Konstituering af fælles LSU og LAU (lige år). Sygefraværsstatistik fra sidste år. Statistikken udsendes i begyndelsen af året til fælles

Transkript

1 Dagsorden til fælles LSU og LAU Mødedato 29. juni 2016 Starttidspunkt Kl Sluttidspunkt Kl Mødested Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler Rugårdsvej 286, 5210 Odense NV Mødelokale Mødelokale 1 Journalnummer Mødedeltagere Afbud Referent Poul Skov Dahl, Hanne Reinhold Dinesen, John Esager Hansen, Susanne Larsen, Lene Iversholt, Thorbjørn H. Jensen, Hanne Vibeke Sørensen, Birgitte Mikkelsen, Niels Rebsdorf, Sussi Skjoldan, Jørgen Jensen, Rikke Teglskov og André Barsøe Jensen. Kirsten Hillman Lene Rausner Dagsordenspunkter Jf. Årshjul for juni fremgår følgende punkter til evt. behandling Budgetopfølgning 1. trimester då. Drøftes ud fra oplæg, der udpeger særligt fokusområde. Konstituering af fælles LSU og LAU (lige år). Sygefraværsstatistik fra sidste år. Statistikken udsendes i begyndelsen af året til fælles LSU og LAU hvis de giver anledning til bemærkninger kan de drøftes i fælles LSU og LAU på dette møde. Udviklingskontrakten afrapportering drøftelse af udvalgte områder. Evaluering af MUS. LSU og LAU hvis de giver anledning til bemærkninger kan de drøftes i fælles LSU og LAU på dette møde. Dagsorden Behandlingstype Referat Handling 1. Dagsorden Til godkendelse 2. Prioritering af dagsorden 3. Konstitureing af fælles LSU og LAU Konstiuering af fælles LSU og LAU gældende for perioden juni juni Jf. forretningsorden består udvalget af, 4 medarbejderrepræsentanter 3 arbejdsmiljørepræsentanter 5 ledelsesrepræsentanter Medarbejderrepr. Suppleanter side 1/4

2 Arbejdsmiljørepr. Suppleanter 4. Budgetopfølgning 1. trimester v. Poul 5. Re-implementering af ledelsesgrundlaget/smartklik 6. Kvalitetssystem v. Thorbjørn Ledelsesrepr. Poul Skov Dahl - Vicedirektør for Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler (formand) Hanne Vibeke Sørensen Akademichef for Ledelses- Akademiet Kirsten Hilllman Chef for Videreuddannelsen Birgitte Mikkelsen Chef for CFU (arbejdsmiljørrepr.) Thorbjørn Hertz Jensen Chef for administrationen Tilbagemelding fra afholdte møder d. 24. maj og 28. juni Orientering om områdeberetning. 7. Arbejdsmiljø Orientering om status afdelingsvis. 8. Åbent punkt Jf. mødet d bedes udvalgets deltagere alle overveje, hvorledes man hver især selv kan bidrage til punktet. 9. Informationer fra a. HSU seneste referat og senest dagsorden Alle kan tage sager på Vedr. punkt 2, 4: Revideret notat om arbejdstid og merarbejde: Her er ændret et afsnit om betalside 2/4

3 Bilag - Referat af te pauser. Det skal drøftes i LSU hvordan vi sikrer, at uddannelsesfaglige medarbejdere får dette. Vedr. punkt 7: Effektiviseringer Erik Knudsen redegjorde via dias hvordan den foreløbige byrdefordeling for 2017, fordeles mellem områderne. Heraf fremgår det, at der skal ske et forhøjet overskudskrav til KomU. I referatet fra HSU kommer det til at fremgå, at de lokale LSUer skal drøfte dette. Vedr. punkt 9: lokale kvalitetsdrøftelser - (Og punktet hænger sammen med punkt 11. institutionsakreditering) b. HAU seneste referat og senest dagsorden Bilag Referat af c. Bestyrelse 10. Nye reviderede politikker/retningslinjer i UCL Skriftlig orientering Cirkulære Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer (OAO) nu/love%20regler%20og%20aftale r/circular/2016/~/media/circular/ 2016/ ashx Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Lærernes Centralorganisation og CO10 nu/love%20regler%20og%20aftale r/circular/2016/~/media/circular/ side 3/4

4 2016/ ashx 11. Korte punkter Orientering 12. Foreløbige punkter til næste møde 13. Eventuelt 14. Evaluering af mødet Evaluering Politikker/retningslinjer Politik for ansættelse, fastholdelse og se Retningslinjer for ring %20Retningslinjer.pdf Kommende møder i 2016 D. 16. september kl (HSU d. 26. september og HAU 7. september ) D. 10. november kl (HSU d. 7. november og HAU 30. november) D. 8. december kl (HSU d. 5. december) side 4/4

5 Referat til HSU Mødedato Mandag den 6. juni 2016 Starttidspunkt Kl. 13:00 Sluttidspunkt Kl. 16:00 Mødested Blangstedgårdsvej 4, 5240 Odense SØ Mødelokale D1.03 Deltagere: Medarbejderrepræsentanter: Jesper Zimmer Wrang TR for AC Læreruddannelsen på Fyn (næstformand) Helle Waagner - TR for AC - Pædagoguddannelsen i Jelling Poul Danchell TR DS - Administrationsbachelor- og Socialrådgiveruddannelsen Lillie Marie Reilly TR for BF - Biblioteket Finn Marlet deltog i stedet for Brit Sander Bruun TR for EFT Ergoterapeutuddannelsen Lene Iversholt TR for AC KomU og F&U Karin Jensen Bryderup TR for AC Pædagoguddannelsen på Fyn Ledelsesrepræsentanter: Afbud: Erik Knudsen Rektor (Formand) Steffen Svendsen - Prorektor Søren Pedersen Vicedirektør Leila Pedersen TR for HK Blangstedgårdsvej Poul Skov Dahl - Vicedirektør Fraværende (pga. sygdom): Kristian Paaske, TR for DSR Sygeplejerskeuddannelsen i Odense Hanne Reinhold Dinesen TR for HK Tværgående Uddannelsesudvikling og Center for Undervisningsmidler Til stede: Pkt.6: Økonomichef Lars Valentin Lund Pkt. 9 og 11: Vicedirektør Ulla Refstrup Mulbjerg Ordstyrer: HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Sekretariatsbetjening: Lene Synnøve Andersen HR-juridisk konsulent side 1/10

6 Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden (kl ) Opfølgning fra sidste møde (kl ) Ph.d.-forløb for ansatte ved University College Lillebælt 2. Ansættelses- og fratrædelsespolitikken 3. Ny sygemeldingsprocedure for Pædagogiske og Samfundsfaglige Uddannelser 4. Notat og arbejdstid og merarbejde 3. Konstituering af HSU (kl ) Ph.d.-forløb for ansatte ved University College Lille... 4 bælt (kl ) Ny sygemeldingsprocedure for Samfundsfaglige og... 5 Pædagogiske Uddannelser (kl ) Budgetopfølgning pr. 30. april 2016 (kl ) Effektiviseringer (kl )... 6 Pause, kl Udviklingskontrakten drøftelse af udvalgte områder (kl ) Opsamling på lokale kvalitetsdrøftelser (kl ) Evaluering af MUS (kl ) Status på institutionsakkreditering (kl ) Nyt fra HAU (skriftlig orientering) Nye/reviderede politikker/retningslinjer/hjemmelgrundlag (skriftlig orientering) Korte punkter (kl ) Julegaver 2. Mødedage Eventuelt (kl )... 9 Foreløbige punkter til næste HSU-møde..10 side 2/10

7 1. Godkendelse af dagsorden Der blev budt velkommen til nye medlemmer af HSU. Medarbejdersiden ønskede drøftelse omkring fastlæggelse lektionsplan på NBA (under Eventuelt) HSU godkendte dagsordenen. Trivselsmåling og medieomtale på Læreruddannelsen Steffen Svendsen gav en mundtlig orientering om trivselsmåling på Læreruddannelsen og medieomtalen. Trivselsundersøgelsen behandles i et trivselsudvalg. Trivselsundersøgelsen adskiller sig fra andre trivselsundersøgelser i det øvrige UCL i negativ retning, og peger på betydelige trivselsproblemer, som bl.a. knytter sig til samspillet mellem ledelse og medarbejdere. Trivselsundersøgelsesudvalget har mødtes efter denne er offentliggjort for medarbejderne og har været omtalt i Fyns Stiftstidende. UCL har beklaget offentliggørelsen i Fyns Stiftstiende. Der foregår p.t. opfølgning på Læreruddannelsen med støtte fra Impaq (erhvervspsykologer). De gennemfører en samtale med samtlige medarbejdere, hvor resultaterne fra trivselsundersøgelsen kan blive uddybet yderligere. Processen løber til den 14. juni Den 29. juni 2016 offentliggøres resultaterne på et stormøde på Læreruddannelsen. Ledelsen vil med afsæt i Impaqs anbefalinger tage beslutninger om den videre proces på baggrund af de anbefalinger, som undersøgelsen vil pege på, og efter at det har været drøftet med trivselsudvalg og medarbejdere. 2. Opfølgning fra sidste møde 1. Fremtidige vilkår for ph.d'ere ansat ved UCL (se punkt 4) 2. Ansættelses- og fratrædelsespolitikken er justeret jf. drøftelse på HSU-møde den 14. marts Ny sygemeldingsprocedure for samfundsfaglige og pædagogiske uddannelser (se punkt 5) 4. Notat og arbejdstid og merarbejde er justeret jf. drøftelse på HSU-møde den 14. marts 2016 Præciseringen vedr. pauser er udmeldt til lederne, som tager den videre drøftelse med til LSU. Handlepunkter: HSU gives en tilbagemelding om indhold i udmeldingen til lederne. Konklusion: HSU tog opfølgningerne til efterretning. 3. Konstituering af HSU side 3/10

8 Konklusion: HSU godkendte konstitueringen af HSU - gældende for perioden juni juni Ph.d.-forløb for ansatte ved University College Lille bælt Prorektor Steffen Svendsen orienterede om de fremadrettede rammer og kriterier for prioritering af ph.d. forløb for medarbejdere i UCL. Bilag 4.1 er en justering af notatet om ph.d.-forløb, der blev drøftet på sidste HSU-møde. Bilag 4.1 handler om prioriteringsproblematikker i forbindelse med igangsættelse af ph.d.-forløb. Der indgår flere elementer i vurderingen. Herudover er der en individuel dimension i vurderingen. Muligheden for løntillæg ved erhvervelse af ph.d. blev drøftet. Der er ikke defineret et fast tillæg når en medarbejder har gennemført af en ph.d.-uddannelse, og det er der ikke planer om at ændre på. Medarbejdernes samlede løn afspejler en samlet sum af kompetencer og erfaringer. Der er ikke overblik over, hvor mange medarbejdere, der har gennemføret en ph.d.- uddannelse, der dels bliver i UCL, dels kommer tilbage i deres afdeling. Det er en vigtig strategi, at fastholde de medarbejdere, som får finansieret en ph.d. Medarbejdersiden foreslog, at der udarbejdes en statistik over evnen til at fastholde medarbejdere med ph.d. i UCL. Medarbejdersiden påpegede det problematiske i, at prioriteringsdokumentet lægger op til, at der skal være afklaret ekstern finansiering for at en protokol kan godkendes (dvs. for at et ph.d.-forløb kan iværksættes), mens eksterne finansieringskilder omvendt ofte betinger sig af en godkendt protokol som forudsætning for at bidrage med midler. Det udlægges til den ansvarlige vicedirektør at vurdere, om UCL vil stille den nødvendige økonomiske garanti i enkeltprojekter, hvor dette er et problem. Endvidere blev det drøftet, om UCLs præ-ph.d.-strategi er tilstrækkelig udfoldet, dels mht. bibliotekssupport i forbindelse med licenser til forskningsdatabaser, dels mht. arbejdstid til medarbejderens ansøgningsproces. Dette skal behandles videre. Synspunkterne vil blive medtaget i det videre arbejde. Handlepunkter: Bilag 4.1 tilrettes 1.side, 8. afsnit, 4. linje..den forbindelse vigtigt, at (tilføjes: alle ansatte herunder ) nyansatte. Oversigt over, hvorvidt medarbejdere, der opnår en ph.d.-grad fortsat er ansat i UCL. Konklusion: HSU drøftede bilag 4.1, og tog hovedindholdet til efterretning. Samtidig ønskes der udarbejdet en oversigt over, hvorvidt de ph.d.-uddannede fortsat er ansat i UCL. side 4/10

9 5. Ny sygemeldingsprocedure for Pædagogiske og Samfundsfaglige Uddannelser Rektor Erik Knudsen beklagede processen i forbindelse med forsøgsordningen omkring sygefravær, og understregede, at dette ikke vil ske igen. Erik Knudsen forslog, at der i forbindelse med evalueringen af forsøgsordningen vil være essentielt at undersøge: Hvordan virker de lokale retningslinjer for sygefravær? Hvordan opleves de lokale retningslinjer for sygefravær? Fremadrettet vil proceduren for lokale retningslinjer, der tager afsæt i centrale retningslinjer, blive drøftet i UCLs samarbejdsorganer. Opnås der ikke enighed, og fastholder ledelsen ønsket om justering af en given politik, kan ledelsen vælge at opsigelse politikken efter de gældende bestemmelser. Denne tilgang vil dog ikke være ledelsens udgangspunkt. Der kan dog ikke besluttes lokale retningslinjer, der ikke er i overensstemmelse med centrale politikker. Medarbejdersiden fastholdte deres utilfredshed med processen, samt oplevelsen af, at forsøgsordningen i udbredt grad opleves negativt af medarbejderne. Ledelsen fastslog, at der med tiltaget ikke er tale om kontrol af medarbejderne, men et ønske om at understøtte muligheden for en hurtigt tilbagevenden til arbejdet. Medarbejdersiden fastholdt forslag om, at lignede tiltag, alene kan ske ved enighed mellem ledelses- og medarbejdersiden. Handlepunkter: Forsøgsordningen omkring sygefravær drøftes videre i LSU for de Samfundsfaglige og Pædagogiske Uddannelser mhp. at foretage vurdering af forsøgsordningens enkeltelementer. Der følges op i HSU. Erik Knudsen og Jesper Zimmer udarbejder forslag til fremadrettede muligheder for lokale afvigelser til central bestemte UCL politikker (udarbejdes i indeværende uge). Konklusion: HSU drøftede processen i forbindelse med ændring af proceduren for opfølgning på sygefravær på de Samfundsfaglige og Pædagogiske Uddannelser. Medarbejdersiden kunne ikke tage det aktuelle tiltag til efterretning. Dette drøftes videre i LSU for de Samfundsfaglige og Pædagogiske Uddannelser 6. Regnskab pr. 30. april 2016 Økonomichef Lars Lund fremlagde med afsæt i bilag 6.1 og PoverPoint (fremsendes med referatet) regnskab pr. 30. april Der ses en positiv budgetafvigelse på 0,7 mio. kr. (resultat: 3,2 mio. budget 2,9 mio. kr.) bedre end budget. Der ses særlig en negativ budgetafvigelse på de Pædagogiske og side 5/10

10 Samfundsfaglige Uddannelser, hvilket skyldes et lavere aktivitetsniveau end budgetteret samt manglende fordeling af MOVE og forskningsmidler. Herudover ses en negativ budgetafvigelse på 3,2 mio. kr. for Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler. De øvrige grunduddannelser samt F&U har positive budgetafvigelser. Der ses en positiv budgetafvigelse for Ledelse, Administration og Bygninger, hvilket primært skyldes manglende periodiseringer. Medarbejdersiden bemærkede, at den sene udsendelse af materialet, ikke er tilfredsstillende. Konklusion: HSU drøftede budgetopfølgning pr. 30. april 2016, og tog orienteringen det til efterretning. 7. Effektiviseringer Rektor Erik Knudsen orientereder med afsæt i bilag 7.1. om effektiviseringsprogrammet. Det har pga af sygdom ikke været muligt at operationalisere besparelser for de Pædagogiske og Samfundsfaglige Uddannelser. Punktet drøftes på næste LSU-møde for området. Herudover vil det være en højt prioriteret opgave for den kommende vicedirektør. På Sundhedsuddannelserne hentes besparelserne på udprøvning, prøveformerne samt driftomkostninger. Det bemærkedes, at der effektiviseringsprogrammet også vil blive drøftet i de lokale LSU ere. Handlepunkter: Effektiviseringsprogrammet drøftes på næste møde i LSU for de Pædagogiske og Samfundsfaglige Uddannelser Konklusion: HSU tog orienteringen til efterretning. 8. Udviklingskontrakten drøftelse af udvalgte områder Prorektor Steffen Svendsen orienterede om afrapportering af udviklingskontrakten. Udviklingskontrakten for 2015 indeholder i alt 22 mål, hvoraf 15 mål er opfyldt, 3 mål vurderes delvist opfyldt, og 4 mål vurderes som værende ikke opfyldt. Målopfyldelsen for 2015 betragtes alt i alt som tilfredsstillende på en række centrale parametre. Nedenstående mål, er der lavet handlingsplan for: Bedre uddannelsesgennemførelse/fastholdelse side 6/10

11 Mobiliseringsbalance Der blev drøftet, hvorledes uddannelsernes ledighedstal analyseres herunder initiativer for at imødegå opfyldelse af målene fremover. Konklusion: HSU tog afrapporteringen på udviklingskontrakten til efterretning og drøftede målindfrielsen med fokus på de ikke-opfyldte mål. 9. Opsamling på lokale kvalitetsdrøftelser Vicedirektør Ulla Mulbjerg orienterede om arbejdsgruppens (Erik Knudsen, Ulla Mulbjerg, Jesper Zimmer og Finn Marlet) arbejde med opsamling af tilbagemeldingerne fra LSU erne. HSU drøftede nedenstående to generelle aspekter til LSU erne, som er ansvarlige for beslutning og initiering af evt. indsatser: 1. Hvordan fremmes medarbejdernes kendskab og ejerskab til UCL s kvalitetsmålingssystemer? Udarbejdelse af kommunikationsplan. Styrke synligheden af UCL s kvalitetssystemer gennem. Styrke medarbejdernes oplevelse af involvering 2. Hvordan styrkes medarbejdernes oplevelse af kvalitet ved udførelsen af deres arbejdsopgaver, bl.a. mht. uklar sammenhæng mellem UCL-kvalitetssystemerne og den oplevede virkelighed i afdelingerne og uklare snitflader set ift. samarbejde med andre afdelinger? Der blev nævnt forskellige forslag: Årlig kvalitetskonference Vigtig at opsamle lokale initiativer Blive bedre at relatere undervisernes virkelighed. Handlepunkter: HSU drøftede nedenstående to generelle aspekter til LSU erne, som er ansvarlige for beslutning og initiering af evt. indsatser: 1. Hvordan fremmes medarbejdernes kendskab og ejerskab til UCL s kvalitetsmålingssystemer? Udarbejdelse af kommunikationsplan Styrke synligheden af UCL s kvalitetssystemer gennem. Styrke medarbejdernes oplevelse af involvering 2. Hvordan styrkes medarbejdernes oplevelse af kvalitet ved udførelsen af deres arbejdsopgaver, bl.a. mht. uklar sammenhæng mellem UCL-kvalitetssystemerne og den oplevede virkelighed i afdelingerne og uklare snitflader set ift. samarbejde med andre afdelinger? side 7/10

12 Der blev nævnt forskellige forslag: Årlig kvalitetskonference Vigtig at opsamle lokale initiativer Blive bedre at relatere til undervisernes virkelighed Konklusion: HSU drøftede tilbagemeldinger fra de lokale kvalitetsdrøftelse,r og tog disse til efterretning. 10. Evaluering af MUS Konklusion: HSU tog orienteringen til efterretning. 11. Status på institutionsakkreditering Vicedirektør Ulla Mulbjerg orienterede med afsæt i PowerPoint (udsendes med referatet) om status på institutionsakkrediteringen. UCL har bekræftet ønsket om at påbegynde institutionsakkreditering i 2017, og indledt samarbejdet med Akkrediteringsinstitutionen om forløbet. Konklusion: HSU tog orienteringen til efterretning. 12. Nyt fra HAU (skriftlig orientering) Udsendes med referatet se nedenfor. Indflytningen i UCL Campus Odense I forbindelse med indflytningen i UCL Campus Odense har arbejdsmiljøorganisationen teableret et campuskorps, der i de første tre dage efter indflytningen, skal hjælpe kolleger med praktiske spørgsmål. Korpset vil være synlige flere steder på Campus fra kl. 9 til 14, og de kan kendes på de gule veste. Møde for arbejdsmiljørepræsentanterne Arbejdsmiljørepræsentanterne har holdt et møde, hvor de konstituerede et netværk for gruppen. Møderne skal bruges til, at nuancere behandlingen af dagsordenspunkterne på et kommende Hau-møde samt vidensdele og netværke. Fremadrettet holder gruppen møder ugen op til ordinære HAU-møder. Lone Petersen, som er næstformand i HAU, er formand for gruppen af arbejdsmiljørepræsentanter, Valg af metode for arbejdsmiljødrøftelsen 2015 og evaluering af trivselsmålingen 2014 Der har været møde i hovedarbejdsmiljøudvalget den 1. juni Nedenstående to punkter fremhæves fra mødet: HAU vedtog, at den fælles arbejdsmiljødrøftelse 2016 gennemføres ved et to-timers møde. Der er behov for et fælles afsæt for det kommende års arbejdsmiljøarbejde, som side 8/10

13 den lokale planlægning af arbejdsmiljøarbejdet, udover de lokale forhold, kan tage udgangspunkt i. HAU besluttede, at både effekten og processen omkring den fælles APV og trivselsmåling evalueres efter den næste trivselsmåling/apv i foråret Evalueringen gennemføre i de lokale arbejdsmiljøudvalg og sammenlagte udvalg. 13. Nye/reviderede politikker/retningslinjer/hjemmelgrundlag (skriftlig orientering) Cirkulærer: Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer (OAO) Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Lærernes Centralorganisation og CO10 Politikker/retningslinjer: Politik for ansættelse, fastholdelse og fratrædelse Retningslinjer for rekruttering 14. Korte punkter 1. Julegaver I forbindelse med de fremtidige effektiviserings-krav, har ledelsen i UCL besluttet, at prioritere tilskud til medarbejdernes julefrokost frem for julegaver. Begrundelsen for denne prioritering er, at tilskud til julefrokosten har til formål at fremme det kollegiale sammenhold på tværs af afdelingerne i UCL. Således gives fremadrettet et fast tilskud pr. medarbejder, der deltager i den årlige juleforkost, mens julegaver til medarbejderne ophører, og derfor ikke gives i forbindelse med julen Konklusion: HSU tog orienteringen til efterretning. 2. Mødedage 2017 Fra 2017 vil møder i HSU, afvikles på tirsdage, dog uændret tidspunkt (kl ). Konklusion: HSU tog orienteringen til efterretning. 12. Eventuelt side 9/10

14 TILFØJET UNDER PKT. 1: Ved indflytning på Niels Bohrs Alle, fremgår det af lektionsplanen for de studerende, at frokostpausen har en varighed på 45 min. samt lektioner frem til kl Udgangspunktet er taget med logistiske afsæt. Medarbejdersiden bemærkede, at muligheden for så sene lektioner, ikke er optimalt for læringen samt kan evt. give problemer for nogen studerendes som følge andre forhold (f.eks. børn). Lektionsplanen evalueres efter 1. semester på Niels Bohrs Alle. Næste møde: Den 26. september 2016 (Vestre Engvej) Godkendelse af dagsorden Opfølgning fra sidste møde Opfølgning på temadrøftelsen ( ) vedr. implementering af ledelsesgrundlaget (udsat fra HSU-møde den ) Temadrøftelse Kompetencestrategi (arbejdsgruppe) Politik for ansvarlig forskning Nyt fra HAU Nye/reviderede politikker/retningslinjer /hjemmelgrundlag Korte punkter Opgørelse af studentermedhjælpere (aftalt i HSU ) Interne kombinationsansættelser Retningslinjer for fejring ved fratrædelse til pension Eventuelt side 10/10

15 Budgetopfølgning for perioden 1/1 til 30/4 2016

16 Budgetopfølgning for perioden 1/1 til 30/ Mio. kr. Realiseret Budget Afvigelse Overskud 3,6 2,9 0,7 Fordelt på hovedområder Resultat Budget Afvigelse Grunduddannelser -2,5 0,8-3,3 Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler 3,2 6,3-3,1 Forskning og Udvikling 1,6-1,7 3,3 Ledelse, administration og bygningsdrift 1,3-2,5 3,8 Samlet budgetafvigelse 3,6 2,9 0,7

17 Grunduddannelserne Resultat Budget Afvigelse Pædagogisk og Samfundsfaglige -4,0-1,1-2,9 Udd Sundhedsuddannelser l 1,3 2,1-0,8 Tværgående Uddannelsesudvikling 0,2-0,2 0,4 Grunduddannelser i alt -2,5 0,8-3,3 Pædagogisk og samfundsfaglige uddannelser: Negativ budgetafvigelse for uddannelserne med undtagelse af Pædagoguddannelsen Odense og Svendborg. Stå indtægter mindre en budget. Personale- og driftsomkostninger mindre end budget, inkl. løn til fratrådt vicedirektør Salg af timer mindre en budget, Move og forskningsaktiviteter Sundhedsuddannelserne: Stå indtægter, personale- og driftsomkostninger på niveau med budget Salg af timer mindre en budget, Move og forskningsaktiviteter Tværgående Uddannelsesudvikling: Færre driftsomkostninger end budget. Ikke indtægtsført midler fra likvidation af Kerteminde Kunst og Håndarbejderskole

18 Budgetopfølgning for perioden 1/1 til 30/ Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler: Overskud på 3,2 mio. kr., negativ budgetafvigelse på 3,1 mio. kr. Mindre aktivitet i eftervidereuddannelsen, diplom, fagspecifikke kurser og indtægtsdækket virksomhed. Mindre omsætning og færre personale- og driftsomkostninger. I alt 2,1 mio. mindre end budget. CFU negativ budgetafvigelse på 1 mio. kr. Indtægter på niveau med budget, mens driftsomkostninger er 0,8 mio. kr. større end budget. Reduktion i CFU tilskud fra efteråret 2016 er ikke indregnet. Indregnes fra efteråret 2016 Forskning og Innovation: Positiv budgetafvigelse på 3,3 mio. kr. Heraf udgør videncentrene 0,7 mio. kr. Resterende budgetafvigelse på 2,6 mio. kr. skyldes ikke igangsatte uddannelsesspecifikke udvikling og forskningsreserven, der ikke er udmøntet til konkrete projekter Midler til P. hd. følger budget.

19 Budgetopfølgning for perioden 1/1 til 30/ Ledelse, administration og bygningsdrift Positiv budgetafvigelse på 3,8 mio. kr. Væsentligste afvigelse er Fælles puljer, positiv afvigelse på 2,5 mio. kr. Skyldes at Move ikke er igangsat, samt mindre forbrug på direktionens pulje. Øvrige afvigelser skyldes hovedsageligt periodeforskydninger Omkostninger til ombygning af Niels Bohrs Alle påvirker ikke budgetopfølgningen Reduktion af institutionstilskuddet som følge af stats indkøbsfase 10 er indregnet med en 0,16 mio. kr. i hovedområdet.

20 Budgetopfølgning for perioden 1/1 til 30/4 2016

21 Institutionsakkreditering HSU Orientering v. Ulla Mulbjerg

22 Tidsplan institutionsakkreditering UCL 2017 Periode Aktivitet 2017 Maj Panel i høring hos UCL 25. juni 2017 Indsendelse af selvevalueringsrapport September Første institutionsbesøg Sept./ okt. Panel fastlægger audit trails Okt./ nov. UCL dokumenterer audit trails (5-6 uger) 2018 April-maj Rapportudkast i høring hos UCL Sommer/efterår Rapport til Akkrediteringsrådet og offentliggøres Sommer/efterår Akkrediteringsrådet træffer afgørelse

23 Væsentligste indsatser 2016 Justering af Kvalitetssystem pba første hele gennemførelse af kvalitetsområderne Tidsplan ift uddannelsesberetninger Anvendelse og formidling af data Kvalificering af vejledning til beretninger Samlet redigering og formidling af Kvalitetshåndbogen 1 sektion: Samlet præsentation af Kvalitetssystemet henvendt til alle uddannelsesfaglige medarbejdere og ledere i UCL. Tydeliggørelse af kvalitetssikringens formål (herunder opfyldelse af AI krav), organisering og sammenhæng mellem forskellige processer og elementer i kvalitetssikringen. Årshjul og illustrationer. 2 sektion: Opslagsegnet (opdateret) håndbog henvendt til alle medarbejdere og ledere med opgaveansvar i kvalitetssikringen. Opdatering af alle krav og processer, inkl. links til alle underliggende vejledninger og skabeloner. Præsentation af Kvalitetssystemet på og Implementering på uddannelsesudbud mhp kendskab og ejerskab

24 Udvikling af manglende elementer Evaluering af hele uddannelser : Udkast til koncept er dagsordensat i Kvalitetsgruppen pilot gennemføres E2016, 2. pilot gennemføres F2017 Koncept til sikring af vidensgrundlag/videnskapacitet (Kriterium III Videngrundlag). Udkast til koncept er dagsordensat i Kvalitetsgruppen

25 Møde i Hovedarbejdsmiljøudvalget Dagsorden Mødedato 1. juni 2016 Starttidspunkt Kl Sluttidspunkt Kl Mødested Blangstedgårdsvej: L1.13 Til stede: Carsten Vikkelsøe, HR og Kommunikationschef Lone Petersen, IT-medarbejder, IT Anders Nørgaard, Uddannelseschef, Pædagoguddannelsen på Fyn Lena Busch Nielsen, Uddannelseschef, Sygeplejerskeuddannelsen Michael Bonrud Helleskov var til stedet under punkt 6 Afbud: Tone Bernchou, Lektor, Bioanalytikeruddannelsen Referent: Signe Nancke, HR-konsulent, HR og Kommunikation side 1/6

26 1. Temadrøftelse 1.1 Lones oplæg Lone Hougaards oplæg: Vejen til en ny arbejdskultur i Campus Vejle. (INDSÆT LIMK) Lone Hougaards tidligere oplæg: Arbejdsmiljømæssige aspekter i campusdannelse se 1.2 Spørgsmål til Lone Hougaards oplæg: I Vejle snakkede man om at indføre Wayfinding. Endte man med en elektronisk løsning? - Der er ikke indført en elektronisk løsning i Vejle. Det er ikke realistisk at nå at indføre en elektronisk løsning i Odense samtidig med de andre opgaver It varetager i den proces.. Lone Hougaard uddybede løsningen vedrørende spisning udenfor kantinen. - I Vejle accepteres, at man spiser i personaleområder udenfor kantinen, men det foregår ikke afdelingsvist. Hvordan fungerer det med ratiofordelingen? - Ratioen på antal arbejdspladser slår til i Vejle. Man sidder ikke altid samme sted, men der er arbejdspladser nok. Har du gjort dig nogen tanker om hvilke anderledes udfordringer man kan få ved sammenflytningen i Odense i forhold til Vejle? - I Vejle var det kun er to uddannelser, der flyttede ind som også var på samme adresse i forvejen.. Selve flytteprocessen er meget større, og der vil være flere kulturer der skal interagere. Hvordan har det fungeret at der ikke er en reception i Vejle? - I dag gør man meget ud af at informere sinegæster om hvordan de finder frem til lokalet man skal mødes i, og hvordan de kan parkere. Derudover er der infotavler. Flere medarbejdere udtrykker, at de glæder sig til det tværfaglige samarbejde, men det er centralt, at ledelsen og de studerende anerkender, at ting tager tid, fordi man drifter, samtidig med man er i en flytteproces. Det kan stresse undervisere, når man føler, at man ikke levere en ordentlig kvalitet pga. tidspres. De studerende skal også klædes på til at vise forståelse for situationen. - Alle medarbejdere har høje krav til kvaliteten af deres arbejde. Den ledelsesmæssige opbakning og forståelse for at ting tager tid er vigtig. Vi er hinandens arbejdsmiljø, og derfor må man vise forståelse for samt hjælpe hinanden, når der er behov for det. Der skal informeres om processen på alle niveauer, også overfor de studerende, og i dagligdagen er det centralt, at underviserne tager et medansvar for at sikre de studerendes forståelse for processen. side 2/6

27 1.3 Åben drøftelse Hvad skal vi være opmærksomme på i forbindelse med processen? - Det er vigtigt, det af ledelsen anerkendes, at medarbejderne er nødt til at prioritere deres opgaver, fordi man drifter samtidig med organisationen er i en flytteproces. - Få de studerende som medspillere. - Det er centralt at de frustrationer man kan have ikke transformeres ind i de studerendes rum. Man kan godt italesætte det blandt de studerende, men det er vigtigt at fremlægge dem i et problemløsende perspektiv. - Have en plan B hvor det er muligt - Vigtigt at forberede studerende og medarbejdere på at der vil være noget der ikke virker fra dag 1. - Det er vigtigt med et højere informationsniveau end vanligt, - Anvende mails som kommunikationskanal fremfor mit.ucl.dk i den kommende tid, fordi informationen om flytteprocessen er meget vigtigt. - Alle vigtige informationer om flytteprocessen kommunikeres videre, så snart den er tilgængelige. - Vigtigt at man forholder sig til vandrørssnakken, og prøve at aflive myter så snart det er muligt. - Vigtigt at man anerkender at alle gør sit bedste. - Lave en kampagne med budskabet om have respekt for hinanden og hinandens jobfunktioner. Hvordan kan AMO understøtte vejen frem mod et godt psykisk arbejdsmiljø? - Arbejdsmiljørepræsentanterne danner et campuskorps. - Det er vigtigt at frustrationer bringes ind i de rum der er skabt til det, så der kan handles på dem. Det er alles ansvar at det sker. - Være ærlige om, at man har behov for at være lidt overbærende da ikke alt vil virke fra dag 1. - Vi skal tage ansvar for at aflive myter og urigtige informationer. - Sende information ud om det som arbejdsmiljøorganisationen gør på området f.eks. om campuskorpset. side 3/6

28 2. Godkendelse af dagsorden og punkter til eventuelt Bemærkninger til dagsordenen: Ingen Punkter til eventuelt: Ingen 3. Valg af metode for arbejdsmiljødrøftelsen Konklusion HAU besluttede, at der skal gennemføres en central arbejdsmiljødrøftelse ved et totimers møde i november Opfølgning HAUs sekretariatsbetjening indkalder til mødet 4. Metode til evaluering af trivselsmålingen 4.1 Konklusion Efter næste kombinerede trivselsmåling og APV i foråret 2017 drøftes processen samt effekten af trivselsmålingerne i de lokale udvalg. Der er ønsket tydelighed omkring procesplanen for trivselsmålingen. Her linkes til den gældende procesplan (se dagsorden), som HAU har godkendt ved mødet den 27. maj Dagsorden Referat Derudover henvises til beskrivelse på side 4/6

29 5. Opfølgning på internat 5.1 Konklusion De tiltag arbejdsmiljøorganisationen har igangsat, for at skabe de bedste betingelser for et godt psykisk arbejdsmiljø på vejen mod et nyt UCL Campus Odense skal synliggøres for hele organisationen. 5.2 Opfølgning HAUs sekretariatsbetjening skal synliggøre udmøntning af værdierne i arbejdsmiljøarbejdet på mit.ucl.dk. HR og Kommunikation udarbejder en nyhed om campuskorpset 6. Udearealer på Niels Bohrs Allé Michael Bonrud præsenterede planen. Han fremhævede, at der arbejdes på, at etablere en multibane samt et naturfitnessområde som må anvendes af studerende og medarbejdere Der er ikke planlagt støjende aktiviteter i gårdhaverne i sydfløjen, som kan forstyrre arbejdsroen trods eventuelle åbne vinduer. Medarbejderne ønsker en mulighed for at kunne spise frokost, holde walk and talkmøder samt arbejde udenfor gerne tæt på nordfløjen. Der er terrasser med borde og grønne områder bag sydfløjen, men gårdhaverne ved nordfløjen er ikke renoveret. Det forventes, at lovkrav til udefaciliteterne samt adgangen til disse overholdes. 7. Orientering A: indberetning i skadeindberetningssystemet v. Carsten Vikkelsøe Der er fulgt op på anmeldte skader. B: Kampagne om muskel-skeletsmerter v. Lone Petersen Der er en gruppe studerende fra fysioterapeutuddannelsen, der arbejder på materiale til kampagnen. side 5/6

30 8. Eventuelt Ingen punkter blev behandlet. 9. Highlights 9.1 Sagsfremstilling Følgende emner fra det aktuelle HAU-møde bliver lagt på mit.ucl.dk, og sendes til de lokale arbejdsmiljøudvalg. Punkter: 1. Valg af metode for arbejdsmiljødrøftelsen Metode til evaluering af trivselsmålingen 3. Samarbejdet i arbejdsmiljøorganisationen Opfølgning på internatet 9.2 Konklusion Hovedarbejdsmiljøudvalget vedtog ovenstående highlights uden bemærkninger: side 6/6