KOMMISSORIUM FOR Drifts- og udviklingsforum for Infrastruktur

Transkript

1 KOMMISSORIUM FOR Drifts- og udviklingsforum for Infrastruktur Side 1

2 Dato Version Ændret af Ændring ,0 Ingrid Munk Dokument oprettet ,1 Ingrid Munk Dokument revideret efter FUT-stg møde ,2 Ingrid Munk Dokumentet revideret efter FUT-stg møde ,3 Nishanthi Jathavan ,0 Nishanthi Jathavan Dokumentet revideret efter FUT-D&U-I møde Dokumentet er blevet godkendt af FUTforretningsstyregruppen d Basisinformation Titel Godkendelse Drifts- og udviklingsforum for Infrastruktur Godkendt af FSI: dato Godkendt af FUT-forretningsstyregruppen: Godkendt af FUT-styregruppen: Baggrund Regionerne og kommunerne i Danmark er gået sammen om at indkøbe én telemedicinsk infrastruktur, 2 medarbejderløsninger til KOL-patienter og 2 borgerløsninger ligeledes til KOLpatienter. Disse benævnes FUT-systemerne. Den telemedicinske Infrastruktur er en it-platform, der gør det muligt for regioner og kommuner at anvende borgerrettede og medarbejderrettede telemedicinske løsninger, og som gør det enkelt for de sundhedsfaglige medarbejdere at anvende telesundhed som et behandlings- eller plejetilbud. Løsningerne udgør de digitale værktøjer, der benyttes af brugerne, dvs. medarbejdere og borgere, og som understøtter de behov, der omgiver den telemedicinske behandling. FUT-systemerne drives i et samarbejde mellem regionerne og kommunerne i Danmark. Region Midtjylland er udpeget som den systemansvarlige myndighed 1. Det forventes, at FUT-systemerne optages i porteføljen for fællesoffentlig forvaltning af sundhedsit (FSI 2 ). Dette kommissorium beskriver Drifts- og udviklingsforum for den fælles Infrastruktur. 3 1 Systemansvarlig myndighed er en juridisk rolle for den myndighed, der har det overordnede ansvar for systemernes anvendelse. 2 FSI står for Styregruppen for Fællesoffentlig systemforvaltning af Sundheds-It, som er et samarbejde mellem regioner og kommuner. Samarbejdet styrer en række fælles sundheds-it systemer. 3 Der findes ligeledes et kommissorium for et Drifts- og udviklingsforum for Medarbejder- og borgerløsninger til KOL Side 2 af 7

3 Formål og opgaver Formål Opgaver Hensigten med at drifte, vedligeholde og videreudvikle en infrastruktur til telemedicinske løsninger er at stille en platform til rådighed for kommuner og regioner, der skal anvendes til telemedicinske løsninger. Den første telemedicinske løsning på infrastrukturen er hjemmemonitorering til borgere med KOL. For at opnå dette mål etableres Drifts- og udviklingsforum for Infrastrukturen, der på tværs af sektorerne skal samarbejde om at sikre drift og vedligehold af systemet, så det i daglig drift lever op til kontraktens bestemmelser og de lovpligtige sikkerhedsbestemmelser. Drifts- og udviklingsforum for infrastrukturen skal samarbejde med Driftsog udviklingsforum for KOL-løsninger, så infrastrukturen til stadighed udvikler sig efter forretningens og brugernes behov. Ved optagelse af nye løsninger på infrastrukturen vil Drifts- og udviklingsforum for Infrastrukturen også skulle samarbejde med disse om udvikling af ny funktionalitet på infrastrukturen. Drifts- og udviklingsforum fungerer som CAB (Change Advisory Board), dvs. det prioriterer og indstiller ændringsønsker og plan for videreudvikling af infrastrukturen på roadmap-niveau til FUTforretningsstyregruppen på baggrund af forslag fra regioner, kommuner, Landsdele, Indkøbsansvarlige Myndigheder 4, FUT-FOSA team 5 og leverandør. Mindre ændringsønsker, der ikke er på roadmap-niveau, kan godkendes direkte af Drifts- og udviklingsforum for Infrastrukturen. Drifts- og udviklingsforum for Infrastruktur har følgende opgaver: Fungere som CAB Nedsætte E-CAB (Emergency Change Advisory Board) ved behov for hurtig godkendelse af ændringer, fx ved sikkerhedsbrist Kommentere og kvalitetssikre ændringsønsker fra IM, leverandører og FUT-FOSA team Beslutte indenfor et givet mandat, hvilke ændringsønsker der skal implementeres på Infrastrukturen Sikre, at den modtagne løsning driftes og vedligeholdes i overensstemmelse med driftsaftalen, budget, vedtagne arkitektur- og tekniske principper mv. Bistå i informationssikkerhedsrisikoanalyse på udviklings- og ændringsønsker Videreudvikle Infrastrukturen i overensstemmelse med brugerbehov og indstille roadmap for den langsigtede udvikling af Infrastrukturen til FUT-forretningsstyregruppen Forberede og kvalificere sager til behandling i FUT-Forretningsstyregruppen 4 Kommunerne og regionerne har samlet sig om indkøb af løsninger i henholdsvis Indkøbsansvarlig Myndighed Øst og Indkøbsansvarlig Myndighed Vest (forkortet til IM Øst og IM Vest). 5 FUT-FOSA team er forkortelsen for teamet, der arbejder med den fællesoffentlige systemadministration Side 3 af 7

4 Afholde kontraktaftalte møder med leverandørerne om drift og videreudvikling Sætte rammer og retning for arbejdet i brugergruppen (i forbindelse med udarbejdelse af informations- og dataflows) Medvirke til at nedsætte ad hoc testgruppe til test af modtagne leverancer Ved behov nedsætte arbejdsgrupper til at løse specifikke behov Kommentere, kvalificere og indstille drifts- og udviklingsbudget for Infrastrukturen til FUT-forretningsstyregruppen Sikre at der foretages effektiv forvaltning, herunder dokumentation, vejledninger og hjælp til anvendelse af løsningen. Ansvarlige Deltagere Drifts- og udviklingsforum for Infrastruktur sammensættes af: 2 formænd (1 regional og 1 kommunal) 3 it-arkitekter (1 regional, 1 kommunal og 1 FUT-FOSA team) 5 klinikere/ansatte med forretnings - og digitaliseringskendskab (3 regionale og 2 kommunale) FUT-FOSA Change manager (1 FUT-FOSA team). Medlemmerne af Drifts- og udviklingsforum for Infrastruktur udpeges som udgangspunkt for 2 år. De kommunale repræsentanter udpeges af KL. De regionale repræsentanter udpeges af Danske Regioner. I tilfælde af mødeforfald kan medlemmet enten sende en skriftlig indstilling eller sende en suppleant. Medlemmet er selv ansvarlig for at forberede suppleanten på dagsorden og verserende sager. Forventningen til forummets medlemmer er, at de konstruktivt medvirker til, at den telemedicinske infrastruktur driftes og videreudvikles effektivt. Deltagernes kompetencer og beslutningsdygtighed Formændene for Drifts- og udviklingsforum for Infrastruktur forventes udpeget blandt it-/digitaliseringschefer, kontorchefer, chefer for sundheds-it eller tilsvarende. Udpegningen af formændene tilstræbes at ske blandt medlemmer af relevante regionale/kommunale styregrupper, landsdelsprogrammer eller IM-styregrupper. De øvrige medlemmer forventes at have indgående kendskab til det telemedicinske område på hver deres faglige specialistniveau. Medlemmerne har mandat til at kunne træffe beslutninger til fællesskabets bedste. Formandskab Regional formand: Christian Mercado (april 2020) Region Syddanmark Tlf. nr.: Kommunal formand: Henrik Brix (april 2020) Favrskov Kommune Tlf. nr.: Side 4 af 7

5 Leder Drifts- og udviklingsforum for Infrastruktur og fungere som mødeleder Afklarer, tydeliggør og arbejder for at virkeliggøre visionerne for FUTinfrastrukturen/samarbejdet Balancerer FUT-organisationens forskellige krav Kvalitetssikrer FUT-systemforvaltningens forretningsinteresser (dvs. sikrer, at FUT-systemforvaltningen leverer som forventet fx overholder indgået driftsaftale og økonomiske rammer) Sparrer med FUT-FOSA Change Manager for Infrastrukturen Er FUT-organisationens talerør. Alle medlemmer Arbejder for at FUT får gode betingelser Mitigerer organisatoriske forhindringer Promoverer FUT, skaber alliancer og gode kontakter internt i egen organisation og udenfor egen organisation Arbejder for den kollektive succes af FUT Skaber forståelse og mening i forhold til formålet for FUT på tværs af organisationen Skaber respekt, tillid og tryghed internt i FUT og mellem FUT og resten af organisationen Arbejder for, at infrastrukturen fortsat understøtter sit formål og har den ønskede effekt Arbejder for, at FUT-systemforvaltningen har de nødvendige ressourcer og kvalifikationer Definerer forventninger og krav til FUT-systemforvaltningens leverancer Forholder sig løbende til leverancer og fremdrift Fokuserer på, at udnytte infrastrukturens muligheder Tager ansvar for det gode gruppemøde Bidrager til tydelige beslutninger og anvisninger til det videre arbejde på infrastrukturen Udfører aftalte opgaver/aktiviteter mellem møderne Reflekterer løbende over gruppens måde at arbejde på. Særligt om den kommunale/regionale rolle: Skaber forståelse og mening i forhold til formål, vision og beslutninger om FUT på tværs af egne organisationer i kommunerne/regionerne Skaber respekt og tillid mellem FUT-systemforvaltningen og egne organisationer i kommunerne/regionerne. Særligt om kliniker rollen: Repræsenterer brugernes interesser og træffe beslutninger på deres vegne. Særligt om arkitekt rollen: Sikrer, at infrastrukturen lever op til nationale standarder for arkitektur og dokumentation Sikrer, at infrastrukturen lever op til gældende lovgivning med fokus på databeskyttelse og sikkerhed Side 5 af 7

6 FUT-FOSA Change manager Specialister Repræsenterer systemadministrationen Er ansvarlig for systemadministrationens forpligtelser ift. leverancer, kvalitet og økonomi Sikrer realisme i udviklingen af FUT-samarbejdet, herunder optag af nye løsninger på infrastrukturen. Der kan efter behov indkaldes specialister til fremlæggelse af særlige forhold. Formidler en særlig faglighed eller indsigt til gruppen Repræsenterer sin egen organisation med tanke på fællesskabet. Rammer Reference Drifts- og udviklingsforum for Infrastruktur refererer til FUTforretningsstyregruppen. Mødestruktur Drifts- og udviklingsforum for Infrastruktur mødes 4 gange årligt, hvor 3 af møderne vil foregå via video og have en varighed på 3 timer. Der vil være 1 årligt møde af 4 timers varighed, som vil foregå ved fysisk fremmøde. Der kan ved behov indkaldes til ekstraordinære møder. Alternativt kan der foretages skriftlig behandling af sag pr. mail. Møderne afvikles efter følgende standarddagsorden: 1. Velkomst og siden sidst 2. Orientering om beslutninger fra FUT-forretningsstyregruppen 3. Driftsrapport 4. Behandling af indkomne ændringsønsker 5. Opfølgning på planer i forhold til ændringsønsker og nyudvikling på infrastrukturen 6. Opfølgning på planlagte og igangværende tværgående test 7. Opfølgning på planlagte tekniske og funktionelle idriftsættelser 8. Indstillinger til FUT-forretningsstyregruppen 9. Punkter til eskalation til FUT-forretningsstyregruppen 10. Eventuelt. I sammenhæng med møde i Drifts- og udviklingsforum for Infrastrukturen afholdes Kunde-leverandørstyregruppemøde med leverandøren af Infrastrukturen. Dagsorden udsendes senest 14 kalenderdage før mødedato med relevant materiale. Ethvert medlem kan senest 7 kalenderdage før udsendelse af dagsorden ønske en sag eller et emne på dagsordenen. Forslagsstiller udarbejder selv sagsfremstilling til sagen/emnet. Der udarbejdes et referat, der opsummerer konklusionerne fra hvert punkt. Referatet udsendes til medlemmerne senest 7 kalenderdage efter mødet og eventuelle indsigelser skal være indsendt til sekretariatet senest 7 kalenderdage efter udsendelsen Side 6 af 7

7 Sekretariat Økonomi Ændringer til kommissorium FUT-FOSA team, Region Midtjylland, Center for Telemedicin sekretariatsbetjener Drifts- og udviklingsforum for Infrastrukturen. Kontakt: Nishanthi Jathavan Region Midtjylland Tlf. nr.: Drifts- og udviklingsforum for Infrastrukturen arbejder indenfor den budgetramme, som FUT-forretningsstyregruppen udmønter hertil. Drifts- og udviklingsforum for Infrastrukturen indstiller forslag til fremtidige budgetter til FUT-Forretnings-styregruppen. Kommissoriet revideres 1 gang årligt. Ændringer i og tillæg til kommissoriet vil blive forelagt FUT-forretningsstyregruppen til godkendelse Side 7 af 7