Spørgsmål og Svar - udbud af indkøbsordning 18. oktober Hvad forventer Kommunen at modtage under dette punkt? En uddybning ønskes.

Transkript

1 KØBENHAVNS KOMMUNE Sundheds- og Omsorgsforvaltningen NOTAT Til Potentielle tilbudsgivere. Spørgsmål og - udbud af indkøbsordning 18. oktober 2012 Spørgsmål 1 Under punkt ønsker Kommunen en soliditetserklæring/kreditvurdering Sagsnr Dokumentnr Sagsbehandler Anders Lundsager Hvad forventer Kommunen at modtage under dette punkt? En uddybning ønskes. Kan vi vedlægge en erklæring fra vores pengeinstitut, hvori der står: Ved. Tilbudsgiver xxxx Vi kan hermed bekræfte, at ovennævnte selskab banken bekendt pt. ikke er - eller ikke er begæret taget - under konkurs, likvidation, skifte, betalingsstandsning eller tvangsakkord uden for konkurs eller befinder sig i lignende situation. Eller ønsker Kommunen anden dokumentation vedlagt?. Soliditetserklæringen/kreditvurderingen fra en tilbudsgivers bankforbindelse/revisor skal indeholde en vurdering af om tilbudsgiver på nuværende tidspunkt er i en økonomisk situation, hvor de kan påtage sig, og løfte, for dem almindelige forretningsopgaver. Den i spørgsmål 1 angivne erklæring vurderes at være tilstrækkelig. Spørgsmål 2 Hvilke konkrete krav vil der blive stillet til resultat, egenkapital soliditet samt andre økonomiske nøgletal, i forbindelse med den økonomiske og finansielle formåen jf. egnethedsvurdering samt afsnit 2 samt kravene i udbudsmaterialet afsnit Københavns kommune kræver en række nøgletal for at klargøre om tilbudsgiverne har den fornødne finansielle og økonomiske formåen til løse opgaven som leverandør i Københavns kommune. Myndighedsstaben Sjællandsgade 40 H, 2. sal, lokale H København N Telefon WW39@suf.kk.dk EAN nummer

2 Kommunen har ikke fastsat krav ud over de i afsnit fastsatte minimumskrav, men vil foretage en konkret vurdering af de oplysninger der modtages. Spørgsmål 3 Kan kravet til egnethedsvurdering afsnit 2 samt kravene i udbudsmaterialet afsnit alternativ udfyldes via en kreditvurdering fra Koncernens bankforbindelse. Nej. Spørgsmål 4 Det er ikke muligt at indsætte alle relevante oplysninger i bilag 2 Egnethedsvurderingen - For at give fyldestgørende svar, må vi som da vi blev godkendt som leverandør henvise til bilag i Egnethedsvurderingen? I det omfang I vurdere det er relevant, at vedlægge bilag, skal der i egnethedsvurderingen henvises til de vedlagte bilag. Spørgsmål 5 Hvorledes vægtes de forskellige punkter i egnethedsvurderingen? I egnethedsvurderingen finder der ikke en vægtning sted, men alene en vurdering af om leverandørerne er egnet eller ej. Side 2 af 6

3 Spørgsmål 6 Hvornår skal leverandøren senest kunne levere et færdigt katalog indeholdende, det fulde sortiment med foto og priser, efter en godkendelse? I henhold til krav skal leverandøren sikre, at borgerne kan træffe valg om køb af vare på et velinformeret grundlag. Borgerne skal derfor have sortimentskataloget i hænde forud for første bestilling af varer. Spørgsmål 7 Hvornår skal leverandøren senest kunne levere en ugentlig tilbudsavis, efter en godkendelse? Tilbudsaviser er ikke et krav men et konkurrenceparameter i forhold til konkurrencen med andre leverandører. Spørgsmål 8 En leverandør benytter en underleverandør, som er en landsdækkende dagligvarekæde. Accepterer Københavns kommune at kædens fysiske butikker husstandsomdeler en tilbudsavis som IKKE gælder i onlinebutikken, og dermed for alle de visiterede borgere der handler/bestiller gennem denne. Med andre ord vil alle borgerne, som får kædens husstandsomdelte tilbudsavis, se de mange gode tilbud, men det er ikke muligt for borgerne at købe disse. I forbindelse med valg af leverandør udleveres leverandørens informationsmateriale. Som det fremgår af kontraktens afsnit er leverandøren forpligtet til at informere om brugen af underleverandører. Det kan passende gøres til borgeren i forbindelse med valg af leverandør af indkøbsordning og udlevering af leverandørens informationsmateriale. Side 3 af 6

4 Borgerne forventes efterfølgende at kunne adskille mellem hovedleverandøren af indkøbsordning og underleverandør af dagligvarer. Aktuelt vurderes tilbudsaviser fra underleverandører ikke at udgøre et væsentligt problem der kræver indgriben fra Københavns kommune. Spørgsmål 9 Accepterer Københavns kommune at priserne i de fysiske butikker er billigere end for de visiterede borgere der handler/bestiller i en onlinebutik. En online butik benytter fysiske butikker som underleverandør. Onlinebutikken tillægger en avance til dækning af omkostninger. Konkret eksempel: Kædens egen appelsinjuice koster for 1,5 liter kr. 13,50 i de fysiske butikker, men kr. 14,25 når kædens eget handelsmærket købes i en onlinebutik, der benytter kædens fysiske butikker som underleverandør. I henhold til krav skal priserne på varer, der sælges modsvare prisniveauet for lignende varer i typiske dagligvarebutikker inden for pågældende varesortiment. Spørgsmål 10 En leverandør har et onlineselskab hvor alle visiterede borgere handler/bestiller. Selskabets hjemmeside er ikke offentlig tilgængelig og det kræver password at se priser og sortiment. Hvorledes at det foreneligt med kravspecifikationen punkt Leverandøren skal sikre, at borgerne kan træffe valg om køb af vare på et velinformeret grundlag. Varer og priser skal præsenteres for borgerne i et sortimentskatalog og på en hjemmeside. Det er gældende praksis, at borgerne først vælger leverandør og efterfølgende får tilsendt sortimentskatalog / får adgang til hjemmeside med oversigt over sortiment og pris. Denne praksis vurderes ikke at være i strid med leverandørkravenes afsnit Side 4 af 6

5 Spørgsmål 11 En leverandør har 2 forskellige onlinebutikker, alle varerne pakkes og plukkes på samme lager. Den ene online butik er en lukket onlinebutik, som kræver password for at se sortiment og priser. Alle borgerne kan kun handle/bestille igennem denne butik. Den anden online butik er offentligt tilgængelig og priserne er betydeligt lavere, end på den lukkede online butik, hvor alle borgene handler/bestiller. Accepterer Københavns kommune en sådan ordning? Hvis København kommune svarer ja: Så er konsekvensen, at det reelt er muligt at give en meget lav pris til kommunen, for derefter at opkræve højere priser hos borgerne. Københavns kommune vil således acceptere skjult brugerbetaling. I henhold til krav skal priserne på varer, der sælges, modsvare prisniveauet for lignende varer i typiske dagligvarebutikker inden for pågældende varesortiment. Spørgsmål 12 Vi er i gang med at opbygge en ny bestillingsplatform, men jeg er kommet i tvivl om hvordan I rent faktisk gør i dag. Mit spørgsmål er: Har eksisterende leverandører lavet en decideret App til smartphones, eller blot lavet en tilpasset browserløsning, som er nemmere at anvende på en mobil? Sundheds- og Omsorgsforvaltningens hjemmepleje foretager allerede bestilling af varer via et specialudviklet mobilsite. Der er grundlæggende tale om en webbaseret løsning tilpasset små skærmstørrelser. Side 5 af 6

6 Spørgsmål 13 Lige et enkelt tillægsspørgsmål, som heller ikke er udbudsrelevant, men til generel opgaveløsning. Hvorledes sikrer overholdelse af reglen om tilbagekaldelse i dag fra leverandører af indkøbsordning i København? Når en fødevare eller ingrediens kommer under mistanke for f.eks. at indeholde en bakterie, sker der en såkaldt tilbagekaldelse. Det er det vi typisk hører i dagspressen som almindelige forbrugere. Tager leverandøren kontakt til alle borgere som har købt den pågældende varetype, eller kommunikeres generelt f.eks. via hjemmeplejen med en fax, så de kan være OBS på problematikken, hvis de bliver stillet spørgsmålet af borgerne? Da der tilbagekaldes ca. 200 fødevarer ugentligt, vil det være meget omfattende med en individuel orientering, så det kan jeg ikke forestille mig sker. Derfor er jeg meget interesseret i at vide hvorledes man i København har tacklet denne problematik, så de i forvejen svage modtagere, ikke bliver syge af maden som er leveret, fordi de ikke får besked om en tilbagekaldelse. Af hensyn til at sikre ligebehandling også vedr. dette spørgsmål der er stillet i udbudsfasen, vælger Sundheds- og Omsorgforvaltningen at besvare spørgsmålet til alle leverandører. Københavns kommune er ikke bekendt med situationer, hvor det har været nødvendigt fra de nuværende leverandører af indkøbsordning at tilbagekalde fødevare. Salget af varer foregår direkte mellem leverandør og borger og det er leverandørens ansvar at informere borgerne om varer der udgør en sundhedsmæssig risiko. Hvis det skulle blive aktuelt skal leverandøren foretage tilbagekaldelsen direkte hos borgeren og bør endvidere informerer de relevante visitationsenheder herom, så de kan rådgive borgere der måtte rette henvendelse. Leverandøren er i henhold til kontraktens afsnit 3 underlagt gældende lovgivning herunder hygiejnelovgivning mv. I øvrigt henvises til kravspecifikationens afsnit og om transport af fødevare og kvalitetssikring. Side 6 af 6