Referat af erfamøde for brugerne af Elektronisk syn i EG Bolig den 28. oktober 2015 i Kolding

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Referat af erfamøde for brugerne af Elektronisk syn i EG Bolig den 28. oktober 2015 i Kolding"

Viggo Kjær
7 år siden
Visninger:

1 Referat af erfamøde for brugerne af Elektronisk syn i EG Bolig den 28. oktober 2015 i Kolding Dagsorden for det afholdte møde: 1. Velkomst og præsentation samt opfølgning på sidste møde 2. Udvikling i Elektronisk syn siden sidst 3. Udvikling fremover samt tilbud 4. Indflytningssyn samt fejl- og mangelliste 5. Erfaringsudveksling/videndeling Pkt. 1. Velkomst og præsentation samt opfølgning på sidste møde Mødet blev indledt med en kort præsentation af de fremmødte, hvor hver enkelt deltager fortalte, hvor længe de havde synet elektronisk i EG Bolig. På mødet var ca. 60 deltagere fordelt på 35 EG Bolig-kunder det er dejligt med så stor opbakning, som antallet af deltagere vidnede om. Men EG havde desværre måttet ringe til flere kunder, som havde tilmeldt sig med mere end to personer. EG fastholder, at der som udgangspunkt ikke kan deltage mere end to personer fra hver boligorganisation, idet erfamøderne ikke er et kursus, men et forum for synsinspektører og andre, som arbejder med Elektronisk syn i EG Bolig. Der deltog brugere, som kun har anvendt EG Bolig i 1½ måned, brugere, som har været synsinspektører i en uge og endnu ikke har synet elektronisk, brugere, som er ved at tage modulet i anvendelse, og brugere, som har synet elektronisk siden 2009/2010. Pkt. 2. Udvikling i Elektronisk syn siden sidst Nedenstående er et udsnit af de opgaver, som er udviklet inden for det sidste halve år. I alt er der foretaget 23 udviklingsopgaver siden sidste erfamøde i foråret Opgaverne kan ses ved at klikke på i værktøjslinjen i EG Bolig. Bogføring af afdelingens andel af slid og ælde Sidenummer på synsrapporten Windows tabletkamera Udskrivningsmuligheder er samlet Vikarfunktion Bemærkningsarbejdsgang Bogføringstekst er den første behandling Journaliseringsnavne Indtastning af postnummer Billeder skal mailes og printes Kreditorer, som er spærret for betaling Ikoner for mailet/udskrevet rekvisition Side 1 af 5

Velkomst og præsentation samt opfølgning på sidste møde Mødet blev indledt med en kort præsentation af de fremmødte, hvor hver enkelt deltager fortalte, hvor længe de havde synet elektronisk i EG

2 Mulighed for at tage flere billeder ad gangen. Pkt. 3. Udvikling fremover samt tilbud Pr. 1. april 2016 fjernes adgangen til kliksyn i EG Bolig, og fremover er det kun muligt at syne elektronisk via Syn-appen. Flere af deltagerne har aldrig anvendt kliksyn, og andre har med stor succes skiftet fra kliksyn til at syne via Syn-appen. Brugerne af kliksyn er bekymret for skiftet fra kliksyn til Syn-app. Syn-appen anvender samme opsætning som kliksyn. Der er allerede adgang til Syn-app inde fra EG Bolig. Adgangen findes under Flyttesag Elektronisk syn Syn-app. Der foretages ikke mere nyudvikling til kliksyn, men der fejlrettes indtil den 1. april Der blev spurgt, om der afholdes kurser i overgangen fra kliksyn til Syn-app. Hertil svarede EG, at der vil blive udbudt kurser eller webinarer. Datoer for afholdelse af gå hjem-møder fremgår sidst i referatet. Flere brugere gav udtryk for, at overgangen fra kliksyn til Syn-app har været let. Opgaver, der er i gang: Kliksyn supporteres indtil 1. april 2016 Logo og plantegninger. Tilbud i Elektronisk syn Funktionen "Tilbud" i modulet Elektronisk syn har været til stede i EG Bolig i flere år, men EG ved ikke, hvor mange der anvender funktionen. Under præsentationen blev det klart, at der er interesse for funktionen, og der var et generelt ønske om, at funktionen bliver udviklet som en særskilt funktion i EG Bolig koblet sammen med Rekvisition og Drift og vedligehold. Kort fortalt er det med funktionen muligt at sende alle eller enkelte arbejder i tilbud hos flere leverandører, og først ved accept af tilbud sendes der en rekvisition på arbejdet. Leverandører, som ikke får arbejdet, får tilsendt et afslag. Det er muligt for leverandørerne at angive prisen elektronisk på den mail, der sendes fra EG Bolig. Pkt. 4. Indflytningssyn samt fejl- og mangelliste På erfamøderne i maj 2015, hvor indflytningssyn blev præsenteret, blev det meget klart, at den udviklede løsning ikke understøttede virkeligheden for de fleste af EG Bolig-kunderne. EG har siden mødet i maj 2015 optimeret og udviklet på løsningen. EG gik i gang med at fremvise den opdaterede løsning, men halvvejs gennem præsentationen stod det klart, at løsningen endnu ikke er i mål. Side 2 af 5

Flere af deltagerne har aldrig anvendt kliksyn, og andre har med stor succes skiftet fra kliksyn til at syne via Syn-appen. Brugerne af kliksyn er bekymret for skiftet fra kliksyn til Syn-app.

3 I den præsenterede løsning var det muligt at får to underskrifter, og lejerne har mulighed for at indberette fejl via et link. Men hvornår 14-dages reglen skal gælde fra, var der ikke helt enighed om. Der er brug for tre underskrifter: Indflytningssyn, nøgleudlevering samt efter gennemgang af skader/fejl/mangler. Der er krav om, at der gennemføres et indflytningssyn, men der er ikke krav om, at der skal udleveres en fejl-/mangelliste. Der er siden mødet foretaget en del ændringer i løsningen til indflytningssynet. EG anbefaler, at man som bruger løbende holder sig opdateret om ændringerne ved hver opdatering af EG Bolig. På det kommende erfamøde i juni 2016 vil indflytningssyn igen være på agendaen. Pkt. 5. E-syn: Erfaringsudveksling/videndeling Toni fra Boligkontoret Århus gav en præsentation af, hvordan de syner elektronisk med Syn-app. Hos Boligkontoret er 80 medarbejdere undervist i anvendelse af Syn-app. Et projekt, der er kørt af ejendomsfunktionærerne, og herefter har inspektørerne også fået det lært. Boligforeningen Himmerland er også gået over til at syne via Syn-app, og overgangen har været let. Boligkontoret Århus har oprettet en behandling "Intet at bemærke", som bruges til at sende maleren en rapport, hvor det tydeligt fremgår, at der ikke skal foretages arbejder i boligen. Maleren modtager besked på en rekvisition sendt fra Elektronisk syn. Ved at anvende behandling "Intet at bemærke" sættes synet automatisk til grøn (afsluttet), som ellers vil være en manuel handling, som synsinspektøren skal huske. Til mødet medbragte EG nedenstående punkter, som kunderne har indberettet via supporten: Administrator til syn. Leverandørliste. Referat: God ide flere gav udtryk for, at det var en god ide. Redigering af priser på klikrapport skal ajourføre rekvisitioner. Referat: Det var et kundeønske. Efter en del snak frem og tilbage blandt deltagerne blev konklusionen, at enten skal der anvendes priser, og dermed kommer der priser på rekvisitionerne, eller også skal funktionen Tilbud i Syn-app anvendes, som giver kreditor mulighed for at indberette tilbudspris via et link, og dermed kommer prisen med på rekvisitionen. Det oprindelige forslag blev parkeret med den angivne metode. Lejernummer på klikrapport. Referat: Ønsket går på, om lejernummeret skal stå samlet i stedet for opdelt. Der var tilslutning til denne ændring. App mangler link til lejer og lejemål. Side 3 af 5

Der er krav om, at der gennemføres et indflytningssyn, men der er ikke krav om, at der skal udleveres en fejl-/mangelliste.

4 Referat: Link til lejer/lejemål anvendes i kliksyn, men EG efterspørger, hvad der er brug for set i relation til, at kliksyn udgår pr. 1. april Plantegninger: Flere tegninger pr. lejemål. Referat: Der er ikke brug for at tilknytte flere tegninger pr. lejemål. Hvis der findes flere tegninger, gemmes de i et og samme dokument. Opgaven skal lukkes. Ændringsønsker og udfordringer Nogle oplever, at billeder står på hovedet i Elektronisk syn. Referat: Man skal sørge for, at knappen på ipad er i højre side, når man tager billeder. Samtidig skal ipad holdes vandret. Indflytningssaldo skal vises på indflytningssyn. Procent, der dækkes af afdelingens fraflytningskonto, ønskes vist. Ønske om at knytte behandling til afdeling. Referat: Det er allerede muligt ved at klikke på sel/afd ud for behandlingen, som findes under Opsætning og fane 3. Behandling. Ønske om at kunne tilknytte fast tekst til behandling, fx hårde hvidevarer. Ved underskrift på indflytningssyn står der fortrykt "Fraflytter underskriver". Det skal ændres. Adgang til kalender fra app. Referat: Det er hos EG et kendt ønske. Ønske om at se telefonnummer på klikrapporten. Syn-app: Det er svært at se de blå nuancer. Supplerende bemærkninger skal automatisk udvide sig, da man bare skriver i en linje. Dette er et ønske fra flere. Referat: Det er efterfølgende afprøvet af EG på ipad og i både fra- og indflytningssyn, og bemærkningsfeltet ud for behandlinger udvider sig, når man klikker på dem. Syn-app: Ej pris mangler refresh på ipad under Øvrige. Ønske om en lettere adgang til at redigere feltet Antal. Der ønskes en markering, der giver accept til elektronisk kommunikation. Referat: Accept, som er givet ved indgåelse af lejekontrakt, er gældende, og dermed kræver det ikke en ny accept. Side 4 af 5

Ændringsønsker og udfordringer Nogle oplever, at billeder står på hovedet i Elektronisk syn. Referat: Man skal sørge for, at knappen på ipad er i højre side, når man tager billeder.

5 Vigtige datoer Der vil blive sendt invitationer ud til de nedenfor annoncerede gå hjem-møder umiddelbart efter dette referat er sendt ud. Aarhus: 7. marts 2016 gå hjem-møde for brugere, som kun har kendskab til kliksyn Ballerup: 10. marts 2016 gå hjem-møde for brugere, som kun har kendskab til kliksyn Aarhus: 16. marts 2016 gå hjem-møde for brugere, som kun har kendskab til kliksyn Ballerup: 30. marts 2016 gå hjem-møde for brugere, som kun har kendskab til kliksyn Kolding: 7. juni 2016 erfamøde: Elektronisk syn Ballerup: 8. november 2016 erfamøde: Elektronisk syn og Drift og vedligehold Kolding: 10. november 2016 erfamøde: Elektronisk syn og Drift og vedligehold Side 5 af 5

marts 2016 gå hjem-møde for brugere, som kun har kendskab til kliksyn Ballerup: 30. marts 2016 gå hjem-møde for brugere, som kun har kendskab til kliksyn Kolding: 7.

Relaterede dokumenter

Samlet referat af erfamøderne afholdt den 19. maj 2015 i Ballerup og den 26. maj 2015 i Kolding

Samlet referat af erfamøderne afholdt den 19. maj 2015 i Ballerup og den 26. maj 2015 i Kolding Nedenstående dagsorden var fælles for begge de afholdte møder: 1. Velkomst og præsentation samt opfølgning