Continia Collection Management QUICK GUIDE Opsætning & Daglig brug

Transkript

1 QUICK GUIDE Opsætning & Daglig brug Mar CM 1.25 Continia Software A/S Hjulmagervej 55 DK-9000 Aalborg Denmark Tel Support mail: Hjemmeside:

2 Quick guide Opsætning & Daglig brug 1. Indledning Quick Installation og Opsætning af Collection Management Indlæsning af objekter i en eksisterende Dynamics NAV... 4 Installation af hjælpefiler... 5 Vejledning til NAV 2013 og tidligere... 5 Vejledning til NAV 2013 R2 og senere Indlæsning af opsætningsfil... 7 Opsætning til Nets (Valgt opkrævningsform)... 8 Opsætning af Danske Bank DBCS (Valgt opkrævningsform) Opsætning af Debitor i. Oprettelse af betalingsform ii. Debitor angivelse af opkrævning iii. Oprettelse af opkrævningsaftale på Debitor iv. Oprettelse af opkrævningsaftale på flere Debitorer Opsætning af aftaleimport/eksportkladde Opret opkrævningskladde i. Opkrævnings kladde opsætning Opsætning af Indbetalings Importkladde Daglig brug af Collection Management Aftale oprettelse / Import af aftaler i. Send aftaler ii. Hent aftaler Opkræv debitor Modtag Betalingsinfo Bogføring af Betalinger... 20

3 1. Indledning Dette dokument indeholder de to første faser man typisk skal igennem ved ibrugtagning af Continia Collection Management. De 2 hoved dele af dokumentet kan bruges hver for sig. Del 1 omhandler Installation og Opsætning af Collection Management i Microsoft Navision Del 2 omhandler det daglige brug af Collection Management. Formålet med dette dokument, er at give en brugervenlig vejledning til hurtigt, at komme i gang med Continia s Collection Mangament. Dokumentet skal ikke anses for en komplet beskrivelse af produktet, her henvises i stedet til dokumentet 2 - Teknisk Detail.pdf. Som kan findes i produktpakken. Placering: \Golden Master x.xx-nav\documents\ Continia Software A/S 3/20

4 2. Quick Installation og Opsætning af Collection Management. Det efterfølgende afsnit viser en Quick Installation og Opsætning af Collection Management i Microsoft Navision Indlæsning af objekter i en eksisterende Dynamics NAV Objekterne til Collection Management, består af såvel modificerede Dynamics NAV standardobjekter, som nye Collection Management objekter. Hvis der er foretaget bruger specifikke ændringer/tilretninger i Dynamics NAV objekterne i databasen, skal man være opmærksom på, at disse ændringer kan blive overskrevet ved installationen af Collection Management. Indlæsning af objekter For at indlæse objekterne åbnes programmet Nav Development Environment Herefter skal objekterne indlæses. Læg mærke til, at vi her tager udgangspunkt i en database UDEN tilretninger i standardobjekterne. 1. Tryk på Funktioner, Object Designer. (Åbnes for at finde den aktuelle version) 2. Tryk på Filer, Import. (I hoved menuen) 3. Vælg filen CMX.XX NAVX.XX.XX RXX XX.Fob i mappen Objects DK(Dansk) eller Objects W1(Wold Wide) i produktpakken, som passer til Navision versionen. 4. Tryk på Åbn. 5. Følgende vindue vil nu blive vist: Billedet fortæller, at der er konflikter med de eksisterende objekter. Du skal nu kigge listen igennem, og sørge for at tilrette de objekter med konflikter, så I beholder jeres eventuelle tilretninger i databasen. 6. Når objekterne er indlæst vil du se følgende vindue: Continia Software A/S 4/20

5 Vær opmærksom på, at antal objekter her kun er vejledende. Det vil kunne variere fra de forskellige versioner. For at aktivere de nye objekter, skal de nye objekter kompileres. I stedet for at kompilere hele databasen, kan du nøjes med at kompilere objekterne fra Collection Management. (Du kan finde objekterne ved at søge på ID numre fra ) Collection Management er herefter installeret i databasen. Installation af hjælpefiler For at kunne se hjælpetekst til Collection Management, ved brug af genvejstasten F1, skal hjælpefilerne installeres. Vejledning til NAV 2013 og tidligere Hjælpefilerne installeres på følgende måde. 1. Åben stifinder og find produktcd en, her finder du mappen Online Help\NAV \ 2. Kopier filerne ccm_a.hh og ccm_a.chm til mappen med de respektive sprog under NAV på klienterne. (Eksempel C:\Program Files (x86)\microsoft Dynamics NAV\70\RoleTailored Client\da-DK 3. Ligeledes kopiers filerne til serveren i mappen services, under de igen respektive sprog. (Eksempel C:\Program Files\Microsoft Dynamics NAV\70\Service\DAN ) 4. Det er vigtigt at de kopierede filer ccm_a.chm og ccm_a.hh ikke har status som blokeret. o Dette kan tjekkes ved at højre klikke på filerne og vælge egenskaber. Hvis der under fanbladet Generelt, nederst er opgivet sikkerhed med teksten Denne fil kom fra en anden computer og bliver muligvis blokeret for at hjælpe med at beskytte din computer. o Kopieres filen ud på skrivebordet, hvorefter, at man fjerner blokeringen, og kopiere den tilbage til destinationen. Continia Software A/S 5/20

6 (Grundet sikkerhedsbegrænsninger kan man ikke fjerne blokeringen, så længe at filen er placeret under NAV mappen.) 5. Genstart Navision 6. Hjælpen til Collection Management er nu klar til brug. Vejledning til NAV 2013 R2 og senere. Hjælpe filerne til NAV 2013 R2 findes på følgende placering på produktcd en. Online Help\NAV Hjælpefilerne installeres på følgende måde. 1. Kopier alle filerne fra mappen NAV ind til følgende placering på IIS serveren: \DynamicsNAV71Help\help\da-DK\ Lokalhost eksempel: C:\inetpub\wwwroot\DynamicsNAV71Help\help\da-DK\ Det vil i mange tilfælde være rigtig godt, at bruge online hjælpen til at besvare spørgsmål man måtte have, dette være under daglig brug samt under setup af Collection Management Continia Software A/S 6/20

7 Indlæsning af opsætningsfil For at indlæse opsætningsfilen til Collection Management vælges Coll. Mgt. Opsætning Som findes på følgende placering i NAV 2013 RTC. /Afdelinger/Collection Management/Opsætning/ 1. På båndet under start klikkes Importer opsætning 2. På det fremkommende billede i feltet retning vælges Indlæs og klikkes OK 3. Herefter vælges opsætningsfilen Collection Management Setup x.xx.txt Som kan findes i produktpakken under mappen \Golden Master x.xx-nav\setup files\ 4. Følgende billede fremkommer og opsætningen er slut. Under fanbladet Generelt Feltet Valider før bogføring af salgsdokument afkrydses, hvis du ønsker at Collection Management, skal validere fakturaen etc. før den bogføres. Dvs. at de informationer der er tilknyttet salgsdokumentet, vil blive kontrolleret op mod valideringsopsætningen, for den opkrævningsmetode der er valgt. (Det anbefales altid at have denne funktion afkrydset.) Klik OK, så ruden med Rediger Coll. Management opsætning lukkes. Continia Software A/S 7/20

8 Opsætning til Nets (Valgt opkrævningsform) Før følgende afsnit kan gennemføres, er det en forudsætning at man har gennemført opsætningen i dokumentet 6 NETS, Opsætning.pdf placeret på produktcd en \Golden Master X.XX-Nav\Documents Opsætning i Nav RTC Du sætter Collection Management op til at køre med Nets opkrævningstype ved at åbne Opkrævningssystem som ligger under følgende placering: /Afdelinger/Collection Management/Opsætning/ Først vælges det aktuelle opkrævningskort, hvorefter at man klikker Rediger på Båndet Start PBST (Betalingsservice Plus) PBSB (Betalingsservice Basis) PBSLS (Leverandørservice) Under fanbladet Generelt på det valgte opkrævningskort udfyldes følgende: Feltet System ID udfyldes. (Hvis Betalingsservice er valgt udfyldes det med BS1, (Nets tildelt Del system kode), hvis flere regnskab kan BS2-BS9, BSA-BSZ være tildelt Nets aftalen. Hvis LeverandørService er valgt skal feltet være blank, da LS ikke benytter sig af System ID. Feltet Aktiv, markeres for at aktivere det pågældende opkrævningssystem. Feltet Direkte markeres hvis man har en direkte opkobling til Nets. Feltet Bruger ID, udfyldes med navnet på din postkasse hos Nets. Feltet Bruger password skal indeholde den passphrase du brugte til at oprette din id_dsa krypteringsnøgle med. Continia Software A/S 8/20

9 Feltet Kør i testmode, kan benyttes af Kreditor til at teste om opsætningen til Nets Betalingsservice fungerer. (Filerne vil blive sendt til Nets, men få en markering som System ID KR9, som Nets tolker som test.) Bemærk: (LeverandørService formatet, kan ikke håndtere test, det er derfor vigtigt at kontakte Nets, for at stoppe evt. kørsler der er kørt som tests. Dette skal gøres samme dag, som kørslen. Nets LeverandørService kan kontaktes på telefon ) Fanbladet Direkte Kommunikation På det valgte opkrævningskort udfyldes felterne som beskrevet i dokumentet 6 NETS, Opsætning.pdf - Alle felterne på nær Skjul FTP dialog skal udfyldes, da disse benyttes af CLC programmet. (Undlad at bruge ÆØÅ i mapperne.) BEMÆRK: Hvis Collection Management skal bruges af flere brugere, er det nødvendigt at mapperne til log, temporære, indbakke, udbakke og arkiv filer, er placeret på et fælles tilgængeligt netværksdrev. BEMÆRK: Med Collection Management er det vigtigt man har fuld skrive / læse rettigheder til mapperne. Continia Software A/S 9/20

10 Opsætning af Danske Bank DBCS (Valgt opkrævningsform) Før følgende afsnit kan gennemføres, er det en forudsætning at man har gennemført opsætningen i dokumentet 5 DBCS Opsætning.pdf placeret i produktpakken \Golden Master X.XX-Nav\Documents Opsætning i NAV RTC For at sætte Collection Management op til at kommunikerer med Danske Bank, skal man i Opkrævningssystem, som ligger under følgende placering, lave nedenstående opsætning: /Afdelinger/Collection Management/Opsætning/ Her vælges det aktuelle opkrævningskort, hvorefter der klikkes Rediger på Båndet Start DBCS (Danske Bank Collection Service) DBCS-SEPA (Danske Bank SEPA Direct Debit) Under fanbladet Generelt udfyldes følgende: Feltet Aktiv, markeres for at fortælle systemet, at det aktuelle opkrævningskort kan bruges. Feltet Direkte, markeres for at etablere direkte kommunikation med Danske Bank. Feltet Bruger ID, udfyldes med dit bruger Nummer til Danske Banks Business online. Feltet Bruger password, udfyldes med koden til Business online. Under fanbladet Direkte kommunikation Feltet Sti til arkiv filer, udfyldes med en given mappe, som benyttes til Arkiv filer til og fra Danske Bank. For at kunne sende opkrævninger gennem Danske Bank, skal følgende opsætning i Coll. Mgt. Opsætning foretages. /Afdelinger/Collection Management/Opsætning/ Feltet Standard Sprogkode angiver hvilken sprogkode, som skal benyttes, hvis sprogkode er krævet af opkrævningsmetoden, men ikke angivet på debitoren. Under fanbladet Generelt I feltet Standart sprogkode, klikkes der på avanceret. Hvorefter der i det fremkommende vindue klikkes på Rediger liste på båndet Start Ud for den aktuelle sprogkode, angives det i feltet Sprogkode(Coll.Mgmt.), nedenstående kode for det aktuelle sprog. Continia Software A/S 10/20

11 DA = Dansk, SV = Svensk, NO = Norsk, FI = Finsk, EN = Engelsk, DE = Tysk, FR = Fransk, ES = Spank Opsætning af Debitor SEPA Debitor opsætning, findes som et tillæg i dokumentet 8 SEPA, Opsætning.pdf. i. Oprettelse af betalingsform Der skal oprettes en ny betalingsform, som skal benyttes på de debitorer, som skal opkræves via Collection Management. Dette gøres ved at åbne vinduet betalingsformer Placering: /Afdelinger/Collection Management/Opsætning ii. Kolonnen Kode bruges af opkrævningssystemet til at henvise til opkrævningsmetoden. Kolonnen Beskrivelse angiver en kort tekst til, hvilket opkrævningssystem der benyttes. Kolonnen Opkrævningssystem, udfyldes med den specifikke opkrævningsløsning. Kolonnen Coll. Kreditor Nr. angiver hvilket aftalenummer, du har fået af opkrævningscentralen. Kolonnen Opkrævningsbankkonto angiver Bank forbindelsen som pengene bliver indsat på. Debitor angivelse af opkrævning På de enkelte Debitorer kan nu angives de ovenstående oprettede betalingsformer, dette gøres fra det enkelte Debitorkort. /Afdelinger/Collection Management/Collection Management/Debitorer Under fanebladet Betalinger på den enkelte Debitor kort, kan der i feltet Betalingsformskode nu angives den nyoprettede betalingsform. Continia Software A/S 11/20

12 iii. Oprettelse af opkrævningsaftale på Debitor. For at opdatere opkrævningssystemet er det i Collection Manager muligt at oprette en ny betalingsaftale på den enkelte Debitor, dette gøres ved at oprette en ny aftale i aftaleoversigten Aftaler i Collections Manager. /Afdelinger/Collection Management/Aftaler/Aftaler Under fanbladet Generelt på Opkr. Aftale Kort Feltet Debitornummer, udfyldes med den aktuelle Debitor fra Debitoroversigten, der ønskes at oprette en opkrævningsaftale på. Feltet Betalingsformskode udfyldes med den ønskede betalingsform. Feltet Opkrævningsmetode, udfyldes med den ønskede opkrævningsform. Feltet Debitorgruppe, udfyldes med debitorgruppen oprettet ved Nets (Standart Debitorgr. 1) Feltet Debitor bankkto. Kode, udfyldes ved direkte træk på debitors konto. Feltet Status, skal ikke ændres, da dette felt udelukket bruges af systemet. (Feltet kan dog ændres ved test og fejlrettelse) Feltet Overførselsstatus, skal ikke ændres, da dette felt udelukket bruges af systemet (Feltet kan dog ændres ved test og fejlrettelse) iv. Oprettelse af opkrævningsaftale på flere Debitorer. Hvis man har flere Debitorer, der skal oprettes/ændres aftale på, kan Collection Management køre en kørsel for automatisk at oprette/ændre opkrævningsaftalen. Funktionen kaldes Opret Aftaler og kan findes på følgende placering. Continia Software A/S 12/20

13 /Afdelinger/Collection Management/Opsætning Under fanbladdet indstillinger udfyldes følgende felter: Betalingsform, angiver den betalingsform, du vil benytte til aftalerne som findes. Opkrævningsmetode, angiver den opkrævningsmetode, du vil benytte til de valgte aftaler. Debitorgruppenr, benyttes kun, hvis din opkrævningscentral er Nets. Her angives Nets debitorgruppenr, som skal benyttes til de valgte aftaler. Ikrafttrædelsesdato, angiver den dato, hvor aftalen skal starte. Skip debitorer med aftale, springer debitorer, hvor der allerede er oprettet en betalingsaftale over. Opdater standartaftale, angiver automatisk ud fra opkrævningsmetoden, hvilken prioritet den nye aftale skal have. Opsætning af aftaleimport/eksportkladde Før du kan indlæse/udlæse aftalerne til/fra NETS eller DBCS, skal kladderne sættes op til det opkrævningssystemet der bruges. Kladderne finder du på placeringen. /Afdelinger/Collection Management/Aftaler Aftale eksportkladde Aftale importkladde Klik på Kladdenavn for at sætte kladden op. Proceduren er ens for import og eksport kladden, men opsætningen skal gøres i begge kladder. Under Opkrævningsaftale Kladdenavne Indtastes et sigende navn i kolonnen Navn eks. EKSPBST. I kolonnen Opkrævningssystem vælges det ønskede system, eks. PBST. Continia Software A/S 13/20

14 I kolonnen Betalingsformskode, vælges den tilhørende kode. I kolonnen Beskrivelse, indtastes en kort beskrivelse af kladden, eks. EksKladde PBST I kolonnen Filnavn, indtastet det ønskede navn på filen det vil blive genereret til Nets. Opret opkrævningskladde For at få adgang til opkrævningskladden, skal den oprettes under Kladdetyper: /Afdelinger/Collection Management/Opsætning Når du opretter Opkrævningskladden, skal du lave en Finanskladdetype der er identisk med den normale NAV indbetalingskladde. Eneste forskel er markering i feltet Elektroniske opkrævninger Den oprettede Opkrævningskladde hedder CollBS i nedenstående eksempel. i. Opkrævnings kladde opsætning For at opsætte opkrævningskladden første gang klikkes der på Opkrævningskladde på følgende placering: /Afdelinger/Collection Management/Collection Management Hvis der er oprettet flere kladde vælges den aktuelle kladde. Eks. CollBS. I båndet, vælges Naviger, hvorefter der klikkes på Opkrævningskladde opsætning. Fanen Generelt I feltet Opkrævningssystem, angives opkrævningssystemet der ønskes at bruges. I feltet Første opkrævningsdatoformel, angives formelen for første opkrævning. Eks. LM+ 1D I feltet Sidste opkrævningsdatoformel, angives formlen for sidste opkrævning, eks. 1M+ LM I feltet Nyt bilagsnr. Pr., angives om du vil have bilagsnr. Pr. linie, kladde eller debitor. I feltet Dan modpost pr., angives om du vil have modpost pr. linie, kladde eller debitor. I feltet Bogfør på dato., angives datoen man ønsker bogføring. Continia Software A/S 14/20

15 Opsætning af Indbetalings Importkladde For at importere dine indbetalinger fra dit opkrævningssystem, kan du benytte dig af Collection Managements Indbet. Importkladde. Den er at finde på placeringen /Afdelinger/Collection Management/Collection Management Før kladden tages i brug skal den opsættes, følg vejledningen nedenfor. På båndet i indbet.importkladden vælger du Naviger, hvorefter du klikker på Opsætning. Opdater status ved import: Hvis der er hak i dette felt, vil systemet automatisk opdatere linjer i Opkrævningskladden, som svarer til det importerede. De andre poster vil forblive importkladden, hvorfra du kan behandle dem. (Bemærk: Det anbefales at man i indkøringsfasen med Collection Management ikke har tjek mark her.) Opkrævningssystem: Du skal her angive hvilket opkrævningssystem (Opkrævningscentral) du benytter. Indbet. Kladdetypenavn: Her angiver du hvilket kladdetypenavn som skal benyttes, når indbetalinger som ikke kan matches med linjer i opkrævningskladden, bliver flyttet over i en indbetalingskladde. Indbet. Kladdenavn: Her angiver du hvilket kladdenavn som skal benyttes, når indbetalinger som ikke kan matches med linjer i opkrævningskladden, bliver flyttet over i en indbetalingskladde. Ret differencer ved opdatering: Hvis dette felt er markeret, vil linjerne i opkrævningskladden automatisk blive opdateret med det korrekte beløb, hvis det opkrævede beløb og det modtagne beløb ikke er ens. Som standard er dette felt markeret. Continia Software A/S 15/20

16 3. Daglig brug af Collection Management Følgende gennemgang tager udgangspunkt i DBCS Leverandørservice. For yderligere information omkring SEPA, henvises til dokumentet 8 SEPA, Opsætning.pfd. Aftale oprettelse / Import af aftaler Her gennemgås oprettelsen af et aftalekort for en enkelt debitor. /Afdelinger/Collection Management/Aftaler Debitornummer: Debitornummer overføres automatisk fra debitoren. Det er dette nummer som opkrævningscentralen vil genkende dine debitorer på. Bemærk! I Danske Bank Collection Service benyttes Debitorgruppe ikke. Det er vigtigt at Status er OK ved aftale oprettelse på Aftale kortet under fanen Generelt. Overførselsstatus Skal Ikke Overføres, Skal Overføres - Aftale er klar til brug. - Aftalen skal sendes til banken via Aftale eksportkladde, for godkendelse. Dagen efter modtages en Aftale gennemført i Aftale import kladden. Denne importeres og aftalen kan så tages i brug. (Se gennemgang af hent aftaler) Hvis der findes opdateringer eller nye aftaler, vil de nu kunne ses i kladden som herunder. Continia Software A/S 16/20

17 Hvis der er markeret et flueben i Overfør kolonne betyder det, at aftalen er klar til opdatering. Hvis fluebenet ikke er sat betyder det, at det ikke var muligt at parre aftalen med en eksisterende debitor i systemet. Det er kun muligt at opdatere aftaler, hvis alle viste aftaler er markeret. I båndet Start klikkes Opdater Aftaler, for at aftalerne få den nye status. Alle opkrævningsaftaler fra importkladden er herefter opdateret. i. Send aftaler For at sende aftaler fra Nav til opkrævningssystemet, kan man fra Aftale eksportkladden få Collection Management til at lave forslag, til aftaler der mangler at blive sendt til opkrævningssystemet. På båndet start i Aftale eksportkladden, klikkes på Lav aftaleforslag Aftale eksportkladden findes på følgende placering /Afdelinger/Collection Management/Aftaler Her ses en aftale på debitor 1 efter at have benyttet funktionen: Lav aftale forslag. Continia Software A/S 17/20

18 Skal aftalen overføres til opkrævningssystemet klikkes på Overfør aftaler ii. Hent aftaler. Når man vil hente aftaler fra sit opkrævningssystem, vælges aftale importkladden Som er placeret. /Afdelinger/Collection Management/Aftaler For at hente aftalerne vælges start på båndet og klikkes importér aftaler. De fremkommende aftaler opdateres i NAV ved at klikke Opdater Aftaler i start fra båndet. Opkræv debitor Efter fakturering af debitor, kan der i opkrævningskladden dannes opkrævningsforslag ved at klikke på Lav forslag i start på båndet. Det er et krav at Debitor posten er påført Betalingformskode + Opkrævningsmetode for at denne kan opkræves i Collection Management. Opkrævningskladden er placeret /Afdelinger/Collection Management/Collection Management Continia Software A/S 18/20

19 Når de ønskede opkrævningslinjer er fundet, godkendes og sendes filerne til opkrævningssystemet, ved at klikke på Godkend og udlæs i start på båndet. Collection Management -> Opkrævningskladde -> Funktion -> Opdater Status For at få status retur på de sendte transaktioner, vælger man på båndet handlinger og klikker på Opdater Status. Herved henter og indlæser man evt. status filer som opkrævningssystemet måtte have. Indlæses en status fil, vil transaktionerne for de relaterede linjer ændres i status til Ekspederes. (Bemærk: Der kan være lidt behandlingstid ved opkrævningssystemet, så vent lidt med at hente status.) (Bemærk: Ved Leverandørservice er det en god procedure at opdatere status.) Modtag Betalingsinfo Dagen efter betalingerne er opkrævet (bogføringsdato), vil der ligge en datafil i postkassen hos opkrævningssystemet. Continia Software A/S 19/20

20 Filen kan hentes og indlæses i Indbet. Importkladden som er placeret: /Afdelinger/Collection Management/Collection Management I importkladden klikkes på Importer indbetalingsfil fra båndet i start. Systemet henter nu filen fra opkrævningssystemet og laver match på alle de indbetalinger, hvor det er muligt. Ved de linjer det ikke er muligt, kan man manuelt matche indbetalingerne med den rigtige debitor post. Betalingerne overføres til opkrævningskladden ved at klikke på Opdater status i opkrævningskladde Overfør betalingerne til opkrævningskladden med: Bogføring af Betalinger Følgende step er at bogføre opkrævningerne som er betalt. Disse linjer vil ses i opkrævningskladde som havende status Betaling Modtaget Sæt filter i opkrævningskladde til Betaling Modtaget. Vælg knappen Bogføring og Bogfør. Continia Software A/S 20/20