IndFak: Nyt indkøbs- og fakturasystem tæt på take-off

Transkript

1 IndFak: Nyt indkøbs- og fakturasystem tæt på take-off Værktøjskonference 2009 Minikonference kl

2 Dagsorden Rundt om IndFak - Introfilm om IndFak - De 5 h er: Hvad, hvem, hvorfor, hvordan og hvornår En pilots erfaringer med forberedelsen - Roller & ansvar, organisering og gevinster ved IndFak Smugkik ind i systemet - Præsentation af system - Kernefunktionalitet & flows Spørgerunde - Hvad betyder det for mig?

3 Rundt om IndFak Hvad, hvem, hvorfor, hvordan og hvornår? Ved Jakob Mikael Hein, Økonomistyrelsen

4 Hvad er IndFak? IndFak navnet er sammensat af Indkøb og Fakturering IndFak bygger på det gamle eprocurement-system, er kravspecificeret af kommende brugere og er markant videreudbygget IndFak baserer sig på en ny standard (OIOUBL) IndFak skal anvendes til håndtering af blandt andet: - E-kataloger (uploadet af leverandør) - E-ordrer (sendt fra myndighed) - E-fakturaer (sendt fra leverandør)

5 Hvem skal benytte IndFak? IndFak skal anvendes af alle statsinstitutioner IndFak er frivilligt for selvejende institutioner Leverandører på Finansministeriets Fællesstatslige Indkøbsaftaler og aftaler inden for Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) er i gang med at levere kataloger til IndFak

6 Hvad betyder IndFak for dig? Bedre overblik og styr på indkøb Find varer nemt og hurtigt på en elektronisk markedsplads Spar tid ved, at lade systemet erstatte manuelle processer IndFak klarer kontroller, så fx betaling ikke sker før varemodtagelse Bedre statistik over indkøb, stærkere dispositionsregnskab og bedre økonomistyring

7 Hvordan får I IndFak i din institution? Implementering i 5 faser: 1. Opstart 2. Analyse og design 3. Teknisk opsætning 4. Ibrugtagning 5. Overgang til drift Økonomistyrelsen understøtter implementeringen via vejledninger, support, driftsafdeling mm.

8 Hvornår kommer IndFak? På kan du se en udrulningsplan, som fortæller hvornår din institution skal tage IndFak i brug Pilot oktober-november 2009 Udrulning starter langsomt op med Kulturministeriet i 2009 og fortsætter med de øvrige ministerområder i månedlige rul fra marts 2010

9 Kulturministeriets koncerncenter Implementering af IndFak i Kulturministeriet Marianne Juul-Nyholm Udviklingschef

10 Om Kulturministeriet Kulturministeriets koncerncenter 38 statsinstitutioner museer, biblioteker, kunstneriske uddannelser, styrelser mm Fra 4 ansatte til 1100 Flest i København, men også i Ålborg, Århus, Esbjerg, Gl. Estrup, Odense, Bornholm, Hørsholm, Brede, Egtved Mange standard indkøb og store statslige leverandører mange særlige indkøb fra specialforretninger efaktura implementeret i 2006 Danmarks Biblioteksskole Danmarks Kunstbibliotek Dansk Sprognævn Kulturarvsstyrelsen Kulturministeriets koncerncenter Kunststyrelsen Styrelsen for Bibliotek og Medier Rytmisk Musikkonservatorium Nationalbibliotek for mennesker med læsevanskeligheder (NOTA) Den Danske Filmskole Danmarks Designskole Det Kgl. Danske Musikkonservatorium Det Kongelige Teater Statens Arkiver Statens Museum for Kunst Det Danske Filminstitut Akademiraadet Kunstakademiets Billedkunstskoler Danish Crafts Charlottenborg Udstillingsbygning Dansk Landbrugsmuseum Den Hirschsprungske Samling Departementet Det Fynske Musikkonservatorium Jagt- og Skovbrugsmuseet Kunstakademiets Konservatorskole Nordjysk Musikkonservatorium Ordrupgaard Statens Værksteder for Kunst og Håndværk Vestjysk Musikkonservatorium Det Jyske Musikkonservatorium Det Kongelige Bibliotek Nationalmuseet Statens Forsvarshistoriske Museum Statsbiblioteket i Århus Arkitektskolen i Århus Kunstakademiets Arkitektskole Statens Teaterskole

11 Roller og ansvar Kulturministeriets koncerncenter Koncerncentret Overordnet ansvarlig for implementeringen Ansvarlig for udarbejdelse af best practice Planlægger implementeringsforløb for alle institutioner Kontakt til Økonomistyrelsen IndFak support for ministerområdets institutioner Den enkelte institution Ansvarlig for implementeringen i egen institution Ansvarlig for efterlevelse af best practice Deltager i det centrale implementeringsforløb

12 Faser Kulturministeriets koncerncenter Fase 1 Koncerncentret pilot i IndFak projektet. Ibrugtagning oktober Fase 2 1. bølge omfatter 11 institutioner. Ibrugtagning medio november Udvikling af koncept for implementering Revision af Kulturministeriets best practice Beslutning om implementering af eordre Fase 3 Øvrige 26 institutioner implementeres i 2010

13 Hvorfor IndFak? Kulturministeriets koncerncenter Bedre system Bedre performance Bedre søgefaciliteter Bedre mulighed for at se status på ordrer/faktura Bedre styring Overblik over indkøbsvolumen Bidrag til dispositionsregnskab Overblik over indkøbsaftaler Klare arbejdsgange Effektivisering efaktura har allerede givet effektivisering eordre forventes at give effektivisering særligt fakturamatch

14 IndFak og nu skal I se giraffen Ved Lea Dall Zilmer, Økonomistyrelsen

15 Match Regler for match Samme er gældende for kreditnota

16 Leverandører Kendskab til dokument flow i IndFak Log in og personlig forside Leverandører oprettes i Navision og overføres via stamdata til IndFak Som udgangspunkt skal alle leverandører oprettes i Navision, når en handlen gennemføres

17 Ny ordre 1. Muligt at oprette en ny ordre på baggrund af varesøgning i elektronisk katalog. >> Ny markedspladsordre fra din personlige forside.

18 Varesøgning Alm. Søgning Søg kun i varenumre Søg kun i favoritlister Søg kun i kategorier Avanceret søgning

19 Varesøgning behandling af søgeresultat 1. Sortering 2. Visning pr. side 3. Sammenlign

20 Indkøbskurv - tilføj 1. Angiv antal >> Køb 2. Indkøbskurven opdateres

21 Indkøbskurv 1. Rediger i antal >> Opdater 2. Slet 3. Gem indkøbskurven; et alternativ til favoritliste 4. Check ud; for at behandle ordren

22 Behandle ordre

23 Behandle ordre Rediger linje Rediger linje Gem linje Slet linje Angivet linekontering Opsplit ordrelinje

24 Behandle ordre Opsplitte ordrelinje Angiv split i underlinjer

25 Behandle ordre Opsplitte ordrelinje Rediger i split fordeling Vælg linjedisponent Vælg linjekontering

26 Match Regler for match Samme er gældende for kreditnota

27 Behandle ordre

28 Behandle faktura redigere fakturalinje Linjedisponent Linjekontering

29 Behandle faktura kontering på flere fakturalinjer I IndFak er det muligt for fakturafordeler at påføre en kontering på flere fakturalinjer på en gang. Klik på Konter flere linjer

30 Behandle faktura opsplitte fakturalinje Som fakturafordeler har du mulighed for at splitte en fakturalinje op i flere fakturalinjer

31 Behandle faktura opsplitte fakturalinje Du har nu på samme vis mulighed for at redigere hver enkel af de opsplittede fakturalinjer

32 Tak for jeres opmærksomhed! For yderligere spørgsmål skriv til

33 u er der Tivolitime til kl Prøv en forlystelse - helt gratis Der er kaffe og kage to-go buffeter i arkaden bag Tivolis Koncertsal og under Himmelskibet God fornøjelse!