Sådan gør du Microsoft Outlook 2013

Transkript

1 Microsoft Outlook 2013

2 Indholdsfortegnelse Forbedret meddelelsesliste , kontaktpersongrupper , modtagelse og behandling , oprettelse , regler Arbejde i kalender Kalender, helligdage Kalender og mødeplanlægning Kalender, personlig aftale Kalender, rettigheder Kalendertips Kontaktpersoner Mapper i Outlook Mærker, kategorier Opgaver Søgemapper Genvejstaster i Outlook Side 2

3 Finde Læst eller Ulæst Markere en meddelelse som ulæst Slette en mail på listen Markere en mail til senere opfølgning Vælg fanebladet Ulæst Forbedret meddelelsesliste Højre klik på mailen og vælg marker som ulæst Klik på slette krydset i højre side Klik på meddelelsesflaget for at markere til en udestående opgave Højre klik på meddelelsesflaget for at få vist alle indstillinger Side 3

4 Besvare en mail hurtigt Besvare en hurtig mail på normal vis Svar hurtigt med indbyggede svar Klik på Besvar og mailen er klar i Læseruden Klik på Pop op øverst i mailen Side 4

5 Find søgefeltet hurtigt Tast <F3> Effektiv søgning Bruge udvidet søgning Klik i søgefeltet eller tast <F3> Specificer afsender ved at klike på Fra Specificer Emne ved at klike på Emne Om der er vedhæftning Side 5

6 Side 6

7 finde en eksisterende liste , kontaktpersongrupper Opret ny mail Vælg Til-knappen Vælg kontaktpersoner! Skriv en del af gruppens navn i Til-feltet så finder Outlook selv listen undersøge, hvilke personer der er i gruppen oprette en kontaktpersongruppe Dobbeltklik på gruppenavnet Vælg personer Vælg ny kontaktpersongruppe i gruppen Ny Skriv nu et passende navn et gruppenavn, som passer på den gruppe af personer, du vil knytte sammen Vælg Tilføj medlemmer Vælg hvor personerne kommer fra Klik på den kontaktperson, du vil tilføje gruppen og klik på knappen Medlemmer Gentag sidste punkt så mange gange det er nødvendigt Fortryder du et valg, kan du højreklikke på en kontaktperson og vælge Klip Side 7

8 se ny post læse ny post besvare en meddelelse straks sende en besvarelse, der går til alle modtagere af den mail, du besvarer altså også de der står i Cc videresende , modtagelse og behandling Marker Indbakke i mapperuden Dobbeltklik på den nye post i Indbakken, og den nye post åbnes i nyt vindue Klik på Besvar-knappen på værktøjslinjen eller Tastekombinationen Ctrl + r (for reply) Klik på Svar til alle-knappen på værktøjslinjen Klik på Videresend-knappen på værktøjslinjen.! Vedhæftede filer medtages under Videresend men ikke med Besvar udskrive meddelelse Vælg fanebladet filer og vælg udskriv, mens mailen er åbnet slette meddelelse markere til opfølgning indstille brug af læserude Klik på knappen med kryds på værktøjslinjen eller Tastekombination Ctrl + d (for delete) Højreklik på mail Vælg opfølgning Vælg markering og tidspunkt for påmindelse Læseruden tilbyder en åbning af mails for hurtig læsning Vælg menulinjens Vis, Læserude Angiv placering højre eller bund eller en deaktivering af læseruden Hvis du lægger læseruden i højre side, får du korte tekstlinjer, der er behagelige at læse på skærm Side 8

9 , oprettelse skrive og sende en mail angive indstillinger for den enkelte mail vælge en mail-adresse fra kartoteket Klik på knappen Ny mail eller genvejstasten Ctrl + N Hvis du er i et andet område end post-delen: Ctrl+Shift+M Udfyld Til og evt. CC feltet Udfyld tekstfeltet Emne med en kort tekst der beskriver mailens indhold. Skriv mailen i nederste tekstfelt. Klik på Send-knappen eller tryk Ctrl + Enter (returtasten) I den åbne mail kan du: Vælge fanebladet Meddelelse Angive Prioritet hvor vigtig er mailen Angive Følsomhed i dialogboksen Mærker hvilken karakter har mailen Du har påbegyndt en ny meddelelse ved at vælge Ny Mailknappen Klik på ikonet ud for enten Til:, Cc: eller Bcc:-feltet tilbagekalde en mail vedhæfte tekst fil genvej vedhæfte emner fra Outlook vedhæfte fil vedhæfte tekst sende privat mail Dialogboksen Vælg navne åbnes. Vælg den kontaktperson, du vil sende meddelelsen til Klik på knappen Til: - og gentag forrige punkt, hvis du vil indsætte flere modtagere Klik på OK Åbn sendt post Åbn den mail, du vil tilbagekalde Vælg Handlinger i gruppen Flyt Vælg Tilbagekald Åbn en ny mail Vælg fanen Indsæt, knappen Vedhæft fil ( clipsen ) Udpeg den fil, du vil vedhæfte Skriv resten af mailen Send på normal vis Åbn en ny mail Vælg fanen Indsæt, knappen Outlook element Udpeg det emne, du vil vedhæfte Skriv resten af mailen Send på normal vis Opret mail Vælg fanebladet Meddelelse, åbn dialogboksen i gruppen Mærker, Følsomhed, vælg Privat eller fortrolig Side 9

10 vælge et senere sendetidspunkt Vælg fanebladet Meddelelse, dialogboksen i gruppen Mærker Vælg Levér ikke før angiv dag og tidspunkt vælge udløbstidspunkt oprette en autosignatur Åbn som ovenfor Vælg Udløber efter angiv dag og tidspunkt Vælg fanebladet Meddelelse, gruppen Inkluder, vælg Signatur, signaturer. Vælg Ny, og skriv den ønskede tekst i tekstfeltet og gem signaturen. Side 10

11 , regler sende besked til alle om, at du ikke er til stede i øjeblikket slå automatiske svar fra oprette guiden regler Vælg Filer, knappen Automatiske svar Sæt markering i Send autosvar Udfyld med dit automatiske svar Klik på OK Vælg fanebladet Filer, vælg Automatiske svar Afmærk Send ikke autosvar og klik på OK Vælg fanebladet Hjem, vælg gruppen Flyt, Regler, Opret regel, lav din regel og vælg Ok Side 11

12 Arbejde i kalender vise Opgavepanel og Mapperude tilpasse Datosøgning gå til en fjerntliggende dato vælge dage, der ikke ligger efter hinanden Klik på Kalender i mapperuden, hvis Outlook-kalenderen ikke allerede er åben. Klik på fanebladet Vis. Vælg visningsform i gruppen Layout. Vælg Dag for at få vist kalenderen i dagsvisningen. Placér musemarkøren på delelinjen ud for Datosøgning. Når markøren bliver til en dobbeltpil, skal du trække den til højre, så du kan se to eller tre kolonner med små kalendere i venstre side. Du skal muligvis maksimere Outlook-vinduet for at kunne gøre dette. Brug Gå til dato: Højreklik på en dag i kalendergitteret (det store gitter, ikke det lille i Datosøgning), og klik derefter på Gå til dato for at åbne dialogboksen Gå til dato (eller tryk på CTRL+G). Vælg Dag på standardværktøjslinjen. Klik på en dato i Datosøgning for at vælge denne ene dag i kalenderen. Hold CTRL nede, mens du klikker på andre datoer i Datosøgning. Du kan vise datoer, der ikke ligger efter hinanden, ved siden af hinanden i kalenderen for nemmere at kunne vurdere, hvilken dag det passer dig bedst at planlægge en bestemt aftale. Klik på knappen I dag på standardværktøjslinjen for at vende tilbage til dags dato. Vælg Dag på standardværktøjslinjen for at vende tilbage til dagsvisning. Side 12

13 Kalender, helligdage tilføje helligdage i Outlook Vælg fanebladet Filer Vælg gruppen Indstillinger Klik på knappen Kalender Klik på knappen Tilføj helligdage Vælg de ønskede helligdage fx russiske, tyske osv. Klik på OK Bemærk: Tilføj kun helligdage du virkelig ønsker tilføjet, da de kun kan fjernes manuelt dag for dag eller eventuelt efter forudgående søgning. Side 13

14 indkalde deltagere til møde undersøge om deltagerne har mulighed for at deltage oprette et møde som gentages med et fast interval slette en accepteret mødeindkaldelse ændre en af dig allerede fremsendt mødeindkaldelse Kalender og mødeplanlægning Åbn kalenderdelen ved klik på teksten Kalender Vælg Nyt møde i gruppen Ny Dernæst skal du udfylde den fremkomne dialogboks Under fanebladet Møde udfylder du boksene Til: (deltagere), Emne: og Sted: NB: Husk at indholdet i emnefeltet er dét, dine kolleger kan læse. Derfor skal du anvende et betegnende indhold altså ikke blot fx møde Dernæst bestemmer du aftalens varighed (dato og klokkeslæt-boksene), og endelig kan du vælge at afkrydse boksen: Påmindelse Beskriv opgavens detaljer, indsæt eventuelt fil Anvend knappen Kategorier, hvis du ønsker at knytte aftalen til en sådan. Hermed kan du eventuelt senere gennemføre en søgning, der finder aftaler efter kategori, fx itadm Se på deltageres tidsplan i højre side af skærmen Ret evt. tidspunktet, så alle kan deltage Klik på Send-knappen Opret en mødeaftale Klik på fanebladet Aftale Vælg Planlægningsassistent i gruppen Vis Du kan nu se deltageres kalendere, hvis du har tildelt disse rettigheder Se deltagernes aftaler for det pågældende tidsrum Vælg evt. et nyt mødetidspunkt Klik på Send Opret en mødeaftale Klik på gentagelses-knappen Vælg gentagelses-hyppighed og varighed Klik på OK Klik på Send Find via kalenderens månedsoversigt (klik på pilen i månedslisten foroven vælg dato) frem til den aktuelle mødeindkaldelse i kalenderen Højreklik på mødeindkaldelsen og vælg menupunktet Annuler møde Hvis du er arrangør, kan du sende besked til deltagerne Hvis du er deltager, kan du sende besked til mødearrangør Find via kalenderens månedsoversigt (klik på pilen i månedslisten foroven vælg dato) frem til den aktuelle mødeindkaldelse i kalenderen Højreklik på mødeindkaldelsen og ændr mødetidspunktet Side 14

15 oprette gruppetidsplan Som arrangør, kan du i den næste dialogboks sende besked til deltagerne om ændringen Vælg fanebladet Hjem Vælg Kalendergrupper i gruppen Styr kalendere Vælg Opret ny kalendergruppe Navngiv gruppen Angiv medlemmer af gruppen fra listen på Exchange serveren Vælg Gem og luk Side 15

16 Kalender, personlig aftale oprette en personlig aftale i kalenderen Åbn kalenderdelen ved klik på teksten Kalender Brug kalenderen i højre side. Klik dig frem til den ønskede dato Vælg Ny i gruppen Ny på fanebladet Hjem Eller genvejstast: Ctrl + Shift + T Dernæst skal du udfylde den fremkomne formular genfremkalde/rette en aftale slette en aftale Under fanebladet Aftale udfylder du boksene Emne: og Sted: Dernæst bestemmer du aftalens varighed (dato og klokkeslæt boksene), og endelig kan du vælge at påsætte en Påmindelse. Du kan tilmed selv vælge dig en speciel lyd, når påmindelsen skal komme i boksen Indstillinger. Beskriv opgavens detaljer, indsæt eventuelt fil. Anvend knappen Kategoriser, hvis du ønsker at knytte aftalen til en farve/kategori. Navngiv eventuelt kategorien, fx: Fritid. Klik på Gem og luk-knappen (allerøverst til venstre). Find via kalenderens månedsoversigt (klik på pilen i månedslisten foroven Vælg pågældende dato) frem til den pågældende aftale i kalenderen. Dobbeltklik på aftalens markerede område, og juster eller ret - eller brug musen til at ændre aftalens start- og sluttid. Find via kalenderens månedsoversigt (klik på pilen i månedslisten foroven Vælg pågældende dato) frem til den aktuelle aftale i kalenderen. Højreklik på aftalen og vælg menupunktet Slet. Side 16

17 administrere rettigheder til at se din kalender oprette aftaler i kollegas kalender Kalender, rettigheder Klik på knappen Kalender i mapperuden Vælg Del kalender i gruppen Del I dialogboksen udfylder du felterne. Vælg modtager og udfyld de øvrige felter. Vælg til sidst knappen Rettigheder for at vælge, hvor meget modtageren skal have rettigheder til at se i din kalender Vælg Send. Vælg knappen Kalender i mapperuden. Sæt et hak ud for den person, du vil lave ændringer eller ny aftale for under Delte kalendere i mapperuden. Nu kan du se vedkommendes kalender i din læserude. Du kan herefter oprette eller ændre i aftaler i vedkommendes kalender, ud fra de rettigheder du er blevet tildelt til vedkommendes kalender. Side 17

18 Kalendertips Indstilling af kalender vise kalenderen i Microsoft Office Outlook 2013 åbne kalenderen i sit eget vindue Klik på knappen Kalender i mapperuden. Højreklik på knappen Kalender i mapperuden, og klik derefter på Åbn i nyt vindue. Du kan skifte mellem åbne vinduer ved at trykke på ALT+TAB. ændre tidsskalaen Klik på Luk Klik på for at lukke det separate kalendervindue. Dag for at skifte til dagsvisning. Vælg fanebladet Vis. Vælg knappen Tidsskala i gruppen Arrangement. Vælg det tidsinterval, du vil have vist din kalender i. arbejde med tidszoner tilpasse arbejdsugen Vælg dagsvisning, hvis den ikke allerede vises. Vælg fanebladet Vis. Vælg herefter knappen Tidsskala og vælg Skift Tidszone. Skriv et navn, der kan hjælpe dig med at holde styr på de forskellige tidszoner, i boksen Navn under Aktuel tidszone. Markér afkrydsningsfeltet Vis en anden tidszone. Skriv et navn på den ekstra tidszone i boksen Navn håndtere to kalendere Klik på faneblade Filer. Vælg knappen Indstillinger. Vælg knappen Kalender. Tilpas oplysningerne med den arbejdsuge, du ønsker skal fremgå af din kalender. Sæt afmærkning ved den kalender, du ønsker at få vist sammen med din egen. Side 18

19 publicere kalender til internet Vælg fanebladet Hjem. Vælg gruppen Del og vælg Publicer Online. Side 19

20 Kontaktpersoner oprette ny kontaktperson oprette ny kontaktperson fra en mail sende mail til kontaktperson Vælg teksten personer i mapperuden Vælg fanebladet Hjem Vælg Ny kontakt i gruppen Ny Udfyld feltet Fulde navn Indtast mail adresse Klik på Gem og luk Åbn mailen Højreklik på afsendernavnet og klik derefter på Føj til kontakter i Outlook Klik på Gem og luk boksen Du har påbegyndt en ny meddelelse ved at vælge Ny Mailknappen Vælg Til-knappen Dialogboksen Vælg navne åbnes Vælg Kontaktpersoner og vælg den kontaktperson, du vil sende meddelelsen til Klik på Til og OK eller Find personen i Kontaktpersoner Højreklik på kontaktperson og vælg Opret mail indstille visninger Åbn Kontaktpersoner Vælg menuen Vis / Aktuel visning Vælg Skift visning Side 20

21 Mapper i Outlook oprette en ny mappe flytte en mappe slette en mappe omdøbe en mappe flytte meddelelser oprette postmeddelelsesregler Når jeg modtager post fra en af mig defineret afsender, skal meddelelsen anbringes i en af mig defineret mappe flytte mail til mapper Markér den mappe, du vil oprette en undermappe til Højreklik på mappen. Vælg Ny mappe Skriv mappens navn Afslut med Enter Markér den mappe du vil flytte Du kan blot trække mappen til en ny position Markér den mappe, du vil slette Højreklik på mappen Vælg Slet mappe Markér den mappe, du gerne vil omdøbe Højreklik på mappen Vælg Omdøb mappe Skriv det nye navn og afslut med Enter NB: Du kan ikke flytte, slette eller omdøbe standardmapper Højreklik på den eller de meddelelser, du vil flytte og vælg Flyt Klik dig frem til den ønskede mappe Du kan også vælge at trække meddelelsen fra den ene mappe til den anden Vælg fanebladet Hjem Vælg gruppen Flyt Vælg Regler Vælg Opret Regel Udfyld de bokse, der svarer til dine ønsker og klik på de links, som gør det muligt at uddybe din forespørgsel, så den til sidst passer præcist med dit behov Træk mail med musetasten til ønsket mappe Side 21

22 Mærker, kategorier formatere aftaler med etiket vælge automatisk formatering af aftaler Højreklik på aftale og vælg Kategoriser Vælg fx grøn kategori Visningen i kalenderen tager nu kategoriens standardfarve For eksempel skal alle private aftaler automatisk være grønne: Vælg fanebladet Vis Vælg Vis indstillinger i gruppen Aktuel visning Vælg feltet Betinget formatering Vælg knappen Tilføj Navngiv reglen Angiv kriterier det sker efter samme retningslinjer som du anvender ved søgning: Vælg Betingelse Vælg fanebladet Avanceret Vælg knappen Felt Vælg fx Alle postfelter / Følsomhed Angiv Privat Vælg OK Angiv farve og OK Betingelsen er nu angivet og reglen oprettet. Bemærk: Når du åbner andres kalendere, anvendes de samme regelsæt på disse kalendere. Side 22

23 oprette en opgave oprette en opgave fra en mail, aftale eller andet Opgaver Vælg teksten Opgaver i mapperuden Vælg knappen Ny opgave på fanebladet Hjem Angiv de informationer der er nødvendige i forhold til opgaven og indsæt eventuelt filer Vælg det element, du vil oprette opgaven fra Træk elementet over på opgavemappen med højre museknap Slip og vælg blandt mulighederne Hvis du vil sikre, at en vedhæftet fil i mailen medtages, skal du vælge med vedhæftet fil Bemærk at du kun vil modtage påmindelse, hvis opgaven befinder sig i standard-opgavemappen Side 23

24 Søgemapper søge efter emne ud fra afsender eller fx kategori anvende søgemapper Vælg Filtrer mail i gruppen Søg på fanebladet Hjem. Vælg blandt de forskellige søgemuligheder Klik på den ønskede søgemappe, og alle mail der opfylder betingelserne vises Tilsvarende for søgemapperne Til opfølgning og Ulæst post oprette ny søgemappe Du kan anvende søgemapperne til at lokalisere andre emner efter dit behov, fx korrespondance med en bestemt afsender Højreklik på Søgemapper i mapperuden Vælg knappen Ny søgemappe Vælg den ønskede søgemappe Genvejstaster i Outlook Du finder komplet liste over genvejstaster i Outlooks hjælp. Nedenfor er angivet nogle enkelte tastaturgenveje til brug i Outlook generelt og i mail håndtering. Tastetryk CTRL+1 CTRL+2 CTRL+3 CTRL+4 CTRL+5 CTRL+6 CTRL+7 CTRL+KOMMA CTRL+PUNKTUM F6 eller CTRL+SKIFT+TAB Aktiverer Grundlæggende navigation Skifter til Post. Skifter til Kalender. Skifter til Kontaktpersoner. Skifter til Opgaver. Skifter til Noter. Skifter til mappelisten i navigationsruden. Skifter til Genveje. Næste emne (med et emne åbent). Forrige emne (med et emne åbent) Skifter mellem mappelisten og hovedvinduet i Outlook. Side 24

25 TAB Piletaster CTRL+Y PLUS eller MINUS på det numeriske tastatur. Oprettelse af et emne eller en fil: CTRL+SKIFT+T CTRL+SKIFT+C CTRL+SKIFT+L CTRL+SKIFT+X CTRL+SKIFT+E CTRL+SKIFT+J CTRL+SKIFT+Q CTRL+SKIFT+M CTRL+SKIFT+N CTRL+SKIFT+H CTRL+SKIFT+S CTRL+SKIFT+P CTRL+SKIFT+K CTRL+SKIFT+U I alle emner: Flytter mellem Outlook-vinduet navigationsruden og læseruden. Flytter rundt i navigationsruden. Går til en anden mappe. Viser eller skjuler en gruppe (når en gruppe er markeret). Aftale. Kontaktperson. Distributionsliste. Fax. Mappe. Journaloptegnelse. Mødeindkaldelse. Meddelelse. Note. Nyt Office-dokument. Meddelelse i denne mappe. Søgemappe. Opgave. Opgaveanmodning. SKIFT+F1 CTRL+S eller SKIFT+F12 ALT+S F12 CTRL+Z eller ALT+TILBAGE CTRL+D CTRL+P CTRL+SKIFT+Y CTRL+SKIFT+V CTRL+K (med Outlook som mail-editor) F7 CTRL+SKIFT+G Viser skærmtip til det aktive emne. Gemmer. Gemmer og lukker. Sender. Gemmer som. Fortryder. Sletter. Udskriver. Kopierer emne. Flytter emne. Kontrollerer navne. Kører stavekontrol. Markerer til opfølgning. Side 25

26 ALT+D CTRL+ENTER (kun med Outlook som mail-editor) F3 eller CTRL+E F4 SKIFT+F4 CTRL+SKIFT+F CTRL+SKIFT+P F2 I mails: CTRL+SKIFT+I CTRL+SKIFT+O CTRL+TAB (med fokus i linjen Til) og derefter TAB til knappen Konti CTRL+ENTER CTRL+R CTRL+SKIFT+R CTRL+SKIFT+I CTRL+ SKIFT+S CTRL+M eller F9 PIL OP PIL NED ALT+PIL OP ALT+PIL NED CTRL+N CTRL+SKIFT+A CTRL+SKIFT+O INS CTRL+SKIFT+G CTRL+Q Videresender. Sender til alle/inviterer alle. Søger efter emner. Søger efter tekst i emner. Finder næste i en tekstsøgning. Bruger Avanceret søgning. Opretter en ny søgemappe. Slår redigering af et felt til (med undtagelse af i ikonvisning). Skifter til Indbakke. Skifter til Udbakke. Vælger den konto, der skal sendes en meddelelse fra. Sender. Besvarer en meddelelse. Besvarer alle i en meddelelse. Viser blokeret eksternt indhold (i en meddelelse). Sender til en mappe. Kontrollerer, om der er nye mails. Går til næste meddelelse. Går til forrige meddelelse. Går til rækken ovenfor (meddelelse eller gruppeoverskrift). Går til rækken nedenfor (meddelelse eller gruppeoverskrift). Åbner en modtaget meddelelse. Viser adressekartoteket. Konverterer en HTML- eller RTF-meddelelse til almindelig tekst. Føjer et flag til en meddelelse. Viser dialogboksen Marker til opfølgning. Markerer som læst. Side 26

27 Side 27