Ejendomsadministrationen

Transkript

1 Ejendomsadministrationen AFTALE NOVEMBER

2 1. Indledning Randers Byråd har besluttet, at der fra 1. januar 2007 skal indgås aftaler med alle arbejdspladser i Randers Kommune. De overordnede mål med aftalestyringen er effektiv service med høj kvalitet til borgerne, mere udvikling, råderum til de kommunale ledere og medarbejdere samt bedre muligheder for det kommende byråd til at styre kommunen. Aftalen har desuden til formål at skabe sammenhæng mellem byrådets politik og de udførende enheders faktiske handlinger, koble den økonomiske styring med de politiske mål og dermed øge mulighederne for strategisk planlægning. Hensigten er ligeledes at skabe klarhed for ledere og medarbejdere over, hvilke mål de skal forfølge, og inden for hvilken ramme dette skal foregå. Aftalen indgås inden for rammerne af lovgivningen, byrådets visioner og politikker samt aftaleenhedens budget. Byrådet har fortsat det juridiske og bevillingsmæssige ansvar. Byrådet kan derfor til enhver tid tilbagekalde eller ændre i aftalen i kraft af det almindelige over/underordnelsesforhold. Denne aftale gælder fra januar 2015 til december 2016, og aftalen er indgået mellem Ejendomsadministrationen og Randers Byråd. Da der fortsat mangler afklaring af en del af aftalens punkter, er aftalen foreløbig. En revideret version af aftalen fremlægges til godkendelse i Byrådet ved årsskiftet Ejendomsadministrationen Ejendomsadministrationen er en aftaleenhed under Miljø og Teknik og refererer til Økonomiudvalget. Ejendomsadministrationen arbejder efter følgende idégrundlag: Mission Ejendomsadministrationens mission er, at sikre de bedst mulige fysiske rammer for løsningen af kommunens kerneopgaver samtidig med at værdien af de kommunale bygninger beskyttes. Vision Ejendomsadministrationens vision er at skabe en professionel ejendomsforvaltning med en effektiv og sammenhængende indsats for arbejdet med kommunens bygninger, hvor brugerne og dermed kerneopgaverne altid er i centrum, og hvor der er stærke faglige miljøer og løbende kompetenceudvikling af medarbejdere, således at bygningsvaretagelsen altid er i de bedste hænder. Målgruppe Ejendomsadministrationens målgruppe er alle brugere af Randers Kommunes bygninger. Opgaver Ejendomsadministrationen har ansvar for bygningsbudgetterne og optimering af bygningsporteføljen på tværs af forvaltningsområderne efter retningslinjer udstukket af det politiske udvalg og byrådet på basis af høring af fagudvalgene. Ejendomsadministrationen er budgetansvarlig for de områder, der hører under Ejendomsadministrationen. 2

3 Fagforvaltningerne varetager ejerrollen for de kommunale ejendomme, som de har i deres varetægt, men provenuet fra salg af eventuelle ejendomme indgår i Ejendomsadministrationens budget som et led i Ejendomsadministrationens opgave med at dække hele kommunens lokalebehov. Ejendomsadministrationen omfatter følgende forvaltningsfunktioner vedrørende alle kommunalt ejede bygninger med undtagelse af kirkegårdene, Værket og de almene ældreboliger. Investeringsforvaltning (eje/leje, køb/salg, nedrivning, ombygning, nyanlæg) Finansiel administrativ forvaltning (budget, kontrakter, ind/udlejning, aftalestyring med leverandører) Areal forvaltning (optimering af m 2, lokaleudnyttelse, omflytninger, udfordre behov for lokaler) Forvaltning af særlige udviklingsbehov og behov for innovative løsninger, der understøtter kerneopgaverne i samarbejde med brugerne Driftsforvaltning vedrørende bygninger og arealer (udvendigt bygningsvedligehold) Serviceforvaltning (vægterordning) Desuden er der visse selvejende institutioner og lejede bygninger, hvor Ejendomsadministrationen varetager det udvendige bygningsvedligehold. 1 Og Ejendomsadministrationen har ansvaret for det indvendige bygningsvedligehold i de indlejede bygninger, hvor det indvendige bygningsvedligehold påhviler Randers Kommune. Vedrørende de almene ældreboliger er der desuden samarbejde mellem Ejendomsadministrationen og boligforeningen omkring rådgivning i forbindelse med det udvendige bygningsvedligehold. Ejendomsadministrationen omfatter følgende forvaltningsfunktioner vedrørende alle kommunalt ejede bygninger med undtagelse af kirkegårdene, Værket, de kommunale haller og ældreområdets almene ældreboliger. Driftsforvaltning vedrørende bygninger og arealer (drift og vedligehold af bygninger indvendigt, tekniske installationer, vedligehold af udenomsarealer, energioptimering) Der vil dog for hallernes vedkommende være tale om et forpligtende samarbejde med Ejendomsadministrationen om løsningen af ovenstående opgaver. Ejendomsadministrationen omfatter følgende forvaltningsfunktioner vedrørende alle kommunalt ejede bygninger med undtagelse af kirkegårdene, Værket, de kommunale haller og de almene ældreboliger samt ældrecentrene: Serviceforvaltning (rengøring) Desuden vil der på socialområdet og familieområdet være steder, hvor det er mere hensigtsmæssigt, at rengøringen organiseres decentralt. På disse områder kigges der derfor på hver enkelt institution med henblik på at vurdere, hvor det vil være hensigtsmæssigt at ejendomsadministrationen forestår rengøringen, og hvor det vil være hensigtsmæssigt, at den decentrale enhed forestår rengøringen. Den nærmere beskrivelse af dette vil blive tilføjet aftalen inden årsskiftet Pr. 1. januar 2015 drejer det sig om Børnehuset Mariendal, Kristrup Vuggestue, Platangårdens Vuggestue og Børnehave, Lions Børnecenters Børnehave, Børnegården Nyvang, Børnehaven Bredstrupgade, Daginstitutionen Hørhaven, Daginstitutionen Mælkevejen, KFUK s Børnehave, Randers Børneasyl, Solgården, Støttecenter Sjællandsgade, CBR-Randers bygning 2 og 3. 3

4 Ejendomsadministrationen omfatter følgende forvaltningsfunktioner vedrørende Laksetorvet og Randers Sundhedscenter: Serviceforvaltning (kantinedrift) Særligt for kulturhuset er det gældende, at dette område af hensyn til de meget specielle sikkerhedshensyn, fortsat mangler afklaring og vil blive tilføjet aftalen efter forudgående drøftelse i direktionen. Styringsprincipper 1. Principper for køb og salg af kommunale bygninger Forslag til køb og salg af kommunale bygninger forelægges Økonomiudvalget. Ejendomsadministrationen har ret til via direktionen at stille forslag om køb og salg af ejendomme. Ejendomsadministrationen er ansvarlig for aftaleindgåelsen. 2. Principper for dækning af lokalebehov Formålet med principperne er at sikre, at de decentrale enheders behov for lokaler dækkes med den mest optimale anvendelse af de kommunale arealer. Fagforvaltninger, der har et ændret lokalebehov, retter henvendelse til Ejendomsadministrationen med henblik på at afdække, hvordan det ændrede behov bedst kan imødekommes. Hvis der er behov for flere lokaler, undersøges om behovet kan dækkes ved at omprioritere brugen af eksisterende lejemål eller eksisterende kommunale ejendomme. Hvis ikke, undersøger Ejendomsadministrationen i samarbejde med fagforvaltningen, hvorvidt det er mest hensigtsmæssigt at dække lokalebehovet gennem leje, køb eller nyanlæg af bygninger. Hvis fagforvaltningen har overskydende bygningskapacitet, undersøges om andre forvaltninger har behov for lokaler. Hvis dette ikke er tilfældet, undersøges hvilke muligheder der er for at afhænde lokaler ved enten opsigelse af lejemål, udlejning til eksterne lejer, salg eller nedrivning. 3. Principper for indgåelse af lejeaftaler vedrørende fast ejendom Formålet med principperne er at sikre, at de indgåede lejemål er juridisk, byggefagligt og økonomisk tilstrækkeligt attraktive. Ejendomsadministrationen er ansvarlig for administration af kommunens lejemål. Ejendomsadministrationen er ansvarlig for både det ejendomsfaglige aspekt, det forretningsmæssige aspekt, og det juridiske indhold i aftalerne. Aftale om leje af fast ejendom, der kan sidestilles med en kommunal anlægsopgave, er omfattet af bekendtgørelsen om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier mv. Indgåelse af lejekontrakter vedrørende leje af bygninger/ lokaler skal godkendes i direktionen og underskrives af kommunaldirektøren, hvis lejemålet har en årlig husleje på kr. eller mere. Fagforvaltningen er ansvarlig for, at der er bevillingsmæssig dækning for nye lejeaftaler, herunder at der fremover budgetteres med lejeudgiften. 4

5 4. Principper for byggerådgivning, renovering og anlægsprojekter vedrørende fast ejendom, hvor fagforvaltningerne er projektejer Formålet med principperne er at fastlægge og beskrive omfanget af Ejendomsadministrationens byggerådgivning samt beskrive fagforvaltningernes og Ejendomsadministrationens roller i forbindelse med renovering og anlægsprojekter, hvor fagforvaltningerne er projektejer. Renoverings og anlægsopgaver vedr. fast ejendom er underlagt de generelle kommunale regler for meddelelse af anlægsbevillinger og for aflæggelse af anlægsregnskaber. Principperne er: Fagforvaltningerne er ansvarlige for udarbejdelse af indledende oplæg med beskrivelse af de materielle forudsætninger for meddelelse af anlægsbevilling til nybygninger og større renoveringsopgaver. Fagforvaltningen er ansvarlig for at få beskrevet de faglige dimensioner af projektet. Oplægget skal medtage forslag til afledt drift i forhold til ejendomsdriften. Fagforvaltningen er desuden ansvarlig for eventuelle aftaler med rådgiver i forhold til foranalysen. Ejendomsadministrationen rådgiver fagforvaltningen i forhold til foranalysen. Anlægsopgaven overgår til Ejendomsadministrationen, når byrådet har meddelt anlægsbevilling. Ejendomsadministrationen er ansvarlig for eventuelle aftaler med rådgiver, herunder indhentning af de fornødne tilladelser i Miljø og Teknik i forhold til gennemførelse af projektet. Der skal være fokus på dialogen mellem Ejendomsadministrationen og fagforvaltningerne med henblik på at sikre et højt informationsniveau, så den politiske forankring af anlægsprojekterne er sikret. Væsentlige ændringer i projektet i anlægsfasen forelægges fagforvaltningen. 5. Principper for byggerådgivning i forbindelse med renovering og anlæg af almene ældre- og plejeboliger Formålet med principperne er at fastlægge de specifikke principper for opførelse af almene ældreog plejeboliger, som er gældende ud over de ovenfor nævnte generelle principper. De specifikke principper er: Fagforvaltningen skal i foranalysen medtage regler for drift af boligerne samt beregning og administration af husleje. Heri skal indgå forslag til fordelingsnøgler mellem Randers Kommune og boligselskabet. 6. Principper for økonomistyring af anlægsbevillinger Formålet med principperne er at fastlægge let-administrerbare regler for økonomistyring af anlægsbevillinger. Anlægsbevillinger administreres i overensstemmelse med Randers Kommunes regnskabsregulativ. Reglerne er pr. 1. januar 2015 som herunder: 5

6 Anlægsregnskaber skal således aflægges senest i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet for det år, hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet. Der aflægges særskilte anlægsregnskaber for byrådet, hvis Anlægsbevillingen overstiger 2 mio. kr. svarende til Økonomi- og Indenrigsministeriets krav. Anlægsbevillingen er på mellem 1 mio. kr. og 2 mio. kr. og regnskabet afviger væsentligt fra bevillingen. For disse bevillinger, hvor der er en afvigelse på 30 % eller mere af bevillingen, skal der altid aflægges særskilt anlægsregnskab. Det i øvrigt er fastsat som et krav i forbindelse med anlægsbevillingen Anlægsregnskaber, som ikke skal godkendes særskilt af byrådet, skal fremgå som en integreret del af kommunens øvrige regnskabsaflæggelse, nærmere betegnet Anlægsoversigten. Oversigten skal udover den talmæssige del bestå af bemærkninger om eventuelle væsentlige afvigelser fra anlægsbevillingen. Anlægsregnskaber udarbejdes af Ejendomsadministrationen. Ejendomsadministrationen videresender regnskaberne til de relevante fagforvaltninger, som er ansvarlige for endelig godkendelse af anlægsregnskaberne. 7. Principper for udvendigt vedligehold Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området, som giver mulighed for at standardisere ydelserne, som skal leveres af ejendomsadministrationen, driftsafdelingen eller anden ekstern leverandør. Det vil sige, at institutionerne bliver taget med på råd, men ikke har valgfrihed med hensyn til niveau og valg af leverandør. Budgettet for udvendigt vedligehold administreres af Ejendomsadministrationen. For den enkelte institution kan der være afvigelser mellem budget og forbrug. Men set over en periode skal beløbene stemme. Alternativt skal budgettet tilrettes. Udgifter til udvendigt vedligehold budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti jævnfør gældende regler. Udgifter til udvendigt vedligehold på udlejningsejendomme bogføres i ejendommens regnskab. 8. Principper for vedligehold af tekniske installationer Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området, som giver mulighed for at standardisere ydelserne, som skal leveres af ejendomsadministrationen eller anden ekstern leverandør. Det vil sige, at institutionerne bliver taget med på råd, men ikke har valgfrihed med hensyn til niveau og valg af leverandør. Budgettet for vedligehold af tekniske installationer administreres af Ejendomsadministrationen. For den enkelte institution kan der være afvigelser mellem budget og forbrug. Men på sigt skal beløbene stemme. Alternativt skal budgettet tilrettes. Udgifter til vedligehold af tekniske installationer budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti jævnfør gældende regler. Udgifter til vedligehold af tekniske installationer i udlejningsejendomme bogføres i ejendommens regnskab. 9. Principper for husleje i lejede bygninger Formålet er at sikre en effektiv administration af huslejen i lejede bygninger. Budgettet for husleje i lejede bygninger administreres af Ejendomsadministrationen. Udgifter til husleje budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti jævnfør gældende regler. 6

7 10. Principper for husleje i udlejede bygninger Formålet er at sikre en effektiv administration af huslejen i udlejede bygninger. Budgettet for husleje i udlejede bygninger administreres af Ejendomsadministrationen. Ved institutioner, der har huslejeindtægter, bogføres indtægten på institutionen. I andre tilfælde budgetteres og bogføres på ejendommen. Budgettet for husleje i de almene ældreboliger administreres af boligforeninger. For størstedelens vedkommende Lejerbo. Huslejen budgetteres og bogføres på den afdeling i boligforeningen, boligerne hører under. 11. Principper for administration af forsikringer af ejendomme Formålet med principperne er at fastlægge let-administrerbare regler for korrekt forsikring af de kommunale ejendomme. Forsikring af de kommunale ejendomme er underlagt Randers Kommune generelle principper på forsikringsområdet. Ejendomsadministrationen har budgetansvaret for den kommunale bygningsforsikring herunder puljen til selvforsikring af bygninger. Opgaven med sikring af bygningerne udføres af Ejendomsadministrationen i tæt samarbejde med forsikringskontoret, som administrerer skadesanmeldelserne. Udgifter til ejendomsforsikringer budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti jævnfør gældende regler. Ejendomsadministrationen sikrer en korrekt opgørelse over de kommunalt ejede, lejede og udlejede ejendomme. Oversigten indeholder oplysning om Ejendommens adresse Formålet med brugen af ejendommen Bruger Omfattet areal Evt. lejeudgift Evt. lejeindtægt Fremadrettet skal der også udarbejdes dokumentation for forebyggelse, vedligeholdelsestilstand, sikringsniveauer, fælles standarder og øvrige forhold der har betydning for bygningsforsikringspræmien. Ejendomsadministrationen er ansvarlig for at administrationen af forsikringspolicerne bygger på en korrekt opdateret oversigt over omfattede ejendomme. Ejendomsadministrationen bistår med nødvendige oplysninger ved fremtidige udbud af ejendomsforsikringsområdet. 12. Energibesparende foranstaltninger (anlæg) Formålet er at sikre en effektiv investering i energibevarende foranstaltninger. 7

8 Ejendomsadministrationen har ansvaret for budget og udførelse af opgaven, herunder de særlige opgaver, der knytter sig til kommunale solcelleanlæg. Ejendomsadministrationen skal udarbejde planer for de energibesparende foranstaltninger. 13. Pulje til større vedligeholdelsesopgaver (anlæg) Formålet er at sikre en effektiv investering i fremtidige større vedligeholdelsesopgaver. Ejendomsadministrationen har ansvaret for budget og udførelse af opgaven. 14. Principper for indvendigt vedligehold Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området, som giver mulighed for at standardisere ydelserne og kombinere det indvendige vedligehold med det udvendige vedligehold. Det indvendige vedligehold leveres af Ejendomsadministrationen, Driftsafdelingen eller anden ekstern leverandør. Det vil sige, at institutionerne bliver taget med på råd, men ikke har valgfrihed med hensyn til niveau og valg af leverandør. Budgettet til indvendigt vedligehold administreres af Ejendomsadministrationen. For den enkelte institution kan der være afvigelser mellem budget og forbrug. Men over en periode skal beløbene stemme. Alternativt skal budgettet tilrettes. Udgifter til indvendigt vedligehold budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti jævnfør gældende regler. Udgifter til indvendigt vedligehold i udlejningsejendomme bogføres i ejendommens regnskab. 15. Principper for vedligehold af udenomsarealer Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området, som giver mulighed for at standardisere ydelserne, som skal leveres af Ejendomsadministrationen, Driftsafdelingen eller anden ekstern leverandør. Det vil sige, at institutionerne bliver taget med på råd, men ikke har valgfrihed med hensyn til niveau og valg af leverandør. Budgettet til vedligehold af udenomsarealer administreres af Ejendomsadministrationen. For den enkelte institution kan der være afvigelser mellem budget og forbrug, men over en periode skal beløbene stemme. Alternativt skal budgettet tilrettes. Udgifter til vedligehold af udenomsarealer budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti jævnfør gældende regler. 16. Principper for energistyring Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området, som sikrer en effektiv energistyring. Opgaven forestås af Ejendomsadministrationen eller anden ekstern leverandør. Det vil sige, at institutionerne bliver taget med på råd, men ikke har valgfrihed med hensyn til niveau og valg af leverandør. Budgettet til energi, herunder de kommunale solcelleanlæg, administreres af Ejendomsadministrationen. Udgifter til energi budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti jævnfør gældende regler. 17. Principper for styring af rengøringsområdet Formålet med principperne er at fastlægge en administration af området, som sikrer en effektiv styring af området. Rengøringsopgaven forestås af ejendomsadministrationen via et rengøringskorps eller eksterne leverandører. Det vil sige, at institutionerne bliver taget med på råd, men ikke har valgfrihed med hensyn til niveau og valg af leverandør. 8

9 Budgettet til rengøring administreres af Ejendomsadministrationen. Udgifter til rengøring budgetteres og regnskabsføres på institutionernes konti jævnfør gældende regler. 18. Principper for indkøb og udbud Formålet med principperne er at sikre, at de udbud, Ejendomsadministrationen gennemfører, er i overensstemmelse med Randers Kommunes udbudspolitik og byrådets hensigtserklæringer vedrørende indkøb og udbud. Udbud på bygningsområdet gennemføres i overensstemmelse med Randers Kommunes udbudspolitik. Særligt skal der være opmærksomhed på at gennemføre indkøb og udbud, der styrker de lokale leverandørers mulighed for at handle med kommunen. Det handler for eksempel om at overveje muligheden for geografisk eller faglig opdeling af udbud, at sikre let og digital adgang til Ejendomsadministrationens udbud, samt at de indkøb, der ikke er annoncerings- eller udbudspligtige eller aftalebelagte, handles lokalt, hvis det ellers er økonomisk forsvarligt. 19. Incitamentsstrukturer Formålet er at sikre brugernes fortsatte ansvarsfølelse overfor og ejerskab til bygningerne. Initiativer og adfærd, der bidrager til besparelser på energi, drift og vedligeholdelse af bygningerne kan aftales delvist at tilfalde bygningsområdet på den konkrete decentrale enhed. Den nærmere fordeling af besparelsen mellem Ejendomsadministrationen og de decentrale enheder aftales nærmere i forbindelse med udarbejdelsen af serviceleveranceaftaler for samarbejdet mellem Ejendomsadministrationen og de decentrale enheder. Fordelingsnøglen tilføjes aftalen inden årsskiftet Samtidig er de decentrale områder fortsat ejere af bygningerne, hvilket i sig selv er et incitament til i fælleskab at sikre samarbejdet mellem de decentrale enheder og ejendomsadministrationen. 20. Principper for fleksibilitet Formålet med principperne er at sikre den størst mulige fleksibilitet i forhold til løsningen af opgaver, der relaterer sig til de kerneopgaver, der finder sted i bygningerne. Det tekniske servicepersonale er ansat under og ledes af Ejendomsadministrationen, men de decentrale enheder har råderet over en del af det tekniske servicepersonales tid til løsning af opgaver, der relaterer sig til kerneopgaven, men ikke er egentlige kerneopgaver. På skoleområdet udgør denne andel 20 % af det tekniske servicepersonales samlede tid. På de øvrige områder kræver det en nærmere undersøgelse at afgøre, hvor stor en del af de tekniske servicemedarbejderes tid, der bruges på opgaver, der relaterer sig til kerneopgaven, men ikke er egentlige kerneopgaver. Det timeantal, der står til de decentrale enheders rådighed på de øvrige områder, vil blive aftalt nærmere i forbindelse med udarbejdelsen af serviceleveranceaftaler mellem Ejendomsadministrationen og de decentrale enheder. Timeantallet tilføjes aftalen inden årsskiftet Den nærmere beskrivelse af, hvilke opgaver, der er bygningsrelaterede, og hvilke opgaver, der knytter sig til kerneopgaven, vil blive udarbejdet i forbindelse med udarbejdelsen af serviceleveranceaftaler mellem Ejendomsadministrationen og de decentrale enheder. Beskrivelsen tilføjes aftalen inden årsskiftet Principper for nærhed 9

10 Formålet med principperne er at mindske bureaukrati og sikre nærhed og dialog i det daglige samarbejde mellem Ejendomsadministrationen og de decentrale brugere. Til hver bygning vil der være tilknyttet fast personale til alle bygninger og samtidig er personalet organiseret i teams i mindre lokale områder, hvilket samtidig sikrer backup-funktion med lokalt bygningskendskab. Økonomi Ejendomsadministrationens budget omfatter alle budgetter vedrørende bygningsdrift og vedligehold inklusive energiudgifter og personaleudgifter til udførende og administrative medarbejdere. På nuværende tidspunkt er budgettet ikke opgjort i tal, da dette kræver et større forudgående udredningsarbejde. Budget for 2016 indskrives i aftalen inden årsskiftet Ejendomsadministrationens udviklingsmål Udviklingsmål Målene for Ejendomsadministrationen i er at: Sikre samarbejdspartnere og brugere en god, hurtig og fleksibel service, således at kerneopgaverne understøttes bedst muligt Sikre nærheden i hverdagen og den lokale tilstedeværelse af det udførende bygningspersonale Skabe overblik over bygningsområdet på tværs af forvaltningsområder og enheder og sikre fokus på effektiv planlægning, styring og optimering af bygningsmassen Sikre kompetenceudviklingen af medarbejderne Sikre en optimal udnyttelse af de kommunale bygningskvadratmeter Skabe en ensartet og gennemsigtig prioritering samt en effektiv bygningsdrift og teknisk service Opnå den bedst mulige samlede udnyttelse af ressourcerne til bygningsvedligeholdelse Sikre, at de kommunale ejendomme fremstår vedligeholdte, således at bygningerne kan understøtte de visioner, der er for udviklingen af kerneopgaverne Optimere de fælles driftsopgaver, der flyttes til Ejendomsadministrationen Indarbejde incitamentsstrukturer, der sikrer den fortsatte decentrale ansvars- og ejerskabsfølelse for bygningerne Initiativer 10

11 Nedenfor beskrives institutionens initiativer i forhold til udviklingsmålet. Der skal udarbejdes en overordnet ejendomsstrategi med vision, mål og handleplan for den fortsatte drift og udvikling af den kommunale bygningsmasse. Der skal etableres en ejendomsdatabase indeholdende alle relevante bygningsoplysninger. Der skal fastlægges vedligeholdelsesstandarder for alle kommunens bygninger, og de eksisterende vedligeholdelsesplaner skal opdateres og udbygges. Det fuldstændige bygningsoverblik skal etableres på tværs af forvaltningsskel og decentrale enheder. Der skal etableres et ressource- og aktivitetsstyrings system til opgavestyring, dokumentation for opgaveudførsel og til opfølgning, analyse og udvikling af løsningen af bygningsopgaven. Der skal laves en kompetenceafklaring af alle medarbejdere med efterfølgende udarbejdelse af en kompetenceudviklingsplan. 4. Evaluering af aftalen Aftalen er gældende i fire år, men evalueres efter afslutning på hvert år. Evalueringen forelægges det ansvarlige udvalg. 11