PRÆKVALIFIKATIONSBETINGELSER

Transkript

1 PRÆKVALIFIKATIONSBETINGELSER BEGRÆNSET UDBUD AF RAMMEAFTALER OM LEVERING AF ADVOKATYDELSER TIL AARHUS KOMMUNE

2 Indhold 1. Indledning Ordregiver Ordregivers kontaktperson De udbudte rammeaftaler Generelle form og procedurekrav Ansøgers kontaktperson Indleveringsadresse Antal eksemplarer Sprog Honorar og omkostninger Ejendomsret til modtagne ansøgninger Betingelser for deltagelse Udelukkelsesgrunde Ansøgers personlige forhold Faglig formåen Henvisning til andre virksomheders formåen Konsortium Konsekvensen af ikke at fremsende dokumentation Andre særlige vilkår Udvælgelse af deltagere Vurdering af konditionsmæssighed Procedure for udvælgelse Ansøgningens opbygning Obligatoriske dokumenter Yderligere dokumentation Opbygning Tildelingskriterium Spørgsmål Praktiske forhold Åbning af ansøgninger Meddelelse af resultatet Fortrolighed

3 11. Forventet tidsplan for prækvalifikationen...11 Bilag Bilag 1: Ansøgningsbesvarelsen Bilag 2: Tro- og loveerklæring 3

4 1. Indledning Disse prækvalifikationsbetingelser gælder for Aarhus Kommunes udbud af rammeaftaler om levering af advokatydelser til Aarhus Kommune i henhold til annonce offentliggjort den 11. august 2015 på Udbuddet angår ikke prioriterede ydelser omfattet af bilag II B i henhold til Europaparlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud med forhandling. Kun prækvalificerede ansøgere opfordres til at afgive tilbud. 2. Ordregiver Ordregiver under denne udbudsforretning er Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling (herefter benævnt Ordregiver ) Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til Ordregiver forud for ansøgningen skal ske via til: Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Indkøb og Udbud Att.: Hanne Kabel hakab@aarhus.dk 3. De udbudte rammeaftaler Ordregivers nuværende rammeaftaler udløber pr. 30. november Ordregiver ønsker derfor til ikrafttræden pr. 1. december 2015 at indgå ikke-obligatoriske rammeaftaler med en række virksomheder, som skal forestå juridisk rådgivning og advokatbistand i rets- og voldgiftssager samt i sager ved Klagenævnet for Udbud. Der ønskes bistand inden for følgende fagområder: a) Offentlig ansættelsesret og lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse b) Erhvervslejeret og anden lejeret c) Erstatning uden for kontrakt d) Miljø- og planret e) Socialret f) Selskabsret, herunder selvejende institutioner, fonde, foreninger, interessentskaber og -60 selskaber, og kontraktsret g) Immaterialret h) IT-ret og udbud af IT-kontrakter i) Entrepriseret og udbud af bygge- og anlægsopgaver j) Udbudsret (udbud af varer, tjenesteydelser, driftsopgaver og OPP/OPS-projekter) k) Rådgivning i tværfaglige sager, herunder rådgivning i forbindelse med større byudviklingsprojekter (det kan bl.a. involvere skatteret, fast ejendom og selskabsret) 4

5 Rammeaftalerne vil blive indgået for en treårig periode med mulighed for forlængelse på uændrede vilkår i yderligere to gange ét år. For delaftale a, b, c, d, e, f, g og h ønskes der indgået rammeaftale med to virksomheder. Der vil blive prækvalificeret fire virksomheder på hver delaftale. For delaftale i, j og k ønskes der indgået rammeaftale med tre virksomheder. Der vil blive prækvalificeret fem virksomheder på hver delaftale. Der kan anmodes om prækvalifikation til en, flere eller alle delaftaler. 4. Generelle form og procedurekrav 4.1. Ansøgers kontaktperson Ansøger skal angive en kontaktperson i bilag 1 Ansøgningsbesvarelsen. Ordregiver vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson Ansøgningsfrist Ansøgninger om prækvalifikation skal senest være modtaget 28. august 2015, kl. 12: Indleveringsadresse Ansøgninger skal indleveres til: Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Indkøb og Udbud Rådhuspladsen 2, lokale Aarhus C Att.: Hanne Kabel Ansøger kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen Antal eksemplarer Ansøgninger skal afleveres i: en underskrevet original og en kopi en elektronisk kopi, indlæst i Portable Document Format (PDF), på en USB-nøgle Det samlede ansøgningsmateriale skal indleveres i lukket emballage mærket Udbud af rammeaftaler om levering af advokatydelser må ikke åbnes i poståbningen. Ansøgningen anses for rettidigt modtaget, såfremt den fysiske og underskrevne original eller den elektroniske kopi inklusiv alle bilag er modtaget inden for ansøgningsfristen. Såfremt den fysiske og underskrevne original eller den elektroniske kopi ikke er modtaget rettidigt, eller som følge af tekniske forhold ikke kan læses/åbnes, vil ansøger blive opfor- 5

6 dret til at indlevere ansøgningen på ny inden for en af Ordregiver fastsat frist. Denne frist kan være kort Sprog Ansøgninger skal afleveres på dansk. Spørgsmål skal stilles på dansk, og svaret vil blive givet på dansk Honorar og omkostninger Ansøger modtager intet honorar for udarbejdelse af ansøgning om prækvalifikation. Alle omkostninger samt eventuelle tab, der kan opstå i forbindelse med udarbejdelsen og indsendelsen af ansøgning eller andre aktiviteter i forbindelse hermed, afholdes af ansøger Ejendomsret til modtagne ansøgninger Alle dokumenter, der bliver indleveret af ansøger, betragtes som Ordregivers ejendom. 5. Betingelser for deltagelse Der vil forud for tilbudsafgivningen blive foretaget en prækvalifikation af egnede virksomheder. Prækvalifikationen vil blive foretaget ud fra en vurdering af virksomhedens egnethed som leverandør af advokatydelser til Aarhus Kommune. Vurderingen foretages i forhold til de neden for angivne kriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation. Levering af advokatbistand i rets-, voldgiftssager er forbeholdt ansøgere, der lever op til bestemmelserne i Lovbekendtgørelse nr af 09/12/2014 om rettens pleje, kapitel Udelukkelsesgrunde Deltagelse i udbudsprocessen er udelukket, hvis ét af følgende forhold er til stede: a) Der er afsagt endelig dom over ansøger vedrørende deltagelse i en kriminel organisation, bestikkelse svig eller hvidvaskning af penge. b) Ansøgere, hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet deres erhvervsvirksomhed eller binder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. c) Ansøgere, hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. d) Ansøgere, som ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. e) Ansøgere, som i forbindelse med udøvelsen af deres hverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret. f) Ansøgere, som ikke har opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. 6

7 g) Ansøgere, som ikke har opfyldt deres betalingsforpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. h) Ansøgere, som svigagtigt har fremsat urigtige oplysninger i forbindelse med meddelelse af oplysninger i henhold til de nævnte udelukkelsesgrunde. For at godtgøre at én eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde (a-d og f-h) ikke er til stede, skal ansøgeren afgive en erklæring på tro og love, der er vedlagt prækvalifikationsbetingelserne som bilag 2. Opmærksomheden henledes på, at tro- og loveerklæringen skal udfyldes ved afkrydsning og underskrives. Ansøger skal fremskaffe yderligere dokumentation for, at én eller flere af ovenstående udelukkelsesgrunde ikke er til stede, såfremt Ordregiver anmoder om det Ansøgers personlige forhold Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver ansøger afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang ansøgeren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor Ansøgeren er etableret. Ordregivers retningslinjer for administration af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 fremgår af bilag 2, Tro- og loveerklæring. Ansøger skal udfylde og underskrive tro- og loveerklæring om, i hvilket omfang ansøger har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 og i administration med Ordregivers retningslinjer for administration af loven. Erklæringen er vedlagt prækvalifikationsbetingelserne som bilag 2, Tro- og loveerklæring. Opmærksomheden henledes på, at tro- og loveerklæringen skal udfyldes ved afkrydsning og underskrives. Såfremt ansøger prækvalificeres til at afgive tilbud, skal ansøger på ny sammen med sit tilbud afgive erklæring på tro og love i ovennævnte anledning Faglig formåen Det har afgørende betydning for Ordregiver, at ansøgeren har den fornødne faglige formåen til udførelse af opgaven. For at sikre, at ansøgeren har den rette faglige formåen, skal ansøgeren levere følgende oplysninger: a) Beskrivelse af ansøgers virksomhedsprofil, herunder ejerforhold og organisation med angivelse af antal ansatte og geografisk placering af afdelinger i Danmark. 7

8 b) Beskrivelse af ansøgerens generelle kompetencer inden for de delaftaler, der ansøges om prækvalifikation til. c) Oversigt over virksomhedens relevante erfaring inden for de seneste tre år med rådgivning inden for de delaftaler, der ansøges om prækvalifikation til. Af oversigten skal fremgå, hvorvidt kunden er en offentlig myndighed. d) Oplysninger om eventuelle underleverandører og samarbejdspartnere Henvisning til andre virksomheders formåen Hvis ansøgeren vil basere sig på at henvise til underleverandørers eller andre virksomheders formåen, skal ansøgeren dokumentere, at ansøgeren frit kan disponere herover. Som dokumentation accepteres en juridisk bindende aftale mellem ansøgeren og den relevante underleverandør eller anden virksomhed, eller en juridisk bindende erklæring fra den relevante underleverandør eller anden virksomhed til ordregiver. Erklæringen kan for eksempel formuleres på følgende måde: [Underleverandørens navn] erklærer at ville bistå [ansøgers navn] som underleverandør, såfremt [ansøgers navn] får tildelt den udbudte opgave i form af levering af advokatydelser til Aarhus Kommune. [Underleverandørens navn] accepterer, at Aarhus Kommune efter eget valg kan indtræde i aftaleforholdet mellem [ansøgers navn] og [underleverandørens navn], såfremt [ansøgers navn] tages under konkursbehandling. Derudover skal der vedlægges dokumentation som angivet i 5.3. for underleverandørens eller andre virksomheders formåen Konsortium Såfremt ansøger er et konsortium, skal samtlige oplysninger under punkt 5 fremsendes for hver enkelt konsortiedeltager, og Bilag 2 skal ligeledes udfyldes. Samtlige konsortiedeltagere skal opfylde betingelserne i punkt 5. For så vidt angår punkt 5.3 skal konsortiet samlet set opfylde betingelserne. Såfremt ansøgningen afgives af et konsortium, påtager de deltagende virksomheder sig solidarisk ansvar og hæfter solidarisk over for Ordregiver. De deltagende virksomheder skal udpege en befuldmægtiget, som Ordregiver med bindende virkning for sammenslutningen kan indgå aftaler med. I bilag 1, Ansøgningsbesvarelsen anføres, hvem der er udpeget som befuldmægtiget. Ordregiver gør opmærksom på, at såfremt det skønnes nødvendigt af hensyn til sikring af konkurrencen og overholdelse af ligebehandlingsprincippet er Ordregiver berettiget til at afvise et konsortium, hvori der deltager en eller flere virksomheder fra andre ansøgere Konsekvensen af ikke at fremsende dokumentation Ansøgninger, der ikke indeholder dokumentation som anført under punkt , kan Ordregiver afvise som ukonditionsmæssige, eller Ordregiver kan under overholdelse af ligebehandlingsprincippet vælge at bede Ansøger om at berigtige sin ansøgning. 8

9 Såfremt Ordregiver konstaterer, at der ved en fejl ikke er vedlagt alt relevant dokumentation og materiale i øvrigt, kan Ordregiver anmode ansøger om dokumentationen med angivelse af en ny frist. Denne frist kan være kort Andre særlige vilkår Rammeaftalerne vil indeholde en arbejdsklausul og sociale klausuler i overensstemmelse med den af Aarhus Byråd vedtagne politik herfor. 6. Udvælgelse af deltagere 6.1. Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver kontrollerer, at ansøgningen er konditionsmæssig, hvilket vil sige, at ansøgningen opfylder følgende punkter: Ansøgningen er indkommet rettidigt, jf. punkt 4.2. Ansøgningen er indleveret til rette adresse, jf. punkt 4.3. Ansøgningen indeholder dokumentation for, at ingen udelukkelsesgrunde er til stede, jf. punkt 5.1. og 5.2., samt at punkterne er opfyldt Ansøgningen overholder alle form- og procedurekrav, jf. punkt 4. Ansøgningen indeholder al nødvendig dokumentation, jf. punkt Procedure for udvælgelse For delaftale a, b, c, d, e, f, g og h ønskes der indgået rammeaftale med to firmaer. Der vil blive prækvalificeret fire virksomheder på hver delaftale. Såfremt flere virksomheder anmoder om prækvalifikation på de enkelte delaftaler, vil udvælgelsen af de virksomheder, der opfordres til at afgive tilbud, bero på en vurdering af virksomhedens generelle kompetencer inden for de enkelte fagområder og virksomhedens erfaring med rådgivning af offentlige myndigheder. For delaftale i, j og k ønskes der indgået rammeaftale med tre firmaer. Der vil blive prækvalificeret fem virksomheder på hver delaftale. Såfremt flere virksomheder anmoder om prækvalifikation på de enkelte delaftaler, vil udvælgelsen af de virksomheder, der opfordres til at afgive tilbud, bero på en vurdering af virksomhedens generelle kompetencer inden for de enkelte fagområder og virksomhedens erfaring med rådgivning af offentlige myndigheder. 7. Ansøgningens opbygning 7.1. Obligatoriske dokumenter Ansøger skal vedlægge Bilag 2, Tro- og love-erklæringen, i udfyldt stand. Endvidere skal Ansøgeren vedlægge dokumentation i henhold til punkt 5.3. Og hvis det er relevant, skal dokumentation i henhold til punkt 5.4 og 5.5. også vedlægges ansøgningen Yderligere dokumentation Anden dokumentation, end den der er anført under punkt 7.1, kan fremsendes. Dokumentation, der fremsendes i henhold til dette punkt, skal vedlægges i en særskilt mappe/folder. Det skal tydeligt fremgå, at der er tale om supplerende materiale. 9

10 7.3. Opbygning Ansøgningen bedes indleveret i en mappe med faneblade opdelt i følgende faner: Indholdsfortegnelse Tro- og love-erklæringen, Bilag 1 Ansøgningsbesvarelsen, Bilag 2 Nødvendig dokumentation, jf. punkt 5.3. og hvis relevant, jf. punkt 5.4. og 5.5. Eventuel yderligere dokumentation 8. Tildelingskriterium De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud. Tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der henvises til udbudsbetingelserne, der bliver sendt til de ansøgere, der prækvalificeres. 9. Spørgsmål Fristen for modtagelse af spørgsmål til prækvalifikationsbetingelserne er den 20. august Såfremt ansøger har spørgsmål, skal disse stilles på dansk via til Ordregivers kontaktperson, som angivet i punkt s indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende udbud af advokatydelser. Alle spørgsmål, skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke steder i prækvalifikationsmaterialet, spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form senest den 24. august 2015 være tilgængelige på Det er ansøgers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort som svar på spørgsmål. 10. Praktiske forhold Åbning af ansøgninger Ansøgninger vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning om deltagelse. Der er ikke adgang til at overvære åbning af ansøgningerne Meddelelse af resultatet Alle ansøgere vil samtidigt og skriftligt blive orienteret om resultatet af prækvalifikationen. De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i ansøgningerne, som angår ansøgeres fortrolige forretningsmæssige forhold. 10

11 Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige, i den udstrækning hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning hvor ansøger selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i ansøgningen ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. 11. Forventet tidsplan for prækvalifikationen Nedenstående tidsplan omfatter prækvalifikationens væsentligste milepæle. DATO MILEPÆL 11. august 2015 Offentliggørelse af udbuddet 20. august 2015 Sidste frist for at afgive skriftlige spørgsmål til prækvalifikationsbetingelserne 24. august 2015 Svar på spørgsmål fra alle ansøgerne offentliggøres på Ordregivers hjemmeside 28. august 2015, kl. Sidste frist for modtagelse af ansøgninger om deltagelse 12: september 2015 Der gives meddelelse til ansøgerne om prækvalifikationens udfald. De udvalgte ansøgere inviteres til at afgive tilbud på baggrund af det udsendte udbudsmateriale. 11