Vejledning I afsendelse af elektroniske fakturaer eller kreditnotaer

Transkript

1 Vejledning I afsendelse af elektroniske fakturaer eller kreditnotaer Pr. 1. dec. skal al elektronisk fakturering til Holstebro Kommune være i formatet OIOUBL. Denne vejledning er til dig, der har brug for hjælp til elektronisk fakturering.

2 ) Ønsker du gratis at sende fakturaer og kreditnotaer foregår det via. hjemmesiden 2) Du kan med fordel logge ind med digital signatur eller NemID, da dine data derved vil blive gemt til næste gang. Dvs. at du kan spare tid på at udfylde de fleste formularer igen. Oplysninger om dine kunder du har handlet med vil også være registreret derinde. Du har samtidig mulighed for at se dine tidligere ordrer. Det er ikke et krav at logge ind for at bruge fakturablanketten. 3) For at komme i gang skal du trykke på fakturablanketten. NB: Du behøver kun at indtaste de felter der er markeret med rød stjerne og du har altid mulighed for at trykke på tilbageknappen og rette i informationerne, samt mulighed for at se din endelige faktura/kreditnota, inden du sender den af sted.

3 ) For at oprette faktura eller kreditnota skal du trykke på start 5) Indtast modtagerens EAN nummer. Kender du det ikke, kan du kontakte modtageren for at få det. Ofte står det også på deres hjemmeside. 6) Skriv din og bekræft mailen på linje 2. Den du skriver er den bekræftelsen vil blive sendt til, når fakturaen er sendt. 7) Tryk derefter på opret faktura eller kreditnota alt efter hvad du vil sende. NB:I denne følgende vejledning er der taget udgangspunkt i hvordan man laver en faktura. Måden at lave en kreditnota på er næsten ens. 7

4 ) Her vil dit indtastede EAN nummer figurere. I dette tilfælde er det Holstebro Kommune Regnskabsafdelings EAN nummer. 9) Her indtastes modtagerens oplysninger. 10) Her indtastes dine egne oplysninger med CVR- nummer navn og adresse. Har du ikke noget CVR nummer, skal du vælge privatperson og CVR nummeret vil blive ændret til CPR nummer. 11) Den du tastede ind på forrige side vil figurere her automatisk. 12) Her skal du indtaste fakturanummer. Det er et krav fra SKAT at man bruger fortløbende nummerering af sine fakturaer. 13) Her udfyldes dato for den dag fakturaen er lavet og til højre den dag varen skal leveres. Sidste nævnte behøves dog ikke indtastes. 14) Ordre/ rekvisitionsnummer og kontostreng (angiver hvilket kontonummer pengene skal trækkes fra), skal du kun indtaste hvis modtager har oplyst det på forhånd. 15) Her skal du skrive navn på den kontaktperson der skal modtage fakturaen/kreditnotaen. NB: Vær opmærksom på at du skal rulle ned med musen på siden for at komme videre.

5 ) Indtast hvilken valuta fakturaen skal opgøres i. 17) Her skal du beskrive produktet samt notere antal, pris, med eller uden moms. 18) Du kan vælge udvidet, hvis du ønsker at give din kunde flere oplysninger, f.eks. i form af hvor meget rabatten på en vare udgør. 19) Hvis det drejer sig om en ydelsesmodtager er det en fordel at skrive personens CPR nummer her, da det derved er nemmere at placere fakturaen. En ydelsesmodtager er den person som fakturaen drejer sig om f.eks. i form af hjælpemidler eller andet.

6 2) ) Hvis der er en mængderabat, kan det tilføjes her. Vær blot opmærksom på, at det skal angives som et positivt tal. Eks. Vil du give 100 kr. i rabat skriver du 100 kr. Beløbet bliver automatisk fratrukket. 21) Tryk her for at få beregnet den samlede pris. 22) Her skal du indtaste, hvornår du ønsker seneste rettidig betaling. 23) Her skal du skrive hvilken betalingsform du ønsker. Vælges bank og giro kommer der automatisk felter, hvor du kan skrive betalingsoplysninger og evt. betalingsid. Vælges NemKonto skal du ikke gøre yderligere.

7 ) Ønsker du noget vedhæftet til modtager, gøres det her. Det kan f.eks. være en specifikationsbeskrivelse. Vær opmærksom på at filen skal være af format pdf, tif/tiff, png, jpg/jpeg, fik eller xml. 25) Her markeres hvor følsomme oplysningerne er. Som regel er de fleste fakturaer ikke personfølsomme. 26) Ønsker du en besked til modtager kan du skrive det her. 27) Tryk på næste. NB: Herefter vil din faktura eller kreditnota komme frem med det du har indtastet. På følgende side er vist et eksempel. Det er altid en god ide at læse kladden igennem inden du trykker send, så du er sikker på, at det er de rigtige data der er indtastet.

8

9 28) Tryk på send faktura, når alt ser korrekt ud, og du vil efter kort tid modtage en bekræftelse pr. mail. 28