Referat fra bestyrelsesmøde i A/B Ågade 136 m.fl. Møde mandag d. 03. Maj 2010 kl. 19:00. Dirigent: AUV

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde i A/B Ågade 136 m.fl. Møde mandag d. 03. Maj 2010 kl. 19:00 Dirigent: AUV Referent: SHA Til stede: Asbjörn (AUV), Enver (EP), Inge (IJK), María (MAM), Rudolf (RH), Sara (SS), Signe (SHA) og Martin vicevært (gik kl. 20:30). Afbud: Ingen A: Formelt 1. Nye punkter til dagsordenen. 2. Godkendelse og underskrift af det sidste referat. Sara printer de offentliggjorte referater fra hjemmesiden til mappen på kontoret, og Asbjørn lægger resten af de offentlige op på hjemmesiden. 3. Datoer for kommende bestyrelsesmøder. Tirsdag 1/6, kl. 18:00 aflyst indtil videre. Kan inddrages hvis der opstår hastesager. Tirsdag 29/6, kl. 18:00 med Martin Tirsdag 3/8, kl. 18:00 Der bliver ikke holdt bestyrelsesmøder i julimåned, der bliver svaret på mails i begrænset omfang, kontoret holder heller ikke åbent I juli. 4. Fordeling af postvagter. Maria: uge 15 & 16 Asbjørn: uge 17 & 18 Signe: uge 19 & 20 Sara: uge 21 & 22 Enver: uge 23 & 24 Inge: uge 25 & 26 Maria: uge 27 & 28 Rudolf: uge 29 & 30 Julefrokost/bestyrelsesmiddag dato: den 7/5 kl 19:00 Maria skriver mail til Dorrit Dyrner om at overføre kr. til Marias konto med Signes bekræftelse. B: Punkter til Viceværten: Som besluttet på sidste møde er Martin vicevært med til hvert andet møde. Vi starter med de sager, der vedr. Martin: 1. Generel status fra viceværten: 1. uge i juni og sidst i juli holder Martin ferie. Der gødes på græsplænen så snart det bliver regn igen. I den forbindelse kan det være en ide, at græsplænen afskærmes. Hovedrengøring i medio Maj. Det godkendes af bestyrelsen. 2. Fælles åbningstider: Forslag fra Martin: Slå åbningstiderne sammen for vicevært og bestyrelse fra 17:30-18:30. Vi starter på den nye ordning med de nye åbningstider efter sommerferien fra 1. august. Dette vil give bedre viden om sager, der berører begge parter.

2 3. Lauritz-Hannibal tager sig af bankelyde fra varmerørene Bankelydene kan komme igen nu her til sommer. Martin siger til folk der klager, at de skal skrive til bestyrelsen, og vi samler sammen. Når vi har nok klager kan vi iværksætte de initiativer Lauritz Hannibal har beskrevet for os. Men vi afventer 4. Tilbud fra Servicecentralen på vaskemaskinerne: Der er begyndt at komme en del reparationer, og de har så sendt tilbud på service ordning. Maskinerne er fra Tørretumblerne kører på gas, der skal lavet et årligt lovpligtigt eftersyn, som Martin sørger for at bestille. Vi afventer og udskyder evt. udskiftning af maskinerne. 5. Fjernelse af tøj på vaskeriet Tøj, der står meget i vaskeriet påsættes mærker om, at det fjernes inden 14 dage. Inge Giver Martin besked. Martin synes stadig der er meget tøj der bare ligger. Inges forslag til skilt hænges op i vaskeriet, og Martin sætter det op. Når det har stået i 14 dage bliver det givet til Afrika i containeren bag Fakta. 6. Affald af aviser og reklamer (Rudolf). Vi ved ikke helt hvad vi skal gøre med avisbude der bare smider aviser og andre reklamer. Rudolf skriver et brev til Post Danmark Forbrugerkontakten vedr. sagen. Åg th og SK tv. SK tv. Øko butikken Vi anmoder dem om ikke at smide reklamer i opgangen!! 7. Service aftale for mobilsug. Tilbud fra Envac, forebyggende årsservice kr eks. moms start feb SS sender tilbuddet til Birgitte Grubbe, og beder hende vurdere om det kan betale sig, at vi tegner en serviceaftale. Sara gennemgår kontrakten med Jørgen Friis og taler med Martin om han allerede udfører nogle af de nævnte opgaver i Servicekontrakten. Martin synes ikke det kan betale sig at have tilbuddet, og Martin kan ringe til dem, og så kommer de også gratis ud. Vi tager sagen op igen når tiden er moden til det. Afsluttet 8. Cykel og Barnevognoprydning, Martin iværksætter en separat oprydning af barnevogne. Maria aftaler det med Martin. Cyklerne er samlet sammen, men der er forsvundet mange af dem. Men de bliver afhentet snart. Martin laver opslag snart vedr. barnevognene 9. Boldbur. Jf. beslutning fra generalforsamlingen om boldbur der larmer og muligvis ikke er det vi forventede. Samt indhentning af priser på nyt fodbold og basketboldnet samt optegning af asfalten. Inge har gennemgået byggesagen og udarbejdet et notat til Thomas, der har tilbagemeldt at han undersøger det, og følger op. Vi afventer svar fra Thomas. Martin kigger også lige på det, og ser om han har nogle gode ideer til at få stabiliseret det, og få lyden minimeret. (IJK/SS) (Fortsætter) 10. BP 7, 4. tv. Tilladelse til at plante solsikker i gården, i sommerperioden. Tilladelse gives. 11. Storskrald Der er til tider meget byggeaffald. Men Martin samler det sammen. 12. Tømning af lofts- og kælderrum: Et bord blev fjernet, men det var ejerne kede af. Men det er ordnet. Et kommende projekt er også at registrere alle kælder- og loftsrum. Men som udgangspunkt har man som andelshaver brugsret til enten et lofts- eller kælderrum. Husk at tjekke når vi har eksklusionssager, om der skal tømmes kælderrum. Det ville retfærdiggøre, at vi registrerer. Det er en stille vinteropgave, som vi kan begynde at tænke over hvordan vi løser. Fortsætter 13. Oprydning af legetøj Martin samler på eget initiativ de forskellige løbehjul og andet legetøj mm. under trappen til vaskeriet, så det ikke ligger og roder, hvis han har tid til det.

3 14. Faldstammer (SS + MAM, RH) Når de sidste faldstammer er monteret laver vi en konklusion på det, til næste møde. Rudolf skriver til alle beboerne om der er foretaget brandsikring omkring faldstammerne. Tilbagemelding inden 8. dage. Rudolf tager kontakt til de involverede beboere, og fortsættelse følger. Fortsætter. C: Informationspunkter D: Ansøgninger 1. Lukket punkt 2. Lukket punkt E: Klager F: Sager 1. Umalede bagtrappedøre (EP) har været forbi og lavet liste over sammenlagte lejligheder. EP noterer hvilke blændede døre mangler at blive malet. Inge har skrevet et udkast til et brev der skal sendes til de andelshavere der stadig mangler og giver dem en frist på 4 uger, EP sender ud. (Fortsætter) 2. Udskiftning af nøgler. Check med bestyrelsens ansvarsforsikring. Enver indhenter specifikke tilbud på at GH nøgler skiftes plus alle nøgler i en opgang. Inge undersøger om forsikringen dækker. Vi mangler svar fra dem. Ifølge de indhentede tilbud kan det bedst betale sig at udskifte nøglerne frem for at omkode dem. Vi vælger den løsning. EP har bedt viceværten om at indhente tilbud, der er ikke kommet endnu. Så snart tilbuddet kommer, ser bestyrelsen på det og sætter projektet i gang. EP beder viceværten om at stå for opgaven. EP beder Grubbe om at sende brev ud. SHA hjælper til når det nye system skal indføres. Vi vælger RUKO fremfor MEDECO da vi vurderer at det er bedre kvalitet og der er et bedre styringssystem. EP sætter I gang til maj, så regning kommer I det nye regnskabsår, EP sætter Vicevært ind I sagen. Igangsættes i maj måned Enver: venter med at holde møde med Ruko til juli måned. Vi vælger den elektroniske løsning på registrering af nøglerne. Enver ringer til Grubbe ang. varsling af nøgleudskiftning. Fortsætter 3. Indflyttermappe (AUV). Revideres for affald, byggeansøgninger, vicekontakt, nøgler, vaskekort mv. AUV redigerer i den, sender den ud på mail til tjek, vi kommenterer tilbage, derefter lægges den ud som pdf på hjemmesiden. (AUV) Fortsætter. 4. Lukket punkt 5. Servicebutikken. Vi afventer KBH kommunes udmelding. Vi har ikke modtaget en opsigelse. Afsluttet 6. Økobutikken. Lejekontrakten skal gennemgås. Fortsætter G: Diskussion 1. Forslag til ændring af vores vedtægter fra Grubbe (Thomas) Informerer om Thomas forslag, bl.a. panthavere og tvangssalg IJK tager på ABF kursus i morgen.

4 Inden den næste generalforsamling skal vi tage stilling til vedtægtsændringerne. Thomas opfordres til at udarbejde et forslag til ændring af vedtægterne evt indkaldelse til ekstra ordinær generalforsamling. Inge beder Thomas om, at udarbejdet et forslag til vedtægtsændringer. (Fortsætter) 2. Salgsprocedurer Vi skal have opdateret dem, og printet dem ud og hængt op i glasburet, og på hjemmesiden, så vi kan henvise til dem når folk skal sælge (Hinz). Rettes igennem og lægges ud hurtigst muligt på hjemmesiden. AUV laver udførlig vejledning i hvordan vi slår lejligheder op på hjemmesiden. Også salgsvejledning til bestyrelsen skal opdateres og deles på Google dokumenter. Bestyrelsen skal kommentere indenfor en uge. Asbjørn lægger dem op. Fortsætter 3. Oversigtspapir med ansvarsfordeling mellem andelshaver og foreningen(sha) fremlægger papiret, kommentarer modtages. Bestyrelsen læser forslaget igennem. Asbjørn skriver det ind I indflyttermappen og lægger det ud på hjemmesiden. Bestyrelsen kommenterer tilbage indenfor en uge. Asbjørn lægger den op (Fortsætter) 4. Glarmesterbutikken (IJK). Der er to interesserede lejere. Der er ulovlige byggearbejder, svampeskader, ulovlige el og VVS installationer og manglende brandsikring i lokalet. Bestyrelsen giver lov til at bruge penge på at udbedre/lovliggøre de ting. Vi overvejer at sætte det I stand så det fremstår mere attraktivt. Inge drøfter med Thomas oplæg til lejekontrakt og udbedring af lokalet. Evt. salg til andelslejlighed. Inge kontakter lejerne. Tilbud på diverse arbejder. Inge ringer til Thomas tirsdag for at aftale møde inde hos ham for at få afgjort alle de indkomne tilbud. Vi sætter en øvre grænse på ca for istandsættelse. Vi kan nok ikke leje det ud før 15. juni ifølge Martin. Inge skriver på mail når hun har talt med Thomas. Forskellige muligheder fremlægges: sælge som andel (Fortsætter) 5. Ny gadelys over døre (EP) hvad koster en udskiftning vs. hvis alle udskiftes samtidig. Reference er Rungstedgård. Vigtigt at der kan bruges sparepærer. Vi har fundet to modeller, og vil se de to eksemplarer monteret på bygningen så vi er sikre på hvad vi skal vælge. Den lampe, der er monteret BA 25 er valgt. Eksisterende husnummerplade opsættes på døren øverst midt for. Igangsættes i maj og faktura modtages i juni (Fortsætter) 6. Ny bundplantning (IKJ) Vi laver en ny aftale med Birgitte Fink om at få opdateret gården med nye bundplanter, Vi bevilger ca til at Birgitte Fink kommer med en pris på opdateringen. Jørgen Friis vil gerne være med indover. Bestyrelsen bevilger også penge til afgrænsning af bede i hjørnerne og ved skuret. Der tages kontakt Lars Årup og Jørgen friis, så de kan gå rundt og få info om gården sammen. Vi har modtaget et tilbud fra Lars Årup på kr. + moms. Det kan være, at Årup skal nævne for Friis, at planterne er ødelagt pga. for meget salt. Det kan have præventiv virkning til næste års saltning. (Fortsætter) 7. Vandbesparende toiletter. (RH) fortsætter næste møde RH laver en tidsplan. Udskiftningen skal ske inden udgangen af RH har en skrivelse klar til næste møde ang. tilbud på udskiftning af toiletter. Grubbe sender den ud. Vi begynder med at udskifte toiletterne hos lejerne (RH) Der er flere udskiftede end forventet. Der er frist 1. juni, så vi afventer. (Fortsætter) 8. Borebiller, fugt i bjælker, råd i kældergulv (IJK) Inge arbejder på det. Vi undersøger det med forsikringsselskabet vil dække og har administrator ind over (Fortsætter)

5 9. Energimærkning. Tilbud fra EKJ - rådgivende ingeniører vedr. Energimærkning, undersøger hvornår den vi har udløber. Den udløber i 2013, så den ligger bare indtil da (AUV). Afsluttet. 10. Lukket punkt 11. Skilt Pizza, Der er opsat skilt uden tilladelse fra bestyrelsen. Facaden skal males i samme grønne farve som de øvrige lejere. Det skal males ordentligt. Bestyrelsens samtykke skal foreligge. Det store firkantede skilt skal fjernes. Inge skriver til ham. Vi stiller ikke krav om at der skal males med tavlekridt på siderne. (Fortsætter) 12. Spørgsmål ang. salg. Hvordan forholder vi os til det når en mægler står for salg af foreningens lejligheder. Skal vi henvise til mægleren? Skal der kun stå kontaktoplysninger på mægleren på hjemmesiden? Kontaktinfo på foreningens hjemmeside skal stå som ejendomsmægleren. Link direkte til ejendomsmæglerens hjemmeside med boligen. Sara svarer en konkret henvendelse der er kommet på BP 5 2. tv. 13. Nye bestyrelsesmedlemmer: Hvordan ser fremtiden ud for bestyrelsesmedlemmer. Hvem stopper: Sara stopper til oktober. Signe flytter i løbet af sommeren, har købt lejlighed. Asbjørn stopper til næste generalforsamling. Vi skal løbende tænke over gode nye strategier. Måske 5 medlemmer ville være optimalt. H: Punkter til kommende møder 1. Maling af gadedøre, terrazzogulve i opgangene skal laves hvis terrazzo er flækket og understrygning af taget. 2. Vinduer, vedligehold af. 3. Vedtægtsændringer til kommende generalforsamling. 4. Gennemgang af lovligheden af diverse installationer hos erhvervslejemålene. 5. Lofts- og kælderrumsoprydning, samt registrering/nummerering. Vi beder Martin at stå for registrering/nummerering af lofts- og kælderrummene i forbindelse med oprydningen. 6. Vi skal lave et nyt velovervejet forslag om forældrekøb til den næste generalforsamling. 7. Tilbud fra Altanfirma til den næste generalforsamling. 8. yousee. Tilbud på forsyningsaftale med Kabel-tv (AUV) De kræver at vi binder os I 36 måneder men til gengæld får vi gratis installering. Det er et godt tilbud, men vi venter på generalforsamlingen for at finde ud af om der er interesse for et skift. Stand by indtil generalforsamlingen!

6 Salgsoversigten IJK (4) SHA (3) MAM (4) AUV (6) SS (3) EP (2) RH (3) SK 20, 1. th. SK 22, 2. tv. SK 16, 3. th. BP 7, st. tv. ÅG 138, 1. th. BA 29, 1. tv. BA 33, st. th. BA 31, 1. tv. BA 33, 2. tv. BA 25, 1. th. ÅG 136, 3.th. ÅG 138, 2. sal. SK 22, 1. tv. BP 3, 1. sal SK 16, 4. tv. BP 1, 1. th. BP 1, 2. tv. BP 5, 2. tv. BA 25, 2. tv. ÅG 142, 4. sal. BA 25, st. th. BP 3, 2. tv. ÅG 144, 3. tv. ÅG 144, 2. th. ÅG 136, 2. th. Mødet afsluttet kl.: 22:00