VEJLEDNING Biblioteksmaterialer - forpligtende aftale. Kundevejledning praktisk anvendelse af aftalen

Transkript

1 VEJLEDNING Biblioteksmaterialer - forpligtende aftale Kundevejledning praktisk anvendelse af aftalen

2 50.05 Biblioteksmaterialer Kundevejledning Indledning I denne vejledning får du en kort introduktion til aftalens sortiment, hvordan du køber ind på aftalen og kan finde svar på en række oftest stillede spørgsmål vedrørende aftalen. Du kan også blive introduceret til aftalen via: Aftalesiden - ski.dk/biblioteksmaterialer, hvor du finder de oplysninger, du kan få brug for, når du skal købe ind på aftalen Faktaark Leverandørvejledning Sortiment Sortimentet omfatter følgende delaftaler: Delaftale 1: Danske bøger og noder Delaftale 2: Udenlandske bøger og noder Delaftale 3: Danske og udenlandske årbøger Delaftale 4: Musik Delaftale 5: Film Delaftale 6: Spil og multimedier Delaftale 7: Taskebøger og klassesæt Der er tilknyttet en række klargøringsydelser (indbinding og automodtagelse) samt enkelte specifikke serviceydelser på de forskellige delaftaler. På alle delaftaler kan du købe løbende levering af ovenstående biblioteksmaterialer, og du har mulighed for at vælge mellem følgende serviceydelser: Klargjort med automodtagelse Klargjort uden automodtagelse Ikke klargjort med automodtagelse Ikke klargjort uden automodtagelse Hvordan køber jeg ind? Du kan købe biblioteksmaterialer via mail, telefon eller leverandørens hjemmeside/portal. Du kan ligeledes bestille materialerne via materialevalgsmoduler i dit bibliotekssystem. Ved bestilling skal du oplyse følgende: Profiloplysninger pr. eksemplar A-nummer (midlertidigt materiale nr.) pr. eksemplar Antal eksemplarer Serviceydelser, herunder klargøringsydelser, pr. materiale/materialekategori Ordrenummer ID-nummer (Faust-nr.) Bibliografiske data (i henhold til lokal trimning af den bibliografiske etiket) Bestillingsnummer i accessionssystemet Kundenummer Evt. klargøringskode Kontooplysninger Leveringssted Du vil modtage en ordrebekræftelse via inden for én arbejdsdag fra det tidspunkt bestillingen er modtaget. Hvis du ønsker at ændre i din bestilling har du mulighed for at gøre dette vederlagsfrit, indtil én arbejdsdag efter du har modtaget din ordrebekræftelse. Derudover kan du vælge mellem forskellige klargøringsydelser, som kan adskille sig på tværs af delaftalerne. For en nærmere gennemgang af klargøringsydelserne henvises til Bilag IVA-Kravspecifikation for hver delaftale. 2

3 Hvilken leverandør skal jeg købe ind hos? På hver delaftale er der tildelt én leverandør. I skemaet nedenfor kan du se, hvordan de syv delaftaler er fordelt mellem de to leverandører: Delaftale Leverandør Kontaktdetaljer 1. Danske bøger og noder imusic Lone Hoppe, Office Manager 2. Udenlandske bøger og noder Biblioteksmedier A/S René Milholt, Adm. Direktør 3. Danske og udenlandske årbøger Biblioteksmedier A/S René Milholt, Adm. Direktør 4. Musik Biblioteksmedier A/S René Milholt, Adm. Direktør 5. Film imusic Lone Hoppe, Office Manager 6. Spil og multimedier imusic Lone Hoppe, Office Manager 7. Taskebøger og klassesæt Biblioteksmedier A/S René Milholt, Adm. Direktør Aftalens løbetid Delaftale 1, 5 og 6 kan bruges fra den 8. juni 2016, mens delaftale 2, 3, 4, og 7 kan anvendes fra den 16. juni Biblioteksmaterialer løber i fire år fra ikrafttrædelse uden mulighed for forlængelse. 3

4 FAQ - ofte stillede spørgsmål Spørgsmål Hvilke produkter kan jeg købe på aftalen? Svar Du kan købe løbende levering af danske bøger og noder, udenlandske bøger og noder, danske og udenlandske årbøger, musik, film, spil, multimedier, taskebøger og klassesæt. Du kan også købe en række klargøringsydelser (indbinding) samt nogle specifikke serviceydelser. På ski.dk/biblioteksmaterialer under rammeaftale Biblioteksmaterialer finder du til hver delaftale bilag IVA-Kravspecifikation som giver en uddybende beskrivelse af produkter og service- og klargøringsydelser. Hvor finder jeg oplysninger om leverandøren? Kontaktdata findes i denne vejledning samt på ski.dk/biblioteksmaterialer under fanen Leverandører. Hvor og hvordan bestiller jeg? Du kan tage direkte kontakt til leverandøren via mail, telefon eller via leverandørens hjemmeside/portal. Du kan også bestille via materialevalgsmoduler i dit bibliotekssystem. Der er en række informationer du kan oplyse, når du afgiver bestilling. Oplysningerne finder du på side 2 i denne vejledning. Hvordan finder jeg priserne på de varer jeg ønsker at bestille? Varens pris bestå af varens kostpris + en avance + pris på de valgte service- og klargøringsydelser. Prisen på varen samt service- og klargøringsydelser inkluderer samtlige omkostninger herunder udgifter til administration, forsikring, fakturering, transport- og leveringsomkostninger, afgifter og øvrige udgifter. Prisen for de bestilte biblioteksmaterialer samt service- og klargøringsydelser findes på ski.dk/biblioteksmaterialer under Biblioteksmaterialer bilag IVB-Leverandørens priser. Vær opmærksom på, at du kun kan se priserne, hvis du er logget ind på ski.dk. Hvis du ikke har et login til vores hjemmeside, skal du tage kontakt til din brugeradministrator i din kommune, så vedkommmende kan oprette et login til dig. Hvor og hvordan leveres mine varer? Du får dine varer leveret på den eller de adresse(r) som du har oplyst i din bestilling. Leverancen skal altid leveres på et sted, så den er overdækket af tag i et aflåst rum med mindre andet er aftalt. Leverandøren skal kunne levere din bestilling, så den er pakket og adskilt til forskellige afdelinger på det samme bibliotek, hvis du har oplyst det i din bestilling. Hvad er leveringstiden? Leveringsfristerne varierer fra delaftale til delaftale, hvorfor der henvises til bilag IVA-Kravspecifikation for den relevante delaftale samt Bilag IV-Rammeaftale. Kan jeg kræve bod, hvis ordren bliver leveret for sent? Oplysninger om bodskrav finder du i bilag IVA-Kravspecifikation. Kundesupport Leverandørens kundesupport kan kontaktes via telefon, og/eller leverandørens hjemmeside/ kundeportal på alle hverdage mellem kl og Ventetiden via telefoniske henvendelser må ikke overstige ½ time. Henvendelser via eller via leverandørens hjemmeside/kundeportal skal besvares senest næstkommende arbejdsdag mellem kl og Hvis problemstillingen ikke kan løses med det samme skal leverandøren oplyse hvordan og hvornår spørgsmålet/problemstillingen vil blive håndteret og løst. Materialesøgning Oplysninger vedr. materialesøgning finder du i bilag IVA-Kravspecifikation. 4

5 Mere information Ønsker du mere information om rammeaftalen er du velkommen til at gå ind på ski.dk. Her kan du blandt andet finde vejledninger og øvrige dokumenter, som kan hjælpe dig til at bruge aftalen bedst muligt. Du er altid velkommen til at kontakte SKI s Kundeservice på telefon , hvis du har spørgsmål til aftalen. Kontakt Charlotte Valford, Kontraktansvarlig, Telefon: , cva@ski.dk Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen, H.C. Hansens Gade København S Telefon