Udbudsmateriale. vedrørende levering af. Diabetesprodukter til Aalborg, Brønderslev, Hjørring, Jammerbugt og Læsø Kommuner

Transkript

1 Udbudsmateriale vedrørende levering af Diabetesprodukter til Aalborg, Brønderslev, Hjørring, Jammerbugt og Læsø Kommuner i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 (Udbudsdirektivet) Ordregiver: Aalborg Kommune Forsyningsvirksomhederne Indkøbsaftalefunktionen Hjulmagervej Aalborg Fax: Kontaktperson: Birgit A. Nielsen Tlf Mobil: ban-forsyning@aalborg.dk Sagsnr.: Offentliggørelse: xx.zz.201x Side 1 af 20

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING UDBUDSFORM UDBUDSMATERIALET KONTAKTOPLYSNINGER OG SPØRGSMÅL/SVAR UDVÆLGELSESKRITERIER TILBUDDETS FORM OG INDHOLD FREMSENDELSE AF HENSIGTSERKLÆRING OG AFSLAG FORBEHOLD TILDELINGSKRITERIUM FORHANDLINGSFORBUDDET TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST AFTALEINDGÅELSE ÅBNING AF TILBUD SORTIMENTSBREDDE MILJØ OG ARBEJDSMILJØ PRISER ORGANISATION, PERSONALETS FAGLIGE KVALIFIKATIONER, KONSULENTYDELSE/UNDERVISNING RÅDGIVNING KVALITET LEVERINGSTID/-SIKKERHED KONTRAKTGRUNDLAG KONTRAKTENS OMFANG BESTILLING AF VARER FAKTURERING KONTRAKTPERIODE OG OPHÆVELSE PRISER OG PRISREGULERING FØLGESEDDEL LEVERINGSBETINGELSER BETALINGSBETINGELSER ÅRSBONUS ÆNDRINGER I KONTRAKTGRUNDLAGET STATISTIK OVERGANG TIL NY LEVERANDØR MANGLER AFHJÆLPNING STATUSMØDER MISLIGHOLDELSE OPHÆVELSE UDEN VIRKNING FORSIKRING UNDERLEVERANDØRER OFFENTLIGE PÅBUD MILJØ TAVSHEDSPLIGT OG OFFENTLIG AKTINDSIGT FORCE MAJEURE OVERDRAGELSE AF KONTRAKTEN TVISTER Side 2 af 20

3 UDBUDSBETINGELSER 1. INDLEDNING Aalborg Kommune udbyder i offentligt EU-udbud en aftale om levering af diabetesprodukter. Aftalen er gældende for Aalborg, Brønderslev,. Udbudsmaterialet udsendes elektronisk til de der anmoder herom. Der skal indgås en 2-årig aftale mellem ordregiver og tilbudsgiver. Kontrakten træder i kraft den 01. december 2012 og ophører uden varsel den 30. november Kontraktperioden kan af ordregiver forlænges på uændrede vilkår på 2 gange 12 måneder (option). Såfremt ordregiver ønsker at gøre brug af denne ret, skal dette meddeles tilbudsgiveren skriftligt senest 6 måneder før kontraktens ophør. Aftalen omfatter levering af diabetesprodukter til kommunernes brugere efter bevilling fra den enkelte kommune, ifølge Serviceloven Der kan ydes støtte til injektions- og testmaterialer (fx sprøjter, kanyler, insulinpen, fingerprikker (lancetter), teststrimler og blodsukkermåleapparatur), til insulinkrævende diabetikere og til diabetikere, som er i kombinationsbehandling med insulin og tabletter eller andet godkendt injektionspræparat. Der kan ydes støtte til inhalator til administration af insulin, når injektion medfører meget svære lokalreaktioner som komplikation. Stk. 2. Hjælpen til blodsukkermåleapparatur ydes med halvdelen af den samlede udgift. Stk. 3. Til tabletbehandlede diabetikere, hvor lægen anser jævnlig blodsukkermåling for påkrævet, gives op til 150 stk. teststrimler og fingerprikker (lancetter) årligt. For frit valg af leverandør gælder jf. Servicelovens 112: Stk. 3. Ved indkøb af hjælpemidler efter reglerne i 112, stk. 3, i lov om social service skal fakturaen fra den leverandør, som ansøgeren vælger, sendes og afregnes direkte med kommunen. Ansøgeren hæfter selv for egenandelen, der betales direkte til leverandøren. Det skal fremgå af fakturaen, om ansøgerens evt. egenandel er fratrukket. Stk. 4. Det er en betingelse for, at kommunalbestyrelsen kan yde støtte til hjælpemidler indkøbt efter reglerne i 112, stk. 3, i lov om social service, at det hjælpemiddel, som ansøgeren har valgt, opfylder de faglige specifikationer og krav til egnethed, som kommunalbestyrelsen har opstillet. Det er ansøgerens ansvar at sikre dette. Tilbudsgiver skal i øvrigt være opmærksom på at iagttage servicelovens 6: 6. Efter 112, stk. 3, i lov om social service kan ansøgeren vælge leverandør af hjælpemidler, jf. dog stk. 2. Hvis kommunalbestyrelsen har indgået en leverandøraftale, og ansøgeren ønsker at benytte en anden leverandør end den, som kommunalbestyrelsen har indgået leverandøraftale med, indkøber ansøgeren selv hjælpemidlet og får udgifterne hertil refunderet, dog højst med et beløb svarende til den pris, kommunen kunne have erhvervet hjælpemidlet til hos sin leverandør. Har kommunalbestyrelsen ikke indgået leverandøraftale, kan ansøgeren vælge leverandør, og støtten ydes efter regning, dog højst med et beløb svarende til prisen på det bedst egnede og billigste hjælpemiddel. I den forbindelse vil en rabatsats kunne aftales fra produkt til produkt. Som en del af udbudsmaterialet (punkterne 22-48) findes den aftale, som vil blive indgået mellem ordregiver og den/de valgte tilbudsgiver(e). Der vil ikke være mulighed for forhandling af kontraktens vilkår og betingelser. Side 3 af 20

4 Tilbudsgivers tilbud vil indgå som en integreret del af kontraktgrundlaget mellem ordregiver og tilbudsgiver. 2. UDBUDSFORM Udbuddet er et offentligt EU-udbud i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. afsendt til EU-tidende den. EU-udbudsreglerne medfører, at ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker ordregiver at henlede opmærksomheden på, - at ordregiver er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i det samlede udbudsmateriale. - at ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb. - at det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiver påhviler udelukkende tilbudsgiver. 3. UDBUDSMATERIALET Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsmateriale med bilagene: 1. Tilbudslisten 2. Tro- og love erklæring om ubetalt forfalden gæld 1 3. Checkskema 2 4. Mærkeseddel 3 5. Miljø- og arbejdsmiljøspørgsmål til Aalborg Kommunes tilbudsgivere 4 En eventuel kontrakt vil indeholde ovenstående samt: Eventuelle spørgsmål og svar Eventuelle supplerende skriftlige meddelelser i tilbudsfasen 4. KONTAKTOPLYSNINGER OG SPØRGSMÅL/SVAR 1 Tro- og Love-erklæring er vedlagt udbudsmaterialet. Den skal udfyldes og underskrives og returneres sammen med Deres tilbud. 2 Checkskema er vedlagt udbudsmaterialet. Den skal udfyldes og returneres sammen med Deres tilbud. 3 Mærkesedlen skal sættes på kuverten/pakken, således at den er synlig for modtageren uden at åbne Deres tilbud. 4 Miljø- og arbejdsmiljø skema er vedlagt udbudsmaterialet. Det skal udfyldes og returneres sammen med Deres tilbud. Side 4 af 20

5 Ordregiver: Aalborg Kommune Forsyningsvirksomhederne Indkøbsaftalefunktionen Hjulmagervej Aalborg Tlf Fax: Att.: Birgit Nielsen Spørgsmål til udbudsmaterialet rettes til Birgit Nielsen pr. på Spørgsmål som modtages senest 10 kalenderdage før udløbet af tilbudsfristen, kan påregnes besvaret senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse inden 6 dage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil i anonymiseret form blive sendt til samtlige kendte tilbudsgivere. 5. UDVÆLGELSESKRITERIER Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende den nedenfor angivne dokumentation, som ordregiver vurderer tilbudsgivers egnethed ud fra: Skal medsendes Deres tilbud: Kopi af gældende police for produktansvarsforsikring med angivelse af forsikringssum for henholdsvis person- og tingskader. Referencer fra tilsvarende vareleverancer, som tilbudsgiver har forestået de seneste 3 år. Kopi af tilladelse fra Datatilsynet om behandling af personfølsomme oplysninger. Er vedlagt udbudsmaterialet og skal returneres sammen med Deres tilbud: Tro- og love erklæring om, at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 med senere ændringer (standardblanket vedlagt udbudsmaterialet) 1 ovenfor. Checkliste i udfyldt stand (vedlagt udbudsmaterialet) 2 ovenfor. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbuddet som værende ikke-konditionsmæssigt, såfremt dokumenterne ikke er vedlagt. Side 5 af 20

6 Efter tilbudsfristens udløb foretager ordregiver først en egnethedsvurdering af tilbudsgiverne ud fra ovenstående dokumentation. De tilbud der vurderes konditionsmæssige vil herefter blive evalueret ud fra tildelingskriteriet i punkt TILBUDDETS FORM OG INDHOLD Tilbuddet skal være skriftligt, og der skal afleveres: Komplet tilbud i papirform i 1 eksemplar. 1 ekstra eksemplar af beskrivelse/besvarelse vedr. miljø og arbejdsmiljø til brug for vurdering af tildelingskriteriet miljø og arbejdsmiljø (se punkt 9). Tilbudslisten skal leveres i Microsoft Excel-format eller konvertibelt hertil. Det komplette tilbud, som afleveret i papirform, skal tillige afleveres på USB-nøgle, CD-rom eller lignende elektronisk medie. Tilbud afleveret i form af telefax og mail vil ikke blive accepteret. Tilbuddet skal affattes på dansk og al korrespondance, materiale og øvrig kontakt skal foregå på dansk. Det kan accepteres at testrapporter, certifikater, attester og eventuelle produktdatablade medsendes på et nordisk sprog eller engelsk. Beløb skal afgives i danske kroner (DKK). Tilbud skal afgives på den af ordregiver udarbejdede tilbudsliste. Der kan ikke afgives alternative tilbud. Der kan ikke afgives delbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med afgivelse af tilbuddet er ordregiver uvedkommende, ligesom det afleverede materiale må betragtes som ordregivers ejendom. Ordregiver udarbejder ikke eget bud. Leverandøren har mulighed for i forbindelse med afgivelse af tilbud at markere/angive, hvilke konkrete dele af tilbuddet tilbudsgiveren opfatter som fortrolige forretningshemmeligheder. Ordregiver vil ved en anmodning fra udenforstående om aktindsigt inddrage leverandørens opfattelse ved den samlede bedømmelse om aktindsigtens indhold og omfang. 7. FREMSENDELSE AF HENSIGTSERKLÆRING OG AFSLAG Aalborg Kommune fremsender hensigtserklæring og afslag på . Deres tilbud skal indeholde en mail-adresse hvortil hensigtserklæring og afslag skal sendes til. Side 6 af 20

7 8. FORBEHOLD Eventuelle forbehold over for udbudsmaterialet skal anføres tydeligt i et særskilt afsnit i tilbuddet, som skal have overskriften Forbehold. Der skal være reference til det punkt i udbudsmaterialet som forbeholdet vedrører. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer vil blive kapitaliseret og tillagt den samlede tilbudssum. Forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ikke-konditionsmæssigt. Flere ikke-grundlæggende forbehold vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element. Sådanne forbehold vil medføre at tilbuddet ikke kan tages i betragtning. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold overfor indholdet i aftalen. 9. TILDELINGSKRITERIUM Tildelingskriteriet ved valg af tilbudsgiver er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiver vil vælge det tilbud, der ud fra en samlet vurdering af følgende vægtede underkriterier er det økonomisk mest fordelagtige. Underkriterier Vægtning Pris 45 % Organisation, personalets faglige kvalifikationer, konsulentydelse/undervisning 15 % Sortimentsbredde 20 % Leveringstid/-sikkerhed 10 % Miljø og arbejdsmiljø 10 % Underkriteriet pris vurderes ud fra de fremsendte tilbud uafhængig af tilbudte mærker. De tilbudte priser skal være pr. stk., excl. moms, Underkriteriet Organisation og personalets faglige kvalifikationer, konsulentydelse/ undervisning vurderes ud fra tilbudsgivers besvarelse af de i pkt. 18 angivne oplysninger. Vægtningen er ligeligt fordelt på områderne. Underkriteriet Sortimentsbredde vurderes ud fra den af tilbudsgiver angivne besvarelse af de i punkt 15 angivne oplysninger om sortimentsbredden, herunder antallet af tilbudte produkter for hver varegruppe og/eller pakningsstørrelser. Side 7 af 20

8 Underkriteriet Leveringstid/-sikkerhed vurderes ud fra tilbudsgivers besvarelse af de i pkt. 21 angivne spørgsmål. Underkriteriet miljø og arbejdsmiljø vurderes ud fra tilbudsgivers besvarelse af de i punkt 16 angivne miljø-spørgsmål. Tildelingskriteriet vil udelukkende blive vurderet på baggrund af det ekstra eksemplar af beskrivelse/besvarelse vedr. miljø og arbejdsmiljø (se Punkt 6), som tilbudsgiver fremsender sammen med tilbuddet. 10. FORHANDLINGSFORBUDDET Det skal understreges, at ordregiver ikke har mulighed for at forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. På den baggrund opfordres tilbudsgiverne til at sørge for, at de afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås aftale uden forudgående drøftelser og forhandlinger. 11. TILBUDSFRIST Tilbuddet skal være skriftligt, og være mærket med vedlagte røde mærkeseddel 3 ovenfor. Tilbudsfristen er den kl Tilbuddet skal sendes som pakke eller afleveres personligt til: Aalborg Kommune Forsyningsvirksomhederne Lager- og Indkøbskontoret Hjulmagervej Aalborg Såfremt tilbuddet afleveres personligt, kan der til tilbudsgiver udstedes en kvittering for modtagelsen. Tilbud afleveret i form af telefax, pr. mail eller i elektronisk form vil ikke blive accepteret. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, et andet sted eller i en anden form end angivet vil blive betragtet som værende ikke-konditionsmæssigt, og vil blive afvist. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er fremme på ovennævnte adresse inden tilbudsfristens udløb. 12. VEDSTÅELSESFRIST Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter tilbudsfristens udløb, og kan accepteres af ordregiver ved afsendelse af accept inden vedståelsesfristens udløb. Side 8 af 20

9 13. AFTALEINDGÅELSE Kontrahering forventes at finde sted i måned. De bydende vil blive orienteret om resultatet af tilbudsvurderingen, hvorefter aftalen vil blive indgået ved underskrift af acceptskrivelse efter stand-still periodens udløb. 14. ÅBNING AF TILBUD Der vil ikke være adgang til at tilbudsgiverne kan overvære åbningen af tilbuddene. Side 9 af 20

10 KRAVSPECIFIKATION 15. SORTIMENTSBREDDE Den vedlagte tilbudsliste angiver indenfor hvilke sortimenter de omhandlede Kommuner sædvanligvis indkøber, og tilbudslisten dækker det forventede årlige forbrug pr. område. De øvrige kommuners forventes at have tilsvarende behov. Det estimeres, at der totalt indkøbes for ca. 16 mio. DKK pr. år. Det angivne estimat og de angivne kvanta er forventede, hvorfor tilbudsgiver er forpligtet til at levere eventuelt større eller mindre kvanta i aftaleperioden. For at dække brugernes forskellige behov, ønskes der tilbud på forskellige fabrikater indenfor hver produktkategori. Jo flere alternativer der er for hver produktkategori, jo højere point-score vil man op. Det skal dog bemærkes at det "kun" er for de positioner hvor der er anført et forbrug det sidste år, at der vil blive vurderet på. Tilbudsgiveren skal være leveringsdygtig i et bredt sortiment af de produkter, der findes på markedet. Endvidere er tilbudsgiveren forpligtet til at holde sig orienteret om nye produkter på markedet og efterfølgende kunne levere dem. Såfremt der i aftaleperioden kan tilbydes nye produkter, der ikke pr. tilbudsdato er kendte, skal disse produkter tilbydes ud fra samme kriterier og kalkulationsprincipper som ligger til grund for dette udbud og tilbudsgivers tilbud. Tilbudsgiver skal, ved introduktion af nye produkter, udlevere nødvendige prøvepakninger/vareprøver, uden beregning, til det enkelte depot. Såfremt et af de omhandlede produkter udgår, skal leverandøren senest 3 måneder før ophør skriftligt underrette kommunen herom. Leverandøren skal tilbyde et alternativt produkt af tilsvarende kvalitet til samme pris. 16. MILJØ OG ARBEJDSMILJØ For at styrke miljøhensynet ved offentlige indkøb har Aalborg Kommune udarbejdet en række miljø- og arbejdsmiljøspørgsmål i vedlagte miljøskema. Miljøskemaet 4 ovenfor skal udfyldes (bemærk at der skal vedlægges dokumentation) og fremsendes sammen med tilbuddet. Besvarelserne vil indgå i kommunens samlede vurdering af tilbuddet, som tildelingskriterie. 17. PRISER Tilbud skal afgives på vedlagt tilbudsliste med angivelse af pris pr. enhed. Side 10 af 20

11 Priserne opgives som nettopriser i danske kroner, ekskl. Moms, inkl. alle de med leverancerne forbundne omkostninger. Priserne skal være baseret på, at der vælges 1 leverandør. De tilbudte priser er faste indtil 30. november 2013, hvorefter de kan reguleres jf. punkt. 24. Deres forslag til prisregulering skal medsendes Deres tilbud, med angivelse af indeks og basis. Gældende prisliste/kataloger skal vedlægges tilbuddet. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de afgivne priser i dette tilbud, skal produkterne tilbydes til disse priser. Ved enhver prisændring skal en ny prisliste fremsendes til de enkelte leveringssteder og til Lager- og Indkøbskontoret, Hjulmagervej 24, 9100 Aalborg. 18. ORGANISATION, PERSONALETS FAGLIGE KVALIFIKATIONER, KONSULENTYDELSE/UNDERVISNING Organisation, personalets faglige kvalifikationer: Leverandøren skal betjene kommunernes brugere og personale med faguddannet personale. I Deres tilbud skal det beskrives hvilken uddannelse, faglig kunnen og erfaring det dansktalende personale i Deres firma er i besiddelse af. Uddannelse, faglig kunnen og erfaring hos det personale, som tilbudsgiver stiller til rådighed, skal beskrives i tilbuddet. Konsulentydelse/undervisning: Det skal fremgå af Deres tilbud hvilken form for konsulentbistand, der gives den enkelte bruger i forbindelse med rådgivning ved valg af produkt samt vejledning i brug af dette. Herunder rådgivning om køb af produkter, der betales af brugerne selv. 19. RÅDGIVNING Det er et krav, At firmaet har åbent alle ugens 5 hverdage At brugere og kommunernes personale i løbet af (arbejds-)dagen kan få kontakt til og få besvaret spørgsmål af faguddannede personer, såfremt brugere og kommunernes personale har spørgsmål til anvendelse af produkterne At firmaets konsulenter/faguddannet personale yder relevant rådgivning/undervisning i diabetikernes eget hjem, såfremt dette er nødvendigt Side 11 af 20

12 At alle henvendelser uanset om det sker telefonisk, på , fax eller andet skal besvares inden for maksimalt 1 arbejdsdag At brugerne ved en evt. leverandørkontakt møder diskretion og indlevelse i deres situation At direkte kommunikation med brugerne foregår på dansk At penne og andre produkter kan leveres med tactil afmærkning af hensyn til synshandicappede KVALITET Ingen af de tilbudte produkter og tilbehør må, tilbudsgiver bekendt, indeholde stoffer, der er allergifremkaldende eller på anden måde kan være sundhedsskadelige for den enkelte bruger. Samtlige produkter skal opfylde de til enhver tid gældende EU- og nationale regler, standarder, direktiver, branchenormer mv. Alle tilbudte produkter skal være CE-mærket. Alle vejledninger skal være skrevet på dansk. Endvidere skal tekst og eventuelle symboler/ billeder på produkter eller i forbindelse med produkter være let forståelige. Tilbudsgiver skal på forlangende kunne levere varedeklaration, datablade eller anden beskrivelse af produktets indholdsstoffer. Produkterne skal være datomærket og i steril emballage, hvor dette er relevant. De leverede produkter skal have en restholdbarhed på minimum 2/3 fra produktionsdatoen. Produkterne skal leveres i en emballage, der er let at åbne, af hensyn til brugere, der er svagtseende, har gigt eller andre sygdomme i hænderne. Der skal benyttes et minimum af emballage, der skal være miljøvenlig. Al emballage skal kunne destrueres som almindeligt husholdningsaffald uden skade for miljøet. 21. LEVERINGSTID/-SIKKERHED Levering skal være fra dag til dag. Seneste tidspunkt for bestilling skal oplyses i tilbuddet. I forbindelse med eventuelt akut opstået behov, skal Deres tilbud indeholde oplysning om hvorledes dette kan afhjælpes. Tilbudsgiver kan garantere, at kunne levere akutordre dag-til-dag ved bestilling inden kl , f.eks. ved ny bruger eller ved en brugers akut opståede ændrede behov. Restordrer på kanyler kan ikke accepteres. Bestilling skal kunne foregå såvel skriftligt, telefonisk som elektronisk. Side 12 af 20

13 Tilbudsgiver garanterer, at der ikke forsøges levering af større/yderligere produkter end det af brugeren bestilte Levering af den enkelte bestilling skal ske til den adresse som angives ved bestillingen. Levering skal ske uden omkostninger for såvel kunde(bruger) som ordregiver. Ejendomsretten overgår til kunde/ordregiver ved levering. Returnering af varer i uskadt stand skal kunne foretages til den fakturerede pris. Pakkens skal udelukkende indeholde de bestilte produkter og den neutrale emballage, der ikke må være for tung, skal være tilpasset produkternes størrelse. Ny bestillingsseddel og frankeret kuvert skal medsendes ved hver levering. Side 13 af 20

14 KONTRAKT 22. KONTRAKTGRUNDLAG Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i henhold til udbudsbekendtgørelse og efter begge parters underskrift af acceptskrivelse. Kontraktgrundlaget er nærmere beskrevet i acceptskrivelsen. Købelovens regler om garanti, reklamationsret, forsinkelse, mangler, afhjælpning, forholdsmæssigt afslag og dækningskøb gælder for leverancerne. 23. KONTRAKTENS OMFANG Leverancens omfang bestemmes af de ordrer som ordregiver løbende afgiver. Leverandøren skal levere anskaffelserne i nøje overensstemmelse med kontrakten. 24. BESTILLING AF VARER Ordregiver kan afgive bestilling pr. mail, telefon, telefax, e-handel, el. pr. brev. Ved hver bestilling skal ordregiver give følgende oplysninger: - varetype - antal/mængde - leveringsadresse - bestiller Produkterne må ikke udleveres til brugeren før der foreligger en bevilling. 25. FAKTURERING Faktura skal fremsendes pr. levering pr. bruger med oplysninger om fødselsdato til den bevillingsenhed, der har udfærdiget bevillingen. Faktura skal fremsendes elektronisk jf. lovbekendtgørelse nr. 354 af om offentlige betalinger mv. i OIOUBL-format på baggrund af oplyste EAN-lokationsnumre og skal indeholde følgende oplysninger: - Rekvirent - EAN-nr. - Varebetegnelse og kvantum - Fakturabeløb - ID for kontrakten Side 14 af 20

15 26. KONTRAKTPERIODE OG OPHÆVELSE Kontrakten er gældende fra den 01. december 2012 til og med den 30. november Kontraktperioden kan af ordregiver forlænges på uændrede vilkår i 2 gange 12 måneder (option). Såfremt ordregiver ønsker at gøre brug af denne ret, skal dette meddeles leverandøren skriftligt senest 6 måneder før kontraktens ophør. Kontrakten kan til enhver tid opsiges af ordregiver med seks måneders forudgående skriftligt varsel. Leverandøren kan ikke opsige kontrakten. Leverandørens eventuelle ret til ophævelse ved væsentlig misligholdelse fra ordregivers side følger dansk rets almindelige regler. Erklæres kontrakten uden virkning eller ophæves/annulleres kontrakten af Klagenævnet for Udbud, domstolene eller tilsvarende instanser kan der ikke rejses erstatningskrav herfor over for udbyder. 27. PRISER OG PRISREGULERING De i leverandørens tilbud angivne priser er gældende. De tilbudte priser er faste for perioden indtil 30. november Herefter kan tilbudsprisen reguleres én gang årligt, første gang pr. 01. december Prisreguleringen udgør udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks for perioden 201 til 201. Indeks 20 = Prisregulering skal skriftligt accepteres af ordregiver. Ved enhver prisændring skal ny prisliste fremsendes til Forsyningsvirksomhederne, Lager- og Indkøbskontoret, Hjulmagervej 24, 9000 Aalborg. 28. FØLGESEDDEL Følgeseddel med oplysning om evt. rekvisitionsnummer, varebetegnelse og kvantum skal altid medsendes leverancen. 29. LEVERINGSBETINGELSER Leveringsbetingelsen skal være frit leveret til brugerens adresse Side 15 af 20

16 30. BETALINGSBETINGELSER 30 dage netto. Aftalte betalingsbetingelser skal fremgå af fakturaerne. 31. ÅRSBONUS Der skal ydes en årsbonus på 2 % af totalomsætningen, ekskl. moms. Beløbet udbetales til Aalborg Kommune, Lager- og Indkøbskontoret, Hjulmagervej 24, 9100 Aalborg to gange årligt, pr. 30. juni og 31. december. I forbindelse med aftaleudløb, skal bonus udbetales senest 30 dage efter udløbsdato. Bonus indbetales til følgende konto i Danske Bank: Reg. nr kontonr Leverandøren skal i forbindelse med hver bonusperiode sende en statistik indeholdende bonusbeløb for hver kommune, der er tilsluttet aftalen. Statistikken skal sendes til: Aalborg Kommune Lager- og Indkøbskontoret Hjulmagervej Aalborg Att.: Birgit A. Nielsen Mail: ban-forsyning@aalborg.dk I tilfælde af, at årsbonusen ikke er indbetalt senest 1 måned (30 dage) efter bonusperiodens udløb, vil der blive fremsendt en rentenota for den overskredne periode. Rentebeløbet er Nationalbankens udlånsrente + 7 % (jf. Renteloven). I tilfælde af, at årsbonusen ikke er betalt senest 2 måneder (60 dage) efter bonusperiodens udløb, vil det blive betragtet som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 32. ÆNDRINGER I KONTRAKTGRUNDLAGET Sker der væsentlige ændringer i relevant lovgivning, der ændrer opgaven væsentligt, er parterne gensidigt forpligtede til at tage kontraktgrundlaget op til genforhandling med sigte på en nødvendig tilpasning. Enhver ændring skal respektere udbudsreglernes grænser. Ændringsforslag skal skriftligt sendes til den anden part, der skal svare inden for rimelig tid. Side 16 af 20

17 33. STATISTIK Leverandøren skal efter anmodning udarbejde en statistik over omsætningen på aftalen. Statistikken skal leveres elektronisk, og være i Microsoft Excel-format eller konvertibelt hertil. Statistikken skal indeholde følgende oplysninger: varenummer vare beskrivelse enhed antal pris/enhed pris/i alt pr varenr for oplyst periode Statistikken skal være opdelt pr. kommune der er med i aftalen. Statistikken skal sendes til: ban-forsyning@aalborg.dk 34. OVERGANG TIL NY LEVERANDØR Leverandøren er ved aftalen ophør, uanset om det er ved aftalens udløb eller ved ophævelse, forpligtet til aktivt og på bedste vis at medvirke til, at overgangen sker uden problemer. Kommunen har krav på og leverandøren pligt til at overdrage alle relevante materialer, informationer, data mv. med henblik på at sikre, at opgaven kan videreføres uden gener for kommunen og brugerne. 35. MANGLER Leverandøren garanterer, at det leverede på leveringstidspunktet overholder leverandørens egne produktspecifikationer for det leverede produkt samt kontraktens krav i øvrigt. Såfremt der konstateres fejl ved det leverede, skal leverandøren omgående efter påkrav og for egen regning afhjælpe de pågældende fejl og mangler. I overensstemmelse med dansk rets almindelige mangelbegreb foreligger der en mangel, såfremt det leverede ikke har de egenskaber som ordregiver med rimelighed kan forvente ud fra kontrakten. Side 17 af 20

18 36. AFHJÆLPNING Ved konstatering af mangler ved de modtagne leverancer er leverandøren forpligtet til omgående og senest 2 hverdage efter afsendelse af skriftlig reklamation, at afhjælpe manglerne, eller om nødvendigt at erstatte den mangelfulde leverance med en ny. Begge dele skal ske uden omkostninger for ordregiver. Såfremt leverandøren ikke udbedrer/erstatter leverancen vil det være at betragte som væsentlig misligholdelse, og ordregiver kan ophæve kontrakten. 37. STATUSMØDER Der afholdes, som minimum 1 gang årligt, statusmøder. Statusmøderne skal afholdes på ordregivers adresse. Formålet med statusmøderne er at etablere kontinuitet i afviklingen af aftalen, herunder gøre nødvendige tiltag for at undgå forsinkende hændelser eller forringelse af aftalens omhandlede sortiment. 38. MISLIGHOLDELSE Såfremt en af parterne misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, er den anden part berettiget til erstatning for ethvert tab efter dansk rets almindelige erstatningsregler. 39. OPHÆVELSE Ordregiver har ret til at ophæve kontrakten, hvis: a) Leverandøren væsentligt misligholder sine forpligtelser. Konstateres væsentlige afvigelser i kvaliteten af det leverede i forhold til udbudsmaterialets bestemmelser og de anførte oplysninger i leverandørens tilbud betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Væsentlige forsinkelser i forhold til leveringsfrister kan betragtes som væsentlig misligholdelse. b) Leverandøren erklæres konkurs eller træder i likvidation. I en sådan situation kan ordregiver ophæve kontrakten uden varsel, ved skriftlig meddelelse til boet, henholdsvis likvidator i det omfang Konkurslovens regler ikke er til hinder herfor. Har boet ret til at indtræde i kontrakten i medfør af Konkurslovens regler, skal boet efter forespørgsel inden for en frist på 5 arbejdsdage give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde i kontrakten. Ved betalingsstandsning, eller hvis der åbnes for forhandling om tvangsakkord, eller leverandørens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må antages at være ude af stand til at opfylde kontrakten, er hæveretten dog betinget af, at leverandøren ikke har stillet eller på ordregivers opfordring ikke straks stiller betryggende sikkerhed for kontraktens opfyldelse. c) Er leverandøren et aktie- eller anpartsselskab, kan ordregiver hæve aftalen, hvis dette kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Bestemmelsen finder ikke anvendelse, hvis leverandøren inden 10 arbejdsdage fra fremkomsten af et påkrav Side 18 af 20

19 fra ordregiver dokumenterer, at betingelserne for selskabets opløsning ikke er til stede, eller hvis leverandøren stiller fuldstændig sikkerhed for aftalens opfyldelse. 40. UDEN VIRKNING Gøres kontrakten uvirksom eller ophæves/annulleres kontrakten af Klagenævnet for Udbud, domstolene eller tilsvarende instanser, kan der ikke rejses erstatningskrav herfor over for udbyder. 41. FORSIKRING Leverandøren tegner for alle leverancerne relevante forsikringer så som arbejdsskades-, ansvars-, personskade-, og produktansvarsforsikringer. Forsikringsdækning og dækningssummer skal oplyses på opfordring. 42. UNDERLEVERANDØRER Hvis leverandøren benytter underleverandører, hæfter leverandøren for sine underleverandørers forhold på samme måde som for sine egne leverancer. 43. OFFENTLIGE PÅBUD Leverandøren hæfter for, at de til enhver tid gældende lovbestemmelser og myndighedskrav, herunder EU-direktiver og standarder, overholdes. Dette gælder især for prisbestemmelser, fremstillings- og varemærkningsforskrifter samt i relation til eventuelle patentrettigheder m.v. for tredjemand. 44. MILJØ Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under aftalen opfylder de til enhver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver, CE-mærkning m.m. På ordregivers forlangende skal leverandøren, uden beregning, fremskaffe den dokumentation, som kommunen måtte ønske omkring et produkt, til brug for kommunens miljøvurdering af produktet. 45. TAVSHEDSPLIGT OG OFFENTLIG AKTINDSIGT Leverandøren er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om indholdet af de med ordregiver indgåede aftaler, herunder om priser og mængder. Ordregiver er omfattet af Offentlighedslovens og Forvaltningslovens regler om aktindsigt. Side 19 af 20

20 46. FORCE MAJEURE Hertil regnes kun følgende forhold: Strejke, lockout, krig, naturkatastrofer samt brand hos leverandøren. 47. OVERDRAGELSE AF KONTRAKTEN Kontrakten eller de hermed forbundne fordringer kan ikke overdrages til tredjemand uden forudgående skriftlig accept fra ordregiver. Overtrædelse af denne bestemmelse betragtes som væsentlig misligholdelse. 48. TVISTER Kontrakten er undergivet dansk ret med undtagelse af dansk rets deklaratoriske lovvalgsregler. Parterne skal søge alle konflikter løst ved direkte forhandling mellem sig. Det afgøres ved domstolene, såfremt der ikke opnås forlig. Værneting er Forsyningsvirksomhedernes hjemting. Aalborg, den Rikke Secher Kristensen Afdelingsleder Finn Andersen Vicekontorchef Side 20 af 20