Jobprofil. Projektmedarbejder til lokaleanvisningen i Kultursekretariatet

Transkript

1 Jobprofil Projektmedarbejder til lokaleanvisningen i Kultursekretariatet Opgaven Rudersdal Kommunes Kulturområde varetager central anvisning af lokaler og udendørs anlæg til fritidsbrug på 12 folkeskoler, 4 store idrætsanlæg, 4 svømmehaller, 2 store kulturcentre samt en del øvrige bygninger, fodboldbaner m.v. 18. maj 2016 Kultur Kultursekretariatet Tlf HSK@rudersdal.dk Anvisning af lokaler og udendørs anlæg sker i henhold til 21 og 22 i folkeoplysningsloven samt kommunens egne regler for anvisning af lokaler og udendørs anlæg. Folkeoplysningsudvalget er kommunens øverste besluttende organ i forhold til anvisning af lokaler og udendørs anlæg. Udvalget træffer en gang årligt beslutning om fordeling af lokaler og udendørs anlæg for den kommende sæson. Herefter foretages den løbende, enkeltstående anvisning af ledige lokaler m.v. henover sæsonen. Til at holde styr på lokaler og udendørs anlæg benytter vi IT-systemet KMD Booking. Bookingsystemets tilhørende foreningsportal giver mulighed for, at brugerne kan søge og forespørge på ledige lokaler og udendørs anlæg. Link til Foreningsportalen. Kommunen har netop indført nye anvisningsregler, der også favner nye brugergrupper og et markant øget fokus på kapacitetsudnyttelsen. Til at understøtte denne udvikling i lokaleanvisningen, har vi igangsat en proces med udvikling, omdannelse og implementering af et IT-system fra KMD til opgaverne på området. Vi forventer, at sætte det nyudviklede system i drift omkring primo november Stillingen som projektmedarbejder i lokaleanvisningen Vi har brug for en kompetent medarbejder på 37 timer pr. uge, der, sammen med de øvrige medarbejdere i lokaleanvisningen, hvoraf en skal på barselsorlov, kan holde de mange bolde i luften samtidig uden at tabe nogen af dem. Ansættelse sker hurtigst muligt og slutter pr. 31. december Du vil arbejde med anvisning af lokaler, dels ved sæsonfordelingen, og dels ved enkeltstående brug af lokaler og udendørs anlæg i det daglige. Det indebærer, at du vil få kontakt og samarbejde med hovedparten af kommunens ca. 360 foreninger, som i et eller andet omfang benytter lokaler og udendørs anlæg, andre af kommunens serviceområder og brugere i almindelighed.

2 Derudover vil du skulle være projektmedarbejder i forbindelse med overgangen til vores nye IT-system fra KMD til lokalebooking. Du vil indgå i Fagteam Lokaler. Herudover vil du have et meget bredt felt af samarbejdsrelationer i kommunens organisation, hvor idrætsområdets medarbejdere samt serviceteams på skoler og kulturcentre vil være meget tætte samarbejdspartnere. Endvidere vil du indgå i den projektorganisation det nedsættes i samarbejde med KMD i forhold til implementering af det nyudviklede ITsystem. Du vil opleve perioder med travlhed, så du må være indstillet på at der i disse perioder kan være en del møder i de sene eftermiddags- eller i aftentimer. Vi har selvfølgelig flekstid. Er du den rette person, har vi til gengæld et spændende og udfordrende job. Vi passer godt på hinanden, så du vil få gode kollegaer med en venlig og humoristisk omgangstone. Faglige kvalifikationer Vi forventer at du: har lyst og evne til at arbejde struktureret med planlægning af sæsonfordelingen samt opfølgningen herpå kan begå dig i en travl hverdag kan yde god service og kommunikere såvel telefonisk som skriftligt for vores forenings- og øvrige brugere af lokaler og udendørs anlæg kan samarbejde på tværs af organisationen, og ikke mindst med brugerne af kommunens lokaler og udendørs anlæg kan bevæge dig på flere niveauer af en organisation kan sætte dig ind i regler og overholde formalia har et solidt kendskab til IT, herunder gerne bookingsystemer (det er ikke et krav at du har kendskab til KMD Booking) 2

3 Personlige styrker Du er idérig, initiativrig og kreativ åben og fleksibel motiverende tillidsskabende resultatorienteret, systematisk og omhyggelig omstillingsparat udviklingsorienteret og innovativ proaktiv og dynamisk Du har gode evner for indlevelse og samarbejde et solidt overblik over en kompleks helhed uden at glemme den enkelte detalje et godt blik for det at være frivillig foreningsleder energi, godt humør Ansættelsesudvalg Vores personalemøde med MED-status har den 12. maj 2016 anbefalet et ansættelsesudvalg bestående af: Kulturchef Birgit Hoé Knudsen Administrationschef Administrativ medarbejder Rie Granberg Funktionschef Johnni Mosevang Christensen Idrætsinspektør Christian Tranberg Tids- og procesplan Medio maj / primo juni Annoncering: Hjemmesiden (hele perioden) Jobnet og Jobindex (hele perioden) Rudersdal Avis (1 gang) Juni (uge 23) Juni (uge 24) Ansøgningsfrist fredag den 10. juni Ansættelsesudvalget udvælger kandidater torsdag den 16. juni 2016 kl. 15:00 16:30. 3

4 Juni (uge 24) Juni (uge 25) Juni (uge 25) Første og indledende samtale med udvalgte kandidater torsdag den 23. juni 2016 kl. 13:00 18:00. Herefter votering Anden og uddybende samtale tirsdag den 28. juni 2016 kl. 10:30 12:30. Heri votering. Endelig afklaring og forhandling. August (uge 31) Tiltrædelse mandag den 1. august 2016 eller helst før. Ansøgning sendes pr. mail til: Om Rudersdal Kommune Rudersdal Kommune har ca indbyggere og er en særdeles veldrevet kommune, med fokus på den gode service og det frie valg. Kommunen har effektiv og kvalitativ service og den overordnede vision er at være landets bedste bokommune. Rudersdal Kommunes kulturpolitik Rudersdal Kommunes kulturpolitik udtrykker sig overordnet i en vision og 7 kulturpolitiske værdier. Vision Rudersdal Kulturen i bevægelse. - Vi går ad stier, der endnu ikke er trådt. - Vi samler små succeser til store oplevelser og unikke øjeblikke. Med fokus på mangfoldighed, kvalitet og samarbejde bevæger vi os ad nye veje fysisk og mentalt. Vi ser det store i det små og satser også på de store unikke oplevelser. 4

5 Værdier Rudersdal Kommunes kulturpolitik omfatter værdier og mål for: - Mangfoldighed - Kvalitet - Kompetencer - Mod og synlighed - Dialog og samarbejde - Sundhed, trivsel og livskvalitet - Tradition og fornyelse Kommunen har i 2012 gennemført en omfattende Idrætsanalyse, der peger på, at Rudersdal Kommune skal bevare, forny og udvikle faciliteter på samme tid - ligesom der også peges på, at der kan ske en optimering af faciliteternes anvendelse ved at integrere nye anvendelsesformer og styringsprincipper. Link til idrætsanalysen. På den baggrund arbejdes der i øjeblikket på at tilvejebringe nye regler for anvisning af lokaler og udendørs anlæg således, at kommunen kan imødekomme nye brugergrupper og forbedre kapacitetsudnyttelsen. Om Kulturområdet Rudersdal Kommune er organiseret efter område / centerstruktur. Kommunens øverste ledelse består af en direktion og blandt de 11 fagområder er Kulturområdet. Kulturområdets øverste leder er kulturchefen, og lederne af de forskellige kulturelle virksomheder udgør ledergruppen Kulturlederforum. 5

6 Kommunalbestyrelsen Kultur- og Fritidsudvalg Folkeoplysningsudvalg Kultursekretariat med faglige medarbejdere og konsulenter Direktion Kulturchef Bestyrelse for Ung i Rudersdal Musikskoleråd Biblioteker Museer & Arkiv Ung i Rudersdal Idrætsanlæg Kulturhuse / Biografer Musikskole Frivillige folkeoplysende foreninger, kulturelle foreninger m.fl. Koordinering, udvikling og drift af foreningsområderne m.v. I alt ca. 360 foreninger. Brugerråd ved idrætsanlæg, kulturhuse og ungecentre. I alt 9 råd. Kulturområdets virksomhed baseres på kommunens overordnede strategier og værdier og udføres i henhold til gældende lovgivning, kommunens kulturpolitik, de kulturpolitiske værdier, respektive del- og temapolitikker samt gældende administrationsgrundlag. Kultursekretariatet Kultursekretariatet er beliggende på Kulturcenter Mariehøj, og består foruden kulturchefen af en række faglige medarbejdere og konsulenter med mangfoldige opgaver inden for kultur, fritid og idræt. De faglige medarbejdere har en række kerneopgaver som økonomi, IT, administration, drift af bygninger, tilskud til foreninger, lokaleanvisning m.v. Som ansvarlig for lokaleanvisningen indgår du i gruppen af faglige medarbejdere. De faglige medarbejdere og konsulenter er organiseret i følgende fagteams, hvor den enkelte medarbejder kan være en del af flere teams: Fagteam Tilskud Fagteam Lokaler Fagteam Drift og styring Fagteam Konsulenter Fagteam Kunst 6

7 Fagteam Kultur Fagteam Fritid / Idræt Fagteam Kommunikation I alt er vi 11,4 årsværk i Kultursekretariatet, som har mange varierende opgaver såvel i forvaltningsområdet som eksternt ved arrangementer, events og lign. 7