Kerneopgaver og arbejdsområder for UCL s stabe UCL. Kerneopgaver og arbejdsområder for UCL s stabe

Transkript

1 Kerneopgaver og arbejdsområder for UCL s stabe UCL Kerneopgaver og arbejdsområder for UCL s stabe

2 Kerneopgaver og arbejdsområder for UCL s stabe Indhold 1. Indledning HR og Kommunikation Studieadministrationen Teknik og Bygninger Økonomi og Personaleafdelingen Ledelsessekretariatet IT-afdelingen

3 1. Indledning Kerneopgaver og arbejdsområder for UCL s skal være en enkelt og tilgængelig beskrivelse af stabenes opgaveløsning i UCL, men udgør samtidig den autoritative beskrivelse af arbejdsfordelingen og snitflader blandt stabene. Kredsen af stabschefer vil mindst en gang årligt i samarbejde med direktionen drøfte dokumentet til sikring af, at der til hver en tid eksisterer en opdateret beskrivelse af stabenes kerneopgaver og arbejdsområder. Der vil på samme måde ske nødvendige tilføjelser/korrektioner i beskrivelsen, såfremt opgaver kommer til/bortfalder eller bliver flyttet mellem stabene. Beskrivelserne er på denne måde et grundlagsdokument og danner således fundamentet for stabenes arbejde frem mod realisering af de strategiske mål, der blev formuleret i forbindelse med strategitjekket "professionel administration" om øget standardisering, styrket eksekvering, mere aktiv prioritering og meningsfuld digitalisering. 2. HR og Kommunikation 2.1 Indledning HR og Kommunikation har det overordnede ansvar for intern og ekstern kommunikation samt HR- og personalejuridiske ydelser. Det omfatter ekstern kommunikation til organisationens interessenter via markedsføring og pressearbejde. Intern kommunikation til medarbejdere og studerende via bl.a. mit.ucl.dk og stud.ucl.dk. HR og Kommunikation har derudover en lang række ydelser indenfor rekruttering, medarbejder- og lederudvikling, samarbejdsområdet, arbejdsmiljø, personalejura og udarbejdelse af politikker. Afdelingen har derudover ansvaret for UCL s elever. Målgruppe: Offentligheden samarbejdspartnere kommende studerende Ledergruppen er brugere 2.2 Opgavebeskrivelse Ekstern kommunikation ucl.dk Drift og udvikling samt nyheds- og indholdsproduktion til ucl.dk for alle afdelinger Eksterne subsites (drift og udvikling, redaktionelle retningslinjer og uddannelse af lokalredaktører) 3

4 Systemejer af websystem: Opsætning, administration, hosting af alle UCL s WordPress løsninger (ucl.dk, mit.ucl.dk, stud.ucl.dk og en lang række andre websider) Presse Løbende PR og pressearbejde (politisk, profilerende eller vidensformidlende) Markedsføring Kampagner i forbindelse med Kvote 1+2 samt løbende særkampagner Internetannoncering Ansvaret for drift og udvikling af UCL s LinkedIn og Facebook side Udarbejdelse af brochuremateriale for grunduddannelserne Ansvaret for UCL s sponsorater Udarbejdelse af diverse tryksager og grafisk produktion Drift og udvikling af designportal (Web2publising), herunder uddannelse af medarbejdere til decentral produktion af informationsmateriale Ansvar for designguide Drift og udvikling af billeddatabase over egne produktioner Fotografering (til brug i markedsføring på ucl.dk og i kataloger) Events Planlægning, koordinering og praktisk afvikling af uddannelsesmesser Koordinering og deltagelse i eksterne samarbejder (fx Studiebyen Odense) Planlægning, koordinering og praktisk afvikling af Karrierevalg Sparring, strategi og rådgivning Udarbejdelse af notater til direktionen om emner indenfor kommunikation og HR. Rådgivning og sparring om ledelseskommunikation Udarbejdelse af interne og eksterne kommunikationsstrategier til større projekter, initiativer eller forandringer Ansvarlig for planlægning af Lederforum sammen med ledelsessekretariatet Intern kommunikation til medarbejdere og studerende Løbende produktion af nyheder Kommunikation om UCL s store strategiske indsatsområder (Strategi 2020, Operation MOVE, campus m.m.) Rådgivning og sparring til medarbejdere (projektledere) om kommunikation mit.ucl.dk og stud.ucl.dk (Indholdsproduktion, drift og udvikling, redaktionelle retningslinjer og uddannelse af lokalredaktører) Opsætning og implementering af online system til info-skærme på alle UCL s matrikler (i samarbejde med It afdelingen) Distribution af Flush-ads til UCL s matrikler 4

5 Jura og forhandling Tolkning af love og cirkulærer vedrørende det arbejds- og ansættelsesretlige område Vanskelige personalesager: personalejuridisk støtte til ledere i håndtering af disse Deltagelse i tjenstlige samtaler som støtte for lederen Vejledning til ledere og deltagelse i forhandling om senioraftaler, frivillige fratrædelsesaftaler mv. Afskedigelsessager: forhandling med faglige organisationer samt rådgivning til lederne Indsats mod sygefravær. Opsøgende funktion overfor ledere i forbindelse med medarbejders sygefravær. Støtte og vejledning i processen, herunder deltagelse i sygdomssamtaler m.m Arbejde med arbejdsfastholdelse, herunder etablering af fleksjob, job på særlige vilkår, omplacering m.m. Tilrettelæggelse af nylønsforhandlinger Rådgivning om samarbejdsstrukturen (LSU-LAU) Rådgivning om stillingsstruktur for undervisere HR Rekruttering, fastholdelse og medarbejderudvikling Rekruttering af nye medarbejdere og ledere, herunder rådgivning i udarbejdelse af stillingsopslag og jobprofil. Understøttelse af medarbejderudvikling herunder MUS APV gennemførelse og opfølgning Administration af midler fra kompetencefonde. Ph.d.-forløb administration af kontrakter Docent-ansættelser administration i forbindelse med ansættelse Adjunktplaner administration af forløb i samarbejde med Kirsten Larsen fra Forskning og Udvikling Kursusportal Overordnet ansvar for kontor- og it-elever (rekruttering samt løbende opfølgning) Samarbejde og arbejdsmiljø HSU og HAU sekretariatsbetjening, herunder kommunikation om arbejdet. Sekretariatsbetjening for LSU-LAU for de Centrale stabe Understøttelse af det lokale og centrale arbejdsmiljøarbejde herunder sparring om arbejdsmiljøsager, besøg fra Arbejdstilsynet m.v. Ledelsesudvikling Ledelsesinformation vedr. løn, personaleoversigter, sygdomsstatistik m.v. Resultatlønskontrakter Lederportal, drift og udvikling Udvikling og administration af lederudviklingsforløb 5

6 360 graders profiltest samt Mentale Scorecard til opfølgning Lederforum forberedelse og afvikling af møder Øvrige HR-aktiviteter Projektledelse af UCL s Personaledag hvert andet år. Administration af webshop salg af UCL merchandise til medarbejdere Koordinering af Løb med UCL 2.3 Hovedsamarbejdspartnere i organisationen Ledelsessekretariatet samarbejder om at understøtte lederne, levere ledelsesinformation og planlægge Lederforum Økonomi og Personale rådgiver om personalejura og samarbejder om ph.d-afregning m.m. Direktion og vicedirektører sparrer og rådgiver om kommunikation og HR-relaterede emner Uddannelseschefer og faglige miljøer sparrer og rådgiver om personalejura, rekruttering, sparring om kommunikation m.m. Studieadministration samarbejder om formidling af relevant information til både kommende og eksisterende studerende på bl.a. ucl.dk og mit.ucl.dk 3. Studieadministrationen 3.1 Indledning UCL s studieadministration understøtter ledelsen af grunduddannelserne og varetager service til og administrativ udvikling af UCL s grunduddannelser, herunder sikrer at gældende legalitet på området overholdes, således at de studerende oplever en professionel administration af deres uddannelse. Således sikres også, at ledelser, undervisere, faglige koordinatorer og eksterne samarbejdspartner møder god og professionel service. Målgruppe Studerende Undervisere Ledelse Fagligt ansvarlige Censorer og eksterne samarbejdspartnere i forhold til UCL s grunduddannelser. 6

7 3.2 Opgavebeskrivelse Studenterrettede services Administration og vejledning i forbindelse med optag Optagelse, indskrivning og holdsætning af studerende Statens Uddannelsesstøtte vejledning og sagsbehandling Håndtering af studerende med omlagte forløb - barsel, orlov, sygdom mv. Administrativ servicering af de studerendes praktik/klinik Vejledning og administration i forbindelse med SPS Studieservicedesken besvarelse af henvendelser fra studerende Informationer til studerende på Fronter om studie- og undervisningsforhold Uddannelsesrettede services Administration af undervisning og øvrige læringsaktiviteter herunder skemalægning og opgørelse af deltagelsespligt og modulafleveringer Administrativ tilrettelæggelse og gennemførelse af eksaminer Administration af internationale studerende i samarbejde med Internationalt kontor Bistand til udvikling af fag, uddannelser og studiemiljø Stud_puls Ledelsesunderstøttende services Support til uddannelseschefer NAV ressourcestyring- og ressourceopgørelse Lokal og central STÅ-indberetning for grunduddannelsesaktiviteter Udarbejdelse af uddannelsesrelevante statistikker og ledelsesinformation herom Sagsbehandling af forhold vedrørende de studerende som f.eks. klagesager System- og legalitet understøttende services Regelovervågning og legalitetskontrol Juridiske procedurer og retningslinjer Systemejerskab på en række digitale løsninger, der understøtter det studieadministrative arbejde 7

8 Øvrige serviceopgaver Indgår i telefonomstillingen og i en række praktiske campusfunktioner 3.3 Samarbejdspartnere i organisationen Studieadministrationen har samarbejde med og snitflader til næsten alle enheder i UCL. Uddannelser/uddannelseschefer Studieadministrationen har på næsten alle arbejdsområder samarbejdsrelationer til uddannelseschefer og medarbejdere i uddannelserne. Nogle af disse samarbejder og snitflader er reguleret ved procedurer og beskrivelser af work-flow, andre bygger på lang tids samarbejde og erfaringer. Der er behov for i de kommende år at udvikle skriftlige aftaler om samarbejde, snitflader og work-flows. Samarbejde med UCL s stabe It-afdelingen: Drift, support og udvikling af systemer herunder SIS, UNTIS og WiseFlow. Økonomi og personale: Oprettelse af time- og gæstelærere. Informationer til brug i forbindelse med opgørelse af ressourceforbrug i NAV. Teknik og bygninger: Aftaler vedr. lokaler og service på matriklerne. Ledelsessekretariatet: Udarbejdelse af uddannelsesrelevante statistikker og ledelsesinformation. HR og kommunikation: Udarbejdelse af informationsmaterialer til uddannelserne. Informationer på ucl.dk/mit.ucl/stud.ucl. Tværgående uddannelsesudvikling Samarbejde om internationale studerende med Internationalt kontor. Samarbejde med den koordinerende studievejleder omkring Stud_puls. Samarbejde om administrationen af det tværprofessionelle modul (TPM). Direktionen/vicedirektører I forhold til strategisk udvikling af Studieadministrationen I forhold til styregrupper for digitale projekter f.eks. NAV, WISEflow, Untis mv. 4. Teknik og Bygninger 4.1 Indledning Deltagelse i arbejdet med den samlede risikovurdering for professionshøjskolens virke, med brugerfokuseret indsats hvor rum indgår som strategisk redskab i forandringsprocesser, således de fysiske rammer understøtter de arbejdsprocesser, der skaber værdi. 8

9 Servicere brugere af lokaliteterne set i relation til lokalernes funktionalitet, kvalitetssikre serviceydelser og driftsaftaler, herunder kantinefunktion, renhold, renovation og forsyninger samt sikre vedligehold af bygninger og installationer herunder fokus på indeklima og arbejdsmiljø. Essentielt anses ansvarsområdet at udvikle og medvirke til facilitering af flere fællesejede arealer og færre personligt ejede arealer øget fleksibilitet, samarbejdsrelationer og optimal m 2 forbrug og skabe bygningsfysik, hvor der er sammenhæng mellem intern identitet og opgavevaretagelse og den eksterne kommunikation/service. Målgruppe Direktion og de øvrige ledelseslag Medarbejdere Studerende Kursister Gæster og eksterne samarbejdspartnere, herunder virksomheder og offentlige institutioner. 4.2 Opgavebeskrivelse Investerings- og finansforvaltning Overblik over hele ejendomsporteføljen, dens arealer og omkostninger, således at UCL kan benchmarke forskellige økonomiske nøgletal for hele ejendomsporteføljen, hvor gevinstrealisering er målrettede prioriteringer. Kort- og langsigtede drifts- og vedligeholdelsesplaner på baggrund af løbende bygningssyn og entreprenørers anbefalinger, beregning af byggeriets rentabilitet ved at kunne estimere fremtidige omkostninger til drift og vedligehold for hele ejendomsporteføljen Totaløkonomiske vurderinger af drifts- og vedligeholdelsesomkostninger på baggrund af levetider for bygningsdele. Fakturahåndtering - kontering og godkendelse Arealforvaltning Administrerer hele ejendomsporteføljes arealsammensætning Kontakt og koordination i forhold til uddannelsernes aktiviteter Administrerer og vedligeholder udendørsarealer, herunder bl.a. parkeringsarealer og grønne områder. Driftsforvaltning Pleje og vedligeholdelse af inde og udearealer, herunder vinterforanstaltninger og affaldshåndtering Mindre håndværksmæssige reparations og forbedringsopgaver 9

10 Opgaver i forbindelse med IT, herunder sikre at kopimaskinerne fungerer Sikrer optimalt energiforbrug sammenholdt økonomi og ønsker fra brugere, herunder el- og vandinstallationer og varmeteknik Sikrer hensigtsmæssig og sundhedsbefordrende indeklima, herunder ventilationsteknik og lysforhold Tilkald af og tilsyn med eksterne håndværkere Tilsyn og logistik i forbindelse med byggeri. Administration af nøgler og adgangskoder Serviceforvaltning Sikrer lokaler klargøres til aktiviteter eksempelvis inventar og AV-midler Koordinerer lån af uddannelsesmaterialer Understøtter beredskab af digital og AV udstyr Koordinerer, planlægger og udfører henvendelser rekvireret via BygServiceDesk herunder henvendelser vedrørende rengøring Sikrer åbning og aflåsning af bygninger, herunder kontakt til alarmcentraler Varetager akut døgnberedskab for bygningsporoteføljen Forestår intern post-/pakkefordeling Dokumentation Sikrer digital dokumentation af den fysiske bygningsportefølje og byggesagsforløb, herunder produktdokumentation samt oplistning over registrerede fejl og mangler med angivelse af ansvar, status og udbedring. 4.3 Samarbejdspartnere i organisationen Direktion/vicedirektører set i relation til strategisk kvalitet og udvikling med afsæt i UCL s campusplaner, perspektiv- og investeringsplaner. Uddannelseschefer, matrikelbestyrer og campuschefer set i relation til udmøntning af campusstrategien indenfor fastsat bygningsbudget. Brugere set i relation til drift og service. Samarbejdsrelationer stabe: Samarbejdsform udvikles i stigende grad i form af projektbaserede organisationsformer på tværs af stabene med henblik på at øge den innovative og kvalitetsprægede opgaveløsning, hvor opgaven definerer organisering. Teknik og Bygninger sikrer fysisk funktionalitet af undervisnings- og studieudstyr, så som opsætning og tilslutninger af projektorer, smartborads og TV, hvor It-afdelingen sikrer software opsætning og netværksfunktionalitet. I samarbejdet med Området for Tværgående Uddannelsesudvikling og It-afdelingen forestår Teknik og Bygninger definition og opsætning af undervisningsudstyr. 10

11 5. Økonomi og Personale 5.1 Indledning Økonomi og Personaleafdeling har ansvaret for registrering af de økonomiske konsekvenser af de beslutninger og handlinger, der foretages i UCL. Herunder budgettering, intern og ekstern regnskabsrapportering, lønbehandling, og økonomiske beslutningsgrundlag til ledelse, samt rådgivning i forbindelse med økonomiske, personale og indkøbsforhold. Afdelingen sikrer regler og forretningsgange for forsvarlig anvendelse af de økonomiske ressourcer, som UCL har til rådighed. Indkøbsteamet har ansvar for, at UCL s indkøb foretages i henhold til gældende regler og love, herunder overholdelse af udbudsregler. Målgruppe Direktionen Ledelsessekretariatet De 3 grunduddannelsesområder Eftervidereuddannelsen og CFU F & I Fælles Studieadministration HR & Kommunikation Bygningsområdet 5.2 Opgavebeskrivelse Økonomiteamet Udarbejdelse af ekstern regnskabsrapportering Ekstern årsrapport Formålsregnskab til Uddannelses- og Forskningsministeriet Indrapportering af moms til Skat Indrapportering af moms til Ministeriet Projektregnskaber (Ikke F & I ) Budgetudarbejdelse Udarbejdelse af budget og budgetnotat for UCL. Assisterer budgetansvarlige med udarbejdelse af budgetter for de enkelte områder, herunder indtægts-, løn-, omkostnings-, investeringsbudget samt budget for køb og salg af timer mellem områder. Konsekvensberegninger af forslag til finanslov. Budgetforudsætninger. 11

12 Udarbejdelse af intern rapportering Budgetopfølgning til direktion og bestyrelsen Budgetopfølgning til øvrige budgetansvarlige, herunder løbende dialog med den budgetansvarlige i forbindelse med udarbejdelse og opfølgning. Løbende registreringer og andre periodevis tilbagevendende opgaver Afstemning og registrering af likvide beholdninger, kreditkort, værdipapir, og udbetaling af udlæg. Udarbejdelse af faktura til kunder, opfølgning på manglende betaling. Registrering og betaling af købsfaktura, herunder fremsendelse til godkendelse hos budgetansvarlig. Løbende afstemning af andre tilgodehavender, tilskud, projektmidler og forskud på moms fra uddannelses- og forskningsministeriet, anden gæld og periodeafgrænsningsposter. Kontaktperson til revisor og bankforbindelse. Systemejer på NavisionStat, Nav, Prophix, og Aqoola. Større ad hoc-opgaver som økonomiske begninger og finansiering i forbindelse med investeringer som f. eks køb og finansiering af Niels Bohrs Alle. Håndtering af projektøkonomi Udarbejdelse af endelige projektregnskaber Løbende rapportering i forbindelse med projekter Udarbejdelse af vejledninger og regnskabsskemaer Løbende support til chef for F & U og videncenter-ledere Løbende rapportering af den økonomiske status for F&U samlet og for de enkelte videncentre Personaleteamet Tastning og udbetaling af løn i SLS Oprettelse af stamdata på fastansatte medarbejdere ved ansættelse Lukning af medarbejder i forbindelse med fratrædelse af fastansatte Foretage ændringer i stamoplysninger ved ændring i ansættelsesforhold, samt refusioner ifm. barsel, sygdom og løntilskud på alle medarbejdere. Tastning af data vedrørende løn, befordringsgodtgørelse, diæter m.v. for ikkefastansatte medarbejdere (timelærere, gæstelærere, censorer, studentermedhjælpere og øvrige løsansatte). Tastning af data vedrørende befordring, ferie, fravær, udlæg m.v. for ansatte i eftervidereuddannelsen og CFU. Fastansættelse, fratrædelse og ændring af fastansatte medarbejdere Udarbejde lønudspil, ansættelsesaftale og tillæg hertil for fastansatte Oprettelse af medarbejdere i SIS og Nav. samt tilretning i Epos 12

13 Oprettelse og vedligeholdelse af personalesager i Team-Share Deltagelse i lønforhandlinger i forbindelse med ny løn og hjælp til udarbejdelse af aftalebilag. Lønkontrol Stikprøvevis kontrol af udbetalt løn i forhold til faktiske ansættelsesaftaler Afstemning mellem løndata i SLS og NavisionStat Afstemning til indberetning til Skat. Refusionsanmodninger Ansøgning om refusion i forbindelse med sygdom, herunder langtidssygdom, fleksjobber og barsel m.v. Ansøgning om flexjob fra stat og kommune Rådgivning af ledere og medarbejder Rådgivning i forbindelse med ansættelser Lønforhandlinger Ferieregnskab Barsel, orlov m.v. Diverse ad hoc opgaver Indkøbsteamet Indkøbsafdelingens formål er, at indkøb foregår i henhold til lovgivning og retningslinjer for indkøbs- og udbudsområdet. Sikre overholdelse af udbudsregler og behjælpelig med udarbejdelse af udbudsmateriale Sikre at UCL s viden om Ski-aftaler og Finansministeriets indkøbsaftaler er ajourført og derved medvirke til at sikre en optimering af udnyttelse af UCL s samlede ressourcer. Løbende evaluering og kvalitetssikring af aftalegrundlag og leverandører Hjælpe medarbejder med indhentning af tilbud og foretagelse af indkøb Rådgivning og vedledning til intern indkøbsfunktioner Indkøbsafdelingen skal medvirke til optimering af de ressourcer, der anvendes til indkøb. 5.3 Samarbejdspartnere i organisationen Økonomiteamet: Bestyrelsen, direktionen, vicedirektører, og chef for F&U Budget, budgetopfølgning, årsregnskab, økonomiske beslutningsgrundlag og anden økonomisk rådgivning i form af administration af værdipapirbeholdninger og langfristede gældsposter. 13

14 UCL s øvrige ledelse og samarbejdsudvalg på UCL Budget, budgetopfølgning, løbende økonomisk og regnskabsmæssigt rådgivning, udarbejdelse af salgsfakturaer, behandling af kreditorfakturaer, samt registrering og afstemning diverse foreningsregnskaber, mellemregninger og beholdninger. Chef for F&I, centerledere og projektledere Regnskabsmæssig og økonomisk rådgivning i forbindelse med ansøgning, under projektforløbet og regnskabsudarbejdelse for projekter. Ansatte ved UCL Udbetaling af udlæg. Personaleteamet Vicedirektører, Chef for F & U, UCL s øvrige ledelse og UCL s medarbejdere Rådgivning og vejledning i forbindelse med ansættelse, udbetaling af løn, skattefrie og beskattede godtgørelser, forhandling og udmøntning af resultatløn, registrering af fravær og ferie, afstemning af ferieregnskab, oprettelse af stamdata for fastansatte medarbejdere og ansøgning om refusioner m.v. Indkøbsteamet Vicedirektører, Chef for F & U, UCL s øvrige ledelse og medarbejdere Sikker overholdelse af indkøbsregler, hjælp i forbindelse med udbud, og indkøb af undervisningsmaterialer, møbler og kontorartikler m.v. Ledelsesinformation i form af indkøbsstatistik. 6. Ledelsessekretariatet 6.1 Indledning Ledelsessekretariatet faciliterer beslutningsprocessen fra de første overvejelser over eksekvering og videre til opfølgning. Vores målgruppe er rektor, direktion og øvrig ledelse. Vi hjælper med at synliggøre, navigere i og handle på de processer, der fremmer en høj beslutningskvalitet. Vi tilfører værdi ved at samle viden fra organisationen og omsætte den til et bæredygtigt beslutningsgrundlag for direktion og øvrig ledelse. Ledelsessekretariatet har mulighed for at yde kompetent og omkostningsneutral sparring til alle organisationens forskellige ledelseslag. Vi tilbyder overordnet rådgivning, sparring og konceptdesign inden for emnerne beslutningskvalitet, strategiudvikling, ledelsesinformation, digitalisering, databaseløsninger, ESDH og telefoni. Nærmere beskrivelse følger nedenfor. Målgruppe Bestyrelse Direktion Øvrige ledelseslag i UCL 14

15 6.2 Opgavebeskrivelse Rektor- og direktionsbetjening Sekretariatsbetjening af bestyrelse, direktion, strategisk ledelse mv. Kvalitetssikring og dokumentation af beslutningsgrundlag, dagsordenspunkter, ledelsesbeslutninger mv. Afklaring af sagsansvar, herunder et tidligt overblik over hvem der arbejder med en sag, og dermed hvor ansvaret for fremdrift er placeret. Monitorering af direktionsbeslutninger og formidling af status og fremdrift på direktionssager, herunder early warning til rektor, direktion og sagsansvarlige Sekretariatsopgaver, herunder kalenderkoordination, bestilling af forplejning, indberetning af feriedage og befordringsgodtgørelse, lokalebookning, deltagerregistreringer, rejsebestillinger/reservationer, besvarelse af officielle mails Årsplan for mødeafvikling, gave- og kunstindkøb, samt registreringer i offentlige databaser (cvr, p-numre, tinglysning mv.) Sikring af beslutningskvalitet Ledelsessekretariatet har stor erfaring med at sikre fremdrift og kvalitet i beslutningsprocessen, fra en idé opstår, til handlingen er realiseret. Vi kan medvirke til at opbygge effektive beslutningsprocedurer, udarbejde skabeloner til standardiserede sagsfremstillinger, sikre fokuserede indstillinger samt tilvejebringe grundlaget for nødvendig opfølgning på sagens videre forløb. Ledelsessekretariatet rådgiver bredt ledere i UCL om håndtering af sager eller dialog om kommende initiativer eller ønsker til centralt initierede initiativer og videregiver erfaringer og anbefalinger til styrkelse af ledelsesunderstøttelsen i organisationen. Koncernstrategi og målkompleks Ledelsessekretariatet medvirker til at eksekvere ledelsens strategiske beslutninger og bistår direktionen i strategiudvikling og sikring af strategisk alignment i UCL. Ledelsessekretariatet forestår strategiopfølgning og udarbejder rapportering til direktion og bestyrelse. Ledelsessekretariatet tilbyder overblik over UCL s samlede strategikompleks (Strategi 2020, Vejen mod 2020, Udviklingskontrakt , uddannelsernes faglige strategier m.fl.) og herunder viden om, hvilke mål organisationen sigter mod at indfri, hvornår og hvordan. Ledelsessekretariatet kan desuden bistå i alle faser af strategiprocessen; fra idégenerering over analyse og formulering til udmøntning, overvågning og opfølgning på arbejdet. Udvikling og anvendelse af ledelsesinformation (Business Intelligence) Ledelsesinformation er indsamling, bearbejdning og præsentation af data, som giver ledelsen mulighed for at få indsigt i udviklingen på et bestemt ledelsesområde, og som på denne måde tilvejebringer et styrket grundlag for at træffe effektive og begrundede beslutninger. Ledelsesinformation vedrører fx: 15

16 Strategiopfølgning, herunder løbende status på indfrielsen af strategiske mål og milepæle samt rating af indsatser og projekter til rektor og direktion. Opfølgning på planer og projekter Statistik på optag, søgning, frafald, markedsandele mv. og opsamling herpå. Opbygning og udvikling af samlet nøgletalsberedskab Business performance Ledelsessekretariatet kan desuden rådgive om opbygning af ledelsesinformationssystemer; fra kravspecifikation, datadeklarering, rapportering og opfølgning til opbygning af egentlige indikatorbaserede effektmodeller, som skærper fokus på mål og midler, styrker legitimiteten og den indre sammenhæng og muliggør opstilling af fremadrettede prognoser og scenarier. Koordination af digitalisering Ledelsessekretariatet understøtter koordinering og sammenhæng i digitaliseringsprojektporteføljen. Digitalisering i UCL skal skabe merværdi og optimere sikkerhedsforanstaltninger, og digitalisering understøtter UCL s kerneaktiviteter effektfuldt. Hovedfelterne i arbejdet er Digitaliseringsstrategi Projektporteføljestyring på digitaliseringsområdet Ledelsessystem for informationssikkerhed Digitaliseringstiltag / afdækning af ønsker til digitalisering Faktisk gevinstrealisering i digitaliseringsprojekter Ansvar for elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) Ledelsessekretariatet har ansvaret for UCL s elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (forkortet ESDH) Teamshare, herunder brugersupport. Vores udgangspunkt er, at et ESDH-system er et værktøj, som skal understøtte hele måden, vi arbejder på - at det samtidig gør os i stand til at dokumentere vores aktiviteter er blot en positiv sidegevinst. Ledelsessekretariatet tilbyder både en generel introduktion til, hvordan man bruger et ESDH system, men også hvordan særlige arbejdsområder hos de enkelte afdelinger konkret kan opbygges. Porteføljeledelse og egen projektledelse Ledelsessekretariatet har løbende et overblik over udviklingsinitiativer på det administrative område og bistår direktionen ved projektinitiering på tværgående projekter. Ledelsessekretariatet udfører desuden projektledelse på større tværgående direktionsforankrede institutionsprojekter. Eksempler herpå er: Campusstrategi UCL Campusbyggeri hhv. i Vejle og i Odense Operation MOVE NAV projektet 16

17 UCL Performance Øvrige opgaver (puljestyring, WEB, telefoni) Ledelsessekretariatet har ansvar for eget og direktionens budget. Opgaver i denne forbindelse inkluderer budgetlægning og budgetopfølgning samt sparring med rektor om budget og budgetopfølgning og styring af direktionens omstillingspulje og digitaliseringspulje. Ledelsessekretariatet har det redaktionelle ansvar for egne (TeamShare, og andre ydelser fra ledelsessekretariatet) og direktionens sider (Move, campus, resultatløn mv.) samt om os på mit.ucl.dk. Her kommunikeres væsentlige tværgående institutionelle temaer/projekter samt præsentationen af direktion, ledelse, referater mv. Ledelsessekretariatet har desuden systemansvaret for UCL s omstilling og den service, der her gives for studerende, kursister og omverdenen, og sikrer løbende kvaliteten gennem driftsopfølgning og ugentlige statistikker mm. 6.3 Hovedsamarbejdspartnere i organisationen IT-afdelingen vedr. systemejerskaber og digitaliseringsindsatsen. Tværgående indsats vedrørende informationssikkerhed. Udvikling af telefoniløsning Økonomiafdelingen vedr. sagsforberedelse til bestyrelse mv., direktionspuljer, ledelsesinformation Bygningsafdelingen vedr. campusstrategi, Niels Bohrs Alle, Cortex Park mv., aktstykker. Implementering af campusstrategi HR & Kommunikation vedr. lederforum, kommunikation af centrale beslutninger, lederudvikling, strategiudvikling, resultatlønskontrakter mv. Studieadministration vedr. studiestatistik for søgning/optag, ESDH-anvendelse, telefonservice, samarbejde om BI Tværgående uddannelsesudvikling vedr. udvikling af sekretariatsbetjening og beslutningskvalitet Ledere i UCL om håndtering af sager eller dialog om kommende initiativer eller ønsker til centralt initierede initiativer 7. IT-afdelingen 7.1 Indledning IT-afdelingen leverer tidssvarende it-faciliteter, der understøtter UCL s strategier med særligt fokus på UCL s kerneydelser og effektiv institutionsdrift. IT-afdelingen er ansvarlig for og leverer UCL s digitale infrastruktur og tilhørende fælles itfaciliteter, it-tjenester og it-services. UCL s it-strategiske hovedprincipper: 17

18 IT skal understøtte UCL s visioner og strategier. IT skal understøtte vores uddannelser og afdelinger og tilhørende stabe og støttefunktioner. IT skal understøtte mobilitet og fleksibilitet på en sikker måde. IT skal give adgang til data, (fag)systemer, kommunikation og medier på tværs af hele UCL og via internet. Vi anvender fælles og ens systemer på tværs af hele UCL på så mange områder som muligt. Vi vælger velafprøvede løsninger, som i praksis har vist deres værdi hos andre. Vi foretrækker enkle og overskuelige løsninger og systemer fremfor komplekse, selv om førstnævnte måske ikke dækker vores behov og ønsker 100%. IT-opgaver skal kun løses internt, hvis det sker på en kompetent, sikker og økonomisk fordelagtig måde. IT skal varetages af en central fælles IT-enhed, og efter ensartede principper i hele UCL. Målgruppe: IT-afdelingens kunder er ledelsen (niveau 1 og 2) i UCL, og vores brugere er niveau 3 ledere, studerende, kursister, gæster og partnere samt, naturligvis, UCL s medarbejdere. 7.2 Opgavebeskrivelse Tværgående it-opgaver Rådgiver ledelsen it-spørgsmål. Deltager i de fora, der indgår i UCL s Governance for Digitalisering. Samarbejder med interne data- og systemejere (bl.a. via serviceaftaler). Deltager i projekter, hvori der indgår en it-leverance fra it-afdelingen og/eller eksterne leverandører. Bidrager i koncernens arbejde med løbende at forbedre informationssikkerheden. Samarbejder med de andre UC ere i forbindelse med sektorløsninger. IT-support opgaver Hjælper/servicerer brugerne med at anvende personligt it-udstyr, it/av-udstyr i lokaler og tilgå vores it-faciliteter. Vedligeholder og opdaterer brugernes personlige it-udstyr (fx pc ere) og tilhørende software. Bidrager til at løfte digitale kompetencer hos brugerne. 18

19 Samarbejder med Teknik og Bygninger om tilstedeværelses-support. Vedligeholder UCL s standarder for personligt it-udstyr. IT-drift opgaver Sikrer, at alle digitale faciliteter virker og er tilgængelige for brugerne 24/7. Sikrer en høj oppetid på vores it-faciliteter. Sikrer et passende it-sikkerhedsniveau, bl.a. efter it-revisionens normer. Vedligeholder og udbygger løbende vores it-infrastruktur, datacenter og it-faciliteter. IT-administrative opgaver It-indkøb, herunder (mini)udbud. Licensstyring, service- og vedligeholdelsesaftaler, kontrakter og konsulentaftaler. Økonomistyring, herunder kontering. Registrering af udstyr, lagerstyring og bortskaffelse af elektronikskrot. 7.3 Hovedsamarbejdspartnere i organisationen Direktionen Større it-projekter, budget og investeringer, rapportering af større driftsproblemer, sikkerhedshændelser og informationssikkerhed. Strategisk Ledelse Foranalyse og indstillinger om større it-projekter. Ledelsessekretariatet Samarbejde med digitaliseringskonsulenten om bl.a. sagsfremstillinger og indstillinger til strategisk ledelse samt overholdelse og opdatering af UCL s Governance for Digitalisering. Data- og systemejere Vedligeholdelse af kritiske dataobjekter (herunder ændringsstytring), rådgivning ved opgraderinger af eksisterende systemer, dataintegrationer, informations- og it-sikkerhed, kurser og kompetenceudvikling for lokale it-administratorer og it-superbrugere. Stabe og administrative enheder Foranalyser, rådgivning, tværgående koordinering af it-projekter, samarbejde om effektive og sikre administrative arbejdsprocesser og tilhørende work-flows. 19

20 Læringsteknologi-gruppen (inkl. studieassistenterne) Vedligeholdelse af av-udstyr (videokonferencer, telepresence, videoplatform), vejledning, oplæring og rådgivning om nye læringsteknologier. 20