Herluf Jacobsen Kaj Clausen, afd Leif Clausen, afd Kirsten Rasmussen, afd Hanne C. Nielsen, afd. 3851

Transkript

1 Boligselskabet Domea Rødekro Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde Tirsdag, den 26. november 2013 kl Mødet blev holdt på Røde Kro, Vestergade 2, Rødekro. Dagsorden Side 1 Valg af dirigent Godkendelse af årsberetning Godkendelse af årsregnskab Godkendelse af revisionsberetning Styringsrapport og styringsdialog Forelæggelse af boligorganisationens budget Behandling af indkomne forslag Valg af formand Valg af bestyrelsesmedlemmer Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Valg af revisor Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Kompetencedelegation m.v Eventuelt... 6 Fra organisationsbestyrelsen deltog: Svend Overgaard, formand Poul Bløcher, næstformand Erik Steen Boe, vidensperson Kaj Ringsted, Domeas best. Anthony Barlow Rene Pickardt Fra afdelingerne deltog: Mille Skov, afd Pia Henriksen, afd Poul Erik Christiansen, afd Poul Erik Eriksen, afd Kurt Lunderskov, afd Kamma Kristoffersen, afd Preben Byllemos, afd Frede Hansen, afd Jane Djurhuus, afd Henry Johannsen, afd Der var afbud fra: Herluf Jacobsen Kaj Clausen, afd Leif Clausen, afd Kirsten Rasmussen, afd Hanne C. Nielsen, afd Øvrige deltagere uden stemmeret: Martin Andreasen, Domea (ref.) Tina Schmidt, Domea Domea, Boligcenter Haderslev, den 28. november 2013 Side 1 af 7

2 1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Erik Steen Boe blev valgt som dirigent. Der blev ikke valgt noget stemmeudvalg. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Referat: Formandens og bestyrelsens beretning for året 2012 / 2013 Nu går de store byggeprojekter imod afslutningen. Vedr. Rise afd. 3817, afleverer vi den sidste blok til kommunen den første december 2013 og så går Rise (Plejehjem) Parken over til alm. Drift. Den officielle indvielse vil ske den 11. april Som udgangspunkt er der sket en overskridelse af byggesummen på ca. 2%, som bliver finansieret på forskellig vis. Afd Byskoven er fra 1. juli overgået til normal drifts- form og er fuldt udlejet. Nedsættelse af indskuddet er lånt i hovedselskabet og skal tilbagebetales i løbet af få år. Afd Skovbo er i gang med at udvide med tre huse, som vil stå færdig til foråret Når dette byggeri er færdig har vi ikke mere jord, så er alt indgået i vore byggeprojekter. Vi har første hånd på køb af Cimbria grunden, men der venter vi på kommunens tilladelse til at bygge. Vi skal ikke forvente der sker noget før foråret 2014 i denne sag. Vi har nu taget det nye kontor i brug og det ser ud til at fungere optimal, både for brugere og ejendomsmestre. Vi har i år deltaget på livstilmessen i Rødekro, som jeg vil betegne som en stor succes og håber på, at vi kommer med igen næste år. Udlejning er i alle afdelinger gået nogenlunde godt, men her på slutningen er der kommet mange ledige boliger i Rødekro Midt, men med en kraftig annonce kampagne, skal de nok blive udlejet. Økonomien i alle afdelinger er rigtig fin og det er også med til at man nu kan vi slå alle afdelinger sammen. Byskoven afd har besluttet, at nu skal der ny varme ind i afdelingen, så derfor optager de et lån til finansiering af dette til betaling over huslejen i 10 år Det er sådan, at fra 1.januar 2016 vil Domea Rødekro kunne opnå en samlet besparelse hos Domea på ca. kr ,00 ved at vi ligger vore afdelinger sammen. Side 2 af 7

3 Der er vist ingen ansvarlig bestyrelse, der kan gå imod denne besparelse, som jo på en eller anden måde kommer beboerne til gode. I den forbindelse mener jeg, at vi bør nedsætte et udvalg på for eks. 3 mand fra hver bestyrelse eller alle bestyrelsesmedlemmer, så vi sammen finder et oplæg til alle beboere om sammenlægninger. Vi forsøgte at få Erik Sten Boe ind i fjernvarmebestyrelsen, men det gik ikke i denne omgang, så vi laver en hel ny strategi til næste år. Vedr. ejendomsmestre har vi udvidet staben med to ekstra, 1 mand her + 1 mand på Rise Parken. Efter de fleste af dem har knoklet ekstra i år har Martin og undertegnede inviteret dem alle til julefrokost på Røde Kro, som tak for deres store ekstra indsats omkring byggerierne. De har ikke nået alt i år, som de plejer, men det bliver der rettet op på til næste år Efter Svend Overgaards beretning, gennemgik Martin Andreasen de økonomiske sammenligninger, som var opgjort pr. lejemålsenhed, således tallene kunne sammenlignes på tværs af afdelingerne. Tallene fremgik af regnskabets side 13 til 17. Repræsentantskabet godkendte årsberetningen. 3 Godkendelse af årsregnskab Årsregnskab for seneste regnskabsår vedlægges som bilag. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Referat: Årsregnskabet blev godkendt. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Revisionsberetningen blev godkendt. 5 Styringsrapport og styringsdialog Styringsrapport er opdateret med de seneste regnskabstal 2012/13. Politiske tiltag fra bestyrelse m.v. oplyses til Domea. Der er ingen af afdelingerne som har problemer, som er nødvendige at drøfte med Aabenraa Kommune. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning Side 3 af 7

4 6 Forelæggelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for indeværende regnskabsår er godkendt af organisationsbestyrelsen på møde den og forelægges til orientering. Det indstilles, at repræsentantskabet tager budgettet til efterretning. Referat: Budgettet blev taget til efterretning. 7 Behandling af indkomne forslag Forslag, der ønskes behandlet på mødet, sendes til det lokale servicecenter Der er ingen forslag indkommet. Punktet udgår. 8 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På ordinært møde i november 2011 blev Svend Overgaard valgt for perioden indtil Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger formand for 2 år. Referat: Svend Overgaard blev genvalgt for perioden indtil Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet, ét medlem udpeges blandt de beboervalgte medlemmer af Domeas bestyrelse 2 videnspersoner udpeges af bestyrelsen. Såfremt bestyrelsen ikke ønsker at udpege 2 videnspersoner reduceres den samlede bestyrelse tilsvarende med 2 medlemmer. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Svend Overgaard Formand Repr.skabet 2013 Poul Bløcher Næstformand Repr.skabet 2013 Anthony Barlow Medlem Repr.skabet 2014 Erik Steen Boe Vidensperson Org.bestyrelsen 2014 Herluf Jacobsen Medlem Repr.skabet 2014 Kaj Ringsted Medlem Domea 2015 Rene Pickardt Medlem Repr.skabet 2014 Med Domea som forretningsfører. Side 4 af 7

5 Afgangsorden indebærer, at Poul Bløcher er på valg. Formanden vælges under et selvstændigt punkt på dagsordenen. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger 1 medlem til organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Svend Overgaard og Poul Bløcher blev begge genvalgt. 10 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. På repræsentantskabsmødet i 2012 blev Preben Byllemos valgt som 1. suppleant og Kurt Lunderskov som 2. suppleant. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: Preben Byllemos og Kurt Lunderskov blev genvalgt. 11 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2012 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: BDO blev genvalgt som revisor. 12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Domea Rødekro kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Side 5 af 7

6 Referat: Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 13 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet Domea Rødekro kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen vælge de delegerede. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 14 Kompetencedelegation m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation. Referat: Repræsentantskabet bekræftede valg af administrator samt kompetencedelegation. 15 Eventuelt Referat: Efter opfordring fra Svend Overgaard valgte afdelingsbestyrelserne at nedsætte et sammenlægningsudvalg med op til 3 medlemmer fra hver afdeling. Side 6 af 7

7 Udvalget skal drøfte mulighederne for sammenlægning af afdelingerne i Domea Rødekro inden 1. juli 2015, så der kan opnås nedsættelse af Domeas administrationshonorar fra 1. januar Side 7 af 7