RANDERS KOMMUNE. Beretning nr. 6. (side ) Løbende revision udført indtil december Delberetning for regnskabsåret 2008

Transkript

1 Provstegade 10, Randers C Tlf.: , Fax: randers@kr.dk RANDERS KOMMUNE Beretning nr. 6 (side ) BDO Kommunernes Revision Vi er Danmarks største udbyder af kommunal revision med næsten 60 % af markedet, og leverer Revision, Rådgivning, Service samt Kurser. BDO er Danmarks 5. største revisions- og rådgivningsvirksomhed som beskæftiger godt 900 medarbejdere.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Kasse- og regnskabsregulativet Bilagsbehandling Kassevirksomhed Administration af NemKonto Tilsyn med decentral administration Formål og omfang Udførelse GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER Likvide beholdninger Øvrige balanceposter LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision Vederlag til politikere FASTSÆTTELSE OG OPKRÆVNING AF FORÆLDRES EGENBETALING I DAGTILBUD OG SKOLEFRITIDSORDNING FASTSÆTTELSE OG OPKRÆVNING AF TAKSTER FOR RENOVATION REPRÆSENTATIONSUDGIFTER FORVALTNINGSREVISION OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER Revisionsberetning nr. 4 (side 51) og revisionsberetning nr. 5 (side 99) REVISIONENS BEMÆRKNINGER Statusafstemninger...123

3 Til Randers Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2008 udført indtil december Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2008 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 111

4 2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Kasse- og regnskabsregulativet Vi har gennemgået kommunens kasseog regnskabsregulativ og herunder vurderet, hvordan regulativet er implementeret i organisationen. Ved dannelsen af den nye blev det besluttet i en overgangsperiode at anvende kasseog regnskabsregulativet for den gamle med enkelte ændringer. Vi har modtaget udkast til nyt kasseog regnskabsregulativ med tilhørende bilag til underretning jfr. styrelseslovens bestemmelser og kommentering forinden behandling i byrådet. Det er vores opfattelse, at kommunens nye regulativ i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasseog regnskabsvæsen, herunder niveauet for interne kontroller og ledelsestilsyn. Randers Byråd har efterfølgende i sit møde den 8. december 2008 godkendt et nyt kasseog regnskabsregulativ (principper for økonomistyring) med tilhørende bilag. Det er vigtigt, at der opstilles en implementeringsplan for udmøntning af principperne og de væsentligste ændringer i det nye regulativ. Vi har derfor med tilfredshed erfaret, at der vil blive planlagt en grundig introduktion i 1. kvartal 2009 af det nye kasseog regnskabsregulativ med tilhørende bilag for relevante personer i kommunens organisation. Vi vil foretage opfølgning på regulativets implementering og anvendelse i forbindelse med vores løbende revision af kommunens regnskab for Da det nye regulativ først har virkning fra og med den 8. december 2008 har vi i vores efterprøvning af udvalgte områder taget afsæt i det gamle regulativs bestemmelser jfr. de efterfølgende afsnit. 2.2 Bilagsbehandling Vi har valgt at sætte særlig fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i kasseog regnskabsregulativet. Vores gennemgang har omfattet stikprøvevis bilagsrevision samt rettidig behandling af bilag herunder specielt elektronisk modtagne fakturaer. 112

5 Vi har konstateret, at der på revisionstidspunktet (medio december 2008) henstod fakturaer af ældre dato på i alt ca. 14,8 mio. kr., som endnu ikke var betalt. Vi har nærmere undersøgt baggrunden herfor og har erfaret, at den primære årsag til manglende betaling var uoverensstemmelse med leverandøren om den leverede ydelse. Vi har endvidere erfaret, at der fra Regnskabskontorets side løbende foretages opfølgning på fakturaer af ældre dato. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. 2.3 Kassevirksomhed Efter indførelsen af den elektroniske bilagsbehandling i kommunerne og indførelsen af NemKonto er aktiviteterne ved kassefunktionen efterhånden ret begrænsede. Kommunes kassevirksomhed er i dag afgrænset til følgende: Decentrale forskudskasser Midlertidige forskud Personlige forskud Kasser der kan modtage indbetalinger fra borgere (automater m.v.) Vi har foretaget uanmeldt gennemgang af kommunens afstemninger af likvide beholdninger i pengeinstitutter og obligationsbeholdninger pr. 27. oktober Endvidere har vi undersøgt, om kommunen har placeret sine likvide beholdninger i pengeinstitutter omfattet af statsgarantiordningen og dermed er sikret mod tab, selvom pengeinstituttet skulle gå konkurs. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger. Endvidere har vi konstateret, at kommunens likvide beholdninger er dækket af statsgarantiordningen. Vi skal anbefale, at decentrale forskudskasser i videst muligt omfang nedlægges og der i stedet udbetales personlige forskud, da dette vil lette administrationen af området. 2.4 Administration af NemKonto Kommunerne har adgang til at oprette konti i NemKonto-registret, eksempelvis når en udbetaling skal overføres til en anden konto end borgerens NemKonto. 113

6 Vi har undersøgt, hvordan kommunen har organiseret ansvaret for at indberette til dette register, og herunder tilrettelagt den efterfølgende kontrol af indberetningerne. Det er vores opfattelse, at har organiseret administrationen af Nem- Konto på en fornuftig måde, og at der er etableret de nødvendige kontroller af indberetningerne. Det er endvidere fornuftigt, at kommunen så vidt muligt henviser borgeren til banken. 2.5 Tilsyn med decentral administration Formål og omfang Efter aftale med har vi foretaget en række besøg på steder med decentral administration. Formålet med besøgene var at vurdere en række administrative forretningsgange. I det omfang det var aktuelt på de besøgte steder har vi gennemgået følgende områder: Administration af likvide midler, herunder forskudskasser, kontante indtægter, kasseapparater m.v. Decentral bogføring og bilagsbehandling Statusafstemninger Decentral indtægtsadministration Moms- og afgiftsmæssige forhold herunder kantinemoms og lønsumsafgift Administration af beboermidler Decentral lønadministration Lageradministration Udførelse Vi har over en periode i foråret 2008 samt i december 2008 foretaget besøg på følgende institutioner: Ældreområdet Områdecenter Åbakken Asferg Ældrecenter Områdecenter Kildevang 114

7 Bosteder Skoleområdet Øvrige Bostedet Harridslev Bostedet Høvejen Assentoft Skole Blicherskolen Grønhøjskolen Havndal Skole Langå Skole Center for Beskæftigelse og Revalidering (CBR) Ladegården (selvejende institution) Hjørnestenen (selvejende institution) Nyholm Værket Vurderingen af forretningsgangene blev foretaget ved interview med områdeansvarlige medarbejdere, samt ved gennemgang af diverse materiale Der er til hver enkelt institution og Regnskabsafdelingen fremsendt et detaljeret notat om den foretagne gennemgang med en række anbefalinger. Sammenfattende har vi flere steder konstateret behov for ledelsesmæssig stillingtagen til de etablerede forretningsgange og ændringer heri. Vi har således i flere situationer anbefalet, at der nedskrives procedurer for administration og intern kontrol. Vi har desuden givet anbefalinger på følgende områder: Administration af bus til udlån/-leje på ældreområdet Administration af kantineordning på skoleområdet Administration af klassekasser på skoleområdet Brug af konti i pengeinstitutter og bogføring af udgifter og indtægter på skoleområdet Opbevaring af kontanter på institutionerne udenfor arbejdstid og forsikringsmæssige forhold 115

8 Udarbejdelse af fælles retningslinier for administration af beboermidler på kommunens institutioner Moms- og afgiftsmæssige forhold. I forbindelse med implementeringen af kommunens nye kasseog regnskabsregulativ er det besluttet, at de budgetansvarlige selv skal tilrettelægge og beskrive kontrol og ledelsestilsyn på nærmere bestemte områder. Det fremgår desuden, at Økonomiafdelingen har udarbejdet en vejledning med et tilhørende eksempel vedrørende det økonomiske ledelsestilsyn. Vi skal anbefale, at de af os konstaterede forhold og anbefalinger i fornødent omfang inddrages i arbejdet hermed. 3 Gennemgang af udvalgte balanceposter 3.1 Likvide beholdninger Som anført i afsnit 2.3 har foretaget uanmeldt gennemgang af kommunens afstemninger af likvide beholdninger i pengeinstitutter pr. 27. oktober Øvrige balanceposter Vi har efter særlig aftale foretaget en gennemgang af et antal statusafstemninger på udvalgte områder. Baggrunden for gennemgangen er en aftale om at vi ved et eftersyn i efteråret 2008 sætter særlig fokus på at alle afstemninger foretages (jfr. kommunens svarnotat af 28. august 2008 til revisionsberetning nr. 5). Formålet med gennemgangen har været at give kommunen et ledelsesmæssigt overblik over hvorvidt der er foretaget de fornødne løbende afstemninger af en række statuskonti, herunder en afdækning af hvorvidt der kan forventes at foreligge den fornødne dokumentation af kommunens balance ultimo 2008 til brug for regnskabsudarbejdelsen for 2008 samt overførsel af åbningssaldi primo 2009 til OPUS Økonomi. Vores gennemgang er påbegyndt i november Vores gennemgang har omfattet indhentelse af 129 særligt udvalgte statuskonti, hvor der tidligere har været problemer med udarbejdelse af de fornødne afstemninger. Vi har endvidere foretaget en stikprøvevis vurdering af de indhentede afstemningers indhold. Vi har den 17.december 2008 fremsendt et detaljeret notat til kommunen om resultatet af den foretagne gennemgang med en række anbefalinger. 116

9 Generelle forhold Omkring det generelle indhold i afstemningerne vil vi fremhæve følgende; Der anvendes ikke standardiserede afstemningsskemaer Ofte fremgår der ikke dato for mellemværendets opståen, årsag og forventet tidspunkt for afvikling Der indgår uspecificerede primosaldi i afstemningen. I bilag 10 til kommunens nye kasseog regnskabsregulativ vedrørende Retningslinier for afstemning af statuskonti m.v. er der indført bestemmelser herom. Det er herudover vores vurdering, at de modtagne afstemninger generelt har et fornuftigt indhold og der er foretaget løbende afstemning. Social og arbejdsmarked Vi har ikke har modtaget afstemninger af 29 statuskonti henhørende under Social- og arbejdsmarked. Vi har fået oplyst, at der på nuværende tidspunkt ikke foreligger afstemninger fra Social- og arbejdsmarked, da man på grund af implementering af nyt økonomisystem ikke er kommet så langt med afstemningerne som forventet. I forbindelse med den afsluttende revision for 2007 konstaterede vi også, at der for en række af Social og arbejdsmarkeds konti ikke var foretaget afstemning ultimo Der kan således være tale om en lang periode, hvor der ikke er foretaget afstemning af en række konti. Social og arbejdsmarked er også ansvarlig for afstemning af en lang række andre statuskonti udover de udvalgte. Sammenfatning Vores gennemgang viser, at kommunen på en række væsentlige områder kan få vanskeligheder med at udarbejde en tilstrækkelig dokumenteret balance ultimo 2008 til brug for regnskabsudarbejdelsen for 2008 samt overførsel af åbningssaldi primo 2009 til OPUS Økonomi. Vi har i forbindelse med fremsendelse af det ovenfor omtalte notat anført, at der ledelsesmæssigt bør foretages opfølgning på de konstaterede forhold og vores anbefalinger snarest muligt. Vi har efterfølgende påbegyndt en dialog med Social og arbejdsmarked med henblik på at opstille en plan for udarbejdelse af afstemninger til dokumentation af kommunens balance ultimo 2008 samt overførsel af åbningssaldi primo 2009 til OPUS Økonomi. 117

10 Vi skal endvidere anbefale, at der i forbindelse med implementering af kommunens nye kasseog regnskabsregulativ fokuseres særligt på bilag 10, Retningslinier for afstemning af statuskonti m.v.. Gode afstemningsprocedurer skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Der henvises i øvrigt til afsnit 10, Revisionens bemærkninger. 4 Løn- og personaleområdet 4.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden december 2007 til februar Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vi har nærmere redegjort for den udførte revision heraf i revisionsberetning nr. 5 vedrørende revisionen af regnskabet for året For det nærmere indhold og resultat henvises til den nævnte revisionsberetning. 4.2 Vederlag til politikere Vi har foretaget en gennemgang af vederlag til politikere for at påse, at gældende regler er overholdt. Det er vores opfattelse, at vederlag til politikere er udbetalt i overensstemmelse med gældende regler. 5 Fastsættelse og opkrævning af forældres egenbetaling i dagtilbud og skolefritidsordning Vi har foretaget en gennemgang af kommunens beregning af takster for 2008 for forældrenes egenbetaling i dagtilbud og skolefritidsordning. Samtidig har vi vurderet forretningsgangene for opkrævning af egenbetaling. 118

11 Det er vores vurdering, at de beregnede takster for forældrenes egenbetaling i dagtilbud og skolefritidsordning er foretaget i overensstemmelse med de gældende regler, og at der er etableret forretningsgange, der sikrer korrekt opkrævning af egenbetaling. Vi har konstateret, at egenbetalingen i dagtilbud er beregnet med udgangspunkt i de normerede pladser og en anslået belægningsprocent. Der er i 2008 og 2009 benyttet samme belægningsprocent som blev anvendt i gammel s regi. Børn og skole har overfor os tilkendegivet, at beregningen af taksterne for 2010 vil tage afsæt i de faktiske belægningsprocenter for Fastsættelse og opkrævning af takster for renovation Vi har foretaget en gennemgang af, at kommunens fastsættelse af taksterne for 2008 inden for det brugerfinansierede område renovation følger lovgivningens krav og er i overensstemmelse med byrådets beslutninger. Samtidig har vi vurderet forretningsgangene for opkrævning af renovationsafgifter. Det er vores vurdering, at de fastsatte takster for 2008 for renovation er i overensstemmelse med gældende regler, herunder at takstfastsættelsen lever op til kravene om, at forsyningsområdet over tid skal hvile i sig selv. Det er ligeledes vores vurdering, at de etablerede forretningsgange sikrer korrekt opkrævning af renovationsafgifter. 7 Repræsentationsudgifter Vi har foretaget en gennemgang af afholdte repræsentationsudgifter i 2008 på udvalgte konti for politikere, udvalg, direktion og forvaltninger med det formål at påse, at kommunens regler på området bliver fulgt. Kommunen har udarbejdet s rejsepolitik ligesom det i bilag 5 til kommunens nye kasseog regnskabsregulativ vedrørende Retningslinier for bogføringsprocessen fremgår, at bilag indeholdende rejseudgifter, mødeudgifter, repræsenta- 119

12 tionsudgifter og kursusudgifter altid skal påføres oplysninger om rejsemål, formål samt deltagere. Vi har ved vores bilagsgennemgang kontrolleret, at rejsepolitikkens bestemmelser er fulgt ligesom bilagene er påført de fornødne oplysninger. Kommunen har udover ovennævnte ikke udarbejdet særlige retningslinier for afholdelse og godkendelse af repræsentationsudgifter. Vi skal anbefale, at der udarbejdes et sæt retningslinier for afholdelse af repræsentationsudgifter herunder at der tages stilling til ledelsesmæssige godkendelsespåtegninger. 8 Forvaltningsrevision Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. Vi har derfor valgt at redegøre nærmere herfor i de øvrige afsnit i denne beretning. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit hvor løbende forvaltningsrevision er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 2.2, rettidig behandling af elektronisk modtagne fakturaer Afsnit 2.3, likvide beholdninger er omfattet af statsgarantiordningen og kommunen er dermed sikret mod tab ved pengeinstituttets konkurs Afsnit 2.3, nedlæggelse af decentrale forskudskasser og i stedet anbefaling om brug af personlige forskud Afsnit 2.4, fornuftig organisering vedrørende administration af NemKonto Afsnit 2.5, vurdering af en række decentrale administrative forretningsgange og anbefalinger om forbedringer m.v. Afsnit 5, tilrettelæggelse af forretningsgange for opkrævning af forældres egenbetaling i dagtilbud og skolefritidsordning Afsnit 6, tilrettelæggelse af forretningsgange for opkrævning af takster for renovation Afsnit 7, anbefaling om udarbejdelse af retningslinier for afholdelse af repræsentationsudgifter. 120

13 9 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Vi har foretaget opfølgning på revisionsbemærkninger afgivet i tidligere revisionsberetninger. Vi har nedenfor redegjort for vores opfølgning herunder de tiltag m.v. der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne. 9.1 Revisionsberetning nr. 4 (side 51) og revisionsberetning nr. 5 (side 99) Vi har afgivet revisionsbemærkninger i begge beretninger, da vi har konstateret, at ikke alle mellemregningskonti har været løbende afstemt i 2007 og at flere af posterne indeholdte uafklarede poster (revisionsberetning nr. 4) at ikke alle balancekonti forelå afstemt ultimo 2007 forinden byrådets behandling af årsregnskabet for 2007 og flere var på daværende tidspunkt endnu ikke afstemt (revisionsberetning nr. 5). Vi har samtidig generelt anbefalet, at der etableres et struktureret ledelsestilsyn med afstemningerne både løbende og ultimo (kvantitativt som kvalitativt) at det sikres at det er entydigt hvem (navn) der har afstemningsansvaret for de enkelte konti at det overvejes at etablere undervisning i afstemningsteknik- og metoder for relevant personale herunder synliggørelse af hvad der bør indgå i en afstemning (f.eks. dato og årsag for opståen samt forventning om hvornår og hvordan afvikling/udligning skal foregå). For det nærmere indhold herudover henvises til de anførte revisionsberetninger. Byrådets besvarelse Randers byråd har behandlet revisionsbemærkningerne i sine møder henholdsvis den 18. august 2008 og den 22. september Det fremgår af administrationens besvarelse, at vores anbefalinger indbygges i kommunens nye kasseog regnskabsregulativ og indarbejdes i de fremadrettede arbejdsgange. Herudover blev det aftalt, at vi ved et eftersyn i efteråret 2008 sætter særlig fokus på at alle afstemninger foretages. 121

14 Jfr. afsnit 2.1 er vi blevet anmodet om kommentarer til kommunens udkast til nyt kasseog regnskabsregulativ herunder Retningslinier for afstemning af statuskonti m.v. Nyt kasseog regnskabsregulativ med tilhørende bilag er efterfølgende blevet godkendt af Randers Byråd den 8. december For så vidt angår den indgåede aftale om at vi i efteråret 2008 sætter særlig fokus på at alle afstemninger er foretaget henvises til afsnit

15 10 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning: 10.1 Statusafstemninger Vi har efter særlig aftale foretaget en gennemgang af et antal statusafstemninger på udvalgte områder. Vi har den 17.december 2008 fremsendt et detaljeret notat til kommunen om resultatet af den foretagne gennemgang med en række anbefalinger. Vores gennemgang viser, at kommunen på en række væsentlige områder kan få vanskeligheder med at udarbejde en tilstrækkelig dokumenteret balance ultimo 2008 til brug for regnskabsudarbejdelsen for 2008 samt overførsel af åbningssaldi primo 2009 til OPUS Økonomi. Vi har i forbindelse med fremsendelse af det ovenfor omtalte notat anført, at der ledelsesmæssigt bør foretages opfølgning på de konstaterede forhold og vores anbefalinger snarest muligt. Vi har efterfølgende påbegyndt en dialog med Social og arbejdsmarked med henblik på at opstille en plan for udarbejdelse af afstemninger til dokumentation af kommunens balance ultimo 2008 samt overførsel af åbningssaldi primo 2009 til OPUS Økonomi. Vi skal endvidere anbefale, at der i forbindelse med implementering af kommunens nye kasseog regnskabsregulativ fokuseres særligt på bilag 10, Retningslinier for afstemning af statuskonti m.v.. Gode afstemningsprocedurer skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Gode afstemningsprocedurer skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. For det nærmere indhold og resultat af vores gennemgang henvises til afsnit 3.2. Randers, den 4. februar 2009 BDO Kommunernes Revision (Fremsendt via mail forsynet med digital signatur) Niels J. Buhl / Ole Nielsen Chefrevisor Chefrevisor 123