Referat fra bestyrelsesmøde den 13/1 2016

Transkript

1 25. februar Torsdag den 25/ kl afholdt bestyrelsen ordinært møde på kontoret i henhold til den udsendte dagsorden. Følgende forelå og forhandledes. Sager til efterretning/orientering. 1. Forhandlingsprotokol. Referat fra bestyrelsesmøde den 13/ Revisionsprotokol. Intet at bemærke 3. Efterretningssager. 3.a. BL, LBF samt lovgivning (3762): Der foreligger indkaldelse til valgmøde i BL s kreds 7 den 6/ AB deltager ikke i valgmødet. /godkendt 3.b. Udlejning: Generel status vedr. udlejning: Der er udsendt ajourføringsopkrævninger til 304 med fornyelse i marts I perioden 1/1 15/ har 215 valgt at komme på ventelisten hos AB. Vi har udlejet 7 boliger via den fleksible venteliste siden sidste møde. Vi har udlejet 1 bolig via 63 (overgangsbolig til unge) siden sidste møde. Grundet få opsigelser i løbet af 2015 er der efterhånden en god og stabil venteliste i samtlige afdelinger. Ingen lejetab siden sidste møde.

2 25. februar Klagesager: I den forløbne periode er der behandlet 8 klager vedr. husorden og 2 over husdyr. Tab på fraflytninger (3768): Der har i perioden 1/1 17/ været et tab på kr ,77. Der foreligger oversigt over afdelingernes tab på fraflyttere samt udvikling i henlæggelse til tab på fraflyttere i Afdelingernes samlede tab på fraflyttere samt udvikling i henlæggelse til tab på fraflyttere i 2015 udgør kr I årets løb er der sket en stigning på henlæggelsessaldoen på kr Til delvis dækning af tab på fraflyttere, er der i 2015 givet et tilskud på i alt kr fra dispositionsfonden, Huslejer overgivet til inkasso (3761): Der foreligger oversigt over huslejer overgivet til inkasso i Der er overgivet 34 sager til inkasso i Det samlede beløb udgør kr Udlejningsoversigt (3763, 3764, 3775): Der foreligger udlejningsoversigter pr. 15/1, 1/2 og 15/ Fraflytninger (3771): I perioden 1/1 17/ har der været 45 fraflytninger, hvor der er udbetalt kr ,21. I samme periode har der været 7 fraflytninger, hvor der er udsendt regninger på kr ,16. Skyldig husleje m.m. udgør kr ,68. 3.c. Afdelinger, herunder: Afdelingsbestyrelsesmøder m.v. (3746, 3766, 3752, 3756): Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 8/ i afd. 1. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 3/ i afd. 19.

3 25. februar Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 4/ i afd. 22. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 19/ i afd. 23. Diverse (3759): Der foreligger oversigt over berammede udsættelser p.g.a. huslejerestancer i Der er i alt udsat 4 lejemål. 3.d. FF/FU (3755): Iflg. pressemeddelelse skifter Esbjerg Kollegieforening navn til Studiebolig Esbjerg. Iflg. statistik fra Studiebolig Esbjerg er der pr. 1. kvartal 2016 i alt 561 søgende til en ungdomsbolig i Esbjerg. 3.e. Diverse (3751): Overgangsboliger unge hjemløse: Der foreligger referat fra boligorganisationernes samarbejdsmøde med Esbjerg kommune den 14/ vedr. overgangs-/opstartsboliger til unge hjemløse. I første omgang udlejes boligerne som udslusningsboliger ( 63). Efter 6 måneder overgår boligen automatisk til ¼ dels bolig ( 59). Dvs. kommunen hæfter for beboerens forpligtelser i hele perioden. AB har p.t. stillet 1 lejemål til rådighed. 4. Bygge- og renoveringssager. 4.a. 4.e. Orientering ved Jørgen Koldig: Slåenvej, etape 2: Betonfolkene er godt i gang med at støbe dæk og murerne er begyndt på porebeton ( badeværelse ). I uge 9 sættes lette trævægge op. Der afholdes rejsegilde den 29/ kl P.t. forventes indflytning den 1/ Afd. 24: Udskiftning af vinduer samt altanrenovering på begyndes i løbet af kort tid.

4 25. februar Afd. 23, Helhedsplan (3748, 3760): Der foreligger referat fra bygherremøde afholdt den 7/ Vi afventer tilbagemelding, omkring nedlæggelse af boliger, fra Esbjerg Kommune. Der forligger status skrivelse fra Landsbyggefonden vedr. helhedsplanens status hos Landsbyggefonden. Kr. 342 mill. er foreløbig afsat til forventet tilsagn i 2021 eller senere. De anbefaler os dog fortsat at fremme sagen mest muligt. Ungdomsboliger (3758): Der foreligger dommerbetænkning fra Esbjerg Kommune i.f.m. afgørelse af konkurrence om opførelse af op til 50 ungdomsboliger i Esbjerg midtby. De endelige detaljer i købsaftale forhandles stadig med Det Faglige Hus. Der arbejdes på at finde rådgiver til opgaven. Flyttelejligheder: Der vil ske optimering af istandsættelserne. F.eks. udskiftning af stik, lamper, håndtag o.l. når det skønnes nødvendigt. Der er lavet aftale med malerne og rengøring om nedsættelse af honorar på 10% på flyttelejligheder. 5. Økonomi/personale. 5.a. Kapitalforvaltning (3765): /godkendt Der foreligger oversigt over afkastet af kapitalforvaltningen i januar Afkastet blev: Selskab Måneden År til dato Danske Capital 0,23% 0,23% Handelsbanken 0,43% 0,43% Til trods for de beskedne resultater i 2015 fortsætter vi med de nuværende kapitalforvaltere i b. økonomi (3770, 3772, 3774, 3777, 3773): Organisationsregnskab: Regnskabsudkastet for 2015 samt budgetudkast 2017 blev gennemgået og drøftet, herunder dispositionsfondens størrelse.

5 25. februar I 2015 kom AB ud med et overskud på kr Overskuddet skyldes lavere personaleomkostninger samt større byggesagshonorarer. På næstkommende bestyrelsesmøde den 12/ deltager revisor for en gennemgang af revisionsprotokollen. Sammendrag afdelingsregnskaber 2015: Der foreligger sammendrag over afdelingernes regnskab I 2015 har 8 afdelinger mindre underskud og resten har overskud. Budgetforudsætninger 2017, afdelinger: Der foreligger endelige budgetforudsætninger for Administrationsbidrag: Der foreligger oversigt over dels opkrævet og dels netto administrationsgebyr fra Der budgetteres med et administrationsgebyr på kr pr. lejemål i både 2016 og c. personalesager: Intet nyt 6. Sager til behandling. 6.a. Dispositionsfond (3769, 3776): Der foreligger oversigt over dispositionsfondens tilskud i 2015 samt i de seneste 5 år. Der foreligger oversigt over forventet udvikling i dispositionsfondsmidlerne fra Der har gennem de seneste år været foretaget mange renoveringsarbejder, som dispositionsfonden har støttet/givet tilskud til. Over de kommende år ønsker vi at styrke dispositionsfonden. Den fremtidige anvendelse af dispositionsfonden blev drøftet. Det blev aftalt at: - Dispositionsfonden kun i ekstraordinære situationer dækker fugtskade, omkostninger til bekæmpelse af skadedyr, skimmelangreb o.l. Situationen tages op i hver enkelt sag. - De ekstraordinære fugtskader i afd. 6 dækkes med 50%. - Ekstraordinære tilskud til køkken/bad renoveringer dækkes ikke. Disse omkostninger betales af afdelingen.

6 25. februar Afdelingerne skal forvente en større grad af egenbetaling, når der skal gennemføres renoveringsopgaver. 6.b. Byggeregnskab afd. 19 (3757): Der foreligger byggeregnskab for udskiftning af varmerør i afd. 19. Udskiftningen på kr ,62 finansieres med et foreningslån til afdelingen, som tilbagebetales via en huslejestigning. 6.c. Fremtidige byggeønsker (lukket del) ( 3767, 3754 ): 6.d. AB s 100 års jubilæum (lukket del): 7. Eventuelt Næste mødedato er den 12/ Bestyrelsesmødet den 1/ flyttes til den 24/ kl med efterfølgende juleafslutning.