Tolkeguide. guide til brugere af tolk og teletolkning i Varde Kommune. 1. november 2011 VK 0911 CADA

Transkript

1 Tolkeguide VK 0911 CADA 1. november 2011 guide til brugere af tolk og teletolkning i Varde Kommune

2 Forord Vi ser Varde Kommune som en helhed, hvor forskellighed ses som en styrke, der understøtter vore fælles ligheder. Byrådet vedtog den 1. april 2008 denne vision som et led i integrationspolitikken. Et mål i integrationspolitikken er at ligestilling, dialog og tolerance er nøgleord i integrationsindsatsen. For at kunne opnå den optimale dialog er det nødvendigt at finde et fælles sprog. De borgere, der endnu ikke har forudsætninger for at kunne tale og forstå det danske sprog har behov for bistand for at have et fælles sprog. Derfor indsattes det succeskriterie i integrationspolitikken, at der ydes tolkebistand efter behov, og at der udfærdiges tolkeprocedurer, tolkeetiske regler og retningslinjer. Dette blev i forbindelse med implementeringen ændret til at behovet for tolkebistand analyseres, og at der udfærdiges tolkeprocedurer, tolkeetiske regler og retningslinjer. En tværsektorielt nedsat styre- og arbejdsgruppe har arbejdet med analysen og denne tolkeguide er det færdige resultat. Tolkeguiden vil være et vigtigt redskab for de ansatte i integrationsprocessen. Når en borger henvender sig vurderer den ansatte, hvorvidt den pågældende har forudsætningerne for at kunne blive betjent på det danske sprog. Er dette ikke tilfældet vil der blive bestilt tolkebistand efter reglerne i denne tolkeguide. Vi ser frem til at sagsbehandlingen i fremtiden vil blive smidigere og lette de nye borgeres vej til Varde Kommune. Om det lykkes vil fremgå af evalueringen, der finder sted ultimo Indholdsfortegnelse Retsgrundlaget for tolkning:...3 Hvornår bør du bruge tolk:...3 Hvordan bestiller du tolk:...4 Aflysning af tolk:...4 Ved afvisning af tolkebestilling:...4 Videotolkning sprogtolkning via videokonference...4 Praksis omkring tolkeregninger:...6 Erling S. Pedersen Direktør for Sundheds, Beskæftigelse og Integration Tolkeguiden vil blive revideret hvert år. Louise Maria Raunkjær Direktør for Børn og Unge Økonomi:...6 Pris for tolkning:...6 Bestilling af tolk:...7 Tolkens tavshedspligt:...7 Planlægning af samtalen:...7 Starten på samtalen:...7 Under samtalen:...7 Ved lange samtaler:...7 Efter samtalen:...7 2

3 Vejledning Retsgrundlaget for tolkning: Varde Kommune er underlagt en tolkeforpligtelse i henhold til forvaltningslovens 7, stk. 1 og retssikkerhedslovens 4. Herunder ligger det, at en forvaltningsmyndighed er forpligtet til at skaffe fornøden tolkebistand, når en borger, der retter henvendelse til forvaltningsmyndigheden, ikke kan tale eller forstå det danske sprog tilstrækkeligt. Lov nr af 7/ Forvaltningsloven 7 En forvaltningsmyndighed skal i fornødent omfang yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. Hvornår bør du bruge tolk: Ifølge forvaltningsloven har myndighederne pligt til at Gøre sig selv forståelige At sikre sig, deres budskab er forstået af modtageren At sikre sig, myndigheden selv har forstået det, der bliver sagt af borgeren Som hovedregel gælder det, at der skal bestilles en tolk i de situationer, hvor man skal kommunikere med en borger, som ikke taler og forstår dansk tilstrækkeligt til at forstå og udtrykke de samme budskaber, han/hun kan på sit modersmål. Den gyldne regel er dog, at der altid skal laves en konkret vurdering af behovet for tolkebistand med udgangspunkt i borgerens og tolkebrugerens faktuelle behov. Hvis begge parter er fortrolige med et tredje, fælles sprog for eksempel engelsk eller tysk kan man sagtens vælge at gennemføre en samtale på det fælles sprog. Lov nr af 10/ om retssikkerhed og administration på det sociale område Retssikkerhedsloven 4 Borgeren skal have mulighed for at medvirke ved behandlingen af sin sag. Kommunalbestyrelsen tilrettelægger behandlingen af sagerne på en sådan måde, at borgeren kan udnytte denne mulighed. 3

4 Vejledning Hvordan bestiller du tolk: Indtast i adressefeltet i din browser. Ved afvisning af tolkebestilling: Tolkeadministrationen ved Jette Buchgraitz kan undlade at bestille en tolk, hvis bestillingen vurderes at ligge udenfor Varde Kommunes serviceniveau. Begrundelsen vil fremgå af den returnerede bestillingsblanket. Ved eventuel uenighed mellem tolkebruger og tolkeadministrationen træffes afgørelsen af ledelsen i Voksenservice. Videotolkning sprogtolkning via videokonference Varde Kommune har besluttet at implementere videotolkning for ansatte i Borgercenter Varde (BCV) samt enkelte andre med et stort behov for tolkning. Herved kommer du direkte til en mail til Jette Buchgraitz, hvori du indtaster oplysningerne om tolkebestillingen og fremsender denne. Efterfølgende vil du få blanketten retur med en bekræftelse. Det er en forudsætning for at få en tolk, betalt af det centrale tolkebudget at du anvender tolkebestillingsblanketten. Aflysning af tolk: Tolkninger via videokonference er i princippet ikke anderledes end fremmødetolkninger, bortset fra at tolken sidder i et studie og tolker samtalen via en skærm. Når videotolkebruger og borger er klar, ringes tolken op, og tolkningen gennemføres på præcis samme måde som ved fremmødetolkning. Forudsætningerne for videotolkning I Varde Kommune har vi 2 transportable videostationer på BCV, som bookes på samme måde som andet udstyr. Endvidere er der flere steder installeret webcamera. Er der behov for at aflyse en planlagt tolkning returneres blanketten med begrundelse til jebu@varde.dk som sørger for aflysningen. Ved aflysning samme dag, betales for en time og eventuel transport. 4

5 Vejledning Gode råd inden samtalen Hvis du ikke har webcamera ved din arbejdsplads Husk at booke udstyret samtidig med, at du booker tolken. Når tolkeadministrationen bekræfter videotolkningen, modtager du samtidigt et opkalds-nummer til videotelefonen. Du skal du ringe til opkalds-nummeret, når tolkningen starter. under samtalen Teknikken Indstil kameraet, så tolken kan se borgeren og teletolkebrugeren. Stil skærmen, så borgeren og videotolkebrugeren kan se tolken. Hvis der er modlys, kan det være vanskeligt for tolken at se jer. Træk evt. gardinet for og tænd det elektriske lys. Du kan altid checke, hvordan dit eget billede ser ud ved at aktivere picture in picture PIP knappen. efter samtalen Sig farvel til tolken, inden du afbryder samtalen. Tolken indberetter tiden til Tolkeservice. Hav alternative løsninger klar Sørg for at have telefonnummeret på Tolkeservice klar, så du kan ringe op udenom videokonferencen og eventuelt gennemføre telefontolkning. Hvem kan hjælpe mig? I starten skal du tage højde for, at der kan opstå tekniske problemer, indtil nye arbejdsgange er blevet rutine. Ved tekniske problemer skal du kontakte Helpdesk på telefonnummer Telefonnummeret til Helpdesk og en kort fejlfindingspjece findes ved udstyret. Ved andre problemer kan Etnisk Konsulent Pia Maria Nielsen kontaktes på telefonnummer eller pimn@varde.dk Gå ikke i gang, før du har sikret dig, at lyden er tilfredsstillende for både tolk og borger. Undgå unødig støj undervejs i samtalen raslen med papirer, klikken med kuglepenne og andre smålyde, som kan genere mikrofonen. Hvis teknikken driller, kan samtalen gennemføres via telefontolkning. Borgeren og teletolkebrugeren bør primært have øjenkontakt med hinanden undgå at I begge kommer til at sidde og kigge på skærmen. Hvis det er nødvendigt at forlade tolkens udsyn, så fortæl tolken, hvad I gør og hvem, der taler (hvis der er andre til stede end teletolkebrugeren og borgeren). Udnyt muligheden for at slukke for tolken (vip eller tildæk kameraet), hvis du har brug for det. 5

6 Vejledning Praksis omkring tolkeregninger og økonomi: Alle tolkeregninger bliver sendt til tolkeadministrator. Forbruget pr. 19. juli 2011 er kr ,78 (32 %). Det bemærkes, at pr. denne dato kun er kommet 5 ud af 46 meldte flygtninge. De resterende forventes fra september Ved for eksempel behandling ved psykolog, teori og køretimer konteres tolkningen på sagen, så der kan opnås refusion. Tolken rekvireres også her gennem tolkeadministratoren. Økonomi: Tolkebudgettet i 2011 i Varde Kommune er på kroner. Det bliver brugt til tolkning i sager omkring forvaltning, der vedrører udlændinge, flygtninge, familiesammenførte og EU-borgere. Budgettet henhører politisk under Udvalget for Arbejdsmarked og Integration. Virksomheden Voksenservice er budgetansvarlig. (Tolken skal være færdig før klokken Hvis tolken er færdig klokken præcis med tolkning, beregnes der én times kørsel på den høje takst, altså 386,60 kroner.) For eksempel koster en typisk tolkning i én time med en afghansk tolk, der kører fra Kolding til Varde: Færdig før klokken med tolkning og kørsel: En tolketime: 316,40 kroner (inklusiv moms 395,50 kroner) 74,6 kilometer x 2 a 3,67 kroner (inklusiv moms 685,00 kroner Køretid to gange 197,75 kroner = 395,50 kroner I alt: kroner Pris efter klokken med tolkning og kørsel: Pris for tolkning: Der afregnes for en hel time den første time. Herefter kan der bestilles halve timer. Varer tolkningen ti minutter udover den første time, skal der betales for en halv time mere ved personligt fremmøde. Ved telefontolkning for eksempel ved en kort besked betales der for en halv time. Prisen for en tolketime pr. 1. juni 2010 er 309,30 kroner + moms i alt 386,60 kroner. Kørsel afregnes pr. 1. juni 2010 med 3,56 kroner pr. kørt kilometer. Derudover afregnes køretiden med halvdelen af en tolketime inden klokken det vil sige 193,30 kroner derefter med 100 procent, det vil sige 386,60 kroner. Taksterne bliver løbende justeret. En tolketime inklusiv moms procent: 791,00 kroner 74,6 kilometer x 2 a 3,67 kroner (inklusiv moms 685,00 kroner) Køretid 2 x 395,50 kroner = 791,00 kroner I alt: kroner. Tolkeregninger bliver kun betalt, hvis der er udfyldt tolkebestillingsblanket, eller hvis der er bestilt akut tolkning og senere bliver sendt en bestillingsblanket. Forbrug 19. juli 2011: kr ,78 32%. Det bemærkes, at der til 19. juli 2011 kun er kommet 5 ud af de 46 meldte flygtninge. De resterende forventes fra september 2011 Al tolkning og kørsel dog ikke kilometer afregnes med dobbelttakst før klokken 8.00 og efter klokken

7 Gode råd og etiske regler Bestilling af tolk: Bestil en tolk, der taler det rigtige sprog eller den rigtige dialekt. Der er mange eksempler på, at sprog og nationalitet ikke følges ad. Hvis man skal tale med en person fra Afghanistan, er det for eksempel nødvendigt at vide om vedkommende taler dari eller pasthu, hvis man vil være sikker på at forstå hinanden. Bestil en professionel tolk. Brug ikke venner, familie eller børn som tolke. Det er blandt andet problematisk i forhold til tolkens neutralitet og tavshedspligten, ligesom det kan give ubalance i respektforholdet mellem børn og forældre og sætte børnene i en uhensigtsmæssig voksenrolle. Tolken er ansat til at formidle tolkebrugerens og borgerens budskab. Det er for eksempel ikke tolkens opgave at hente/ bringe borgeren. Ved mangel på uddannede tolke, for eksempel chin og swahili, kan det være nødvendigt at anvende en tolk, som ikke behersker de nødvendige kompetencer fuldt ud. Her er det vigtigt, at der laves kontrolspørgsmål, så vi ved, om budskabet er forstået. Tolken kan være et nært bekendtskab, hvilket vi skal være meget opmærksomme på. Starten på samtalen: Præsenter tolken for borgeren og giv dem tid og mulighed for at hilse på hinanden. Forklar, ved hjælp af tolken, hvad tolkens funktion er og informer om tavshedspligten. Under samtalen: Tal direkte til din samtalepartner og ikke til tolken. Hav øjenkontakt med din samtalepartner og brug direkte tale. Vær opmærksom på din samtalepartners kropssprog, når han/ hun taler og læg mærke til, hvordan vedkommende reagerer. Det kan give dig et indtryk af, om kommunikationen er forståelig. Udtryk dig klart og enkelt og undgå så vidt muligt vanskelig fagterminologi. Tal kortfattet, men således at der kommer en mening frem. Det varierer meget, hvor meget en tolk kan huske ad gangen nye tolke husker mindre end øvede tolke. Forvent at tolken oversætter alt, hvad der bliver sagt af alle under samtalen. Tolken har ansvar for, at det, der siges, kommer rigtigt igennem, og tolken skal være upartisk i alle spørgsmål. Tolken skal formidle, ikke bare det, der bliver sagt, men måden det bliver sagt på. En god tolkning er i udgangspunktet et vellykket møde mellem tre personer fra to forskellige kulturer. Tolkens tavshedspligt: Varde Kommune anvender tolke fra Tolkeservice i Kolding. Alle tolke har underskrevet en erklæring om tavshedspligt. Tavshedspligten er af afgørende betydning for, at en samtale kan foregå i tillid til, at oplysningerne ikke bliver videregivet til uvedkommende personer eller myndigheder. Kravet om tavshedspligt stilles til alle, der arbejder med personsager herunder altså også tolke. I tolkens tilfælde betyder det, at tolken ikke må tale med nogen om noget af det, der kommer frem under tolkningen. Planlægning af samtalen: Ved lange samtaler: Det er meget koncentrationskrævende at tolke. Tolken er på arbejde hele tiden. Hvis samtalen trækker ud, er det derfor en god ide at indlægge pauser undervejs. Efter samtalen: Alle bør forlade lokalet samtidig af hensyn til tillidsforholdet mellem parterne. Vær opmærksom på, om tolken har behov for en kort afrundende samtale med dig for eksempel efter psykisk belastende samtaler. Afsæt mere tid til en samtale med tolk; alt skal jo siges to gange.giv tolken en orientering om indholdet og hensigten med samtalen inden især hvis det er en specielt vanskelig sag. Overvej fysisk placering i tolkesituationen. Normalt anbefales det at sidde i en trekant med tolken i midten. Vær bevidst om, at det er dig, der styrer samtalen, ikke tolken. 7

8 1. Evaluering af videotolke-projektets 1. fase /v. Devoteam Consulting, (2010). Dok.nr Evaluering af Jobcenter Odenses pilotprojekt Teletolkning via videokonference (januar 2011). Dok.nr Kun en tåbe frygter ikke sproget/ Indvandrermedicinsk Klinik, Odense. Tolkning fra de professionelles synsvinkel. Erfaringer fra Indvandrermedicinsk Klinik. Dok.nr Tolkeguide. Håndbog om tolkning i den kommunale indsats/v. Integrationsservice, Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration (2008). Dok.nr Tre er et umage par om tolkning i sundhedsvæsenet/v. antropolog Stina Lou (2008). Dok.nr Varde Kommune 2011