INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 30. januar 2014 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 6. februar 2014, kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation a. Økonomisk orientering 4. kvartal 2013 (O) * b. Evaluering af bestyrelsens arbejde og udviklingsplaner for bestyrelsens medlemmer (D) c. Kredsvalgmøde 5. kreds (O) * d. Justering af forvaltningsrevisionens mål for 2014 (B) * e. Indledende forberedelse af repræsentantskabsmøde 2014 (B) * f. Fremtidssikringsstrategi (D) 2. Afdelinger a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Aarhus Kommunes strategi for udlejningsredskaber i udsatte bydele (O) * 3. Administration a. Orientering fra administrationen (O) * 4. Mødeevaluering 5. Kommende møder a. Emner til næste møde, der holdes den 6. marts 2014 (B) b. Mødeplan 2014 (B) * c. Uddannelse, herunder bestyrelsens deltagelse i kommende arrangementer (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Økonomisk orientering 4. kvartal 2013 DATO 30. januar 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING UDGIFTER Regnskab 2013 Budget Bestyrelsesvederlag Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Kurser og møder bestyrelsen Repræsentation, gaver m.v Diæter og arbejdstab Kørsel bestyrelse Mødeudgifter i alt Personaleudgifter Kontorholdsudgifter Juridisk assistance Forsikringer Telefon+internet Kontorholdsudgifter Tryksager Mindre nyanskaffelser Kopiservice og kopipapir Service edb Porto Bankgebyrer Annoncer Kontorhusholdning

3 Regnskab 2013 Budget 2013 Beboerblad Andre udgifter 0 0 Kontorholdsudgifter i alt Lokaleudgifter Lokaleleje Ejendomsskat El Alarm Varme Rengøring Vedligeholdelse Mindre nyanskaffelser Fællesudgifter Øvrige driftsudgifter Lokaleudgifter i alt Afskrivning inventar og edb Revision Bruttoadministrationsudgifter Renteudgifter Afdelinger Pengeinstitutter Kreditorer Kurstab obligationer Porteføljegebyr Renter trækningsret Renteudgifter i alt Udamortiseret ydelse disp. fond Udamortiseret ydelse - LBF Pligtmæssige bidrag I alt Ekstraordinære udgifter Overskud henlagt arbejdskapitalen 0 0 Udgifter i alt /4

4 INDTÆGTER Regnskab 2013 Budget Administrationsbidrag Gebyrer Påkrav leje Ventelistegebyr Antenneregnskab Øvrige Gebyrer i alt Renteindtægter Udlån afdelinger Pengeinstitutter Obligationer Kursgevinster obligationer Udbytte Trækningsret Renter i alt Udamortiseret ydelse disp.fond Udamortiseret ydelse LBF Pligtmæssige bidrag I alt Byggesagshonorar nybyggeri Byggesagshonorar forb. arb Rabatter, bonus m.v Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter i alt Forventet overskud - afr Afkast obl.: Nordea 1,62 %, Sydbank 1,08 %, Danske Bank 1,05 %. Organisationsbestyrelsen har ønsket at få en kvartalsvis oversigt over udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste. Der er udbetalt kr. i tabt arbejdsfortjeneste i 4. kvartal. I 2013 er der i alt udbetalt kr. Udbetalingen skal ses i lyset af organisationsbestyrelsens tilkendegivelse af, at man på denne måde ønsker at muliggøre produktionen af Boligkontoret Århus News. 3/4

5 INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. 4/4

6 Studiestræde 50, 1554 København V, Telefon , Fax , januar 2014 Til boligorganisationerne i 5. kreds Indkaldelse og information om valg til BL s repræsentantskab, bestyrelse og kredse Så nærmer tiden sig igen for valg til BL s repræsentantskab, bestyrelse og kredsene. Der afholdes valgmøde i 5. kreds tirsdag den 8. april 2014 kl på Radisson Blu Scandinavia Hotel Aarhus, Margrethepladsen 1, 8000 Aarhus C Dagsorden, forretningsorden, adgangskort m.m. vil blive udsendt i begyndelsen af februar I 5. kreds har boligorganisationerne haft tradition for at løse udfordringerne i fællesskab, hvilket bl.a. har ført til resultater som den fælles opnotering Aarhusbolig, den fælles opnotering til ungdomsboliger, Det Boligsociale Fællessekretariat, og en lang række fælles samarbejdsrelationer med Aarhus Kommune. Samarbejdet har vist sin styrke i disse succesfulde resultater. Det tætte samarbejde og den indbyrdes tillid er hidtil også kommet til udtryk i fordelingen af repræsentanter i 5. kreds, således at hver boligorganisation har haft en repræsentant. Det er en konsekvens af at den fælles holdning har været, at alle skulle være repræsenteret. Det nuværende kredsrepræsentantskab ønsker at denne holdning videreføres i det nye repræsentantskab, således at det tætte samarbejde kan fortsættes med alle som deltagere. Antallet af kredsrepræsentanter i 5. kreds er 18. Kredsrepræsentanterne har derfor besluttet, at det kommende repræsentantskab bør sammensættes på følgende måde. Boligorganisation Kredsrepræsentanter AAB 2 Alboa 2 Boligkontoret 2 Brabrand Boligforening 1 Al2Bolig 1 Ringgården 1 Almen Bolig Aarhus 1 Århus Omegn 1 Østjysk Bolig 1 Kollegiekontoret marts Beder-Malling BF 1

7 side 2 Lejerbo Aarhus 1 Formand 1 Næstformand 1 Ialt 18 Alle tildeles én repræsentant, og derefter tildeles yderligere en fra den største og nedefter, indtil alle repræsentanter er fordelt. For at bevare denne fordeling af repræsentation under hele valgperioden, er det desuden besluttet, at der vælges personlige suppleanter, ligesom i Det henstilles derfor til medlemsorganisationerne, at man lokalt udpeger sine repræsentanter med tilhørende personlige suppleanter, og meddeler det til BL via BL s hjemmeside, hvor der er oprettet en særlig del til brug ved kredsvalgene Her vil man også kunne downloade relevante dokumenter til brug for opstilling af kandidater og generel information om kredsarbejdet. Kandidater skal desuden opfylde kravene i BL s vedtægter 7 stk. 10: Valgbare som formand, næstformand og repræsentanter (og suppleanter) er personer som på kredsmødet er foreslået af det medlem af BL, som den pågældende er tilknyttet enten som bestyrelsesmedlem, som ansat, som medlem af en afdelingsbestyrelse i kredsen eller som medlem af den pågældende boligorganisations repræsentantskab. Det er endvidere en betingelse for valgbarhed, at vedkommende enten på kredsmødet eller skriftligt forinden kredsmødet har erklæret sig indforstået med at modtage valg. På BL s hjemmeside er der oprettet et særligt afsnit om Kredsvalg 2014, hvor man kan læse mere om valgene. Her bliver alle dagsordener, forretningsordener, kandidatopstillinger og valgresultater løbende offentliggjort. På hjemmesiden kan man også læse mere om BL s repræsentantskab, bestyrelse og kredsene. Man kan desuden læse og downloade BL s vedtægter, medlemsstatistik, målsætningsprogram og handlingsplan. Opstilling af kandidater i 5. kreds: Der kan opstilles kandidater til formand, næstformand, repræsentanter og suppleanter: På Kredsvalg 2014 kan kandidater og boligorganisationer downloade og udfylde en opstillingsblanket, som skal indsendes elektronisk sammen med et foto af kandidaten til BL på denne mailadresse: kredsvalg2014@bl.dk. Opstillingen indsendes som vedhæftet word-dokument. Foto indsendes som vedhæftet jpg-fil.

8 side 3 I 5. kreds skal opstilling af kandidater følges af en tilhørende opstilling af en personlig suppleant. Samme opstillingsblanket kan benyttes ved opstilling af personlige suppleanter. Boligorganisationen skal godkende opstillingen før indsendelse til BL. En opstilling uden godkendelse vil blive returneret til boligorganisationen. Alle opstillinger bliver løbende offentliggjort på når de er godkendt af boligorganisationen. Der skal opfordres til tidlig indsendelse af hensyn til de kredsvalgdelegeredes muligheder for at få information om kandidaterne før valgmødet. Stemmeret og adgangskort Boligorganisationerne udpeger egne kredsvalgdelegerede, som har stemmeret på valgmødet. Det fremgår af BL s medlemsstatistik, hvor mange kredsvalgdelegerede den enkelte boligorganisation råder over. (herom senere) Boligorganisationerne modtager adgangskort fra BL til de kredsvalgdelegerede sammen med valgmødets dagsorden og forretningsorden. Boligorganisationerne udleverer selv adgangskortene til de kredsvalgdelegerede. Den enkelte kredsvalgdelegerede får udleveret stemmesedler ved aflevering af det udfyldte adgangskort på valgmødet. Venlig hilsen Niels Sørensen kredskonsulent

9 NOTAT TIL PKT 1.d Justering af forvaltningsrevisionens mål for 2014 DATO 30. januar 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen behandlede på sit møde den 9. januar forvaltningsrevisionens mål for Der er imidlertid behov for supplerende beslutninger på to områder: Hurtig genudlejning Det var pga. en fejl i statistikmodulet ikke muligt at opgøre statistikken vedr. genudlejning på tidspunktet for sidste bestyrelsesmøde. Fejlen gør sig nu ikke længere gældende, hvorfor resultatet for genudlejning i 2013 blev i gennemsnit 1,7 dage fra opsigelsens modtagelse til udsendelsen af første tilbud, eller meget klart under bestyrelsens mål på 3,0 dage. Der blev imidlertid også delvist i blinde sat et mål om, at fra 2014 skulle 80% af opsagte lejemål sendes i tilbud samme eller næste dag. Nu kendes statistikken på de faktiske opsigelser, og kan bagudrettet opgøres således: År Andel sendt i tilbud indenfor fristen % % Set i det lys, synes det urealistisk at opnå 80% indenfor et år også i betragtning af, at der altid vil være fx dødsboer og skifteretssager, som uvægerligt forlænger processen. Derfor bør målet i stedet sættes til fx 67%, som det i øvrigt også gælder for ekspeditionen af flytteopgørelser. Tilfredshed med beboerdemokrati Bestyrelsen besluttede på mødet dem 9. januar at indføje et nyt mål for beboernes tilfredshed med beboerdemokratiet. Det blev imidlertid ikke præciseret, hvad der nøjagtig skulle måles, og hvilket mål der blev sat.

10 For de øvrige tilfredshedsmål (på nær medarbejdertilfredshed) gælder et mål på 3,0 på skalaen fra 0,0 til 4,0. Det vil være naturligt at det samme mål gjorde sig gældende vedr. beboerdemokratiet. Mere præcist kunne der spørges til beboerens tilfredshed med muligheden for at få indflydelse på boligorganisationens prioriteringer gennem de beboerdemokratiske kanaler. Samlet oversigt efter justeringer Indsats Mål Måling Mål 2014 Din fremtidssikrede bolig Finansiering af fremtidssikring Nytænkning af beboerdemokratiet Byens bedste service Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Attraktiv arbejdsplads Høj kvalitet af nybyggeri Antal nybyggerier, der ved etårseftersynet har mere end 2 type III-fejl, 0 type IV-fejl og 0 ty-pe V-fejl Maks. 0 Høj boligkvalitet ift. husleje Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje Min. 3,0 Underfinansiering af vedligeholdelsesplaner Maks. 940 kr. pr. m 2 Rådgivning om råderet Kundetilfredshed med gennemførte råderetssager Min 3,0 Tilfredshed med beboerdemokrati Kundetilfredshed med muligheden for at få indflydelse på boligorganisationens prioriteringer Udgår Høj deltagelse Andel der angiver at have deltaget i en beboerdemokratisk aktivitet Min. 40% God service til beboervalgte Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen Min. 3,0 God service Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Min. 3,0 God service Kundetilfredshed med service fra administration Min. 3,0 God service Kundetilfredshed med information Min. 3,0 God service Samlet kundetilfredshed med indflytning Min. 3,0 God service Samlet kundetilfredshed ved fraflytning Min. 3,0 Hurtig genudlejning Andel af opsagte lejemål, der er sendt i tilbud senest den følgende arbejdsdag Andel af flytteopgørelser, der er udsendt senest 25 arbejdsdage efter synsdatoen Min 67 pct. Min 67 pct. Medarbejdertilfredshed Medarbejdermåling 0 min. 4 maks., måling i november Min. 3,2 Score for God ledelse Medarbejdermåling 0 min. 4 maks., måling i november Min. 3,0 Sygefravær Månedlig opgørelse baseret på månedsrapporter Maks. 8,0 INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig de beskrevne justeringer. 2/2

11 NOTAT TIL PKT 1.e Indledende forberedelse af repræsentantskabsmøde 2014 DATO 30. januar 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Repræsentantskabsmødet afholdes i år den 22. maj. Sted Der skal snarest findes et sted til afholdelse af repræsentantskabsmødet. Administrationen har lavet en forhåndsreservation på Scandic Aarhus City. Emner Det skal drøftes, om der er særlige emner, bestyrelsen ønsker at programsætte, og om der evt. er konkrete forslag, der skal behandles på repræsentantskabsmødet. Der bør i lighed med tidligere år stilles forslag om bemyndigelse af organisationsbestyrelsen til grundkøb. Dirigent Bestyrelsen bør tage stilling til, hvem man ønsker som dirigent, og om man evt. ønsker to dirigenter. Det bør overlades til administrationen og forretningsudvalget at udmønte beslutningen, idet det godt kan være nødvendigt at spørge flere, før det lykkes at få en aftale i stand. Årets afdeling Repræsentantskabet kan som tidligere år vælge en afdeling som årets afdeling. Bestyrelsen nominerer et antal afdelinger. Der annonceres på BKÅ Portalen efter indstillinger, som behandles på bestyrelsens møde i marts. De nominerede afdelinger har herefter mulighed for at præsentere sig på repræsentantskabsmødet.

12 Valg På repræsentantskabsmødet skal foretages en række valg: Fire bestyrelsesmedlemmer for to år (Johnny Eriksen, Henrik Autzen, Torben Kjølhede og Lars hansen er på valg) samt suppleanter (Per Hasager og Martin Westy Løvendahl er på valg). 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen Alle udvalgsmedlemmer på nær enkelte fra Råderets- og Demokratiudvalgene, der er valgt for to år i Bestyrelsen bør overveje, hvorledes det sikres, at der er kandidater til de nødvendige poster. Det kan i øvrigt overvejes, om der skal indledes en dialog med udvalgene om en ændret procedure for nedsættelse, som også formelt åbner for en løbende supplering af udvalgene. Tidsplan for forberedelsesprocessen Af hensyn til tidsfrister, tryk m.m. er der følgende tidsplan og deadlines: 06/03 Beslutning om proces vedr. beretning samt øvrigt materiale. Overordnet beslutning om evt. vedtægtsændringer. Nominering af årets afdeling. 03/04 Endelig godkendelse af dagsorden i bestyrelsen 03/04 Behandling af vedtægtsændringer i bestyrelsen 03/04 Evt. forslag til repræsentantskabsmødet, herunder evt. vedr. renoveringsstrategi, husorden m.m. 10/04 Udsendelse af indkaldelse 28/04 Bestyrelsens skriftlige beretning færdiggøres 08/05 Frist for indsendelse af forslag til behandling 08/05 Frist for indsendelse af kandidatpræsentationer 22/05 Bestyrelsesmøde inden rep.møde 22/05 Rep.møde Øvrige forhold Fra bestyrelsens møde den 30. maj 2013 udsattes flg. spørgsmål til planlægningsprocessen af dette repræsentantskabsmøde: A. Indskrivningen af deltagere på repræsentantskabsmødet 2013 gav igen anledning til en del uklarhed, idet der var ganske mange afdelinger enten ikke havde oplyst administrationen om deres repræsentantskabsmedlemmer og/eller havde oplyst, hvem der deltog i mødet. Det betød selvsagt, at mange ikke havde modtaget materialet da administrationen kun har kunnet sende materiale til repræsentanter, der har været oplyst. Det betyder også, at der har været stor usikkerhed om bestilling af forplejning, opstilling af siddepladser m.v., da det faktiske deltagerantal ikke har været kendt. Det bør derfor indskærpes inden næste repræsentantskabsmøde, at afdelingerne både skal oplyse repræsentanter samt at alle repræsentanter, udvalgsmedlemmer, afdelingsbestyrelsesmedlemmer og gæster skal tilmeldes mødet. 2/4

13 Organisationsbestyrelsen bør endvidere træffe beslutning om, hvorvidt det skal stilles som krav for udlevering af stemmesedler, at repræsentanterne er tilmeldt på forhånd, således at det kan sikres at kun stemmeberettigede får mulighed for at stemme. Det taler dog klart imod en sådan løsning, at i det flertal af afdelingerne, hvor det er afdelingsbestyrelsen, der udpeger repræsentanter, kan der vedtægtsmæssigt ikke stilles særlige formkrav til denne beslutning og dens meddelelse som forudsætning for adgang til at afgive stemme. B. Mødets varighed frem til næste midnat må give anledning til overvejelser. Fordi repræsentantskabet er boligorganisationens højeste myndighed, er det ikke tilfredsstillende, at kun ca. halvdelen af de stemmeberettigede deltog i de sidste afstemninger om bl.a. fremtidssikringsstrategien. Det illustrerer, at det også er af væsentlig betydning, hvad repræsentantskabet prioriterer den første del af sin mødetid på. Bestyrelsen kunne overveje flere mulige konklusioner, fx: a) Strammere tidsstyring af særligt beretningsdebatten men også det øvrige, så repræsentantskabsmødet fx kunne gennemføres til kl. 22. Der kunne fx overvejes begrænset talertid, tematiserede debatter osv. b) Begrænsning af, hvilke emner der kommer på dagsordenen, også for at sikre, at repræsentantskabet har tilstrækkelig strategisk fokus. c) Klar udmelding til repræsentanterne om, at mødet må forventes at vare til kl. 23 eller 24, evt. med en halv times tidligere start. d) Flytning af mødet til en hel lørdag vel vidende at det formodentlig vil afskære en del fra at deltage eller indførelse af to årlige repræsentantskabsmøder vel vidende at en del af debatterne i så fald formodentlig vil blive gentagelser. INDSTILLING Bestyrelsen bedes drøfte og tage stilling til spørgsmål vedr.: Placering Dirigent Emner Proces for nominering af årets afdeling Strategi for rekruttering Tidsplan Indmelding og indskrivning af deltagere (pkt. A) 3/4

14 Afvikling af mødet (pkt. B) 4/4

15 NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. afdelinger DATO 30. januar 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 4 Chr. Molbech Vej Afdeling 6 Risvang Alle Afdeling 9/14/18 Trøjborg Afdeling 12/19 Majdalen/Tamperdalsvej Afdeling 13 Hammershusvej Afdeling 16 Hammershusvej Afdeling 17 Kongsvang Udskiftning af varmesystem udbudsmaterialet er udsendt forventet opstart på arbejdet ultimo april. Renoveringsarbejder i afdelingen pågår forventes afsluttet ultimo maj Ny ejendomsfunktionær er så småt ved at komme ind i tingene. Nye velfærdsfaciliteter skal igangsættes. Vandure skiftes snarest. En del af taget tog skade under stormen. Taget er i dårlig forfatning. Udbudsmateriale til varmeanlæg udsendt. Brand i taglejlighed. Lejer uden indboforsikring. Udbudsmateriale til varmeanlæg udsendt. Arbejdet med udskiftning af varmesystem er afsluttet. Arbejdet forløb planmæssigt og budgettet holdt stort set. Vi har bekæmpet rotter i kælderen omkring RA 2. Kloakkerne omkring blokken er renoveret og der er etableret rottespærre. Hele afløbssystemet skal inspiceres i år med henblik på at få udarbejdet en samlet renoveringsplan.

16 Afdeling 23 Nydamsparken Rådgiverne arbejder på højtryk for at få udarbejdet materialet til det store renoveringsprojekt. Tirsdag den 28/1 holdes det først byggeudvalgsmøde, hvor de udarbejdede skitseplaner fremlægges. Afdeling 25 Reginehøj Ny ejendomsfunktionær har masser af spændende projekter, som kan blive til nytte for afdelingens drift. Indkøb af nye maskiner er undervejs. Foreløbig er der hentet to priser. Projekt varmehal er undervejs med hjælp fra RealDania Afdeling 27 Frydenlund Arbejdet med haveanlæg foran blokken på Høgevej blev afslutte i november, samtidig med at de nedgravede affaldsløsninger blev taget i brug. Beboerne har taget godt imod affaldsløsningen, og vi venter kun på foråret for at få det fulde udbytte af haveanlægget. Afdeling 28 Lindholmparken Den nye servicebygning forventes færdig i februar. De rum i sidebygningerne, som ejendomsfunktionærerne ikke længere har brug for til oplagring m.v., er ved at blive gjort i stand. De bliver indrettet til cykel- og barnevognsrum. Der er etableret adgangskontrol på opgangsdørene i afdelingen. Afdeling 29 Kalmargade Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 32 Nørreskovvej Afdeling 34/39 Hårupparken Afdeling 35 Skelagervej Afdeling 41 Viruplund Støtteudbetaling på kr inkl. moms vedr. projektet Kalmargade Torvecafé i Aarhus er bevilget fra Det Gode Boligliv. Beløbet omfatter kampagnens fulde støttebeløb. 1 årsgennemgang på vinduer afholdes i uge 5. Skure i gård 3 halvt færdige. 5 årsgennemgang er snart afsluttet. Der bliver muligvis en tvist med mureren. Vaskeriprojekt mangler kun en ændring i opsætningen og en enkelt på ejendomsfunktionærens computer. Renovering af fællesrum mangler kun enkelte indkøb til køkkenet. Maling af opgange er igangsat. 2/3

17 Afdeling 42 Hjelmagerparken Fibernet er under planlægning. Tegninger på det udvendige arbejde er klar. Plan for indvendig kabelføring mangler Afdeling 44 Hjulby Hegn En del vandskader gennem tag. Værst i den første blok. Her skiftes taget ud til listepap, som er den løsning som ønskes på hele byggeriet. Beslutninger er afklaret med Landsbyggefonden. Afdeling 45 Torpe-/Kappelvænget Afdeling 46 Vistoftparken Afdeling 54 Norsgade Videoovervågning udvides og flyttes til G4S, som så kan køre vægterordning via kamera til centralen Vi er ved at få undersøgt en lejlighed for skimmelsvamp beboerne er genhuset der er mistanke om at årsagen kan stamme fra en forkert monteret membran under strøgulvet. Dansk Bygningsanalyse er på sagen. Vi havde møde med afdelingsbestyrelsen i Norsgade 16. januar, og de vil gerne, at udgangspunktet for udflytning/genhusning bliver den 1. februar Dette vurderes at ville give plads til luft i forbehold for myndighedsbehandlingen. Vi aftalte på mødet, at arkitekten laver en grovskitse af en boligs ydre rammer, som vi snarest kan sende til LBF/Aarhus Kommune i forhold til en godkendelse at forslaget. Der er et af stederne, hvor vi har et ønske om, at etablere en bolig op af en fælles brandmur ind til en nabo et areal, hvor der i dag er græs. Dette vil give noget mere fleksibilitet i forhold til ønsker og fælleshus, depotrum og vaskeriet. Afdeling 57 Åvænget Afdeling 58 Ranunkelvej Ansøgning om tilladelse til hems afventer svar fra Bygningsinspektoratet Der har været angreb af rotter i afdelingen skaderne på kloaksystemet er udbedret og rotterne bekæmpet. Serviceaftale om tilsyn med fælder og rottespærrer m.v. forhandles. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

18 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Sundhed og Omsorg Den 13. december 2013 Aarhus Kommune Teknik og Miljø Strategi for brug af kombineret udlejning Forslag til brug af kombineret udlejning for at styrke udviklingen mod en mere alsidig beboersammensætning i Gellerup/ Toveshøj, Bispehaven, Herredsvang og Langkærparken. Brugen af kombineret udlejning stilles i bero, hvis forholdene ændres væsentligt. MTM-POB/Støttet Byggeri Kalkværksvej Aarhus C 1. Resume Kombineret udlejning blev indført som redskab i 2005 og har rod i den daværende regerings strategi mod ghettoisering. Regelsættet blev med byrådets beslutning af 11. januar 2006 indarbejdet som en del af Integrationspolitikkens bosætningsindsats. Sagsnr. 13/ Sagsbeh. Camilla Maria Nielsen Telefon Direkte telefon Reglerne om kombineret udlejning kan indføres i de almene boligafdelinger, som er på en liste, som Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter udarbejder. Hvis byrådet efterfølgende beslutter, at reglerne skal gælde i en given afdeling, betyder det, at ansøgere, der i længere tid har modtaget kontanthjælp, ikke kan tildeles en bolig der. cmn@aarhus.dk Lixtal: 50 I Aarhus Kommune blev reglerne indført i Herredsvang og Bispehaven i 2006 og Gellerup og Toveshøj i 2007 for at styrke udviklingen mod en mere alsidig beboersammensætning i områderne. Siden er det blevet muligt at indføre reglerne i yderligere fem aarhusianske boligområder, således at knap boliger ud af kommunens i alt almene familieboliger nu kan omfattes. Der er derfor behov for en samlet tilgang til kombineret udlejning ud fra en vurdering af effekten for såvel de berørte som tilstødende boligområder. De omfattede boligforeningers erfaringer og holdninger er tillige belyst i fælles drøftelse med Sociale Forhold og Beskæftigelse samt Teknik og Miljø. Strategi for brug af kombineret udlejning

19 På denne baggrund anbefales det, at kombineret udlejning fortsættes for Gellerup/Toveshøj, Bispehaven og Herredsvang og indføres i Langkærparken. Kombineret udlejning anbefales ikke indført i Frydenlund, Vorrevangen og Vejlby Vest og på nuværende tidspunkt heller ikke i Trigeparken. 2. Beslutningspunkter At 1) Kombineret udlejning forlænges i Gellerup/Toveshøj, Bispehaven og Herredsvang og indføres i Langkærparken for den 5-års periode, som lovgivningen giver mulighed for. At 2) Teknik og Miljø bemyndiges til, i samarbejde med Socialforvaltningen og Borgmesterens Afdeling, helt eller delvist at stille brugen af kombineret udlejning i bero, hvis forholdene ændres væsentligt. 3. Baggrund Regelsættet Kombineret udlejning er et redskab, der kan anvendes i særligt udsatte almene boligafdelinger, der er af en vis størrelse, og hvor en stor andel af beboerne er uden for arbejdsmarkedet. De aktuelle områder udregnes efter almenboliglovens 51 b, og Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter offentliggør en gang årligt en liste over disse afdelinger. Reglerne kan træde i kraft, når kommunalbestyrelsen efterfølgende træffer beslutning derom. Kombineret udlejning betyder kort fortalt, at ansøgere til afdelingens familieboliger skal godkendes af kommunen før udlejningen kan finde sted. Ansøgere, der igennem længere tid har modtaget kontanthjælp, kan som udgangspunkt ikke godkendes til en bolig i den pågældende afdeling. De afviste ansøgere, som stod på afdelingens venteliste ved byrådets vedtagelse af reglerne, er berettiget til et tilbud om en passende erstatningsbolig fra kommunen. Hvis boligerne ikke kan udlejes til ansøgere, der kan godkendes efter reglerne om kombineret udlejning, skal de udlejes til afviste ansøgere. Det vil derfor ikke opstå tomme boliger eller lejetab alene som følge af kombineret udlejning. Dog er det muligt for boligforeningen og kommunen at aftale, at boliger kan stå tomme i op til 12 måneder, hvis man gør en særlig indsats for at udleje dem til andre boligsøgende. Kommunen og boligforeningen kan aftale, hvordan de Side 2 af 9

20 fordeler udgifterne til de tomme boliger og den særlige udlejningsindsats mellem sig. En nyere tilføjelse til loven giver desuden mulighed for også at afvise ansøgere, som modtager førtidspension, eller som i længere tid har modtaget dagpenge eller sygedagpenge 1. Denne tilføjelse til loven benævnes som "model II". Den oprindelige, der er gældende i Aarhus Kommune, og som alene omfatter ydelsen kontanthjælp, benævnes "model I". Model II kan ikke indføres uden model I. Områder, der i Aarhus kan omfattes af kombineret udlejning Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter offentliggør en gang årligt en liste over de områder, hvor kombineret udlejning kan indføres. Den seneste liste er fra 1. oktober 2013 og giver i Aarhus mulighed for kombineret udlejning i følgende områder: Gellerup/Toveshøj familieboliger Bispehaven familieboliger Herredsvang familieboliger Frydenlund familieboliger Vejlby Vest familieboliger Vorrevangen familieboliger Langkærparken familieboliger Trigeparken familieboliger I alt = 8876 familieboliger Herredsvang er dog ikke længere på den aktuelle liste. Men da kombineret udlejning allerede er etableret her, kan det fortsættes, hvis der vurderes at være behov herfor. Gellerup/Toveshøj, Herredsvang og Bispehaven har i dag kombineret udlejning. I disse fire områder er der 4707 boliger, mens de nye områder omfatter i alt 4172 boliger. Erfaringer med kombineret udlejning og øvrige udlejningsredskaber Kombineret udlejning er, sammen med fleksibel udlejning og udlejning efter annoncering, de tre redskaber, som boligforening og kommune kan anvende til at ændre beboersammensætningen i udsatte og sårbare boligområder. De tre redskaber er alle målrettet de udsatte 1 Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har overfor Teknik og Miljø præciseret, at de tre ydelser dagpenge, sygedagpenge og førtidspension skal ses som et samlet hele. Det er således ikke muligt at afvise en af kategorierne uden også at skulle afvise de to andre. 2 Vorrevangen er ny på listen pr. 1. oktober 2013 Side 3 af 9

21 boligområder, og kommunen har ingen redskaber, der giver mulighed for at påvirke beboersammensætningen i såkaldt velfungerende boligafdelinger. Det Boligsociale Fællessekretariat 3 og Aarhus Kommune har evalueret kommunens brug af fleksibel udlejning, kombineret udlejning og udlejning efter annoncering 4. Kort opridset er hovedkonklusionerne fra evalueringen: Kombineret udlejning, fleksibel udlejning og udlejning efter annoncering kan alle bidrage til ændringer i beboersammensætningen i almene boligafdelinger. Redskabernes effekt afhænger af den kontekst de implementeres i, og de virker bedst, hvis de iværksættes som en del af en bredere udvikling og profilering af området. Fleksibel udlejning forudsætter lange ventelister og en pæn boligefterspørgsel, idet der her gives fortrin til en positivt defineret gruppe af ansøgere. Kombineret udlejning sætter derimod alene modtagere af kontanthjælp bagerst i køen. Fleksibel udlejning fremstår ikke som et effektivt redskab til at ændre beboersammensætningen i særligt udsatte afdelinger med kortere ventelister, idet boligerne vanskeligt kan udlejes til den ansøgergruppe, der ydes fortrin til. Udlejning efter annoncering kan efter lovgivningen kun anvendes for 50 % af de ledige boliger, og blandingen af venteliste og annoncering har vist sig at være en formidlingsmæssig udfordring. Redskabet er således ikke efterspurgt af boligforeningerne. Evalueringen påpeger endvidere, at hverken fleksibel udlejning eller kombineret udlejning ser ud til at have skabt problemer for de øvrige boligafdelinger. I Herredsvang og Bispehaven har alle boligerne med undtagelse af én enkelt bolig tillige kunnet udlejes efter reglerne om kombineret udlejning. Overvejelser over lejetab er således ikke aktuelle. Dog har det i perioder været vanskeligt at udleje boliger i Gellerup efter reglerne kombineret udlejning. Boliger er således af og til tildelt 3 Det Boligsociale Fællessekretariat er de aarhusianske boligforeningers samarbejde om boligsociale indsatser. Det åbnede i 2007, og får støtte fra boligforeningerne og Aarhus Kommune. Aarhus Kommune har et tæt samarbejde med sekretariatet på mange områder. 4 Vedlagt Byrådets sag nr. 10 behandlet den 6. marts 2013 Side 4 af 9