Forslag til anlægsønsker - Økonomiudvalget

Transkript

1 Forslag til anlægsønsker - Økonomiudvalget Nr. Dato: kr Økonomiudvalget (Skattefinansieret) Note: anlægsønsker er angivet i prioriteret rækkefølge 1 Rådhusudbygning Realisering af Midtbyplanen/Å-planen Scanning af byggesagsarkiv *Rådhusudbygning (besparelser drift) Økonomiudvalget i alt * Rådhusudbygning (besparelser drift er ikke med i sammentælling) 1

2 Budgetforslag 2009 Forslag til anlægsprojekter Igangværende projekt: Nyt projekt - prioritet: X Titel: Rådhusudbygning Udvalg: Økonomiudvalget Anlæg, 1000 kr Afledt drift, 1000 kr. * * I det omfang investeringen finansieres ved låneoptagelse skal der i budgettet optages renter og afdrag Beskrivelse af anlægsprojektet. Den fremtidige placering af den kommunale administration blev drøftet på Sammenlægningsudvalgets temamøde den 7. marts Der var på mødet enighed om, at der arbejdes med det mål, at hele centraladministrationen samles i løbet af 5 år. Der var endvidere enighed om, at der samtidig skal arbejdes med planer for anden anvendelse af de eksisterende rådhuse. På Sammenlægningsudvalgets møde den 4. april 2006 blev der truffet beslutning om igangsætning af planlægningen og den langsigtede løsning, idet direktionen blev bedt om at fremlægge en tids- og handleplan for processen på Sammenlægningsudvalgets møde juni Direktionens oplæg til tids- og handleplan blev godkendt på Sammenlægningsudvalgets møde den 6. juni 2006 og indebar At det igangværende byggeri til rådhus og bibliotek anvendes som forudsat i beslutning i Skive Byråd At der arbejdes videre med planlægning af en samlet placering af administrationen på området ved det igangværende rådhus- og biblioteksbyggeri (Brogårdsgade, Østergade, Torvegade), At der til Sammenlægningsudvalgets møde i september udarbejdes beslutningsoplæg vedr. valg af planlægningsmodel, dvs. model for processen for valg og udformning af det konkrete projekt, At der i udformning af projektet skal indgå hensyn til trafikale og parkeringsmæssige forhold i området ligesom der generelt lægges vægt på byplanlægningsmæssige og arkitekturpolitiske hensyn og At der igangsættes drøftelse af anden anvendelse af rådhusene i Ramsing, Breum og Durup sideløbende med planlægning af en samlet administration i Skive. På Sammenlægningsudvalgets møde den 19. september 2006 blev forelagt direktionens beslutningsoplæg og det blev besluttet, at der arbejdes videre efter model F således 2

3 At arkitektfirma med ekspertise indenfor området kontaktes med henblik på udarbejdelse af idèskitser til løsning af bygning, parkering og trafikproblematikken. (Arkitektfirma kan, på grund af EU-regler, kun udarbejde skitseprojekter). At Kommunalbestyrelsen i januar 2007 vurderer de foreliggende skitser og træffer beslutning om det videre forløb f.eks. udbud af rådgivningsydelsen og/eller udbud i totalentreprise. Følgende generelle punkter anbefaledes: At målet er opførelse af en tilbygning/anneks til det nye rådhus på m2 (150 arbejdspladser er m 2 ved selvstændig bygning og m 2 ved sammenbygningsmodellen) der arkitekttonisk i opbygning og udseende kan matche det nye Rådhus og Bibliotek, således at det samlede område fremtræder i en helhed såvel visuelt som funktionelt. At Teknisk forvaltning udarbejder konkrete forslag til en samlet løsning af trafik- og parkeringsforholdene ved placering af tilbygning/anneks som foreslået i notatets modelmuligheder. I forslagene skal indgå det tidligere foreslåede gadegennembrud fra Aagade til Brogårdsgade. Forslagene skal tillige omfatte en vurdering af mulighederne for yderligere parterreparkering i området. Forslagene skal tillige være afstemt i forhold til valg af planlægningsmodel. At der optages drøftelser med Indenrigs- og sundhedsministeriet om muligheden for dispensation for gældende lånerammer. At underudvalg for økonomi igangsætter et arbejde med henblik på at finde anden anvendelse for rådhusene i Durup, Ramsing og Breum. Skulle et umiddelbart salg vise sig muligt, kan rådhusene afhændes inden nybyggeriet er afsluttet, idet der i så fald i stedet må findes midlertidige kontorlokaler. Omvendt vil en manglende fremtidig anvendelse af rådhusene ikke medføre at planlægning og igangsætning af nybyggeriet stoppes. At der i budget 2007 afsættes en anlægsbevilling med frigivelse af rådighedsbeløb på kr kr. til konsulentbistand til de forberedende undersøgelser og vurderinger vedrørende tilkørsels- og parkeringsforholdene samt byggeprogram. Underudvalget for Økonomi valgte blandt 4 konsulentfirmaer NIRAS-konsulenterne i mødet den 22. november 2006, til at udarbejde skitser og ideer til løsning af bygning, parkering og trafikproblematikken. NIRAS konsulenternes s rapport Skive midtby nu og i fremtiden Bydelsplan for rådhuskareen, blev godkendt i Byrådets møde den 24. april Rapportens konklusioner og anbefalinger indgår i et samlet tillæg til kommuneplanen, omfattende fremtidige bebyggelsesforhold langs Skive Å, trafik- og parkeringsforhold i Skive Midtby, detailhandelsstrukturen i Skive, naturforhold langs Skive Å m.m Rapportens indhold er bl.a. resultatet af afholdte workshops hvori bla. har deltaget repræsentanter fra byrådet samt diverse interesseorganisationer. Planen fremskriver bl.a. trafik og parkeringsforhold til år 2022 og påpeger en række tiltag som forudsætning for, at Skive Midtby med den forventede udbygning samt trafikale vækst kan fungere. I Bydelsplanen foreslås rådhusudvidelsen etableret ved hjørnet af Voldgade og Brogårdsgade hvor der nu er etableret parkeringsplads for rådhus og bibliotek. Med udgangspunkt i Bydelsplanen udarbejdede NIRAS konsulenterne et analysenotat for 2 modeller for rådhusudvidelsen. Notatet blev forelagt byrådet på et temamøde i august På temamødet var udmeldingen, at der skal arbejdes videre med planlægning af rådhusudvidelsen i området hvor det nye rådhus og bibliotek er opført. Endvidere at det undersøges om parkeringsproblematikken kan løses ved etablering af et P-hus i området. 3

4 På økonomiudvalgsmødet i december 2007 blev det besluttet, at der i planlægningen af rådhusudbygningen, som en 3. model, kan inddrages Torvegade APS s tilbud om kontorlokaler i det planlagte nybyggeri. I februarmødet blev det endvidere godkendt, at der i forbindelse med etablering af Parkeringshus kan overvejes som en 4. model, hvor parkeringshus og kontorlokaler kombineres. En nedsat projektgruppe udarbejdede på dette grundlag notatet Rådhusudbygning 4 modeller der blev forelagt Økonomiudvalget i mødet den 18. marts 2008 Notatet s model 1 og 2 omfatter opførelse af selvstændige bygninger på op til godt 4000 m2 på parkeringspladsen foran biblioteket. I model 2 forudsættes inddraget naboejendomme i Brogårdsgade. Model 3 omfatter et færdigt projekteret standard kontorhus i 4 etager med mulighed for at leje/købe op til ca m2. Bygningen er placeret i tilknytning til og bygget sammen med Rådhuset. Model 4 er en hybrid løsning, hvor der opføres såvel parkeringshus som kontorhus. Bygningen kan opføres i op til 5 etager, men opføres formentlig i forhold til kommunens ønsker om parkeringspladser og antal kontorarealer. Der er mulighed for leje/køb af f.eks. ca m2 og 92 parkeringspladser. Kommunens ejendomme Brogårdsgade 10 og 12 indgår i dette projekt. Med baggrund i notatet besluttede Økonomiudvalget at der i første omgang skal arbejdes videre med de 2 private investorgrupper (model 3 og 4) idet der skal lægges vægt på muligheden for at kommunen kan være ejer at de små rådhuse kan indgå i finansieringen at ejendommenes energiforbrug begrænses i overensstemmelse med kommunens overordnede energipolitik Dialogen med de private investorgrupper er fortsat og det vurderes at det vil være muligt at indgå i et lejemål ligesom et eventuelt køb af grunden/ejendommen ikke afvises. Indgåelse af aftale om køb eller leje forudsætter formentlig afholdelse af et udbud, alternativt at der søges dispensation for udbudsreglerne. Økonomi Byggeomkostninger anslås til 60 mio kr. Hertil kommer etablering af ca 120 parkeringspladser 20 mio kr. (prisen pr. parkeringsplads vil være i intervallet afhængig af om etablering sker på terræn eller i P-Hus.) Ved en samling af administrationen i Skive og dermed nedlæggelse af de 3 små rådhuse forventes en besparelse på drift og vedligeholdelse af bygninger i størrelsesordenen 1,5 mio kr. Endvidere kan udgiften til kørselsgodtgørelse til medarbejdere med udgående funktioner og kørsel internt mellem rådhusene reduceres med 1,5 mio kr. Sammenlagt vil der således være en driftsbesparelse på 3 mio kr. årligt som budgetterne kan reduceres med. Ud over ekstra kørselsudgifter medfører den ekstra kørsel uproduktivt tid på landevejen svarende til omkring 4 årsværk eller ca. 1.5 mio kr. I aftalen om Spar 10, hvorefter forvaltningernes lønbudgetter er reduceret, er det forudsat, at administrationen er samlet inden udgangen af Finansiering Salg af de 3 små rådhuse vil kunne bidrage til finansieringen. Rådhusene er samlet vurderet til 24,25 mio kr. fordelt således Rådhuset i Durup, Sallingsund Rådhuset i Ramsing, Spøttrup Rådhuset i Breum, Sundsøre kr kr kr. 4

5 Det må imidlertid forudses, at det kan blive særdeles svært at afhænde bygningerne og i det hele taget at få en pris i nærheden af vurderingssummen. Der er ikke en generel låneadgang til rådhuse og administrationsbygninger. Finansieringen skal som udgangspunkt findes gennem prioriteringer i forbindelse med budgetlægningen. Velfærdsministeriet råder over en lånepulje aftalt i forbindelse med kommuneaftalerne hvor kommunerne i særlige tilfælde kan søge om låneadgang. Ansøgningsfrist er primo august måned med svar inden budgetvedtagelsen. Der er indsendt ansøgning om dispensation fra gældende låneramme Indgåelse af lejeaftaler kræver deponering, med mindre der kan opnås dispensation fra Velfærdsministeriet Ved optagelse af lån på 60 mio. i Kommunekredit kan første års ydelse i øjeblikket beregnes til et sted mellem 4,3 mio. kr. og 5,6 mio. kr. (heraf årligt afdrag 2,4 mio. kr.), afhængig af om lånet optages med variabel rente i Schweizerfranc (kurs 463,26) eller optages i danske kroner med fast rente (5,56%) Ydelsen falder gradvis til ca. 2.4 mio. kr. over de næste 25 år i takt med, at lånet amortiseres. 5

6 Budgetforslag 2009 Forslag til anlægsprojekter Igangværende projekt: Nyt projekt - prioritet: X Titel: Udvalg: Realisering af Midtbyplanen/Å-planen Økonomiudvalget 1000 kr Realisering af midtbyplanen Personale, antal stillinger Beskrivelse af ændringen. Byrådet vedtog i møde den 25. marts 2008 kommuneplantillæg nr. 41 for Skive Midtby. Planen indeholder bl.a. en omdannelse af hele området ved Skive Å og Sdr. Boulevard over de næste år. Men omdannelsesprocessen starter allerede nu. En række lodsejere i området er blevet informeret om det nye plangrundlag og enkelte er allerede begyndt at agere i forhold til det nye plangrundlag. Omdannelsen af områderne vil også kræve kommunale investeringer bl.a. skabelse af adgangsmulighederne til og frilæggelse af de nærrekreative arealer ved åen herunder koblingen (planlægningen og skabelsen af et sammenhængende stinet) til den gamle, attraktive bydel. Plus den præcise fastlæggelse af trafikafvikling gennem den nye Sdr. Boulevard og den foreslåede trafikafviklingens via banearealet samt planerne om en ny busterminal. De trafikale aspekter skal også koordineres i forhold til den helt overordnede trafikafvikling i Skive. Alle disse elementer skal afklares og fastlægges, som udgangspunkt for den efterfølgende lokalplanlægning også som en nødvendig viden for investorer og projektmagere. I første omgang skal der igangsættes en overordner planlægning af ovennævnte nøglepunkter i området, laves prisoverslag for de nødvendige projekter samt igangsættes de første mindre anlægsprojekter. Forvaltningen indstiller, at der afsættes et beløb på ,- kr. i budget 2009 og årene frem over til realisering af midtbyplanen. 6

7 Budgetforslag 2009 Forslag til anlægsprojekter Igangværende projekt: Nyt projekt - prioritet: X Titel: Scanning af byggesagsarkiv Udvalg: Teknik & miljøudvalget Anlæg, 1000 kr Afledt drift, 1000 kr Personale, antal stillinger Beskrivelse af anlægsprojektet. I forbindelse med harmoniseringen af byggesagsgebyrer har Teknik- og Miljøudvalget tidligere udtrykt positive tilkendegivelser for en indscanning af byggesagsarkivet, idet harmoniseringen til et højere niveau skulle medvirke til at finansiere indscanningen. Bygningsafdelingen fremsætter derfor et ønske om i overensstemmelse med kommunens overordnede ITstrategi at få påbegyndt en proces med indscanning af eksisterende byggesager, idet historikken i sagerne er vigtige at få med tilsvarende lignende andre offentlige instanser, der overgår til elektronisk sagsbehandling. Der er siden reformens ikrafttræden sket en stor forøgelse i antallet af byggesager, kompleksiteten i sagsbehandlingen er blevet øget, der er implementeret nye digitale systemer til sagsbehandlingen som ESDH og KMD-Byggesag, og sammen med indscanningen af arkiver skal det gerne udmønte sig i, at vi på sigt opnår en bedre kvalitet og en bedre og mere effektiv service over for borgere og erhvervsliv i sagsbehandlingen. Umiddelbart ser Bygningsafdelingen følgende fordele i projektet : I forbindelse med en fornyet ansøgning på en ejendom, vil eventuelle eksisterende sager blive genoplivet elektronisk, dog således at der ikke må ske en sammenblanding af eksisterende og nye sager på ejendommen. De eksisterende sager vil i en digital udgave indgå i den nye byggesagsbehandling og sagsbehandling på andre sagsområder, hvilket indebærer en lettelse af de administrative sagsgange. Sagerne bliver ikke væk i fremtiden, fordi andre afdelinger har lånt sager i papirarkivet, og sagerne vil fremover være tilgængelige for alle. I forbindelse med interne høringsprocesser i en byggesag vil den kunne distribueres og behandles af flere instanser på en gang, hvilket også medfører en administrativ forenkling og tidsbesparelse i sagsbehandlingen. 7

8 I forbindelse med scanningen vil der blive ryddet op i sagerne i henhold til arkiveringsreglerne, så det vil være lettere at finde rundt i det digitale arkiv. Papirarkiverne bliver således mindre pladskrævende, og såfremt man vælger en ekstern opbevaring, vil der fremover kunne gennemføres en besparelse på anlægskontoen, idet man kan reducere arealet til arkiver. Scanningen vil være en hensigtsmæssig forberedelse til en fremtidig digital sagsbehandling, hvor kravet bliver at kunne modtage ansøgninger og tegninger digitalt. Scanningen giver eksterne rådgivere og ejendomsmæglere direkte adgang til byggesagsarkiverne, og på sigt er det tanken, at også borgerne vil få denne adgang. Det vil være en serviceforbedring og en tidsbesparelse samtidig med, at indførelsen heraf vil medføre en administrativ lettelse i afdelingen. Bygningsafdelingen agter at påbegynde eksisterende sager, idet det samtidig undersøges, hvorledes indscanningen skal foregå fremadrettet. Den fremtidige indscanning af nye sager vil medføre afledte driftsudgifter, som p.t. er ukendt. Det afhænger bl.a. af følgende forhold: Skal indscanningen foregå eksternt via konsulentydelser, eller skal den foregå internt, hvilket vil medføre en tilførsel af ressourcer på skønnet 0,5 årsværk til indscanning af tekst- og tegningsdokumenter samt journalisering af tegningsdokumenter. Der skal indkøbes nødvendigt IT-udstyr i form af storscanner, der kan håndtere tegningsformater. 6 byggesagsbehandlere skal udstyres med to storskærme til samtidig behandling af tekst- og tegningsdokumenter. Forslag: Det foreslås at afsætte 2,2 mio. kr. til indscanning af eksisterende byggesagsarkiver. Beløbet vil delvis kunne dækkes af de samlede byggesagsgebyrer for Direktionen har drøftet forslaget i møde den 11/ og bemærker, at det bør vurderes hvorvidt opgaven kan løses på en billigere måde. IT-hardvare må anskaffes/finansieres indenfor de eksisterende rammer. 8