vælge den eller de personer/grupper, der skal være redaktør(er) på det pågældende kapitel REDAKTØR AF DOKUMENTER En redaktør af dokumenter har af administrator/redaktør på en håndbog/kapitel fået ret til at redigere i et enkelt eller flere dokumenter. En dokument-redaktør kan kun redigere i dokumenter oprettet af en redaktør på enten kapitel eller håndbogs-niveau. Dvs. en dokument-redaktør kan sende et dokument til høring og godkendelse til den/de på forhånd valgte godkendere, evt. vælge standardgodkendere samt udgive dokumentet. En dokument-redaktør kan ikke selv oprette nye dokumenter TILDELING AF REDAKTØRRETTIGHED TIL ET DOKUMENT Tildeling af redaktør til et dokument sker direkte ved oprettelse af dokumenter (jf. afsnit side 30). Hvis man senere ønsker at skifte redaktør på et dokument kan dette enten ske direkte i dokumentet (jf. afsnit side 34), eller hvis dokumentet f.eks. er udgivet i en versionslåst håndbog, kan det gøres som følger: For at tilføje en redaktør på et dokument skal administrator/håndbogsredaktør på den valgte håndbog (her vist som ISO Håndbog Fig. 3) klikke på Kapitler & dokumenter ud for Redaktører. Herefter vælges det ønskede kapitel (se Fig. 6). Når det ønskede kapitel er valgt klikkes på dokumentoverskriften ud for det/de enkelte dokumenter (se Fig. 6), hvorefter et nyt vindue åbner i venstre side. Man kan nu vælge den person, der skal være redaktør på dokumentet ERSTAT EN REDAKTØR I EN HEL HÅNDBOG Der er muligt at erstatte en redaktør i en håndbog med en anden på samtlige dokumenter, kapitler eller som håndbogsredaktør på én gang. Dette gøres ved at vælge Erstat dokumentredaktører ud for Redaktører jf. Fig. 3. Herefter vælges i øverste del hvilken redaktør der skal erstattes, og i nederste del vælges hvem der skal erstattes til. Side 10

11 2.4. REDAKTØROVERSIGT Efter tildeling af redaktørrettigheder kan man ved at klikke på Redaktøroversigt jf. Fig. 3, få et samlet billede af hvem der er redaktør i den givne håndbog, hvilken type rettighed der er tale om, og på hvilke dokumenter. Listen er opdelt efter redaktørerne ORGANISATORISKE ROLLER De organisatoriske roller i systemet, er roller, der ikke giver en person skrive-/redaktørrettigheder i systemet, blot fordi de får tildelt denne rolle. Man kan dog sagtens have denne rolle sammen med en redaktør-rolle i systemet HÅNDBOGSANSVARLIG Angives ved oprettelsen af en håndbog og angiver den ansvarlige for en given håndbog. Dette er mere af organisatorisk betydning, da det at være håndbogsansvarlig ikke automatisk giver redaktørrettigheder. Den håndbogsansvarlige vil modtage en kopi af Feedback formularen, hvis en medarbejder sender en sådan vedr. et dokument i den håndbog man er ansvarlig for DOKUMENTANSVARLIG Er af organisatorisk art, da rollen ikke automatisk giver redaktørrettigheder til dokumentet. Angives i dokumenthovedet på et dokument. Den dokumentansvarlige angives ved en gruppe. Her kan f.eks. angives hvem der er ansvarlig for at dokumentet bliver vedligeholdt eller at dokumentets indhold efterleves i praksis. Den dokumentansvarlige vil modtage en kopi af Feedback formularen, hvis en medarbejder sender en sådan vedr. det dokument man er ansvarlig for GODKENDER Indsættes i dokumenthovedet på et dokument. Det er den/de person(er) der har godkendt det givne dokument. Redaktøren af dokumentet kan vælge hvem der skal godkende dokumentet (jf. de forskellige redaktørrettigheder ovenfor). Det er ikke nødvendigvis den dokumentansvarlige, der også skal godkende dokumentet HØRINGSPERSON Man kan af redaktøren på et dokument blive valgt til at kommentere på udkastet til dokumentet, inden det sendes til godkendelse og udgives UDGIVER Man kan sætte systemet op således, at det ikke er redaktøren der udgiver dokumenterne, men at alle dokumenterne i en håndbog bliver sendt til en Udgiver for at blive udgivet. Side 11

12 3. MENUEN HÅNDBOG Administration af håndbøger foretages under menu-punktet Håndbøger. Ved et klik på Håndbog i menuen Håndbøger jf. Fig. 1, vises en liste over håndbøger i systemet. Hvis håndbøgerne ikke er grupperet vises alle håndbøger sorteret alfabetisk. Er håndbøgerne grupperet vises en liste over grupperne, jf. Fig. 7. Det er fra denne oversigt over håndbøger, at nye håndbøger oprettes og redigering i eksisterende håndbøger foretages. Denne oprettelse og redigering beskrives nærmere i de efterfølgende afsnit. For administrator vises nederst i billedet en liste over niveauer NIVEAUER (KUN FOR ADMINISTRATOR) Fig. 7 Niveauer bruges til at kategorisere dokumenter eller kapitler i håndbøgerne. Niveauet for et dokument opsættes på dokumenthovedet, jf. afsnit Udfyldelse af dokumenthoved side 30. Niveauer for et kapitel opsættes ved kapitelredigering jf. afsnit side 20. I hovedmenuen for Håndbøger kan tilføjes og redigeres niveauer. Opret et nyt niveau ved at klikke Tilføj niveau (se Fig. 8). Herved åbnes i det midterste vindue Tilføj nyt Niveau. Her angives nummer, initialer, et kort navn samt det fulde navn for niveauet. Nr: Nr. angiver hvor i trekanten niveauet markeres og hvilken trekant der benyttes. Fig. 8 1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: Initial: Navn: Her skrives initialer for niveauet (bliver vist sammen med dokumentnummeret i dokumenthovedet). Hvis der ikke skrives initialer bliver initialerne ikke vist foran dokumentnummeret! Her skrives et kort navn for niveauet (bliver vist sammen med trekanten i dokumenthovedet (max 10 tegn) (jf. Fig. 21). Liste-navn: Her kan skrives et langt navn for niveauet (max 20 tegn). Listenavnet bliver vist under kapitelstrukturen som en slags under-overskrift (jf. Fig. 49). Hvis der skal rettes i et eksisterende niveau klikkes på selve teksten for niveauet, og niveauet kan nu redigeres eller slettes i midtervinduet, jf. Fig. 10. Fig. 10 Side 12

13 3.2. REDIGERING AF EN EKSISTERENDE HÅNDBOG For at redigere i en eksisterende håndbog skal man benytte et af de ikoner, som er vist til venstre for den håndbog, man ønsker at rette i (se Fig. 11). Rediger Håndbøger: Ved at klikke på dette ikon kan man ændre/ redigere i håndbogens navn m.v. (se Fig. 12 Redigering af håndbog). Kapitler/Redaktører: Ved at klikke på dette ikon kan man rette/tilføje kapitler og vedligeholde redaktører. Fig. 11 Indhold: Ved at klikke på dette ikon kommer man ind i selve håndbogen og kan i venstre vindue se alle de kapitler, håndbogen indeholder. Når man klikker på et kapitel ser man de dokumenter, kapitlet indeholder. Herefter kan man rette i et dokument eller tilføje et nyt dokument. I en versionslåst håndbog kan man lave en ny version af et dokument samt tilføje nye dokumenter (se afsnit 4 Opbygning af indholdet i en håndbog). Flow: Ved at klikke på dette ikon kan man oprette et nyt flow og gemme det direkte under den enkelte håndbog, således at dette flow kun kan bruges sammen med den enkelte håndbog (se Fig. 173 side 85) OPRETTELSE AF NYE HÅNDBØGER/REDIGERING AF HÅNDBOGSOPSÆTNING Det er kun administrator, der kan oprette nye håndbøger. For at oprette en ny håndbog klikkes på Tilføj Håndbog i menuen Håndbøger (se Fig. 11), herved åbnes et vindue i højre side, Redigering af Håndbog. Her er følgende muligheder (se Fig. 12): Håndbog: Navn: Kort navn: Gruppe: Sortering i gruppe: Her angives håndbogens navn. Navnet vises f.eks. når bruger får vist oversigten over samtlige håndbøger i systemet. Her angives et kort navn for håndbogen. Navnet vises bl.a. øverst på den røde linie, når man som bruger har valgt en håndbog, ved valg af håndbog ved søgning mv. Hvis gruppering af håndbøger benyttes (jf. afsnit 10.2), kan man her vælge hvilken gruppe håndbogen skal placeres under. Bemærk: feltet fremkommer kun hvis der er oprettet minimum en håndbogsgruppe (jf. afsnit 10.2). Hvis man ønsker at ændre rækkefølgen på håndbøgerne indenfor en gruppe, han her angives en sortering. Logo: Her kan man vælge hvilket logo, der skal benyttes i den givne håndbog (jf. afsnit 10.3). Vælges intet benyttes systemets generelle logo. Bemærk: feltet fremkommer kun hvis der er oprettet minimum et logo udover standardlogo i systemet. Versioneret: Når en håndbog er versioneret (versionslåst) betyder det, at dokumenter der skal udgives skal igennem en godkendelses-proces før udgivelse. Hvis man opretter en ny version af et dokument vil den/de gamle versioner af dokumentet blive gemt som historik. Side 13

14 Hvis håndbogen ikke er versioneret kan man udgive dokumenter med historiske godkendelsesdatoer, og man kan rette og slette dokumenter uden at historik bliver gemt. Der er altid kun én version af et dokument. For at låse håndbogen vælges Ja. Når håndbogen er versionslåst kan man ikke selv åbne den igen. Inden man låser håndbogen kan man med fordel tjekke alle sine dokumenter igennem for at se om de er påført versionsnr., brugere, ansvarlig, godkendelsesdato og initialer. Fig. 12 Side 14

15 Ansvarlig: Her kan indsættes en ansvarlig for håndbogen. Personen vil modtage en kopi af Feedback formularen, hvis en medarbejder sender en sådan (se afsnit 4.13 Feedback på et dokument ). Ved tryk på de 3 prikker foran feltet er det muligt at søge en person ved enten at angive gruppe-tilhørsforhold ud fra type-afgrænsning eller direkte søgning på gruppenavn, eller ved angivelse af initialer eller navn på brugeren (se Fig. 13). Fig. 13 Flow (forside): Synlighed: Kapitler: Antal lag: Her kan man vælge at indsætte det flowdiagram, som skal vises på forsiden af den valgte håndbog. Knappen med de tre prikker til højre for drop down boksen åbner det valgte flowdiagram, således at man kan redigere direkte i diagrammet. Ønsker man ikke at vise et flow på forsiden mere, så klik på drop down boksen, vælg den øverste tomme linie og klik OK nederst i højre vindue. Hvis man ikke ønsker at brugerne skal kunne se eller søge i en håndbog f.eks. under opbygning, kan man vælge at gøre den usynlig for brugerne. Når håndbogen er klar til at blive frigivet ændres Ikke synlig i læsetilstand til Synlig i redigerings og læsetilstand (se Fig. 12). Så længe der står Synlig i redigerings og læsetilstand kan alle brugere se håndbogen. Administrator og redaktør på håndbogen vil altid kunne se håndbogen via redaktør-menuen. Er der link til dokumenter i håndbogen vil disse også blive vist via links, selvom den er sat til ikke synlig i læsetilstand. Her bestemmes om man ønsker flere lag/niveauer af underkapitler, således at underkapitlet laver indrykning. Ved nye håndbøger vælges med fordel 4 Underkapitler vises i op til 4 lag. 0 Kapitler vises sidestillet og 2 Underkapitler vises i op til 2 lag benyttes oftest kun ved gamle håndbøger. - 0 Kapitler vises sidestillet: Vælges hvis der er en almindelig kapitelstruktur, f.eks. kapitel 1, 2, 3 osv. - 2 Underkapitler vises i op til 2 lag: Vælges hvis man ønsker et underkapitel, f.eks. 1.01, 1.02, 1.03 osv. - 4 Underkapitler vises i op til 4 lag: Vælges hvis man ønsker flere underkapitler, f.eks , altså flere cifre i kapitelstrukturen for håndbogen. Medtag kapitel nr: Formularer i kapitler: Her angives hvorvidt man ud for et afsnit/dokument ønsker at få vist hele afsnitsnummeret eller blot nummeret på det niveau hvor man står, f.eks eller blot 3, jf. Fig. 28 og Fig. 29. Formularer kan indsættes i kapitler : Man kan til hvert kapitel i håndbogen tilknytte og se de tilknyttede formularer under selve kapitlet. Formularer kan ikke indsættes i kapitler : Man kan ikke tilknytte og se formularer sammen med kapitler. Bemærk: Formularer er en systemindstilling, og vil derfor kun Side 15

16 figurere i dit system hvis den er sået til. (Se afsnit 8 side 82 for yderligere vedr. formularer). Dokumenter: Bredde: Udskrifts margin: Her angives bredden på visningen af dokumentet, når bruger får vist et dokument. Tallene angiver hvor mange pixel dokumentet fylder i bredden. Sættes der et % tegn efter, angiver det den tilladte visning i % i forhold til rammen i din browser. F.eks. vil 100% fylde hele din browser og stå pænt i udskrevet stand på A4 papir. Indstilling i forbindelse med print. Hvis man i sine dokumenter som hovedregel arbejder med, at tabeller, billeder mv. ikke er bredere end en normal A4 side, kan man med fordel vælge Tekst følger elementets bredde (fx tabel/billede). - Tekst følger elementets bredde (fx tabel/billede): Teksten i et afsnit følger en evt. figur eller tabel, der er i afsnittet. Hvis denne går ud over sidekanten i udskriften, gør teksten det også. - Tekst følger sidens bredde (højre margin) : Teksten i dokumentet følger højrekanten af siden og det vil kun være evt. brede figurer, der bliver skåret af ved udskrift. Tekst starter helt til venstre og har ikke indryk under afsnitsnummer i dokumentet. Auto overskrift: Henvisningsliste: Vælges her Indsæt: Formål og Beskrivelser indsættes der automatisk overskriften Formål før evt. tekst angivet i dokumenthovedet samt overskriften Beskrivelser, overordnet for afsnittene i dokumentet. Her vælges om man ønsker at vise en samlet liste over de interne links og henvisninger, man har lavet på hvert enkelt dokument. Henvisningerne bliver vist nederst i dokumentet, hvor der er følgende muligheder: - Medtag ikke henvisningsliste: Der bliver ikke vist henvisninger. - Vis kun Standarder: Her vises de links/henvisninger der er lavet til ISO standarder. - Vis kun Håndbøger: Her vises de links/henvisninger der er lavet til andre håndbøger, bilag og flow. - Vis Standarder og håndbøger: Her vises de links der er lavet både til standarder og håndbøger. Indholdsfortegnelse: Vælges Vis indholdsfortegnelse med afsnitsoverskrifter vises alle afsnitsoverskrifterne øverst i alle dokumenter, enten hvis der er valgt overskrifter (standard dokument afsnit) overordnet for håndbogen, eller hvis den enkelte redaktør selv opretter afsnits-overskrifter. Ved klik på det afsnit, der skal læses, springes der automatisk fra indholdsfortegnelsen ned på afsnittet (jf. Fig. 54). Vælges Vis ikke indholdsfortegnelse bliver afsnits-overskrifterne ikke vist automatisk i en indholdsfortegnelse i dokumenterne. Redaktøren kan altid selv til eller fravælge indholdsfortegnelsen på de enkelte dokumenter, jf. afsnit Udfyldelse af dokumenthoved side 30. Dokumenthoved: Her vælges hvilket design håndbogens dokumenthoved skal have (se Fig. 14). Side 16

17 Fig. 14 Se Appendix 14 side 104 for billeder af de forskellige typer dokumenthoveder. Bemærk: Dokumenthovedet Til myndigheds-standarder benyttes til opbygning af håndbøger indeholdende en myndigheds-standard, f.eks. DS/EN ISO 9001:2008. Vælges dette dokumenthoved, vil der automatisk blive dannet referencelister til håndbogen i stedet for de normale versions- og ansvarslister mv. jf. afsnit side 78. Intern Reference: Hvis man på de enkelte dokumenter ønsker at tilføje et ekstra felt, f.eks. et nummer eller en reference til et andet system, kan man her lave en overskrift, der derefter bliver vist i alle dokumenter. I eksemplet Fig. 12 er der skrevet Reference nummer og i Fig. 16 vises, at man selv kan indsætte et nummer i dokumenthovedet. I Fig. 15 ses hvordan det indsatte nummer vises i dokumentet. Fig. 16 Fig. 15 Nummererings type: Autonummerering: Vælges Numerisk (Major og MInor input felt) angives dokumentnummeret med tal og man har mulighed for autonummerering (se nedenfor). Vælges i stedet Alfabetisk (1 input felt) får man ved angivelse af dokumentnummer et stort felt at skrive i. Dokumenter sorteres alfabetisk. Hvis man ændrer til denne indstilling, efter der er oprettet dokumenter i håndbogen, vil disse miste deres numre i visningen. Har man ikke selv har givet et dokument et nummer, så har systemet mulighed for automatisk at tildele det næste nummer i rækken indenfor følgende kriterier: - Tildeler unikt nr pr kapitel (og evt. niveau) - Tildeler unikt nr pr håndbog - Tildeler unikt nr pr anvendt dokumenthoved - Tildeler ikke automatisk dok. nr Dokument-udløb: Adgang: Her kan man overordnet for håndbogen angive, hvor mange måneder et dokument har til udløb fra godkendelsesdatoen. Når der oprettes et nyt dokument/en ny version, så tildeles denne værdi automatisk. Redaktøren kan ændre dette for det enkelte dokument. Dokumenter synlige for alle brugere : Alle brugere har adgang til at læse alle dokumenter i håndbogen, uanset om de er brugere af dokumenterne eller ej. Side 17

18 Kun synlige for valgte brugere : Den enkelte bruger får kun vist de dokumenter i håndbogen, hvor vedkommende er medlem af en af grupperne angivet som bruger på dokumentet (inkl. dokumenter hvor gruppen alle er angivet). Træning: Benyttes hvis man ønsker at brugerne skal trænes i dokumenter i håndbogen, dvs. kvittere for at have låst og forstået indholdet af et dokument. Træning kan kun ske for dokumenter i en versionslåst håndbog. Hvis man vælger træning kan en bruger også gå ind på trænings-loggen, når denne står på et dokument som bruger. Hvis man ikke afkrydser feltet, kan loggen kun findes under redigeringsmodulet. - Vis ikke: Træning benyttes ikke på håndbogen - Vis, tilføj brugere: Træning benyttes, dokumentbrugere tilføjes automatisk til træning ved mailudsendelse ved udgivelse. - Vis, tilføj ikke: Træning benyttes, redaktør skal selv tilføje brugere til træning. Deadline for træning: Her angives hvor mange dage, man som standard har til træning i dokumenterne i håndbogen. Angives intet sættes værdien til 0. Overskrides deadline, så bliver datoen i opgavefeltet rødt i stedet for sort. Brugertype 2: Her kan man angive, om man ønsker en alternativ brugertype tilknyttet dokumenterne i håndbogen, f.eks. interessenter. Man angiver navnet på gruppen samt om medlemmerne i denne gruppe skal have mulighed for at modtage en mail, når der foreligger en ny version af dokumentet. Herudover skal man angive om gruppen skal vises i dokumenthovedet. Se eksempel på visning i dokumenthoved i Fig. 17. Denne brugertype får ikke dokumenter til træning. Fig. 17 Brugertype 3: Samme som brugertype 2. Side 18

19 3.4. STANDARD DOKUMENT AFSNIT Hvis man på en håndbog ønsker, at der på alle dokumenter automatisk skal fremkomme x antal standard afsnit, kan man tilføje disse under Kapitler/Redaktører ud for den ønskede håndbog (se Fig. 3, side 8). Klik på Standard dokument afsnit, herefter åbner der sig en ny dialogboks i det midterste vindue med håndbogens overskrift. Klikkes på Nyt afsnit (se Fig. 18) kan man i det højre vindue give tekstafsnittet et nummer og en overskrift (se Fig. 19). Fig. 18 Man kan lave alle de dokument-afsnits-overskrifter man ønsker i den enkelte håndbog. Fig. 19 I de viste eksempler (se Fig. 18 og Fig. 20) er lavet 6 standard overskrifter. Disse dokument-overskrifter vil fremkomme hver gang man tilføjer et nyt dokument i den pågældende håndbog, man arbejder i. Hvis redaktøren på dokumentet ønsker at fjerne et afsnit, klikkes på blyanten ud for det afsnit, der ønskes slettet. Derefter kan man i højre vindue nederst klikke på Slet. Fig. 20 Ensartet dokument struktur Ved at benytte sig af denne funktion sikrer en redaktør på en håndbog sig, at alle dokument-redaktører tager stilling til de enkelte dokument-overskrifter (se Fig. 20). Det er dog stadig muligt at fjerne enkelte afsnitsoverskrifter eller blot skrive i feltet, at det ikke har relevans i det aktuelle dokument SKABELONER Hvis man ikke ønsker, at alle dokumenter i en given håndbog oprettes med samme afsnits-struktur, jf. afsnit 3.4 Standard dokument afsnit, kan man med fordel oprette en håndbog, hvori man lægger sine forskellige skabeloner. Ved oprettelse af et nyt dokument kan man så vælge ud fra de skabeloner, man har lagt i håndbogen, jf. afsnit Udfyldelse af dokumenthoved side 30. Denne funktion er en systemindstilling, dvs. den skal slås til i dit system for at du kan benytte den. Side 19

20 3.6. KAPITLER TILFØJ NYT KAPITEL For at tilføje et nyt kapitel vælges ud for den håndbog, hvor man ønsker at tilføje det nye kapitel. Herefter klikkes Nyt kapitel i midterste vindue og i højre vindue åbner Tilføj nyt kapitel. Den første boks viser hvilken håndbog kapitlet ligger i. Hvis man ønsker at oprette et underkapitel kan man ved Under angive under hvilket kapitel underkapitlet skal ligger i. Dette gør at man får indrykket kapitlerne ved visningen. Ønsker man overordnet at give sit kapitel et niveau, kan dette gøres udfor Kapitel-niveau. Bemærk dette er en systemindstilling, som kan være slået fra i dit system. Hvis man ønsker brugeren skal se et bestemt flow, når denne åbner kapitlet, kan man vælge det under Flow. I sidste linie skrives nummeret på kapitlet samt navnet (se Fig. 21). Nummereringen kan enten være numerisk eller alfabetisk. Hvis det er et underkapitel, man er ved at oprette, så husk at angive hele kapitelnummeret, dvs. også nummeret fra overkapitlet. Bemærk. Er der mere end 10 kapitler skal man foran nummeret på kapitel 1-9 sætte et mellemrum, da kapitlerne sorteres alfabetisk og hvis mellemrummet mangler, ikke vil blive sorteret hensigtsmæssigt. Fig REDIGERING AF KAPITEL For at kunne redigere kapitlernes titel og nummerering klikkes på kapitlets navn i midterste vindue. Det er herved muligt at ændre kapitlets navn, nummerering, placering mv. (se Fig. 22). Fig. 22 Det er også muligt at flytte hele kapitler fra én håndbog til en anden ved at vælge en anden håndbog fra listen. Side 20

21 Slet: Det er desuden muligt at slette et kapitel, hvis det ikke indeholder dokumenter. Hvis man ønsker at slette et kapitel der indeholder dokumenter, bliver man gjort opmærksom på dette, og skal igen svare bekræftende til at man vil slette kapitlet med dokumenterne. Kopier: Klikker man på denne knap kopieres kapitlet med tilhørende underkapitler og alle tilknyttede dokumenter til disse. Kapitlerne placeres i samme håndbog med teksten Kopi af foran kapitelnavnet FLERE UNDERKAPITLER ANTAL LAG Når man opbygger sin kapitelstruktur i en håndbog er det muligt at lave flere underkapitler. Dette gøres ved i menuen Redigering af håndbog (se Fig. 12) under Antal lag at vælge 2 eller 4 lag (se Fig. 23). Fig EKSEMPEL PÅ KAPITEL STRUKTUR MED FLERE LAG For at forstå hvorledes en hierarkisk kapitelstruktur er opbygget vises her et eksempel fra Personalehåndbogen, som brugeren ser det. Der er 4 overordnede kapitler (se Fig. 24). Fig. 25 Fig. 27 Ved at klikke på overskriften 4 Dagligdagen åbnes 3 kapitler nedenunder. Læg mærke til at de er indrykket (se Fig. 25). På næste billede klikkes på underkapitel 4.2 Rettigheder. Under dette kapitel ligger 3 dokumenter samt et nyt underkapitel Arbejdsklima (se Fig. 26). På Fig. 27 kan man se, at der under kapitlet Arbejdsklima ligger endnu et underkapitel IT. Ved at klikke på IT fremkommer endnu 2 dokumenter (se Fig. 28). Dette betyder at man er endnu mere fri i sin kapitel-opbygning, men vigtigst er det nok, at brugeren alligevel overskueligt og ved hjælp af indrykningen kan se dokumenterne. Fig. 24 Fig. 26 Fig. 28 Side 21

22 Har man under Rediger håndbøger sat Medtag kapitel nr til Tilføj Kap nr. til Dok nr., så vil Fig. 28 se således ud (se Fig. 29). Fig. 29 Fig. 30 I Fig. 30 er vist hvordan kapitel-strukturen for Personalehåndbogen ses af redaktøren under kapitelredigeringen i menuen Kapitler/Redaktører. Hvis man som redaktør ønsker at se, hvordan kapitelstrukturen ser ud for en bruger, kan man, i stedet for at klikke på Index og åbne håndbogen, klikke på linket Vis preview af indholdsfortegnelse (se Fig. 30). For at oprette underkapitlet IT skal man huske at sætte det under kapitlet Arbejdsklima. Dette gør at brugeren ser kapitlet og dokumentet med de korrekte indrykninger (se Fig. 184). Fig UDSKRIV UDSKRIV HELE HÅNDBOGEN For at udskrive en håndbog, dvs. alle godkendte og udgivne dokumenter i håndbogen, kan man som bruger åbnes håndbogen, og klikker på Hele håndbogen nederst til venstre jf. Fig. 33. Fig. 33 Hvis man er redaktør/administrator går man ind i administratormenuen Håndbøger og klikker på ikonet Kapitler/Redaktører for den håndbog, der ønskes udskrevet. Klik på Udskriv hele håndbogen (se Fig. 34). Herved genererer D4InfoNet samtlige dokumenter i en lang rækkefølge i et nyt vindue (se Fig. 35). Vælg ud- Side 22

23 skriv på normalvis i din browser for at udskrive alle dokumenterne. Ved udskrift vil der indsættes sideskift for hvert dokument. Fig. 34 Fig. 35 Som redaktør har man også mulighed for Udskrive preview af hele håndbogen. Klikkes på dette link får man en udskrift som redaktøren ser håndbogen, dvs. hvis der er drafts/nye versioner af dokumenter, endnu ikke udgivne, er det disse, der bliver printet og ikke de udgivne versioner af dokumenterne. Dokumenterne bliver automatisk udskrevet således, at hvert dokument starter på en ny side med dokumenthovedet øverst. Det vil sige, håndbogen bliver ikke udskrevet i en lang rækkefølge som vist på skærmen, men altid startende på en ny side med dokumenthovedet først for de enkelte dokumenter. Der bliver på de enkelte sider øverst automatisk påført: Håndbogens navn Sidenummer samt hvor mange sider udskriften fylder. Side 23

24 Fig. 36 På de enkelte sider bliver der nederst automatisk påført: Placering på serveren Udskrifts-dato. Fig. 37 På de udskrevne dokumenter vil der i emneboksen være anført Udskrevet er dokumentet ikke dokumentstyret (se Fig. 36). Så længe dokumentet vises i D4InfoNet vil denne tekst ikke være synlig UDSKRIV ENKELTE DOKUMENTER Skal et enkelt dokument udskrives kan det udskrives både af bruger og administrator/redaktør. Klikkes på et dokument bliver det vist i vinduet til højre. Over logoet, på den røde linie, er der vist et printer-ikon (se Fig. 38). Ved at bruge dette ikon til udskrift af dokumentet er man sikker på at få udskrevet dokumentet og ikke en af de andre rammer i browseren. Fig. 38 Der bliver på de enkelte sider øverst automatisk påført: Håndbogens navn + Dokumentnummer + Dokumentnavn Sidenummer samt hvor mange sider dokumentet fylder. På de enkelte sider bliver der nederst automatisk påført: Placering på serveren Udskrifts-dato. Side 24

25 3.8. KOPIERE EN HÅNDBOG (KUN FOR ADMINISTRATOR) Hvis man ønsker at kopiere en håndbog, skal man klikke på man ønsker at kopiere. Rediger Håndbøger, ud for den håndbog, som I bunden af håndbogsredigeringen findes en Kopier knap (se Fig. 39 ). Klikkes her kopieres håndbogen og skærmbillede i Fig. 40 fremkommer. Fig. 39 Fig. 40 Der kan nu angives navn og kort navn og evt. vælges en håndbogsgruppe samt et logo. Kopier indhold? Man har mulighed for at fravælge om man også vil kopiere ikke aktive versioner af dokumenterne samt tilknyttede flowdiagrammer, når man kopierer håndbogen. Knappen Kopier indhold: Der kopieres kapitler, dokumenter, håndbogsredaktører samt ikke-aktive dokumenter og tilhørende flows (hvis disse options er valgt). Knappen Gem uden at kopiere: Her kopieres kun håndbogsopsætningen og intet andet SLETTE EN HÅNDBOG Hvis man ønsker at slette en håndbog helt fra systemet, skal man klikke på håndbog, som man ønsker at slette. Rediger Håndbøger, ud for den I bunden af håndbogsredigeringen findes en Slet knap (se Fig. 41). Når man klikker på Slet knappen, spørger systemet om man er sikker på, at man vil slette håndbogen. Hvis man bekræfter dette vil der i toppen af vinduet stå hvor mange kapitler og dokumenter håndbogen indeholder samt, fremkommer en checkboks ved siden af slet-knappen i bunden af vinduet, hvor man kan vinkle af, hvis man kun ønsker at slette indholdet i håndbogen, dvs. dokumenter og kapitler. Fig. 41 Side 25

26 Man klikker nu på Slet knappen igen, og man skal igen svare bekræftende på, at man gerne vil slette håndbogen, inden den slettes helt fra systemet. Fig DOKUMENTER UNDER UDARBEJDELSE OVERSIGT I menuen Kapitler/redaktører er det muligt for en redaktør at se en samlet oversigt over hvilke dokumenter i håndbogen, der p.t. er under udarbejdelse. Når man klikker på linket Dokumenter under udarbejdelse åbner en liste op, jf. Fig. 44 Fig. 43 Fig. 44 Man kan sortere listen enten efter Dokument, Ansvarlig eller Redaktør. Man kan gå direkte til et af dokumenterne ved at klikke på de 3 prikker ( ) til højre for dokumentet STATISTIK DOKUMENTVISNINGER Det er muligt fra menuen Kapitler/redaktører at klikke på linket Statistics, jf. Fig. 43. Herfra er det muligt at trække statistik over antal visninger af dokumenterne i håndbøgerne med mulighed for afgrænsning på dato. Side 26

27 Man kan enten vælge at se totaler for en enkelt håndbog eller for en hel håndbogsgruppe. I From og To kan skrives et datointerval. Skrives kun noget i From går perioden til dags dato. Fig. 45 Antal: Dokumenter: Visninger: Snit: Antal håndbøger i visningen Antal dokumenter i håndbogen incl. gamle versioner. Antal visninger af alle dokumenter i håndbogen. Gennemsnit over antal visninger pr. dokument. Hvis man klikker på et af de blå håndbogslinks i listen, vil man kunne se en samlet oversigt pr. dokument for den givne håndbog. Fig. 46 Dokumentvisninger Current: Antal visninger af den aktuelt gyldige version af dokumentet i den angivne periode Total: Total antal visninger af den aktuelt gyldige version af dokumentet. All versions: Antal visninger af alle versioner af dokumentet i den angivne periode. Total: Total antal visninger af alle versioner af dokumentet. Side 27

28 4. OPBYGNING AF INDHOLDET I EN HÅNDBOG Når man har oprettet en håndbog og lavet en kapitelstruktur, skal man i gang med at oprette dokumenterne i håndbogen. Dette gøres ved at klikke på ikonet Indhold. Derved ses alle de kapitler som er oprettet i håndbogen (se Fig. 47). Ved klik på et kapitel vises de dokumenter, der er tilknyttet kapitlet OPRET NYT DOKUMENT For at oprette et nyt dokument til et kapitel klikkes på det lille hvide ark til venstre for det ønskede kapitel (se Fig. 47). Ved at pege på det lille hvide ark fremkommer en hjælpetekst Tilføj nyt dokument. Klik på arket og i højre vindue fremkommer dokumenthovedet, hvor du indtaster alle informationer om dokumentet (se afsnit Udfyldelse af dokumenthoved, side 30). Fig. 47 Når alle informationerne i dokument-hovedet er tastet, er man klar til at skrive selve brødteksten. Dette kan gøres på forskellig måde; enten skriver man direkte i vinduet, henter teksten fra Word (se afsnit 4.4 Oprettelse og redigering af dokumentafsnit side 34), eller bruger Word som editor. Én ting er dog fælles - i det midterste vindue skal man huske at klikke Nyt afsnit (se Fig. 48), inden der kan sættes tekst ind i dokumentet. Fig NYE VERSIONER AF EKSISTERENDE DOKUMENTER VERSIONSLÅST HÅNDBOG Hvis håndbogen er versionslåst vil der ud for alle dokumenter, der er udgivet, blive vist en gul pil op, denne gule pil bruges til at lave en ny version af et dokument (se Fig. 49). Hvis der skal oprettes en ny version af et dokument klikkes på den gule pil til venstre for dokumentoverskriften. Herefter åbnes der et nyt vindue med teksten Opret ny version, klik på Ja og dokumentet åbnes i redigerings-tilstand i det midterste vindue. Læs mere om dokumentredigering i de efterfølgende afsnit. Fig. 49 Side 28

29 Det er muligt at slå en indstilling til i systemet, således at den person, der udtager en ny version af et dokument til redigering, automatisk bliver sat på som dokument-redaktør. Når et dokument er under udarbejdelse, enten hvis man er ved at lave en ny version af et allerede udgivet dokument eller hvis man arbejder på et dokument, der endnu ikke er udgivet, så vil der ud for dokumentet fremkomme en lille blyant (jf. dokument 12 i Fig. 49). Ud fra denne markering kan man hurtigt danne sig et overblik over hvilke dokumenter, der er ved at blive redigeret (markeret med blyanten) og hvilke der er udgivet (markeret med den gule pil) IKKE VERSIONSLÅST HÅNDBOG Skal der rettes i et dokument i en håndbog, der ikke er versionslåst (se Fig. 50), vælges først det kapitel, der skal redigeres. Herefter klikkes på overskriften i det dokument der skal rettes i. Dokumentet fremkommer nu i midtervinduet og man kan rette direkte i de enkelte tekstafsnit. Vær opmærksom på at historikken ikke bliver gemt når håndbogen ikke er versionslåst. Hvis det ønskes at få versionslåst håndbogen, se afsnit 3.3 Oprettelse af nye håndbøger samt Fig. 12. Fig DOKUMENTOPBYGNING Et dokument består af to hoveddele: Et dokumenthoved og et eller flere dokumentafsnit (se Fig. 51). Dokumenthovedet består af informationer som Emne (dokumenttitel), Dokumentnummer, Dokumentansvarlig, Godkendt af, Dokumentbruger og mulighed for Formål. Dette tekstafsnit skal typisk kun bruges til f.eks. beskrivelse af dokumentets formål. Typen af dokumenthoved vælges i opsætningen af håndbogen jf. afsnit 3.3 side 13. Selve dokumentafsnittene i dokumentet består af Nummerering (major & minor), Overskrift samt Brødtekst. Fig. 51 Side 29

30 UDFYLDELSE AF DOKUMENTHOVED Når man har oprettet et nyt dokument, vil der i højresiden fremkommet et vindue, hvor dokumenthovedets oplysninger skal indtastes (se Fig. 52): Fig. 52 Når man åbner dokumenthovedet, har man mulighed for via fanerne at gruppere visningen af felter til Stamdata, Personer, Metadata eller *, som er alle oplysninger. Man kan altid skifte frem og tilbage mellem de forskellige faner ved redigeringen. Side 30

31 Stamdata: Dok.navn: Her skrives dokumentets navn/overskrift. Skabelon: Her kan evt. vælges en skabelon, som dokumentet skal oprettes ud fra, jf. afsnit 3.5 side 19. Bemærk: feltet fremkommer kun hvis der benyttes en skabelonhåndbog i systemet. Placering: Dok. Nr.: Intern reference : Her er angivet hvilken håndbog og kapitel, dokumentet ligger under. Man kan her vælge et andet kapitel/håndbog og dermed flytte dokumentet. (major): Her kan angives dokumentets hovednummer (eks. 1.00). Hvis intet angives, tildeler systemet selv dokumentet det næste nummer i rækken. (Tildeles ud fra valget i Autonummerering jf. afsnit 3.3, Fig. 12). (minor): Her kan angives undernummer (eks. 1.01). I dette eksempel har vi kaldt det Referencenr.. Her kan skrives et nummer eller navn, som beskrevet i afsnittet 3.3, se Fig. 12. Niveau: Her vælges hvilket niveau dokumentet hører under. Se mere om niveauer i afsnit 3.1 side 12. Godkendt: Her angives initialer for godkender. Bemærk: I en versionslåst håndbog udfyldes denne automatisk ved godkendelse. Dato: Angivelse af godkendelsesdato. Bemærk: I en versionslåst håndbog udfyldes denne først ved udgivelse. Version: (major): Her skrives dokumentets hovedversionsnummer (eks. Version 1). (minor): Her skrives dokumentets underversionsnummer (eks. version 1.1). Bemærk: I en versionslåst håndbog udfyldes disse to felter først ved udgivelse af en ny version af dokumentet. Udløb: Indholdsfortegnelse: Her kan indsættes en dato eller antal måneder for hvornår dokumentet udløber. Er der valgt udløb på håndbogen, vi dette blive sat ind ved nye dokumenter. Man kan lave en samlet oversigt, over hvornår dokumenter udløber, på listen Udløb (se Fig. 158 side 78) samt listen Udløb inden for 6 måneder. Systemet kan også sættes op til at sende adviserings mail ved dokumentudløb, men gør ikke dette som standard. Her vælges om man ønsker at få vist afsnit-overskrifterne øverst i dokumentet som en slags indholdsfortegnelse. Fig. 53 Side 31

32 Standard (Synlig/Ikke synlig): Ikke synlig: Synlig: Her vises den indstilling, der overordnet er valgt for hele håndbogen. Redaktøren kan vælge at fjerne funktionen. Redaktøren kan vælge at slå funktionen til. På Fig. 54 kan man se hvordan alle dokumentafsnittene bliver vist øverst i dokumentet. Hvis man f.eks. klikker på overskriften 4) Forkortelser, hopper man automatisk ned i dette tekstafsnit. I det viste eksempel er der dog ikke nogen tekst i dokumentafsnittene, men funktionen kan måske genkendes fra mange hjemmesider. Personer: Ansvarlig: Fig. 54 Her vælges den ansvarlige gruppe for dokumentet. Ved tryk på de 3 prikker kan man vælge en gruppe ved begrænsning ud fra enten gruppetype og/eller søgning direkte på gruppenavn, jf. Fig. 55. Fig. 55 Redaktørgruppe: Mulighed for at sætte en gruppe på som redaktør af et dokument. Gruppen vælges på samme måde som Ansvarlig". Alle medlemmer af en valgt gruppe, vil ikke få vist dokumentet i opgaveruden Under udarbejdelse. Det er kun en valgt person i Redaktør -feltet, der får det (se nedenfor). Hvis ingen person redaktør er valgt, går mail vedr. høring/udgivelse til den der står først i redaktørgruppen. Redaktørgruppe er en systemindstilling, som skal slås til, hvis den ønskes benyttet. Side 32

33 Redaktør: Forfatter: Revideret: Bruger: Her vælges den, der er ansvarlig for redigering af dokumentet. Under redigering vil redaktøren få dokumentet vist i sin opgaverude, og vil modtage kommentarer i forbindelse med høring-/godkendelses-proceduren. Ved tryk på de 3 prikker foran feltet er det muligt at søge en person ved enten at angive gruppetilhørsforhold, initialer eller navn jf. Fig. 13. Muligt at indsætte forfatter på dokumentet. Ved angivelse af forfatter kan man gøre brug af eksterne personer jf. afsnit 10.7, side 98. Forfatter kan blive vist i dokumenthovedet. Funktionen er en systemindstilling. Muligt at angive på et dokument, hvem der senest har lavet en større revidering af dokumentet. Ved angivelse af Revideret kan man gøre brug af eksterne personer jf. afsnit 10.7, side 98. Dato for denne revidering noteres under Dato. Funktionen er en systemindstilling. Dette er en systemindstilling, som skal slås til, hvis den ønskes benyttet. Hvis man ønsker at en specifik person skal være bruger af dokumentet, kan denne vælges her. Ved tryk på de 3 prikker foran feltet er det muligt at søge en person ved enten at angive gruppetilhørsforhold, initialer eller navn jf. Fig. 13. Den valgte person vil ikke fremgå af dokumenthovedet. Brugere: Her vælges hvilke brugergrupper, dokumentet er rettet mod. Ved at trykke på + knappen, jf. Fig. 52 får man en boks op (se Fig. 55), hvor man kan udvælge de forskellige grupper. Hvis der skal vælges flere holdes Ctrl nede, mens der klikkes på de øvrige grupper. For at fjerne en/flere grupper fra dokumentet igen, markeres den/de grupper i boksen, og der trykkes på - knappen (jf. Fig. 52). Ønskes alle grupper fjernet på én gang klikkes på x knappen. For medlemmer af den/de grupper, der vælges som Brugere, vil man, når dokumentet udgives i en versionslåst håndbog, have mulighed for at advisere disse med en mail om, at der foreligger en ny version af dokumentet samt at der evt. skal trænes i dette. Træningen kræver at funktionen er slået til, jf. afsnittet Oprettelse af nye håndbøger side 13. Brugertype 2 og 3: Ved oprettelse af selve håndbogen har man mulighed for at angive alternative brugergrupper, jf. afsnittet Oprettelse af nye håndbøger side 13. I eksemplet her er brugertype 2 hhv. 3 kaldt Til orientering og Interessenter. Her kan man angive grupper, der har mulighed for at få mail ved udgivelse af et dokument samt blive vist i dokumenthovedet. Afhænger igen af opsætningen for disse to typer jf. afsnittet Oprettelse af nye håndbøger side 13. Metadata: Her vises og kan angives de typer af metadata, der er oprettet i systemet under Metatekster i menuen Diverse, jf. afsnit 10.8 side 99. Side 33

34 I det tomme tekstfelt kan evt. formålet med dokumentet angives. Kan f.eks. benyttes i forbindelse med funktionen Auto overskrift, jf. afsnit 3.3 Oprettelse af nye håndbøger. For at gemme de indtastede oplysninger samt opdatere dokumentet trykkes på OK. Herefter vises det udfyldte dokumenthoved i det midterste vindue REDIGERING AF DOKUMENTHOVED For at redigere i et eksisterende dokumenthoved klikkes der inden for rammen for dokumenthovedet i det midterste vindue. Herefter kan man i højre vindue rette i alle de oplysninger, der er skrevet i dokumenthovedet. Hvis man har foretaget ændringer i dokumenthovedet skal man huske at klikke OK nederst i højre vindue for at gemme oplysningerne OPRETTELSE OG REDIGERING AF DOKUMENTAFSNIT For at tilføje et afsnit til et dokument klikkes på Nyt afsnit nederst i midterste ramme (se Fig. 57). Eller man kan klikke på det lille papir ikon øverst i den røde linje i midtervinduet, jf. Fig. 56 Fig. 57 Fig. 56 Der fremkommer nu en tom formular til afsnits-information i højresiden. Øverst ses tre små og et stort tekstfelt (se Fig. 58). I de tre første kan man vælge at skrive et afsnits-nummer, og hermed opbygge sin afsnitsstruktur med underafsnit. I tekstfeltet til højre kan man skrive en overskrift for afsnittet. I det store tekstfelt i bunden skrives selve teksten i afsnittet. Klik OK for at gemme indtastningerne. Når der er gemt vises oplysningerne i midtervinduet, jf. Fig. 59. Fig. 58 Flow: Her kan man indsætte et flowdiagram først i afsnittet. Man kan vælge et allerede eksisterende flowdiagram. Ved et tryk på knappen med de tre prikker til højre kan man, hvis man allerede har indsat et flowdiagram, komme direkte ind og redigere i dette, eller hvis intet er valgt, kan man gå direkte til oprettelsen af et nyt flow. For beskrivelse af øvrige muligheder i de 2 menulinier under flow se afsnit Redigeringsmuligheder Side 34

35 For at redigere i et afsnit klikkes på redigeringsblyanten ud for afsnittet, se Fig. 59. Vælg blyant, afhængig af hvilken editor du vil benytte, jf. afsnit 4.5 vedr. D4InfoNet -editor og afsnit 4.6 vedr. MS Word som editor. Fig D4INFONET -EDITOR BRØDTEKST I ET DOKUMENT Der er to muligheder for at skrive tekst i D4InfoNet -editoren. Man kan enten vælge at skrive tekst direkte i D4InfoNet eller man kan vælge at skrive tekst (eller hente den) i Word og derefter kopiere teksten ind i D4InfoNet. Når man har skrevet den ønskede tekst klikkes OK. Derefter vises teksten i det midterste vindue. Efterfølgende kan man vælge at tilføje endnu et Nyt afsnit eller gå til en anden opgave i D4InfoNet. Ved redigering af et afsnit har man 3 knapper i editoren. OK Ændringer gemmes og vises i midterruden. Luk Edit-vinduet lukkes uden at ændringer gemmes. Slet HELE afsnittet slettes fra dokumentet. Fig. 60 Side 35

36 SKRIVE TEKST I WORD Hvis man ønsker at skrive tekst eller hente tekst fra et Word dokument beskrives her proceduren. Den tekst, man har stående i sit Word dokument, markeres og kopieres, herefter vender man tilbage til D4InfoNet, hvor teksten sættes ind. Hvis man skriver tekst i Word og kopierer teksten ind kan man højre-klikke på musen og vælge Paste filter, herved fjernes alle de bagved liggende koder m.v., som de fleste tekstbehandlings-systemer anvender (se Fig. 61). Vær opmærksom på at opsætninger fra dit tekstbehandlingsprogram ikke altid kan vises korrekt i en browser. Yderligere, hvis man i sin Word-tekst f.eks. benytter symboler mv., så fjernes disse også når man benytter Paste filter. Her skal man i stedet benytte Paste funktionen MENUEN I HØJRE KLIK Ved redigering i dokument-afsnittet har du ved at højre-klikke på musen adgang til følgende funktioner (se Fig. 61): Klip: Kopier: Sæt ind: Sæt ind filteret: Klippe i teksten. Her kan man kopiere tekst. Her kan man indsætte den tekst man har kopieret f.eks. fra Word med alle formateringer. Her indsættes den kopierede tekst fra Word. D4 Enterprise Solutions har lavet en makro i denne funktion, som sletter Word-specifikke HTML koder. Det anbefales at bruge denne funktion til overførsel af tekst fra Word jf. afsnit Indsæt HTML: Marker alt: Venstre: Centeret: Muligt at indsætte HTML tekst direkte i editoren i stedet for at skifte til HTML visning og indsætte koden der. Vælg al tekst. Teksten venstrejusteres. Teksten centreres. Højre: Teksten højrejusteres. Fjern formatering: Fjerner al formateringen fra den markerede tekst. Fig. 61 Rens tekst: Revideret: Fjern rev.: Fjerner det fleste formateringer, men beholder punktform, fed osv. Her kan man, med gult, markere den tekst, der er ændret i et dokument. Ved læsning af dokumentet har brugeren selv mulighed for at slå markeringen til og fra i dokumentet, jf. afsnit side 46 Her fjerner man den gule markering i hele afsnittet. Side 36

37 Sideskift før: Sideskift efter: Blød bindestreg: Hvis man ønsker at udskrive dokumentet kan man her indsætte et sideskift før teksten, hvor markøren står. Ønsker man at slette sideskiftet, trykkes på funktionen igen. Det kan være en fordel at indsætte et sideskift før et flowdiagram i et dokument, hvis flowet rammer mellem 2 sider ved print. Her kan man indsætte sideskift efter punktet hvor markøren står. En bindestreg der ikke er der, hvis der ikke er brug for den. Hyperlink: Her kan man lave eksterne link til f.eks. Internet sider, Intranet, fælles filer mv. jf. afsnit 5.2 side 50. Egenskaber: Her kan man se egenskaber for det markerede, f.eks. tabel eller billede REDIGERINGSMULIGHEDER Når dokumenthovedet er oprettet og man har klikket Nyt afsnit samt indsat eller skrevet brødteksten, er der forskellige muligheder for at indsætte afsnit, tabel eller symboler. Her er en kort gennemgang af de forskellige redigeringsmuligheder (se Fig. 62). Her kan man vælge typografi. Bold - skriften gøres fed. Italic - skriften gøres kursiv. Hævet tekst. Sænket tekst. Her vælges skrifttype, størrelse, farve, understregning m.v. Her kan man gennemføre stavekontrol på afsnittet. Her kan man indsætte et hyperlink/eksternt link jf. afsnit 5.2 side 50. Her indsættes/uploades billeder. Kontrollerer for og uploader lokale billeder kopieret fra f.eks. Word. Fig. 4f Fig. 62 HTML: Giver mulighed for at redigere den html-kode, der ligger til grund for den aktuelle tekst og formatering. Side 37

38 Afsnit Under Afsnit (se Fig. 64) er der forskellige muligheder for at redigere i teksten. Justering af teksten. Indryk enten med numre, punkter eller uden tegn. Indsætte tvungen sideskift til brug ved udskrift at dokumentet. Et sideskift fjernes ved at vælge funktionen igen. Mulighed for at rotere teksten til lodret. Ændring af linieafstand til halvanden eller dobbelt. Tabel Her kan man oprette en tabel inde i tekstafsnittet (se Fig. 63). Der er forskellige muligheder for at editere tabellen. Fig. 63 Symbol Fig. 64 Her kan indsættes forskellige symboler, dog er der pt. kun 2 symboler under denne menu (se Fig. 63) Funktioner Fig. 65 Fig. 66 Visio Muligt at indsætte en visiotegning i et dokument. Gem en visiotegning som HTML. Vis den i Internet Explorer og tilpas størrelse til den visning der ønskes i dokumentet. Marker og kopier tegningen. Sæt den ind i afsnittet. Klik Visio for at tegningen vises i dokumentet. Rens tekst - Fjerner de fleste formateringer, men beholder punktform, fed osv. dvs. alt der ikke er standard HTML tags. Samme funktion som findes i menuen højreklik. Side 38

39 Hent autobackup Hvert 5. minut gemmes en kopi af den tekst, man redigerer. Med Hent autobackup er det muligt at gå tilbage til en tidligere revision af afsnittet OPRETTE EN TABEL I ET DOKUMENT For at oprette en ny tabel i et dokument klikkes på menuen Tabel, herefter Opret ny tabel. Her defineres hvor mange rækker og kolonner tabellen skal indeholde samt andre parametre, som vi her gennemgår (se Fig. 67): Fig. 67 Størrelse Rækker: Kolonner: Her angives hvor mange rækker tabellen skal indeholde. Her angives hvor mange kolonner tabellen skal indeholde. Layout Justering: Kant bredde: Kant farve: Celle margin: Celle afstand: Angiv tabel-bredde: Pixel: Procent: Her vælges om tabellen i dokumentet skal være venstre, centreret eller højre stillet. Her angives hvor mange pixel kantbredden skal være i tabellen. Her angives den farvekode kanten skal have. Klik på de 3 prikker for at vælge farve. Afstand fra cellekant til tekst i cellen. Afstand mellem celler. Giver ikke afstand i yderkanten af tabellen. Hvis der sættes et flueben her kan man vælge enten pixel eller procent. Hvis der ikke sættes noget flueben bliver tabellens bredde bestemt af indholdet i cellerne. Her vælges om bredden på tabellen skal angives i pixel. Her vælges om bredden på tabellen skal angives i procent (af tekstklummens bredde). Når man har defineret størrelsen på tabellen og klikket OK kan der nu skrives direkte i tabellen. Hvis man skal rette størrelsen på tabellen Fig. 68 Side 39

40 markeres denne ved at klikke på kanten af tabellen, højreklikke på den valgte tabel og vælge egenskaber (se Fig. 68) INDSÆTTE BILLEDER Der er forskellige måder at indsætte billeder på i et dokument. Men fælles for dem alle er, at billederne skal uploades til systemet, så de kan ses af alle brugere. Man kan enten uploade sin billede-fil direkte som bilag på et dokument, kopiere det fra Word og uploade det til dokumentet eller uploade billedet til den fælles billeddatabase, hvor billedet vil blive tilgængeligt for alle redaktører. Det anbefales som hovedregel at bruge en af de 2 første metoder. Herved opnår man at billederne ligger sammen med dokumentet, og man får det ikke ud i en stor rodekasse hvor det kan være svært at overskue hvilke billeder, der bliver brugt hvor UPLOAD ET BILLEDE SOM BILAG Billedet uploades til dokumentet som et bilag (se mere om bilag i afsnit 4.7 side 44). Klik på clipsen under dokumenthoved jf. Fig. 81. Herefter vil man i højresiden kunne tilknytte et billede som bilag. Når det er et billede man lægger ind, som ikke skal vises som et link i teksten, men hvor man skal kunne se selve billedet i Fig. 69 teksten, skal man i Type vælge Upload, i Visning vælge Skjult og i Type vælge Bilag. Under Navn gives billedet en titel, så det er lettere at genfinde. Man finder sin billede-fil ved at klikke på Gennemse og finde filen. Herefter klikkes OK for at uploade billedet. For at indsætte billedet i dokumentet, åbnes det afsnit, hvor billedet skal være. Klik på ikonet med et billede på (se Fig. 70); herefter åbner der sig et nyt selvstændigt vindue (se Fig. 71). Fig. 70 Til venstre vil være en oversigt over alle de bilag, der er tilknyttet det givne dokument. For at se billedet i højresiden holdes musen hen over det lille billed-ikon til venstre for billed-navnet i højresiden, se Fig. 71. For at indsætte billedet i dokumentet klikker man på billedet i højre side og trækker det herefter over i afsnittet hvor det ønskes indsat. Inden man trækker billedet over i dokumentet har man mulighed for at ændre størrelse på billedet. Dette gøres ved enten at vælge en af de standardstørrelser, som står under Bredde, Fig. 71 Side 40

41 eller selv at angive størrelsen i boksen. Hvis man vil tilbage til billedets oprigtige størrelse klikkes på Original. Man kan også lave en ramme rundt om billedet ved under Kant at vælge 1 px eller fjerne rammen igen ved at klikke på Ingen. Farven på kanten kan sættes i den første boks (jf. Fig. 71). På ikonerne til højre for knappen Upload kan man sortere de filer, der ligger i data-basen KOPIERE BILLEDE FRA WORD Vil man kopiere et billede fra Word og sætte det ind i sit dokument, markerer man billedet samt evt. medfølgende tekst i Word. Herefter indsættes teksten i dokumentet. Dette kan enten gøres ved at højreklikke i det afsnit, hvor man ønsker billedet (og teksten) indsat og vælge Paste eller Paste filter, eller sætte teksten ind med Ctrl+v. Paste/Paste filter: Vælges Paste/Paste filter fremkommer der en pop-up box, hvor der skal bekræftes om man vil uploade billederne til billeddatabasen (se Fig. 72). Svares Nej til dette vil billederne kun ligge lokalt og kan dermed ikke ses af andre brugere. Fig. 72 CTRL+v: Vælges CTRL+v indsættes billeder og tekst direkte i dokumentet. Efterfølgende skal billederne uploades til billeddatabasen, ellers vil billederne kun ligge lokalt. At uploade lokale billeder gøres ved at klikke på det lille billed-ikon med det grønne v, se Fig. 73. Herved tjekkes afsnittet for lokale billeder og en pop-up box, hvor man skal svare bekræftende på, at uplodede billeder fremkommer. Fig. 73 Når billederne er uploadet til systemet vil de kunne findes under bilags-clipsen på det pågældende dokument. Herfra vil man kunne sætte billederne ind andre steder i dokumentet/i andre dokumenter som havde man uploadet billedet som bilag selv jf. afsnit BEMÆRK: Billedupload fra Word er en systemindstilling. Hvis billed-ikonet med det grønne v findes i din editor, så kan du benytte funktionaliteten. For at det virker korrekt på din PC skal du sikre dig, at sikkerhedsindstillingerne i Internet Explorer er sat som beskrevet i Appendix 1, side UPLOAD ET BILLEDE TIL DEN FÆLLES BILLEDDATABASE For at uploade et billede til den fælles billeddatabase i systemet klikkes på det lille billedikon jf. Fig. 70 og herefter klikkes på knappen Upload jf. Fig. 71. Man få nu et nyt skærmbillede op svarende til Fig. 74. Bemærk - da programmet arbejder i en browser anbefales det, at billedet enten er af typen jpg, gif eller png. Vælg billede: Klik på Gennemse her har du mulighed for at finde billedet på et af dine drev. Side 41

42 Upload til: Her vælges det bibliotek, hvor du vil gemme dine billeder, eller du kan oprette et nyt bibliotek, evt. under samme navn som den håndbog du arbejder i, ved at angive navnet i boksen ud for evt+ /. Til sidst klikker du på Upload og billedet er gemt i billed-databasen. Du kan nu hente billedet over i det afsnit, hvor det skal bruges, på samme måde som beskrevet før, dvs. peg på billedet og træk det over hvor det ønskes indsat. I drop-down boksen øverst til venstre vælges hvilken mappe man ønsker at se billeder fra. Fig SLETTE BILLEDE Ønsker man at fjerne et billede fra et afsnit markerer man billedet og trykker på Delete. Ønsker man at fjerne billedet permanent fra billed-databasen trykker man på det lille kryds til højre for hvert billede. Fig MS WORD SOM EDITOR Word-editoren kan benyttes på lige fod med den almindelige editor i D4InfoNet til redigering af tekst. Dvs. du kan enten bruge den til at redigere i et eksisterende dokument, eller hvis du opretter et nyt dokument. Hvis man ønsker at benytte denne funktion, anbefaler vi at bruge nyere versioner af Word. Vi anbefaler ikke at oprette figurer i Word og overføre dem til D4InfoNet, da Word overfører dem som billeder, der herefter ikke kan redigeres. BEMÆRK: Word-editoren er en systemindstilling. Hvis blyanten med Word-ikonet er synlig ved din afsnitsredigering, kan du benytte funktionaliteten. For at det virker korrekt på din PC skal du sikre dig, at sikkerhedsindstillingerne i Internet Explorer er sat som beskrevet i Appendix 1, side AKTIVERING AF WORD-EDITOREN Hvis du opretter et nyt dokument skal du, før du kan benytte Word-editoren, oprette et nyt afsnit. Fig. 76 Side 42

43 For at aktivere Word-editoren klikkes på blyanten med det lille Word-ikon REDIGERING I WORD Redigering i Word foregår på helt samme måde som når man arbejder med Word. Når teksten er skrevet i Word gemmes den i D4InfoNet TM ved at trykke på knappen D4: Gem som HTML. Fig. 77 Fig. 78 I Word 2007 findes knappen under tilføjelsesprogrammer. I Word 2003 findes knappen ved Gem knappen. Fig REDIGERING I D4INFONET -EDITOREN Når teksten er gemt i D4InfoNet TM er det muligt både at redigere teksten igen i Word eller redigere den som normalt i D4-editoren. Dette gøres på helt almindelig vis ved at klikke på redigeringsblyanten. Fig. 80 Side 43

44 4.7. VEDHÆFTE ET BILAG TIL ET DOKUMENT Man kan vælge at vedhæfte et bilag til et dokument. For at kunne vedhæfte et bilag skal bilaget være lavet i forvejen i f.eks. Word, Excel, Power Point eller som PDF fil samt være tilgængelig på din PC. Et bilag er i princippet det samme som en formular (se afsnit 8 Menuen formular, side 82), men bilaget ligger sammen med dokumentet og følger versionsstyringen på dokumentet. Man kan også vælge at sætte bilaget som Primært, herved vil brugerne kun se bilaget når de klikker på dokumentnavnet i indholdsfortegnelsen og ikke selve dokumentet (dokumenthoved mv.). Fordelen er at man har den fulde godkendelse samt versionsstyring af formularen og mulighed for brugeradgangsstyring. For at vedhæfte et bilag klikkes på clipsen under dokumenthovedet i det dokument, hvor man ønsker bilaget vedhæftet. (se Fig. 81). I højre vindue vises menuen Oprettelse af bilag (se Fig. 82). Gør følgende: Fig. 81 Nr: Navn: Type: Giv evt. bilaget et nummer. Angiv navnet på bilaget. Her vælges type af bilaget. - Upload: Her kan vedhæftes en fil. Klik på Gennemse ud for Filnavn for at finde og vedhæfte den ønskede fil. - URL: Ud for Sti kan angives en URL adresse til f.eks. en hjemmeside, eller til et andet Fig. 82 dokument i systemet. Denne type benyttes ofte sammen med Fil-typen Primær (se nedenfor). På denne måde kan man bl.a. lave primære links fra et dokument i en håndbog direkte over til et andet dokument i håndbogssystemet. Man kan også bruge funktionaliteten til at holde styr på eksterne links i systemet, ved f.eks. at oprette en håndbog med dokumenter svarende til de eksterne links man ofte benytter i systemet. Herved skal disse links kun vedligeholdes et sted, hvis adressen skifter. - Liste: Benyttes hvis der skal oprettes en liste til håndbogen. Ud for Liste vælges den relevante liste. Mere om lister i afsnit 7 Ansvars- og versionslister mv., Fig Visning: - Skjult: Hvis der vælges Skjult er det kun Redaktøren, der kan se bilaget. Hvis man vedhæfter et billede, skal man også vælge skjult for ikke at få viste billedet som et link, jf. afsnit Upload et billede som bilag side Vis som link & bilag: Vælges denne vil det være muligt at åbne bilaget fra links, oprettet i teksten. Samtidig vil der i bunden af dokumentet blive genereret en bilagsliste, hvorfra man også kan åbne bilaget. - Vis kun som link: Her er det kun muligt at åbne bilaget fra links, oprettet i teksten i dokumentet. Side 44

45 Fil-type: - Bilag: Benyttes som standard når man skal vedhæfte filer mv. og de ikke skal være primære. - Primær: Vælges Primær er det kun bilaget der åbnes, når dokumentet er udgivet. Brugeren vil dermed ikke kunne se D4 dokumentet med dokumenthoved og indhold når dokumentet er udgivet, kun selve bilaget. Er bilaget f.eks. et Word dokument er det kun det, brugeren får at se. Fjerner redaktør Primær igen, ses D4 dokumentet med bilaget liggende i bunden af dokumentet som et link. Til sidst klikkes på OK. Hvis visningen er sat til Vis som link & bilag, så ses bilaget nu vedhæftet nederst på dokumentet med det navn det fik. Der kan vedhæftes lige så mange bilag til et dokument som man ønsker ÆNDRE I ET BILAG Hvis man ønsker at ændre i et bilag i et udgivet dokument i en versionslåst håndbog, skal der først oprettes en ny version af dokumentet (jf. afsnit 4.2.1) før man kan rette i bilaget. Proceduren er herefter, at man åbner bilaget i det program det er lavet i, f.eks. Word eller Excel. Bilaget kan f.eks. åbnes fra link i dokumentet eller, hvis man går til redigering af bilag, åbne bilaget ved at klikke på de 3 prikker ud for stien (se Fig. 83). Man kan nu redigere i bilaget og skal dernæst gemme det midlertidigt lokalt på sin PC, f.eks. på skrivebordet. Fig. 83 Herefter går man tilbage i D4InfoNet og uploader bilaget til dokumentet igen. Bilaget uploades oveni den tidligere version af bilaget. Dette gøres ved under Type at vælge Upload og herefter klikke på knappen Gennemse ud for Filnavn. (se Fig. 84). Herefter klikkes OK. Ved at uploade det reviderede bilag oveni det gamle vil evt. link til bilaget blive bevaret, og da håndbogen er versionslåst, vil den tidligere version af bilaget være gemt med den tidligere version af dokumentet, og dermed altid kunne fremfindes igen. Fig REDIGERING AF ET DOKUMENT For at redigere et dokument skal man have redaktør-rettigheder eller være administrator i D4InfoNet. Hvis man er redaktør på et dokument, kan man åbne et udgivet dokument til redigering på to måder: Enten åbnes dokumentet ved at klikke på Håndbøger i menuen i bunden af skærmen; herefter vælges Indhold ud for den håndbog, hvor dokumentet ligger, og man kan nu finde det relevante dokument. Eller man kan gå Side 45

46 via den lille blyant øverst i den røde linje (jf. Fig. 85), hvis man har åbnet et dokument i brugervisningen. Blyanten fremkommer hvis man er redaktør af dokumentet, eller har en håndbogs- eller kapitelredaktørrettighed, til der hvor dokumentet ligger. Ved at klikke på blyanten kommer man direkte ind og kan redigere i dokumentet. Hvis håndbogen er versionslåst, og der ikke findes en draft af dokumentet, skal man først oprette en ny version af dokumentet ved at klikke på den lille gule hat til venstre for dokumentnavnet. Fig. 85 Fig. 86 Når man er i redigeringsvisningen, vil en lille rød pil markere i indholdsfortegnelsen, hvilket dokument man har i visningen i midtervinduet, jf. Fig MARKERING/HIGHLIGHT AF ÆNDRINGER Når man er inde på dokumentet og skal redigere i brødteksten i et eksisterende afsnit, klikkes på ikonet med blyanten i venstre margen (se Fig. 87). Tekst der skal redigeres vises i højre vindue. Skal teksten markeres med gult, marker man teksten, højreklikker med musen og vælger Revideret i menuen (se Fig. 61). Herved bliver teksten markeret med gul farve. Hvis man ønsker at fjerne revideringen igen, skal man højreklikke og vælge Fjern rev.. Hermed fjernes al revidering indenfor et givent afsnit. Fig. 87 Det er muligt for en bruger ved læsning af et dokument selv at slå markeringer/highlights til og fra. Dette gøres ved at klikke på den lille blyant med den gule markering der ligger ved siden af feed-back kuverten i den røde linje (jf. Fig. 85) KOPI AF ET DOKUMENT Når man redigerer et dokument er det muligt at lave en kopi af hele dokumentet. Dette bruges f.eks. hvis man skal beskrive en lignende procedure et andet sted i sit håndbogssystem. Øverst på den røde linje er et ikon med to dokumenter (se Fig. 88). Ved at klikke på ikonet oprettes en kopi af dokumentet med samme titel og dokumentnummer, men Fig. 88 med Kopi af før titlen (se Fig. 89). Når kopien af dokumentet er oprettet kan det flyttes, redigeres og bruges hvor som helst. Der er ikke længere nogen sammenhæng til det oprindelige dokument. Fig. 89 Side 46

47 4.10. SØG OG ERSTAT Det er muligt at benytte funktionaliteten Søg/Erstat i et dokument. Her søges på tværs af afsnit. Klik på kikkerten i øverste røde linje, jf. Fig. 88. Her angives hvad der skal søges efter og hvad det skal erstattes med. Ved klik på OK udføres handlingen. Bemærk handlingen kan ikke fortrydes. Fig SLET UDKAST AF NY VERSION Hvis man i en versionslåst håndbog ved en fejltagelse er kommet til at lave en ny version af et dokument, kan man fortryde denne handling. Klik på dokumenthovedet for at åbne redigeringen af dokumentoplysninger. Klik herefter på Slet udkast nederst i højre hjørne (se Fig. 92). Fig. 91 Fig. 92 Man vil nu blive spurgt om man vil slette udkast. Svares der bekræftende på dette vil der i højre side under angivelse af dokumentbrugere blive vist en tekst Slet udkast? Er du sikker? tryk Slet igen. se Fig. 91. Herefter trykkes på knappen Slet Udkast igen for at slette udkastet. Udkastet er nu slettet og redigeringsblyanten ud for dokumentnavnet erstattes igen af den gule pil (jf. afsnit side 28). Grunden til at der skal trykke slet 2 gange er en sikkerhedsindstilling i systemet således, at man ikke ved en fejl kommer til at slette udkastet til et dokument, man er i gang med at udarbejde. Et udkast kan slettes helt frem til udgivelse, også selvom det har været til høring og godkendelse SLETTE ET DOKUMENT Hvis et dokument skal slettes helt fra håndbogen klikkes på dokumenthovedet for at åbne redigeringen af dokumentoplysninger. Herefter klikkes på Slet Dokument (se Fig. 92). Man vil nu blive spurgt om man vil slette dokumentet. Efter at have svaret Fig. 93 bekræftende på dette vil der i højre side under angivelse af dokumentbrugere blive vist en tekst Slet dokumentet? Er du sikker? tryk Slet igen. se Fig. 93. Herefter skal man trykke på knappen Slet Dokument igen for at slette dokumentet. Dokumentet er nu slettet helt fra håndbogen. Hvis dokumentet har været udgivet i en versionslåst håndbog, vil man kunne finde dokumentet igen på en af versionslisterne for håndbogen (se mere om versionslister i afsnit 7 side 68). Side 47

48 4.13. FEEDBACK PÅ ET DOKUMENT Når en medarbejder uden nogen form for redaktør-rettigheder er inde og læse et dokument, har han/hun mulighed for at give feedback til de ansvarlige for dokumentet. Det kan f.eks. være forbedringsforslag, men kan også bare være en opdaget stavefejl mv. For at oprette feedbackformularen klikkes på det lille brev-ikon øverst på den røde linie ved siden af printerikonet (se Fig. 95). Feedback-formularen sendes som en , og kommentarerne vil automatisk blive registreret i dokumentets log. Feedback-formularen ser ud som på Fig. 94 og indeholder følgende: Fig. 95 Fig. 94 Afsender: Den medarbejder der har oprettet formularen bliver automatisk indsat her. Modtager Den dokumentansvarlige og evt. redaktøren bliver automatisk indsat her. Kopi til: Den håndbogsansvarlige vil automatisk modtage en kopi af alle feedback-formularerne for den givne håndbog. Emne: Her indsættes automatisk dokumentets titel. Besked: Feedback formularen stiles automatisk til den ansvarlige. - Angående Her indsættes automatisk håndbogens navn samt dokumentnummer og navn. Herefter kan medarbejderen selv skrive en besked til den dokumentansvarlige. - Link: Her indsættes automatisk et link til dokumentet, således at de personer der modtager formularen, blot skal klikke på linket for at se formularen. Med venlig hilsen samt navn på den medarbejder, der har udfyldt formularen, bliver også indsat automatisk her. Afsender vil også modtage en kopi af formularen, så man kan se hvilke dokumenter han/hun har kommenteret. Side 48

49 5. LINK 5.1. LINKE TIL ET ANDET DOKUMENT/BILAG INTERNE LINK Hvis man ønsker at lave et link fra et dokument til et andet dokument, bilag, flow, håndbog mv., klikkes på ikonet med lænken i venstre margen ud for det afsnit, hvor det ord/sætning man vil linke fra, står (se Fig. 87). Herved vises et vindue i højre side med et tekstfelt til angivelse af hvilken tekst, der skal linkes fra samt felter, hvor man kan vælge hvad der skal linkes til (se Fig. 96). Fig. 96 Fra: Type: Til: Én gang: Vis i: Hvis man i det midterste vindue markerer den tekst, som man ønsker at linke fra, inden man trykker på lænken, så udfyldes Fra feltet automatisk med den markerede tekst. Man kan også markere teksten efter at man har klikket på kæden og så trække markeringen over i Fra feltet. Hvis Fra -teksten indeholder html-koder kan det være en fordel at slette disse i Fra - feltet for at få linket til at virke. Her vælges om der skal linkes til et dokument, formular, bilag, håndbog, flow eller kapitel. Hvis man har valgt dokument, flow eller kapitel skal man i drop-down boksen til højre vælge hvilken håndbog det er tilknyttet. Her vælges det konkrete dokument, bilag, flow mv. der skal linkes til. Hvis ordet/sætningen man linker fra optræder gentagne gange i tekstafsnittet, kan man klikke her, herved vil der kun blive lavet et link fra ordet/sætningen første gang det optræder i tekstafsnittet. Her vælges hvordan man ønsker henvisningen vist: - Samme ramme: Link bliver vist i samme ramme som linket er oprettet i. - Hele vinduet: Link bliver vist i hele vinduet (browseren). - Nyt vindue: Link bliver vist i et nyt vindue. - Hovedramme: Link bliver vist i samme vindue, men beholder D4 rammer. I feltet yderst til højre kan man se koden for det valg man har lavet. Ønsker man at linke til et specifikt afsnit i et andet dokument skal linket oprettes som et eksternt link jf. afsnit 5.2. For at finde linket til afsnittet, se afsnit side 54. Side 49

50 5.2. LINK TIL INTERNET ADRESSE ELLER ANDEN FORM FOR LINK EKSTERNE LINK Hvis man skal lave et link til Internettet, Intranettet eller til andre steder uden for D4InfoNet gøres følgende: Stå i redigeringsvinduet til højre og marker det/de ord der skal linkes fra (jf. Fig. 97). Når ordet er markeret klikkes enten på det lille ikon med globussen jf. Fig. 97, eller der højreklikkes i markeringen således, at højre klik menuen fremkommer (se Fig. 98). Klik på Hyperlink og Link dialogboks til webside fremkommer, se Fig. 99. Fig. 97 Fig. 98 Fig. 99 I dialogboksen er det muligt at vælge det man ønsker at linke til samt oprette et bogmærke der kan linkes til (f.eks. fra et andet sted i dokumentet). Til: - Link: file:// Link til en fil på et fællesdrev. ftp:// Link til en ftp server på Internettet. Link til en website/hjemmeside. Link til en sikker webserver. Mailto: Her kan indsættes en adresse. - Fil: Hvis man under link har valgt file:// fordi man ønsker at linke til en fil på et drev, kan man i stedet for selv at skrive hele stien i det øverste felt benytte knappen Gennemse til at finde filen. UPLOAD: Hvis man ønsker at uploade et bilag til dokumentet og samtidig lave et link til bilaget (fra det markerede ord), findes filen ved hjælp af knappen Gennemse, og man hakker af i feltet Upload. Når man herefter klikker OK vil filen blive uploadet til dokumentet som et bilag, Side 50

51 og der vil samtidig være lavet et link til bilaget. Bilaget gemmes under filnavnet og kan findes og redigeres som et andet bilag ved at klikke på clipsen (jf. Fig. 81 og afsnit 4.7 side 44 ). Vis i: Her vælges hvordan man ønsker henvisningen vist: - Samme ramme: Link bliver vist i samme ramme som linket er lavet i. - Hele vinduet: Link bliver vist i hele vinduet (browseren). - Nyt vindue: Link bliver vist i et nyt vindue. - Hovedramme: Link bliver vist i samme vindue, men beholder D4 rammer. I feltet yderst til højre kan man se koden for det valg man har lavet. Bogmærke: Her vil ordet/sætningen man linker fra være angivet. For oprettelse af bogmærker internt i et dokument, se næste afsnit (5.2.1 Bogmærker). Har man mange referencer/links til eksterne hjemmesider kan man med fordel oprette dokumenter med primære bilag, der henviser til den eksterne hjemmeside (måske i en håndbog for sig, kun med links til hjemmesider mv.), og internt referere til disse dokumenter. Brugeren der klikker på en henvisning, vil blive sendt videre til hjemmesiden. Ændres strukturen på den eksterne hjemmeside kan man nøjes med at redigere enkelte dokumenter og ikke alle eksterne links BOGMÆRKER Hvis man ønsker at linke internt i et dokument fra ét sted i dokumentet til et andet, er proceduren følgende. I eksemplet ønskes at kunne klikke på ordet Blanketten og herfra springe til det sted i dokumentet, hvor der står Miljøvurdering. Først oprettes bogmærket, dvs. der hvor man ønsker at linke til. Marker ordet i højre side, højreklik og vælg Hyperlink (jf. proceduren for at oprette et eksternt link i afsnit 5.2). Under Til skal der ikke angives noget dvs. Link = (protokol), man har blot det markerede ord stående under Bogmærke. I dette eksempel er ordet Miljøvurdering (se Fig. 100). Fig. 100 Fig. 101 Herefter oprettes et link fra det sted i dokumentet, hvor man ønsker at linke fra. Marker ordet i højre side, højreklik og vælg Hyperlink (jf. ovenfor). I dette tilfælde linkes fra ordet Blanketten. I "Til" angives det netop oprettede Bogmærke med en # foran, f.eks. "#Miljøvurdering" (se Fig. 101). Bemærk: Ordene man springer fra og til må ikke være det samme. Når man herefter i dokumentet klikker på ordet Blanketten springes automatisk til ordet Miljøvurdering. Side 51

52 5.3. LINK TIL MYNDIGHEDS-STANDARDER (F.EKS. ISO)/KRYDSREFERENCER Det er muligt overordnet at oprette link til standarder fra de enkelte dokumenter. Ved at gøre dette er det muligt at oprette krydsreferencelister mellem standarden og de enkelte håndbøger (se mere herom i afsnit 7 side 68). For at oprette denne type link trykkes på kæden lige under dokumenthovedet, se Fig Herefter er det muligt, i højre side, at indsætte links, se Fig Fig. 102 Type: Til: Her vælges mellem de forskellige standarder man har lagt i sit system, eller man kan selv vælge at skrive en tekst (Tekst). Her vælges dokumentet i den valgte standard/håndbog. Fig. 103 Har man valgt Tekst er det muligt manuelt at skrive i de næste to felter: Nr.: Tekst: Her skrives manuelt det nummer, evt. kapitelnummer, man ønsker at linke til. Her skrives den tekst man ønsker at linke til. Herefter klikkes OK for at acceptere det valgte. Man kan også klikke Nulstil hvis man vil rydde det man har skrevet. Henvisningerne vil nu blive vist i bunden af dokumentet, hvis man ved oprettelsen af håndbogen i feltet Henvisningsliste har valgt noget med Standarder (se afsnit 3.3). Se en oversigt over henvisninger til Standarderne i Ansvarslisten (jf. afsnit 7.1). Side 52

53 5.4. OVERSIGT OVER LINK TIL OG FRA DOKUMENTET Hvis man ønsker at se hvilke andre dokumenter eller flow, der linker over til lige netop det dokument, man er ved at redigere, eller få en samlet oversigt over link fra dokumentet, (se Fig. 104), så skal man klikke på kæden under dokumenthovedet (jf. Fig. 102). Kæden er også tilgængelig for redaktører når dokumentet er udgivet, hvis man tilgår det som redaktør via f.eks. knappen Indhold. Fig. 104 Henvisninger fra andre dokumenter Her er angivet hvis der er lavet krydsreferencer fra andre dokumenter. Henvisninger fra andre dokumentafsnit Viser hvilke dokumenter der linker til dette dokument. Henvisninger fra Flows Viser hvilke flow der linker til dette dokument. Henvisninger fra dokumentafsnit i dette dokument Samlet oversigt over interne link fra dette dokument. Advicer ansvarlige, godkendere og redaktører Det er her muligt på en enkelt måde at advicere alle ansvarlige, godkendere og redaktører for de dokumenter, der linker til dette dokument. Klik på linket og en formular med udfyldt modtagere, emne og beskrivelse åbner op. Det er muligt at tilføje noget i beskrivelsen af mailen, der sendes til modtagerne, inden afsendelse. Side 53

54 5.5. URL-LINK SAMT LOG OG FAVORITHÅNDTERING MV. TIL ET GIVENT DOKUMENT Når man åbner et udgivet dokument fra bruger-visningen er det muligt at få en oversigt over links til dokumentet. Disse kan f.eks. benyttes, hvis man vil linke til et dokument fra et sted uden for D4InfoNet. Hold musen hen over Håndbogsnavnet/Emne og en gul boks vil åbne, jf. Fig Fig. 105 Herfra kan man åbne log for dokumentet vedr. træning, opdatering og visningsstatistik. Hvis man i bunden klikker på Link til dette dokument?, så vil forskellige links til dokumentet åbne. jf. Fig Fig. 106 I den gule inforamme er også link direkte til at udskrive dokumentet, sende feedback, slå highlights til/fra samt til redigering af dokumentet, dvs. tilsvarende de ikoner der ligger i rammen om dokumentet. Det er også muligt herfra at tilføje et givent dokument som favorit i ens browser, eller man kan tilføje dokumentet som foretrukken direkte i D4InfoNet. Dokumenter tilføjet til foretrukne kan findes via en håndbog i systemet hvor man i den røde menu-linje i bunden kan åbne sin foretrukne liste som også indeholder forskellige brugerspecifikke oversigter, jf. Fig Fig LINK TIL ET SPECIFIKT AFSNIT I ET DOKUMENT. Ovenstående links til et dokument kan f.eks. bruges hvis man ønsker at linke til et specifikt afsnit i et dokument. Skal der linkes til f.eks. afsnit 2 i et dokument, kan man efter et af linkene tilføje #Nr2, eller hvis afsnittene i dokumentet ikke har numre, kan man skrive #Rub2 for det andet tekst-afsnit i dokumentet. Side 54

55 6. HØRING, GODKENDELSE OG UDGIVELSE AF ET DOKUMENT Det er muligt at gennemføre en hørings-runde på både versionslåste og ikke versionslåste håndbøger, men for at kunne iværksætte godkendelsesproceduren skal håndbogen være versionslåst. En håndbog versionslåses af en administrator/redaktør. Rediger Håndbog og herefter vælge Ja ud for Versio- Håndbogen versionslåses ved at klikke på ikonet neret (se afsnit 3.3, Fig. 12). Fig. 108 I en versionslåst håndbog vil punkterne Høring, Godkendere og Kommentarer/Udgiv være tilgængelige på de oprettede dokumenter. En skitse af processen ses i Appendix 2 høring, godkendelse og udgivelsesproces HØRING Ved udarbejdelse af et dokument, har dokumentredaktøren mulighed for at sende dokumentet til høring i en høringsgruppe. Høringsgruppen får ingen redaktørrettigheder, men kan blot gennemlæse det udarbejdede dokument og komme med kommentarer til dette. En høringsperson har mulighed for at sende dokumentet videre i privat høring, dvs. afholde sin egen høringsrunde. Kommentarer fra denne runde vil ikke blive offentliggjort på kommentarloggen for dokumentet. De er kun tilgængelige for udsender. Efter endt høring sendes kommentarer tilbage til redaktøren, der herefter kan rette i dokumentet samt sende det til godkendelse, jf. Appendix 2 høring, godkendelse og udgivelsesproces. Høringsgruppen vælges separat for hvert dokument, der ønskes gennemlæst. Redaktøren skal selv tilføje den/de personer, som han/hun ønsker, skal gennemlæse dokumentet. Der er ingen begrænsning for hvor mange personer der kan tilføjes dokumentet, når det skal sendes til høring SENDE DOKUMENT TIL HØRING For at sende et dokument til høring skal redaktøren klikke på Høring jf. Fig. 108, og herefter vælge hvilke grupper eller personer, der skal have dokumentet til høring. (se Fig. 109). Gruppe-type: Her vælges hvilken gruppetype man ønsker at søge indenfor. Fig. 109 Gruppe: Her findes den gruppe, hvor personen man ønsker, skal gennemlæse dokumentet, er medlem af. Er det hele gruppen der skal læse dokumentet klikkes nu OK. Person: Her vælges en person fra enten den ovenfor valgte gruppe, eller nedenfor valgte navn/initialer. Side 55

56 Initialer: Navn: Rolle: Her kan man nøjes med at taste initialer på den person man søger. Dette er en genvej til at finde en person på, se Fig Her kan man angive navn på den person man søger. Dette er en genvej til at finde en person på, se Fig Man har mulighed for at sætte en rolle på en høringsperson. Rollen vises i opgaveoversigten og kan evt. blive vist i et dokumenthoved. Tilføjelse af roller er en systemopsætning. En rolle kunne f.eks. være Forfatter eller Faglig redaktør. Når høringspersoner er valgt, klikkes på linket Send Dokument til Høringsgruppe. Herefter åbnes muligheden for at sende dokumentet til høring. Meta-tekst: Her kan angives en Meta-tekst, jf. afsnit I dette eksempel Revisionshistorik. Tekst til mail: Man kan skrive en tekst til personerne i hørings-gruppen (se Fig. 110). Teksten vil kunne læses i den mail modtageren får samt i loggen for dokumentet (se afsnit 6.4.2). Deadline: Her kan angives en deadline for høring. Deadline vil vises i opgaveruden hos høringspersonen. Send: Når alle høringspersoner er valgt og man evt. har angivet en besked, trykkes på Send. Man kan sende et dokument til høring flere gange inden det godkendes og udgives. Hver gang et dokument udsendes i ny høringsrunde, får det et nyt bogstav som revisionsnummer angivet efter versionsnummeret. Fig. 110 Hvis man indenfor en høringsrunde ønsker at tilføje flere personer til høringsrunden, eller ønsker at gensende en høring til en udvalgt person, så kan dette gøres ved at klikke på kuverten ud for personen, jf. Fig. 109, og på denne måde kun sende til den udvalgte person, uden at høringsrunden afbrydes DOKUMENT I HØRING Når en høringsperson får et dokument til høring, vil denne kunne åbne dokumentet fra sin opgaverude under Dokumenter i høring. Herudover vil vedkommende også modtage en mail med et link til dokumentet. Hvis redaktøren også er med i høringsgruppen vil denne kunne gå direkte til høring ved at klikke på blyanten udfor sit navn, jf. Fig Side 56

57 Når en høringsperson åbner dokumentet til høring vil der i bunden af dokumentet være et tekstfelt, hvor man kan skrive sine samlede kommentarer til dokumentet. Helt i bunden af dokumentet kan høringspersonen klikke på et link til kommenteringsloggen for dokumentet. I denne log kan man se, hvad der har været skrevet af kommentarer til dokumentet fra f.eks. andre høringspersoner samt hvad der måtte have været skrevet at kommentarer i tidligere versioner af dokumentet. Fig. 111 Det er også muligt for en høringsperson at sende dokumentet videre i Privat høring, inden høringssvar afgives, jf. afsnit 6.1.3, samt at gemme sine kommentarer midlertidigt, inden de endeligt afgives til redaktøren af dokumentet. Høringspersonen har også mulighed for at afgive kommentarer på gule lapper rundt om i dokumentet. Dette gøres ved Ctrl+højreklik, der hvor kommentaren ønskes indsat. Bemærk hvis man har et dokument med lange afsnit, og høringsperson og redaktør åbner dokumentet i forskellige visninger (Smal/bred skærm), så kan de gule lapper placerer sige anderledes for redaktøren end de er indsat fra høringspersonens side, da lapperne placeres ud fra afsnittets begyndelse. En høringsperson kan kommentere på dokumentet indtil redaktøren har gennemset kommentarer under knappen Kommentarer/Udgiv, jf. Fig Det er ikke et krav, at dokumentet før det bliver godkendt, skal gennemlæses af alle i høringsgruppen. Dvs. svarer en person fra høringsgruppen ikke, kan redaktøren godt sende dokumentet til godkendelse alligevel. Alle, der har fået et dokument til høring, vil blive registreret i dokumentets log, uanset om de har kommet med kommentarer eller ej PRIVAT HØRING Det er muligt for en høringsperson at sende et dokument i privat høring. Klik på linket Privat høring jf. Fig Herefter åbnet et nyt vindue, hvor man kan vælge høringspersoner på almindelig vis og udsende besked til disse, efter samme metode, som når et dokument sendes til almindelig høring. Fig. 112 Har man fået noget til privat høring, vil det ligge i opgaveruden sammen med andre dokumenter, man måtte have til høring, under punktet Dokumenter til høring (jf. Fig. 136). En privat høring vil være markeret med et P, jf. Fig. 112 Ejeren af den private høring finder kommentarerne fra høringen ved at gå ind på dokumentet og igen klikke på linket Privat høring. Kommentarer fra privat høring vil ikke blive offentliggjort på kommenteringsloggen for dokumentet. De er kun tilgængelige for ejeren af den private høring. Ejeren kan nu danne sig et overblik over høringskommentarerne og skrive sin egen høringskommentar til dokumentet og sende den retur til redaktøren. Side 57

58 SE HØRINGSKOMMENTARER Når redaktøren får høringssvar retur, kan denne se kommentarerne ved at klikke på Kommentarer/Udgiv, jf. Fig Her vil de forskellige høringssvar være listet under Høringsgruppe. Redaktøren har mulighed for, som Fig. 113 en reminder til sig selv, at afkrydse om en høringskommentar er blevet indarbejdet i dokumentet eller ej. Ved at klikke på navnet for en given høringsperson i listen (se. Fig. 113) vil eventuelle oprettede gule lapper, hørende til denne person, fremkomme i dokumentet i midtervinduet 6.2. GODKENDELSE AF DOKUMENTER Inden et dokument kan udgives skal det godkendes. Dokumentredaktøren sender dokumentet til godkendelse. Godkendere har ingen rettigheder, men kan blot gennemlæse, godkende og komme med kommentarer til det udarbejdede dokument. Når en godkender har vurderet dokumentet, sendes kommentarer tilbage til redaktøren, der herefter kan udgive dokumentet, hvis det er godkendt. Er dokumentet ikke blevet godkendt, skal det evt. redigeres og udsendes i ny godkendelsesrunde, jf. Appendix 2 høring, godkendelse og udgivelsesproces. Godkender vælges separat for hvert dokument. Der kan vælges en eller flere godkendere af et dokument. Det er også muligt at opsætte standardgodkendere for en håndbog, jf. afsnit En håndbogs- eller kapitelredaktør kan selv tilføje den/de personer, som han/hun ønsker, skal godkende dokumentet. Er man kun redaktør på dokumentniveau, har man kun mulighed for at tilføje eventuelle standardgodkendere STANDARD GODKENDERE Det er muligt for håndbogsredaktøren at tilføje standard godkendere til en versioneret håndbog. Bemærk: Håndbogen skal være versionslåst for at standardgodkendere kan oprettes. Redaktører af alle typer kan let tilføje standardgodkenderne til et dokument (når håndbogen er låst). For at tilføje en standardgodkender til en håndbog klikkes på Kapitler/redaktører ud for den givne håndbog, jf. afsnit 3.2. Herefter klikkes på Standard godkendere jf. Fig. 3. Standard godkendere kan nu tilføjes i højre side, jf. Fig Fig SENDE ET DOKUMENT TIL GODKENDELSE Redaktøren sender et dokument til godkendelse ved at klikke på Godkendere (se Fig. 108), herefter åbnes følgende vindue i højre side se Fig Der kan godt være flere personer, der skal godkende dokumentet. Side 58

59 Det er også muligt at tilføje standardgodkenderne ved at klikke på det blå link. Gruppe-type: Her vælges hvilken gruppetype man ønsker at søge inden for. Gruppe: Person: Her findes den gruppe, som personen, man ønsker, skal godkende dokumentet, er medlem af. Er det hele gruppen der skal godkende, klikkes nu OK. Her vælges en person fra enten den ovenfor valgte gruppe, eller nedenfor valgte navn/initialer. Fig. 115 Initialer: Her kan man fremsøge en person på initialer (se Fig. 115). Navn: Rolle: Her kan man søge på et navn. Man har mulighed for at sætte en rolle på en godkender. Rollen vises i opgaveoversigten og kan evt. blive vist i et dokumenthoved. Tilføjelse af roller er en systemopsætning. En rolle kunne f.eks. være Forfatter eller Faglig redaktør. Hvis der er flere personer, der skal godkende dokumentet, finder man den næste person ved at gentage processen, dvs. finde den gruppe som personen er medlem af eller søge på f.eks. navn. Hvis man ønsker at slette en af de valgte personer klikkes på krydset under Slet. For at sende dokumentet til godkendelse klikkes på Send Dokumentet til Godkendere. Herefter fremkommer et par nye felter, jf. Fig Meta-tekst: Her kan angives en Meta-tekst, jf. afsnit I dette eksempel Revisionshistorik. Tekst til mail: Man kan skrive en besked til godkender. Teksten vil kunne læses i den mail modtageren får samt i loggen for dokumentet (se afsnit 6.4.2) Deadline: Her kan angives en deadline for godkendelse. Deadline vil vises i opgaveruden hos godkenderen. For at sende beskeden til godkenderen og dokumentet til godkendelse trykkes på Send knappen. Hver gang et dokument sendes til godkendelse, får det et nyt bogstav som revisionsnummer. Som ved høring kan man sende ud til enkeltpersoner via kuverten foran navnet, uden at godkendelsesrunden afbrydes. Fig. 116 Side 59

60 GODKENDELSE AF ET DOKUMENT Når en godkender får et dokument til godkendelse, vil personen kunne åbne dokumentet fra sin opgaverude under Dokumenter til godkendelse. Herudover vil vedkommende også modtage en mail med et link til dokumentet. Hvis redaktøren også er godkender af dokumentet, vil denne kunne gå direkte til godkendelse ved at klikke på den lille blyant ud for sit navn, jf. Fig Systemet kan også indstilles til, at hvis redaktøren også er godkender, så kan man gå direkte til udgivelse af dokumentet uden at godkende. Dette er en systemindstilling. Fig. 117 For at godkende et dokument skal godkender markere i feltet ud for Godkendt jf. Fig Godkender har også mulighed for at angive en kommentar. Helt i bunden af dokumentet kan godkender klikke på et link til kommenteringsloggen for dokumentet. I denne log kan man se, hvad der har været skrevet af kommentarer til dokumentet fra f.eks. høringspersoner samt kommentarer fra tidligere versioner af dokumentet. Godkender har også mulighed for at sende dokumentet i Privat høring, inden godkendelsen. Dette foregår på samme måde som hvis man havde sendt et dokument til privat høring i en høringsrunde jf. afsnit side 57. En godkender har dokumentet til godkendelse i sin opgaverude, indtil redaktøren har gennemset kommentarer under knappen Kommentarer, jf. Fig GODKENDELSE MED PASSWORD SYSTEMOPSÆTNING Der er muligt at sætte systemet op til at afkræve godkender brugernavn og password jf. Fig Brugernavn og password, der skal indtastes ved godkendelse, er Windows brugernavn og password. Fig. 118 Side 60

61 6.3. UDGIVELSE AF DOKUMENTER Når et dokumentet er godkendt, modtager redaktøren af dokumentet en mail vedr. dette samtidig med at denne i opgaveruden i D4InfoNet kan se, at dokumentet er godkendt, da der under godkendt er en grøn markering (se Fig. 119 og Fig. 137). For at dokumentet bliver tilgængeligt for brugerne skal dokumentet tildeles et versionsnummer og udgives, jf. Appendix 2 høring, godkendelse og udgivelsesproces. Enten kan redaktøren selv udgive dokumentet, eller også sender redaktøren dokumentet videre til en specifik udgiver. Fig UDGIVELSE AF ET DOKUMENT - REDAKTØR For at udgive det godkendte dokument klikkes på Kommentarer/Udgiv * (OK 1) (se Fig. 121). I det højre vindue kan man nu give dokumentet et nyt versionsnummer jf. Fig Fig. 121 Version: Her sættes versionsnummeret. I det første felt kan vælges Version (major) nummer ved at klikke på +, og i det næste felt kan evt. vælges Dokumentversion (Minor). Systemet kan sættes op til automatisk tildeling af versionsnr ved udgivelse. Dette er en Systemindstilling. Udgivelsesdato: Her kan angives en udgivelsesdato. Hvis intet angives udgives dags dato. Det er muligt at sætte udgivelsesdato frem i tiden, på et dokument således at det først bliver aktivt på en given dato. Herved har man bl.a. mulighed for at sende et dokument i træning, inden det bliver gyldigt i systemet. Det er muligt at oprette ny draft efter udgivelse men før udgivelsesdatoen. Fig. 120 Send e-mais til brugere: Hvis man ønsker at sende en mail til brugerne om, at dokumentet er blevet opdateret, klikkes af i boksen ud for Send til brugere, jf. Fig Hvis der klikkes af her åbner nogle flere felter i vinduet jf. Fig Send mails til: Her er listet de personer, som står som brugere af dokumentet samt de personer der evt. står under brugertype 2 og 3 jf. afsnit 3.3 Oprettelse af nye håndbøger. Side 61

62 Man kan enten slette eller tilføje nye personer til listen ved +/- knapperne. Ved klik på x slettes alle brugere i boksen på én gang. Tilføj til træningslog: Her er listet de personer, der står som brugere af dokumentet, hvis indstillingen Træning=Vis, tilføj brugere er sat i håndbogsopsætningen jf. afsnit 3.3 side 13. Man kan enten slette eller tilføje nye personer til listen ved +/- knapperne. Ved klik på x slettes alle brugere i boksen på én gang. Yderligere vedr. træning jf. afsnit 6.4. Deadline for træning: Her angives deadline for træning. Som default er angivet dato ud fra det interval der er angivet under afsnit 3.3 Oprettelse af nye håndbøger. Besked til brugere: Her kan skrives en besked til de brugere, der modtager mail vedr. dokumentet. Beskeden gemmes også i kommenteringsloggen. Herefter klikkes på Udgiv. Dokumentet tilføjes nu håndbogen, og hvis mail er valgt vil disse blive udsendt til brugerne. En evt. gammel version af dokumentet er fjernet fra håndbogen og ligger nu gemt i versionslisten og kan til hver en tid kaldes frem UDGIVELSE AF ET DOKUMENT - UDGIVER Virksomheden kan vælge, at det kun er specifikt angivne personer, der kan udgive nye versioner af dokumenter i givne håndbøger. For tilføjelse af udgivere til en håndbog, se kapitel 10.1 Udgivere side 95. Fig. 122 Når dokumentet skal udgives sender redaktøren dokumentet til en af de personer, som har udgiveransvar. Redaktøren vælger udgiver i drop-down boksen ud for Udgiver. Redaktøren har mulighed for at angive en udgivelsesdato. Herefter klikkes på Send (se Fig. 123). Udgiveren modtager nu en mail om at der ligger et dokument til udgivelse. Udgiver kan ikke se i opgaveruden, at der ligger dokumenter til udgivelse Hvis udgiver har modtaget et password (se Fig. 124) skal dette indtastes ved udgivelse (se Fig. 125). Første gang passwordet benyttes skal Fig. 123 Side 62

63 udgiveren ændre dette til et selvvalgt password (se Fig. 125). Næste gang udgiveren skal udgive et dokument skal det selvvalgte password benyttes (se Fig. 126). Fig. 124 Udgiver finder dokumentet via linket i mailen. Herefter klikkes på Kommentarer (OK 1) (se Fig. 121), for at komme til udgivelsesvinduet. Det er nu udgiver der vælger om der skal sendes mail til brugerne, tilføjes i træningsloggen og skrives tekst til mail ved udgivelse jf. afsnit Udgiver har også mulighed for at returnere dokumentet til redaktøren med en kommentar ved at skrive i det øverste tekstfelt og trykke på send, jf. Fig Fig. 125 Herefter vil redaktøren modtage en mail om, at der skal ses på dokumentet igen inden udgivelse. Redaktøren har stadig dokumentet liggende i sin opgaverude (bliver her indtil det er udgivet). Husk hvis der rettes i dokumentet, skal det sendes til godkendelse og herefter udgivelse igen. Fig. 126 Side 63

64 6.4. DOKUMENT I TRÆNING Når et dokument er godkendt og skal udgives, kan man vælge at sende dokumentet til træning. Det er en form for kvittering, som brugerne af dokumentet laver elektronisk, når de har læst dokumentet og forstået indholdet. Proceduren for at sende et dokument til træning ved udgivelse, se afsnit 6.3 side 61. Alle personer der bliver tilføjet træningsloggen ved udgivelse af dokumentet, modtager en mail (hvis dette er valgt), og kan i opgavefeltet (se Fig. 127) se, at man har fået et dokument til træning. Fig. 127 Når brugeren enten via linket i mailen eller via opgavefeltet (se Fig. 127) klikker sig ind på dokumentet, kan brugeren under Træningsinformation (jf. Fig. 128) vælge imellem: - Ikke læst - Læst og IKKE forstået - Læst og forstået I tekstfeltet kan man uddybe sit valg (se Fig. 128). Hvis valget er suppleret med en kommentar, vil redaktøren modtage en mail med denne samt i træningsloggen kunne se en samlet status (jf. afsnit Træningslog). Fig. 128 Den person, der udgiver dokumentet, vil bunden af sin opgaverude under overskriften Træning udsendt, få vist dokumentet. Under Antal angives hvor mange der mangler at svare på træningen, og under Ældste kan man se, datoen for første gang denne version af dokument blev sendt i træning. Dokumentet forsvinder fra opgaveruden, når alle har gennemført træningen, eller når dokumentet udgives på ny. Fig TRÆNINGSLOG PR. DOKUMENT Træningsloggen viser hvem der er blevet trænet i et dokument, hvilke kommentarer de evt. måtte have haft samt hvem der ikke har gennemført træning endnu. Loggen kan findes på to måder: Som bruger finder man loggen ved at holde musen hen over Emne: i dokumenthovedet (se Fig. 130) og herefter klikke på Træningslog. Man får nu vist en oversigt over hvem der har kvitteret for at have læst det opdaterede dokument (se Fig. 131). Fig. 130 Side 64

65 Hvis man også vil se hvem der endnu ikke har kvitteret for at have læst dokumentet (eller gennemført træning), klikkes på linket med blå tekst Vis også ikke-gennemførte. Herefter ses alle de personer, der ikke har kvitteret for at have læst dokumentet (se Fig. 133). Man har også mulighed for kun at se de personer, der ikke har gennemført træningen, ved, at klikke på linket Vis kun ikkegennemførte. Fig. 131 Redaktøren kan også åbne træningsloggen ved i brugervisningen at klikke på ikonet Vis træningslog, jf. Fig. 132 eller kan gå til redigeringen af dokumentet og klikke på ikonet for Vis Log (jf. afsnit side 65). Fig TRÆNINGSLOG PR. HÅNDBOG Det er muligt at se en samlet træningslog for en hel håndbog. Klik på for den ønskede håndbog. Vælg herefter Træningslog jf. Fig. 3. Kapitler/Redaktører ud Fig VIS LOG Redaktøren kan finde forskellige oplysninger frem om de enkelte dokumenter. Dette gøres ved at gå ind i redaktørdelen på det dokument, man har rettigheder til og som man gerne vil se oplysninger om. Herefter trykkes på Vis log se Fig Fig. 135 Menuen i Fig. 134 fremkommer nu. Fig. 134 Her er det muligt at få adgang til træningsloggen samt en log for opdateringer og for kommenteringer, der er foretaget på dokumentet. Det er også muligt at se statistikker vedr. visning af dokumentet. En almindelig bruger vil kunne finde Opdaterings-, Træningslog samt Dokumentvisninger på et dokument ved at holde musen hen over Emne: teksten i dokumenthovedet, jf. afsnit 5.5 side 54. Side 65

66 6.6. FARVEFORKLARING I OPGAVERUDEN For at gøre godkendelsesproceduren mere overskuelig bliver der i opgaveruden på D4InfoNet vist en oversigt over alle de dokumenter, der ligger til høring/ godkendelse og træning samt dokumenter, der er under udarbejdelse. Det er muligt med de små + er og - er at åbne og lukke de forskellige menuer, så man kan tilpasse det man gerne vil se på sin forside. Hvis man ikke kan huske farvens betydning kan man pege på farven med musen, herved fremkommer der en hjælpetekst. Fig. 136 Træning: Dokumenter i høring: Dokumenter til godkendelse: Dokumenter under udarbejdelse: Dokumenter du skal trænes i. Deadline for træning er angivet. Dokumenter du skal gennemlæse og give kommentar til. Dokumenter du skal godkende. Dokumenterne herunder er du redaktør af. Når du har oprettet et dokument og sender det til en godkender/høring, kan man ved hjælp af farvekoderne se status på dokumentet (se Fig. 136 og Fig. 137). Side 66

67 Træning udsendt: Dokumenter du har udgivet, og hvor nogle brugere mangler at gennemføre træning. Dokumenter til høring eller godkendelse Fig. 137 (rød) Du har IKKE gennemlæst dokument og trykket OK. (gul) Du har gennemlæst dokument. Redaktør har IKKE gennemset kommentar. Dokumenter under udarbejdelse (Gennemset) (rød) Bruger har IKKE gennemlæst dokument og trykket OK. (gul) Bruger har gennemlæst dokument. Redaktør har IKKE gennemset kommentar. (grøn) Bruger har gennemlæst dokument. Redaktør har gennemset kommentar. Dokumenter under udarbejdelse (Godkendt) (rød) Godkender har IKKE godkendt dokumentet. (grøn) Godkender HAR godkendt dokument. Side 67

68 7. ANSVARS- OG VERSIONSLISTER MV. Når man har oprettet en ny håndbog er det muligt at aktivere forskellige typer lister. Det kan være en liste visende alle dokumenter i håndbogen, eller en liste visende alle gamle versioner af dokumenterne. Det er muligt for den enkelte redaktør selv at oprette disse lister. Dette gøres under oprettelse af bilag for et givent dokument jf. afsnit 4.7 Vedhæfte et bilag til et dokument, side 44 og Fig. 82. Her vælges Type = Liste, og man kan nu ud for liste, vælge relevant liste. En administrator kan også oprette disse lister som en Formularer. Mere om Formularer i afsnit 8 Menuen formular, side 82. Fig. 138 Hvis man f.eks. ønsker at lave en ansvarsliste finder man den ud for håndbogens navn i drop-down boksen. Man kan med fordel vælge Primær ud for Fil-type, da brugeren så ikke vil se dokumentet, men kun blive præsenteret for den valgte liste. Listen får automatisk et navn, hvis du ikke selv skriver et LISTERNES INDHOLD I det efterfølgende vil indholdet i de forskellige lister blive beskrevet. Vi bruger her vores demo-manual ISO Håndbog som eksempel. Gældende for alle lister er, at de altid opdateres automatisk med ændringer foretaget i systemet. Dvs. lister oprettes/aktivers én gang og vedligeholdes herefter automatisk af systemet. På listerne kan man via de blå link åbne dokumenter og formularer mv ANSVARSLISTER Ansvarslister viser dokumenter i en given håndbog. I listerne vises for hvert dokument Dokumentnummer, Dokumentnavn, Versionsnummer, Godkendelsesdato og initialer, Dokumentansvarlig, Dokumentbrugere og efterfølgende vises evt. links der er sat i dokumenterne til standarder, oprettet i D4InfoNet. Nederst i listerne vises evt. formularer knyttet til håndbogens indholdsfortegnelse. Ønskes formularer ikke vist på listen kan man tilføje &Form=O efter filnavnet, eller hvis man tillige ønsker alle formularer refereret/linket fra dokumenter, tilføjes &Form=2. For tilføjelse til filnavn, se afsnit side 73. I bunden af listerne vises datoen for hvornår der senest er sket ændringer på listen. Side 68

69 ISO HÅNDBOG ANSVARSLISTE Ansvarslisten er en oversigt over alle gyldige dokumenter (dokumenter der er udgivet) i håndbogen. Listen er sorteret efter dokumenternes niveauer. Fig ISO HÅNDBOG ANSVARSLISTE SORTERET PÅ KAPITEL Samme som Ansvarsliste, blot sorteret efter Kapitel i stedet for Niveau. Fig ISO HÅNDBOG ANSVARSLISTE M/VERSIONER Samme som Ansvarslisten plus med visning af gamle versioner af gyldige samt slettede dokumenter. De ikke gyldige dokumenter er overstreget, men man kan stadigvæk klikke på dem og læse deres indhold. De gamle versioner vises på den placering de havde i håndbogen, dengang de var gyldige. Inden for dokumentnummer er der sorteret faldende på versionsnummer. Bemærk forskel i visning af gamle versioner ift. Versionslister (jf. afsnit ). Nederst i listen under formularer vises også gamle versioner af formularer. Side 69

70 Fig ISO HÅNDBOG ANSVARSLISTE M/VERSIONER SORTERET PÅ KAPITEL Samme som Ansvarsliste sorteret på kapitel plus med visning af gamle versioner af gyldige dokumenter samt slettede dokumenter. De ikke gyldige dokumenter er overstreget, men man kan stadigvæk klikke på dem og læse deres indhold. De gamle versioner vises på den placering de havde i håndbogen, dengang de var gyldige. Inden for dokumentnummer er der sorteret faldende på versionsnummer. Nederst i listen under formularer vises også gamle versioner af formularer. Fig VERSIONSLISTER I versionslisterne vises det samme som i Ansvarslisterne samt angivelse af dokumentets redaktør. Dvs. i listerne vises Dokumentnummer, Dokumentnavn, Versionsnummer, Godkendelsesdato og initialer, Dokumentansvar- Side 70

71 lig, Dokumentredaktør, Dokumentbrugere og efterfølgende vises evt. links der er sat i dokumenterne til standarder oprettet i D4InfoNet. Nederst i listerne vises evt. formularer knyttet til håndbogens indholdsfortegnelse. Ønskes formularer ikke vist på listen kan man tilføje &Form=O efter filnavnet, eller hvis man tillige ønsker alle formularer refereret/linket fra dokumenter tilføjes &Form=2. For tilføjelse til filnavn, se afsnit side 73. I bunden af listerne vises datoen for hvornår der senest er sket ændringer på listen ISO HÅNDBOG VERSIONSLISTE Versionslisten er en oversigt over alle gyldige dokumenter (dokumenter der er udgivet) i håndbogen. Listen er sorteret efter dokumenternes niveauer. Fig ISO HÅNDBOG VERSIONSLISTE SORTERET PÅ KAPITEL Samme som Versionsliste blot sorteret efter Kapitel i stedet for Niveau. Fig. 144 Side 71

72 ISO HÅNDBOG VERSIONSLISTE M/VERSIONER Samme som Versionslisten plus med visning af gamle versioner af gyldige samt slettede dokumenter. De ikke gyldige dokumenter er overstreget, men man kan stadigvæk klikke på dem og læse deres indhold. De gamle versioner vises sammen med det gyldige dokument på dettes placering. De gamle versioner listes med indryk under det gyldige dokument. Bemærk forskel i visning af gamle versioner ift. Ansvarslisterne (jf. Afsnit ). Nederst i listen under formularer vises også gamle versioner af formularer. Fig ISO HÅNDBOG VERSIONSLISTE M/VERSIONER SORTERET PÅ KAPITEL Samme som Versionsliste sorteret på kapitel plus med visning af gamle versioner af gyldige dokumenter samt slettede dokumenter. De ikke gyldige dokumenter er overstreget, men man kan stadigvæk klikke på dem og læse deres indhold. De gamle versioner vises sammen med det gyldige dokument på dettes placering. De gamle versioner listes med indryk under det gyldige dokument. Nederst i listen under formularer vises også gamle versioner af formularer. Side 72

73 Fig VISNING AF BILAG I ANSVARS- OG VERSIONSLISTER Det er muligt i listerne også at få vist hvilke bilag, der er knyttet til de enkelte dokumenter. Fig. 149 For at få en oversigt over bilag pr. dokument tilføjes "&Bilag=1" eller "&Bilag=2" til filnavnet for den liste, man ønsker at få vist bilagene på. Som eksempel på en ansvarsliste vises der i Fig. 148 og Fig. 147 hvordan filnavnet ser ud før og efter tilføjelsen. &Bilag=1 Her medtages alle bilag hvor man har valgt at de skal vises i bilagslisten i bunden af dokumentet. Fig. 148 Fig. 147 &Bilag=2 Her medtages alle bilag (på nær dem hvor man har valgt at de skal være skjulte) GRUPPE- OG PERSONLISTER I gruppelisterne er det muligt at danne overblik over hvilke grupper, der er hhv. ansvarlige for eller brugere af hvilke dokumenter i en given håndbog. Side 73

74 Personlisterne er afhængige af hvilken bruger, der åbner dem. En personliste viser dokumenter man er ansvarlig for, redaktør af eller bruger af vedr. den bruger, der åbner listen. Listerne viser for hvert dokument Dokumentnummer, Dokumentnavn, Version, Godkendelsesdato og Dokumentbrugere ISO HÅNDBOG GRUPPE ANSVAR Denne liste giver overblik over hvilke grupper, der er ansvarlige for hvilke dokumenter i den givne håndbog. Inden for en gruppe er dokumenterne sorteret efter niveauer. Fig ISO HÅNDBOG GRUPPE ROLLER Denne liste viser hvilke grupper, der er brugere af hvilke dokumenter i den givne håndbog. Indenfor en gruppe er dokumenterne sorteret efter niveauer. Hvis man ønsker at begrænse listen til kun at vise en enkelt gruppe, kan man tilføje &Bruger=???, hvor??? svarer til ID på den gruppe, som man ønsker at se listen for. ID på en gruppe findes i gruppeadministrationen i systemet. Side 74

75 Fig ISO HÅNDBOG PERSONANSVAR Denne liste viser hvilke dokumenter den enkelte medarbejder er ansvarlig for i den givne håndbog. Det vil sige at den person, der er logget på og som klikker sig ind på denne liste, kun vil se de dokumenter, han/hun er ansvarlig for. Dokumenterne er listet under hvilke grupper, den enkelte er medlem af. Indenfor en gruppe er dokumenterne sorteret efter niveauer. Fig ISO HÅNDBOG PERSON REDAKTØR Denne liste viser de dokumenter den enkelte medarbejder er redaktør på i den givne håndbog. Det vil sige at den person der er logget på og som klikker på denne liste, kun ser de dokumenter han/hun er redaktør på. Dokumenterne er sorteret efter niveauer. I denne liste er også tilføjet feltet Udløb. Side 75

76 Øverst i listen kan redaktøren se, om vedkommende også er tilføjet som redaktør på hele håndbogen eller i givne kapitler, jf. Fig. 153 under Håndbogs-redaktør hhv. Kapitel-redkatør. Fig ISO HÅNDBOG PERSON ROLLER Denne liste viser de dokumenter, som den enkelte medarbejder er bruger af i den givne håndbog. Det vil sige at den medarbejder, der er logget på og som klikker på listen, vil se de dokumenter, han/hun er bruger af. Dokumenterne er listet under hvilke grupper, den enkelte er medlem af. Inden for en gruppe er dokumenterne sorteret efter niveauer. Til denne liste er tilføjet en evt. træningsdato for et dokument, samt hvornår man sidst har været inde på dokumentet. Fig. 154 Det er muligt af fjerne Alle gruppen fra denne oversigt ved i linket at tilføje &AlleBruger=0. Se evt. afsnit for hvordan man ændre i links til lister. Side 76

77 OPDATERINGER OG UDLØBS-LISTER ISO HÅNDBOG OPDATERINGER Denne liste viser gyldige dokumenter i en given håndbog, hvor dokumenterne er sorteret efter godkendelsesdatoen. De nyeste godkendelsesdatoer står øverst og er så sorteret faldende. Fig TILPASNING AF OPDATERINGSLISTER Man kan selv tilpasse sine opdateringslister. Vil man f.eks. gerne se hvilke dokumenter der blev godkendt for mere end 24 måneder siden, kan man tilpasse sin liste, så det kun er dette der vises. For at gøre dette skal man enten ind og redigere i filnavnet for listen Opdateringer jf. Fig. 156, eller man kan oprette en ny version af denne liste og så redigere i den. Dette for at have begge lister liggende. Man kan gå ind manuelt og ændre i filnavnet ved at tilføje tallene for min. og max. Fig. 156 Fig. 157 Vil man have et overblik over dokumenter godkendt for mere end 24 måneder siden tilføjes &min=24. Skal det være dokumenter godkendt mellem 12 og 24 måneder siden tilføjes &min=12&max=24, jf. Fig ISO HÅNDBOG UDLØB Denne liste viser gyldige dokumenter i en given håndbog, sorteret faldende på udløbsdatoen for de enkelte dokumenter. Ved hjælp af denne liste kan den ansvarlige for håndbogen, eller for den enkelte procedure, følge med i hvornår dokumentet skal til revision. Det er vel og mærke kun hvis man har sat en udløbsdato på dokumentet i dokumenthovedet, at denne vises. Side 77

78 Fig ISO HÅNDBOG UDLØB INDEN FOR 6 MÅNEDER Listen er den samme som Udløb listen, men her vises kun de dokumenter, der ligger inden for søgekriteriet Udløb om minimum 0 måneder og maksimum 6 måneder. Fig TILPASNING AF UDLØBSLISTER Man kan selv tilpasse sine udløbslister. For at gøre dette skal man enten ind og redigere i filnavnet for listen Udløb inden for 6 måneder (jf. Fig. 160), eller der kan oprettes en ny version af denne liste og så redigere i den. Dette for at have begge lister liggende. Man kan gå ind manuelt og ændre i filnavnet ved at ændre på tallene i min og max. Hvis man vil have et overblik over hvilke udløb der f.eks. er om mellem 6 og 12 måneder: min=6&max=12 (se Fig. 161). Fig. 160 Fig. 161 Udløb inden for 3 måneder inkl. dem der er udløbet: max=3. Hvis man kun vil se dokumenter der allerede er udløbet: max=0 Husk også at ændre listenavnet, så det er lettere at finde ud af hvad listen indeholder REFERENCE FOR STANDARD OPRETTET I SYSTEMET For håndbøger oprettet med dokumenthovedet Standard vil der ikke blive genereret ansvars og versionslister mv. Hvis man har brugt dokumenthovedet Standard ved systemet, er der her tale om en standard til brug for krydsreference, jf. afsnit 5.3 Link til myndigheds-standarder side 52. Side 78

79 For disse håndbøger vil der kun være krydsreferencelister med navne som Reference [Navn på standardhåndbogen] [Navn på givne håndbog]. F.eks. vil referencelisten for standarden ISO til ISO Håndbogen i dette eksempel være Reference ISO ISO Håndbog. I disse lister vises alle dokumenterne i den givne Standard og hvilke dokumenter fra den valgte håndbog, hvorfra der er linket. Fig TRÆNINGSLOG FOR HELE HÅNDBOGEN ISO Håndbog Træningslog. Denne liste viser alle træninger for en given håndbog. Det er muligt at få vist ikke gennemførte træninger ved at trykke på Vis også ikke gennemførte i bunden af listen. Fig FLOW OG FORMULARBRUG Der findes et par generelle lister gældende for hele systemet. Det er oversigter der viser brugen af enten flow eller formularer. Side 79

80 FLOWBRUG Denne liste er en oversigt over alle flowcharts der er opbygget i systemet, hvor de er gemt og hvad de linker til mv. Flow er grupperet efter hvilken håndbog de er tilknyttet. Fig. 164 Flow: Flow-navn. Låst: Her ses om de enkelte flow er låst til et dokument. Dette er markeret med et X. Link til: Bruges i/fra: Her ses hvilke links der er lavet fra det enkelte flow. Først vises hvilken link-type der er tale om og efterfølgende vises selve linket. Hvis der på et link er indsat pop-up tekst (jf. afsnit 9.1 vedr. Popup ), vil denne tekst være angivet under linket i en firkant. Her ses hvilke håndbøger, andre flow, dokumenter m.v. som linker til det givne flow. Ved klik på kæden ud for et flov får man vist oplysninger om det pågældende flow. På Fig. 165 ses hvorledes listen ser ud, når man klikker på en kæde. Man kan så igen klikke sig videre til andre flow mv. Fig. 165 Side 80

81 FORMULARBRUG Denne liste viser formularer oprettet i D4InfoNet og som er tilføjet et kapitel. Mere om formularer i afsnit 8, side 82. Man kan i listen se i hvilken håndbog formularerne bliver brugt, fra hvilke dokumenter der er linket til formularen og fra hvilke flow, der er linket til formularen. Listen er generel og gælder for samtlige formularer og kan derfor tilføjes i alle håndbøger. Fig. 166 Formular: Dato: Tilføjet til kapitler: Links fra dokumenter: Version: Dato: Links fra flow-diagrammer: Formularnavn. Godkendelsesdato for formularen. Her ses i hvilke kapitler formularen er tilføjet. Her ses fra hvilke dokumenter der linkes til i formularerne. Dokument version. Godkendelsesdato for dokumentet. Her ses fra hvilke flow der er linket til den pågældende formular. Denne liste viser kun formularer tilknyttet et kapitel i håndbogen. Ønsker man også at se hvilke formularer der er refereret fra dokumenter, kan man se dette i f.eks. ansvars og versionslisterne jf. afsnit Hvis man ønsker at undersøge en specifik formular, f.eks. ID=35 kan man efter filnavnet tilføjer?formid=35. Hvis man har en håndbog angivet som standardhåndbog, skal man tilføje?bookid=0 efter filnavnet for at få listen vist for alle håndbøger. Side 81

82 8. MENUEN FORMULAR (KUN FOR ADMINISTRATOR) SYSTEMINDSTILLING Funktionen Formular kan slås til eller fra i systemet som en systemindstilling. En formular er oftest en fil man ønsker i sit dokumentsystem, men som man ikke ønsker at versionsstyre som f.eks. et dokument. Formularer kan f.eks. benyttes til filer, som opdateres jævnligt og som ikke behøver samme godkendelses-/udgivelsesproces som et dokument. Ønsker man en versionsstyring af formularer med normal godkendelsesprocedure, anbefales det at oprette formularer som primære bilag på dokumenter. Evt. ved at have en eller flere håndbøger beregnet til formularer, og/eller benytte et niveau med navnet "formularer". Hvis formularerne ikke skal versionsstyres anbefales det stadigt, at der oprettes en håndbog til at håndtere dem, da andre end administrator hermed kan vedligeholde formularerne, og man også opnår fordelen af adgangs-begrænsningen til formularerne, mulighed for høring mv. Det er kun Administrator der har adgang til denne funktion. I hoved-menuen for Håndbøger klikkes på Formular (se Fig. 167) Her kan man tilføje eller slette formularer. For at kunne tilføje en formular skal formularen være lavet i forvejen, f.eks. i Word, Excel, Power Point eller som PDF fil samt være tilgængelig fra din PC. Fig. 167 Proceduren med formularer er som følger: Først skal formularen forfattes i et af ovenstående programmer. Derefter skal formularen uploades til D4InfoNet. Når formularen er uploadet tilføjes formularen til den/de ønskede håndbøger. Herefter kan man evt. lave et link til formularen fra sit dokument (se Fig. 96 afsnit 5.1 side 49) OPRETTELSE AF FORMULAR For at tilføje en ny formular klikkes på Tilføj ny, herefter vises feltet Oprettelse af formularer (se Fig. 168). Nr: Navn: Type: Her indsættes evt. et nummer på formularen. Her skrives navnet på formularen. Her vælges type af formular. - Upload: Her kan vedhæftes en fil. Klik på Gennemse ud for Filnavn for at finde og vedhæfte den ønskede fil. - URL: Ud for Sti kan angives en URL adresse til f.eks. en hjemmeside mv. Ønsker man Fig. 168 f.eks. at oprette en formular der henviser til et dokument på et netværksdrev kan man skrive den fulde sti til dokumentet i Sti, f.eks. \\servernavn\sharenavn\dokumentnavn.doc. Side 82

83 - Liste: Benyttes hvis der skal oprettes en liste til håndbogen. Ud for Liste vælges den relevante liste. Mere om lister i afsnit 7 Ansvars- og versionslister mv., Fig Version: Her skrives et versions-nummer, hvis det ønskes på formularen. - Minor: Hvis man ønsker at benytte et ciffer i det første versions-nummer skrives det her, f.eks (se Udfyldelse af dokumenthoved, Fig. 52). Godkendt: Ansvarlig: Aktiv: Brugere: Her skrives dato for godkendelse af formularen. Her skrives navnet på den gruppe (funktion), der er ansvarlig for formularen. Her angives om formularen skal være aktiv. Hvis denne ikke markeres, kan formularen ikke ses af brugerne i selve håndbogen. Her tilføjes brugere på formularen, ligesom på et dokument. Klik på + for at tilføje brugere, og på - for at fjerne brugere igen. Til sidst klikkes på OK. Herved bliver filen overført til databasen på serveren og kan nu føjes til den gældende håndbog. Hvis man undervejs fortryder det indtastede klikkes på Nulstil, herved slettes det indtastede. Til højre for formularen kan man se hvad det er for en type formular. Hvis det er en PDF fil, kan man i parentes se at der står (pdf) med grå skrift (se Fig. 169) TILFØJE FORMULAR I HÅNDBOGEN Fig. 169 For at formularen skal kunne ses af brugerne, skal man i menuen Håndbøger vælge den håndbog, hvor formularen skal tilføjes. Dette gøres ved at klikke på Indhold ikonet ud for den gældende håndbog (se Fig. 11), klikke på det relevante kapitel og herefter på dokument-ikonet ud for formularer (se Fig. 170). Fig. 170 Herefter vises i det venstre vindue Redigering af formular-afsnit (se Fig. 171). Fig. 171 Formular: Her vælges den relevante formular. Side 83

84 Afsnit: Her vælges i hvilket afsnit formularen skal ligge. Til sidst klikkes OK og formularen er nu tilgængelig for brugerne REDIGERING AF FORMULAR Når der skal redigere i en eksisterende formular i D4InfoNet, skal der laves en ny version af den gamle formular. Dette gøres på følgende måde, opdelt i 5 trin: Trin 1: Klik på Formular i administratormenuen, herved ses en liste over alle de formularer der ligger i D4InfoNet. Denne liste kan være meget lang. Trin 2: I formularoversigten findes den eksisterende formular, klik på denne. Herved vises i det midterste vindue Redigering af formularer (se Fig. 172). Trin 3: For at åbne formularen klikkes på knappen med de tre prikker til højre for filnavnet. Formularen åbner i det program den er lavet i, f.eks. Word eller Excel. Når formularen er åbnet kan man rette og lave de ændringer, man ønsker i den nye version. Fig. 172 Trin 4: Når formularen er rettet gemmes den på en midlertidig placering. Dette gøres på følgende måde: Gå til Filer og Gem som herved kan man f.eks. gemme filen på skrivebordet. Trin 5: Når formularen er gemt på skrivebordet, skal man igen ind på den gamle formular, beskrevet i trin 1 og 2. Når den gamle formular er åbnet skal den tilrettede formular uploades igen. Dette gøres ved ud for Type at vælge Upload og herefter klike på knappen Gennemse til højre for Filnavn:. Herefter finder man den nye formular der blev gemt på skrivebordet. Klik på OK. Husk at give den nye formular et nyt versionsnummer! Nu er den gamle formular gemt i versionsoversigten og alle brugere kan nu tage den nye i brug. Det er ikke muligt at versionsstyre formularer på samme måde som dokumenter, dvs. at man ikke kan overskrive en tidligere version af et dokument. Ønskes denne styring af formularer skal man i stedet oprette formularerne i et dokument vha. bilagsfunktionen, jf. kapitel 4.7 Side 84

85 9. FLOWDIAGRAMMER Der er i D4InfoNet indbygget et program til opbygning af flowdiagrammer. Diagrammerne kan placeres på forsiden af de enkelte håndbøger, og kan tilføjes kapitler eller de enkelte dokumenter. Der kan fra de forskellige figurer laves link til andre flow-diagrammer, til andre håndbøger, dokumenter, inter/intranet adresser samt til formularer. Flowprogrammet åbnes ved at klikke på Flow i den nederste menu, jf. Fig. 1, eller ved at klikke på flowikonet ud for den håndbog, man ønsker at oprette flowdiagrammet til, jf. Fig. 11. Fig FORKLARING AF FUNKTIONER I FLOW Ny: Åben: Gem: Kopi: Slet: Vis: Links: Grafik: Grid: Opretter et nyt flow. Åbner et allerede gemt flow. Gemmer det flow du arbejder i. Første gang du trykker på Gem skal du angive et navn til diagrammet. Husk at gemme med jævne mellemrum når du arbejder i et diagram, ellers kan du risikere at miste de ændringer du har lavet, hvis du åbner et andet billede i browseren (se Gemme et flow Fig. 179 og Fig. 180 side 92. Efter at du har åbnet et eksisterende diagram kan du lave en kopi ved at klikke på Kopi, herved åbner der sig et nyt vindue, hvor du skal give et nyt navn til diagrammet. Nu kan du arbejde videre med det nye diagram og på den måde hurtigt oprette et nyt ved hjælp af genbrug. Her kan du slette enkelte figurer i et diagram ved at klikke på figuren der skal slettes og herefter på Slet. Når flowet er gemt kan man klikke på Vis og få vist det aktuelle flow, som brugerne vil kunne se det. Ved at klikke på denne kan man få vist alle de links, som dette flow er involveret i. Enten hvad flowet linker til eller hvad der fra dokumenter og lignende linker til dette flow (se Fig. 177). Her indsættes billeder man har uploaded til billeddatabasen. Når billeder indsættes i flow, skal de indsættes i en på forhånd oprettet figur, se afsnit 9.4 Indsætte billeder i flow, side 90. Når man rykker rundt på de enkelte figurer flyttes de med 5 pixel ad gangen. Ved at klikke på Grid flyttes figurerne med 1 pixel ad gangen. Side 85

86 For at tilføje figurer til dit diagram klikkes på en knap der viser den figur, der ønskes indsat. Ved klik på åbnes en blok med alle figurer. De figurer, du har brugt sidst, vil ligge på forsiden. : Kvadrat (med lige hjørner) : Kvadrat med afrundede hjørner : Oval : Trekant : Mål : Blokpil med lige bagkant, skaleret : Parallel, også kaldt en rombe : Database : Blokpil med lige bagkant, fast : Input/Output : Lager : Blokpil, skaleret : Input/Output : Dokument : Pil i begge ender, skaleret : Pil i begge ender, fast : Blokpil, fast : Terminator : Mand Gældende for alle figurer er, at når du klikker på en figur (rammen ændrer farve til grøn), bliver der i øverste venstre hjørne og nederste højre hjørne vist en lille firkant. Ved at trække i en af disse firkanter kan du ændre størrelsen på figuren, helt som du ønsker den skal se ud. Hvis du ønsker at lave en ny figur med samme størrelse skal du klikke på den ønskede figur (ramme lyser grønt), og derefter klikke på den ønskede figurknap. På den måde kan man lave figurer i nøjagtig samme størrelse/format. Hvis man ønsker at lave en figur med tekst i og linierne rundt om skal være usynlige, skal man under Tykkelse vælge 0 px, herved kan man skrive i figuren og placere den i sit diagram uden at bruger kan se figuren eller rammen. Dog vil linjen være stiplet, når man som redaktør arbejder i Flow modulet. Bredde: Højde: Bredden på figuren i pixel. Højden på figuren i pixel. Side 86

87 Tekst: Her skrives teksten der skal stå i de enkelte figurer. Det gøres ved at klikke på den ønskede figur og herefter klikke på tekstboksen, hvori du kan skrive teksten. Når teksten er skrevet klikkes på OK nederst i højre hjørne af tekstboksen. Under tekstboksen kan du ændre skriftfarve, størrelse samt fed eller kursiv for hele figuren. Det er muligt at skrive html-kode i tekstboksen. Hvis man f.eks. ønsker at indsætte linieskift gøres dette ved at angive html-koden <BR> hvor linieskiftet ønskes. Ønsker man at kun noget af teksten i figuren skal stå med fed eller kursiv, kan dette også angives med htmlkoder omkring de ord, der ønskes markeret. For fed benyttes koderne <B>Tekst</B> rundt om teksten og for kursiv benyttes <I>Tekst</I>. Se eksempel i Fig.151. Fig. 174 Roter: Her kan man rotere teksten i en figur 90 grader. T: Her flyttes teksten i en figur op i toppen. M: Her flyttes teksten ind i midten af figuren. B: Her flyttes teksten i en figur til bunden. V: Her venstrestilles teksten i figuren. C: Her centreres teksten i figuren. H: Her højrestilles teksten i figuren. Linie: Fyld: Vinkel: Skygge: Her ændres farven på linien i den enkelte figur. Her ændres farven på selve figuren. Her roteres figuren i grader. Ved at markere dette felt fremkommer der skygger på nye figurer. Man kan også vælge en figur og klikke på skygge, derved får den kun en enkelt skygge. Man kan også vælge hvor bred skyggen skal være i pt. samt hvilken farve den skal have ved at klikke på knappen med tre prikker. Ny linie: Her laver du en ny linie med to valgmuligheder, enten: - Vandret: Hvis du vil lave en vandret linie, klik på vandret og derefter på Ny linie. Eller; - Lodret: Klik på lodret, derefter på Ny linie. Det er gældende for begge typer linier, at hvis du vil lave en kopi af en allerede eksisterende linie klikker du først på den linie du vil lave en kopi af (linien lyser grønt), herefter klikker du på ny linie, derved laves der en kopi af linien. Størrelse: Herunder bestemmes størrelsen på linierne: - Længde: Her defineres længden på linien i pixel. - Tykkelse: Her defineres tykkelsen på linien i pixel. Side 87

88 Linie-ender: Her defineres hvordan linie-enderne skal se ud (begge ender af linien): - Start: Her defineres linie-enden af den startende ende af linien. - Slut: Her defineres linie-enden af den sluttende ende af linien. Streg: Herunder defineres om linien skal være: - Solid: En solid (hel) streg eller; - Stiplet: En stiplet linie. Popup: Hvis man ønsker at brugeren skal kunne se en hjælpetekst når musen køres hen over en figur, kan dette oprettes her. Marker den figur, hvor teksten skal tilknyttes, skriv teksten under Popup og tryk herefter OK. Hvis man vil se, hvordan boksen ser ud, når man er i gang med at redigere i et flow, holdes ctrl-tasten nede og musen køres hen over den givne figur. - X: Her justeres den vandrette placering af boksen ift. figuren. - Y: Her justeres den lodrette placering af boksen ift. figuren. - B: Her justeres på bredden af boksen. Som standard er denne 200 px OPRETTE LINK I ET FLOWDIAGRAM Man kan fra figurerne i et flowdiagram oprette links til andre flowdiagrammer, andre håndbøger, dokumenter, Internet/Intranet adresser samt til formularer LINK INTERNT I D4INFONET Klik på den figur du vil linke fra. Derefter klikkes på knappen med tre prikker til højre for link-boksen. Nu åbnes et nyt vindue (se Fig. 175). Fig Type: Her vælges typen, der skal linkes til. Det kan være andre flow, dokumenter, håndbøger eller formularer. - Til: Her vælges det konkrete dokument, flow, formular mv. - Vis i: Her vælges hvordan man ønsker linket vist. Samme ramme: Link bliver vist i samme ramme som linket er lavet i.( _self) Hele vinduet: Link bliver vist i hele vinduet. (_top) Nyt vindue: Link bliver vist i et nyt vindue. (_blank) Hovedramme: Link bliver vist i samme vindue, men beholder D4 rammen. (fcontentframe) I vinduet yderst til højre ses koden for det valgte, se parenteser ovenfor. Side 88

89 LINK EKSTERNT TIL INTERNET/INTRANET: Hvis det er et link til en internetadresse, skrives og herefter den internetadresse du ønsker at linke til, f.eks. Fig. 176 Hvis man ønsker at sætte target på sit eksterne link, kan man i den lille boks efter linket skrive koden for det ønskede (se forrige afsnit under Vis i ). Slut af med at klikke Sæt link SLETTE ET LINK FRA EN FIGUR Hvis man ønsker at slette et link fra en figur skal figuren først markeres. Herefter slettes linket ud for Link, jf. Fig. 176, og klik så på Sæt link for at gemme OVERSIGT OVER LINK OPRETTE I ET FLOWDIAGRAM Når man har åbnet et flow og klikket på Links (se Fig. 173), ses en oversigt over alle de links, der er lavet fra det pågældende flow (se Fig. 177). Flow: Her ses navnet på det åbnede flow. Låst: Hvis et flow er låst til et dokument ses det her ved hjælp af et x. Link til: Bruges i/fra: Her ses det hvad der er linket til. Her ses hvor det åbnede flow bruges henne samt hvilke dokumenter, flow m.v. der linker tilbage til det åbnede flow. : Ved at klikke på kassen kan man på de åbne flow se hvilken figur, der er linket fra. Den bliver markeret på samme måde som ved et klik på boksen. : Ved at klikke på lænken ud for et dokument eller flow kan man i en ny liste se, hvad der er linket fra og til. Fig. 177 Side 89

90 9.4. INDSÆTTE BILLEDER I FLOW Det er muligt at indsætte billeder i flowdiagrammer. Når et billede skal indsættes i et flowdiagram, skal billedet altid indsættes i en figur. Dette gøres lettest på følgende måde: 1. Opret en figur, hvor billedet skal indsættes. Hvis man ikke ønsker at brugerne skal kunne se, at billedet ligger i en figur, kan man evt. fjerne fyldfarven og sætte tykkelsen på kanten til 0 px (som en tekstboks). 2. I figuren skrives 2 bogstaver. Grunden til dette er, at skal vi trække billedet ind i figuren, kan det kun indsættes i noget tekst. 3. Åben billede-dialogen ved at trykke på Grafik. Her åbner den samme billeddialog som man finder under dokument-redigering, jf. afsnit og Fig Find og træk det ønskede billede over mellem de 2 bogstaver i figuren. Billedet kan evt. skaleres inden det indsættes i figuren. 5. Klik med musen et sted uden for figuren. Klik herefter på figuren igen og slet de 2 bogstaver og klik OK INDSÆTTE OPLYSNINGER OM ET FLOW I ET FLOW Det er muligt at få systemet til selv at indsætte revideringsdato, revideret af eller ansvarlig i en figur i et flow. Dette gøres ved at skrive følgende koder i teksten til en figur. [=ansvarlig] [=modifiedby] [=modified] [=modifieddk] Angiver hvem der står som ansvarlig for flowet. Angiver hvem der senest har revideret flowet. Angiver revideringsdato i formatet yyyy-mm-dd Angiver revideringsdato i formatet dd/mm/yyyy Se eksempel nedenfor. Fig. 178 Side 90

91 9.6. GENVEJSTASTER I FLOW Vi har lavet følgende genvejstaster til brug i flow-programmet: Sletning af enkelte figurer: Flytning af hele skærmbilledet: Flytning af enkelt figur: Flytning af flere figurer(grp): Hjælpelinier: Hold Ctrl nede, klik Delete. Hold Ctrl + Shift nede, brug piletasterne til at flytte rundt med alle figurerne samtidigt. Klik på figuren, hold Ctrl nede og brug piletasterne til at flytte rundt med figuren. Figuren flyttes med 5 pixel ad gangen. Hvis du klikker på Grid flyttes figuren med 1 pixel ad gangen. Dette gælder både for figurer og linier. Man kan også flytte på figuren ved at trække den med musen. Hold Shift tasten nede og klik på de figurer du ønsker at flytte (gruppere). Når de ønskede figurer er valgt, kan man enten pege på en af figurerne med musen og flytte de valgte, eller også holde Ctrl knappen nede og bruge piletasterne. Når der klikkes på en figur vises hjælpelinier således at det er lettere at placere figurerne i forhold til hinanden. Man kan også flytte figurer og linier med musen, dette gøres ved at klikke på den ønskede figur, holde venstre musetast nede og herefter flytte figuren til den ønskede placering. Skal man ændre rækkefølgen på placeringen af figurerne (figurerne overlapper hinanden), gøres det på følgende måde: Klik først på den ønskede figur, derefter: Placer forrest: Placer bagerst: Flyt fremad: Flyt bagud: Hold Ctrl nede, klik på Home. Hold Ctrl nede, klik på End. Hold Ctrl nede, klik X antal gange på Page Up. Hold Ctrl nede, klik X antal gange på Page Down GEMME ET FLOW Når man har opbygget et flowdiagram gemmes det ved at klikke på Gem. Herefter fremkommer en ny menuboks Gem flow-diagram som jf. Fig Her giver man flowdiagrammet et navn, gemmer det under en håndbog og sætter et niveau på (f.eks. forside niveau). Der kan også sættes en ansvarlig på diagrammet samt give det en baggrundsfarve. Ved et klik på OK er diagrammet gemt. Side 91

92 FLOW IKKE TILKNYTTET EN HÅNDBOG Hvis man vælger ikke at tilknytte flowdiagrammet til en håndbog (se Fig. 179), vil alle redaktører have mulighed for at åbne og redigere i flow et. På den måde kan man evt. opbygge nogle standard flow-diagrammer, som redaktørerne kan åbne, kopiere og gemme under et andet navn. Se også afsnit 9.9 Redigering af et eksisterende flow, Fig Fig FLOW TILKNYTTET EN HÅNDBOG Hvis man tilknytter flow et til en håndbog (se Fig. 180), er det kun redaktører af den givne håndbog, der kan åbne og redigere i flow et. På denne måde har man både styr på hvem der kan rette i flow et, men også i hvilken håndbog, de forskellige flow er benyttet. Fig INDSÆTTE FLOW I DOKUMENTER, KAPITLER ELLER PÅ HÅNDBOGENS FORSIDE Når du har lavet et flowdiagram kan det indsættes tre steder, enten sammen med et dokument, på et kapitel eller på de enkelte håndbøgers forside FLOW PÅ HÅNDBOGENS FORSIDE For at indsætte et flowdiagram på en håndbogs forside skal du gå ind i menuen Håndbøger og vælge Rediger Håndbøger ud for den ønskede håndbog. Under Forside, Flow (se Fig. 12) vælges et af de oprettede flow, eller du kan gå direkte ind og redigere et allerede valgt flowdiagram ved at klikke på knappen til højre for flow-feltet med de tre prikker INDSÆTTE FLOW PÅ KAPITEL For at indsætte et flowdiagram på et kapitel skal du gå ind i menuen Håndbøger. Side 92

93 Vælg den ønskede håndbog og klik på Kapitler/Redaktører. Klik herefter på det kapitel hvor du ønsker at indsætte et flowdiagram. I højre vindue ses overskriften på kapitlet og ud for Flow kan du vælge det flowdiagram du vil indsætte (Fig. 181). Fig INDSÆTTE FLOW I ET DOKUMENT For at indsætte flowdiagrammer i dokumenterne skal man ind i menuen Håndbøger. Vælg den ønskede håndbog og klik på Indhold. Vælg derefter det ønskede dokument. Fig. 182 Når dokumentet åbner i det midterste vindue klikkes på blyanten i det afsnit, hvor du ønsker at indsætte flowdiagrammet. I højre vindue åbner det afsnit, hvor der øverst under Flow er muligt at vælge et af de flow der er oprettet, eller gå direkte ind og redigere et allerede valgt flowdiagram ved at klikke på knappen til højre med de tre prikker. Bemærk flowdiagrammet bliver altid indsat øverst i et afsnit og det vises ikke i højresiden, men kun i det midterste vindue REDIGERING AF ET EKSISTERENDE FLOW Skal der redigeres i et flowdiagram kan man enten åbne det ved at klikke på Flow i bundmenuen, eller det kan Flow ud for den håndbog, hvor man har til- åbnes via menuen Håndbøger og herefter klikke på ikonet knyttet flowet. Herved åbner flow-modulet. Klik på Åbn. Fig. 183 Side 93

94 Nu fremkommer en oversigt over alle de flowdiagrammer, der er gemt under håndbogen (se Fig. 183). Vælg det diagram som skal rettes og klik OK. Har man indsat et flow i et dokument, kan flowet åbnes direkte fra dokumentet. Gå ind i menuen Håndbøger og ind på det dokument, hvor flowdiagrammet er indsat. Opret evt. en ny version af dokumentet, hvis dokumentet er udgivet. I det tekstafsnit, hvori flowdiagrammet er indsat, kan man ud for Flow: se navnet på diagrammet. Klik på knappen med de tre prikker (se Fig. 182), hvorved flow-modulet åbes med det angivne flowdiagram. Man kan nu redigere i flowdiagrammet eller tage en kopi og gemme det under et andet navn. Når man åbner et flow fra et dokument, vil man i menu-knapperne få en ekstra knap Retur. Denne knap benyttes når man har gemt flowet, til at komme tilbage til dokumentet, hvor i flowet indgår. Har man i et dokument tilknyttet et flowdiagram og godkendt og udgivet dokumentet skal man, hvis man ønsker at redigere i flowdiagrammet, oprette en ny version af dokumentet, ændre i flowdiagrammet og så godkende og udgive dokumentet på ny, for at ændringen slår igennem. Fig. 184 Dvs. hvis man ændrer i et flowdiagram, som er tilknyttet et udgivet dokument i en versionslåst håndbog, så vil diagrammet ikke ændre sig i dokumentet, før man opretter en ny version af dokumentet og får dette godkendt og udgivet SLETTE ET FLOW For at slette et flowdiagram fra systemet skal man først åbne et flowdiagram. Herefter klikker man på Åbn - knappen, og man kan nu vælge et flowdiagram og herefter trykke på Slet -knappen, (se Fig. 183). Side 94

95 10. MENUEN DIVERSE (KUN FOR ADMINISTRATOR) UDGIVERE Man kan vælge at sætte udgivere på håndbøger, således at det kun er specifikt angivne personer, der kan udgive nye versioner af dokumenter i givne håndbøger. Ved udgivelse kan virksomheden vælge at personen, der udgiver dokumentet, skal indtaste et password som ekstra sikkerhed. Dette er et unikt password, som skabes af Administrator i D4InfoNet. Under udgivere kan man se, hvem der allerede er udgivere, eller man kan tilføje nye udgivere. For at tilføje en ny udgiver klikkes på Tilføj ny (se Fig. 185). Udgiver vælges ud fra gruppe-tilhørsforhold. Vælg gruppe og herefter vælges personen. Nu vælges hvilken/hvilke håndbøger, som personen skal være udgiver af. Hold Ctrl nede hvis flere skal vælges. Til sidst klikkes OK (se Fig. 187). Fig. 185 Fig. 187 Fig. 186 Aktiv: Det er kun de aktive udgivere, der vises på listen over udgivere, som redaktøren skal vælge imellem. Men både aktive og de-aktive udgivere, kan udgive et dokument, hvis de får mailen med linket til dokumentet. Dette kan f.eks. bruges hvis man ønsker at flere personer skal kunne udgive et dokument. Man kan oprette en dummy-bruger med adresse, der er en distributionsliste (fra mailprogrammet) som udgiver. Dvs. vælges denne udgiver, sendes mail til en gruppe af personer vedr. udgivelsen. Hvis man er de-aktiveret udgiver, så kan man godt udgive dokumentet via linket, men man kan ikke blive valgt direkte som udgiver. Udgiveren skal have redaktørrettigheder til det dokument/kapitel, hvori dokumentet ligger, eller være redaktør på hele håndbogen. Som ekstra sikkerhed kan man sende udgiveren et password. Dette gøres ved at klikke på Send password, se Fig Side 95

96 Hermed modtager udgiveren et password med mail (se Fig. 188), som skal bruges, når dokumentet skal udgives. Hvis man ikke klikker på Send password, skal udgiveren ikke angive noget password for at udgive dokumentet. Fig HÅNDBOGS-GRUPPER Her kan man oprette og vedligeholde håndbogs-grupper, dvs. den struktur man ønsker håndbøgerne opdelt i. Ved at klikke på Tilføj gruppe, skal man angive et navn til gruppen samt evt. en sortering. Angives der ikke et nummer under sortering bliver grupperne sorteret alfabetisk. Det er muligt at underopdele en håndbogsgruppe i nye grupper. Hvis man ønsker at lægge en gruppe ind under en anden gruppe, skal man ud for Gruppe vælge den gruppe, som den gruppe man er ved at redigere, skal lægges ind under. Fig. 189 Fig. 190 Tilknytningen af den enkelte håndbog til en gruppe sker ved oprettelse/redigering af håndbogsoplysningerne, jf. afsnit 3.3 Oprettelse af nye håndbøger side LOGO Ønsker man at benyttet et andet logo i en håndbog end det generelle logo i systemet, kan man uploade andre logoer til systemet. Logoer tilknyttes den enkelte håndbog ved oprettelse/redigering af håndbogsoplysningerne, jf. afsnit 3.3 Oprettelse af nye håndbøger, side 13. For at tilføje et nyt logo kræver det adgang til serveren. Få evt. IT-afdelingen til at lægge dit logo ind. Husk logoet skal være i formatet 50 x 100 pixel. For at tilføje et nyt logo til systemet klikkes på Tilføj logo, jf. Fig Angiv et navn til logoet og klik OK, jf. Fig Aflæs placering og filnavn ud for Fil, jf. Fig Åben herefter den relevante mappe på serveren og gem logoet på den angivne placering med det angivne filnavn. Fig. 193 Fig. 192 Fig. 191 Side 96

97 10.4. ADMINISTRATOR LISTER Der findes to oversigter for administratorer under menupunktet Diverse REDAKTØROVERSIGT Dette er en samlet oversigt over alle redaktører i håndbogssystemet, jf. Fig. Klikker man på et navn ses detaljer omkring hvilke håndbøger, kapitler og dokumenter den enkelte er redaktør af. Det er også muligt at få listen vist mere detaljeret ved at klikke på de to link neden for listen. Fig DOKUMENTER UNDER UDARBEJDELSE I denne oversigt kan administrator se en samlet lister over alle de dokumenter i håndbogssystemet, der er under udarbejdelse (jf. Fig. 44). Listen er sorteret på håndbøger, men kan også sorteres på redaktør eller ansvarlig, DEFINITIONER SYSTEMINDSTILLING Funktionen Definitioner kan slås til eller fra i systemet som en systemindstilling. Under menupunktet Diverse tilføjes Definitioner. Dette bruges til at beskrive forkortelser m.v. Klik på Definitioner og herefter på Tilføj definition. I det nye vindue skrives øverst termen for definitionen og i vinduet under selve beskrivelsen (se Fig. 195). Hvis man ønsker at rette i en nuværende definition klikkes på teksten i den definition, der ønskes rettet. Ret herefter i teksten og klik OK. Hvis en definition ønskes slettet, klik Slet. Definitioner kan fremfindes via en håndbog. Åben en håndbog og nederst til venstre ligger en rød knap Definitioner. Ved klik på denne fremkommer listen over definitioner. Hvis man ønsker at søge i og linke til definitioner, kan man i stedet for med fordel oprette en håndbog kun til definitioner. Hermed kan man også have forskellige definitioner for samme term i systemet. Fig. 195 Side 97

98 10.6. SYNONYMER SYSTEMINDSTILLING Det er i systemet muligt for administrator at angive synonymer til brug ved søgning. Dvs. søger man på et ord, der er oprettet som synonym, så vil relevante dokumenter fremkomme. Vær opmærksom på, at dokumenter der er fundet på baggrund af synonymer, ikke vil have en farvemarkering over søgeordet (da ordet jo af gode grunde ikke optræder i dokumentet, men kun dets synonym). Opret synonymer ved at klikke på Tilføj synonym. Herefter angives synonymerne i teksten adskilt af komma. Fig. 196 BEMÆRK: Ved oprettelse må der ikke være mellemrum mellem ordene, de skal blot adskilles af et komma. Fig EKSTERNE PERSONER SYSTEMINDSTILLING Systemet giver mulighed for oprette eksterne personer til angivelse af f.eks. forfatter på et dokument. Man kan inddele de eksterne personer under forskellige typer, som man selv definerer i systemet. De eksterne personer kan, på lige fod med brugere oprettet i systemet, blive valgt som f.eks. Forfatter eller Revideret af på et dokument, jf. afsnit Udfyldelse af dokumenthoved side 30. Funktionen Eksterne Personer er en systemindstilling der skal slås til, hvis den ønskes benyttet. Opret en type f.eks. forfatter, ved at klikke på Tilføj Type. Angiv typen og klik OK. Herefter kan de eksterne personer oprettes. Klik på Tilføj Ekstern person for at oprette en ny. Oplysningerne vedr. , Telefon og www er valgfrie at udfylde. De kan blive vist på brugeren i f.eks. dokumenthovedet. Fig. 198 Fig. 199 Fig. 200 Ønsker man ikke længere at benytte en type eller en ekstern person, kan disse daktiveres ved at fjerne fluebenet ud for Aktiv. Side 98

99 10.8. META-TEKSTER SYSTEMINDSTILLING Man har i systemet mulighed for at oprette meta-tekster. Disse giver mulighed for forskellige steder i systemet at angive en ekstra tekst/beskrivelse til dokumentet. Disse tekster kan f.eks. sættes op til at blive benyttet i søgninger, eller blive vist forskellige steder i dokumentet. Funktionen Meta-tekster er en systemindstilling der skal slås til, hvis den ønskes benyttet. For at tilføje en ny meta-tekst klikkes på Tilføj Meta-tekst i venstresiden. Fig. 201 Ved oprettelse skal angives navn og Opret under, dvs. hvor man ønsker at metateksten skal tilføjes/redigeres. Der er mulighed for at oprettet under enten Stamdata (redigeres ved dokumenthovedredigering), Godkendelse eller udgivelse. Fig. 202 Hvis man ikke længere ønsker at benytte en meta-tekst kan den deaktiveres ved redigering. Fig. 203 Side 99

100 11. APPENDIX 1 SIKKERHEDSINDSTILLINGER I INTERNET EXPLORER For at funktioner som billed-upload direkte fra Word samt Word-editering kan fungere, skal følgende sikkerhedsindstillinger være sat korrekt op på din maskine. Åben Internet Explorer. Klik på Funktioner og vælg Internet-indstillinger. Vælg fanen Sikkerhed og tilføj adressen til D4InfoNet under Websteder du har tillid til. Hvis du f.eks. skriver i adresselinien for at aktivere D4InfoNet er det det du skal skrive i feltet. Bemærk: Hvis feltet Kræver servergodkendelse ( for alle websteder i denne zone er markeret, så skal markeringen fjernes, inden adressen kan tilføjes. Side 100

101 Følgende indstillinger skal være sat under Brugerdefineret niveau. Hvis den browser du benytter er Internet Explorer 7, så skal indstillingen Adgang til datakilder på tværs af domæner også være sat korrekt. Side 101

102 12. APPENDIX 2 HØRING, GODKENDELSE OG UDGIVELSESPROCES En redaktør opretter et nye dokument og redigerer dette. Det er valgfrit om et dokument skal sendes i høring. En høringsperson har mulighed for at sende dokumentet i privat høring. Før et dokument kan udgives skal det godkendes. Godkendes dokumentet ikke skal det sendes til godkendelse igen. Ved udgivelse har man mulighed for at angive en udgivelsesdato for dokumentet. Vælges dette, er det muligt at blive trænet i dokumentet, inden dokumentet bliver gyldigt. Processen vist over tid. Side 102