IndFak. Indkøber Udvidet uddannelse

Transkript

1 IndFak Indkøber Udvidet uddannelse

2 Dagsorden 1. Præsentation 2. Ideen bag IndFak 3. Elementær forretningsforståelse 4. Sikrer funktions forståelse 5. Superbruger hvad er det?

3 Ideen bag IndFak Fælles indkøbs og fakturasystem i staten (IndFak) IndFak er statens kommende indkøbs og fakturasystem, som Økonomistyrelsen er ansvarlig for indkøb af. IndFakvil blive et fælles system til understøttelse af indkøbs og fakturaprocessen for de statslige myndigheder. Hovedsigtet med det fælles system er at understøtte: en effektiv tilrettelæggelse af de digitale indkøbsprocesser en enkel og effektiv integration til Navision Stat etableringen tbl af administrative i ti fællesskaber den statslige styring af indkøb

4 Indkøber rollen i relation til resten af IndFak Systemadministration opsætningsmuligheder Rekvirent Indkøber Disponent Oprette rekvisitioner Behandle rekvisitioner Behandle ordre Varesøgning Afvise Godkende Tekst Overfør til ordre Afvise Udfylde hovedkontering Ufylde datoer og adresser Sende rekvisition til Indkøber Bekræfte varemodtagelsen Varesøgning g Udfylde kontering Ufylde datoer og adresser Afsend ordre Leverandør Disponent (Bekræfte varemodtagelse) Redigere kontering Redigere datoer og adresser

5 Indkøber rollen i relation til resten af IndFak 1. Aftaleindgåelse 2. Leverandøroprettelse 3. Rekvisition 4. Ordreafsendelse 5. Lager 6. Leverancemodtagelse 7. Faktura 8. Kredit Kredit modtagelse nota Udlæg Bogføring Btli Betaling nota

6 Case 1: En rekvirent har fremsendt dig en tekst rekvisition, hvori denne forespørger et nyt skrivebord. Skrivebordet skal kunne højde reguleres elektronisk og have en kabelbakke. Rekvirenten kender ikke leverandøren. Hvilke forhold skal du tage før du går i gang med denne opgave? Kender du hvilke leverandører I har aftale med på dette område? Har leverandøren leveret et elektronisk katalog til IndFak?

7 Case 2: En kollega har brug for hjælpe til varesøgning. Kollegaen er træt af at skulle bruge tid på at fremsøge de varer, som han ønsker at indløbe hos leverandøren. Hvordan kan du hjælpe din kollega? Vis hvordan brugeren anvender avanceret søgning. Forslå hvordan det er muligt at bruge favoritlister Demo >>

8 Opgave Case 3: Du afgiver en stor ordre, hvor din egen prokura ikke er tilstrækkelig. Du skal derfor sende den til en disponent, men disponentlisten er tom. Hvad kan skyldes at disponent listen er tom? Kan du normalvis vælge disponenter? Disponenterne prokura er ikke tilstrækkelig. Det er systemadministratoren

9 Opgave Case 4: Du har afsendt en ordre til en leverandør. 5 stk. X mas76 3 stk. X mas82 9 stk. X mas09 4 stk. X mas10 Leverandøren eeadøe har kun levere eeenedenstående: de: 9 stk. X mas09 4 stk. X mas10 Hvordan vil du håndtere denne situation?

10 Hvis leverandøren kun har sendt en del af den samlede ordre, så bør du varemodtage denne del i systemet. Det er muligt at skabe match mellem ordre og faktura, hvis leverandøren sender en faktura på det som er blevet leveret.

11 Case 5: Du ønsker at sende en tekstordre til Kinnarps på et nyt hæve/sænkebord. Hvilke oplysninger skal du bruge til at oprette ordre? Hvordan vil du fremskaffe de nødvendige oplysninger? Da du opretter tekstordren opdager du at Kinnarps ikke er tilgængelig i leverandørlisten. Hvad gør du?

12 I ordren skal du selv udfylde ordre linen med bl.a. varenummer, pris og beskrivelse. Oplysningerne kan du hente fra fx leverandørens hjemmeside eller fysiske varekatalog Er leverandøren oprettet i Navision og opsat til at kunne modtage tekstordre. e. Systemadministratoren har mulighed for at kontrollere dette.

13 Case 6: Nogle rekvirenter oplever at få deres varer leveret på den forkerte adresse. På følgesedlen adressen også forkert. Rekvirenterne spørger dig, hvorfor varerne bliver leveret på den forkerte adresse? Adresser blive oprettet af systemadministratoren. Kontrollere derfor med denne om adresse er anført korrekt. Det er muligt at tillade Fritekst leveringsadresse i IndFak

14 Case 7: I oplever at mange fakturaer fejl matcher med ordren. Du bliver bedt om at undersøge årsagen. Hvilke årsager kan skydes fejlmatch?

15 Match mellem ordre og faktura foregår på følgende parametre: EAN nummer Ordrenummer Leverandørens CVR nummer Varenummer Enhedsbetegnelse Antal Pris Fakturalinje total Fakturatotal

16 Opgave Case 8: Hvad gør du hvis ordren skal sendes til flere disponenter, fordi ordren gælder for flere forskellige budget områder? Det er muligt at udvælge en linjedisponent ved at redigere den enkelte linje. En linje kan også opsplittes i flere linjer, og herved kan linjen sendes til godkendelse hos flere disponenter Demo >>

17 Case 9: Du har nu afsendt en ordre, og afventer modtagelse de af bestillingen. Dumodtager varerne og skalnuregistrere varemodtagelsen i IndFak. Du fremsøge ordren i IndFak, men du har ikke mulighed for at registrere varemodtagelsen. Hvorfor har du ikke mulighed for det?

18 Der kan være flere årsager til at du ikke kan registrere modtagelsen Er du rekvirent på ordren? Har du varemodtager rollen? Ordren er ikke bekræftet af leverandøren? Det kan systemmæssigt være opsat at ordre skal være bekræftet af leverandøren inden det er muligt at registrere varemodtagelsen. Muligt for dig at acceptere ordren på vegne af leverandøren. Hvis ordren er bekræftet/accepteret, så er det muligt at få ordren til at ligger på rekvirentens forside. Her afventer den varemodtagelsen.

19 Case 10: Din kollega Niels spørger dig hvorfor det er nødvendigt at for ham at vælge en disponent på alle hans ordrer. Niels er sikker på at han pokura overstiger ordrens total. Hvordan kan du hjælpe Niels? I IndFaker muligtdet muligtfor systemadministratoren at opsætte at der skal vælges en disponent på samtlige ordre. Undersøg om denne funktion er aktiveret. Det er også muligt at opsætte at Indkøber skal udfylde alle påkrævede felter, dvs. alle markerede konteringsfelter samt fakturerings og leveringsadresse

20 Case 11: Du oplever ofte irritation ved at skulle sende din ordre til godkendelse hos en disponent dels fordi de ofte er længe om godkendelse, men også fordi du indkøbets karakter ikke nødvendigvis kræver godkendelse. Hvad tænker du at der kunne gøres ved ovenstående situation? Det er muligt at opsætte mail påmindelser. Herved vil disponent blive påmindet om godkendelse. Det er muligt for systemadministratoren at opsætte undtagelse for godkendelse. d

21 Case 12: Ved indkøb skal du kontere ordren inden du afsender ordren. Mange indkøbere bestiller ofte det samme produkt, som kræver en ensartet kontering. I IndFak findes nogle konteringshjælps redskaber. Kender du nogle af disse? Standard kontering UNSPSC kategori kontering Kombinationskontering; kan importeres fra NavisionStat. Demo >>

22 Case 13: Flere af dine kollega bliver ofte irriteret over at der søgeresultat er alt for bredt. De mener at der er alt for mange unødige leverandører på markedspladsen. Kender du til nogen funktioner som kan hjælpe dine kollegaer? Katalog grupper kan anvendes samle fx alle IT kataloger i en gruppe. Bliver en IndFak bruger tilføjet til gruppen, så vil denne kun kunne findevare fra de pågældende kataloger.

23 Case 14: Når du opretter er en ordre, så vil Bekræftelses og leveringsdato være forud fyldt. Har du ofte behov for at ændre denne? Standard datoen kan ændres af systemadministratoren. Men findes der en optimal standarddato?

24 Superbruger hvad er det? Superbruger uddannelse er rettet mod brugere, som har en særlig tilknytning til IndFak. Med særlig tilknytning menes, at brugeren har en særlig funktion i forhold til anvendelsen af IndFak i den institution hvor brugeren arbejder. Ensuperbrugers profil vil typisk kunnekarakterisereskarakteriseres ved: Anvender IndFak hyppigt Hjælper kollegaer med spørgsmål til anvendelsen af IndFak Sørger for at nye kollegaer får den rette uddannelse i IndFak Indsamler information omkring en problemstilling i IndFak og indmelder til Økonomistyrelsens Rådgivningog Support Forudsætning:?