5TIPS TIL BEDRE OUT- SOURCING OG FACTORING

Transkript

1 Sparringpartner Økonomiske udfordringer kræver sparring DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONCE FRA MEDIAPLANET Talentjagt Søg it-ekspertisen i Asien Factoring Tegn forsikring på dine fordringer Nr. 7 / Marts 09 OUTSOURCING 5TIPS TIL BEDRE OUT- SOURCING OG FACTORING FOKUSER PÅ KERNEFORRETNINGEN OG OPNÅ BESPARELSER Stærkere pengestrømme med factoring. Med en factoringaftale kan virksomheden styrke sin likviditet. It-hosting Skab en ny begyndelse med ithosting Observation Udlandet Wis The food nonsecte: that Feum Succesrig iriure ver outsourcing kræver ullum do et commodo makes your children lorer smart ver edit nulla, planglægning dolor nibh eiusmod iriure. TORBEN PEDERSEN Kører du også på grønne plader? Hvis ikke, så læs mere om, hvordan du kan spare op til 15-20% på brændstof og C0 2 og kan gøre en sund forretning. Besøg

2 2 MARTS 09 DENNE TEMAAVIS ER EN ANNONCE FRA MEDIAPLANET UDFORDRINGER Gør det, du er bedst til! VI ANBEFALER SIDE 8 Claus Bo Nielsen Salgsdirektør i TDC Hosting. Hvis virksomheden har aktiviteter i forkellige dele af verden, vil der være behov for at sikre it-driften 24-timer i døgnet Selv om Danske Bank har fået skrammer, er slogan et Gør det, du er bedst til! mere rigtigt end nogensinde - og man kan jo stryge Det gør vi! Navnlig i en forandringstid, hvor markedet for mange er for nedadgående, er det vigtigt at identificere virksomhedens kerneopgaver og frigøre sig mest muligt fra det udenom enten ved at skære det væk eller ved at outsource. Outsourcing er på ingen måde nyt. Men drivkræfterne har været forskellige, lige fra udsigten til driftsbesparelser, aflastning af ledelsen fra at skulle beskæftige sig med biting samt ikke mindst vanskelighederne med at tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere. Og eksemplerne er mange fra rengøring, it-drift og kopiering til komplicerede udviklingsopgaver, bygningsvedligeholdelse og energistyring, samt eksempler, hvor hele driften af en virksomhed overdrages til en ekstern part. Forretningsprocesser Et nyt spændende område er outsourcing af forretningsprocesser, hvor den eksterne partner overtager f.eks. hele regnskabs- og lønadministrationen med tilhørende medarbejdere og de bagvedliggende it-systemer. Den driftsøkonomiske logik er simpel: Outsourcingpartneren fokuse rer alene på én del af virksomhedens mange opgaver og kan derfor optimere denne opgave og gøre det mere spændende for de involverede medarbejdere, der oplever en større opmærksomhed om netop deres indsats. Det var jo kun en birolle, de havde i det oprindelige selskab, medens outsourcingpartneren kan tilbyde faglig tilfredsstillelse og karriereudvikling for netop det område, som den pågældende beskæftiger sig med. Det gælder navnlig for mere komplekse opgaver som it-drift og -udvikling. Forberedelse og forventningsafstemning Finanskrisen og den deraf følgende mangel på likviditet er en ny anledning til at genoverveje outsourcing: Hvorfor investere i servere og programmer og dermed belaste sin likviditet hvis man kan indgå en serviceaftale med leverandøren, der leverer ydelserne over nettet som Af Tom Togsverd Direktør i DI ITEK Finanskrisen og den deraf følgende mangel på likviditet er en ny anledning til at genoverveje outsourcing. software-as-a-service? Jeg hører for tiden rigtigt mange eksempler på stigning i serviceforretningen, medens salget af bokse går trægere. Jamen, er der slet ikke nogen problemer med outsourcing? Og hvorfor går nogle virksomheder tilbage og hjemtager opgaver?? Som i alle andre forretningsforhold handler det om forberedelse samt forventningsafstemning. Hvis du ikke har styr på dine egne processer og kvalitetsmål, kan du heller ikke forvente, at den eksterne leverandør kan få det. Samtidig skal man fastholde én kompetent person på området (eller ansætte en ny), der kan varetage dialogen med leverandøren, herunder sikre opfølgning samt vedligeholdelse af den indgåede kontrakt. Også for leverandøren er det vigtigt med en direkte linje til en beslutningsdygtig person, så man kan få afklaret de problemer og spørgsmål, der uvægerligt vil opstå under et outsourcingforløb. Outsourcing-virksomhederne er klar og venter kun på, at erhvervslivet og den offentlige sektor kommer ud af starthullerne. Lad os se at komme i gang! Outsourcing til udlandet s. 4 En succesrig outsourcing kræver megen planlægning. BPO øger fleksibilitet s. 9 Outsourcing er ikke problemfrit og kan blive meget dyr, hvis det ikke fungerer. Vi skaber succes for vores læsere og samarbejdspartnere. OUTSOURCING 7. UDGAVE, MARTS 2009 Adm. direktør: Jimmi Femö Redaktionschef: Anja Christensen Projektleder: Christian Flodén Tlf.: christian.floden@mediaplanet.com Forretningsudvikler: Lasse Juhl Layout & repro: Lisa Tallbacka Tekster: Jan V. Lausen & Elon Ulf Cohn Distribueret med: Jyllands-Posten, marts 2009 Print: Trykcentralen Mediaplanet kontaktinformation: Telefon: Fax: info.dk@mediaplanet.com Web: Mediaplanet arbejder for at skabe nye kunder til vores annoncører ved at tilbyde vores læsere et redaktionelt indhold af høj kvalitet, der motiverer dem til at handle. B D Tlf Telefax Jernbanegade 7 Hammerum 7400 Herning Bruun & Dalgaard Registreret revisionsselskab bd.herning@bruun-dalgaard.dk Registrede Revisorer FRR Din personlige samtalepartner Praktiske problemløser og økonomisk rådgiver! Hvis det skal køre godt...

3 Fyld kassen hurtigt med dine kundefordringer den mest komplette løsning til virksomheder der vil vokse og fokusere på sin kerneforretning. Udover finansiering og bedre likviditet hjælper vi dig med alt fra faktura til inkasso. Vi gør det vi er bedst til, og du får mulighed for at drive din virksomhed mere effektivt. I langt de fleste virksomheder er store beløb bundet i udestående kundefordringer. Med PayEx Fakturaservice kan du hurtigt få forbedret likviditeten og samtidig effektiviseret dine regnskabsrutiner. Fakturering, og ikke mindst opfølgning på indbetalingerne, tager lang tid. Du har sikkert oplevet, at flere af dine kunder ikke betaler, når de skal. Med PayEx Fakturaservice er problemet ude af verden. Vi tager os af alt, fra udsendelse til opfølgning på fakturaerne, og gør det på en sådan måde, at det ikke går ud over dine kunderelationer. VI ER EKSPERTER PÅ BETALINGER. Mellem virksomheder. Mellem mennesker. Mellem mennesker og virksomheder. Besøg

4 4 MARTS 09 NYHEDER Outsourcing kræver tid og ressourcer, som kan være umulige for mindre virksomheder at mobilisere, advarer Dansk Industri. Derfor kan mindre virksomheder, som ikke har ressourcerne in-house, iværksætte outsourcing via en 3. part, som har specialiseret sig i outsourcing. Viking Life Saving Equipment A/S opererer i beklædningsindustrien, som i mange år har været præget af outsourcing. I begyndelsen af 1990 erne startede virksomheden outsourcing i Polen for at styrke konkurrenceevnen inden for udvalgte aktiviteter. Netop casen giver et godt et indblik i de overvejelser en virksomhed skal igennem, inden den beslutter en udflytningsstrategi. Ledelsen får en række anbefalinger til de mange overvejelser og udfordringer, som en virksomhed vil møde på sin vej til en succesfuld outsourcing. DENNE TEMAAVIS ER EN ANNONCE FRA MEDIAPLANET OUTSOURCING TIL UDLANDET Spørgsmål: Er det ligetil at outsource til udlandet? Svar: En succesrig outsourcing kræver megen planlægning. UDVIKLING I UDLANDET. Virksomheder, der placerer selve produktionen i udlandet, bliver bedre til at fokusere på udvikling og de mere værdiskabende aktiviteter i Danmark, mener professor Torben Pedersen fra Center for Strategi og Globalisering ved Copenhagen Business School. FOTO: OLE CHRISTIANSEN TIPS Outsourcing Outsourcing er ikke et nyt begreb. Outsourcing har eksiste- 1 ret så længe man har handlet med varer og tjenesteydelser Advokatbistand Det er kun de allerstørste virksomheder, der i virksomheden 2 har en egentlig juridisk afdeling. Alle andre outsourcer denne tjeneste til advokater. Regnskab På samme vis og her gælder 3 det også de største outsourcer virksomheder i dag hele økonomifunktioner, debitorstyring med mere. It Informationsteknologien er 4 blevet mere og mere kompleks og ressourcekrævende. Det er derfor, at mange virksomheder i dag outsourcer it-drifter til eksperter. Produktion Mange danske virksomheder 5 outsourcer produktionen og koncentrerer sig om udvikling i moderselskabet. En del produktion flyttes til udlandet, hvor omkostningerne er mindre. 1TIP PLACER DE VIDENTUNGE OPGAVER I DANMARK I front En ca. halv år gammel analyse fra Økonomi- og Erhvervsministeriet viser, at hver femte virksomhed i private erhverv har flyttet aktiviteter til udlandet i perioden 2001 til Det er mere end virksomhederne i de lande, vi normalt sammenligner os med. Daværende økonomi- og erhvervsminister Bendt Bendtsen sagde ved offentliggørelsen: Vi kan glæde os over, at danske virksomheder ligger i front med outsourcing. Analysen viser, at dansk erhvervsliv skaber ekstra værdier og styrker indtjeningen ved at lave det, de er bedst til, og udflytte de arbejdsopgaver, som andre lande kan udføre billigere. Al erfaring viser, at højere værdiskabelse i virksomhederne før eller siden skaber øget velstand for os alle i Danmark. Og alene danske fødevarevirksomheder har tilsammen investeret for 6 mia. kr. i udlandske outsourcingaktiviteter om året siden Dermed er de ifølge en undersøgelse med til at skabe danske job og øge dansk konkurrenceevne. Fødevaremarkedet bliver stadig mere internationaliseret. Det afspejler sig bl.a. i, at danske fødevarevirksomheder står for en forholdsvis stor andel af de internationale investeringer, siger økonom i Landbrugsraadet, Klaus Jørgensen. De udenlandske investeringer gavner dansk økonomi. Ifølge en undersøgelse fra Handelshøjskolen i København klarer virksomheder sig bedre, hvis de outsourcer. Samtidig skaber det flere danske job til højtuddannede, når en virksomhed placerer produktion i udlandet. For virksomhederne, der placerer selve produktionen i udlandet, bliver bedre til at fokusere på udvikling og de mere værdiskabende aktiviteter i Danmark. Og derfor mener undersøgelsens leder, professor Torben Pedersen, at investeringer i udlandet er noget, Danmark bør have mere af for det løfter Danmarks konkurrenceevne. Analyserne i fra Økonomi- og Erhvervsministeriet viser også, at det primært er kerneaktiviteter, som flyttes fra Danmark til udlandet. Men også vigtige funktioner som forskning og udvikling er genstand for outsourcing. Jeg finder det afgørende, at det er attraktivt at placere videntunge arbejdsopgaver i Danmark, siger daværende minister Bendt Bendtsen. ELON ULF COHN, LC&S COHN S KONTOR SPØRGSMÅL & SVAR Hvorfor forbindes leasing med outsourcing? Vi har gennem en årrække set en globalt stigende tendens til, at flere og flere virksomheder vælger at outsource driften og administrationen af forskellige aktiver som f.eks. firmabiler, maskiner, ejendomme og itløsninger. Frem for selv at finansiere disse aktiver, vælger virksomhederne typisk at lease dem, herunder at indbygge en række fordelagtige ekstra services i leasingaftalerne. På den måde er leasing en fleksibel form for outsourcing, som baner vejen for, at virksomheder kan fokusere på deres kerneforretning. Er leasing en ydelse, som flere benytter sig af i krisetider? Nej, leasing rummer de samme fordele i gode som i mindre gode tider. Når det er sagt, betyder den aktuelle finansielle situation, at flere virksomhedsledere har fokus på virksomhedens aktuelle lånefinansiering og risikoforpligtelser. I den sammenhæng ser mange leasing som et godt alternativ, fordi du kender dine omkostninger og din finansielle risiko, samtidig med, at virksomhedens likvidi-tet og balance styrkes. Hvilken type leasingaftale er det klogest at vælge? Det er i virkeligheden et temperamentsspørgsmål. Hvis man som virksomhed alene er på udkig efter ren finansiering mod til gengæld selv at stå for servicering af udstyret og have risikoen på aktivet ved aftalens udløb, bør man vælge finansiel leasing. Ønsker man den mere rendyrkede outsourcing, hvor man overlader administration, servicering, reparationer og salg af aktivet til andre, bør man vælge en operationel løsning. Derimellem vil man ofte kunne få skræddersyede løsninger, der kombinerer begge dele. Er det ikke dyrere at lease end at eje? Det er klart, at det månedlige afdrag på eksempelvis et billån kan være lavere end en månedlig leasingafgift. Til gengæld inkluderer leasingafgiften oftest en række ekstra services som dækskift og service, som ikke er med i afdraget på dit billån. På den måde er en direkte sammenligning på pris det samme som at sammenligne æbler med pærer. TALSPERSON: HENRIK BECH-HANSEN, Adm. direktør, Nordania Leasing

5 NYHEDER DENNE TEMAAVIS ER EN ANNONCE FRA MEDIAPLANET Sparring kræver kendskab Spørgsmål: Får små- og mellemstore virksomheder tilstrækkelig udbytte af outsourcing? Svar: Ja, når de målrettet køber de rette ydelser. Det handler om at finde den rette rådgiver, eksempelvis den revisor, der er aktiv og realistisk i sine vurderinger, løser opgaverne til tiden og står klienterne bi i medgang og modgang. Det sikrer de ypperligste vilkår i samarbejdet, gensidig tillid. Økonomiske udfordringer kræver en god sparringspartner. Derfor skal en revisor kunne identificere klienternes behov, og uden problemer kunne indgå i et samarbejde med de øvrige rådgivere f.eks. advokater eller banker. Altid med kunden i centrum, skriver AP revisorer Egentlig outsourcing af økonomifunktioner er relevant både for den store produktionsvirksomhed med ansatte og servicevirksomheden med 15 medarbejdere. Begge typer virksomheder kan med fordel outsource hele eller dele af økonomifunktionen til en revisor, der tilpasser løsninger individuelt til virksomhedens specifikke behov. Mange revisionsvirksomheder har ydelseskoncepter til alle størrelser virksomheder, lige fra den mindste bogholderiopgave til outsourcing af en økonomifunktion. Det handler om at kunne løse alle praktiske opgaver for kunderne inden for disciplinerne bogholderi, økonomi, regnskab og løn, forklarer Carsten Brendstrup, der er leder af KPMG s outsourcingvirksomhed KPMG Net Source A/S. BREDE YDELSESKONCEPTER. Det handler om at kunne løse alle praktiske opgaver for kunderne inden for disciplinerne bogholderi, økonomi, regnskab og løn, forklarer Carsten Brendstrup, leder KPMG Net Source A/S. Brugerret For mindre og mellemstore virksomheder, der står foran valget mellem at skulle investere i et nyt økonomisystem eller at opdatere det eksisterende, kan en løsning, hvor der ikke købes, men blot lejes en brugsrettighed til et system være et fornuftigt alternativ. Fordelene ved en ASP-løsning Application Service Provider-løsning er, at en it-investering konverteres til en variabel omkostning, og at virksomhedens behov for drift- og vedligeholdelse af hardware og applikationer reduceres. Med en ASPløsning afvikles økonomisystemet 2TIP FIND EN REALISTISK RÅDGIVER, DER KAN SAMARBEJDE på centrale servere, og brugernes adgang til systemet sker via faste linjer eller internettet. Der foretages automatisk backup og systemopdatering, ligesom virksomheden almindeligvis har adgang til helpdesk og telefon hot-line for en fast pris pr. måned. Ved at outsource hele eller dele af sin økonomifunktion frigør virksomheden ressourcer, der i stedet kan sættes ind på forretningsområder med indtjeningspotentiale. En outsourcing tilfører yderligere virksomheden værdier som blandt andet kan være kontraktstyring af ydelser, dvs. formulering af klare mål og ønskede resultater. Hertil kommer besparelsen, når ydelsen er tilpasset virksomhedens behov og naturligvis den stabile og regulære udførelse af opgaverne helt uafhængigt af fravær og personaleudskiftning. ELON ULF COHN LC&S COHNS KONTOR APS 4 BEDSTE TIPS MARTS Outsourcing kan opfylde meget forskellige behov. Derfor er den hyppigste årsag til, at outsourcing-projekter ikke fungerer, at virksomheden ikke har gjort sig de nødvendige strategiske overvejelser. 2 Der kan opstå situationer i fremtiden, hvor virksomheden selv vil løse den outsourcede opgave. Det er derfor værd at overveje en exit-strategi allerede inden samarbejdet begynder herunder hvordan den skal påvirke kontrakten. 3 Outsourcing af opgaver eller funktioner kan få konsekvenser både internt i virksomheden og i forhold til virksomhedens interessenter. Kontrakten bør derfor have balance mellem praktiske hensyn og behovet for at bevare kontrollen. 4 Outsourcing giver let anledning til frygt for fyringer eller utryghed over for ændringer i arbejdsforholdene. Det kan bekæmpes ved informere medarbejderne så tidligt. kpmg.dk 09018

6 6 MARTS 09 DENNE TEMAAVIS ER EN ANNONCE FRA MEDIAPLANET NYHEDER It-talentjagt i Asien 3TIP SATS PÅ PRO DUKT- UDVIKLING, OG BEVAR OPBYG- GET VIDEN Spørgsmål: Hvad skal man tænke på, når man beskæftiger sig med offshoring af it-udvikling? Svar: Det handler først og fremmest om at fi nde folk med de rette talenter ikke at få billigere arbejdskraft. Mindre og mellemstore danske virksomheder kan have svært ved at tiltrække it-udviklere med tilstrækkeligt talent og erfaringer. Det skyldes bl.a. at karrieremulighederne er begrænsede. Et alternativ kan være at søge ekspertisen i Asien, hvor det er attraktivt at arbejde for danske virksomheder på grund af den skandinaviske virksomhedskultur, og fordi det giver prestige. Men succes af offshoring er afhængig af, at det ikke alene er de økonomiske overvejelser, der er afgørende for beslutningen, forklarer Mark Vedel, der er stifter af og direktør for Vedel IT Services i Malaysia. Det går ofte galt, når virksomheder rekrutterer de billigste medarbejdere, f.eks. folk der kommer direkte fra universitetet, forklarer Mark Vedel, der peger på, at effektivitet i udviklingsarbejde er afhængig af, om man anvender udviklere som har tilstrækkelig med både teknisk og forretningsmæssig indsigt. En anden klassisk fejl er ifølge Mark Vedel at betragte software-udvikling som kortere, enkeltstående projekter, med det resultat at den erfaring, som udviklingsteamet kollektivt har samlet sammen, forsvinder, den dag det opløses. BEST PRACTISES. Fokus er igen på omkostninger som den mest betydningsfulde faktor i valget af outsourcing. Men både leverandør og kunde bør sikre sig, at alle outsourcingaftaler lever op til best practises, siger Martyn Hart, formand for National Outsourcing Association. Offshoring er bedre egnet til kontinuerlig produktudvikling end til projektudvikling, hvor gruppen opløses, når milepælene for det igangværende projekt er nået. Ved at satse på produktudvikling bevarer man den viden, der er opbygget viden der indgår som en del af produktet, og som er grundlaget for den fremtidige udvikling af det, understreger Mark Vedel, der tilføjer, at det kan være en katastrofe at opløse et udviklingsteam, fordi netop udviklingen er den kostbare del af softwaren. Virksomheden bør se produktudviklingen som noget langsigtet, siger Mark Vedel. Prisen i fokus Den britisk baserede organisation National Outsourcing Association, der i 2006 udpegede Malaysia som det bedste outsourcing-knudepunkt, forudser, at den økonomiske krise vil øge konkurrencen om outsourcing. Det vil bl.a. medføre, mener organisationen, at udbyderne vil koncentrere sig mere om individuelle frem for branche-specifikke løsninger, at arbejdet med at uddanne og fastholde de bedste medarbejdere vil blive intensiveret og at virtuelle platforme, web 2.0-løsninger, shared services og andre samarbejdsformer vil stige i popularitet. Disse samarbejdsformer og -teknologier vil imidlertid også øge virksomhedernes risici og TIPS Malaysia satser på it It er et af de områder, Malaysia 1 satser på erhvervsmæssigt. Desuden er der en lang tradition for at arbejde med it, så det er ikke svært at finde udviklere med 5, 10, 15 eller flere års erfaring. Mange europæiske og amerikanske virksomheder har afde- 2 linger for it-udvikling i Malaysia, hvilket har medført, at landet har mange seniorudviklere med international erfaring. De fleste it folk er uddannet på 3 universiteter, der arbejder sammen med universiteter i Europa og dermed behovet for at sikre sig gennem bedre kontrakter, ekstern ekspertbistand o.s.v. Men økonomi er den væsentligste faktor Fokus er igen på omkostninger som den mest betydningsfulde faktor i valget af outsourcing, og slutbrugerne vil presse leverandørerne til at levere det højeste serviceniveau til den laveste pris. Men både leverandør og kunde bør sikre sig, at alle outsourcingaftaler lever op til best practises, siger Martyn Hart, formand for National Outsourcing Association, der bl.a. beskæftiger sig med lobbyisme og branchestandarder inden for outsourcing. JAN V. LAUSEN/COHN S KONTOR USA ligesom mange gennemfører en del af deres uddannelse i lande som USA, Storbritannien og Australien. 4 Veluddannede folk i Malaysia er gode til at tale og skrive engelsk og har et vestligt orienteret kulturelt udsyn, så kulturelle forskelle er ikke en hindring for effektiv kommunikation. 5 Malaysia har en for regionen høj grad af internetbrug. Ifølge Ministeriet for Energi, Vand og Kommunikation er målet at halvdelen af alle husstande har internetforbindelse i Software udvikling i Malaysia Vedel IT opretter faste udviklingsafdelinger til danske software virksomheder, der udvikler standard software løsninger. Dygtige udviklere kan være 10 gange mere effektive end almindelige udviklere. Ved hjælp af headhunting og tests finder vi de bedste medarbejdere. Vi har lokal dansk ledelse. Vi kan også sælge jeres løsninger i Sydasien. Hvis du er interesseret i at høre mere så ring til Mark Vedel på eller send en til mbv@it-malaysia.com

7 Zalaris HR Services er et nordisk selskab som tilbyder et komplet spekter af innovative og omkostningseffektive HR Outsourcing (HRO) og konsulenttjenester til større nordiske og internationale virksomheder. Vores store styrke er at vi er nordisk baseret, og derfor kan servicere Zalaris HR Services er et nordisk selskab som tilbyder et komplet spekter af innovative og omkostningseffektive HR Outsourcing (HRO) og konsulenttjenester til større nordiske og internationale virksomheder. Tilbuddene kunderne i flere lande eksempelvis Codan mfl. Zalaris kan tilbyde administrationspakker, hvor både løn og eksempelvis rejseadministration og andre administrative opgaver løses uden besvær for kunden.. Zalaris benytter webbaserede løsninger fra SAP som kernen i sine løsninger, dvs. at man som kunden har adgang til alle medarbejderoplysninger, rapportværktøj, medarbejdersamtaler mv..og når Zalaris afgiver tilbud på opgaver, inkluderer man en række ekstra services, så der ikke kommer overraskelser senere. Det er en fordel for kunden, at vi har alt indeholdt i prisen fra start. I mange tilfælde vil kunden ellers risikere, at der hen ad vejen opstår ekstraregninger, som de ikke har forudset. Derfor er vi måske lidt dyrere fra start, men i længden er vi meget konkurrencedygtige, hvilket også en lang række store og små kunder har inkluderer outsourcing og indset, drift af understreger løn og administrative Jan Hagedorn. Tilbuddene inkluderer outsourcing og drift af løn, administrative personale processer samt konsulenttjenester forud for implementering personale processer samt konsulenttjenester forud for kunderne at reducere omkostningerne samt for personaleafdelingen at have fokus på strategisk personalearbejde, såsom ressourceplanlægning samt kompetence- og organisationsudvikling. implementering af SAP HR. Det gør det muligt for kunderne at reducere omkostningerne af SAP HR. Det samt gør for det personale- muligt for afdelingen at have fokus på strategisk personalearbejde, såsom ressourceplanlægning samt kompetence- og organisationsudvikling. Zalaris benytter webbaserede løsninger fra SAP som kernen i sine løsninger. Zalaris overtager alle funktioner med relation til lønadministration og rutinepræget personaleadministration. Kunderne spænder fra, DHL, Codan til Yara og Siemens, og Zalaris står i dag for lønkørslerne for medarbejdere hos 85 kunder i Norden. Zalaris overtager alle funktioner med relation til lønadministration og rutinepræget personaleadministration. Kunderne spænder fra Nordea, DHL, Goodyear til Yara og Siemens, og Zalaris står i dag for lønkørslerne for Også andre medarbejdere services hos 80 kunder i Norden. Zalaris tilbyder også kunden selv at stå for sine lønindtastninger. I dette tilfælde tager Zalaris ansvar for alle afregninger, alle indberetninger, print og kuvertering samt alle opdateringer såvel systemmæssige som lovmæssige. Derved er det Zalaris, der står for systemets drift. Foruden outsourcing af lønløsninger tilbyder Zalaris også vikarservice med veluddannede lønfolk, ligesom IT-løsninger med tilhørende instruktion også sælges direkte til kunderne. Det er oftest lette netløsninger, men langt de fleste kunder vælger simpelthen at lade Zalaris stå for administrationen. Det er naturligvis en opgave, der kræver tillid, da vi jo har et stort ansvar for dels firmaets forhold til de ansatte, der skal have deres løn, dels et indblik i virksomhedens interne forhold. Derfor lægger vi stor vægt på at sikre klart definerede roller, når vi laver en kontrakt. Vi styrer nøje, hvem der har adgang til systemerne, vi opdaterer til de nyeste versioner, og vi kan printe, kuvertere og sende lønsedler for kunderne med deres eget logo, så medarbejderne slet ikke mærker, at funktionen er outsourcet. Vi har også kvalitetssystemer, der gør det muligt at spore fejl og rette dem tidligt, siger direktøren. Zalaris HR Services har kompetencer inden for forskellige forretningsområder: Zalaris HR Services har kompetencer inden for forskellige forretningsområder: Business Process Outsourcing (BPO) Outsourcing af komplette funktioner til: Business Lønadministration Process Outsourcing (BPO) Outsourcing af komplette funktioner til: Udgiftsstyring Tid Lønadministration og mødetid Administration Udgiftsstyringaf medarbejderordninger Levere Tid og service mødetid i henhold til leveringskontrakt (SLA) Levere Administration personale af og medarbejderordninger organisation, der sikrer service Levere service i henhold til leveringskontrakt (SLA) Applikations-serviceudbyder Levere personale og organisation, (ASP) der sikrer service Udvikle integreret SAP HR-løsning med Internet- og WAP-grænseflader Applikations-serviceudbyder Levere adgang for HR-applikation (ASP) til klienters Wide Area Network (WAN) i henhold til leveringskon-trakt (SLA) Ansvarlig Udvikle integreret for alle hardware-, SAP HR-løsning software- med og Internet- netværksomkostninger og WAP-grænseflader Kunderne Levere adgang har også for mulighed HR-applikation for at til vælge klienters vores Wide anden Area løn Network løsning (WAN) fra Lessor. i henhold til leveringskon-trakt (SLA) Ansvarlig for alle hardware-, software- og netværksomkostninger SAP HR-lønadministrationssupport Kunderne har også mulighed for at vælge vores anden løn løsning fra Lessor. Support og helpdesk til selskaber med egne SAP HR- og lønadministrations-applikationer Mindre modifikationer og forbedringer SAP HR-lønadministrationssupport Support og helpdesk til selskaber med egne SAP HR- og lønadministrations-applikationer Mindre modifikationer og forbedringer

8 8 MARTS 09 NYHEDER DENNE TEMAAVIS ER EN ANNONCE FRA MEDIAPLANET 4TIP KONSOLIDER VIRKSOMHE- DENS IT-LØS- NINGER CRM & ERP Spørgsmål: Hvad glæde har jeg af CRM og ERP? Svar: Øget produktivitet og lønsomhed. Det var de store virksomheder med daglige operationer så mangfoldige som himlens stjerner og strandens sandkorn, der var kunder til informationsteknologiens CRM og ERP løsninger oprindeligt. It-hosting kan blive en ny begyndelse Spørgsmål: Der er en øget interesse for at benytte hostingløsninger. Hvilke fordele har ekstern it-drift? Svar: Hosting kan være en måde at fl ytte ressourcer til at udvikle de forretningsunderstøttende elementer i virksomhedens it fra en permanent tilstand af itkriseløsning. INDBLIK Økonomiske overvejelser er en vigtig faktor i virksomhedens overvejelser om at anvende ekstern hosting af itløsninger, men der en lang række andre forhold, der også skal tages hensyn til. Udgangspunktet er at sikre tilgængelighed til virksomhedens data. Det kræver, at de nødvendige færdigheder er til stede til at udvikle og vedligeholde virksomhedens it, og at beredskabet svarer til virksomhedens behov. Som eksempel nævner salgsdirektør i TDC Hosting, Claus Bo Nielsen, den indflydelse globaliseringen har. Hvis virksomheden har aktiviteter i forskellige dele af verden, f.eks. ved at have produktion i Kina, så vil der være behov for at sikre it-driften 24-timer i døgnet. I det hele taget er der en tendens til, at kravene til it-driftsikkerhed øges. Bl.a. er det i dag blevet et almindeligt led i revisorernes gennemgang af virksomheden at foretage en vurdering af it-driften ud fra et sikkerhedsmæssigt aspekt. Der er i det hele taget et øget krav til governance omkring it: Gør vi det FAKTA Hosting kan være en måde at reducere virksomhedens sekundære aktiviteter, så den i højere grad kan koncentrere sig om de egentlige forretningsområder. Sikkerheden for hostingcentre omfatter bl.a. de fysiske rammer, strømforsyning, brandalarmering- og slukning samt køling og adgangskontrol. Hertil kommer kvalitet og dimensionering af netforbindelsen mellem centret og kunden. Kvalitetskrav, som en del af aftalen mellem hostingvirksomheden og kunden, gør det muligt at kontrollere den leverede kvalitet. Kravene kan omfatte elementer Der er i det hele taget et øget krav til governance omkring it: Gør vi det rigtige. Claus Bo Nielsen Salgsdirektør i TDC Hosting rigtige, forklarer Claus Bo Nielsen. Frisk start Overgangen til en hostet løsning vil som rapportering, fejlsituationer og fejludbedring, oppetid og service. Grundig analyse er en forudsætning for den optimale løsning. Formålet med analyseprocessen er både at finde den rette hostingløsning og minimere risiciene ved at overflytte it-driften til en ekstern partner. Faste aftaler om outsourcing og hosting er med til at sikre mod uforudsigelige udgifter, så it-budgettet bliver holdt. BEHOV FOR SIKRING. Hvis virksomheden har aktiviteter i forskellige dele af verden, f.eks. ved at have produktion i Kina, så vil der være behov for at sikre it-driften 24-timer i døgnet, forklarer Claus Bo Nielsen, salgsdirektør i TDC Hosting. ofte betyde en hovedrengøring af virksomhedens it-løsninger. Det er en naturlig anledning til at se efter, om virksomhedens it er slidt i kanten, så begrænsninger og andre alderdomsproblemer begynder at gøre sig gældende: Det er en anledning for virksomheden til at stoppe op og konsolidere itløsningerne, så man kan starte på et nyt grundlag, siger Claus Bo Nielsen, der yderligere peger på, at i forbindelse med en hosting kan anvende erfaringerne fra andre kunder ved opbygningen, så man kommer eventuelle problemer i forkøbet. Når der er stor interesse for hosting i dag, skyldes det bl.a. udviklingen hen mod, at hardware er blevet billigere, mens administrationen af it-driften bliver stadig dyrere, samt at teknologi i form af internettet har været med til at gøre det både lettere og billigere at have it-driften placeret eksternt. Mens de største virksomheder har en tradition for at outsource inden for it, så kommer den øgede interesse især fra mellemstore virksomheder, der hidtil har troet, de var for små til eksterne løsninger, og små virksomheder, der kan have en økonomisk fordel i anvende eksternt placerede standardløsninger, f.eks. økonomisystemer. JAN V. LAUSEN/COHN S KONTOR Og det var så dengang! I dag er de små og mellemstore virksomheder også blevet! marked for de omfattende it-løsninger. For CRM og ERP giver overblik og konkrete besparelser på driften. Systemer lægger virksomhedens rutiner i faste rammer og giver det overblik over transaktioner, som både revisor og banken nærmest forlanger i dagens marked. CRM og ERP er for mange økonomiansvarlige netop de systemer, de ønsker sig: Et moderne økonomisystem med effektive rutiner til planlægning, økonomistyring og analyse, som smidigt tilpasser sig ændringer og udvikling i virksomheden eller omgivelserne, siger marketingchef Poul Høgholt fra Agresso Danmark A/S. Med informationsteknologien får virksomhedens ledere på alle niveauer mere tid til de nødvendige kontrol- og analyseprocesser og økonomistyring generelt. Fastholdelse CRM vil ofte være meget økonomisk effektivt, da prisen! for at fremskaffe en ny kunde oftest langt overstiger prisen på at holde eksisterende kunder tilfredse. CRM skal i mange brancher ses som marketing mod de eksisterende kunder, dvs. en styring af det traditionelle marketingmix mod kunderne. CRM giver hurtig adgang til beslutningsgrundlag ved hjælp af gode online spørge- og rapporteringsværktøjer, siger Poul Høgholdt. CRM er i en bredere forstand at opnå det nødvendige kendskab til kunderne, for derigennem at kunne servicere dem optimalt. Rådgivning De fleste virksomheder står! imidlertid uden større erfaring med ERP-markedet, og for at undgå dyre lærepenge har man ofte brug for både rådgivning og vejledning i alle de forhold, der er forbundet med at investere i nyt ERP, forklarer Flemming Østergaard fra Atomic Software. Det er vigtigt at lægge et realistisk budget, når virksomheden vil implementere ERP. For det er ikke alene anskaffelsen, der koster penge. Der skal også budgetteres med forbrug og vedligeholdelse. JAN V. LAUSEN/COHN S KONTOR

9 NYHEDER DENNE TEMAAVIS ER EN ANNONCE FRA MEDIAPLANET MARTS 09 9 Virksom hedens fleksibilitet Outsourcing er ikke problemfrit og kan blive meget dyr, hvis det ikke kommer til at fungere. BPO Business Process Outsourcing der har eksisteret i mange år, er netop nu meget populært godt hjulpet på vej af de teknologiske muligheder for fysisk at placere funktioner udenfor virksomheden. Men BPO er også populært fordi det som strategisk værktøj passer godt til ønsket om magre, fleksible organisationer, der koncentrerer sig om sine kerneområder, ved at lade eksterne virksomheder udføre opgaver, der ikke betragtes som en del af virksomhedens primære aktiviteter. På det administrative område bestod de tidligste eksempler på BPO typisk i udførelse af lønningsregnskab og andre opgaver, der var karakteriseret af mange, repetitive processer, mens det i dag ikke er ualmindeligt med outsourcing af områder som regnskab, HR og kundeservice. Men det er et område, der medfører en vis risiko, bl.a. fordi det kan være meget kostbart at skulle finde alternativer eller evt. genetablere en afviklet funktion, hvis outsourcingen af en eller anden grund ikke fungerer. Ifølge professor Aron Wharton er der tre typer af risici forbundet med outsourcing: Operationel risiko, der omfatter faldende standarder og manglende kontrol over omkostninger mv., og strategisk risiko, der vedrører sikkerhed, fortrolighed og beskyttelse af rettigheder. Endelig er der sammensatte risici, der kan få længerevarende konsekvenser, f.eks. hvis virksomheden helt mister evnen til at udføre visse processer, fordi den drænes for nødvendig talent og viden. JAN V. LAUSEN/COHN S KONTOR FOTO: ISTOCKPHOTO Check-in for IT-afdelinger med vokseværk Flyt din IT-afdeling til TDC Hosting Sms HOST til 1231, hvis du vil vide mere om driftsikker outsourcing af din samlede IT løsning tlf.: tdchosting.dk

10 10 MARTS 09 INSPIRATION DENNE TEMAAVIS ER EN ANNONCE FRA MEDIAPLANET Spørgsmål: Skal mit bogholderi tilpasses factoring? Svar: Nej, factoring udbyderen kan også overtage alle bogholderifunktioner. Stærkere pengestrømme med factoring LEDER TIL LEDER KØBENHAVN Det handler i bund og grund om outsourcing. Om at overlade visse vigtige funktioner til en udbyder, der er specialist på området. Og når det handler om factoring er det ikke kun virksomhedens pengestrømme, der kanaliseres hurtigt og bekvemt fra debitor ind på kontoen. De fleste udbydere af factoring tilbyder en hel vifte at ydelser, der letter dagen og vejen for små og mellemstore virksomheder uanset branche. Finansieringselementet i et factoringsamarbejde er grundlæggende baseret på belåning af værdien af en virksomheds debitorer. Med en factoringaftale kan virksomheden styrke sin likviditet og inden for et par dage få størstedelen af sit debitortilgodehavende udbetalt. Den resterende del af tilgodehavendet udbetales til virksomheden, når factoringselskabet har registreret debitorernes indbetalinger. Virksomheder kan bruge factoring uafhængigt af deres øvrige lån og kreditter i eksempelvis pengeinstitutter. PROFIL Chris Lund- Hansen Født: 8. september Stilling: adm. direktør i PayEx A/S Danmark. Uddannelse: cand. merc. fra Handelshøjskolen i Århus. Resultater: lancerede virksomhedens tjenester på det danske marked og etablerede tjenesterne hos store aktører i Danmark. Bred ydelse Factoring udbydere håndterer i dag ofte kommunikationen gennem internettet, der behandler filoverførsler, udsendelse og afhentning af fakturaer og bogføringsfiler. Løsningen giver virksomheder mulighed for selv at se information om sine fakturaer og kunder. Virksomheden får adgang til alle de oplysninger om debitorog kundedata, både nødvendige og ønskværdige. I debitordataene findes der forskellige sorteringsmuligheder, så virksomheden let kan finde den information, man har behov for. Det er let at fortage ændringer, såsom ændre forfaldsdato, stoppe rykkere eller eftergivelse af eventuelle omkostninger, fortæller Chris Lund-Hansen fra PayEx. Endvidere findes der blandt andet statistik som for eksempel aldersanalyser på gamle fakturaer. Man finder let fakturaindhold og information om rykkere og betalinger. Hos PayEx og andre factoring udbydere bliver kundesystemet naturligvis tilpasset konkrete behov for den enkelte branche. Blandt andet kundeaftaler, kreditoplysninger, serviceaktivering, distribution af materiale og ændringer i adresser, ydelser eller abonnenter. Sikkerheden er naturligvis vigtig, for at sikre at tredjepart ikke får adgang til debitordata. Al overførsel af information er derfor krypteret ved hjælp af SSL. For yderligere sikkerhed indeholder løsningen også en SecureID-brik som ændrer kode en gang i minuttet, fortæller Chris Lund-Hansen. Flere konkurser Som en følge af finanskrisen stiger antallet af konkurser både i Danmark og uden for landets grænser. Netop derfor er det vigtigt at tage sine forholdsregler i tide. Alt for mange virksomheder mener, at de ikke behøver særlig beskyttelse af fordringer, så længe de handler med gamle trofaste kunder. Men uanset hvor godt man mener at kende sine kunder, er risikoen for tab altid til stede, siger factoringchef Niels Olsen fra AL Finans. Selv gode kunder, som du måske har handlet med i årevis, kan havne i økonomiske vanskeligheder fordi deres kunder eller markeder svigter. Factoring udbyderne oplever dagligt, at der kommer breve fra advokater om nye konkurser blandt debitorerne. Og lige nu har vi en forventning om, at de kommende måneder vil vise en voldsom opbremsning i samfundet med endnu flere konkurser, forklarer Niels Olsen. Vi anbefaler derfor, at vore kunder tegner forsikringer på deres fordringer. Med en aktiv brug af forsikringen til en løbende vurdering af fordringerne. Og jo før man sætter i værk, des hurtigere er der dækning! Det anslås, at flere end danske virksomheder i dag er i berøring med factoring. Enten fordi virksomheden selv har indgået et samarbejde med et factoringselskab, eller fordi den som debitor modtager fakturaer fra leverandører, der benytter factoring. ELON ULF COHN, LC&S/COHNS KONTOR APS Lad ikke likviditet hæmme din vækst Sælg dine fakturaer og de bliver til likviditet i løbet af 2 dage Ring til

11 NYHEDER DENNE TEMAAVIS ER EN ANNONCE FRA MEDIAPLANET MARTS TIP/STEP 5 SUCCESFULD OUTSOURCING KRÆVER GRUN- DIG FORBERE- DELSE Ansvaret fl ytter med ved BPO Grundig forberedelse og opbakning er grundlaget for succesfuld Business Process Outsourcing, og giver virksomhederne mulighed for at koncentrere sig om sine primære aktiviteter. Outsourcing er mere end blot at få udført nogle enkelte opgaver ude i byen det drejer sig om at flytte hele funktioner, og det indebærer at ansvaret flytter med. Det slår administrerende direktør Jan Hagedorn fra Zalaris fast. Zalaris varetager outsourcede opgaver inden for bl.a. HR, personale og løn. Som en del af løsningen bliver medarbejdere, der ikke udfører kerne-opgaver, overført til Zalaris. Det betyder, forklarer Jan Hagedorn, at virksomheden generelt kan koncentrere sig om sin hard-core business og på det område, der er outsourced, bruge tiden på strategi frem for rutine opgaver. Et væsentligt element i forbindelse med outsourcing er besparelsesmulighederne, der bl.a. er et resultat af, at virksomheden ikke længere er afhængig af medarbejdere, der udfører sekundære funktioner, ikke længere har uddannelsesomkostninger til dem osv. Outsourcing kan medvirke til, at virksomheden får større tilpasningsevne og bliver mere konkurrencedygtig uden behov for at udvide administration og andre støttefunktioner og koncentrere sine investeringer i de primære aktiviteter. Hertil kommer, at virksomheden bliver kompenseret, hvis der skulle opstår problemer med at overholde servicemålene i kontrakten, ligesom den kan få glæde af de erfaringer, der indhøstes under løsning af opgaver for andre kunder. Men det afgørende for at outsourcing blive en succes er grundig forberedelse. Hos Zalaris sker det i form af et transitionsprojekt, hvor alle processer bliver beskrevet, siger Jan Hagedorn. Det er ikke altid, at virksomhederne har lyst til at bruge tid og ressourcer på det, men det er nødvendigt og samtidig har det så den afledte effekt for viksomheden, at den får et ordentligt grundlag for at forbedre processerne, forklarer Jan Hagedorn, SKARPERE FOKUS Outsourcing kan medvirke til, at virksomheden får større tilpasningsevne og bliver mere konkurrencedygtig og kan koncentrere sine investeringer i de primære aktiviteter. FOTO: ISTOCKPHOTO Hurtig outsourcing Margrethe Lillelund, der driver virksomheden MLI Account er enig i, at den grundige forberedelse er af stor betydning: Det kan let medføre usikkerhed blandt medarbejderne, de måske utrygge ved deres egen fremtid eller føler, at ledelsen har svigtet dem. Derfor er det vigtigt at have velovervejede, detaljerede planer, så processen kan gennemføres så hurtigt som muligt, så der atter bliver ro i virksomheden. En anden væsentlig forudsætning for at få den fulde glæde af outsourcing er, at hele organisationen er positiv over for ændringerne, og at der også er opbakning til outsourcingløsningen, når den bliver en del af virksomheden hverdag, mener Jan Hagedorn. Virksomheden Logica, der også tilbyder outsourcing-løsninger er inde på det samme, men udtrykker det således: En BPO-aftale har ofte karakter af et større forandringsprogram, og den involverer ofte overførsel af såvel medarbejdere som aktiver og vi anerkender, at outsourcing er et partnerskab og ikke bare en service. Gennem kontrakter kan man sikre løbende måling af eventuelle forbedringer - så partnerskabet fungerer og udvikler sig optimalt gennem hele kontraktens løbetid. AF JAN V. LAUSEN Cohn s Kontor OVERBLIK OVER IT Tid til kerneforretningen Spørgsmål: Kan eksterne specialister opfylde kravene til service? Svar: Ja, det viser målinger af kundetilfredshed! It er ofte en tung og belastende del af virksomhedens ressourcer. Små og mellemstore virksomheder be nytter it både i interne forretningsgange og eksternt over for leverandører og kunder. Salg, ordrestyring, bogholderi og meget mere styres med ERP- og CRM-programmer, der løbende skal vedligeholdes og opdateres. It er for de fleste virksomheder og organisationer i dag både et driftsmæssigt og konkurrencekritisk parameter. Enhver organisation har derfor behov for et stabilt it-system med sikker adgang til data og faste procedurer til backup og software-opdateringer. Det kan være dyrt, hvis virksomheden vil beholde funktionerne i huset. Når virksomheden selv vælger at vedligeholde og drifte sin it, kan det trække fokus fra kerneforretningen, mener Knud Bundgaard, adm. direktør i Front-data Danmark A/S. Hvis man til gengæld vælger at outsource, betyder det straks, at man får overblik over sine it-omkostninger, og virksomheden ikke længere skal bekymre sig om itdrift. AF ELON ULF COHN LC&S/COHNS KONTOR APS Optimér likviditeten og undgå tab Finanskrisen har gjort sit indtog i Danmark. Oplever du, at dine debitorer trækker betalingerne? Har du behov for mere likviditet i hverdagen? Med en løsning fra AL Finans får du dine udeståender hjem med det samme, så du kan fokusere på det væsentlige: salg, udvikling og vækst. En forsikring mod tab på debitorer er en naturlig del af pakken, så du kan sove roligt om natten. Interesseret? Få visualiseret factoring se mere på og prøv vores beregner eller kontakt os på vi tilbyder også billeasing.

12 FRA FINANSKRISE TIL POSITIV VÆKSTKURVE Vend den globale krise til virksomhedens fordel! Fordelene ved at outsource til Kina er mange og vi hjælper i dag en bred vifte af vore kunder indenfor følgende områder: Bedre priser og prisgennemsigtighed Effektivisering af Supply Chain Produktionsstyring- og optimering Opstart og gennemførelse af CSR Styrkelse af leverandørportefølje Kortere leadtime Bedre kvalitetsstyring- og kontrol Eliminering af sprog- og kulturbarrierer Vi tilbyder professionel rådgivning indenfor alle områder af Outsourcing Produktion Sourcing Supplier Mangement Logistik og lagerhåndtering Kvalitetssikring CSR Ring til vort kontor på telefon , og få professionel rådgivning af en af vore erfarne medarbejdere. china outsourcing company China Outsourcing er en danskejet virksomhed med hovedsæde i København. Vi er lokalt repræsenteret i Kina med mere end 50 ansatte fordelt på 4 kontorer langs den kinesiske østkyst. Vi har et indgående kendskab til både den kinesiske kultur såvel som forretningsgang, og har siden 2004 skabt en solid bro mellem Danmark og Kina. China Outsourcing Company Teglgården Birkerød Telefon mail@chinaoutsourcing.dk