Vejledning PROPHIX 11. Brug af cellekommentarer i Prophix. Systemansvarlige Michael Siglev Økonomiafdelingen msi@adm.aau.

Transkript

1 PROPHIX 11 Systemansvarlige Michael Siglev Økonomiafdelingen Daniel Nygaard Ricken Økonomiafdelingen Vejledning Opdateret: September 2015 Version: 4

2 1. I alle drift- og projekttemplates i Prophix er det muligt at lægge cellekommentarer ind på specifikke celler, hvis man har brug for at kommentere på et bestemt beløb. Disse kommentarer bliver gemt på den specifikke kontostreng, hvorfor den altid kan genfindes i Prophix, når den pågældende kontostreng genvælges i den template, hvor den er skrevet ind. Cellekommentarerne bliver dog ikke trukket videre med i nogle rapporter i Prophix eller til konsolideringsrapporterne og kan derfor ikke vises andre steder end i den specifikke template på den specifikke kontostreng. Det er dog muligt at udtrække alle de kommentarer, der bliver gemt i hvert hovedområdes driftsbudgetteringstemplate, i en separat rapport, der kan gemmes i Microsoft Office Excel. 1.1 Oprettelse af cellekommentarer i Prophix For hver af de forskellige drift- og projekttemplates, der bliver brugt i Prophix, er der mulighed for at lægge en kommentar ind på de enkelte celler både på celler for enkelte måneder og på total celler for hele året. Der indsættes en cellekommentar på følgende måde. Du har skrevet et beløb ind på kr., og vil gerne angive eksempelvis hvilken bygning, denne omkostning vedrører (i dette eksempel er totalårsbeløbet lagt ud med en ligelig fordeling i månederne). Prophix-vejledning: Side 2 af 11

3 Placer dig i cellen, hvor der er indtastet de kr og højre-klik. Vælg Cellekommentar. Følgende skærmbillede vil nu åbne. Vælg derefter Rediger fanen, og tryk på Tilføj : Prophix-vejledning: Side 3 af 11

4 Der vil derefter komme en ny linje, og det vil være muligt at skrive en kommentar i Kommentar feltet. Tryk derefter på gem, og kommentarerne vil nu være gemt på den specifikke kontostreng, der står øverst i menuen. Denne kontostreng svarer til den, du stod på, da du valgte cellekommentarer i templaten. Luk derefter vinduet, og der vil nu være en lille rød markering ved den celle, du har skrevet en kommentar for. Denne røde markering viser, at der er en eller flere kommentarer tilknyttet denne specifikke celle. Prophix-vejledning: Side 4 af 11

5 1.2 Vedhæftning af dokumenter til cellekommentar Til forskel på linjedetaljerne, der beskrives i en separat vejledning, kan der til en cellekommentar vedhæftes dokumenter som Word-, Excel- eller PDF-filer. Dette gøres under oprettelsen af en kommentar ved at klikke på Add under Vedhæftelse : Når denne vælges, vil følgende vindue komme frem: Ved at trykke på Tilføj åbnes et normalt Windows mappe-vindue, hvor du kan vælge den fil, der skal vedhæftes, og følgende vindue kommer frem. Du kan derefter vælge at fjerne dokumentet igen ved at trykke på Fjern, Vis -knappen åbner filen du har valgt, og Luk lukker vinduet, hvorefter din vedhæftning er gemt til cellekommentaren. Prophix-vejledning: Side 5 af 11

6 1.3 Sletning af Cellekommentarer Stå i cellen, hvor kommentaren er gemt, og højreklik og vælg Cellekommentar. Følgende skærmbillede vil nu åbne. Vælg derefter Rediger fanen: Prophix-vejledning: Side 6 af 11

7 Marker den linje, du ønsker at slette, ved at klikke på den med musen, således at linjen bliver markeret til blå farve. Og tryk derefter på Slet knappen. Prophix vil derefter spørge, om du er sikker på dit valg. Svar hertil ja, hvis det er den korrekte linje, du har markeret. Skærmbilledet ser nu sådan ud. Prophix-vejledning: Side 7 af 11

8 Tryk på knappen Gem og luk derefter vinduet. Den røde trekant i cellen, der angiver at der var en kommentar, er nu væk. 1.4 Udtræk af cellekommentarer I Prophix er det muligt at danne en rapport, der indeholder alle de kommentarer, som er blevet gemt på alle kontostrenge i hvert hovedområdes driftsbudgetteringstemplate. Denne kan efterfølgende gemmes til en Microsoft Office Excel fil. Først åbnes rapporten til generering af cellekommentar: Rapport Cellekommentar (hovedområde) gennem Prophix s Document Explorer, hvor rapporten ligger under hvert hovedområde, under UK 10 drift mappen: I følgende eksempel er TEKNATs rapport brugt Prophix-vejledning: Side 8 af 11

9 Nedenstående rapport åbnes. Der skal ikke vælges nogen former for kontostreng, da der kun kan genereres en rapport indeholdende kommentarer fra alle de omkostningssteder, man som bruger har adgang til. I nedenstående eksempel har brugeren adgang til hele fakultetskontorets omkostningsstedshierarki 615xx, hvorfor der vil blive lavet en rapport indeholdende alle kommentarer tilføjet på 615xx. Det er ikke muligt her at isolere på et enkelt omkostningssted som eksempelvis f.eks Dette må gøres efterfølgende vha. sortering i Microsoft Office Excel. Dernæst vælges Show Report under fanebladet Actions. Prophix-vejledning: Side 9 af 11

10 Første gang rapporten køres skal den dog sættes op til en læsbar opsætning. Dette gøres ved at vælge Åbn, efter der er trykket på Show Report : Derefter åbnes denne dialogboks Her vælges 1. udgave cellekommentarrapport TEKNAT og tryk på OK Herefter genereres rapporten, det kan tage op til 1 time. Der kan dog sagtens arbejdes videre i Prophix og alle andre programmer samtidigt. Prophix-vejledning: Side 10 af 11

11 Når rapporten er færdiggenereret, ser den ud som ovenstående. Ved at klikke på Gem som kan rapporten gemmes som Microsoft Office Excel fil, og derefter kan kommentarerne videre sorteres. Prophix-vejledning: Side 11 af 11