Dagsorden. Mødeforum MED-Hovedudvalget. Sagsnr Dokumentnr Mødedato 25. september 2012 Tid Kl

Transkript

1 Dagsorden Mødeforum MED-Hovedudvalget Sagsnr Dokumentnr Mødedato 25. september 2012 Tid Kl Sted Korskildeskolen, Korskildevej 2, Brøderup 4733 Tappernøje NB: Formøde for medarbejderne: Mandag den 24. september kl , Teatergade 8, mødelokale 4, 3. sal Bilagsoversigt: Bilag 7 Retningslinje rygning Bilag 8.1 Retningslinje ansættelse Bilag 8.2 Retningslinje jobbank Bilag 8.3 Adm.grundlag ansættelse Bilag 8.4 Adm.grundlag jobbank Bilag 9 Velkomstbrev Bilag 10.1 AT besøg siden marts 2012 Bilag 10.2 AT besøg siden maj 2012 Bilag 11 Program AM-konference Bilag 12.1 Evaluering okt11-marts12 Bilag 12.2 Evaluering apr-aug12 Næstved Kommune Rådmandshaven Næstved Deltagere Jens Christian Birch, Poul Kold, Bettina Høst Poulsen, Per B. Christensen, Bruno Lind, Arne Frank Poulsen, Hanne Sørensen, Gitte Jørgensen, Bo Kiersgaard, Tommy Skov, Ulla Mikkelsen, Maria Pedersen, Karen Dam, Mette Weirup Lyngsø, Nils Ørby-Lieberkind, Torben Stig Olsen for Patricia Dundorf Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og Arbejdsmiljøchef, Steen N. Jensen Afbud/Fraværende Patricia Dundorf, Lisbeth Ulla Møller og suppleant, Benedicte Hesselager, Lone Høegh Karlsen Mødeleder Jens Christian Birch Referent Dorthe E V Jensen

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. januar 2011 til 31. december 2012: Ledersiden: kommunaldirektør Jens Christian Birch direktør Poul Kold direktør Bruno Lind direktør Per B. Christensen direktør Bettina Høst Poulsen Medarbejdersiden: Medlemmer Gitte Jørgensen, LO/HK Tommy Skov, LO/HK Patricia Dundorf, LO/FOA Ulla Mikkelsen, LO/FOA Hanne Sørensen, LO/SL Nils Ørby-Lieberkind, LO/3F Maria Pedersen, FTF/DS Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR Karen Dam, FTF/Danske Fysioterapeuter Benedicte Hesselager, FTF/DLF Lisbeth Ulla Møller, FTF/BUPL Bo Kiersgaard, AC/JA suppleanter Susanne Smith, LO/HK Torben Stig Olsen LO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Morten Dahm, LO/SL Jeanette Brighton Pedersen Marianne Hovmand, FTF/DSR Betina Karin Lassen, FTF/ETF Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Annette Heegaard Johansen, FTF/BUPL Kaloua Digbeu-Larsen, AC/Mag. Arbejdsmiljørepræsentanter (tilhørende områdeudvalg oplyst i parentes): Lone Høegh Karlsen (skoler) Lene Cohrt (skoler) Arne Frank Poulsen (administration) Jacob Errboe (børn&unge) Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og chef for risikostyring, arbejdsmiljø og HR, Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Indledning Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat fra den 24. maj Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold om status på implementering af ny administrativ organisation samt forhandlingerne om ny MED-struktur og MED-aftale Drøftelse af kommunens opgave vedrørende seniorjobs Skærpelse af rygeloven og ændring af kommunens retningslinje Ændring af intern jobbank til udviklingsbank ændring af retningslinjer Opfølgning på branding af MED-Hovedudvalget Status/Opfølgning på situationen i organisationen herunder arbejdsmiljø... 6 Side 2 af 10 sider

3 a) Sygefravær - Statistik... 6 b) Oversigt over besøg og afgørelser fra Arbejdstilsynet... 6 c) Årsberetning for Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR... 7 d) Øvrige forhold til drøftelse (situationen i organisationen, trivsel m.v.) Status på planlægning af Arbejdsmiljøkonference den 8. november Evaluering af Trivselshotline 2011 og status på henvendelser i Relevante emner (udover kommende sager) til næste møde om medlemmer af udvalget Emner, som er drøftet på MED-Områdeudvalgenes møder Den gode historie: Eventuelt til orientering Kommende sager: Mødeplan Indledning Skoleleder Annika Jensen fortæller om Korskildeskolens værdier og fokusområder/projekter. 2. Godkendelse af dagsorden Beslutning 3. Godkendelse af referat fra den 24. maj 2012 Se referatet på > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2012 eller på ERNA > Personale > MEDindflydelse og -bestemmelse > MED-Hovedudvalg Beslutning 4. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte. Herunder: opsamling på og drøftelse af budgettemamødet den 23. august samt mødet med Byrådet den 27. august og drøftelse Side 3 af 10 sider

4 5. om status på implementering af ny administrativ organisation samt forhandlingerne om ny MED-struktur og MED-aftale Forhandlingsorganet har kompetencen til at træffe beslutning om en eventuel ny MEDstruktur og MED-aftale. 6. Drøftelse af kommunens opgave vedrørende seniorjobs Kommunerne har en opgave at løse vedrørende seniorjobs særligt set i relation til at dagpengeperioden er nedsat. Her et udsnit af loven og link til hele loven: Kapitel 1 Lovens anvendelsesområde 1. Et ledigt medlem af en arbejdsløshedskasse, hvis dagpengeperiode, jf. 55, stk. 1, i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., udløber tidligst 5 år før efterlønsalderen, jf. 74 i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., har ret til ansættelse i et seniorjob, når dagpengeperioden er udløbet. Det er en betingelse for retten til et seniorjob, at medlemmet ved fortsat medlemskab af og indbetaling af efterlønsbidrag til en arbejdsløshedskasse vil kunne opfylde anciennitetskravet for efterløn, når medlemmet når efterlønsalderen. Kapitel 2 Ansættelse af personer i seniorjob 2. Kommunen har pligt til at ansætte personer omfattet af 1 med bopæl i kommunen i et seniorjob i kommunen senest 2 måneder efter den dag, hvor personen har anmodet om et seniorjob, dog tidligst ved udløbet af dagpengeperioden. Stk. 2. Ansøgning om ansættelse i seniorjob sendes til ansøgerens bopælskommune tidligst 3 måneder før og skal være modtaget senest 2 måneder efter den dag, hvor dagpengeperioden udløber. Hvis en person inden ansøgningsfristens udløb får ordinært arbejde og herefter bliver ledig, gælder der en ny 2-måneders-ansøgningsfrist fra ledighedens indtræden. Stk. 3. Kommunen skal tilbyde ansættelse i seniorjob på fuld overenskomstmæssig arbejdstid til personer, der er fuldtidsforsikrede medlemmer af en arbejdsløshedskasse. Stk. 4. Kommunen skal tilbyde deltidsansættelse i seniorjob til deltidsforsikrede medlemmer af en arbejdsløshedskasse MED-Hovedudvalget drøfter kommunens holdning og muligheder i forhold til seniorjobs. Drøftelse og evt. beslutning 7. Skærpelse af rygeloven og ændring af kommunens retningslinje Regeringen har vedtaget en ændring til loven om røgfrie miljøer og skærpet forholdene omkring rygning. Skærpelserne er blandt andet begrundet i en styrket forebyggende indsats for at børn og unge ikke skal ryge. Tiltagene er et led i en helhedsorienteret indsats for at reducere de Side 4 af 10 sider

5 sundhedsskadelige effekter ved (passiv) rygning. Undersøgelser viser også at rent faktisk vil 70% af rygerne gerne stoppe og mange vil gerne have hjælp og støtte til det. Skærpelserne med den nye aftale trådte i kraft den 15. august 2012 og der er den 14. august fremsendt information til alle ledere. Skærpelserne betyder, at: På børneinstitutioner, skoler, kostskoler, efterskoler, anbringelsessteder (døgninstitutioner og opholdssteder og lignende) m.v. for børn og unge under 18 år, må der IKKE RYGES IN- DENDØRS og UDENDØRS. Rygeforbuddet omfatter også lærere, pædagoger, forældre og andre, der opholder sig på institutionens område. Undtagelser, som kun gælder for anbringelsessteder, er: - det kan besluttes, at de unge må ryge udendørs på anbringelsessteder, der i en periode tjener som hjem for børn og unge - det kan besluttes, at de unge må ryge indendørs på egne værelser og i rygerum samt udendørs på sikrede døgninstitutioner, der tjener som bolig for børn og unge i en periode - det kan besluttes, at det vil være tilladt at ryge i tjenesteboliger på institutioner, der alene tjener til privat bolig, idet borgeren selv fastlægger rygepolitikken i egen bolig. Rygning skal dog ikke være tilladt, mens institutionens elever, studerende mv. opholder sig i boligen. Kommunens retningslinje er revideret i forhold til de skærpende tiltag og fremsendes til godkendelse. Bilag 7: Retningslinje om rygning Beslutning 8. Ændring af intern jobbank til udviklingsbank ændring af retningslinjer Det giver Næstved Kommunes ansatte større perspektiv og muligheder at kommunen tilbyder sine ansatte udviklingsmuligheder i forbindelse med MUS-/GRUS-/TUS-samtaler og derfor vil kommunen oprette en udviklingsbank, som skal erstatte den nuværende interne jobbank. Nedlæggelse af en interne jobbank og oprettelse af en udviklingsbanke betyder ændring i de to retningslinjer: Ansættelse og Jobbank, som fremsendes til MED- Hovedudvalgets godkendelse. Ved ændring af de to retningslinjer ændres automatisk de to tilhørende administrative procedurer for hhv. ansættelse og jobbank, som fremsendes til MED-Hovedudvalgets orientering. Den interne jobbank vil blive erstattes af en udviklingsbank. Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR er ved at udarbejde forslag til rammer for en udviklingsbank, som vil blive forelagt MED- Hovedudvalget på senere møde. Bilag 8.1: Retningslinje for ansættelse Bilag 8.2: Retningslinje for anvendelse af jobbank Bilag 8.3: Administrationsgrundlag for ansættelse Bilag 8.4: Administrationsgrundlag for brug af jobbank Indstilling Center for Personale og HR indstiller at de to retningslinjer godkendes og de to administrationsgrundlag tages til efterretning. Beslutning Side 5 af 10 sider

6 9. Opfølgning på branding af MED-Hovedudvalget Fra udvalgets møde den 24. maj blev følgende skrevet til referat Der er i udvalget enighed om, at: det (absolut) er tilladt at sige til og sige frem debatten i udvalget skal afspejles i referaterne. (Formand og næstformand godkender altid referaterne inden offentliggørelse) at bloggen skal bruges til opmærksomhed og synliggørelse af temaer og at direktionens fredagsklumme også skal indeholde temaer fra udvalgets drøftelser i det omfang temaerne er aktuelle i forhold til øvrige aktuelle forhold i organisationen at der skal udformes et velkomstbrev fra MED-Hovedudvalget til nyansatte På ERNA har MED fået sin egen genvejstast på forsiden i de blå ikoner. På > MED > Vær med i debat om temaer har MED- Hovedudvalget fået mulighed for at rejse forskellige temaer til debat. Emner lægges ud på hjemmesiden ved henvendelse til Kontoret for Risikostyring og Arbejdsmiljø. MED-Hovedudvalget drøfter og beslutter eventuelle opfølgende tiltag. Bilag 9: Forslag til velkomstbrev Drøftelse og beslutning 10. Status/Opfølgning på situationen i organisationen herunder arbejdsmiljø a) Sygefravær - Statistik De aktuelle sygefraværstal kan ses på > arbejdsmiljø > sygefravær > statistik > i året 2012 Alle indsatser for større fremmøde og nedbringelse af sygefraværet er samlet i en projektbeskrivelse, som til orientering vedlægges. Blandt andet kan materiale og input/idéer fra temamøderne Fremmøde frem for fravær ses på > Arbejdsmiljø > Fremmøde og arbejdsglæde Økonomiudvalget har på mødet den 6. august 2012 vedtaget at sygefraværsindsatsen også i 2013 er et tværgående mål: % /Referat/ % / PDF Drøftelse og Beslutning b) Oversigt over besøg og afgørelser fra Arbejdstilsynet Da punktet på mødet i maj blev udsat fremsendes to bilag med status på Arbejdstilsynets besøg: Bilag 10.1: Oversigt over besøg og reaktioner siden mødet den 20. marts Bilag 10.2: Oversigt over besøg og reaktioner siden mødet den 24. maj og drøftelse Side 6 af 10 sider

7 c) Årsberetning for Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR I henhold til kommunens forsikrings- og sikringspolitik skal ØK årligt orienteres om tiltag og indsatser i det forgangne år. Årsberetning har fået et udvidet indhold, således at indsatser og tiltag for alle Kontorets områder beskrives og derved også kan give resten af organisationen i Næstved Kommune og samarbejdspartnere et billede af de opgaver der løses i Kontorets regi/ramme. Årsberetningen er til orientering til MED-Hovedudvalget og er offentlig tilgængelig på (på forsiden) d) Øvrige forhold til drøftelse (situationen i organisationen, trivsel m.v.) Ledere og medarbejdere kan gensidigt informere hinanden om arbejdsmiljøforhold og trivsel i organisationen. Gensidig orientering og Drøftelse 11. Status på planlægning af Arbejdsmiljøkonference den 8. november Fra udvalgets møde den 20. marts 2012 blev besluttet at tema for arbejdsmiljøkonferencen er Den gode medarbejderudviklingsdialog udviklingsplan og kompetenceudvikling, med emnerne: - Fokus på en god dialog mellem leder og medarbejder - Mål og forventninger - MUS-samtaler - udviklingsplaner - kompetenceudvikling Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR har booket diverse oplægsholdere og tovholdere på workshops, som blandt andet p.t. rummer gæster fra Århus Kommune, Styrkepoker og inden for egne rækker værktøjer til MUS/GRUS-samtaler samt videndeling omkring uddannelse indenfor ældre- og handicap/psykiatriområdet. Det endelige program for arbejdsmiljøkonferencen forventes at være klar ca. 1 måned før dagen, hvor der også kommer informationer om tilmeldingen. Tilmeldingen forventes i lighed med 2011 at skulle foregå via sms-løsning. Bilag 11: Program for arbejdsmiljøkonferencen. OBS! Tilmeldinger kan ikke ske endnu, da tilmeldingsproceduren ikke er på plads! 12. Evaluering af Trivselshotline 2011 og status på henvendelser i 2012 (Punktet blev udsat fra mødet den 24. maj) Trivselshotline er evalueret, og resultatet af evalueringen samt opmærksomhedspunkter til det fremadrettede arbejde med trivsel på arbejdspladsen ønskes drøftet i direktionen. Der har været 279 antal henvendelser på HR delen Der har været 119 antal henvendelser fordelt på de 5 tilbud på Sundhedsdelen 1. HR-delen Evalueringen af Trivselshotline kan ikke bruges alene til at måle den generelle trivsel på arbejdspladserne i Næstved Kommune, men kan bruges som et supplement til de øvrige værktøjer, der bruges til at måle trivsel og medarbejdertilfredshed. Side 7 af 10 sider

8 Af særlige udviklingstendenser ses, at Der er næsten sket en fordobling af henvendelser fra ældreområdet. Inden for dagplejeområdet er der en stigning på 67%. Inden for daginstitutionsområdet er der en stigning på 50%. Til gengæld er der et fald på arbejdsmarkedsområdet på 39%. Og på skoleområdet er der et fald på 15%. Mange 170 har gået med så store og uoverskuelige problemstillinger, at det har været nødvendigt med henvisning til psykolog. Evalueringen peger på 4 centrale områder, som har brug for et særligt fokus i forhold til udviklingen af Næstved Kommune som attraktiv arbejdsplads. Det er: Fyringsfrygt som gælder både for den fyringsramte og for de medarbejdere, som ikke opsiges. Sygefraværssamtaler og tilbagevenden til arbejdspladsen, samt opfattelsen af en manglende oprigtig interesse fra lederen på den sygemeldte. Mobning, chikane, vold og trusler som flere af henvendelser giver udtryk for, de oplever på arbejdspladsen Højt arbejdspres og oplevelsen af stress relaterede problematikker på arbejdspladsen. Der har siden 1.oktober 2011 været uddelt evalueringsskemaer til medarbejdere, der har fået et tilbud hos psykolog eller coach, og som har afsluttet et forløb. Der er kommet 26 evalueringsskemaer tilbage, og resultatet viser en høj grad af tilfredshed med hjælpen, og 25 af de adspurgte vurderer, at det har hjulpet dem igennem krisen. HR- udvikling har fået henvendelser fra ledere, som har gjort opmærksom på, at der hersker en opfattelse af, at der i visiteringen og hos de psykologer, som HR bruger til samtaler, sker opfordringer til sygemelding. Denne opfattelse vil vi gerne imødekomme og synliggøre ved at oplysning om, at det kun drøftes, når det vurderes, at en kortere sygemelding på sigt gør personen hurtigere klar på job igen (fysiske symptomer) eller når der er trusler på livet (selvmordstanker, hævnakt osv.) 2. Sundhedsdelen Der har været 86 henvendelser til sundhedstjek i Der er gennemført 2 hold med energi/varigt vægttab med samlet set 22 medarbejdere. 3 medarbejdere har modtaget motionsrådgivning, og 7 medarbejdere har deltaget i et individuelt rygestopforløb Sundhedsdelen i Trivselshotline har et overvejende forebyggende sigte, forstået på den måde, at formålet er at opspore sundhedsfaglige problemstillinger og motivere den enkelte til at omlægge livsstilen dvs. rygestop, omlægning af mad - og motionsvaner samt alkoholvaner. Ændringer i livsstilen kan betyde øget livskvalitet og mindre sygelighed for den enkelte, men kan også betyde mindre nedslidning og mindre sygefravær, hvilket er en fordel for kommunens arbejdspladser. Det er vigtigt for sundhedsdelen at nå så bredt ud som muligt, så de medarbejdere, som virkelig har brug for tilbuddene, kender til de forskellige muligheder. I denne evaluering har vi derfor valgt at dykke mere ned i, hvilke sundhedsfaglige problemstillinger, som dukker op i forbindelse med sundhedstjek. I den forbindelse har vi set, at mange af de medarbejdere, som henvender sig om et sundhedstjek, har problemer med overvægt (15 %), dårlig kondition (33 %), forhøjet blodtryk (17 %) og at stadig mange er rygere (14 %). Alt i alt har vi altså fat i mange, som har nogle væsentlige sundhedsfaglige problemstillinger. På den måde er Næstved Kommune med til at opspore nogle sundhedsproblemer hos medarbejderne og Trivselshotline er med sin motiverende tilgang til sundhedsfremme med til at forebygge sygdomme blandt medarbejderne og leve op til sundhedspolitikkens målsætning om at Kommunen skal gå foran med egen sundhed. Side 8 af 10 sider

9 Der har været færre henvendelser på sundhedstjek, men flere henvendelser på PSP, som er et selvstændigt tilbud uden for Trivselshotline. I forhold til evalueringen af PSP indikerer erfaringerne derfra samme tendens, som ses i evalueringen af Trivselshotline/HR delen. Påtegning om personalemæssige konsekvenser Trivselshotline er med til at få taget hånd om komplicerede problemstillinger på arbejdspladsen, som i første omgang er målrettet en individuel løsning, men som efterfølgende indirekte medvirker til at styrke samarbejdet og trivslen på arbejdspladsen Bæredygtighed og Sundhedsmæssige konsekvenser Næstved Kommune er med til at opspore nogle sundhedsfaglige problemstillinger hos vores medarbejdere, og Trivselshotlinen er med sin motiverende tilgang til sundhedsfremme med til at forebygge sygdomme blandt medarbejderne og leve op til sundhedspolitikkens målsætning om, at Kommunen skal gå foran med egen sundhed. Vi har en klar formodning om, at de, som får et tilbud, kommer videre på en god og ordentlig måde. Formodningen underbygges af svarene i evalueringen. Læring af 2011-indsatsen HR- udvikling foreslår, at evalueringsresultatet anvendes til at drøfte, hvordan trivslen i Næstved Kommune kan fortsættes og højnes yderligere: Samtaler om sygefravær/rammer for tilbagevenden til tjeneste skal ske inden for en ramme af oprigtighed og interesse fra lederens side Centralt og decentralt er det vigtigt fortsat at arbejde målrettet, konkret og aktivt med retningslinjerne for vold, trusler, mobning og chikane Initiativer, der kan forebygge oplevelsen af et for højt arbejdspres og stress, målrettet de medarbejdergrupper, der giver udtryk for dette. Status på antal henvendelser til Trivselshotline (HR) i 2012: januar: 16 februar: 27 marts: 23 april: 20 maj: 24 juni: 34 juli: lukket august: 24 Bilag 12.1: Evaluering (HR-delen) i perioden oktober 2011 marts 2012 Bilag 12.1: Evaluering (HR-delen) i perioden april august Relevante emner (udover kommende sager) til næste møde Drøftelse og evt. Beslutning 14. om medlemmer af udvalget Valgte arbejdsmiljørepræsentant, Lars Mejer Frederiksen, har meddelt at han forlader udvalget igen pga. prioritering af uddannelse. Patricia Dundorf har meddelt at hun holder orlov fra arbejdspladsen til april Side 9 af 10 sider

10 15. Emner, som er drøftet på MED-Områdeudvalgenes møder Referater kan ses på intranettet: ERNA > Personale > MEDindflydelse og - bestemmelse -> MED-område- og Virksomhedsudvalg Og/eller på > MED > Områdeudvalgene og evt. drøftelse 16. Den gode historie: Det er aftalt at der ved afslutning af hvert udvalgsmøde er mulighed for at ethvert medlem kan fortælle en succes-historie. Lad os tage udgangspunkt i, at der er 1000 gode historier for hver dårlig historie vi hører/fortæller! Fortællinger 17. Eventuelt til orientering Poul Kold indtræder som formand for MED-Hovedudvalget efter 1. oktober Kommende sager: Status fra Forhandlingsorganet om struktur og aftale Status på arbejdsgruppen omkring effektiviserings- og innovationsstrategi Retningslinje for udviklingsbank Mødeplan 2012 Hvor andet ikke er nævnt holdes møderne torsdage kl november er heldags kl. 8 16, Arbejdsmiljøkonference 13. december (årshjul 4. kvartal) Side 10 af 10 sider