Tidligere skulle kun du (og få andre) forstå dine analyser. Den tid er forbi.

Transkript

1 Tidligere skulle kun du (og få andre) forstå dine analyser. Den tid er forbi. Nu skal dine analyser være selvforklarende, indbydende og motivere andre til at ændre deres hverdagsrutiner. Dette dokument hjælper dig godt på vej. Manual opdateret Oktober 2015 Copyright ABC Softwork Aps. Materialet må ikke gengives eller kopieres uden tilladelse. Download din gratis 30 dages prøve på: 1

2 Fra tal-wizard til kommunikationsekspert... 3 Motivation som drivende kraft... 3 Gør det nemt at holde af ABC Viewer... 4 Vælg de rigtige rapporter niveauer af modstand gode grunde til at bruge dine analyser... 6 Tre hurtige spørgsmål til dine rapporter... 7 Gør det nemt at bruge ABC Viewer kick-ass ideer til rapporter... 8 Dataslicers: Vælg det rigtige layout... 9 Ofte benyttede dataslicers + layout... 9 Efter en god start: Fasthold motivation

3 Inden du går i gang med at bygge analyser til ABC Viewer, skal du være opmærksom på, at: Ingen begynder at bruge endnu et IT-system, med mindre det gør deres hverdag mærkbart lettere.. Det samme gælder for dine ABC analyser. Når du bygger din første analyse, skal dit primære fokus være på dem, der skal bruge analyserne: Hvilke udfordringer har de i hverdagen? Hvordan kan analyserne hjælpe dem til at nå de mål, de gerne vil nå? Motivation som drivende kraft Med ABC Viewer er du i gang med at lave om på dine kollegaers hverdag. Det er der sjældent nogen, der er begejstrede for. De fleste kan bedst lide at tingene kører, som de plejer. Derfor er din mindste opgave i forløbet at opsætte analysen i ABC Analyzer. Det virkelige arbejde består i at motivere dine kommende Viewer brugere og sikre, at de fremadrettet tager ejerskab over værktøjet. Når værktøjet introduceres, er det derfor vigtigt, at det udelukkende er sat op til at hjælpe dem, der skal bruge det og at de hurtigt kan se resultaterne af deres ændrede adfærd. For teknisk information om deling af analyser og rettighedsstyring se mere på: 3

4 Hvordan får du succes med implementeringen af ABC Viewer? Glem i første omgang alt om de overordnede firmamål. Fokusér på ham/hende, der skal bruge ABC Viewer. Når han/hun er begejstret og kan se meningen med forandringerne, så er du mere end halvvejs i mål. Vælg de rigtige rapporter Det vigtigste element i din analyse er rapporterne. Du har sikkert en masse ideer til rapporter, du vil give dem. Start med at placere dem i grid en nedenfor og opbyg efterfølgende din analyse af dem, der ligger øverst til højre. Hurtig målbar succes Start med de rapporter der ligger her! Overordnede firmamål Hjælp i hverdagen Langvarige projekter Undlad at snige rapporter ind, der udelukkende gavner firmaets overordnede mål. Sådanne rapporter opfattes som ekstraopgaver, irritation og tidsspild uden værdi for den enkelte bruger. Når du præsenterer ABC Viewer og analyserne første gang, vil du sandsynligvis møde: 4

5 Husk! Det er helt normalt. Modstand eller skepsis mod forandring er naturlig, og en indbygget refleks hos de fleste. Dine kollegaers indstilling til det nye projekt vil oftest være: 50 % vil være neutrale og afventende 30 % bakker op og arbejder med Almindeligt er 20 % skeptiske og/eller arbejder imod Overvej hvilken type af modstand 1 du kan forvente at møde i den indledende fase; Forbered dig på det ved at have de rigtige argumenter og den rigtige præsentation. Niveau 1 "JEG FORSTÅR DET IKKE" - RATIONEL MODSTAND - Niveau 2 "JEG KAN IKKE LIDE DET" - EMOTIONEL MODSTAND - Niveau 3 "JEG KAN IKKE LIDE DIG" - MANGLENDE TILLID - Det er helt naturlig at stille spørgsmålstegn ved noget nyt. Frygt kan skyldes manglende forståelse for projektet: Hvorfor er forandringen nødvendig? Forklar hvorfor det er en god idé at bruge værktøjet, og dernæst hvordan det virker. Frygt kan skyldes muligheden for; tab af anseelse, kontrol, magt eller status. Usikkerhed omkring konsekvenserne:"kan jeg risikere at blive effektiviseret væk?" Gå aktivt i dialog, fjern usikkerhed om konsekvenser og tal om evtentuelle tab af status/ret til "selv at bestemme". Modstand mod projektlederen eller det, han repræsenterer. Bunder modstanden i dårlige erfaringer fra tidligere projekter? Hvis ja, erkend fejl og undgå dem. Skyldes modstanden en personlig relation, overvej om en anden skal præsentere det? 1 De tre niveauer af modstand er lånt fra Rick Maurer Modstand mod forandring om forandringsledelse 5

6 Du har alle de rigtige argumenter for at dine kollegaer skal gå i gang med ABC Viewer, men forklarer du dem ikke godt nok, kan du ikke forvente, at dine kollegaer forstår dem. Sørg for at følgende gode argumenter passer på rapporterne og kommunikér dem: ARGUMENT 1: Du får nemmere ved at nå allerede definerede mål De fleste indkøbere eller butikschefer måles allerede på flere forskellige KPI er. Opsæt rapporter der gør det nemmere at nå disse mål. Skal de f.eks. nedbringe lagerværdien? Så opsæt rapporter, der hjælper dem med det. ARGUMENT 2: Du får nemmere ved at skabe målbare resultater Der vil altid være nogle opgaver, der er lettere at løse end andre. Brug 80/20 princippet, og fokusér på de hurtige sejre, når du opsætter rapporter. Når Viewer brugerne efter en måned kan se resultaterne af deres ændrede adfærd, sikrer du en følelse af succes, og projektet giver pludselig mere mening. Husk at fejre sejrene både de store og de små! ARGUMENT 3: Du undgår at lave fejl I enhver afdeling er der ting der bliver ved med at gå galt, når der er tryk på: Højfrekvente varer, der går i rest, og nye varer, der ikke sælger og skal retur osv. Overvej hvilke udfordringer, der skaber flest ekstraopgaver i afdelingen. Og vær ikke bleg for at spørge dem. Opsæt rapporter, der forebygger disse situationer. ARGUMENT 4: Du slipper for xx kedelige arbejdsopgaver Sørg for at frigive tid i brugernes hverdag til programmet og til at tage actions på de rapporter, du har opsat. Italesæt hvilke opgaver, der har lavere prioritet end rapporterne. Ofte giver dine ABC analyser et indlysende svar på hvilke arbejdsopgaver, der i dag er tidskrævende uden at skabe ret meget værdi. 6

7 Tre hurtige spørgsmål til dine rapporter Når du har de overordnede argumenter plads, er det tid til at kigge på de enkelte rapporter. Viewer brugeren må aldrig være i tvivl om: Hvad skal rapporten bruges til? Hvor tit skal den bruges? Hvilke aktioner kræver den af dem? Du skal derfor sikre hver rapport har et klart defineret formål og Viewer brugerne tydeligt kan se og ved, hvad der kræves af dem. Gør det nemt at bruge ABC Viewer Top 3, 10 eller 50 -rapporter Bryd store uoverskuelige opgaver ned i mindre opgaver. Ingen går i gang med en oprydningsliste på flere tusinde varenumre. Brug derfor Top 10 -funktionen. Vis hvilke opgaver, der er vigtigst Prioritér opgaverne ved at nummerere rapporterne fra 1-9. Herved kan du vise hvilke rapporter Viewer brugerne skal starte og slutte med. Fjern al unødvendig information For meget information forvirrer og fjerner fokus. Fjern alle unødvendige kolonner i rapporterne. Skjul kolonner på Data -fanebladet for at skjule dem i Viewer brugernes klikrapporter og i dropdown-menuer på Overblik, KPI og i krydstabel. Lås og skjul kolonner her. 7

8 10 kick-ass ideer til rapporter Når du bygger din analyse, er det vigtigt ikke at lave for mange rapporter start heller med få. Vi anbefaler maks. 7 rapporter i en template. Her eksempler på effektive rapporter: 1. Restordrer på AA-varer: Indeholder alle AA- varer, der er i rest og/eller i nul. Denne rapport er en alarm-rapport og bør være tom! 2. Top 10 døde varer: Indeholder de 10 døde varer, der binder mest på lageret. Opsæt aktioner og opdatér rapporten uge for uge og se dit dødvarelager blive mindre og mindre. 3. Overlager top 10: Indeholder de 10 varer, der har mest overlager. 4. Nye varer uden salg: Indeholder varer under indfasning, der ikke sælger. Skal de retur, eller skal de boostes, så salget kommer i gang? 5. Shooting stars: Hvilke nye varer sælger utrolig godt? Tjek at du har nok på lager, så du ikke løber tør! 6. Varer, der dør om 3 uger: Indeholder varer, der ender i dødvarekategorien om 3 uger. Rapporten giver indkøberne mulighed for sidste øjebliks indsatser. 7. Vigtige varer, der snart går i rest: Er der mindre end 2 uger til beholdningen går i 0? Eller er leadtime (leveringstiden) længere end rækkeevnen? Fang disse potentielle problemer, inden de opstår. 8. Problemvarer: Varer der sælges sjældent og har meget få købere. Kan disse produkter erstattes af andre? Kan man lave en fast aftale med de få købere, så man ikke brænder inde med en masse usælgelige varer. 9. AC-varer med kort leveringstid: Måske disse skal overgå til Buy-to-order -kategorien, så I slipper for at lagerføre dem? 10. Fra AA til CC: Hvilke varer solgte tidligere rigtig godt, men har nu skiftet kategori til CC? Justér indkøbsmængderne. Har du brug for hjælp til at opsætte en eller flere disse rapporter, så kontakt support via mail: support@abcsoftwork.com eller ring. 8

9 Dataslicers: Vælg det rigtige layout Rapporterne er sat op, nu skal det gøres nemt at slice det rigtige ud. Når du tilføjer dataslicers, skal du vælge det rigtige layout så Viewer-brugerne let kan finde de informationer, de skal bruge. (Rød cirkel indikerer, hvor du vælger layout). ABC Viewer-brugeren ser de dataslicers, der var synlige, da du gemte templaten, og med det layout, du har valgt. Ofte benyttede dataslicers + layout Indkøber/disponent: Enkelt værdi ABC-kategori: Gittervisning Leverandør: Søgbar listevisning Omsætning: Simpel Produktgruppe: Søgbar listevisning Overlager: Simpel 9

10 Når du er kommet godt fra start og har fået skabt de første resultater med ABC Viewer, er det vigtig at fastholde brugernes motivation. Dette kræver mere end gode analytiske evner Fasthold de gode vaner Sørg for, der fortsat er tid til at bruge ABC Viewer i hverdagen. Opsæt analyserne så de støtter koncernmål og vis forståelse for, at Viewer tager tid fra andre opgaver. Øg motivationen med konkurrencer De fleste bliver motiveret af konkurrencer. Sørg for, at Viewer brugerne kan se, hvordan andre klarer sig. Det er altid lidt sjovere, hvis man er bedre end kollegaerne. KPI er: Opsæt mål og synliggør den enkeltes præstation Sæt realistiske mål for de enkelte medarbejdere og hjælp dem til at nå dem. Urealistiske mål og manglende hjælp dræber motivationen. Print og hæng KPI er op. Synliggør ledelsens opbakning Manden på gulvet kan ikke undgå at blive påvirket af det, der sker på ledelsesgangen. Hvorfor optimere, hvis ledelsen ikke sætter pris på det? Små og store sejre skal markeres Hver gang, I når et delmål, skal det markeres! Køb en kage eller uddel biografbilletter. Sørg for at offentliggøre jeres succeshistorier og dele jeres gode ideer blandt kollegaer eller butikker. Én god idé skal spredes, så alle kan få glæde af den! Lad løn afhænge af præstation Overvej at honorere dygtige medarbejdere, men vær forsigtig: Hvis løn afhænger af udvalgte KPIer, vil medarbejderne fokusere på disse og måske glemme det fælles mål. Større frihed til dygtige medarbejdere Bygger du analyser til f.eks. butikschefer, kan du overveje at give dem større eller mindre frihed til at styre deres lager alt efter hvor dygtige de er. Lad dem f.eks. få medbestemmelse over valg af nye varer eller ordrestørrelser. 10