4. Byggeri Byggeudvalg Dan Christensen gennemgik referat fra byggeudvalgsmøde.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde mandag den 10. november 2015 kl Deltagere: Formand Dan Christensen Næstformand Bendt E. Nielsen Sekretær Peter Kragballe Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Bettina Grumsen Anders Nielsen Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Protokol 3. Revisionsprotokol 4. Byggeri 5. Repræsentantskabsmødet den 26. november Indstilling til dispositionsfonden: a. Ændring af opkrævning af administrationsbidrag vedr. råderetssager b. Udlæg til udskiftning af uanvendelige indbygningsovne afd. 65, Æblelunden c. Dækning af rådgiverhonorar ifm. genopførelse af lejligheder efter brand afd. 5, Teglgården d. Ydelse af stående lån, afd. 25, Klostervangen 7. Udvalg 8. Nyt fra administrationen 9. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Protokol Protokol af møde den 6. oktober 2015 blev godkendt. 3. Revisionsprotokol Der var intet nyt. 4. Byggeri Byggeudvalg Dan Christensen gennemgik referat fra byggeudvalgsmøde. Kvoter med Aarhus Kommune Dan Christensen orienterede om, at der er indgået aftale med Aarhus Kommune om kvoter jvf. tidligere referat.

2 Repræsentantskabsmødet Forslag til rep mødet den Bestyrelsen behandlede indkommet forslag fra afdeling 9 til repræsentantskabsmødet. 6. Indstillinger til dispositionsfonden Anmodning fra: Administrationen Indstilling om: Ændring af opkrævning af administrationsbidrag vedr. råderetssager Efter ønske fra organisationsbestyrelsen, har administrationen lavet nogle forskellige beregninger vedr. administrationsbidrag af råderetssager og prøvet at finde frem til en anden løsning, end den vi har i dag. I 2014 har vi haft 289 råderetssager, hvor AABs samlede indtægt har været kr (kr pr. sag). Udgifterne til håndværkerne på de enkelte råderetssager har været mellem kr til kr Den tid/udgifter administrationen har på en råderetssag ser ud som følgende: Administrationens gennemsnitlige tidsforbrug 6 timer 57 minutter kr Kontorholdsudgifter kr. 20 Udvikling IT udgifter kr. 400 Markedsførings mv. kr. 400 Udgift i gennemsnit pr. sag kr Der er fire forskellige muligheder for at opkræve administrationsbidraget: 1. Fast gebyr (nuværende ordning) 2. Omkostningsbestemt gebyr dvs. man betaler for de timer der er blevet brugt på den enkelte sag 3. Variabelt gebyr 4. Kombination af fast og variabelt gebyr Vi har valgt kun at arbejde videre med punkt 4, da punkt 2 vil betyde, at alle de medarbejdere der arbejder på en råderetssag, skal registrere de timer de bruger på den enkelte sag, og det vil betyde et fordyrende element og eksempel 3 vil blive dyrt for de beboere, der har råderetssager over kr Såfremt man vælger punkt 4, har vi lavet beregningerne ud fra antal sager i 2014 samt indtægten til AAB. Vi foreslår, at man i fremtiden opkræver et fast gebyr på kr pr. sag, og resten af gebyret er variabelt indtil administrationsbidraget er på kr Eksempler på råderetssager:

3 Pr. råderetssag kr kr kr kr kr kr. Samlet gebyr kr kr kr kr kr kr. I efteråret 2016 evalueres sagen af administrationen, som udarbejder et notat til bestyrelsesmødet november Bestyrelsen bevilgede indstillingen Anmodning fra: Afdeling 65, Æblelunden Indstilling om: Udlæg til udskiftning af uanvendelige indbygningsovne Totalentreprenøren Dansk Boligbyg har leveret en ovntype af fabrikat Gram, der vedholdende knækker i hængsler, enkelte ovne der er utætte i konstruktionen, samt enkelte modeller, der ikke er i overensstemmelse med byggeudvalgets beslutning. Skader har været reklameret gentagne gange siden oktober Gram har foretaget udskiftning af enkelte hængsler, men de er gået i stykker igen. Skader på hængsler og ovne generelt, har beskadiget køkkenelementerne og medfører risiko for skoldning ved brug. Gram henholder sig til købeloven og Dansk Boligbyg har ikke foretaget andet, end at henvise til Gram. Den 22. oktober gennemgik vi et større antal boliger, sammen med Dansk Boligbyg, varmemester og tre repræsentanter fra Gram. På mødet måtte jeg konstatere, at Dansk Boligbyg ikke viste vilje til at udskifte ovnene. Dette krav vil Dansk Boligbyg blive stillet overfor. Om Dansk Boligbyg vil efterkomme kravet, helt eller delvist er usikkert. Derfor anmodes organisationsbestyrelsen, om at stille en ramme på kr til rådighed som tilskud, således at vi i samarbejde med afdelingsbestyrelsen kan indkøbe anvendelige ovne af andet fabrikat. Dette alternativ finder naturligvis kun anvendelse, i det omgang det måtte blive nødvendigt. Såfremt Dansk Boligbyg helt eller delvist tilbagebetaler, reduceres tilskuddet fra dispositionsfonden tilsvarende. Af habilitetshensyn forlod Formand Dan Christensen og sekretær Peter Kragballe mødelokalet, da de er boende i afdelingen. Bestyrelsen bevilgede indstillingen. Anmodning fra: Afdeling 5, Teglgården Indstilling om: Dækning af rådgiverhonorar i forbindelse med genopførelse af lejligheder efter brand.

4 I henhold til aftale med Gjensidige forsikring er udgifter til byggeteknisk rådgivning og tilsyn ikke dækket. Afdelingen er derfor påført en betydelig udgift i forbindelse med brand på Langelandsgade 18 og Sejrøgade 19. Den samlede udgift til rådgiver vil andrage kr Bestyrelsen anmodes herved om at dispositionsfonden dækker denne ekstraordinære udgift som tilskud. Bestyrelsen bevilgede indstillingen. Anmodning fra: Afdeling 25, Klostervangen Indstilling om: Ydelse af stående lån. Afdelingen har gennem flere år arbejdet på en helhedsplan. Sagsbehandlingen, har været påvirket af en række omstændigheder, der ikke entydigt kan lastes en part. Pt. er en altan og en søjle midlertidigt sikret. Der falder betonstykker af brystningerne på brandaltanerne. Sikring vurderes. Byggesagen udviser en saldo på kr Dette belaster sagen med en betydelig rentebyrde. Organisationsbestyrelsen anmodes derfor om, at stille en låneramme på kr som rente og afdragsfrit lån i Dispositionsfonden. Lånevilkår kan til enhver tid optages til fornyet behandling. Hvorvidt lånet i sin helhed kan dækkes af den ydelsesstøtte boligorganisation skal bidrage med, når/hvis sagen kommer i gang, vides ikke på nuværende. Af habilitetshensyn forlod bestyrelsesmedlem Anders Nielsen bestyrelseslokalet, da han er boende i afdelingen. Bestyrelsen bevilgede indstillingen. 7. Udvalg Fritidsudvalget Udvalget redegjorde for aflyste arrangementer, og fritidsudvalget orienterer bestyrelsen på mødet i januar 2016 om politik på aflysning m.m. Bestyrelseskalender Udvalgsmøder skal indlægges i bestyrelseskalender ved henvendelse til Lisbeth Dahl Andersen. Bestyrelseshonorar Resthonorar vedr. tabt arbejdsfortjeneste indberettes senest den

5 til afdelingerne Udrulning for afdelingernes er nået til afd. 31. Kredsweekend 5. kreds Evalueringsskema udsendt. Der opfordres til besvarelse. Fyraftensmøde Evaluering af fyraftensmøde. Der var stor tilfredshed. Fremadrettet vil man gerne have flere fyraftensmøder om nye emner. Afd. 52 Tom Sørensen orienterede om afdelingsmøde i afd. 52. Styregruppemedlemmer i boligsociale helhedsplaner Tom Sørensen orienterede. Repræsentantskabsweekend Bendt Nielsen orienterede om, at evalueringsskema er udsendt til deltagerne. Kursusudvalg Kursusudvalg orienterede om at kursus for regnskab og budget deles op i 2 kurser. Ladestanderudvalg Bendt Nielsen orienterede om, at ladestanderudvalg har opstartsmøde. IT Udvalg Anders Nielsen orienterede om, at IT udvalg afventer første møde. Anders Rønnebro har udkast til udsendelse snarest muligt. Afd. 34 Anders Nielsen orienterede fra ekstra afd. møde. Afd. 24 Peter Kragballe orienterede om, at, Aarhus Kommune har indbudt AABs afd. 24 og Brabrand Boligforenings afd. 3, efter renoveringerne er ved at være tilendebragt, til et møde om mulige tiltag, som man kan gøre i området. Jubilæumsbog Peter Kragballe orienterede om møde vedr. udarbejdelse af bog om AAB ved 100 års jubilæet. Bestyrelsen godkendte, at udvalget, vedrørende jubilæumsbogen, arbejder videre med dette. 8. Nyt fra administrationen Driftschef Anders Rønnebro orienterede om, at pr er Chano Sauer ansat som ny driftschef. Afd. 12 Anders Rønnebro orienterede om, at afd. 12 har stævnet AAB. Afd. 12 Anders Rønnebro orienterede om tvist vedr. årsregnskabet.

6 Leverandøraftaler Anders Rønnebro orienterede om nye leverandøraftaler. Boligydelse/boligsikring Anders Rønnebro orienterede om, at Udbetaling Danmark foretager ny beregning af boligydelse/boligsikring hver måned, hvis beregningsgrundlaget ændrer sig. VH rekvisitioner Anders Rønnebro orienterede om, at der bliver strammet op vedr. udskrivningen af VH rekvisitioner, så besvigelser undgås. Kvartalsregnskab Anders Rønnebro gennemgik kvartalsregnskab 3. kvartal. Byggeriets Evalueringscenter Anders Rønnebro orienterede om, at han udtræder af BEC s bestyrelse. En post han er blevet udnævnt til af boligministeriet. 9. Eventuelt Husk tilmelding til julefrokost til Lisbeth. Næste møde i bestyrelsen er den 15. december 2015 Peter Kragballe Referent