Referat fra B&UU møde 3/2009

Transkript

1 Dansk Orienterings-Forbund Til Børne- og Ungdomsudvalgets medlemmer Referat fra B&UU møde 3/2009 Mødested Syddansk Turisme Teglgårdsparken Middelfart Mødedato Tirsdag den 9. juni 2009 kl Mødeindkaldte Gæster KUM Jette Kreiberg, formand (JK) Charlotte Bergmann (CBH), Mette Filskov, Øst (MF) Jens Peder Jensen, Syd (JPJ) Lars Klode, Nord (LK) Morten Pedersen, Nord (MP) Gert Nielsen, Breddekonsulent (GN) Annelli Sandbæk,, Silkeborg OK Torkil Hansen, Politiets IF Afbud: Tom P. Neesgaard, KFIU Orientering Lars Klode, Nord (LK) Referent GN Tidsplan Spisning KUM overdragelse mv Pause Ordinært B&UU møde A. KUM Evaluering Annelli sammenfatter og sender dokument til udvalgets medlemmer. Kommer som bilag til dette referat. Økonomi en mindre overskridelse primært pga. tre busser i år. Dækkes ind af Udvalgets samlede økonomi. B. Godkendelse af referat Referat 2/2009 fra møde tirsdag 21. april 2009 blev godkendt. C. Debatpunkter Fremadrettede til beslutning 1. Strategi 2015 Hvidbogen Vi debaterede bl.a. input til nye/anderledes ungdomsarrangementer Måske skulle vi lave en idékonkurrence i stil med Breddeudvalgets konkurrence Så vi vil gerne have en mindre Pulje til nye ideer? Mødeindkaldelse 3/2009 Side 1 af 7 Børne- og Ungdomsudvalget

2 Vi skal fortsat sikre uddannelse af de unge (Træneruddannelse, men også gerne andet såsom stævneplanlægning, korttegning mv. Novembersamling I denne forbindelse huske at opfordre de unge til at være med i arrangementet. Ligeledes vil vi opfordre klubberne til at Involvere unge i klubarbejdet. 2. Børneattest B&UU i de enkelte kredse har ansvaret for at indhente Børneattester for deres ledere og instruktører på kredsenes kurser. 3. Ungdomsklasser stafetregler MP spurgte til erfaringer fra SM-stafet. Der var ikke så mange deltagere, men erfaringerne var positive. Ungdomsbanerådgiver kan ikke skal benyttes. Ideen er god, men Banekontrollanter er stadig ansvarlig for korrekt sværhedsgrad på ungdoms banerne. Ungdomsbanerådgivere skal involveres i god tid, hvis funktionen skal blive en succes. 4. KUM debat CBH sender opdateret KUM-reglement til GN, der sørger for, at det kommer på CBH sender opdateret KUM-vejledning til GN, der sørger for, at det kommer på Annelli sender KUM-evaluering til GN, der vedlægger det som bilag til dette referat. En længere snak om KUM endte med konklusionen KUM består og afvikles i 2010 som hidtil. I 2010 er det en række klubber i Østkredsen, der sammen står for arrangementet, som der efterhånden er tradition for i Østkredsen (EOC 2004, NOC 2007, SkovCup). C. Status Igangværende opgaver og opgaver til evaluering 1. Orienteringspunkter: GN er behjælpelig med at skaffe kontakter ifbm. sommerlejre og kurser i udlandet. Østkredsen vil lave log-bøger på sommerens lejre et godt værktøj til næste års arrangører. Ungdomslederhåndbog måske skal vi hyre en skribent? Nord Juniorsommerlejren på plads 6-11 juli i Göteborg. U2 holder sommerlejr i Lerum. Syd Junior- og U2-sommerlejr i uge 27 i Eksjö. Sten Holmegaard, OK Gorm stiller op til B&UU i Sydkredsen ved klubledermødet d. 16/6. Øst Sommerlejr for alle grupper (U1,U2,U3 og junior) er på plads. Alle: Snak om at slå Juniorkurser og sommerlejr sammen på tværs af kredsene i Afventer feedback fra lederne, når sommerens lejre er afviklet. Mødeindkaldelse 3/2009 Side 2 af 7 Børne- og Ungdomsudvalget

3 2. 2NULL10 Intet nyt fra Norge, der vil afvikle 2NULL10 i forbindelse med WOC2010 i Tronheim. GN sender en føler til Norges Orienterings-Forbund. 3. Novembersamlingen Sletten er booket. Programmet for weekenden fastlægges på næste møde (august). Vi vil gerne opfordre ungdomsmedlemmerne og ikke mindst lederne til forslag for udbud på samlingen. CBH tjekker dato for novembersamling Ungdomslederhåndbogen Snak om at hyre en skribent for at få løftet opgaven. 5. Økonomi budget 2010 Ønske fra udvalget vedr. Novembersamling som et selvstændigt punkt i budget og kontoplan ligesom KUM. Ligeledes et ønske at Junior-aktiviteter er et selvstændigt punkt i Budget og kontoplan ligesom KUM, forudsat aktiviteterne slås sammen på tværs af kredsene. D. Kommunikation Hvad, hvem og hvordan Nyt til hjemmesiden: CBH sender opdateret KUM-reglement til GN, der sørger for, at det kommer på CBH sender opdateret KUM-vejledning til GN, der sørger for, at det kommer på Efterlysning af de gode forslag til aktiviteter på årets Novembersamling fra ungdomsdeltagerne og ikke mindst forbundets ledere samt alle med gode ideer. F. Eventuelt 1. Mødeplan 2009 og 2010, udsat til næste møde. Mødeplan 2009 Tidspunkt Type Sted Tema Lørdag/Søndag januar NORD møde Danmark Torsdag den 15. januar Fagudvalgsmøde Middelfart Lørdag den 28. februar Repræsentantskabsmøde Øst Tirsdag den 21. april Fagudvalgsmøde Middelfart Lørdag/Søndag maj KUM Silkeborg OK Tirsdag den 16. juni Fagudvalgsmøde Middelfart Tirsdag den 18. august Fagudvalgsmøde Middelfart Tirsdag 27. oktober Fagudvalgsmøde Middelfart Lørdag/søndag november NOVEMBER SAMLINGEN Sletten år Mødeindkaldelse 3/2009 Side 3 af 7 Børne- og Ungdomsudvalget

4 Mødeplan 2010 Tidspunkt Type Sted Tema Lørdag/Søndag -. januar NORD møde xx den xx. januar Fagudvalgsmøde Middelfart Lørdag/Søndag den 6-7. marts Repræsentantskabsmøde Vingsted,Øst xx den xx. april Fagudvalgsmøde Middelfart Lørdag/Søndag 8-9. maj KUM Nordsjælland xx den xx. juni Fagudvalgsmøde Middelfart Xx den xx. august Fagudvalgsmøde Middelfart Xx den xx. oktober Fagudvalgsmøde Middelfart Lørdag/søndag x.-x. november NOVEMBER SAMLINGEN Sletten? år Mødeindkaldelse 3/2009 Side 4 af 7 Børne- og Ungdomsudvalget

5 Bilag KUM EVALUERING 8. juni 2009 Af Annelli Sandbæk Skovvalg/banelægning/start: Begge de valgte skove Palsgaard og Ryekol er ikke store, men velkendte af banelæggerne, som kunne se muligheder for spændende baner begge steder. Klassisk: I Palsgaard blev desværre fældet en del skov i ugerne lige op til løbet, hvilket betød at banerne skulle revideres i sidste øjeblik. Det lykkedes vist meget godt. Der skulle løbes stærkt for at vinde, og det blev der. Vindertiderne svarede til de i KUM vejledningen beskrevne, men der var stor spredning på alle baner. Jeg hørte fra en enkelt at de lette baner var en tak for svære, men der er faktisk ingen udgåede løbere her. Starten var cirka 300 m fra stævneplads, hvilket var fint!! Det havde været diskuteret om de yngste klasser skulle starte senere, således de ikke skulle være så lang tid på stævnepladsen efterfølgende. Dette valgte vi dog ikke at gøre med den begrundelse, at de pågældende så ville stå alene ved starten, da alle løbere i de andre klasser ville være i skoven 34 minutter efter 1. Start. For at gøre starten mindre kaotisk var der rigeligt personale (6 voksne og erfarne o-løbere). Husk blanke brystnumre. Stafetten: Stafetten blev kringlet rundt i Ryekol, således der var flere publikumsposter, hvilket var et hit. Starten gik imod forventning på det fastsatte tidspunkt. Løberne så imidlertid ud til helt selv at bestemme hvordan 1. Turen i øvrigt foregik. Bus-parkering: Husk at busserne er høje og lange. Skole/overnatning: Skolen lå så tæt på stafetten, at alle kunne spadsere om morgenen hvilket var nemt! Skolen fungerede optimalt med en aktivitetshal bygget sammen med de øvrige lokaler; specielt havde vi lagt vægt på at der var nogle indendørs udenomsarealer (bibliotek mm) som man hyggelige og som de unge kunne bevæge sig frit rundt i. Skolen lå så langt fra en større by (Silkeborg), således at der ikke var nogen, der tog i byen om natten. Der var en del hjælpere til at pynte, stille borde og scener op samt gøre klar til overnatningen, festen og morgenmaden. Forplejning: Festmiddagen blev leveret af Godt Gemt i Kolding (buffet med kød, flødekartofler og salater). Desserten var is med vafler (belært af forrige års erfaringer med at kager ikke blev spist). Der blev bestilt mad til 200, hvilket var rigeligt!! Vi besluttede på et ret sent tidspunkt i planlægningen at lave hotdogs til natmad, da en af klubbens medlemmer stillede pølsevogn og arbejdskraft til rådighed. Dette blev dog lidt dyrere end først beregnet, men det var helt sikkert et sjovt indslag i festen. Morgenmaden blev indkøbt og stillet frem af klub-medlemmer. Madpakke blev leveret fra samme sted som aftensmaden. Igen havde vi bestilt 200, hvilket jo er for lidt, når ledere og officiels også skal have! Ansvarlige: Tove Jacobsen og Inger Simonsen Fest/underholdning: To af klubbens unge og tidligere KUM deltagere var med fra start ved planlægningen ud fra den tankegang at det jo er dem, der ved, hvad de gerne vil have. TO unge var konferenciers, hvilket Mødeindkaldelse 3/2009 Side 5 af 7 Børne- og Ungdomsudvalget

6 primært bestod i at byde velkommen og arrangere nogle konkurrencer, som vist var en stor succes. Det blev prioriteret at der skulle være et ordentligt diskotek (kostede 6.500). Jeg havde talt med de ansvarlige forinden om målgruppen, og musikvalget ramte rigtig godt. Dansegulvet var kun tomt under den sædvanlige øl-stafet, som foregik i skolegården. Derudover var der poker-bord, bordtennis, roulette og film. Alle deltog i festen til den sluttede, og der var en god og behagelig stemning. Jeg lukkede og slukkede festen, hvilket, jeg tror, var godt givet ud. Bar: Den var opsat i forbindelse med diskoteket, hvilket var de unges ønske. Husk rigelig med byttepenge, eller udstedelse af klippekort, eller??? Alle deltagere kom med sedler. Baren var bemandet med klub-medlemmer i starten og Nordkredsledere fra diskoteket startede. Det fungerede rigtig godt. Priser på vin/øl kunne være sat lidt højere, således et overskud kunne sikres. Dog vil de unge gerne have så billige priser som muligt, for at få en god fest. Et dilemma!! Præmier: Gavekort, som var udstedt af LØBEREN i Århus. Der blev sponsoreret cirka kr 1500 oven i de 5000 som vi betalte. Der var tilfredshed med disse præmier. Kort efter at kredsvinderen blev annonceret blev desserten serveret. Stævnepladser: Husk flagstænger og førstehjælp. Kiosk: Vi valgte kun at have is, slik og sodavand om søndagen, således vi sikrede at madpakkerne blev spist. Husk et bredt og mættende udvalg i kiosken om lørdagen, efter de lange transporttider. Toiletter: 2 stk fungerede ok. IT tagning: Resultater fra klassisk var hurtigt på nettet. Det er stort arbejde at gøre klar til stafetten. Holdene blev afleveret ved ledermødet og senest kl 19, og 2 personer arbejdede fra dette tidspunkt på få holdene klar. Før holdene kunne offentliggøres med numre mm ville beregningen sikre sig at alle kombinationer i gaflinger mm var korrekte. Dette tager tid (+ der var et it-nedbrud). Således kunne holdene først offentliggøres kl 22.30! Der blev anvendt samme brikker (lånebrikker) begge dage. Navne på deltagere fra kredsene blev sendt (i excelark) direkte til Erik Bobach (som var den IT ansvarlige). Ledere fra kredsene: Det er en god ide at der også er unge ledere med fra alle kredse. Der kan gøres mere, således det bliver attraktivt at deltage som leder (tilbud om løb i skovene, leder-konkurrencer, nogle gratis genstande under festen, involvering i f.eks. bar-pasning). Hjemmeside: Vi valgte at anvende SOK s hjemmeside og oprette en underside med KUM-informationer, instruktioner mm. Her blev også billeder mm lagt ind efter KUM. Vi havde valgt at lade et medlem fra klubben være fotograf på arrangementet, således vi var sikre på at der hurtigt kom billeder på Speakning: Vigtigt for at få stemning på pladsen blev vi gentagne gange gjort opmærksom på!! Det var lidt svært at finde en der ville påtage sig dette, men Morten P fra Nord følte sig vist til sidst forpligtiget til at hjælpe. Og det klarede han flot synes jeg. Der skal være noget sjov og halløj undervejs. Beregning og speakning var it-mæssigt koblet og lokaliseret i samme telt. Ingen radiopost. Stævnekontrol: Mødeindkaldelse 3/2009 Side 6 af 7 Børne- og Ungdomsudvalget

7 Sidste års stævneleder Susanne Højholt indvilligede i dette. Det var rigtig godt med en, der kunne huske hvad de gjorde sidste år!! Økonomi: Et par poster er blevet dyrere end budgetteret, herunder diskotek, forplejning og service. Regnskabet viser en overskridelse af budgettet på 13%. Jeg lavede budgettet ud fra et generelt regnskab fra KUM 2008 i det tidligere efterår 2008 og havde ikke på det tidspunkt forhandlet priser vedrørende forplejning og diskotek. Vi har undersøgt markedet en del, og har ikke på nogen måde kunnet holde budgettet, givet kvaliteten af arrangementet skulle være ok. Servicet var dog det billigst mulige og købt over nettet (på nær træ-bestikket). Det skal understreges at fødevarepriserne er steget i løbet af det sidste år og at kørsels- og telefonudgifter mere eller mindre er betalt af de enkelte involverede. Der er indkøbt en kabeltromle + mindre småting til klubben i forbindelse med arrangementet, da det krævedes. Derudover er der ikke noget overskud til klubben. I regnskabet er udgifterne udspecificeret til hjælp for næste års arrangører. Husk at lave et budget i løbet af efteråret til BUU Mødeindkaldelse 3/2009 Side 7 af 7 Børne- og Ungdomsudvalget