Referat fra 2. Telesår udviklingsmøde

Transkript

1 Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon mbk@medcom.dk Referat fra 2. Telesår udviklingsmøde Dato Vor ref. MBK Dato: Mandag den 3. februar 2014 Sted: Deltagere: Fraværende: MedCom, Odense Anders Christian Laursen, Bispebjerg Hospital Bente Marie Møller, Sygehus Thy-Mors Else Godsk Vestergaard, Regionshospitalet Viborg Jan Henrik Madsen, Region Sjælland Birgit Jane Nielsen, Region Sjælland Jan Sørensen, Nordsjællands Hospital Hillerød Jeanett Brændstrup, Aarhus Universitetshospital Jytte Meldgaard Kjeldsen, Jammerbugt Kommune Knud Yderstræde, Odense Universitetshospital Lisbeth Jørgensen, Odense Universitetshospital Lotte Bang Sandager, Haderslev Kommune Margaret Florence Hunt, Sorø Kommune Merete Hartun Jensen, Bispebjerg Hospital Nina Bækmark, Hillerød Hospital Rolf Jelnes, Sygehus Sønderjylland Kristoffer Karlsen, Dansk Telemedicin A/S Nikolaj Humle, Dansk Telemedicin A/S Dorthe Skou Lassen, MedCom Mie Borch Dahl Kristensen, MedCom Helle Lauritsen, Regionshospitalet Silkeborg Jane Hampton, Aarhus Kommune

2 Referat: 1. Velkomst og præsentation af dagsorden, herunder kort status v. Dorthe Skou Lassen Præsentationsrunde. Udviklingsgruppen blev ved sidste møde enige om nogle udviklingstiltag, som skulle have været implementeret nu. Dansk Telemedicin har imidlertid haft travlt og har på nuværende tidspunkt ikke nået alle tiltag. MedCom holder videomøder med Dansk Telemedicin hver 14. dag, hvor vi gennemgår nye tiltag og ønsker til nye tiltag. Udviklingsgruppen opfordres til at komme med forlag til forbedringer, samt øvrige input og bemærkninger fra drift og test erfaringer, det er en hjælp at MedCom modtager orientering om mangler, problemer og udfordringer. Kort status: Jobskifte: Rikke Viggers har skiftet job og er nu ansat i Region Syddanmark. Rikke er blevet ansat hos afd. N på OUH, hvor hun skal arbejde med et 3-årigt projekt vedrørende styrket indsats for senhjerneskadede unge. Hendes arbejdsområde bliver etablering af understøttelsen af rehabiliteringen af denne patientgruppe på Shared Care-platformen. MedCom har i den forbindelse haft et stillingsopslag ude og på trods af et pænt antal ansøgninger, havde kun en mindre del haft med telemedicin at gøre. Merete Hartun Jensen fra Bispebjerg var bedste kandidat af ansøgere og ansættes i deltidsstilling i MedCom fra 1. marts. Business case: Der er ingen tvivl om, at der har været et stort arbejde med business casen. Sidste styregruppemøde blev afholdt den 13. december. Antallet af sår er betydeligt lavere end i den oprindelige business case, og selv om styregruppen har taget det til sig, så har parterne haft brug for et par ekstra work arounds. Der er lige nu et notat i omløb, som parterne skal være enige om, før man lander på et endeligt notat. Notatet er på trapperne og udsendes sammen med styregruppereferat til gruppen, når det er landet. Teknisk løsning: Man har i styregruppen udtrykt ønske om et bredere beslutningsgrundlag. Konkret betyder det, at MedCom er blevet bedt om at lave en scenariebeskrivelse i forhold til forskellige knapløsninger, før der tages en endelig beslutning om den tekniske løsning. Arbejdet koordineres med National Sundhed-IT (NSI). Kvalitetsparametre: Til sidste udviklingsgruppemøde gav gruppen udtryk for, at mange af de kvalitetsparametre, man ønskede, allerede eksisterede i pleje.net, hvorfor denne snak som sådan er landet. Gruppen opfordres dog stadig til at melde ind, hvis der opstår andre ønsker, det kan f.eks. være statistik udtræk med specifikke fokus. Force Technology: Force Technology har i samarbejde med Dansk Telemedicin, Sårcenter på Bispebjerg, Hillerød Hospital og Brøndby Kommune har gennemført en mindre human factors risikoanalyse på pleje.net. På baggrund af en mindre rapport, har Force Technology forespurgt MedCom, om vi er interesserede i et samarbejde omkring et opfølgningsspor. Dorthe tager et arbejdsmøde med dem. Udviklingsgruppen er generelt enige om, at der er brug for noget mere operationaliserbart, men nævner, at man eventuelt kunne tage fat i området omkring procedurer i forbindelse med brug af sundhedsteknologiske løsninger. Deling af materialer: Man har flere steder i landet udarbejdet gode materialer i forbindelse med projektet, og Dorthe opfordrer til, at vi deler disse dokumenter med hinanden evt. via Med- Coms hjemmeside. Flere i gruppen har desuden kendskab til øvrige rapporter, som er spændende læsning i forhold til projektet. Merete og Jeanett henviser til to spændende rapporter og undersøger, om dette er rapporter, som må offentliggøres. 2

3 2. Præsentation af tilpasninger i Pleje.net v. Kristoffer Karlsen Cpr.-opslag i drift januar 2014, dermed tilgængelig for alle Cpr.-opslag gik i drift i første uge i januar. Det betyder, at der nu bliver lavet opslag i cpr.-registret, når man opretter en ny patient. Såfremt patienten findes i cpr.-registret, vil navn, adresse samt egen læge blive udfyldt automatisk. Når man opretter en ny patient, vil man blive bedt om at angive eget cpr.-nummer. Dette fordi der er et krav om, at Dansk Telemedicin skal kunne dokumentere, hvilke cpr.-numre, der har oprettet hvilke cpr.-numre. Kun læger og sygeplejersker har mulighed for at foretage cpr.-opslag. Når eget cpr.-nummer indtastes, vil man via Sundhedsstyrelsens database kunne identificere, hvorvidt personen er læge eller sygeplejersker. Hvis man ikke er læge eller sygeplejerske men ønsker at anvende cpr.-opslaget, skal man tage kontakt til Dansk Telemedicin. - Flere har oplevet, at patientens egen læge ikke kommer på. Problemet opstår, fordi man har valgt at genbruge ydernumrene, således at eksempelvis fysioterapeuter og læger har samme ydernummer. Dansk Telemedicin arbejder i øjeblikket på at løse problemer og forventer, at dette burde være på plads inden for et par uger. - Opdateringer: Der arbejdes på opdateringer både i forhold til lægers adresser, døde patienter mm. Sidste opdatering af lægers adresser skete i september/oktober 2013 men har været sat lidt på bero grundet problemet med ens ydernumre. Planen er, at opdatering skal ske en gang om ugen. Dansk Telemedicin giver Dorthe besked, når opdateringen kører, som den skal. Hvis der herefter fortsat er problemer, så opfordres man til at melde dette ind til Dansk Telemedicin. - EDI-fact: Det pointeres, at egen læge ikke automatisk kobles på, når man sender et EDIfact. Dette skal laves. Ny diagnoseliste, herunder drøftelse af om søgefunktionen i ICD10 er hensigtsmæssig Den nye diagnoseliste trådte i kraft for en uge siden, men har været i drift for max i en måneds tid. Der er nu ni overordnede diagnosekategorier, som tilsammen rummer ca. 50 sårdiagnoser. Det er fortsat muligt at søge i ICD10. Såfremt man blot vælger en overordnet sårdiagnose, eksempelvis Sår hos diabetikere, så vil sårdiagnosen blive registreret som Uspecificeret sår hos diabetiker. - Det pointeres, at såfremt man vælger en sårdiagnoser hos en diabetiker i ICD10, så vil begrebet sukkersyge og ikke diabetes fremgå i sårdiagnosen. Kristoffer foreslår, at man anvender en anden ICD10-liste, som bruger begrebet diabetes i stedet for sukkersyge, men at man stadig gør det muligt at finde diagnosen i ICD10, hvis man søger efter sukkersyge. - Det diskuteres, om der er brug for flere diagnoser på sårniveau, men gruppen bliver enige om, at der kun er behov for flere diagnoser på patientniveau, og at vi bør holde os til én diagnose på sårniveau. - Der udtrykkes ønske om, at man i kommunen (altså hjemmesygeplejerskerne) skal kunne vælge en diagnose, men at der ikke skal følge en diagnosekode med diagnosen. Dette ønske indfries under mødet. - Der udtrykkes ønske om, at diagnoserne er kortere, fordi det fylder meget på en mobil enhed. Rolf laver et udkast til den simple liste. 3

4 - Der udtrykkes ønske om, at diagnoserne fordanskes i stedet for blot at være oversat fra engelsk. Rolf og Anders forsøger at fordanske diagnoserne. Øvrige drøftelser - Der udtrykkes ønske om, at der kommer billeder under Wagner-graderne. Rolf tilbyder at hjælpe med at finde nogle billeder om nødvendigt. Nina har eksisterende billeder i pleje.net som gerne må bruges. - Det diskuteres, om oprettelsesskemaet og/eller sårvurderingsskemaet skal afhænge af sårtype. Det pointeres imidlertid, at der vil opstå et problem, hvis sygeplejersken til at starte med vælger et forkert sår og udfylder data i skemaet tilknyttet den pågældende sårtype. Ændres sårtypen, vil det indtastede data være skjult. Præsentation af mulighed for at tilgå patienter/give adgang for egen personalegruppe på eget initiativ Det har indtil videre været sådan, at man hvis man opretter en ny patient, som allerede findes skal tage kontakt til én af de tilknyttede personer med henblik på at få adgang til patienten. I Region Nordjylland har man afprøvet et nyt udviklingstiltag, hvor man kan tage adgang til patienten uden at tage kontakt til en af de tilknyttede personer. I det øjeblik man tager adgang til en person, vil der komme et notat om, at den pågældende person har fået adgang til patienten. - Der er ikke behov for samtykke, hvis der er tale om en del af behandlingen. Desuden logges alt. - På nuværende tidspunkt kan notatet fjernes/slettes. Denne funktion bør ikke være der. - Gruppen bliver enige om, at alle bør have adgang til denne funktion, og at det fortsat skal være muligt enten at give adgang til sig selv eller til hele ens brugergruppe. Mulighed for at sende link for adgang til en konkret patient, enten via MedComkorrespondance-meddelelse eller ambulant epikrise til praktiserende læge Denne funktion har været i systemet i lang tid, men snakken er kommet op igen som resultat af, at link-adgangen/den tekniske løsning er blevet udskudt. Nu anbefaler man, at man når man opretter patienten og skriver det første notat sender en EDI med link til kommune eller sygehus. Linket gør det muligt, at modtagere, som ikke nødvendigvis er fortrolige med pleje.net, kan få adgang til data. Gruppen har generelt gode erfaringer med dette. - Det drøftes om udsending af link skal ske automatisk, når patienten oprettes, men gruppen er enige om, at dette ikke skal ske automatisk. Alternativt diskuteres det, om man skal lave det som en valgmulighed, når man opretter patienten. - Det pointeres, at det er vigtigt at vide, hvem der går ind og ud af systemet og dermed, at det vil være at foretrække, at man, når man klikker på linket, skal oplyse cpr.nr., således at kun læger og sygeplejersker kan komme ind. - Når man ikke er oprettet som bruger af Pleje.net, så oplever man problemer med, at man ikke kan lægge billeder ind i app en. Dansk Telemedicin drøfter problematikken med Nina som har påpeget et behov hos eksterne brugere (samtidig bør man respektere forskellige rettigheder, når man ikke er oprettet som bruger). - Der er problemer med, at man ikke kan vælge at sende EDI til sygehuset, selvom sygehuset er koblet til patienten. Dansk Telemedicin undersøger dette og tilføjer sygehus, hvis 4

5 det mangler. Herudover stilles spørgsmålstegn ved, hvor (på hvilket organisatorisk modtager niveau) denne besked ender på sygehuset. OBS hvilket sygehuslokationsnummer som er anført på ens brugergruppe, dette giver mulighed præcisere modtager niveau for det enkelte sygehus. - Kristoffer fremhæver, at man har mulighed for at tilbagekalde links. Mulighed for at registrere kræftsår og anvende kræftsårsskabelonen udarbejdet af Betina Lund- Nielsen, Rigshospitalet På nuværende tidspunkt er det sådan, at kræftsårsvurderingsskemaet kommer automatisk, hvis man vælger kræftsår. Modulet er med i sårpakken og dermed gratis at anvende. Drøftelser - Det diskuteres, om dette skema skal gøres tilgængelige for alle, eller om skemaet kun skal være tilknyttet dem, der er med i Betina Lund-Nielsens projekt. Det aftales, at det fælles skema anvendes til cancersår, der bliver mulighed for at kontakte Betina Lund-Nielsen ved markering, så kan Betina Lund-Nielsen aktivere sit specifikke skema for de hudcancer diagnoser som Betina arbejder med. Øvrige drøftelser: - Diagnosen mangler på såret, når man er inde på vurderinger, hvilket gør det svært at se, hvilket sår, man har med at gøre. Præsentation af ny fanebladopdeling Den nye fanebladsopdeling har været tilknyttet max i to måneder. Hovedprincippet er, at sårlisten forsvinder under notater. Nikolaj fra Dansk Telemedicin arbejder videre med fanebladsopdelingen og sparrer i første omgang med en mindre delgruppe i udviklingsgruppen som består af Merete, Else, Nina og Helle (Dorthe med cc i mails) Mulighed for at dele kommunegrupperne op i brugergrupper - Der er enighed om, at der er brug for en oprydning i brugergrupperne ved oprettelse af ny patient. Det drøftes, om man skal vælge ikke at vise brugere, som i) ikke har været logget ind i 2 måneder, ii) ikke har været logget ind overhovedet, selvom der fortsat bør være mulighed for, at der kan være brugere, som aldrig logger ind, men som skal vises. Samme oprydningsmetode bør anvendes, når man opretter et nyt notat. - Det pointeres at linkløsningen desuden vil betyde, at man ikke nødvendigvis behøver at give brugeradgang til alle. - Gruppen opfordrer til, at man har en person i hver kommune, som opdaterer brugergrupperne. Man kunne eventuelt skrive til kontaktpersonerne for hver kommune og bede dem opdatere. - Else og Lisbeth skriver anbefalinger ned til brugeradministrationen med henblik på at reducere antallet i de enkelte brugergrupper. 3. Præsentation af den landsdækkende statistik Kristoffer præsenterer de seneste ændringer i den landsdækkende statistik, eksempelvis tilføjelse af nyt kort over antal af tværsektorielle patienter samt mulighed for regionsopdeling og filtrering vha. søgefunktion. Selvom statistikken formentlig ikke er 100% retvisende, så burde det være tæt på. Kristoffer opfordrer gruppen til at give besked, hvis der er noget, der ikke ser ud til at passe. Dorthe informerer 5

6 om, at planen er at lave servicestatistikker som PDF-filer. Desuden er planen at gøre statistikken tilgængelige for også ikke-brugere af pleje.net, evt. ved at lægge statistikken på forsiden af Pleje.net og på MedComs hjemmeside. Kristoffer opfordrer gruppen til at slette testpatienter, så disse ikke figurerer i statistikken. Gruppen opfordres desuden til fortsat at melde ønsker ind til den landsdækkende statistik ind. - Der udtrykkes ønske om, at man fastfryser rækken med kolonneoverskrifter. - Der udtrykkes ønske tilretning af dataene, når man henter dem i Excel-format. Eksempelvis er januar kodet som 1. - Der udtrykkes ønske om en søgefunktion med flere parametre. Dansk Telemedicin laver et udkast på dette, det skal samtidig beskrives, hvad men kan med den udvidede søgefunktion. - Nogle oplever ikke at kunne se kortene i den landsdækkende statistik. Dette skyldes, at ældre udgaver af Internet Explorer ikke understøtter denne funktion. - Der udtrykkes ønske om, at kommunekortet og farvetildelingen bygger på antal patienter/tværsektorielle patienter per (eksempelvis) 10k indbyggere. Det pointeres i den sammenhæng, at det vil være nemmere at sigte efter noget, når vi får fastlagt tallene i business casen. - Der udtrykkes ønske om både at kunne følge den historiske udvikling og en akkumuleret udvikling. - I forhold til brugergruppeinddelingen fremhæver Kristoffer, at der er nogle brugergrupper, som kan ikke kan placere. Kristoffer sender listen ud med de pågældende personer i håb om, at gruppen kan placere de resterende brugergrupper. Der vil formentlig også være nogle grupper, som skal slettes. - Det diskuteres, om det kunne være relevant at følge udviklingen i helingstid, men det pointeres, at det muligvis vil være svært at lave valide sammenligninger. Alternativt drøftes om det kan være en funktionalitet, som man kan vælge at tage i brug, dvs. at lave det som lokale udtræksmuligheder og måske med mulighed for at holde flere parametre sammen. 4. Gruppearbejde: Landsdækkende statistik v. alle Punktet vurderedes ikke at være nødvendigt. 5. Gruppearbejde: Sårvurderingsskemaer, inddeling i fire grupper med hver to sårgrupper Gruppearbejde blev erstattet med fælles drøftelser. Det er meget forskelligt, hvorvidt man vælger at bruge sårvurderingsskemaet i pleje.net. Nogle steder bruger man konsekvent sårvurderingsskemaet, mens man andre steder har valgt at skrive oplysningerne ned i prosatekst. Fordelen ved at anvende sårvurderingsskemaerne er en bedre søgemulighed, mens prosatekst gør det nemmere at følge udviklingen. De forskellige tilgange er formentlig et resultat af forskellige behov (forskning eller praksis) og forskellige specialer. Alle har dog fælles interesse i at kunne følge udviklingen for et sår uanset om man anvender fritekst prosa eller struktureret registrering. Der er enighed i gruppen om, at et problem med sårvurderingsskemaer tilknyttet forskellige sårtyper er, hvis sårdiagnosen ændres og tidligere indtastet data skjules (se også drøftelse i punkt 2). Gruppen lander derfor på en beslutning om, at sårvurderingsskemaerne ikke skal knyttes sårdiagnosen, og at vi derfor bevarer ét sårvurderingsskema. Flere i gruppen nævner, at det eksisterende sårvurderingsskema felter minder meget om felter anbefalet i TIME (TIME handler om arbejdsteknik, der understøtter en fælles systematisk tilgang til sårbehandlingen), og der er enighed i gruppen om, at det ville være fordelagtigt at 6

7 sætte vurderingsskemaet op efter TIME-konceptet. Merete og Rolf vil lave udkastet til dette. Gruppen pointerer dog, at der kan være andre steder, hvor man vil have brug for at knytte noget specifikt til diagnosen, eksempelvis i stamdatadelen, når man opretter et sår. Gruppen beslutter, at der bør udarbejdes specifikke formularer (spørgsmål der følger efter valg af sårdiagnose i stamdatadelen) til tre grupper: Tryksår, diabetiske fodsår og resten. Nedenstående formular for tryksår blev udarbejdet til mødet, men Anders og Merete kommer med et forslag til formularen for tryksår, mens Knud og Jeanett kommer med et forslag til formularen for diabetiske fodsår. Rækkefølgen bør for alle tre grupper følge rækkefølgende som for tryksår, jf. nedenstående. Tryksår: 1. Sårplacering 2. Tidligere sår: Ja/Nej (obligatorisk) 3. På samme placering: Ja/Nej 4. Nyt sår: Ja/Recidiv 5. Hvornår opstod såret? (med kalendermulighed) 6. Hvordan opstod såret? 7. Sårbeskrivelse (TIME) 8. Aflastende tiltag: (Ja/Nej) 9. Aflastende tiltag - hvis ja: Forskellige typer 10. Wagner fjernes 11. Andet Arbejdsrammen for ovenstående vurderes at være én måned. Herefter vil gruppen have 14 dage til at melde tilbage. MedCom melder ud til gruppen, når funktionerne kan afprøves. Funktionen vil blive tilknyttet brugeren max. Alternativt oprettes nu (tryksårs)bruger til formålet. Øvrige drøftelser - Kristoffer fremhæver resuméfunktionen: Når man laver en ny vurdering, kan man indsætte seneste vurdering som fritekst, hvorved vurderingsskemaet automatisk laves om til tekst. - Det pointeres, at der er mangler i den nederste del af sårvurderingsskemaet - Knud efterspørger mulighed for at registrere og dermed orientere om specifikke tiltag i forhold til sårbehandlingen, således at man kan fremsøge sårjournaler, hvor det specifikke tiltag er blevet anvendt og evt. sammenligne på tværs. Fremsøgning af data/sårjournaler fra specifikke forløb er vanskeligt, hvis der ikke er registreret struktureret og konsekvent, det er dog samtidigt vanskeligt på nationalt niveau at få alle lokale tiltag indenfor projekter, forskning m.m. registreret, da afprøvninger foregår dynamisk og lokalt. En mulighed kan være at oprettet et felt, hvor man kan anføre specifikke tiltag. Udvikling og afprøvning af et sådant felt i pleje.net bør gennemføres i samarbejde med de fagpersoner som foretager specifikke tiltag. Et første tiltag kan afprøves i samarbejde med Knud. - Der efterspørges en funktion, så man kan sortere på diagnoser alternativt et faneblad med diagnoser, hvor man kan samle diagnoserne og se diagnosefordelinger. Kristoffer viser, at man allerede kan sortere efter, hvem der ikke har en diagnose. - Kristoffer præsenterer muligheden for at hoppe mellem de ulæste notater i indbakken oppe i højre hjørne. - Der efterspørges genvejstaster - Det pointeres, at opmåling ikke virker på ipad en. Det skyldes, at de ikke omstiller Flash. - Det pointeres, at der automatisk sker en opmåling på 0, når et sår afsluttes. 7

8 - Der kommer en funktion med behandlet og læst, men vi skal være enige om, hvad ordene dækker over. Måske er der brug for behandlet og behandles af andre. - Gruppen er enige om, at det skal være muligt for alle at vælge, at nogle kun skal have læseadgang. Desuden bør dem med kun læseadgang ikke fremgå af listen, når man opretter ny patient og laver nyt notat. 6. Opsamling v. alle Det pointeres, at det er vigtigt at få formidlet nyheder som eksempelvis nyheden om den nye diagnoseliste. Desuden skal kommunerne opfordres til at anvende den evt. gennem projektledergruppen. 7. Afrunding v. Dorthe Skou Lassen Opgavefordeling: TIMES: Rolf og MereteFordanskning af diagnose: Rolf og Anders OBS Kristoffer har d. 7. februar lagt nyeste version af ICD10 diagnose listen fra SKS ind i Pleje.net Forkortede diagnoser: Rolf Billeder til Wagner-graderne: Rolf/Nina OBS, Kristoffer har lagt Nina's billeder ud på Wagner graderne. Anbefalinger til brugeradministration: Else og Lisbeth Stamdata for tryksår: Anders og Merete Stamdata for diabetiske fodsår: Knud og Jeanett Gruppen aftaler, at evaluering af kommende tiltag kan ske over mail, og at der ikke er brug for et møde i den forbindelse. Dorthe foreslår, at vi holder en temadag, hvor vi informerer om tiltagene i pleje.net. Temadagen kunne desuden bruges til deling af metoder og tilgange. Udviklingsgruppen er mere opstemt efter at afholde disse temadage regionalt, da opbakningen formentlig vil være større grundet kortere distance. 8