Ordregiver skal kunne foretage tilkøb af låsesystemerne samt de adgangsgivende enheder i løbet af kontraktperioden.

Transkript

1 4. Kravspecifikation Med nærværende udbudsforretning ønsker ordregiver at udskifte låsesystemerne i 3 af ordregivers 8 plejedistrikter 4. Ordregiver ønsker som option, muligheden for at foretage en udskiftning af nøglesystemerne i kommunens øvrige plejedistrikter, i løbet af kontraktperioden. Tilbudsgiver skal opsætte de nye nøglesystemer i implementeringsperioden. Herefter ønsker ordregiver at overtage driftsopgaverne vedr. udskiftningerne af nøglesystemerne. Tilbudsgiver skal levere et IT-system hvorfra det elektroniske nøglesystem administreres. Ordregiver skal kunne foretage tilkøb af låsesystemerne samt de adgangsgivende enheder i løbet af kontraktperioden. 4.1 Definitioner TERM Låseenhed Adgangsgivende enhed BETYDNING Den fysiske lås, som placeres i/på døren hos borgeren Den enhed, som plejepersonalet bruger til at skaffe sig adgang til borgerens hjem IT-system/software-system Systemet, som bruges til at administrere de adgangsgivende enheder, rettigheder, brugerprofiler mm Systemadministrator Er den eneste brugergruppe, som har fuld databaseadgang og komplette transaktionsrettigheder Stå for kontakt til tilbudsgiver Oprette/nedlægge decentrale superbrugere Decentrale brugere Oprette og nedlægge lokalbrugere Oprette og nedlægge borgere i systemet Administrere udelukkelser af nøgler ved tab/bortkomst Oprette/nedlægge vikarer Administrere de adgangsgivende enheder som udelukkende er til brug for vikarer Ordregiver forventer at skulle have 5-8 systemadministratorer og decentrale brugere. Haderslev Kommunes driftsmiljø Driftsmiljø Software Citrix Software distribueres via Citrix til ALLE enheder 4 Plejedistrikterne beliggende i det gamle Gram og Vojens Kommune Side 13 af 39

2 4.2 Mindstekrav I det følgende uddybes Haderslev Kommunes minimumskrav til nøglesystemet. Kravene er ufravigelige og skal være opfyldt for at tilbuddet er konditionsmæssigt. Krav til løsningen: Krav 1: Løsningen skal omfatte samtlige døre, der udpeges af ordregiver. Monteringen skal være mulig på alle typer døre med godkendte låse og uden behov for reetablering af døren ved demontering. Løsningen må ikke forårsage skade eller lave synlige mærker i borgerens dør eller hjem. Krav 2: I de tilfælde, hvor det ikke er muligt at montere det elektroniske nøglesystem, fordi borgerne har en hoveddør med en ikke godkendt lås, skal tilbudsgiver tilbyde en anden løsning (f.eks. nøgleboks), der sikrer ordregiver adgang til hjemmet ved anvendelse af samme adgangsgivende enhed der bruges i det elektroniske nøglesystem. Krav 3: Tilbudsgiver forestår opsætningen af de nye elektroniske nøglesystemer indenfor implementeringsperioden. Implementeringsperioden er fastsat til de første 90 dage efter kontraktunderskrivning. Krav 4: Fejl og mangler ved opsætningen i implementeringsfasen skal vederlagsfrit udbedres indenfor 24 timer. Krav 5: Løsningen skal kunne anvendes i etageejendomme. Krav 6: Uanset om opgangsdøren er med monteret dørtelefon eller ej, skal prisen for opsætningen være den samme. Krav 7: I implementeringsfasen skal tilbudsgiver stille fast kontaktperson til rådighed for ordregiver. Krav 8: Tilbudsgiver garanterer at man i implemeteringsperioden uddanner 2-3 af ordregivers medarbejdere i opsætning/nedtagning af de elektroniske nøglesystemer samt uddanner ca. 20 medarbejdere der skal administere systemet. Medarbejdere med administrativt ansvar skal hurtigt kunne lære at at betjene systemet. Hurtigt defineres i denne sammenhæng således at de underviste medarbejderne efter 3 timers undervisning kan benytte systemet. Side 14 af 39

3 Krav 9: Tilbudsgiver garanterer at ordregiver efter implemeteringsperioden vederlagsfrit kan trække på tilbudsgivers konsulenter min. 2 gange årligt i forbindelse med afholdelse af undervisning i produktanvendelse af produkterne omfattet af dette udbud. Krav 10: Der skal kunne leveres reservedele til hele løsningen i konstraktperioden. Krav 11: Tilbudsgiver kan garantere, at samtlige produkter er i overenstemmelse med de til enhver tid gældende forordninger, direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt. Krav 12: Tilbudsgiver garanterer for sikkerheden i løsningen. Løsningen skal leve op til de sikkerhedskrav, adgangskontrol, registerindsigt, logning med videre, som stilles i Persondataloven. Tilbudsgiver skal kunne dokumentere, at løsningenoverholder Persondataloven samt anden lovgivning vedrørende datasikkerhed. Krav 13: Tilbudsgiver garantere at løsningen til en hver tid lever op til de sikkerhedskrav et dansk forsikringsfirma vil stille når en borger ønsker at blive forsikret. Dokumentation herfor skal vedhæftes tilbuddet. Krav 14: Nøglesystemet skal være mobilt og fleksibelt og kunne genanvendes. Krav 15: Ordregiver skal kunne foretage tilkøb af låsesystemerne samt de adgangsgivende enheder i kontraktperioden. Krav 16: Eksisterende nøgler skal forsat kunne anvendes, så borgeren og pårørende forsat vil kunne komme ind og ud ved brug af den eksisterende nøgle. Krav til it-systemer: Krav 17: Løsningens brugergrænseflade skal være dansk. Krav 18: Løsningen skal administreres af brugere med forskellige forudsætninger og skal som følge heraf være let tilgængeligt og brugervenligt opbygget. Side 15 af 39

4 Krav 19: Løsningen skal indeholde muligheder for at tildele forskellige brugerrettigheder. Krav 20: Ordregivers systemadministratorer skal kunne ændre og tildele password for brugerne af systemet. Krav 21: Hver enkelt medarbejder skal oprettes unikt, således vedkommende nemt kan få adgang til, eller slettes fra en gruppe. Krav 22: IT-systemet skal kunne aktivere /deaktivere de enkelte elektronsike adgangsgivende enheder omgående. Krav 23: IT-systemet skal hostes af tilbudsgiver. Krav 24: IT-systemet skal hostes af tilbudsgiver. Krav 25: Det skal være muligt at lave udskrifter på data på en medarbejder eller en låseenhed. Krav 26: Ordregiver eller tredjepart bemyndiget af ordregiver skal have mulighed for at udtrække og anvende alt data, f.eks. ved konvertering til et andet system ved kontraktophør. Krav 27: Opdateringer af IT-systemet skal være indeholdt i tilbuddet. Krav 28: Opdateringer af it-systemet må ikke forhindre adgang til borgerne. Krav 29: Løsningen skal logge al adgang fra låseenhederne. Hvis løsningen ikke opdateres løbende, skal det være muligt at indhente data fra en låseenhed, hvis en adgangsgivende enhed er blevet væk. Det skal som minimum være muligt at se, hvilken adgangsgivende enhed der har fået adgang til en bestemt dør og på hvilket tidspunkt. Krav 30: Fejlfinding og reetablering af IT-systemet skal påbegyndes straks efter fejlmelding. Adgang til enhederne skal kunne ske uden hensyn til fejl i IT-systemet. Side 16 af 39

5 Krav 31: Systemet skal være sikret mod tab af data. Herunder skal tilbudsgiver sikre, at der etableres en hensigtsmæssig funktion for sikkerhedskopieringen i systemet, så utilsigtet tab af data forhindres. Sikkerhedsrutinerne skal være udformet således, at genetablering forstyrrer brugerne mindst muligt. Krav til låseenheden: Krav 32: Låseenheden skal være offline hos borgere Krav 33: Låseenheden må ikke kunne blokere en flugtvej ved fejl og driftsstrømsafbrydelse. Krav 34: Låseenheden må ikke være afhængig af tilslutning til el-nettet eller lignende. Krav 35: Låseenheden skal fungerer ved danske vejrforhold, herunder også frostvejr. Krav 36: Låseenheden skal kunne inaktiveres i tilfælde hvor en bolig ikke længere har behov for at have elektronisk adgang, men ordregiver stadig ønsker låseenheden monteret på døren. Krav til adgangsgivende enhed: Krav 37: Den adgangsgivende enhed skal være en nøglebrik, nøglekort eller lignende. Ordregiver ønsker ikke at den adgangsgivende enhed udelukkende er en PDA, mobiltelefon eller smartphone. Krav 38: Oplåsning af døren skal kunne foretages på under 10 sekunder. Side 17 af 39