Strategi for opbygning af et beslutningsstøttesystem for politikere, forvaltning, borgere og virksomheder

Transkript

1 Strategi for opbygning af et beslutningsstøttesystem for politikere, forvaltning, borgere og virksomheder Indledning og baggrund KLIKOVAND Projektet gennemføres på grundlag af kontrakten dateret 25. april 2012 mellem Region Hovedstaden og Gladsaxe Kommune (som Projektsekretariat), og den til kontrakten vedlagte Rammeprojektbeskrivelse af 27. februar KLIKOVAND Lokale løsninger i et regionalt perspektiv. Denne, som i det følgende omtales som Rammeprojektbeskrivelsen, indeholder de faglige krav til projektets omfang, indhold og gennemførelse. I henhold til denne skal der foreligge en Strategi for opbygning af et beslutningsstøttesystem for politikere, forvaltning, borgere og virksomheder 1. juni (årstallet er ikke specificeret). Med henblik på at kvalificere strategidokumentet, og som forudsat i Rammeprojektbeskrivelsen, blev der gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt KLIKOVAND s partnere i maj 2012, hvor behovet for beslutningsstøtte blev forsøgt afdækket. På denne baggrund har Beslutningsstøttegruppen siden begyndelse af 2012 løbende diskuteret form og indhold for en strategiplan, men gruppen har prioriteret hurtig igangsættelse af egentlige beslutningsstøtteaktiviteter over udarbejdelsen af et egentlig strategidokument. Der er imidlertid nu igangsat og gennemført så mange aktiviteter på beslutningsstøtteområdet, og dermed opsamlet så meget erfaring og læring, at der er baggrund for at udarbejde et kvalificeret strategidokument. Nærværende dokument, der er udarbejdet med henblik på en bred drøftelse på tværs af de fire spor i KLIKOVAND, Projektledelsen og Forretningsudvalget, er således gruppens første samlede forslag til en strategi for beslutningsstøtte, der både kigger tilbage og frem. Det konkrete arbejde i Beslutningsstøttegruppen har imidlertid vist, at der er behov for at operationalisere Rammeprojektbeskrivelsen for at sikre at der leveres det der er behov for på en effektiv måde. Derfor starter dette dokument med at operationaliserer Rammeprojektbeskrivelsen, derefter ses tilbage på de gennemførte aktiviteter, og med baggrund i dette formuleres en strategi, der begrunder de gennemførte aktiviteter, og beskriver hvad der skal ske i resten af 2014, for at KLIKOVAND kommer helt i mål i forhold til beslutningsstøtte. Rammeprojektbeskrivelsen Rammeprojektbeskrivelsen er udarbejdet på grundlag en intensivt og omfattende projektforberedelses- og projektmodningsfase for KLIKOVAND, som har produceret to væsentlige dokumenter, der, som det også fremgår af denne, fungerer som faglige baggrundsrapporter: Projektbeskrivelse. 2. udkast 24. november Udviklings- og innovationsprojektet Klima Kommuner Vand. Lokale løsninger i et regionalt perspektiv med grænseoverskridende effekt. Sammenfattende projektbeskrivelse. December Region Hovedstaden og DTU ViTiS. KLIKOVAND. Klima, kommuner og vand. Lokale løsninger i et regionalt perspektiv med grænseoverskridende effekt.

2 I henhold til Rammeprojektbeskrivelsens strukturering og formuleringer er formål, indsats, og rammeforudsætninger for beslutningsstøtte beskrevet som følger i overensstemmelse med afsnits inddelingen i samme: 2. Formål og indsatsområder: 2.3. Beslutningsstøtte: Formålet med dette indsatsområde er, at indsamle, udvikle og afprøve metoder og værktøjer til proces- og kvalitetsstyring af beslutningsprocesser i forbindelse med ekstreme regnhændelser. Indsatsområdet omfatter såvel data og model baserede konsekvensberegningsmodeller (risikovurdering af klimaforandringerne) samt kvalifikation af grundlaget for den politiske beslutningsproces Udviklingsmål (overordnet målsætning) og projektmål (specifikke målsætninger) o Processer, metoder og værktøjer til såvel politisk som teknisk-faglig beslutningsstøtte er erfaringsudvekslet, og KLIKOVAND bidrager til at kvalificere de politiske beslutninger via udviklingen af visualiseret kortmateriale for klimaforandring. 3. Hovedresultater: 3.3. Beslutningsstøtte (Hovedresultat 3): Kommunerne påpeger et behov for, at de mange udfordringer på klimaområdet bliver håndteret på tværs af kommuner, da vand jo bevæger sig på tværs af kommunegrænser. Der er i den forbindelse et stort behov for at inddrage det politiske niveau, og kunne planlægge mere langsigtet. Der er også en udfordring at udvikle metoder og modeller, der håndterer både drikkevand og spildevand: o Hvordan får forvaltninger og anden administration det politiske niveau til at tale sammen på tværs af kommunegrænser, så nødvendige beslutninger prioriteres til at blive koordineret? Dette set i forhold til, at kommuner og forsyningsselskaber er faseforskudt i fremskridt med hensyn til klimastrategier etc. o Hvilket scenarium skal regionens kommuner beskytte sig imod? o Hvordan kobler kommuner og forsyningsselskaber model og metoder med fx kommuneplanlægning, lokalplanlægning, byggetilladelser og anlæg af veje? o Hvordan håndterer kommuner og forsyningsselskaber i givet fald neutral spildevandsudledning? o Med henblik på at gøre det politiske niveau mere beslutningsdygtig, hvordan laver kommuner og forsyningsselskaber beregninger, der kan fastsætte økonomiske konsekvenser for status og ved klimatiltag? 6. KLIKOVAND aktiviteter: 6.5. Beslutningsstøtte: Indledningsvist skal kommuner og forsyningsselskaber foretage en samlet behovsafklaring for beslutningsstøtte hos politikere, forsyninger, forvaltning, borgere og virksomheder. Der udarbejdes et oplæg til behovsafklaring for beslutningsstøtte, der afstemmes med udvalgte repræsentanter for politikere, forvaltning, borgere og virksomheder udenfor projektets partnerkreds. Herefter udarbejdes der et samlet forslag til behovsafklaring i relation til beslutningsstøtte. KLIKOVAND partnerskabet udarbejder herefter mulige strategier og strukturer for et samlet beslutningsstøttesystem på grundlag af danske og udenlandske erfaringer indhentet under 1. og 2. indsatsområde. De mulige strategier drøftes i KLIKOVAND partnerskabet med henblik på et endeligt samlet forslag til mulige strategier og strukturer for opbygning af beslutningsstøttesystemer. Dette skal ske med baggrund i en sidste afstemning af strategien omfattende politikere, forsyninger, forvaltning, borgere og virksomheder. Som en del beslutningsstøtten sammenstiller KLIKOVAND - og udvikler i begrænset omfang - løbende risikokort og samler hvad der forefindes af tilgængelige detaljerede risikokortlægninger for hovedstadsregionen, som kan danne grundlag for klimatilpasningsplaner og tilpasningsindsatsen. Sammen med Region Hovedstaden vil KLIKOVAND søge at gå i dialog med Staten om udarbejdelse af en mere detaljeret risikovurdering for regionen.

3 Leverancer: Aktiviteter Kortlægning af behovsafklaring for erfaringsudveksling. 1.april: Sammenfattende notat 2. Strategi for opbygning af et beslutningsstøttesystem for politikere, forvaltning, 1. juni: Strategi for beslutningsstøtte borgere, og virksomheder. 3. Sammenstilling af kortmateriale for risikovurdering som grundlag for klimatil- 1.marts december 2014 pasning 4. Dialog med Staten sammen med Region 1.maj december 2014: Målsætning om udarbejdelse af detaljeret Hovedstaden kortmateriale for risikovurdering Alle notater vil blive tilgængeligt fra KLIKOVANDs hjemmesider. Der reserveres midler i budget til løbende sammenstilling og udvikling af kortmateriale til risikovurdering af oversvømmelser som grundlag for klimatilpasning. 9. Opsummering 3) at kommunerne medvirker i regionens dialog med Staten om en mere detaljeret risikokortlægning af oversvømmelser ved regnskyl og stigende havniveau som en fælles kvalificeret klimaindsats på tværs af kommunegrænser. Forbedret risikokortlægning vil kvalificerede beslutninger om nødvendige klimatilpasningstiltag. Fra Rammeprojektbeskrivelse til beslutningsstøtte I omstående figur er ovennævnte forsøgt sammenfattet og struktureret for at gøre det mere operationelt. Som det fremgår hører et af hovedresultaterne rettelig hjemme i Kompetencesporet da det handler om kompetencer for tværfagligt samarbejde i kommuner og mellem kommunerne og forsyningsselskaber. Endvidere hører en af aktiviteterne rettelig hjemme i Projektledelsen da det handler om overordnet forhandling på tværs af spor. Herudover er der tætte relationer med Kompetencesporet i forbindelse med at erfaringsudveksle og give partnerne de nødvendige kompetencer til at bruge de udviklede proces- og beslutningsværktøjer. På ovennævnte baggrund er der i det følgende udviklet en Strategi for beslutningsstøtte. Strategi for beslutningsstøtte Som det fremgår af figuren på næste side, er det operationaliserede mål med KLIKOVAND Beslutningsstøttespor: Det er målet, at grundlaget for de teknisk-faglige og politiske beslutningsprocesser er væsentlig forbedret

4 I nedenstående figur er der givet en oversigt over partnermålgruppen, som Beslutningsstøttesporet ser den. I det følgende er angivet, hvilke hovedresultater der skal leveres, hvilke aktiviteter det så kræver, og hvilke strategier det gennemføres efter. Med kursiv er angivet status på arbejdet per 1. juni 2014.

5 Hovedresultater: 1. En behovsafklaring for erfaringsudveksling i form et sammenfattende notat, og med tidsfrist 1. april. Som tidligere nævnt blev der gennemført en spørgeskemaundersøgelse i maj Et notat er under udarbejdelse, der vil blive lagt på hjemmesiden. 2. En Strategi for beslutningsstøtte med tidsfrist 1. juni. Nærværende notat, som vil blive lagt på hjemmesiden. 3. Sammenstilling af kortmateriale for risikovurdering som grundlag for klimatilpasning i perioden 1. marts december Er under udarbejdelse og foreligger i en beta version på nuværende tidspunkt der blev præsenteret på politikerseminaret den 21. maj Følgende aktiviteter skal gennemføres for at levere ovennævnte hovedresultater: Der skal tilrettelægges, gennemføres, evalueres, og rapporteres en behovsafklaring for erfaringsudveksling for målgruppen. Tilrettelægges og gennemføres løbende. Se efterfølgende oversigt over afholdte og planlagte workshops i boksen nedenfor. Der skal på ovennævnte baggrund udarbejdes en Strategiplan. Nærværende dokument. Der skal på denne baggrund udarbejdes plan og program for erfaringsudvekslingsaktiviteterne for målgruppen. Se efterfølgende oversigt i boksen. Der skal på samme baggrund udarbejdes plan og program for udvikling af faglige beslutningsværktøjer herunder modeller og kort. Se efterfølgende oversigt i boksen. Disse aktiviteter skal gennemføres. Se efterfølgende oversigt i boksen. Ovennævnte arbejde vil blive tilrettelagt efter følgende strategier: Erfaringsudveksling gennemføres i første omgang ved møder og workshops hvor beslutningsværktøjer herunder modeller og oversigtsmæssige kort løbende præsenteres, drøftes, og efterfølgende videreudvikles. Sker. Alle disse aktiviteter planlægges og afvikles i tæt samarbejde med Kompetencegruppen, som fokuserer på den tilhørende kompetenceudvikling. Sker. Der fokuseres i første omgang på den teknisk-faglige beslutningsstøtte idet den ledelsesmæssige og politiske beslutningsstøtte forudsættes håndteret af Kommunikationsgruppen i fællesskab med Kompetencegruppen. Der arbejdes således på nuværende tidspunkt kun med generel kompetence- og informationsløft for disse grupper. Ikke egentlige beslutningsstøttesystemer for ledelse og politikere. Oversigt over gennemførte og planlagte workshops februar 2013: Seminar om beslutningsstøttesystemer herunder især de udviklede matrixer for valg af konsekvensberegningssystemer juni 2013: Temaformiddag om forståelse og tilrettelæggelse af planlægningsprocessen omkring klimatilpasningsplanen, og valg af værktøjer til udarbejdelse af planen maj 2014: Politikerseminar omkring implementering af klimatilpasningsplan samt byrådenes og forsyningsbestyrelsernes rolle heri. Her blev det regionale risikokort præsenteret juni 2014: Fra plan til virkelighed - ½ dag for de folk i kommune og forsyning, der har berøring med udarbejdelse eller implementering af klimatilpasningsplan. Her blev det regionale risikokort præsenteret.

6 Aktiviteter for juni til december 2014 Med baggrund i ovenstående, og idet der tages udgangspunkt i den korte tid, der er tilbage og de begrænsede ressourcer (såvel timer som økonomi), der er til rådighed for Beslutningsstøttegruppen, er der behov for at adressere følgende hovedområder/problemstillinger i forbindelse med afslutningen af Beslutningsstøttesporet: Det skal sikres, at Kompetencegruppen gennemfører aktiviteterne som forudsat i ovennævnte. Dette sikres ved afholdelse af et fælles evalueringsmøde inden sommerferien med Kompetencegruppen. Det skal sikres, at Projektledelsen gennemfører aktiviteterne som forudsat i ovennævnte. Dette sikres ved afholdelse af et fælles evalueringsmøde inden sommerferien i Projektledelsen. De gennemførte workshops skal evalueres med henblik på at identificere, hvor der mangler indsatser og aktiviteter. Dette skal sættes på dagsordenen ved førstkommende møde i Beslutningsstøttegruppen. Det igangværende strategiarbejde, med dette dokument som det første egentlige strategioplæg, skal afsluttes og især perspektiveres i forhold til et muligt kommende KLIKOVAND2. Og sidst men ikke mindst skal arbejdet i Beslutningsstøttesporet afsluttes og forankres i overensstemmelse med den endelige strategiplan.