Retningslinier for interne og eksterne bevillinger / udkast. Indhold

Transkript

1 Retningslinier for interne og eksterne bevillinger / udkast Indhold 1. Retningslinjer for administration af projektbevillinger Interne bevillinger Eksterne bevillinger Oprettelse af oplysningsskema og opmærkningspunkter i oprettelsesfasen Ansvar, ejerskab og procedurer Ansvar, afdelingsledelsen og forskeren (kontoejer) Overdragelse af konti ved ansættelses ophør Overdragelse af konti til forskningsfonden rekvirent nr Generelle retningslinjer - Indkøb af apparatur, udstyr, skaffevarer o.l Ansættelse af personale Øvrige udgifter... 7 Godkendt /7

2 1. Retningslinjer for administration af projektbevillinger Midler til forskningsprojekter bliver administreret af Sygehus Lillebælt. Retningslinierne gælder for de bevillingshavere, der modtager midler til forsknings- og udviklingsprojekter i forbindelse med deres virke ved Sygehus Lillebælt. Retningslinierne gælder for alle forskningsprojekter. Der sondres i retningslinjerne mellem hvorvidt der er tale om interne eller eksterne bevillinger. Region Syddanmarks regler om Administration af formålsbestemte tilskudsmidler fra eksterne donorer og arveladere til forskning mv. på Region Syddanmarks sygehuse er ligeledes gældende ift. administrationen af projektmidler på Sygehus Lillebælt. 1.1 Interne bevillinger Ved interne bevillinger forstås generelt bevilgede midler fra Forskningsrådet eller Udviklingsrådet, og er derfor midler prioriteret fra Sygehus Lillebælts eget driftsråderum. Begge råd kan indenfor en fastsat ramme bevilge interne midler til forskningsprojekter på Sygehus Lillebælt. Ved modtagelse af interne bevillinger skal der ske en indberetning til Sygehus Lillebælts Økonomiog Planlægningsafdeling via "Oplysningsskema vedrørende projektbevillinger". Oplysningsskemaet skal fremsendes påtegnet med en godkendelse af modtagerens afdelingsledelse. Hvis oplysningsskemaet og tilsendte dokumenter opfylder kriterierne i oplysningsskemaet og Sygehus Lillebælts retningslinier, oprettes projektet administrativt og en projektkonto og alle dokumenterne journaliseres centralt i Sygehus Lillebælts journaliseringssystem Acadre. 1.2 Eksterne bevillinger Ved eksterne bevillinger forstås: Forskningsprojekter med specifik hjemmel: o Eksempelvis fra Staten, Region Syddanmark og private fonde/ firmaer, selvejende institutioner, legater, offentlige forskningsråd, programbevillinger. o Projekter med aftalt relevant fagligt formål, specifikt budget og regnskab, herunder med regler om tilbagebetaling af ubrugte midler, ekstern revision. Projekter med anden indtægt. o Eksempelvis fra kommercielle test, medicinsk afprøvning og donationer. EU bevillinger o Eksempelvis ved de kommende Horizont projekter, hvor særlige tilbagemeldingsprocesser benyttes. Ved modtagelse af eksterne bevillinger skal der ske en indberetning til Økonomi- og Planlægningsafdeling via "Oplysningsskema vedrørende projektbevillinger". Oplysningsskemaet skal fremsendes påtegnet med en godkendelse af modtagerens afdelingsledelse. Hvis oplysningsskemaet og tilsendte dokumenter opfylder kriterierne i oplysningsskemaet og Sygehus Lillebælts retningslinier, oprettes projektet administrativt og en projektkonto og alle dokumenterne journaliseres centralt i Sygehus Lillebælts journaliseringssystem Acadre. 1.3 Oprettelse af oplysningsskema samt opmærkningspunkter og retningerlinier 2/7

3 På Sygehus Lillebælt oprettes et projekt og en projektkonto alene via udfyldelsen af et oplysningsskema. Oplysningsskemaet og den indhentede dokumentation skal godkendes af projektejerens afdelingsledelse i henhold til ledelsestilsynet og 1 trin op princippet. Oplysningsskemaet I oplysningsskemaet skal følgende forhold gennemgås, udfyldes og dokumenteres: a. Projektets titel b. Formål (protokol vedlægges) c. Igangsættelsesdato d. Afslutningsdato e. Finansiering (navn på fonde e.l.) (dokumenteres) f. Den samlede bevilling (dokumenteres) g. Kategorisering af forskningskontien h. Budget (dokumenteret i et samlet budget.) i. Den projektansvarlige j. Øvrige deltagere k. Afledte konsekvenser for andre afdelinger l. Bemærkninger i øvrigt m. Indhentning af juridiske dokumentation og godkendelse (dokumenteres) n. Indhentning af myndighedsgodkendelser, ex. fra: Etisk Råd, Datatilsynet, SST ift. samarbejde med lægemiddelvirksomheder, etc.(dokumenteres) Når skemaet er udfyldt, den nødvendige dokumentation er indhentet og afdelingsledelsen har godkendt, sendes dette til Økonomi- og Planlægningsafdelingen. Hvis tilsendte materiale opfylder kriterierne, oprettes projektet administrativt og en projektkonto og alle dokumenterne journaliseres centralt i Acadre. Opmærksomhedspunkter og retningslinier: Budget: I forbindelse med fremsendelsen af protokol og den samlede bevilling, skal der ligeledes med sendes et udspecificeret budget. Budgettet skal danne klarhed over det økonomisk indhold af projektet og det skal synliggøres, at projektet som minimum er i balance ved projektafslutningen, så projektet ikke belaster hverken afdeling eller sygehuset. Budget skal indeholde en udspecificering af: løn, anskaffelser, øvrige vareindkøb, uddannelse, møder, øvrige udgifter etc. Indhentning af juridisk dokumentation og godkendelse: Afdelingsledelsen og den enkelte forsker har ansvaret for at sikre, at kontrakter indgås på et rigtigt og forsvarligt grundlag i henhold til Sygehus Lillebælts og Region Syddanmarks gældende retningslinier og prioriteringer. Opmærksomhedspunkter er eksempelvis: finansieringen, publicering, patentering, rettigheds- og ejerskabsgrundlaget. Kontrakterne skal inden underskrivelse sendes omkring Juridisk kontor til godkendelse: jura@sdu.dk. Juridisk Kontor er Region Syddanmarks samarbejdspart indenfor det juridiske og kontraktsmæssige område. Se mere på: Økonomi- og Planlægningsafdelingen står ligeledes til rådighed for gennemlæsning af kontrakten. Indhentning af myndighedsgodkendelser: 3/7

4 Kliniske og klinisk relaterede studier skal være godkendt af Videnskabsetisk Komité, og ved lægemiddelstudier Sundhedsstyrelsen, ligesom projektet skal være afsendt til inkludering i den årlige paraplyanmeldelse til Datatilsynet via Region Syddanmark. Myndighedsgodkendelser skal være dokumenteret. Journalisering: Afdelingen og den enkelte forsker skal journalisere projektets centrale og løbende dokumenter, gældende for de dokumenter der beskriver juridiske og økonomiske forpligtelser. Det gælder fx kontrakter med eksterne bevillingsgivere, bevillingsskrivelser, myndighedsgodkendelser, oprettelsesskemaer, budgetter mv., således Sygehuset kan imødegå eventuelle forespørgsler. Ved oprettelsen af projektet bliver alle centrale dokumenter indsendt med oplysningsskemaet ligeledes journaliseret i Sygehusstaben. Lægemiddelaftaler Ønsker en afdeling at indgå aftale med en medicinalvirksomhed med henblik på afprøvning af et medicinsk præparat eller lign. skal afdelingsledelsen indsende et oplysningsskema vedrørende projektbevillingen, hvor projektet skal til godkendelse ved afdelingsledelsen og efterfølgende den lægelige direktør. Godkendelse af projektet og efterlevelse af regionens regelsæt Afdelingsledelsen skal via Oplysningsskemaet godkende projektet, herunder kontakten, det faglige formål, de etiske, juridiske og økonomiske godkendelser og aspekter, etc. Økonomi- og Planlægningsafdelingen har ansvaret for at vurdere om ansøgningen og de tilsendte dokumenter, opfylder kriterierne. I tilfælde hvor ansøgningen er af principiel betydning, skal ansøgningen forelægges Direktionen på et Direktionsmøde. Godkendte ansøgninger skal endvidere efterleve den til en hver tids gældende forskningspolitik samt Regions Syddanmarks regler om Administration af formålsbestemte tilskudsmidler fra eksterne donorer og arveladere til forskning mv. på Region Syddanmarks sygehuse. Såfremt projektet godkendes og efterlever kriterierne, oprettes projektet administrativt og en projektkonto og alle dokumenterne journaliseres centralt i Acadre. Projektkontoen bliver oprettet med et rekvirentnummer dette skal oplyses ved alle henvendelser til Sygehusstaben og Indkøbsafdelingen angående projektet. Endvidere modtager bevillingshaveren praktiske oplysninger om overførsel og brug af bevilling. Projektbevilling og administrationsgebyr Projektbevillingen skal overføres i videst muligt omfang inden projektets opstart. Overførelsen kan ske ved indbetaling til sygehusets bankforbindelse efter nærmere aftale med Økonomi- og Planlægningsafdelingen. Udgifter til sygehusets administration af eksterne projektbevillinger dækkes af et administrationsgebyr på 2 pct. af den samlede projektbevilling. Dette skal derfor tænkes ind i projektansøgningen. Projektafslutning Ved udløb af projektet og ved projektafslutning, fremsendes regnskabsafslutningen til Økonomi- og Planlægningsafdelingen, her skal forsknings- /projektlederen redegøre for hvorledes overskud/ underskud håndteres jf. kontrakten/ bevillingsmodtagelsen. Det kan enten være ved tilbagebetaling af overskydende midler eller ved overførsel til anden konti. Regnskabsafslutningen skal begrundes, 4/7

5 godkendes af afdelingsledelsen og journaliseres hos Økonomi- og Planlægningsafdelingen inden kontoen formelt lukkes. 2 Ansvar, ejerskab og procedurer Bevillingshaveren har ansvaret knyttet til de betingelser, der er bundet til bevillingen i forhold til formål, disposition, rapportering og regnskabsaflæggelse. Som udgangspunkt forudsættes det, at projektet som minimum er udgiftsneutralt for Sygehus Lillebælt. Sker der på trods heraf en overskridelse af budgettet forelægges sagen for Afdelingsledelsen og i sidste ende for Direktionen, og konsekvensen er, at afdelingsbudgettet bliver reduceret svarende til overskridelsen. Endelig forudsættes det, at der forinden opstarten af projektet foreligger en klar aftale om ejerskabet af forskningsresultatet mellem Sygehus Lillebælt og projektdeltagerne og med bevillingsgiveren. Hvorvidt projektet (og midlerne hertil) følger forskeren i tilfælde af, at denne rejser fra sygehuset i projektperioden, skal der ligeledes indgås aftale om. Originale data skal forblive på sygehuset. 2.1 Ansvar, afdelingsledelsen og forskeren (kontoejer) Afdelingsledelsens ansvar: Afdelingsledelsen skal aktivt godkende og forholde sig til, at såvel ansøgte som eksisterende projekter er i tråd med sygehusets strategi for området, er indenfor afdelingens prioriterede forskningsområder og er væsentlige og har relevans for afdelingens patienter. Afdelingsledelsen er i sidste ende fagligt og økonomisk ansvarlig for forskningsprojekter dvs. hæfter for dem. o Ansvaret kan i midlertidigt uddelegeres Afdelingsledelsens ledelsestilsyn omfatter følgende: Procedure: Afdelingsledelsen skal godkende en projektoprettelse via oplysningsskema og vedlagte budget og projektbeskrivelse Økonomiopfølgning af afdelingskonti - opfølgning på udgifter indenfor rammen. IT anskaffelser, rejser, konferencer og udlæg (samt helt undtagelsesvist udbetaling af løn til egen konto) skal foregå i henhold til Sygehus Lillebælts retningslinier og godkendes af en overordnet chef. For projektejeren er det afdelingsledelsen. For afdelingsledelser skal der underskrives af Direktionen. Stikprøvekontrol og revision sikring af sammenhæng til bevillingen Forskeren (konto-/ projektejer) er ansvarlig for: At udgifter kan afholdes indenfor bevillingsrammen budgetoverholdelse At aktiviteterne dokumenteres og henføres til bevillingens faglige formål og kontrakten, og sendes med fakturaer og udlæg til økonomiafdelingen IT anskaffelser, rejser, konferencer og udlæg skal foregå i henhold til Sygehus Lillebælts retningslinier og godkendes af afdelingsledelsen. - Udbetaling af løn foregår alene helt undtagelsesvist og skal altid godkendes af en overordnet chef. For projektejeren er det afdelingsledelsen. For afdelingsledelser skal der underskrives af Direktionen. 5/7

6 Herudover gælder det for en forskningskonto: En forskningskonto må ikke være negativ - medmindre (1) at der tages skriftlig henvendelse til Økonomi- og Planlægningsafdelingen ift. fremtidige tilførte midler (via mail), - eller (2) hvis den negative konto kan dækkes af andre konti ejet af samme kontoejer, hvis vilkårene for denne bevilling tillader det, eller af afdelingsledelsen at et projekt ikke må være inaktivt mere end et regnskabsår, medmindre der er etableret en skriftlig aftale med afdelingsledelsen. at en bevilling kun må sættes ind på en løbende forskningskonto, hvis: 1. Der ikke foreligger specifikke krav om, hvad pengene må bruges til. 2. At der ikke er krav om afrapportering til bevillingsgiver i form af regnskab. 3. At et evt. overskud efter projektafslutning ikke skal returneres til bevillingsgiver. Ejerskab: Forskningen, forskningsresultater og projektmidler anses altid at tilhøre Sygehus Lillebælt/ Region Syddanmark. Aftale om ejerskab af forskningsresultater skal etableres mellem SLB, projektejeren og bevillingshaveren som udgangspunkt har Sygehus Lillebælt/ Region Syddanmark ejerskabet. Procedure: Overdragelse af konti ved ansættelses ophør Forskningsmidler optjent ved deltagelse i kliniske forsøg på SLB kan administrativt ikke flyttes til andre institutioner, men skal tilføres afdelingen eller SLBs forskningsfond. Konti kan medtages til andet ansættelsessted efter ansøgning og godkendelse af Direktionen. Konti kan overdrages til anden forsker eller afdeling ved skriftlig henvendelse til Økonomiog Planlægningsafdelingen Proces: Kontoejer skal skrive indstilling herfor til Økonomi- og Planlægningsafdelingen, som tager indstillingen til Direktionen til endelig afgørelse. Konti under kr afklares administrativt. Hvis konti ikke overdrages eller medtages, overføres midlerne til Sygehus Lillebælts fælles forskningsfond. 2.3 Overdragelse af konti til forskningsfonden rekvirent nr En bevillingshaver kan altid overdrage eksterne forskningsmidler til den fælles forskningsfond - Ubrugte eksterne projektmidler inddrages til den fælles forskningsfond efter 3 år. - Ubrugte midler bevilget af Sygehus Lillebælts Forskningsråd, tilføres løbende Forskningsrådets budget 3. Generelle retningslinjer - Indkøb af apparatur, udstyr, IT og rejser o.l. Indkøb af apparatur, udstyr, skaffevarer samt rejser og overnatninger o.l. skal foretages via IT afdelingen, Indkøbsafdelingen og Rejseservice og i overensstemmelse med bevillingshaveren. Alle 6/7

7 indkøbsordrer skal være påført projektnummer (rekvirentnummeret) og være underskrevet af den projektansvarlige. Tro og love erklæring Vedrørende indkøb af mobiltelefon/it udstyr/ anskaffelser til eget brug ifb. med forskningsprojekter. Hvis der indkøbes anskaffelser til den projektansvarlige, skal der altid underskrives af den respektive afdelingsledelse. IT-udstyr indkøbes i samarbejde med IT-afdelingen og det forudsættes, at IT-afdelingens standarder på området følges. Med mindre andet er aftalt tilhører udstyret sygehuset efter projektets afslutning. Dette gælder også ved projektleders eller deltagers stillingsskift. Udstyr kan således ikke medtages af bevillingshaver - uden aftale med sygehuset. Rejser og overnatninger skal altid købes via Sygehus Lillebælts Rejseservice -afdeling 4. Ansættelse af personale Ansættelse af personale sker gennem sygehusets HR-afdeling. På indstillingen til HR-afdelingen anføres, projektnummer (rekvirentnummer), ansættelsesperioden, hvorvidt aflønningen sker over forskningsmidler og om aflønningen sker fra flere forskellige projektbevillinger. Indstillingen skal fremsendes gennem afdelingsledelsen. Ansættelsen sker på gældende løn-, ansættelses-, og pensionsmæssige vilkår. Forskerne er ligeledes omfattet af sygehusets arbejdsskadeforsikring. Alle udgifter hertil afholdes af forskningsbevillingen herunder også feriepengeforpligtelser. Såvel overenskomstansatte som tjenestemænd kan deltage i forskningen. Indstilling til nyansættelse eller ændring af ansættelsesforhold Vejledning medfølger Skal underskrives af den projektansvarlige Indberetning af timer til udbetaling vedr. projekt/forskningstimer: (for personale der er timeansat) Skal underskrives af overordnede chef. For projektejeren er det afdelingsledelsen, for afdelingsledelsen er det Direktionen 5. Øvrige udgifter Udgiftsbilag, som ikke vedrører varekøb og løn fremsendes til økonomi- og Planlægningsafdelingen. Bilagene skal påføres projektnummer (rekvirentnummer) og attesteres af den projektansvarlige og evt. godkendes af afdelingsledelsen, jf. sygehusets forskningsretningslinier mfl. Godkendt Godkendt af Direktionen, Sygehus Lillebælt Godkendelsesdato: 26/ Revideret d. 7/1/ /7