Jobcentre brancheundervisningsnotat

Transkript

1 Arbejdstilsynet, januar 2014 Jobcentre brancheundervisningsnotat Målgruppen for et brancheundervisningsnotat (BUN) er Arbejdstilsynets tilsynsførende med fokus på erfarne generalisttilsynsførende. Et BUN omhandler derfor ikke alt, men kun det væsentligste inden for branchen, som en erfaren tilsynsførende har brug for. Der sættes ikke skøn under regel, men der reageres altid ud fra konkrete vurderinger af forholdene på den virksomhed, hvor tilsynet finder sted. Den tilsynsførende kan også forholde sig til og reagere på andre arbejdsmiljøforhold end dem, der er nævnt i BUN et. Introduktion til branchen jobcentre (hører under branchegruppe 17) Branchen tilhører branchegruppen for offentlige kontorer. Det anbefales at man fra besøgets start forsøger at tilrettelægge dagsordenen, så det under besøget bliver muligt at tale med et repræsentativt udsnit af de ansatte herunder nøglepersoner som arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter samt den øverste ledelse. Vær opmærksom på, at jobcentre kan være registeret under et kommunalt rådhus og således være uden eget p-nummer. Arbejdspladser som er registrerede som jobcentre kan fx være: Administrative arbejdspladser, hvor der foregår sagsbehandling både administrativt og med borgersamtaler - ofte kombineret med modtagelse/jobbutik, hvor man kan komme ind fra gaden uanmeldt og søge råd og vejledning. Ydelsesafdelinger, hvor der udbetales ydelser i henhold til sagsbehandlingen foretaget på den administrative enhed. Aktivering og beskæftigelsesprojekter. På projekterne kan man møde: Tømrer, maler, metal /- værksteder, større lagerfaciliteter samt en række socialpædagogisk funderede opgaver (f.eks. arbejde med at skrive ansøgninger og konventionel undervisning). Der kan være private udbydere på markedet, da de offentlige jobcentre kan udlicitere ydelser til private udbydere. Medarbejderne på de fleste jobcentre er inddelt i teams efter de såkaldte matchgrupper 1-3. Matchgruppe 3 er de ledige, som er udenfor arbejdsmarkedet og vurderes som værende ikke arbejdsparate. Gruppe 1 og 2 er arbejdsparate, der enten er forsikrede eller uforsikrede. Derudover har flere jobcentre en række afdelinger, som f.eks. arbejder med flex-job, sygedagpenge, pensionssager, integration, unge samt kontanthjælp. Selve udbetalingen af ydelser håndteres af andre medarbejdere end sagsbehandlerne. Arbejdsmiljøproblemer Arbejdsmiljøproblem Fokus (APM) Psykisk arbejdsmiljø Nedenstående er udtryk for hvilke emner, der skal være fokus på til vurdering af jobcentrets forebyggelsesniveau. Samtidig er der enkelte eksempler på forebyggelsestiltag. Denne vurdering indgår i den samlede konkrete vurdering af, hvorvidt der skal træffes afgørelse om sundhedsskadelige belastninger i det psykiske Reaktionsniveau. 1

2 Stor arbejdsmængde Vold og trusler arbejdsmiljø på jobcentret. Funktioner, hvor dette er i spil, kan være i forhold til: At overholde tidsfrister i forbindelse med afholdelse af samtaler med ledige. At nå opgaver, som er udadrettede f.eks. i forhold til virksomheder og samarbejdspartnere. At nå skriftlig opfølgning og registrering i sagsbehandlingen. At nå arbejdsopgaver, fordi IT-systemer ikke understøtter sagsbehandling, og der er mange nedbrud. Forebyggelse: Klare retningslinjer for prioritering af arbejdsopgaver, understøttet af en fortløbende ledelsesmæssig støtte og opfølgning. I denne prioritering kan bl.a. indtænkes retningslinjer i forhold til akutte og planlagte opgaver. Fastsætte realistiske målsætninger i forhold til arbejdet så dette modsvarer rammer og vilkår for arbejdet. F.eks. hvor meget skal en ressourceprofil på en borger indeholde? Fokus på medarbejdere, som betjener ikkearbejdsparate ledige samt frontmedarbejdere fx i reception/modtagelse/jobbutik. Voldsrisiko kan også opstå i forhold til andre bedre borgere. Der kan blandt borgerne være psykisk syge og misbrugere. Det enkelte jobcenter skal, afhængigt af risikoen, have et beredskab, der modsvarer voldsrisikoen. Er der f.eks.: Foretaget risikovurdering af kendte, potentielt voldsomme borgere? Er der en plan for psykisk førstehjælp? De opstillede forebyggelsesforanstaltninger nedenfor er eksempler på forebyggelse, som kan indgå i vurdering i forhold til forekomsten af vold og trusler på det enkelte jobcenter. Primær forebyggelse: Systematisk risikovurdering af borgere og Påbud om at imødegå sundhedsskadelige belastninger ved stor arbejdsmængde. Påbud eller strakspåbud om forebyggelse af vold og trusler Påbud eller strakspåbud om at iværksætte psykisk førstehjælp 2

3 af de samtaler, der skal gennemføres med borgerne. Klare retningslinjer for kommunikation mellem kolleger og ledere omkring risici. Karantæne eller bortvisning af borgere, som ikke efterlever regler for acceptabel adfærd. Høje følelsesmæssige krav Sekundær forebyggelse: Overfaldsalarmer, hvor alarmen går til rådhusbetjente, vagtværn el.lign. Specielle foranstaltninger ved særligt risikofyldte samtaler eller med borgere, hvor risikoen vurderes høj. F.eks: - Særlige samtalerum - Særlige aftaler med kolleger i nærheden af det sted, hvor samtalen skal finde sted. - Hensigtsmæssige flugtveje og kontorindretninger. - Retningslinjer for involvering af ledere. - Retningslinjer for vagtovervågning af det område, hvor samtalen finder sted. - Uddannelse i konflikthåndtering Tertiær forebyggelse: Retningslinjer for psykisk førstehjælp. Jævnfør AT Instruks nr. 2/2012 Psykisk førstehjælp i forbindelse med traumatiske hændelser i arbejdet. Retningslinjer for opsamling på episoder med leder og kolleger (psykologisk debriefing). Mulighed for midlertidig eller permanent overflytning til andre opgaver. Fokus på høje følelsesmæssige krav i arbejdet for sagsbehandlere, herunder om der er borgere, som befinder sig i en vanskelig situation socialt, helbredsmæssigt eller økonomisk og som er psykisk påvirket. Endvidere fokus på kontakt til borgere, der kan have forskellige psykiatriske lidelser eller misbrug. Der kan også være borgere med anden etnisk baggrund som kan være traumatiserede, eller hvor sproglige eller kulturelle barrierer kan gøre kontakten meget følelsesmæssigt krævende. Forebyggelse: Påbud om at imødegå sundhedsskadelige belastninger ved følelsesmæssige krav i arbejdet 3

4 Opmærksomhed på, hvilke muligheder sagsbehandlerne har for at drøfte følelsesmæssigt krævende sager med kolleger og ledelse (sparring, feedback o.l.). Desuden fx opmærksomhed på, hvorvidt sagsbehandlerne kan dele sager med hinanden eller om de udelukkende sidder med egne borgere. Dette kan være en fordel, fordi det åbner op for flere muligheder for drøftelser sagsbehandlerne imellem. Herved kan den følelsesmæssige belastning i arbejdet mindskes. Mobning Ergonomi Støj Indeklima Forekommer der mobning mellem medarbejdere eller mellem medarbejdere og ledere? Er der udarbejdet en mobbepolitik og virker den? Skærmarbejdspladser. Ved arbejde mere end gennemsnitligt 2 timer ved skærmarbejdsplads gælder bekendtgørelse om skærmarbejde. Opmærksomhed på eventuelle gener ved at arbejde i storrumskontor. Ligeledes opmærksomhed på akustikforhold f.eks. ved telefonsamtaler. Arbejdsmiljøemner til vurdering kan være varme, kulde, træk, belysning, luftkvalitet mv. Påbud inkl. rådgivningspåbud. Ved mistanke: påbud efter 21 Påbud om skærmarbejdspladser Påbud om generende støj eller dårlig akustik Påbud (evt. med rådgivning) Ordliste Ord/fagterm Sagsstamme Rettidighed Ressourceprofil Det betyder: På administrative enheder er det set, at den enkelte sagsbehandler har sin egen sagsstamme. Sagsstammen er de borgere, den enkelte medarbejder skal betjene. Det kan være organiseret på forskellig vis, men ofte er det ud fra CPR-numre. Sagsstammerne kan variere meget i antal og tyngde. Arbejdstilsynet har ikke en holdning til, hvor mange sager en sagsbehandler må have, men kigger på den samlede arbejdsbelastning. Tidsfristerne kaldes rettidighed i sagsbehandlingen. Det betyder, at der i sagsbehandlingen er indlagt forskellige frister for f.eks. opfølgende samtaler med borgerne i sagsstammen. Til at støtte sig i arbejdet med at overholde rettidighed og skabe struktur i sagsbehandlingen anvendes IT-systemet. Profilen er et arbejdsredskab, der bruges til at vurdere, hvilke muligheder den enkelte borger har for beskæftigelse og til at vurdere, om borgeren er berettiget til et fleksjob eller revalidering. Ressourceprofilen er borgerens 4

5 garanti for medinddragelse og retssikkerhed. Andre materialer Navn Beskrivelse Link/placering Påbud om Påbud om at sikre en BUN bilag 1 psykisk arbejdsmiljø tilstrækkelig voldsforebyggelse. At-vejledning AT-vejledning D.4.3 Voldsrisiko i forbindelse med arbejdets udførelse Interne instruks AT-vejledning A Flugtveje og sikkerhedsmæssig belysning på faste arbejdssteder At-vejledning D.4.2 Mobning og seksuel chikane. AT-vejledning D.2.3 om skærmarbejde AT-vejledning A.1.2 om indeklima AT-intern instruks nr. 2/2012 Psykisk førstehjælp i forbindelse med traumatiske hændelser i arbejdet At-intern instruks nr. 38/2003 Arbejdstilsynets håndtering af sager om psykisk arbejdsmiljø. Vejviser Kontor nr arbejdsmiljovejvisere/ kontor.aspx BAR materialer Andre materialer Arbejdsmiljoweb: arbejdsliv i det offentlige og finanssektoren Spørgeguide for kontorarbejde. rer-tt /b-hjaelpevaerktojer/b-2- sporgeguides-tilsyn/~/media/at/at/03-tilsyn/03- tilpassettilsyn/sporgeguides/sporgeguidekontor1pdf.ashx 5