WEB OG DIGITALE PLATFORME. EVENT, REKRUTTERING OG OMDØMME. INTERN KOMMUNIKATION. EKSTERN KOMMUNIKATION.

Transkript

1 AU KOMMUNIKATION WEB OG DIGITALE PLATFORME. EVENT, REKRUTTERING OG OMDØMME. INTERN KOMMUNIKATION. EKSTERN KOMMUNIKATION. MÅL OG OPGAVEBESKRIVELSER WEB OG DIGITALE PLATFORME Aarhus Universitet har en overordnet mission om at dele sin viden med samfundet og en vision om at være et toneangivende, globalt orienteret universitet med et stærkt engagement i samfundsudviklingen. Derfor har Aarhus Universitet brug for et professionelt web, som kan betjene de mange interne og eksterne målgrupper og samtidig konkurrere med de bedste udenlandske universiteters hjemmesider. Hjemmesiden tilbyder fælles indgange til universitetets ydelser for fx erhvervslivet og pressen, og er således et centralt omdrejningspunkt i universitetets bestræbelser på at samarbejde og videndele med det omkringliggende samfund. Hjemmesiden er universitetets vigtigste værktøj i forhold til rekruttering af både nye studerende, ph.d.-studerende og medarbejdere. Endeligt er hjemmesiden den centrale platform, når det gælder formidling af forskning i både tekst, billede og lyd. Hjemmesiden er et dagligt arbejdsredskab for både studerende og ansatte. Forskerne kan via deres personlige hjemmesider udstille deres forskningsresultater, og de studerende bruger fx AU kortet på deres smartphone for at finde vej rundt på campus eller kursuskataloget til at tjekke deres skema. Endeligt er det muligt for både forskere og studerende at abonnere på nyheder via hjemmesiden og dermed holde sig orienteret om ændring i regler, it-drift og fx deadlines for eksamenstilmelding. Afdelingen for web og digitale platforme er sat i verden for at lede udviklingen af strategien for universitetets hjemmeside og implementere den. Desuden er det afdelingens opgave at sikre et velfungerende samspil mellem universitetets hjemmeside og andre digitale platforme for kommunikation - fx nyhedsbreve, videoplatforme og sociale medier. Afdelingen er samtidig ansvarlig for at understøtte det strategiske arbejde med intern og ekstern kommunikation samt rekruttering i de tre afdelinger i backoffice og i de fire frontoffices. Dette gøres dels ved at knytte medarbejderressourcer specifikt til disse ansvarsområder, dels ved at sikre en klar og tydelig overordnet informationsarkitektur for hjemmesiden. Arbejdet bakkes op via en prioriteret indsats indenfor kvalitetssikring af AU web gennem digital governance, løbende udarbejdelse af webstatistikker og brugertest. Afdelingen har systemejerskab for en række digitale systemer og har ansvar for, med udgangspunkt i brugernes behov, at sikre prioritering og udvikling af funktionalitet til disse. Afdelingen yder 2. level support til systemerne til både administrationens fælles afdelinger og til de 4 hovedområder.

2 Afdelingen arbejder tæt sammen med de øvrige afdelinger i AU KOM med at sikre, at både den interne og den eksterne kommunikation samt rekruttering fremstår målrettet og harmonerer med den overordnede strategi. OPGAVEOVERSIGT WEB OG DIGITALE PLATFORME Strategi og informationsarkitektur - Overordnet ansvar for og udvikling af AU s webdesign - Drift - Skabeloner Governance Ansvar for at sikre, at universitetets hjemmeside i sit udtryk og i kvaliteten af dens indhold lever op til både brugernes forventninger og universitetets strategiske mål. Specielt ansvar i forbindelse med Universitetets øverste sider (au.dk, medarbejdere.au.dk, studerende.au.dk, phd.au.dk samt produktportaler) Governanceprincipper udbredes via vejledning og gennem support og måling Systemudvikling - Drift (AU IT ressourcer) - Backend programmering (AU IT ressourcer) - Udviklingsprojekter prioriteres og ressourcedækkes - Projektledelse af udviklingsprojekter - Frontend programmering Deltagelse i projekter af digital karakter eller med digitale elementer på tværs af AU (herunder fx SPARTO) Støttefunktioner til partnere og øvrige interessenter - Vejledninger - Uddannelse/kurser - weberfa møder - Rådgivning indenfor Analytics, SEO, emarketing - Design Ressourcer til særlig støtte af det strategiske arbejde med intern og ekstern kommunikation samt rekruttering i de tre afdelinger i backoffice og i de fire frontoffices 2. level systemsupport - Typo3 - PURE (2. Level for AUL) portal/dataudstilling - Google Search Appliance - Google Analytics - Campaign Monitor - Cumulus 1. Level systemsupport - AU Studier - Forskning og Talent

3 Projektdeltagelse i tværgående projekter af digital karakter eller med digitale elementer Projektporteføljestyring for AU KOM - Intern koordinering i KOM - Ekstern koordinering på tværs af VD-områder Brugertests og webstatistik - Understøttelse af strategiarbejde og governance gennem brugertests og statistik for den fælles AU webstruktur - Skabeloner for brugertests - Skabeloner for KPI framework - Målinger i udviklingsprojekter Systemejerskaber - Typo3 CMS - Kaltura videoplatform - Cumulus - Google Search Appliance - PURE portalen - Campaign Monitor EVENT, REKRUTTERING OG OMDØMME Event: Aarhus Universitet prioriterer at afholde større events, konferencer og andre arrangementer på et højt professionelt niveau. Målgruppen for arrangementerne er AU s samarbejdspartnere i ind- og udland (events genereret af universitetsledelsen) og faglige samarbejdspartnere (konferencer og seminarer genereret af institutter og centre). Det er ønsket at give deltagerne en lejlighed til at få indblik i Aarhus Universitets faglige ekspertise og generelle virke samt lejlighed til at netværke med AU-ansatte for på denne måde at sætte AU på det forskningsmæssige og universitetspolitiske verdenskort. AU Kommunikation bidrager til dette formål ved dels at fungere som ansvarlig planlægger og afvikler af en række arrangementer på vegne af universitetsledelsen, dels som samarbejdspartner for en række arrangementer forankret på hovedområderne og endelig som sparringspartner for en lang række konferencer forankret på institutter og centre. AU Kommunikation bidrager i disse events og konferencer til, at de afvikles på et højt professionelt niveau med fokus på deltagernes behov i kombination med ønsket om at fremvise AU som en attraktiv samarbejdspartner. Det sker enten gennem direkte ansvar for eller involvering i arrangementerne eller gennem rådgivning, tilbud om værktøjer, erfaringsudveksling mv. AU KOM servicerer endvidere netværket af konferenceplanlæggere med mindre kurser, udvikling og udbredelse af værktøjer, understøttelse af samarbejde med byens aktører etc. AU KOM s eventgruppe har berøring med mange interne og eksterne samarbejdspartnere. De største events kan fordre mange menneskers involvering fra alle dele af AU KOM, ligesom AU s øvrige organisation kan være involveret alt efter hvor ejerskabet for arrangementet ligger. Desuden er eventgruppen i direkte kontakt med ansatte forskere og TAP-personale på institutter, når disse

4 selv er ansvarlige for planlægningen. Endelig har AU KOM kontakt til mange eksterne leverandører og naturligvis til modtagerne af produktet, nemlig gæsterne. Rekruttering: Aarhus Universitet vil uddannelse dimittender til det globale arbejdsmarked, der i stigende grad efterspørger arbejdskraft med stærke fagligheder og kompetencer inden for samarbejde, innovation og global forståelse. Universitetet ønsker at imødekomme den voksende og mere forskelligartede studenterpopulation, der har varierende kompetencer og grader af studieparathed. Rekrutteringen af studerende skal således ske i respekt for de studerendes diversitet og med sigte på, at de studerende kan gennemføre en uddannelse, der gør dem parat til det globale arbejdsmarked. AU s rekrutteringsaktiviteter har naturligt de potentielle studerende som primær målgruppe med ungdomsuddannelserne i fokus. Influenter og andre, der er i berøring med de potentielle studerende er vigtige samarbejdspartnere og berøringsflader (forældre, lærere, vejledere, venner, søskende). Nuværende studerende og ansatte er vigtige ambassadører som kontakt både til de potentielle studerende og til influenterne. Potentielle studerende i andre lande udgør en særlig målgruppe (herunder potentielle kandidat- og ph.d.-studerende fra universiteter i andre lande), især fordi metoderne til at nå dem er anderledes. AU KOM skal medvirke til, at AU s rekrutteringsaktiviteter har et højt niveau, rammer målgrupperne og medvirker til, at de bedste og mest motiverede studerende søger optagelse på Aarhus Universitet. AU KOM s bidrag er at sikre, at AU-aktiviteter understøtter AU s strategi, tage initiativ til nye aktiviteter, koordinere aktiviteter og opbygge viden på området, udbrede best practise og styre større, tværgående aktiviteter. Arbejdet bygger på en grundlæggende tanke om, at mødet med AU giver det bedste afsæt for en potentiel studerende til at beslutte sig for den rette uddannelse. Det kan ske gennem aktiviteter, hvor de potentielle studerende besøger AU, eller hvor AU møder de potentielle studerende i deres eget miljø. Opgaverne løses i et tæt samspil med frontoffices i AU KOM, AU Studier og AU Forskning og Talent, bl.a. gennem jævnlige arbejdsgruppemøder. Mange aktiviteter har berøringsflader til andre eksterne kommunikationsaktiviteter og til intern kommunikation til de studerende. Omdømme: Aarhus Universitets omdømme(r) skabes og vedligeholdes på mange niveauer i AU s virke lige fra den enkelte forskers aktiviteter gennem ledelsens strategiske arbejde og til profilskabende aktiviteter. Omdømmet kan have betydning for alle dele af AU s indsatsområder: Et godt omdømme kan medvirke til at tiltrække forskningsmidler eller flere studerende. Eller et dårligt omdømme kan gøre, at potentielle samarbejdspartnere søger andre veje. Et omdømme skal derfor plejes bevidst. Målgruppen for arbejdet med omdømme er i princippet alle, som AU ønsker at være i berøring med på et tidspunkt, fordi præmissen er, at omdømmet kan have positiv eller negativ indflydelse på deres ageren. AU-ansatte er vigtige, da de medvirker ved dannelsen af omdømmet, ligesom eksterne stakeholders og meningsdannere vurderes til at være en særlig vigtig målgruppe.

5 AU KOM skal bidrage til dette arbejde på en lang række områder (aktiviteter fra forskningsformidling, agendasetting, profilskabende aktiviteter og vedligeholdelse og udbredelse af AU s designprogram på relevante platforme og medier). Enheden for events, rekruttering og omdømme skal medvirke til at pleje AU s omdømme hos AU s medarbejdere og eksterne stakeholders gennem tværgående, koordinerende funktioner, systematisk videnopbygning og samarbejde med samarbejdspartnere i Aarhus samt relevante nationale og internationale universiteter. Enheden har det overordnede ansvar for AU s design- og brand governance, medvirker ved profilskabende aktiviteter og i vedligeholdelsen og udbredelsen af AU s designprogram. OPGAVEOVERSIGT EVENT, REKRUTTERING OG OMDØMME Større tilbagevendende arrangementer Forskningens Døgn, Matchpoints, Prisoverrækkelser, Årsfest, Sommer- og julearrangementer Enkeltstående arrangementer Science in the city, Centeråbninger, Højprofilerede besøg (Kongehus, ministre, udenlandske højprofilerede besøg), Større receptioner Rådgivning, erfa-opbygning Rådgivning til alle, der planlægger og afvikler konferencer, Opbygning af internt netværk af konferenceplanlæggere, Konferencedag med Visit Aarhus, Udvikling af værktøjer og mindre kurser Deltagelse i netværk i Aarhus by og regionen (VisitAarhus, Aarhus Kommune, Sportevent Aarhus, Business+) National rekruttering Koordinering af aktiviteter, kampagner mv. på tværs af hovedområder og VD-områder, Udvikling af nye aktiviteter, Udvikling af rekrutteringskampagne for AU, Projektledelse/deltagelse i AU s deltagelse på Northside, Projektledelse for U-days, Projektledelse for ambassadørprojekt, Projektledelse for Student Parlament (i støbeskeen), Projektledelse for AU s deltagelse i forskerspireprojekt Båndbetjening: Uddannelse International rekruttering Koordinering af aktiviteter, kampagner mv. på tværs af hovedområder og VD-områder, Udvikling af nye aktiviteter, Udvikling af dedikerede kampagner f.eks. på ph.d.-området, Medvirken ved udvikling af informationsmateriale, Deltagelse i messer i mindre omfang Båndbetjening: Talentudvikling Eksternt omdømme (co-brands, marketing), Opbygning af viden, deltagelse i samarbejde og netværk, City branding Design og Brand governance Vedligeholdelse og udvikling af konferencevarer og merchandise

6 INTERN KOMMUNIKATION Den interne kommunikation på Aarhus Universitet skal bidrage til medarbejdere og studerendes trivsel og engagement, identitet og samhørighedsfølelse og motivation til arbejde frem mod universitetets mål. Intern kommunikation dækker over den kommunikation, der foregår mellem ledelse, studerende og medarbejdere (herunder også medarbejdere i tilknyttede enheder), og disse grupper er de primære målgrupper for enheden for intern kommunikation. Det er målet med en prioriteret, intern kommunikation at få skabt klare informationsveje og - rutiner (på hjemmesider m.v.), understøtte en involverende og motiverende ledelses- og forandringskommunikation og skabe forbindelse mellem strategi og kommunikation. Den faktuelle information skal være effektiv og rettidig og videndelingen i organisationen skal ske via velvalgte kanaler. Den dialogbaserede kommunikation skal være åben, troværdig og selvkritisk. På grund af universitetets størrelse og ønsket om en åben og gennemsigtig kommunikation, vil megen intern kommunikation også komme til at fungere som ekstern kommunikation. Kommunikationen skal altid målrettes i forhold til de forskellige målgrupper. Men kommunikationen skal samtidig være kendetegnet ved at trække tydelige tråde til de samme værdier og være genkendelig uanset til hvem, hvor og hvornår kommunikationen foregår. Enheden for intern kommunikation har til opgave at optimere og skabe synergi i AU's interne kommunikation, så den harmonerer med den eksterne kommunikation og frem for alt understøtter AU's strategi, mission og vision. Der vil derfor være et løbende og tæt samarbejde med Enheden for Ekstern Kommunikation. Enheden skal primært tage sig af den tværgående interne kommunikation og være både udførende og koordinerende på tværs af front og back på denne. Enheden har derfor et tæt samarbejde med de fire KOM-afdelinger i de administrative centre, i særdeleshed Team Administration, og med Presseenheden omkring (top)ledelseskommunikation. Enheden har en væsentlig opgave med at rådgive og facilitere vedrørende intern kommunikation på tværs af universitetets hovedområder og vicedirektørområder. Det er ledelsens ansvar - bl.a. med støtte fra AU Kommunikation - at skabe de bedste rammer for intern kommunikation, og et fælles ansvar for alle aktører at få den interne kommunikation til at fungere. OPGAVEOVERSIGT INTERN KOMMUNIKATION Governance Governanceprincipper for intern kommunikation Brugerinddragelse Tværgående intern kommunikation Krisekommunikation (lille pakke)

7 Kommunikationsplaner for interne kommunikations processer og produktion af indhold; fx APV, valg, budget, begivenheder som DHL-stafet eller Stor Fredagsbar Portalredaktion Redaktion af medarbejdere.au.dk Redaktion af studerende.au.dk Redaktion af universitetsliv-sektion i newsroom.au.dk Strategisk ledelseskommunikation Ledelseskommunikation Budskabstræning Forandringskommunikation Issues management Kommunikationskanaler Vejledning i brug af interne k-kanaler Governance af samme Øvrige roller K-partner for ØKOPLAN Enheden rummer desuden tre funktioner, som i sin natur både beskæftiger sig med intern og ekstern kommunikation; Grafisk design Måling og analyse (redskaber, skabeloner) Universitetshistorie EKSTERN KOMMUNIKATION Aarhus Universitet har som overordnet mål med sin eksterne kommunikation at være i dialog med det omgivende samfund. Den eksterne kommunikation skal sikre kendskab til AU s kerneydelser indenfor forskning, talentudvikling, videnudveksling og uddannelse. Kommunikationen skal samtidig understøtte AU s vision og være med til at synliggøre Aarhus Universitet som et toneangivende, globalt orienteret universitet med et stærkt engagement i samfundsudviklingen. Formidlingen af forskningen har en særlig fremtrædende rolle i den eksterne kommunikation, idet det fremgår af Universitetsloven af 2003, at universitetet har pligt til at formidle forskningen til den brede offentlighed, og på den måde sikre grundlaget for en åben og demokratisk dialog om forskningens resultater og de fordele og eventuelle ulemper, som den kan være forbundet med. AU's eksterne kommunikation har mange forskellige modtagere. Blandt de vigtigste er samarbejdspartnere, potentielle medarbejdere og kommende studerende, myndigheder, erhvervslivet, beslutningstagere samt medierne og den brede offentlighed.

8 Kommunikationen skal altid målrettes i forhold til de forskellige målgrupper. Men kommunikationen skal samtidig være kendetegnet ved at trække tydelige tråde til de samme værdier og være genkendelig uanset til hvem, hvor og hvornår kommunikationen foregår. Enheden for ekstern kommunikation har til opgave at optimere og skabe synergi i AU's eksterne kommunikation, så den harmonerer med den interne kommunikation og frem for alt understøtter AU's strategi, mission og vision. Der vil derfor være et løbende og tæt samarbejde med Enheden for Intern Kommunikation. Enheden skal primært tage sig af den tværgående eksterne kommunikation og være både udførende og koordinerende på tværs af front og back på denne. Enheden har derfor et tæt samarbejde med de fire KOM-afdelinger i de administrative centre samt med Presseenheden. Enheden har samtidig en væsentlig opgave med at rådgive og facilitere vedrørende ekstern kommunikation på tværs af universitetets hovedområder og vicedirektørområder. Enheden rummer desuden to fagspecifikke områder: Foto og video. Disse har både interne og eksterne kommunikationsopgaver og vil derfor indgå i koordineringen og opgaveprioriteringen i begge enheder. Derudover vil Foto og Video være en del af ydelserne, som de fire KOM-afdelinger i de administrative centre kan trække på, når det giver strategisk mening, og der er ressourcer til rådighed. Foto og Video udbyder derfor også vejledning og mindre kurser i fotografering og videooptagelser samt redigering, så enhederne også selv kan løfte en del af denne opgave på sigt. OPGAVEOVERSIGT EKSTERN KOMMUNIKATION Tværgående og strategisk forskningsformidling, herunder agendasetting Tværgående eksternt web-indhold (Need og Nice for eksempel: Årsfesten, MatchPoints, Kapsejladsen) Tværgående web-redaktørfunktioner: Prioritering af indhold på forsider samt fokusfelt (ekstern: au.dk, Newsroom, Om AU, de fire produktportaler) Tværgående debat arrangementer (for eksempel Augustus-arrangementer) Tværgående profileringsmateriale (ex. Profilbrochuren, øvrige AU profilpublikationer som Facts, kort, corporate powerpoints) Magasinproduktion (Asterisk, AUgustus) Båndbetjening Forskning (via portalarbejdet med Forskning) Båndbetjening Videnudveksling, herunder myndighedsbetjening og erhvervssamarbejde (via portal-arbejdet med Videnudveksling) Sociale medier governance Foto både intern og ekstern Video bade intern og ekstern Radio (podcasts) - ekstern Interne kurser i foto og video

9 Interne kurser i medietræning/budskabstræning Specialistfunktioner Back office er kendetegnet ved at løse tværgående opgaver, men huser også en række værktøjsmæssige specialistfunktioner, som kan anvendes til både tværgående og lokal opgaveløsning. Specialistfunktionerne består af Grafisk design Foto AV / Video Specialistenhederne udfører både intern og ekstern kommunikation, og deres organisatoriske indplacering i back har alene betydning i forhold til personaleledelse. For at gøre arbejdsflowet enklere, har hver specialist en særlig tilknytning til hoved- og VDområder (som det allerede er sket for video-funktionen). Specialistenhederne skal via deres faglighed bidrage til at sikre en professionel brug af grafisk design og audiovisuelle virkemidler på højt kvalitativt niveau, og at de valgte formidlingsformer i deres udtryk underbygger og styrker de valgte budskaber samt er i tråd med universitetets værdier og rammer, herunder de fælles designrammer. Desuden skal specialistfunktionerne bidrage til at udvikle nye former for anvendelse af design og AV i de relevante kommunikative funktioner. Alle enheder i AU KOM kan trække på specialistfunktionerne, men de er placeret i back office, fordi de først og fremmest skal servicere de tværgående opgaver, opgaver med bred interesse og opgaver med strategisk fokus på corporate niveau. Denne vurdering foretages af specialenhedernes chefer. Der findes i varierende grad og på forskelligt kompetenceniveau tilsvarende kompetencer i front offices, og specialistfunktionerne skal via intern uddannelse være med til at sikre, at det i højere grad er muligt at løse simple layout-, foto- eller video-opgaver m.v. lokalt. Kommunikationspartnerne visiterer opgaver, der involverer specialistfunktioner for dels at sikre, at kommunikationsopgaven løses på det mest hensigtsmæssige kompetenceniveau, den mest hensigtsmæssige rækkefølge (fx tekstbearbejdelse og -korrektur før layout), og at der er sket en prioritering af de valgte kommunikationsmidler i forhold til opgavens mål. Partnerordningen vil også sikre, at hovedområdet har overblik over hvilke lokale opgaver, der til enhver tid trækker på specialistfunktionerne og vil være i stand til at foretage den nødvendige prioritering i tilfælde af ressourceknaphed.