Indsamlingslederens Håndbog til Sogneindsamlingen Søndag den 8. marts 2015

Transkript

1 Indsamlingslederens Håndbog til Sogneindsamlingen Søndag den 8. marts 2015 Læs alt, du har brug for at vide som indsamlingsleder før, under og efter sogneindsamlingen. Udover denne håndbog, er det en god ide at kende til: SIA dit online værktøj, hvor du kommunikerer med og holder styr på indsamlere, materialer og resultater. Hjemmesiden hvor vi har samlet al relevant information til dig under Servicecenter for indsamlingsledere Kontaktinfo eller tlf som er vores direkte kontakt, hvis du har brug for hjælp. 0

2 Velkommen til Sogneindsamlingen 2015 Kære indsamlingsleder Tak, fordi du har påtaget dig den vigtige rolle som leder af den lokale indsamling. Du er del af et værdsat hold på ca. 900 indsamlingsledere. Tilsammen sørger I for, at cirka indsamlere dækker ruter landet rundt. I er afgørende for, at vi får samlet mange millioner kroner ind på blot nogle få timer første søndag i marts. De penge kommer rigtig mange af verdens fattigste til gavn. Sæt lidt hyggelig musik på, lav en god kop kaffe og sæt dig i din yndligsstol, inden du går i gang med denne håndbog. Efter 15 minutters læsning vil du have dannet dig et overblik over Sogneindsamlingen. Vi er her for at bakke op om din indsats, og vi ser frem til samarbejdet. Gode hilsner Sogneindsamlingsholdet 1. Før indsamlingen...s Hvervning af indsamlere Tjek din materialebestilling Sørg for lokal mediedækning På indsamlingsdagen...s Klargøring af materialer Send indsamlerne godt af sted Modtagelse af indsamlerne Optælling og indbetaling af penge Efter indsamlingen...s Evaluering Overskydende materiale Send en tak til dine indsamlere Ordforklaringer...s Hvervematerialer Indsamlermaterialer Dine værktøjer og informationskanaler Kontakt os...s.10 1

3 1. Før indsamlingen Som indsamlingsleder er der mange muligheder for at lave en god indsamling i sognet. Det betyder ikke, at du skal gøre alting. Sæt dig et realistisk mål for, hvad du har tid og lyst til, og så kan du altid bygge ovenpå, hvis du er indsamlingsleder igen næste år. Her er et overblik over, hvornår de nødvendige ting skal gøres: Januar: Inden 23. januar: Tjek bestilling af indsamlermaterialer i SIA (du kan også bestille flere materialer) Hvervning og registrering af indsamlere i SIA Februar Lav aftale med en bank om indlevering af penge den 8. marts Tjek og print ruterne i RUT Forsæt hvervning af indsamlere Marts (eller ugen op til) Send jeg-glæder-mig-til-at-se-dig besked til indsamlerne 1.1 Hvervning af indsamlere Indsamlingsresultatet hænger direkte sammen med antallet af indsamlere. En kerneopgave for dig er derfor at sikre, at der er nok indsamlere til, at alle ruter bliver dækket. Det er sjovt, når det lykkes, og det kan være med til at skabe en fælles stolthed hos alle, der er involveret i indsamlingen. Personlig opfordring er bedst At skaffe indsamlere nok kræver arbejde. Den personlige opfordring er en vigtig motivationsfaktor for mange mennesker. Indsamlerne fra tidligere år, er de første du bør ringe til, da der er høj sandsynlighed for, at mange af dem vil deltage igen. Brug derudover dit eget netværk og prøv at tage kontakt til alle de lokale kræfter, der kan tænkes at deltage i indsamlingen. 1 rute pr. indsamler Prøv at opfordre indsamlere til at tage en rute hver. Man kan stadig samle ind to og to, så tager man bare to ruter tilsammen. Lokalt hvervede indsamlere er de indsamlere, du hverver. Centralt hvervede indsamlere har selv tilmeldt sig via telefon eller sogneindsamling.dk. Alle tilmeldte indsamlere skal skrives ind i SIA dit online værktøj for Sogneindsamlingen. Her står de tidligere indsamlere også. Det er vigtigt, at alle indsamlerne registreres her, hvis du en dag overlader rollen som indsamlingsleder til en anden. Du kan også let sende beskeder til alle dine indsamlere via SIA. 2

4 Tilmelding af indsamlere i SIA Når du tilmelder indsamler i SIA modtager de en velkomstmail med information om mødested og mødetid og kontaktinformationer på dig som indsamlingsleder. Vi anbefaler, at du holder kontakten til dine indsamlere og som minimum udsender en mail eller sms umiddelbart op til indsamlingsdagen. Du kan læse mere om SIA og hvervning på sogneindsamling.dk/servicecenter 1.2 Tjek din materialebestilling Vi har gjort det let for dig og bestiller alle de nødvendige materialer til dig. Hvervematerialer D. 9. januar sender vi en pakke med hvervematerialer til dig. Denne indeholder hverveflyers, hverveplakater og eksempler på armbånd og FDF/Spejdermærke. Ønsker du mere ud over det, kan du bestille det inde på SIA. SIA SogneIndsamlingsAdministration SIA er dit online værktøj, hvor du har adgang til alle indsamlere, hvor du kan kommunikere direkte med indsamlerne og bestille ekstra materiale. Du logger på SIA fra sogneindsamling.dk Servicecenter for Indsamlingsledere Hvervematerialer skal du bruge før indsamlingen til at hverve indsamlere. Det er: flyers, plakater, armbånd og mærker til FDFere/spejdere. Indsamlermaterialer Vi begynder udsendelsen af indsamlingsmaterialet 1. februar. Ønsker du at se, hvad du modtager eller har ændringer til bestillingen, ændres det i SIA inden 23. januar. Bestillingen laves på baggrund af din registrerede lagerbeholdning fra sidste gang. Leveringsadresser Når du oprettes som indsamlingsleder, taster vi leveringsadresse(r) ind. Du kan se eller ændre leveringsadresser i SIA under den enkelte ordre eller ved at kontakte os. Indsamlermaterialer skal du bruge på indsamlingsdagen. Det er indsamlingsbøsser, check-in kort, indsamlervejledning, girofoldere til alle husstande mv. Udprint af ruterne Alle indsamlere, der møder op på indsamlingsdagen, skal have en rute at gå gerne én pr. indsamler. Ruterne ligger klar til udprint via vores online rutesystem RUT. Du kan også selv lave nye ruter eller rette i de eksisterende. Er der problemer, så kontakt os. En rute skal gerne dække: 50 husstande på landet 100 husstande i villa-/parcelhuskvarterer 150 husstande i byområder med etageejendomme RUT dit online ruteplanlægningssystem RUT hjælper dig med planlægning af ruterne i sognet. Du kan også printe alle ruterne. Du får adgang til RUT via SIA. Du kan læse mere om RUT på sogneindsamling.dk/servicecenter 3

5 1.3 Gør opmærksom på indsamlingen i lokalområdet Find artikler til lokalblade på Sogneindsamling.dk/servicecenter under Materialer. Vi håber, du vil hjælpe os med at skabe opmærksomhed om Sogneindsamlingen. Lokal omtale kan nemlig betyde flere indsamlere og penge i indsamlingsbøsserne. Derfor beder vi dig om at kontakte lokalaviser, kirkebladet og lokale foreningers nyhedsbreve. Folkekirkens Nødhjælp udarbejder forslag til artikler, som du kan redigere i eller bruge dele af i kirkebladet, på hjemmesider eller lignende. Find artiklerne på sogneindsamling.dk under Materialer. Indsamling foran butikker Folkekirkens Nødhjælp indgår centrale samarbejdsaftaler med en række virksomheder op til Sogneindsamlingen. Det giver dig mulighed for at sende indsamlere ud og samle ind foran fx togstationer, butikscentre eller lokale supermarkeder. Listen med centrale samarbejdsaftaler kan findes på sogneindsamling.dk. Den opdateres løbende og vi indtaster også i SIA, hvilke aftaler der er indgået i dit nærområde. Husk at der er lavet en central aftale med alle Dansk Supermarked-butikker; Netto, Føtex eller Bilka om lovlig indsamling foran de butikker. Andet erhvervssamarbejde Det er altid en god ide at inddrage lokalområdet herunder også lokale butikker eller virksomheder. Du har mulighed for at opstille en indsamlingsbøsse i de lokale butikker/virksomheder i perioden op til indsamlingen. Læs mere på sogneindsamling.dk/servicecenter under Samarbejdsaftaler. Mange lokalaviser dækker mere end et enkelt sogn, og det er derfor en god idé at koordinere pressehenvendelser med de andre indsamlingsledere i kommunen. Hvis der i din kommune allerede er en kommunekoordinator, varetages pressekoordineringen dér. Når du logger ind i SIA kan du se om du har en kommunekoordinator, da vedkommendes kontaktinfo vil stå på forsiden. Din kommunekoordinator er en frivillig, der har fokus på at hjælpe dig som indsamlingsleder samt koordinere pressetiltag. Hvis der er en kommunekoordinator i din kommune, kan du se denne i SIA. 4

6 2. På indsamlingsdagen På selve indsamlingsdagen skaber du rammen for indsamlingen. Indsamlerne skal sendes godt afsted, og modtages igen når de kommer tilbage. Pengene skal indsamles og afleveres til nærmeste bank. Sæt et hold, der kan hjælpe dig på dagen Vi anbefaler, at du samler et hold til at hjælpe dig på dagen. Det kan være en stor opgave at løfte alene. Der skal være tid til at uddele materialer, hjælpe nye indsamlere, lave kaffe og andre småting. Gør dagen god for indsamlerne En god stemning på indsamlingsdagen er alfa omega for at indsamlerne har lyst til at samle ind igen næste år. Tilbyd dem gerne en kop kaffe, en sandwich, kage eller hvad du har lyst og mulighed for at servere. Ofte kan man spørge om kirken har mulighed for at støtte indsamlingen ved at dække udgifterne til mad og drikke, eller tale med den lokale bager eller supermarked om de vil bidrage. Sørg for at indsamlerne får en god dag, så er der stor chance for at de deltager igen næste år. Det er lettest at fastholde indsamlere frem for at skulle skaffe helt nye indsamlere. Folkekirkens Nødhjælp arbejder på at lave samarbejder med sports- og kulturorganisationer og ofte donerer de entrebilletter til deres arrangementer. Du vil modtage en mail op til sogneindsamlingen, hvis der er billetter til arrangementer i din region. Dem kan du give til indsamlerne eller udlove som præmier fx til dem der samler mest ind eller lign. 2.1 Opsætning af basen Pak en færdig pose Det er en god ide at samle nogle færdige poser, som er lette at udlevere til indsamleren. Hav alt parat, når indsamlerne møder op. Alle indsamlere skal: Have en indsamlingsbøsse med Mobile Pay/swipp-mærke og lukket med plombe Udfylde check-in-kort til registrering af personoplysninger. Husk at notere plombenummeret på forhånd. Have en printet rute evt. i plastikcharteque Girofoldere til alle husstande på ruten (enten i hånden eller i postkassen) Indsamlingsvejledning Pose til girofoldere og indsamlingsvejledning Være informeret om, hvornår de senest skal være tilbage fra ruten Indsamlere foran en butik Sender du indsamlere afsted for at samle ind for et center/ en butik, skal de medbringe følgende: Vest med Folkekirkens Nødhjælp-logo. Kontakt os, hvis du mangler veste. 5

7 Printet indsamlingstilladelse til de enkelte centre (printes på Sogneindsamling.dk/servicecenter under samarbejdsaftaler). 2.2 Send indsamlerne godt af sted Det gør en stor forskel om indsamlerne er motiverede for at gå ruten. Man kan som pegefingerregel samle ca kr. ind pr. rute, men det gør en forskel, hvordan indsamlerne møder husstandene. Her kan du hjælpe: Motiverede indsamlere Højere beløb i bøsserne Hjælper flere af verdens fattigste Oplys om temaet for årets indsamling Hvert år er der et tema for Sogneindsamlingen. I år er det: kvinder i verdens fattigste lande. Det kan du læse mere om på Det er en god ide at sørge for, at dine indsamlere er orienteret om temaet, inden de går ud. Især konfirmander, de unge FDFere/spejdere eller helt nye indsamlere kan have brug for hjælp. Du kan derfor tilbyde dem at gennemgå indsamlingsvejledningen sammen med dem, inden de går ud. Arranger en konkurrence Hvis du og dit team har overskud til det, kan I arrangere en konkurrence om, hvem der kan gætte sognets samlede indsamlingsresultat, eller hvem der samler mest ind på ruten. Tip Mød husstandene med: Din nabo har lige støttet Folkekirkens Nødhjælp, har du også lyst til at give et bidrag til verdens fattigste? Indsamlertyper Lokalt hvervede indsamlere: ofte folk, der har samlet trofast ind i mange år, de har mange erfaringer som kan være nyttige for dig som indsamlingsleder. Centralt hvervede indsamlere: ofte nye indsamlere. Dem skal der værnes ekstra om, så de følers sig velkomne og har lyst til at komme tilbage næste år. Konfirmander, FDFere eller spejdere: Det kan være grænseoverskridende for de unge at samle ind, så giv dem en positiv bemærkning med på vejen og sørg for, at de læser indsamlingsvejledningen grundigt. 2.3 Når indsamlerne kommer tilbage Når indsamlerne kommer tilbage er der tit en god stemning. Der er altid sjove oplevelser og gode erfaringer fra ruten. Sæt tid af til at snakke med indsamlerne, mens I får lidt at drikke og spise. Det er en god ide at inddrage indsamlerne i optællingen af deres indsamlede beløb. Husk at: At have mad og drikke klar til indsamlerne At udfylde beløb på check-in kortet At have en bidetang til at bryde plomberne, der holder indsamlingsbøsserne samlet At uddele mærker (til FDF eller spejdere) At udlevere indsamlingsdiplomer til de interesserede -især børn og unge plejer at være glade for diplomerne At udlevere evt. donerede entrebilletter til sports- eller kulturoplevelser At skaffe en beholder til at opbevare penge i. Skaf evt. også en møntoptæller 6

8 Giv os de gode historier Ligesom det er vigtigt at få presseomtale op til dagen, vil vi gerne høre fra jer på indsamlingsdagen. Vores journalister sidder derfor klar ved telefonerne på på indsamlingsdagen og -aftenen for at tage imod sjove, anderledes eller på andre måder interessante historier fra din lokale indsamling. Du kan også sende os en mail med billeder til 2.4 Optælling og indbetaling Som afslutning på indsamlingsdagen skal du indberette det indsamlede beløb til Folkekirkens Nødhjælp, så vi kan gøre status på dagen og melde et samlet indsamlingsresultat ud til pressen. Indberet resultatet via SIA eller ring til os på Du kan enten ringe til os på tlf eller logge på SIA via sogneindsamling.dk og indtaste informationerne der. I kan selv tælle pengene op, eller I kan have en aftale med et pengeinstitut om hjælp med optællingen. Pengene skal overføres til Folkekirkens Nødhjælp Danske Bank Bankkonto: Giro: Det er vigtigt, at du oplyser afsender. Det gør du ved at bruge OCR linjen, som du får på mail umiddelbart før indsamlingen. 3. Efter indsamlingen 3.1 Evaluering For at vi kan blive ved med at udvikle Sogneindsamlingen til det bedre, vil vi bede dig om at besvare evalueringsskemaet. Erfaringer og oplevelser fra forberedelserne op til og fra selve dagen er gode at have til næste gang, også for dig selv. Link til evalueringen udsendes på mail på indsamlingsdagen. Indsamlerne modtager også et evalueringsskema på mail umiddelbart efter indsamlingen. Send check-in kort til Folkekirkens Nødhjælp De udfyldte check-in kort har vigtige informationer om ruter, indsamlere og beløb til forbedring af næste Sogneindsamling. Du skal derfor sende alle udfyldte 7

9 kort inden 15. marts Brug den vedlagte svarkuvert. Husk at registrere alle indsamlerne i dit SIA først.. Alle indsamlere, der har udfyldt check-in kort, deltager i en konkurrence om billetter til forestillinger og koncerter. Vinderne får direkte besked og den relevante indsamlingsleder får besked. 3.2 Overskydende materiale Følgende materialer skal genbruges: Indsamlingsbøsser Låg Overskydende plomber Mobile pay/swipp-skilte Registrer din materialebeholdning i SIA Husk at tælle op og registrere antallet af indsamlingsbøsser i dit SIA under Lager. På baggrund af dit lager lægges bestilingerne til næste års indsamling. Har du ingen opbevaringsmulighed, kan du sende indsamlingsbøsserne retur til: Folkekirkens Nødhjælp Nørregade København K Husk i så fald at nulstille dit lager i SIA. 3.3 Send en tak til dine indsamlere Send indsamlerne en besked via SIA om det samlede resultat for sognet og tak dem for indsatsen, så du bevarer den gode relation. Du kan nemt sende beskeder til alle indsamlerne via SIA. 4. Ordforklaringer 4.1 Hvervematerialer Bruges før indsamlingen til at hverve indsamlere og varsle indsamlingen lokalt. Du modtager en pakke med hvervematerialer midt i januar. Den indeholder: 10 hverveflyers, 3 A4 plakater og 3 A3 plakater. Desuden et eksempel på et FDF/spejdermærke og armbånd. Yderligere kan bestilles i SIA. Hverveflyer Lægges f.eks. i butikker, kirken, foreninger, på skoler, biblioteker eller uddeles til møder og arrangementer. Hverveplakat Hænges op på centrale steder i kirken/indsamlingsstedet som minimum. Skriv din kontaktinformation på plakatens hvide flade. 8

10 Plakaten kan bestilles i størrelserne A3 og A4 og både til indendørs og udendørs brug. sms tur til 1277 eller meld dig på Armbånd Kan gives til børn og unge og er en del af slutsult.nu som er en oplysningskampagne. Læs mere på slutsult.nu. FDF/spejder-mærker Kan gives til FDFere eller spejdere, hvis de har samlet ind eller arbejdet med slutsult.nu-kampagnen. Mærket kan sættes på skjorten/uniformen. Læs mere på slutsult.nu. 4.2 Indsamlermaterialer Materialer du skal bruge på indsamlingsdagen indsamlingsbøsser, check-in kort, girofoldere mv. Vi har lavet en ordre på indsamlermaterialer og denne kan du rette i indtil d. 23. januar i SIA. Herefter pakker og sender vi materialerne til dig. Har du brug for mere, kan det bestilles i SIA. Indsamlingsbøsse Indsamlingsbøsserne kan bruges år efter år. Du kan bestille nye låg og plomber i SIA. MobilePay/Swipp-mærke Hvis folk ikke har kontanter, når indsamleren kommer, kan de benytte MobilePay/Swipp, som er en enkelt måde at overføre penge på. MobilePay/Swipp er apps til smartphones. Plomber Indsamlingsbøsserne lukkes med plomber. Check-in kort Check-in kortet udfyldes af indsamleren, inden du udleverer indsamlingsbøsse og materialer. Det er din sikkerhed for, at du ved, hvem du har sendt på gaden som repræsentant for Folkekirkens Nødhjælp. Du beholder check-in kortet mens indsamlingen står på, og de resterende felter udfyldes, når indsamleren kommer tilbage fra sin rute. Indsamlingsvejledning Kort vejledning med facts om årets indsamling og gode råd til at tage med på turen. Girofolder Alle skal have en folder enten i hånden eller i postkassen, hvis ingen er hjemme. Den indeholder ud over girokort en oversigt over de forskellige måder, hvorpå man kan give et bidrag. Sidste år blev der indsamlet kr. via girofolderen. N Plastikposer Poserne er til indsamlernes girofoldere og indsamlingsvejledning. Diplomer Udfyldes med beløb og gives til interesserede indsamlere efter optælling som tak for hjælpen. Diplomerne er i A5 størrelse. Kan bestilles i SIA. Veste Der kan bestilles veste til de folk, som skal indsamle foran centre/butikker, så de signalerer at de kommer fra Folkekirkens Nødhjælp. Desuden skal de have butikkens tilladelse til at samle ind på sig. På sogneindsamling.dk kan du se, hvilke butikker, der er lavet aftale med. Du er også velkommen til selv at lave aftaler med lokale butikker. 9

11 4.3 Dine værktøjer og informationskanaler Nyhedsbreve Indsamlingsledere modtager løbende nyhedsbreve frem til indsamlingen med relevante informationer. Sogneindsamling.dk På sogneindsamling.dk/servicecenter finder du alle nødvendige informationer om materiale, vejledninger, artikler til brug i det lokale pressearbejde og nyhedsbreve. Via sogneindsamling.dk kan du også logge på SIA. SIA SogneIndsamlingsAdministration SIA er dit værktøj til indsamlingen. I SIA tilmelder du indsamlere, bestiller materialer, sender beskeder til indsamlerne, får adgang til RUT, registrerer indsamlingsbeløbet mv. Gå til sogneindsamling.dk for at logge på SIA. Gem evt. SIA som genvej på computeren eller bogmærke i din browser, så du let kan tilgå det. Læs vejledningen og se videoerne til SIA på sogneindsamling.dk RUT - ruteplanlægningssystemet RUT er indsamlingsorganisationernes fælles online værktøjsystem til planlægning af ruter til indsamlinger. Du kan udprinte dine ruter som de er, eller redigere/oprette nye ruter. Du kan finde en trin-for-trin vejledning til RUT på sogneindsamling.dk og du får adgang til RUT via SIA. 5. Kontakt os Folkekirkens Nødhjælp har en gruppe medarbejdere tilknyttet Sogneindsamlingen, som er klar til at hjælpe dig. Du kan altid skrive til sogneindsamling@dca.dk eller ringe til os på Telefonen er åben: mandag - torsdag: fredag: 8.30 til Folkekirkens Nødhjælp kæmper mod sult i verdens fattigste lande. Vi ruster de mest udsatte, S Vi ser frem til samarbejdet å de kan producere mad nok til et sundt livgrupper (en slags små, selvstyrede og selvfinansiered 10