EUROPA-PARLAMENTET KVÆSTORKOLLEGIET PROTOKOL. fra mødet den 3. juli 2002 kl Strasbourg INDHOLD

Transkript

1 CQ PV PV 07/02 EUROPA-PARLAMENTET KVÆSTORKOLLEGIET PROTOKOL fra mødet den 3. juli 2002 kl Strasbourg INDHOLD 1. Godkendelse af den foreslåede dagsorden Godkendelse af protokollen fra mødet den 12. juni Meddelelser fra formanden Generel sikkerhedspolitik - besøgsgrupper uden for Parlamentets officielle program Informationskontorer i München, Haag og Stockholm Udvidelse af alternativer til (objektiv) attestation for tilstedeværelse under officielle møder - anvendelse af artikel 1, stk. 1, og stk. 5 i regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til medlemmer (ændring af meddelelse nr. 28/99) Jule- og nytårskort - forslag for 2002/ Udarbejdelse af en adfærdskodeks for medlemmer Misbrug af papir med EP-brevhoved - (for lukkede døre) Individuel meddelelse til medlemmer om ændringer til regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa-Parlamentets medlemmer Regulativet om udbetaling af sekretariatsgodtgørelse i tilfælde af en medarbejders længere fravær Chaufførtjenesten... 8 Side PV\ doc 1 PE /KVÆST

2 13 Diverse sager : 13.1 Papirvarer til sammenslutningen af tidligere medlemmer af Europa-Parlamentet Genbrug af Parlamentets tomme tonerpatroner til fordel for den nationale fond for videnskabelig forskning (FNRS) Udstedelse af adgangskort til praktikanter fra regionale og lokale kontorer i Bruxelles Tilladelse til BALFE at rejse til Luxembourg til et møde i EIB og til München for at besøge det regionale informationskontor Europa-statue Sager til orientering Tid og sted for næste møde BILAG: Deltagerliste Godkendt: 27. august 2002 PV\ doc 2 PE /KVÆST

3 Mødet åbnet den 3. juli 2002 kl af QUISTHOUDT-ROWOHL, formand. ooo 1. Godkendelse af den foreslåede dagsorden - tog til efterretning: den foreslåede dagsorden (PE /KVÆST.); - godkendte dagsordenen i den form, der fremgår af denne protokol. 2. Godkendelse af protokollen fra mødet den 12. juni tog til efterretning: protokollen fra mødet den 12. juni 2002 (PE /KVÆST.); - godkendte protokollen fra dette møde. 3. Meddelelser fra formanden Situationen med hensyn til tilstedeværelsen af legionella-bakterier: Formanden henviste til de garantier, som hun havde modtaget fra administrationen, om at resultaterne af analysen forelå, og at medlemmerne regelmæssigt ville blive orienteret om fremtidige resultater. Situationen med hensyn til tilstedeværelsen af legionella-bakterier var nu tilstrækkelig under kontrol, og der var ikke længere nogen fare. 4. Generel sikkerhedspolitik - besøgsgrupper uden for Parlamentets officielle program et notat fra RØMER, vicegeneralsekretær, om forslag til ændring af bestemmelser og procedurer for besøgsgrupper, der var indbudt af medlemmerne uden for det officielle besøgsprogram (PE /KVÆST) ; den foreslåede nye ordlyd til artikel 3 og 5 i (de konsoliderede) regler for modtagelse af besøgsgrupper og EUROSCOLA-programmet (PE /KVÆST.), et notat af 14. februar 2002 fra ROLVERING, generaldirektør i GD II, om modtagelse af besøgsgrupper og EUROSCOLA-programmet vedlagt en finansieringsoversigt og udkast til konsoliderede regler (PE /KVÆST.), PV\ doc 3 PE /KVÆST

4 en skrivelse af 27 maj 2002 fra PALACIO VALLELERSUNDSI, formand for Udvalgsformandskonferencen (PE /KVÆST] med et forslag om oprettelse af en særlig budgetpost til at dække udgifterne til "værter/værtinder" og "guider" for at ledsage besøgende fra forhallen til mødeværelserne og tilbage under udvalgsmøder; - påhørte indlæg fra flere medlemmer af, vicegeneralsekretæren og generaldirektørerne for Information og Administration. - behandlede forslagene til nye regler og procedurer for besøgsgrupper, der var indbudt af medlemmer uden for det officielle besøgsprogram, som vicegeneralsekretæren havde udarbejdet i samarbejde med generaldirektørerne for Information og Administration; - godkendte hovedelementerne i de foreslåede regler og procedurer og vedtog, at eventuelle ændringer til de foreslåede nye artikler 3 og 5 i reglerne om besøgsgrupper og EUROSCOLA skulle sendes til sekretariatet inden den 11. juli 2002; - anmodede de pågældende tjenestegrene om inden næste møde at færdiggøre visse aspekter med hensyn til adgangen til yderligere mødeværelser for besøgsgrupper på 5. sal i PHS- Bygningen og den anslåede budgetmæssige virkning af de foreslåede forbedringer af infrastrukturen og øget assistance til medarbejdere og forslaget om oprettelse af en centraliseret ordning for at koordinere reservationen af de mødeværelser, der stilles til rådighed for besøgsgrupper; - vedtog at drøfte dette yderligere med henblik på godkendelse på mødet den 4. september 2002, inden forslaget blev forelagt Præsidiet til endelig vedtagelse. 5. Informationskontorer i München, Haag og Stockholm notater af 21. juni 2002 fra generalsekretæren, Julian PRIESTLEY, om informationskontorerne i München, Haag og Stockholm (forlængelse af det nuværende lejemål); - påhørte indlæg fra flere medlemmer af ; - tog til efterretning, at sager vedrørende eksterne kontorer altid krævede en udtalelse fra, idet medlemmerne havde brug for en række faciliteter i disse bygninger og vedtog at besvare generalsekretærens skrivelse ved at understrege dette. - vedtog at afgive en positiv udtalelse om forslagene vedrørende lejemålene for Parlamentets informationskontorer i München (udvidelse af det regionale kontors areal), i Haag (bekræftelse af fornyelse af det eksisterende lejemål) og i Stockholm (forlængelse af det nuværende lejemål); PV\ doc 4 PE /KVÆST

5 - vedtog straks at sende sin udtalelse til Præsidiet inden dets møde samme aften. 6. Fremlæggelse af dokumentation for tilstedeværelse under Europa-Parlamentets officielle møder Anvendelse af artikel 1, stk. 1, og stk. 5 i regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa-Parlamentets medlemmer et notat fra Juridisk Tjeneste om et medlems attestation for tilstedeværelse under et officielt møde (PE /KVÆST.), et notat af 29. maj 2002 fra generaldirektøren for Økonomi om gyldigheden af reglerne for medlemmers attestation for tilstedeværelse under Parlamentets officielle møder (PE /KVÆST.); - påhørte indlæg fra flere medlemmer af ; - tog til efterretning: udtalelsen fra Juridisk Tjeneste om, at den bestemmelse, som havde vedtaget, hvorved der fastsattes en absolut grænse for antallet af undtagelser, som kunne tillades, ikke i sin nuværende form var i overensstemmelse med artikel 1, stk. 1, og stk. 5 i regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa-Parlamentets medlemmer; - behandlede et forslag fra generaldirektøren for Økonomi om, at meddelelse nr. 28/99 blev ændret således, at der blev givet mulighed for en undtagelse fra begrænsningerne for forelæggelse af alternativ dokumentation for tilstedeværelse; - godkendte forslaget om, at alternativ objektiv dokumentation for særlige omstændigheder, der bevirkede, at det var vanskeligt eller umuligt for medlemmerne at overholde bestemmelser for undertegnelse af indtegningsregistre, kunne accepteres; - vedtog omgående at sende den ændrede meddelelse til medlemmerne. 7. Jule- og nytårskort - forslag for 2002/2003 PV\ doc 5 PE /KVÆST

6 en skrivelse af 18. december 2001 fra GAHLER vedlagt en oversigt over den traditionelle ordlyd på elleve officielle sprog, som skulle anvendes i kortene (PE /KVÆST.), en skrivelse af 29. maj 2002 fra MATIKAINEN-KALLSTRÖM, MEP, med forslag om, at der skulle tages hensyn til de enkelte medlemsstaters traditioner, når korterne blev valgt, og at der også skulle udarbejdes et generelt takkekort til brug for medlemmerne (PE /KVÆST.), - påhørte et indlæg fra BANOTTI, som forelagde eksempler på jule- og nytårskort for 2002/2003; - anmodede BANOTTI om til næste møde at udvælge et nyt sæt mønstre til kort, som indeholdt den traditionelle ordlyd "Merry Christmas and a Happy New Year" (på samtlige af de elleve officielle sprog). 8. Udarbejdelse af en adfærdskodeks for medlemmer et uddrag fra protokollen fra s møde den 27. februar 1986 (PE /KVÆST.), notater til Præsidiet af 7. marts 1986 fra SIMPSON. daværende formand for (PE /KVÆST.); Forretningsordenen (artikel 9) - drøftede et forslag til en adfærdskodeks for medlemmer; - henviste til forretningsordenens nuværende bestemmelser om adfærdsregler for medlemmer; - vedtog, at det ikke var hensigtsmæssigt at behandle dette spørgsmål yderligere. 9. Misbrug af papir med EP-brevhoved (for lukkede døre) 10. Individuel meddelelse til medlemmer om ændringer til regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa-Parlamentets medlemmer PV\ doc 6 PE /KVÆST

7 et responsum om meddelelse til medlemmer om ændringer til regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa-Parlamentets medlemmer i form af et personligt notat (PE /KVÆST.); - påhørte indlæg fra flere medlemmer af og repræsentanten fra Juridisk Tjeneste; - tog til efterretning: responsummet og - vedtog at anmode den pågældende tjenestegren om på baggrund af de foreliggende forslag at forelægge et udkast til ændring af artikel 27, stk. 1, i regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa-Parlamentets medlemmer. 11. Regulativet om udbetaling af sekretariatsgodtgørelse i tilfælde af en medarbejders længere fravær en skrivelse fra Gerhard SCHMID, næstformand (PE /KVÆST.); - påhørte indlæg fra flere medlemmer af ; - behandlede et forslag fra Gerhard Schmid, næstformand, om at der blev udarbejdet et forslag, som Parlamentet kunne bruge til at yde bistand til medlemmer i tilfælde af en medarbejders længere fravær; - vedtog, at dette forslag skulle behandles på grundlag af en sammenlignelig undersøgelse af den relevante gældende lovgivning i medlemsstaterne i tilfælde af alvorlig sygdom eller barselsorlov, og at dette forslag skulle sendes til Præsidiets Arbejdsgruppe om Medlemmers Medarbejdere under ledelse af ONESTA, næstformand. 12. Chaufførtjenesten - påhørte indlæg fra flere medlemmer af og generaldirektøren for Administration; PV\ doc 7 PE /KVÆST

8 - tog til efterretning: de oplysninger, som administrationen havde forelagt, om foreløbige forholdsregler for Chaufførtjenesten i Strasbourg og udtrykte sin tilfredshed med de tjenester, der med kort varsel blev stillet til rådighed under denne overgangsfase, efter at Strasbourgs domstol i første instans havde annulleret den nuværende kontrakt. 13. Diverse sager 13.1 Papirvarer til sammenslutningen af tidligere medlemmer af Europa-Parlamentet Kvæstorerne en skrivelse af 11. april 2002 fra BALFE (PE /KVÆST.), et notat af 27 maj 2002 fra Afdelingen for Publikationer (TONHOFER) (PE /KVÆST.), uddrag fra protokollerne fra Præsidiets møde den 23. juni 1999 (punkt 6) og s møde den 30. november 1999 (punkt 4); - påhørte indlæg fra flere medlemmer af ; - vedtog, at Parlamentet gratis skulle levere papirvarer til sammenslutningen af tidligere medlemmer af Europa-Parlamentet Genbrug af Parlamentets tomme tonerpatroner til fordel for den nationale fond for videnskabelig forskning (FNRS) - tog til efterretning: følgende dokument: PV\ doc 8 PE /KVÆST

9 en skrivelse af 18. juni 2002 fra DEPREZ (PE /KVÆST.); - tog til efterretning: et forslag fra DEPREZ om, at overskuddet fra genbruget af Parlamentets tomme tonerpatroner skulle gå til den nationale fond for videnskabelig forskning. Det tilbud, som virksomheden Catridge Power havde indsendt, var et højere bud på tomme tonerpatroner, på betingelse af at Parlamentet principielt besluttede sig for at yde et bidrag til FNRS. Catridge Power ville til gengæld for at indsamle patronerne på Parlamentets tre arbejdssteder donere den samlede værdi af dem til FNRS for at støtte kræftforskningen; - understregede, at ikke havde nogen beføjelser med hensyn til udbudsprocedurer, som udelukkende blev gennemført i henhold til finansordningens bestemmelser; - tog til efterretning: de oplysninger, som administrationen havde forelagt, om at udbudsproceduren i denne sag siden hen var blevet afsluttet Udstedelse af adgangskort til praktikanter fra regionale og lokale kontorer i Bruxelles en skrivelse af 24. april 2002 fra GLIETSCH og andre direktører for Baden- Württembergs, Bayerns og Sachsens kommuners EU-kontorer i Bruxelles (PE /KVÆST.), en skrivelse af 29.maj 2002 fra BALFE (PE /KVÆST.) ; - påhørte indlæg fra flere medlemmer af ; - bekræftede anvendelsen af gældende regler om, at det var muligt at få adgang til Parlamentets bygninger ved hjælp af et dagligt adgangskort. PV\ doc 9 PE /KVÆST

10 13.4 Tilladelse til BALFE at rejse til Luxembourg til et møde i EIB og til München for at besøge det regionale informationskontor - gav BALFE tilladelse til i sin egenskab af formand for Pensionsfonden at deltage i ovennævnte møde i Luxembourg og i sin egenskab af kvæstor med ansvar for eksterne kontorer at besøge det nye informationskontor i München Europa-statue POOS mindede om den skrivelse, som han havde modtaget fra borgmesteren for en by på Kreta, hvori Europa-Parlamentet fik tilbud om, at der blev opstillet en statue over temaet "Europa" ved dets bygninger. Det vedtoges at fortsætte behandlingen af denne sag på et senere møde, indtil der forelå en teknisk udtalelse fra Com-Art, som ville blive anvendt som grundlag for en eventuel beslutning om dette spørgsmål. 14. Sager til orientering en skrivelse af 6. juni 2002 fra DE KEYSER (PE /KVÆST.) om en hændelse i "baren kun forbeholdt medlemmer", en skrivelse af 25. juni 2002 fra Albert Jan MAAT til Jacques POOS vedrørende den nederlandske kulinariske uge (PE /KVÆST.). 15. Tid og sted for næste møde Næste møde ville finde sted tirsdag den 27. august 2002 kl i Luxembourg. o0o Formanden hævede mødet kl PV\ doc 10 PE /KVÆST

11 DELTAGERLISTE BILAG I Strasbourg, den 3. juli 2002 TIL STEDE QUISTHOUDT-ROWOHL, formand BALFE BANOTTI POOS SMET LIGELEDES TIL STEDE Formandens kabinet SUAREZ MELLA RYAN Generalsekretærens Kabinet CLARK Juridisk Tjeneste GD I GD III GD VI GD VII GD VIII SEKRETARIATET KRÜCK RØMER RATTI CONDOMINES ROLVERING LAHOUSSE MCAVOY RIEFFEL GAVRIIL GLASS KRAEWINKELS SOMMERSCHIELD TONHOFER HENTGES KYST VON LINGEN LANE VANDENBOSCH Assistenter RANZ s Sekretariat RYSMAN (POOS) PV\ doc 11 PE /KVÆST